Saksframlegg. Trondheim kommune. Sykefraværstiltak og inkluderende arbeidsliv i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/4803

Transkript

1 Saksframlegg Sykefraværstiltak og inkluderende arbeidsliv i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/4803 Forslag til vedtak/innstilling: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering og slutter seg til Handlingsplan for Inkluderende arbeidsliv delmål 1 og 2 i Trondheim kommune. Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 1

2 Saksutredning: 1. Bakgrunn 1.1 Innledning Trondheim kommune har siden 2002 satset spesielt på oppfølging og forebygging av sykefraværet hovedsakelig med bakgrunn i nye krav og forpliktelser som ligger i avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv, IA avtalen. For kommunen representerer det høye sykefraværet store kostnader i form av arbeidsgivers egenandel til sykepenger og redusert aktivitet i tjenesteytingen. De sentrale myndigheter har hatt stort fokus på den bekymringsfulle utviklingen i forhold til kostnader ved trygdeytelsene og tap av arbeidskraft i et stramt arbeidsmarked. I den nye IA avtalen er et større ansvar lagt på arbeidsgivere og arbeidstakere for sykefraværoppfølging, tilrettelegging og dokumentasjon av sykefraværoppfølging. Utgangspunktet og grunnlaget er at arbeidsplassen er den viktigste arena for dialog og løsningsorientert aktivitet. Arbeidsplassene i Trondheim kommune representerer et mangfold av tjenester, arbeidsoppgaver og mennesker som til sammen utgjør ulike bedriftskulturer. Dette kan gi seg utslag i varierende terskel for bl.a sykefravær. Fokus på bedriftskulturens innhold og utrykk er derfor en viktig del av det totale bildet. Forskning og empiri i sykefraværsarbeidet viser at kortvarige aktiviteter i form av prosjekter og kampanjer bare har begrenset effekt målt med sykefravær som indikator. I dag er det bred enighet om at dersom en skal løse de store utfordringene en står overfor i sykefraværsarbeidet, må tiltakene være systematiske og målrettede med kontinuitet over lengre tid. 1.2 Ny IA avtale Den nye avtalen mellom regjerningen og partene i arbeidslivet, er inngått for fireårsperioden 1. januar 2006 til 31. desember Den bygger på en videreføring av målsettinger i den tidligere IA avtalen, som hadde følgende delmål: Delmål I - reduksjon i sykefraværet Delmål II - få tilsatt langt flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Delmål III - øke den gjennomsnittlige avgangsalderen Som overordnede nasjonale mål, er partene i tillegg enige om at IA - samarbeidet skal bidra til: Å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærværet og hindre utstøting fra arbeidslivet. Å øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold. 1.3 Budsjett 2007 I nylig vedtatt budsjett og økonomiplan er det bevilget ytterligere 10 mill til IA-arbeidet. 5 mill er avsatt til finansiering av seniortiltak og 5 mill til å styrke oppfølgingsarbeidet i forhold til sykmeldte. 1 mill av bevilgningen til oppfølging av sykmeldte skal brukes til å styrke forebyggende fysioterapi og innkjøp av tekniske hjelpemidler. Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 2

3 Det er et mål for denne satsinga at tiltakene fører til lavere sykefravær i 2007 svarende til 1,5 mill. Rådmannen kommer i løpet av våren tilbake til seniorarbeidet i Trondheim kommune i en sak hvor også forsøksordningen for ansatte over 62 år evalueres. 2. Status i Trondheim kommune 2.1 Sykefraværet i Trondheim kommune For årene 2004 og 2005 ble det registrert en reduksjon i sykefraværet til henholdsvis 10% og 9,7%. For 2006 fikk vi igjen en ny oppgang i fraværet til 10,4 %. Økningen i sykefraværet kommer på tross av fokus på nærvær og fravær på arbeidsplassene over lengre tid. Denne utviklingen er ikke spesiell for kommunen, men sammenfaller med en generell økning i arbeidslivet for øvrig. Sykefraværet i Trondheim kommune ligger i dag på et litt høyere nivå enn andre store bykommuner. Tabell 1 Utvikling av samla sykefravær i Trondheim kommune i perioden Sykefravær ,1 8,3 8,8 9,6 9,5 9,8 10,2 10,7 10 9,7 10,4 Fravær i % , Årstall Fraværet i helse og velferdstjenestene har vært høyt over lengre tid. Likedan er fraværet blant kvinner høyere enn hos menn. Langtidssykefravær har de største kostnadene både menneskelig og økonomisk. Det jobbes med tekniske utfordringer i forhold til sykefraværsrapporteringen slik at dataene blir mer valide og slik at man bedre kan følge utviklingen over tid. Økonomiske kostnader ved sykefraværet kan beregnes på ulike måter. I denne framstillingen er ikke effekttap eller økte utgifter som følge av innleie av vikarer tatt med. Hver arbeidsdag er det gjennomsnittlig 1256 arbeidstakere som ikke møter på arbeid i Trondheim kommune pga sykefravær. Grunnlaget for utregningen nedenfor er en årlig gjennomsnittsinntekt på kr for den enkelte arbeidstaker. Ifølge NAV arbeidslivssenters økonomiske beregninger vil ikke-refunderte lønnsutgifter per år utgjøre ca kr per løpende årsverk med de refusjonsordninger vi har fra folketrygden i dag. Et samla sykefravær på 10,4% i 2006 kostet kommunen ca.128 mill i ikke-refunderte lønnsutgifter. Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 3

4 Tabell 2 Tapte dagsverk og kostnader ved kortids- og langtidsfravær i Type Tapte Reelle sykefravær dagsverk utgifter Egenmeldt dager dager - 8 uker > 8 uker SUM Tiltak som er gjennomført i Trondheim kommune Bystyret har i de seneste årene bevilget ekstra økonomiske midler til tiltak for å motvirke denne uheldige økningen i sykefraværet. Midlene har vært benyttet til ulike pilotprosjekt og tiltak. I hovedsak har det vært tidsavgrensede aktiviteter som har vært evaluert etter 1 år. Hensikten har vært å komme fram til virkningsfulle tiltak mot fravær. Tiltakene som har vært gjennomført i forrige IA avtaleperiode ( ) har i stor grad vært kampanjebaserte p.g.a midlene har vært tildelt på årsbasis og at de har vært av varierende størrelse. Et mangfold av tiltak har vært iverksatt, de fleste med kort varighet. Tiltakene kan grupperes innenfor følgende hovedgrupper: Generelle helsefremmende tiltak for alle ansatte. For eksempel Utfordringen - gang- og sykkelkampanjen i 2006 der Trondheim kommunes ansatte gikk 27 ganger rundt ekvator og sparte byen for minst 71, 5 tonn C02, diverse Frisktiltak - administrert av bedriftsidrettskretsen, influensavaksine - gratis tilbud til alle ansatte høsten 2006, økonomiske midler som arbeidsmiljøgruppene kan søke på for spesielle tiltak på enhet med mer. Generelle arbeidsmiljøtiltak. Arbeidsmiljøgruppene (AMG)er sentrale aktører i sykefraværsarbeidet på enhet. Det har vært lagt vekt å opplæring og støtte for å gjøre disse i stand til å ta tak i de lokale utfordringer på enhet siden gruppene ble opprettet i AMG er fremdeles sentrale aktører i arbeidsmiljøarbeidet på den enkelte enhet. Forebygging av langtidssykefravær gjennom bedre oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen. Tilrettelegging og individuelle tiltak skal redusere sykefraværets lengde. Tidlig intervensjon har vist seg effektivt i forhold til å få ansatte hurtigere tilbake på jobb. Implementering av disse momenter har vært prioritert gjennom mange tiltak. Innsamling av kopi av alle oppfølgingsplaner for sykmeldte har vært gjennomført og prioritert i hele IA perioden. Vi ser at det har en læringseffekt å gi bistand til leder og sykmeldte gjennom tilbakemelding og veiledning med bakgrunn i disse opplysningene. Ulike tiltak på individ- og gruppenivå for sykmeldte ansatte. Et eksempel på dette er tverrfaglig rehabiliteringstilbud for ansatte med rygg-, bekkenløsnings-, nakkeplager, samt muskulært relatert hodepine, hvor Trondheim kommune dekker den ansattes egenandel. Her har vi sett gode resultater med raskere tilbakeføring til arbeid. Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 4

5 Systematisk arbeidsmiljøutvikling i hjemmetjenestene gjennom Styrk programmet. Prosjektet har vart i 2 år og metoden vil i løpet av 2007 bli implementert innenfor alle tjenesteområdene i helse- og velferdsområdet. Vi ser at programmet lærer de ansatte og leder en metode å jobbe med utfordringer på enhet som også kan bidra til fokus og arbeid med sykefravær. Andre utfordringer som det ryddes opp i kan også ha en positiv innvirkning på sykefraværsutviklingen. 3. Sykefraværsarbeid i 2007 og framover 3.1 Nye sentrale krav til arbeidsgiver Med bakgrunn i regjeringens forslag til finansiering av sykepengeordningen høsten 2006 og sykefraværsutvalgets rapport, står en overfor nye og omfattende lovbestemte krav til oppfølging av sykefravær. Lovendringene har virkning fra 1. mars Kravene kan illustreres ved en tidsakse som beskriver sentrale stoppunkt i den individuelle sykefraværsoppfølgingen: Oppfølgingsplan Dialogmøte Nytt dialogmøte 6 uker 8 uker 12 uker 6 måneder 1 år Aktivitetsplikt Tilrettelegging Bedriftsinterne tiltak Vurderes for yrkesrettet attføring eller rehabilitering Ny vurdering Dette innebærer i praksis følgende utfordringer for arbeidsgiver: Oppfølgingsplan skal være ferdig utarbeidet senest innen 6 ukers sykemelding. Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 5

6 Lovpålagt dialogmøte hvor arbeidsgiver og arbeidstaker, samt bedriftshelsetjeneste () skal delta, avholdes senest innen 12 ukers sykemelding der hvor den sykmeldte fortsatt ikke er arbeidsrelatert aktivitet. Arbeidsgiver innkaller til møtet med mindre et slikt møte er åpenbart uhensiktsmessig. Det er vanskelig å estimere antall årlige møter, men et grovt anslag basert på tidligere års statistikker viser ca møter per år. Ved dialogmøte ved 6 måneders sykmelding som NAV har ansvar for å gjennomføre, skal bedriftsinterne tiltak som er gjennomført etter første dialogmøte vurderes. Disse endringene innebærer mer aktivitetsorienterte tiltak tidligere i sykmeldingsperioden og en tydeliggjøring av arbeidsgivers ansvar. Enhetsledere må påregne å bruke mer ressurser på møter og oppfølging av sykmeldte enn tidligere. Dette betyr også behov for mer opplæring og bistand fra til enhetsledere for å finne løsninger tidlig, og dokumentere disse, samt at det må settes inn ressurser til det lovpålagte dialogmøte som skal avholdes senest innen 12 uker. Møtene vil trekke betydelige ressurser fra. Trondheim kommunes rutiner for oppfølging av sykmeldte må tilpasses de nye kravene og hjelpemidler som sjekklister o.a. må utarbeides. I tillegg legger både IA avtalen og arbeidsmiljøloven stor vekt på det forebyggende arbeidet for å skape gode arbeidsmiljø enn tidligere. En handlingsplan mot sykefravær for Trondheim kommune må også gjenspeile dette. 3.2 Mål og tiltak i sykefraværsarbeidet Forslag til konkretisering av mål og tiltak for IA avtalen er utarbeidet av ei arbeidsgruppe nedsatt av rådmannen og oppnevnt i 10 `er gruppa: Fra arbeidstakerorganisasjonene: Kirsti Aune - Norsk sykepleierforbund Per Hjertås - Fagforbundet Anne Grethe Refsnes - KFO Stein Olav Ratkje Utdanningsforbundet Fra arbeidsgiver: Eli Jahn Hjorth - rådmannens fagstab Ellen Edvardsen - rådmannens fagstab Otto Ottesen - Tone Solberg I tillegg har en av Trondheim kommunes kontaktpersoner fra NAV arbeidslivsenter bidratt på alle møter i arbeidsgruppa. På bakgrunn av notat fra arbeidsgruppa og innspill fra hovedtillitsvalgte (10er-gruppa) har Rådmannen utarbeidet dette forslaget til kommunens lokale målsettinger i forhold til sykefravær og ansatte med redusert funksjonsevne og mulige virkemiddel/ tiltak for å kunne nå dette målet. DELMÅL I - SYKEFRAVÆR 1. arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser skal være på dagsorden på alle politiske og administrative nivå i Trondheim kommune og settes på dagsorden i etablerte og relevante fora med jevne mellomrom. 2. samlet sykefravær på 7,9% i 2. kvartal 2009 (dvs. en reduksjon i perioden på 20% fra 2. kv.2001 i henhold til IA avtalen). Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 6

7 3. samlet årlig sykefravær i Trondheim kommune skal reduseres med 1 prosentpoeng fra 10,4% i 2006 til 9,4% i forebygge at kortidssykemeldte går over på langtidssykemeldinger ved å opprettholde kortidsfraværet på 4 % og redusere langtidsfraværet over 8 uker fra 5,7 i 2 kv til 3,9% i 2 kv alle sykmeldte over 6 uker og de som ellers har behov for tilrettelegging, skal ha oppfølgingsplan i henhold til lovverket. TILTAK- GENERELT INNEN SYKEFRAVÆR A. 1.Utarbeide årshjul for HMS arbeidet på enhet med særlig fokus på forebyggende sykefraværstiltak. ANSVAR Arbeidsmiljøgruppene (AMG) på hver enhet 2.Utarbeide rutiner/prosedyrer på hver enkelt enhet for oppfølging av sykmeldte fra dag 1 og for (gradvis) tilbakeføring av langtidssykmeldte til ordinært arbeid. B. Tiltak for å gi ledere nødvendig kunnskap og ferdigheter i å gjennomføre funksjonsvurdering gjennom dialog. Personaltjenesten skal inn i alle dialogmøter etter 12 uker dersom ikke arbeidsrelatert aktivitet. Utarbeide sjekkliste og veiledere i sykefraværsarbeidet. Informasjon til arbeidstaker, tillitsvalgt, verneombud og arbeidsgiver om de nye sykefraværsreglene i IA avtalen. Styrke oppfølging av sykmeldte ledere gjennom å: C. iverksette kompetansehevende tiltak i sykefraværsarbeid for kontaktpersoner i fagstab, D. avklare rollefordeling mellom kommunaldirektør, kontaktperson og personaltjeneste. E. revidere rutiner for oppfølging av sykmeldte ledere. / fagstab Kommunaldirektør, kontaktperson, personaltjeneste F. Sykefraværsopplæring inkluderes i basisprogram for fagstab ledere lederopplæringa. G. Kurse og styrke AMG på enhet gjennom for eksempel midler, veiledning/støtte og kompetanse for å stimulere til aktivitet. Bidra til å utvikle gode arbeidsredskap for AMG. H. Revitalisering og revidering av fraværsbrosjyre. I. Tiltak for å få med legene ved 12 ukers stoppunktet når det er hensiktsmessig. Øke deres kunnskap om muligheter og begrensninger i TK. Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 7

8 J. Sikre rutiner/ansvar/opplæring for systematisk rapportering av sykefravær på ulike nivå i kommunen K. Tidlig intervensjon i sykefraværet gjennom at kopi av oppfølgingsplan samles inn sentralt og gjennomgås. /fagstab/lønnstjenesten TILTAK SYKEFRAVÆRSPROSJEKT ANSVAR A. Prosjekt: Gravide i helse og velferd. fagstab (Tilrettelegging for at gravide skal stå lengst mulig i arbeid) B. Prosjekt: Mangfoldig sykefraværsbekjempelse. (Forebyggende og oppfølgende tiltak i utvalgte enheter med urovekkende sykefravær) C. Prosjekt: Forflytning (Opplæring i arbeidsteknikk og bruk av utstyr i arbeidet med bevegelseshemmede brukere) D. Gult kort utredes jfr. Prosjekt i Flora kommune fagstab / (Melding til arbeidsgiver fra lege om at den ansatte har behov for å få tilrettelagte arbeidsoppgaver som alternativ til sykemelding) E. Forsøk med 6-timersdag ved Trondheim eiedom. Trondheim eiendom TILTAK FOR HELE IA VIRKSOMHETEN A. I tillegg til sentrale mål og tiltak bør det beskrives egne mål og tiltak for IA arbeidet og de ulike delmålene på tjenesteområdenivå og enhetsnivå. B. Gjennomgang og formidling av tiltak/mål skal skje i dialog med ansatte og ledere ANSVAR Kommunaldirektører og enhetsledere Arbeidstakerorganisasjonene ved hovedtillitsvalgte/ plasstillitsvalgte og enhetsledere I tillegg til vedtatte plan for et mangfoldig arbeidsliv foreslår arbeidsgruppa følgende tiltak for å beholde ansatte med redusert funksjonsevne: TILTAK BEHOLDE ANSATTE MED RED.FUKSJ.EVNE A. Gjennomgang og forbedring/effektivisering av rutiner i forhold til bedriftsinternt attføringsarbeid ANSVAR B. Det utarbeides gruppe-/individuelle tiltak til å sette inn i enkeltsaker som kan bidra til at den enkelte arbeidstaker kommer hurtigere tilbake på arbeid. HMS midler C. Prøve ut samarbeidsformer i forhold til NAV arbeid. D. Psykiske lidelser: Opplæring tilbys ledere Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 8

9 Kompetanseheving/spesialisering hos 3.3 Plan for bruk av de nye midlene i 2007 Det er bevilget 5 mill kroner for å redusere sykefraværet i Midlene skal anvendes til nye tiltak som kommer i tillegg til sykefraværsreduserende tiltak som er iverksatt tidligere år og som er en del av ordinære driftsoppgaver, eller en videreføring av tiltak i HMS- arbeidet. Økonomiplanen beskriver økt satsning på forebyggende fysioterapi og tekniske hjelpemidler for å motvirke belastningslidelser ved fysisk tungt arbeid. 1 mill kroner av de 5 er avsatt til dette formålet i Midlene skal benyttes til forflytningsprosjekt i ulike enheter. Dvs. bruk av fysioterapiressurs til opplæring av ansatte i arbeidsteknikk og bruk av forflytningshjelpemidler. Sykehjem vil bli prioritert da man tidligere har sett at de kan ha stort utbytte av dette tilbudet der hvor dette er gjennomført og prioritert på enhet. Det vil være nødvendig å bruke midler til innkjøp av utstyr på enheter som ikke kan prioritere det innenfor eget budsjett. Av individuelle tiltak for ansatte prioriteres i første omgang dekning av arbeidstakers egenandel ved behandling av ryggrelaterte lidelser. Tiltakene som er beskrevet i handlingsplanen samt nye pålagte oppgaver (jfr tidsaksen for sykefraværsoppfølging) krever personalressurser for å gjennomføres. Det er nødvendig å styrke med kvalifisert bemanning i henhold til den lovbestemte økningen i aktivitetsnivået. 3 nye stillinger vil koste ca. 1,5 mill. De nyansatte vil arbeide både med individuell sykefraværsoppfølging, og arbeidsmiljøutviklingsarbeid i forhold til kulturer og holdninger i samarbeid med enhetsleder på kommunens enheter Midler vil også bli brukt til individuelle og gruppetiltak som kan bidra til at arbeidstakere kommer raskere tilbake på jobb. Slike tiltak må sees opp i mot og i sammenheng med de økonomiske virkemiddel som kommer fra sentral myndigheter. Det avventes innen 1.mars, forskrift for bruken av de sentrale, økonomiske virkemidlene gjennom NAV. For prosjekt "sykefraværsbekjempelse" og prosjekt "gravid i helse og velferd" er det søkt eksterne finansieringskilder fra NAV. Dersom søknadene ikke innvilges, vil det prioriteres å bruke egne ressurser og midler på disse prosjektene. Gjennomføringen av prosjektene krever ytterligere personalressurser og dimensjoneringen av aktiviteten må justeres etter ressurstilgangen. I tillegg blir det behov for midler til tiltak på enheter som velges ut i begge prosjektene. Eksempel på dette kan være tiltak som bedrer arbeidsmiljøgruppas arbeidssituasjon, tiltak i forhold til den enkelte gravide som ikke dekkes av ordinære ordninger osv. I disponeringen av midlene må det tas høyde for at ulike prosjekt og tiltak kan avdekke presserende behov for ressurser. 4. KONKLUSJON Alle er stort sett enige i at sykefraværet i Norge er høyt, men det er uenighet om hva som kan forklare nivået og utviklingen i sykefraværet. Forklaringene er mange: for eksempel stress og press i «det nye arbeidslivet», for dårlig organisering av arbeidet, situasjonen i arbeidsmarkedet, fysisk og psykisk arbeidsmiljø, befokningens generelle holdninger til fravær, for dårlig fysisk form, sykelønnsordningen osv. Sannsynligvis er det mange ulike årsaker til endringene i sykefraværet og flere av hypotesene kan ha noe Saksfremlegg - arkivsak 07/4803 9

10 for seg. Imidlertid det all grunn til å advare mot å trekke bastante konklusjoner om årsakssammenhenger. Mange års fokus på sykefravær i Norge viser at dette ikke er enkelt. Samtidig er det også stor enighet om at et arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeide vil være en forutsetning for å sikre tilstrekkelig og kompetent arbeidskraft i framtida for Trondheim kommune, som for resten av landet. Dette krever planlegging, innsats og ressurser nå. Systematisk arbeid og aktivitet over tid betinger forutsigbarhet i ressurstilgangen. Erfaringer fra IA arbeid og arbeidsmiljøarbeid generelt er at det må være løpende fokus på arbeidet. Vi har forbedringspotensiale i forhold til å opprettholde trykk og fokus over tid. Bedre forutsigbarhet vil muliggjøre planleggingen av strategier og etablering av langsiktige tiltak for å motvirke og redusere sykefraværet. I denne saken er det først og fremst lagt vekt på å beskrive Trondheim kommunes satsing på sykefraværsoppfølging på bakgrunn av IA-avtalen, de nye sentrale sykefraværsbestemmelsene og vedtak i budsjett og økonomiplan. Tiltak rettet mot risikogrupper, forebygging av langtidssykefravær gjennom bedre oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen og ulike tiltak på individ- og gruppenivå for sykmeldte ansatte bør derfor i kommende økonomiplanperiode være høyt prioriterte satsingsområder innenfor totale HMS-arbeidet i kommunen. Trondheim kommune vil i tillegg opprettholde og videreutvikle satsingen på godt arbeidsmiljø og generelle forebyggende sykefraværstiltak. Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Tone Solberg Bjørn Zachariassen Vedlegg: Rådmannens forslag til handlingsplan for IA - arbeidet i Trondheim kommune av (Inkl.: Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv , Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv tillegg av 6. juni 2006, Tiltak for å redusere sykefraværet - Sykefraværsutvalgets rapport. 6.nov.2006) Saksfremlegg - arkivsak 07/