Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag:

Transkript

1 Referat fra møte i NJs Arbeidsutvalg 30. oktober 2009 kl 13 i NJs lokaler Tilstede: Sekretariat: Elin Floberghagen, Thomas Spence, Finn Våga, Hege Iren Frantzen Jahn-Arne Olsen, Hilde Tretterud og Gunhild Laland Mohn. Dagsorden: Sak 1 Sak 51 Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag og Økonomirutiner for NJs lokallag Gunhild Mohn innledet. Vedtak: Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag: ( ) Her finner du retningslinjene for utgiftsdekning, overføringer og tilskudd for lokallag i Norsk Journalistlag. Her finner du retningslinjene som regulerer utgiftsdekning, overføringer og tilskudd for lokallag i Norsk Journalistlag. Lokallagets styre og revisor plikter å kjenne retningslinjene og økonomirutinene for lokallagene. Retningslinjene ble vedtatt av Landsstyret mars 2001 og 22. oktober Retningslinjene er veiledende for lokallagenes budsjettering og søknader om tilskudd, samt for NJs sekretariat, politiske ledelse og Arbeidsutvalg ved behandling av søknadene. Tilskudd ut over hva som fremgår av disse retningslinjene, ytes bare etter avtale i hvert tilfelle mellom lokallagets styre og NJs sekretariat, ledergruppe eller Arbeidsutvalg. Satsene som fremgår av disse retningslinjene, vurderes hvert år av Arbeidsutvalget. Årsmøtet Utgifter til leie av lokale til lagets årsmøte og inntil 400 kr per deltager til bevertning dekkes. Deltakernes reiseutgifter dekkes. Inntil 300 kr til en gave til hvert avtroppende styremedlem dekkes. Valgkomiteen får dekket reiseutgifter i forbindelse med sine møter. Godtgjørelse og utgiftsdekning for styret Styret får hvert år en sum til fri disposisjon, som kan brukes til honorar, møtegodtgjørelse, arbeid med lokallagets sider på nj.no. 2010: Summen er AU kan vedta en høyere sum for Oslo Journalistklubb og Frilansjournalistene. Styret kan få inntil kr for å avholde et styreseminar per regnskapsår. AU kan vedta en høyere sum for Oslo Journalistklubb og Frilansjournalistene.

2 Styrets medlemmer får dekket utgifter til reiser de foretar som tillitsvalgte i lokallaget. Hvis styremøte og reisetid samlet for et styremedlem medfører et fravær fra hjemmet på mer enn fire timer, kan vedkommende tildeles diett. 2010: satsen er 150 kr: Styret kan søke om å få dekket en andel av telefonutgifter i forbindelse med sitt lokallagsarbeid. 2010: Satsen er inntil kr 100 per måned for hele styret. Styrets arbeid og lagets drift Leie av lokale til styremøter dekkes ikke. 150 kr per pers til enkel bevertning på styremøter dekkes. Inntil kr per år til administrasjon/drift av laget dekkes. Inntil kr per år til arbeid med lokallagets sider på nj.no ytes. Større avvik i forhold til lagets regnskap for forrige periode, samt spesielle tiltak, må budsjetteres spesielt og begrunnes. Prosjektfrikjøp Laget kan søke om frikjøp av en tillitsvalgt til prosjekter i laget. NJ har det administrative ansvar for frikjøpet og refunderer vedkommendes arbeidsgiver. Frikjøp brukes i forbindelse med prosjekter i lokallaget. Søknaden skal inneholde prosjektsbeskrivelse og budsjett Evaluering av prosjektet sendes NJ når prosjektet avsluttes. Tillitsråd Leie av lokale og inntil 300 kr per person til et enkelt måltid dekkes. Reiseutgifter dekkes for tillitsvalgte som representerer redaksjonsklubbene og andre som er innkalt og invitert til tillitsrådet. Faglige samlinger NJ bevilger støtte til faglige samlinger som spesifisert under. Kveldsmøter Kveldsmøte er faglig debatt, seminar eller møte som arrangeres på kveldstid. Leie av lokale dekkes. Utgifter til bevertning dekkes ikke. Reiseutgifter dekkes for lokallagets styre og innledere/paneldeltakere. Dagssamlinger Dagssamling er faglig seminar, konferanse eller møte som arrangeres på dagtid. Leie av lokale og inntil 300 kr per person til lunsj dekkes. Reiseutgifter dekkes. Flerdagssamlinger Kombinerte møter Flerdagssamlinger er faglige konferanser eller møter kombinert med årsmøte og eller tillitsråd, over mer enn en dag, normalt med en overnatting. Utgifter til kost og losji for deltakerne dekkes.

3 Ved søknad om flerdagsamlinger og kombinerte møter legges eget budsjett ved (med forventet antall deltagere og alle utgifter spesifisert). Andre tilskudd Utgifter til en pris til journalist eller fotograf som honorerer en journalistisk prestasjon eller journalistisk virke dekkes. Utgifter til en fotokonkurranse dekkes. 2010: Tilskuddet til en pris er inntil kr Tilskuddet til fotokonkurranse er inntil kr Begge tilskuddene inkluderer eventuelle utgifter til ramme, diplom og lignende. Reiser Reiser skal i utgangspunktet skje på billigst mulig måte, men hensyn tas til hva som er mest praktisk. For bruk av bil gjelder statens kilometersatser. Generelle anbefalinger Lokallagene anbefales å innhente flere pristilbud på kost, losji, lokalleie m.v. Som hovedregel tilkjennes ikke honorar for innledere og deltagere i debattpanel. Normalt dekkes reiseutgifter og en gave. Lokallagene anbefales måtehold med dekning av utgifter til alkohol. Lokallagene anbefales å søke arbeidsgivere om å få dekket deltakeres egenandel ved reise til samlinger av journalistfaglig karakter. Økonomirutiner for NJs lokallag ( ) Økonomirutinene styrer pengeflyten mellom NJ sentralt og lokallagene. Lokallagenes regnskapsår går fra , mens NJs regnskap følger kalenderåret. Landsstyret vedtar rammene for lokallagstildeling sammen med NJ-budsjettet i desember hvert år. Økonomirutinene for NJs lokallag bygger på Landsmøtets behandling av saken i 2001 (pkt. 25), Landsstyret (LS) behandling av saken og , og Arbeidsutvalgets (AU) vedtak Rammebetingelser 1. Lokallagenes virksomhet finansieres ved overføringer fra NJ sentralt. Dessuten har lagene full råderett over egenkapital, stipendfond m.v. Landsstyret setter ved behandling av neste års budsjett en ramme for de samlede overføringer og tilskudd til lokallagene. 2. Tilskuddene overføres normalt to ganger i året, i begynnelsen av året for årets første åtte måneder og i annet halvår for de fire siste. Det er en forutsetning at årsberetning og årsregnskap godkjent av lokallagets årsmøte, samt protokoll fra årsmøtet og melding om styrevalg, er sendt inn til NJ. Administrative rutiner:

4 Tildelingene for perioden overføres når lokallagets regnskap for foregående regnskapsår er avsluttet i NJs regnskapssystem, og midler som skal tilbakeføres NJ er tilbakeført (jfr. pkt. 18). Tildelingene for perioden overføres når årsberetning og årsregnskap godkjent av lokallagets årsmøte, samt protokoll fra årsmøtet og melding om styrevalg, er sendt inn til NJ. Overføringer av driftsmidler 3. Tildeling av driftsmidler til vedtektsfestede oppgaver, styrets arbeid og lagets drift skjer i henhold til budsjett fra lokallagene med frist og Budsjettet settes opp i henhold til Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag. 5. De aktuelle prosjektene for overføringer av driftsmidler i retningslinjene er årsmøtet, godtgjørelse og utgiftsdekning for styret, styrets arbeid og lagets drift og tillitsråd. Tilskudd til øvrige aktiviteter 6. Søknadsfristene for tilskudd til øvrige aktiviteter og tiltak fra driftsmidler og vederlagsfond, er og Søknadene settes opp etter Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag. 8. De aktuelle prosjektene i retningslinjene hva angår søknadene, er kveldsmøter, dagssamlinger, flerdagssamlinger og andre tilskudd samt prosjekt - frikjøp. 9. Ved fristen søkes det om tilskudd til aktiviteter, tiltak og prosjekter for årets første 8 måneder. 10. Ved fristen søkes det om tilskudd til aktiviteter, tiltak og prosjekter for årets siste 4 måneder. 11. Lagene kan også søke om ekstraordinære tilskudd utenom nevnte frister. Rapportering av aktivitet 12.Årsberetning fra foregående regnskapsår sendes NJ etter den er vedtatt av årsmøtet. 13. Manglende årsberetning og regnskap vil kunne få konsekvenser for saksbehandlingstid og tildeling. Behandling av søknader om tilskudd 14. Søknadene behandles av Arbeidsutvalget. Senest en uke før tildeling skal saksbehandlers innstilling meddeles lokallagets styre, normalt i form av e-post. Eventuelle innvendinger sendes skriftlig til saksbehandler, som legger dem frem for AU sammen med innstillingen. 15. AU vil normalt foreta tildeling innen seks uker etter søknadsfristen. Vedtaket kan ikke ankes, med unntak for søknader om frikjøp til prosjekter som avslås eller endres. Anke over frikjøp-vedtak skal normalt behandles i påfølgende AU-møte.

5 16. Søknader om ekstraordinære tilskudd utenom nevnte frister bør sendes inn i god tid før aktiviteten. Søknadene behandles av AU, eller av ledergruppen/sekretariatet, avhengig av fullmakter. Tildeling og tilbakeføring av midler 17. Det tildelte beløp for årets første åtte måneder overføres normalt i sin helhet til lokallagets konto i begynnelsen av året, beløpet for de fire siste månedene overføres i løpet av september (jfr. Administrative.retningslinjer pkt. 2). For Frilansjournalistene og Oslo Journalistklubb kan utbetalingene deles i flere overføringer. 18. Ubrukte midler fra NJ pr tilbakebetales til NJ så snart årsregnskapet er sluttført. For øvrig tilbakebetales store ubrukte poster til NJ etter avtale. Omdisponeringer og overskridelser 19. Lagets styre kan foreta mindre omdisponeringer innenfor budsjett, så fremt prinsippene for lokallagsøkonomi og Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag følges. Laget kan kun omdisponere innenfor samme regnskapsår. 20. Bevilgninger fra vederlagsfond skal brukes til arrangementer som er åpne for alle rettighetshavere eller tiltak som kommer alle rettighetshavere til gode. Vederlagsmidlene kan ikke brukes til aktiviteter utelukkende for NJs medlemmer. 21. Ved overskridelser på mer enn 10 prosent over budsjett og betydelige endringer i forhold til tildeling og budsjett, skal NJ sentralt underrettes så snart som mulig. Regnskapsførsel og egenkapital 22. NJ fører resultat og balanseregnskap. Kasserer er ansvarlig for å sende bilag for alle transaksjoner samt kontoutskrifter til NJ månedlig.. Kasserer og styrets leder bør jevnlig gjennomgå økonomien og kunne legge den frem for NJ sentralt. 23. Lokallagets egenkapital bør være disponibel, helt eller delvis, for å sikre likviditeten og for å kunne brukes i de særlige tilfeller der AU vedtar at lokallaget selv må stå ansvarlig for sine økonomiske disposisjoner. 24. Lokallagene råder selv over sine renteinntekter. Sakspapirer: Utkast til reviderte Retningslinjer for tilskudd og økonomirutiner for NJs lokallag fra Gunhild Laland Mohn. Referat: Jahn-Arne Olsen