Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet

Transkript

1 Økonomireglement for Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet 1. ANSVARSFORHOLD 2 LANDSMØTET 2 LANDSSTYRET 2 UTDANNINGSFORBUNDETS ØKONOMIFUNKSJON 2 ARBEIDSUTVALGET 2 KONSULENTEN 2 LOKALLAGSSTYRET 2 2. RUTINER SENTRALT 3 FULLMAKTER 3 ANSETTELSER 3 UTBETALINGER 3 REISEKOSTNADER 3 DIETT 4 TELEFON OG TELEFAKS 4 TAPT ARBEIDSFORTJENESTE 5 3. ANNET 5 REVIDERING 5 HENVISNINGER 5 INFORMASJON 5 IKRAFTTREDELSE 5 Side 1 av 5

2 1. Ansvarsforhold Landsmøtet Vedtakene som landsmøtet gjør, er bindende for alle andre organer i (PS). Landsstyret kan med helt særskilte grunner justere prioriteringene gjort av landsmøtet etter eget vedtak. Den vedtektsfestede landsmøtesaken Økonomi skal omfatte en orientering om PS' økonomiske situasjon og om landsstyrets prioriteringer i den interne fordelingen innenfor Utdanningsforbundets budsjettramme for PS' møtevirksomhet. Landsstyret Landsstyret er det øverste organet i PS mellom landsmøtene. Landsstyret skal følge med i arbeidsutvalgets bruk av PS' midler. Landsstyret vedtar også en intern fordeling innenfor budsjettrammen for PS' møtevirksomhet, samt de revideringene som er nødvendig. Vedtak i landsstyret som har økonomiske konsekvenser, skal ha budsjettdekning. Dersom dette ikke finnes, er vedtaket ugyldig. Landsstyret fastsetter fordelingsnøkkelen for lokallagsmidlene. Utdanningsforbundets økonomifunksjon Økonomifunksjonen fører regnskapet for PS. Dette gjøres i tråd med gjeldende lover og regler, og økonomifunksjonen er ansvarlig for at pliktene overfor det offentlige blir fulgt. Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget er PS' utøvende organ. Arbeidsutvalget disponerer PS' midler, i tråd med vedtekter og retningslinjer primært for Utdanningsforbundet og sekundært for PS. Arbeidsutvalget plikter å handle i samsvar med vedtak fra landsmøtet og landsstyret. Sekretariatet kan ikke på egen hånd binde organisasjonen på noen måte uten særskilt fullmakt fra arbeidsutvalget eller landsstyret. Innkjøp til daglig drift blir gjort av sekretariatet. Konsulenten Konsulenten er ansvarlig for oppfølging av økonomi og budsjettkontroll i tråd med utarbeidede budsjettprosedyrer og i samarbeid med Utdanningsforbundets økonomifunksjon. Lokallagsstyret Lokallagsstyrene er PS' lokale styre ved hvert studiested, jf. vedtektene. Hvert lokallagsstyre kan disponere de midlene som er tildelt gjennom fordelingsnøkkelen fastsatt av landsstyret. Lokallagsstyrene skal bruke midlene til tiltak for å fremme politisk- og faglig aktivitet, samt organisasjonsbygging på lokal nivå. Side 2 av 5

3 Lokallagsstyrene kan ikke binde opp organisasjonen økonomisk gjennom forpliktende avtaler. Alle utbetalinger og refunderinger skjer fra sentralt hold. 2. Rutiner sentralt Fullmakter Sekretariatet har fullmakt til å bestille varer eller tjenester på PS' vegne innenfor budsjettrammene Konsulent godkjenner økonomiske transaksjoner. Leder og nestleder kan også gjøre dette i tilfeller der det er nødvendig. Konsulent kan gjøre innkjøp når det gjelder daglig drift og attestere reiseregninger Personer i sekretariatet som har fullmakt til å disponere midler på vegne av PS, kan ikke overføre denne retten. Ansettelser Utdanningsforbundet foretar ansettelser i PS, og stillingen er administrativt innordnet Utdanningsforbundet sentralt. De foretar også ansettelse av ekstra og midlertidig personalhjelp dersom dette i perioder er nødvendig. Opprettelse av nye permanente stillinger gjøres av Utdanningsforbundet. Personaladministrasjon utføres av Utdanningsforbundet. Utbetalinger Alle utbetalinger fra PS skal gjøres via Utdanningsforbundets økonomifunksjon. Reisekostnader Reiser skal foretas på billigste måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget. Herunder tas samlet hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig avvikling av tjenesten. Hvis det gis rabatter i billettpris, skal disse i størst mulig grad legges til grunn. Det skal tilstrebes og reise miljøvennlig dersom dette er mulig. Det gis kjøregodtgjørelse i tråd med Utdanningsforbundet sine satser. Det gis ikke ekstra godtgjørelse for passasjerer. Ved bruk av bil skal faktisk reiserute og tid spesifiseres på reiseregningen. Side 3 av 5

4 Taxi kan kun benyttes i de tilfellene hvor det er billigere, eller at offentlig kommunikasjon ikke kan benyttes. Utdanningsforbundet dekker bare kjøregodtgjørelse og taxi dersom det er innhentet tillatelse fra sekretariatet i PS til dette. I tillegg skal det komme frem på reiseregning hvem man har avklart dette med, samt begrunnelse for bruk av bil eller taxi. Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon og gyldige bilag foreligger hos konsulenten. Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema og sendes til sekretariatet snarest og innen én måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt. Reisekostnader blir ikke dekket av PS dersom ikke representanten deltar på minst 75 % av møtet/seminaret/arrangementet. Det kan gjøres unntak ved spesielle tilfeller. Diett Diett dekkes med kr 300 pr. hele døgn. På tjenestereiser hvor kosten er dekket i sin helhet av arrangør/oppdragsgiver eller er inkludert i billettutgifter/deltageravgift etc., kan kostgodtgjørelse ikke beregnes. Det gis ikke diettgodtgjørelse ved møter/kurs/arrangementer i regi av PS eller andre dersom diett tilbys gratis eller som inkludert i en eventuell deltakeravgift. Dersom ett eller flere måltider er betalt av oppdragsgiveren/arbeidsgiveren, skal det beregnes trekk i kostgodtgjørelsen. Trekk i kostgodtgjørelsen gjøres med følgende satser. Frokost: kr 75 Lunsj: kr 75 Middag: kr 150 Hvor PS holder innkvartering, er det ønskelig at den tillitsvalgte benytter seg av dette. I de tilfeller der man ikke benytter seg av dette, dekkes innkvartering av den enkelte.unntak fra dette gis kun hvor dette gir helsemessige konsekvenser, og skal avtales med sekretariatet. Ansatte har egen overenskomst for kost- og reiseutgifter på lik linje med andre ansatte i Utdanningsforbundet. Telefon og telefaks Utgifter til bruk av telefon og telefaks i forbindelse med PS' virksomhet, kan dekkes etter særskilt avtale, og etter framlegging av dokumentasjon. Leder og nestleder får dekket sine utgifter på mobiltelefoner, og disse skal primært benyttes for organisasjonen. Side 4 av 5

5 Tapt arbeidsfortjeneste Tapt arbeidsfortjeneste dekkes ikke for tillitsvalgte i PS. Dette kan kun dekkes i de tilfellene hvor PS benytter eksterne ressurspersoner til oppgaver knyttet til organisasjonens drift i spesielle tilfeller. Som grunnlag for beregning godtas kun utskrift av lønnsoppgave som viser trekk for gjeldende periode, eller tilsvarende dokumentasjon. 3. Annet Revidering Revidering av dette reglementet kan gjøres av landsstyret etter å ha innhentet tilråding og godkjenning fra Utdanningsforbundets økonomifunksjon. Henvisninger Vedtektene til PS omhandler ansvarsforholdet i organisasjonen. Økonomireglementet skal være i samsvar med Utdanningsforbundets økonomireglement, vedtekter og retningslinjer og er underordnet disse. Informasjon Landsstyret, arbeidsutvalget, valgkomiteen, redaksjonen og ev. utvalg og komiteer skal bli informert om disse reglene. Bestemmelsene som omhandler diett og reise skal trykkes på alle reiseregningsskjemaer. Ikrafttredelse Dette økonomireglementet for PS trer i kraft fra januar 2011 og gjelder til annen bestemmelse/vedtak foreligger. Side 5 av 5