Beslutningsnotat: «UNINETTs nasjonale fellesanbud for anskaffelse av LMS»

Transkript

1 Beslutningsnotat: «UNINETTs nasjonale fellesanbud for anskaffelse av LMS» 15. april 2016 Skrevet av Seksjon for digitale medier i læring, USIT: Linda Therese Johnsen - Seksjonsleder Jesper Havrevold Mikkel Kornberg Skjeflo Svein Harald Kleivane

2 2

3 Oppsummering... 4 Bakgrunn... 5 Forpliktelser og rettigheter for UiO... 5 Det digitale læringsmiljøet på UiO i dag... 6 Ønsker og behov... 6 Digitale mulighetsrom Framtidsutsikter (0 3 år)... 7 Vurdering Delta på UNINETTs anbud Ikke delta på anbudet Konklusjon

4 Oppsummering UNINETT har igangsatt et nasjonalt innkjøpsprosjekt for LMS («Learning Management System). UiO må bestemme seg innen 22. april om vi skal delta på dette eller ikke. UNINETT ønsker gjennom prosjektet å tilby universiteter og høgskoler i Norge en rammeavtale for «fleksible, brukervennlige, brukersentrerte og moderne digitale læringsmiljø til sine studenter og ansatte». Som de fleste andre utdanningsinstitusjoner nasjonalt og internasjonalt, går også UiO inn i utviklingsprosesser tilknyttet vårt digitale læringsmiljø. Vi har per dags dato Fronter som LMS, men også andre utfyllende og til dels overlappende plattformer og funksjonaliteter som støtter undervisning, vurdering og læring. Hvordan UiO skal tilrettelegge for det digitale læringsmiljøet, er en beslutning som må gjøres på bakgrunn av faglige behov, dagens situasjon og fremtidens digitale mulighetsrom. Foreløpig koordineres aktiviteter i feltet under «Program for digitalt læringsmiljø, fase 1». Dersom UiO ønsker å delta på nasjonalt fellesanbud, så vil dette koste kroner. Som rettighetshaver i en eventuell nasjonal rammeavtale, vil UiO kunne gjennomføre mini-konkurranse på LMS eller frittstående deler av slike. Får vi ikke funksjonalitet som etterspurt, står vi igjen fritt til å gjennomføre egen anbudskonkurranse. Mini-konkurranse er mindre ressurskrevende enn egne anbud. Ettersom UiO foreløpig verken har et «veikart» for utvikling av vårt digitale læringsmiljø eller full oversikt over faglige behov, heller vurderingene i dette notatet mot at det mest hensiktsmessige for UiO er å inngå i UNINETTs nasjonale innkjøpsprosjekt for LMS. Deltakelse forplikter ikke til kjøp, men gir oss mulighet til å gjøre innkjøp raskere og billigere dersom dette skulle være ønskelig på et senere tidspunkt. 4

5 Bakgrunn Høsten 2015 inviterte UNINETT UH-institusjoner til deltakelse på nasjonalt fellesanbud på LMS. UNINETT tok dette initiativet basert på tilbakemeldinger fra flere institusjoner som ønsker et moderne digitalt læringsmiljø og som har behov for etablering av gyldige merkantile relasjoner til LMS-tilbydere. Universitetet i Oslo er ikke noe unntak her. Prosjektets mål er å tilby universiteter og høgskoler i Norge et fleksibelt, brukervennlig, brukersentrert og moderne digitalt læringsmiljø til sine studenter og ansatte. Prosjektet vil anskaffe systemer som kan erstatte dagens løsninger innenfor området læringsplattform (LMS). (Se vedlegg 1 for mer om UNINETTs anbudsprosess). UNINETT vil ha endelig svar fra institusjonene om forpliktende deltakelse i anbudsprosessen innen 22. april. I mai vil det gå ut en prekvalifisering for en første siling av tilbydere, og i juni vil konkurransegrunnlaget sendes ut. Høsten 2016 vil gå til evaluering av tilbydere, valg og avtaleinngåelse. De første institusjonene kan begynne sitt implementeringsarbeid våren 2017 og tilby sine ansatte og studenter nye digitale omgivelser fra høsten Ved Universitetet i Oslo vil det være det nyopprettede Program for digitalt læringsmiljø som inntil videre ivaretar koordinering av aktiviteter tilknyttet vårt digitale læringsmiljø som omfatter teknologier både for vurderings-, undervisnings- og læringsaktiviteter. Avvikling av uønsket funksjonalitet, samt utvikling og/eller kjøp av ny funksjonalitet vil også bli koordinert av programmet. Forpliktelser og rettigheter for UiO Styringsgruppen for UNINETT-prosjektet har bestemt at kontraktsformen skal være en rammeavtale, men med én foretrukket leverandør. Dette innebærer at det vil bli minst 3 leverandører som får avtale med sektoren. Virksomheter som ønsker det kan gjennomføre mini-konkurranser for hele eller deler av virksomheten, hvor de gjennomfører evaluering basert på kriterier som er viktigst for dem. Velger man foretrukket leverandør trenger man ikke gjennomføre mini-konkurranse, men kan om ønskelig gå rett til kontraktsignering. Universitetet i Oslo og UNINETTs LMS-prosjekt har gjennomgått hvilke forpliktelser og rettigheter som gjelder for UiO dersom vi velger å bli med. Dette notatet er vedlagt (Se vedlegg 2) og inneholder en nødvendig avklaring for vurderingen om deltakelse i prosjektet. Følgende premisser ligger til grunn for deltakelse i UNINETTs anbudsprosjekt: UiO har ikke mulighet til å ta ut en helt fri opsjon hvor vi kan velge å trekke oss fra enhver forpliktelse på et gitt tidspunkt i prosjektet. For UiO vil deltakelse i konkurransen medføre en rett til å benytte seg av avtalen, enten ved å direkte inngå kontrakt med foretrukket leverandør eller ved å gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører innenfor rammeavtalen. Det vil ikke være mulig for UiO å gjennomføre en egen anbudskonkurranse på det samme området i tidsperioden rammeavtalen varer (4 år), uten først å ha forsøkt å dekke behovet med en mini-konkurranse innenfor rammeavtalen. UNINETTs rammeavtale kan også benyttes til å kjøpe kun deler og enkeltfunksjonalitet av en læringsplattform dersom mulig. Dersom UiOs behov ikke kan dekkes av konkrete løsninger innenfor rammeavtalen (etter ett forsøk), så vil det ikke medføre en plikt til kjøp. 5

6 Det koster UiO og delta på UNINETTs anbudsprosjekt. For å sikre at UiOs behov er godt ivaretatt er vi involvert med deltaker i styringsgruppen, i arbeidsgruppen som jobber frem kravspesifikasjoner, samt i gruppen som skal evaluere og innstille leverandører for rammeavtale. I tillegg til dette er vi involvert i den innkjøpstekniske utformingen og innspiller i IT-sikkerhetsperspektiver. Det digitale læringsmiljøet på UiO i dag UiO har en rekke digitale systemer og enkelttjenester til undervisning (Se vedlegg 3). Disse er i liten grad sydd sammen til et enhetlig og koordinert læringsmiljø. Læringsplattformen Fronter er en av undervisningstjenestene som berører flest studenter og undervisere. UiO har brukt Fronter i om lag 15 år og i mars 2016 hadde Fronter innlogginger. I begynnelsen var Fronter framtidsrettet og UiO hadde stor innflytelse på utvikling og tilpassing av systemet. De siste 10 årene har imidlertid det digitale feltet utviklet seg svært raskt, uten at mange av de gamle store LMS-leverandørene har hengt med. Fronter brukes i dag mest til å formidle beskjeder til studentene om et emne, flervalgsprøver, innleveringer og deling av læringsressurser i form av filer. Noen miljøer og enkeltundervisere har tatt i bruk mer funksjonalitet som tilbys i Fronter av typen presentasjonssider, strukturerte læringsløp og videokonferanse. Likevel har bruken i stor grad stabilisert seg på et minimum, og til disse begrensede oppgavene er brukerne jevnt over fornøyde med Fronter. UiOs brukere har andre behov til digitale verktøy nå enn tidligere som ikke dekkes av Fronter. Dette kombinert med at Fronter til dels har stagnert i utvikling, resulterer i at brukerne søker andre løsninger som innebærer overlappende funksjonalitet. Det er nå flere LMSer i bruk på UiO. Blant annet har noen miljøer tatt i bruk Canvas og FutureLearn til åpne nettkurs, og UV-fakultetet har i noen år benyttet Itslearning. I tillegg til dette er det enkeltinitiativer for å ta i bruk andre LMS-er. Obligatoriske innleveringer og eksamen kan gjøres i LMSene, men dette kan og skal også gjøres i Inspera og Devilry. UiO har også avtale med FutureLearn for MOOCs. Ved siden av LMS-et kommer flere tjenester som både utfyller manglende funksjonalitet, men også overlapper og står i direkte konflikt og konkurranse med hverandre. For eksempel utfordrer beskjeder fra semestersidene via Mine studier formidlingen av beskjeder fra Fronter, noe som resulterer i at studentene får to ulike kanaler de aktivt må oppsøke for informasjon om sine emner og studier. Videre finnes det flere løsninger for eksempel for videokonferanse og samarbeidsflater. På den ene siden er det positivt at valgmulighetene i digitale løsninger for undervisning øker. På den andre siden er ikke de ulike systemene og verktøyene satt i sammenheng og under en felles overbygging. Resultatet kan derfor bli uoversiktlig, fragmentert og lite effektivt for brukeren. Ønsker og behov UiO må tilby et digitalt læringsmiljø med høyere brukskvalitet enn det som tilbys i dag. Dagens omgivelser fremstår som umoderne og lite fleksibelt, og kvalitetsnivået er tidvis lavere enn det brukerne forventer og det som tilbys ellers på internett. Et eksempel er mangelen på et godt verktøy for kommunikasjon mellom studenter utover epost. For at faglig diskusjon skal skje må aktiviteten 6

7 flyttes til eksterne tjenester med risiko for at mange studenter faller utenfor. Potensialet for sosial læring og studentaktivitet som ligger i et digitalt læringsmiljø blir derfor ikke forløst i dagens omgivelser. UiO trenger et helhetlig digitalt læringsmiljø som tar høyde og legger til rette for nye undervisningsog vurderingsformer. Det er i dag få muligheter til å legge til rette for diskusjoner, oppgaveløsing og samhandling mellom studentene. LMS-et brukes i stor grad som en enveis formidlingskanal for underviseren og studentene oppsøker LMS-et i stor grad for å se etter nye beskjeder eller laste ned læringsressurser. Det vil være fordelaktig for studenter og undervisere dersom informasjon, læring og undervisning var samlet i ett enhetlig digitalt læringsmiljø. De tradisjonelle LMS-ene ønsket i utgangspunktet å være en helhetsleverandør av det digitale læringsmiljøet, men det er ikke realistisk at en enkelt leverandør skal kunne stå for denne helheten. I stedet peker behovene og teknologiutviklingen i retning av at det må være en grunnleggende arkitektur, der man har mulighet til å koble til bokser med funksjonalitet som passer de formålene man har med sin læring og undervisning. Resultatet vil blant annet være at man har ett sammenhengende og helhetlig læringsmiljø å forholde seg til som samtidig legger til rette for et fleksibelt mangfold. Dette vil kunne gi grunnlag for å høste gevinster av læringsanalyse (se Digitale mulighetsrom - Framtidsutsikter), åpning for en større grad av personliggjøring av læringsopplevelser for studentene og legge til rette for mer fagnære undervisningsverktøy i det samme systemet. Digitale mulighetsrom Framtidsutsikter (0 3 år) 99% av alle verdens høyere utdanningsinstitusjoner har i dag en form for det vi i dag betegner som et LMS. Ifølge Educause vurderer halvparten av disse å bytte til et nytt LMS 1. LMS-standarden har møtt mye kritikk de siste årene og mange har etterspurt en ny generasjon med systemer med funksjonalitet som innbyr til mer aktivitet. Mange institusjoner har hatt problemer med enkeltstående systemer som ikke snakker sammen og for mange informasjonskanaler som gjør det uoversiktlig for ansatte og studenter. Dette identifiseres av Educause Learning Initiative (ELI) som det neste paradigmeskifte i artikkelen Next Generation Digital Learning Environment (NGDLE), hvor et interoperatibelt, personlig tilpasset og samarbeidsfokusert system skisseres. MOOC-ens inntog i høyere utdanning gjorde at det ble investert mye penger i EdTech (Educational Technology) som har gjort at det i løpet av de siste årene har dukket opp flere interessante løsninger. Norsk EdTech er i sterk vekst 2 og er et av dagens mest omtalte gründermiljøer. Av de siste årenes nyvinninger, er det læringsanalyse som muligens har det mest verdiskapende potensialet for høyere utdanning. I korte trekk består læringsanalyse av studentskapte data som blir tolket av en algoritme som kan gi et tilstandsbilde av en student/studentgruppe. Dette kan fungere som et utgangspunkt for oppfølging og mange institusjoner melder om økt gjennomstrømming etter innføring av slik funksjonalitet. Disse dataene kan også generere nivåtilpassede oppgaver til studenter som blir betegnet som adaptiv læring. Dette blir ansett som en stor tilvekst innen læring og formative vurderingsformer, men gir også utdanningsinstitusjoner innsikt i gjennomstrømming og frafall. For øvrig er ulike former for analytics godt inkorporert i de fleste av dagens bransjer som en 1 NGDLE, Educause Learning Initiative, april Norsk EdTech i sterk vekst, IKT-Norge 7

8 et strategisk verktøy og en endringsdriver for organisasjoner som kan gi innsikt og grunnlag for tiltak og beslutninger. For å oppnå innsiktsfull læringsanalyse må læringsteknologier og tilhørende systemer være i stand til å «snakke med hverandre» og utveksle data. Om en student eksempelvis svarer konsekvent feil på nivåtilpassede oppgaver innenfor et gitt tema, kan applikasjonen sende denne informasjonen til en e- bok som henviser til det relevante kapitlet studenten må terpe på. Denne typen informasjon kan bli visualisert gjennom et informasjonspanel/dashboard som gir studenten innsikt og en status mot læringsmålene. For å realisere slik funksjonalitet er begrepet åpne standarder en nøkkelfaktor. En åpen standard kan kort forklart utveksle data med andre åpne standarder, og innen dette feltet er det blitt gjort store fremskritt i senere tid. Flere av dagens LMS-tilbydere har åpnet opp for slike åpne standarder og integrasjoner, og investerer betydelige utviklingsressurser i læringsanalyse og visualiseringer som kan gi ulike former for innsikt for student, underviser og institusjon. Adaptiv læring er også noe som er prioritert av mange og det er forventet store fremskritt i årene som kommer. Dette er en utvikling som åpner for at det blir enklere å koble på funksjonalitet utviklet av eksterne leverandører inn i et LMS, og at studentproduserte data fra slike applikasjoner kan flettes sammen i en felles sammenheng. Vi kan oppsummere med at det i løpet av de siste tre årene har skjedd mer på læringsteknologimarkedet enn det har gjort de foregående 15 årene. Dette er en utvikling som gir muligheter for mer fleksible, varierte og engasjerende læringsformer som kan motivere og utfordre studentmassen i større grad enn i dag. Det er imidlertid viktig å påpeke at markedet er i stor utvikling, og at det også vil skje mye i de kommende årene. Derfor er det viktig å velge en løsning som er fremtidsrettet og fleksibel, samtidig som den er effektiv, pålitelig og trygg. Vurdering Det følgende tar utgangspunkt i vurderingsmatrisen i vedlegg 4. Matrisen tar for seg mer detaljert interne og eksterne fordeler og ulemper ved de to alternativene. 1. Delta på UNINETTs anbud Ved å delta i UH-sektorsamarbeidet om LMS kan UiO oppnå gevinster som mer effektiv ressursbruk, standardisering av de prosessene som er like, samarbeid og utvikling av felles beste praksis gjennom to sentrale fordeler: Koordinering og samordning av oppgaver i forbindelse med LMS-et, på samme måte med samme type kompetanse og løsninger. Mange slike prosesser kan gjøres én gang, felles for alle og bidrar til kostnadseffektivitet for den enkelte institusjon. Samarbeid i sektoren er også nyttig og kostnadseffektivt fordi det finnes mye kompetanse og mange gode løsninger i sektoren som kan gjenbrukes og som kan bidra til samarbeid på tvers av institusjoner. For UiO vil et slikt samarbeid ha gevinster som kostnadsbesparelse gjennom UNINETT sine rammeavtaler og standardiserte innkjøpsprosesser. Gjennom UNINETT-prosessen vil UiO kunne ha a et nytt LMS tilgjengelig for brukerne tidligere enn om UiO ikke deltar. I tillegg vil UiO få et ferdig produkt klart til implementering, noe som vil være mer kostnadseffektivt enn eventuelt å utvikle/ 8

9 «sette sammen» et eget. Gjennom UNINETT-anbudet vil UiOs undervisere og studenter få en raskere vei til et bredere og rikere digitalt læringsmiljø enn ved å ikke delta i anbudsprosessen. UiO vil gjennom UNINETT få fordelen av å fremstå som en storkunde når det i fellesskap skal kjøpes inn et LMS. Utover det merkantile vil også dette samarbeidet kunne medføre en ansvarfordeling for ulike teknologiområder noe som igjen kan medføre økt total kompetanse, men også en felles front i utviklingsarbeidet mot et fremtidig NGDLE. Verken UiB eller NTNU deltar i anbudet, så UiO er den største deltakende enkeltinstitusjonen. Det er derfor i prinsippet mulig at UiO vil kunne oppnå den samme storkunde -fordelen ved å velge å gå for en egen anbudsprosess. UNINETT-anbudet vil kunne samle over 20 institusjoner (Se vedlegg 5) rundt en felles arkitektur som på sikt kan føre med seg en felles retning mot neste generasjons læringsmiljø. Redusert byttekostnad i fremtiden ved at samarbeidet kan fasilitere felles løsninger som integrasjonsstandarder og flater er blant noen av fordelene. UNINETT vil også kunne fasilitere samarbeid i sektoren til å fremskynde utviklingen av fremtidige, digitale løsninger som læringsanalyse og adaptiv læring. For eksempel vil det å jobbe sammen om systemene innenfor digitale læringsmiljø, kunne gi grobunn til et nytt felles datagrunnlag for læringsanalyse. En kravspesifikasjon utstedt av en samlet UH-sektor vil imidlertid kunne gi tilslag i form av en løsning som ikke nødvendigvis dekker UiOs behov. Likevel, som tidligere angitt skal anbudet resultere i en rammeavtale med fire LMS-tilbydere. UiO kan derfor gå ut i en minikonkurranse og velge det LMS-et eller enkelfunksjonaliteter som passer UiOs behov. Dersom ingen av tilbyderne når opp i minikonkurransen står UiO fritt til å velge en leverandør utenfor rammeavtalen. Innkjøpsavdelingen ved UiO opplyser at en minikonkurranse i gjennomsnitt koster 1/14 sammenlignet med et eget anbud. Det er derfor ingen risiko for at UiO må velge et produkt som ikke dekker egne behov. Det vil derimot være en kostnadsrisiko ved å delta i prosessen uten en garanti for at noen av leverandørene i rammeavtalen dekker UiOs behov (se vurderingsmatrisen). Man kan også se for seg at noen av sektorsamarbeidsfordelene reduseres dersom ingen av de andre institusjonene velger den samme leverandøren som UiO i rammeavtalen. 2. Ikke delta på anbudet. Dersom UiO velger å ikke delta på UNINETTs anbud kan UiO gå ut med et eget anbud på LMS eller enkeltfunksjonalitet, installere og drifte et Open Source-LMS eller sette sammen en egen løsning. Ved å gå ut med et eget anbud vil UiO kunne spesifisere behovene utelukkende for egen organisasjon. Det er også grunn til å tro at UiO som den største utdanningsinstitusjonen i Norge vil få merkelappen storkunde i markedet og kunne dra noen fordeler av det. Det er imidlertid sannsynlig at de samme leverandørene vil svare på et UiO-anbud og UiO vil ende opp med et av de samme produktene som ved deltagelse i UNINETT-anbudet. UiO risikerer dermed å stå utenfor et UH-sektor samarbeid og med samme produktet bare til en betydelig høyere kostnad og ressursbruk. Utenfor et sektorsamarbeid vil UiO sannsynligvis heller ikke ha den samme forhandlingstyngden i utviklingsønsker mot leverandørene. NTNU har nylig gjennomført egen anbudsrunde på LMS og gått til anskaffelse av systemet «Blackboard». Denne prosessen ble påstartet før UNINETTs nasjonale anbud. NTNU melder om en tids- og ressurskrevende prosess. 9

10 Ved et Open Source-LMS kombinert med utvikling av egne løsninger, så vil også UiO i større grad kunne spisse behovene mot egen virksomhet og samtidig ha en større kontroll over utviklingen av eget digitalt læringsmiljø. Dette kan potensielt gi et unikt skreddertilpasset digitalt læringsmiljø med de omdømmehevende konkurransefordeler dette kan gi. UiO kan også vurdere å undersøke mulighetene for å inngå et samarbeid med UiB om å benytte deres Open Source-installasjon av Canvas. UiB har satsing på digitalt læringsmiljø gjennom «Dig UiB-prosjektet» og har en policy på at ekstern funksjonalitet skal være open-source. Dette er en beslutning UiO på et senere tidspunkt kan ta uavhengig om vi deltar på anbudet eller ikke. Samtidig er det utfordringer og risiko knyttet til å sette sammen en egen løsning. En kan blant annet hevde at det vil ta lenger tid frem til UiO har en helhetlig løsning for studenter og ansatte, samt lenger tid frem til vi har en arkitektur som tilrettelegger for læringsanalyse. Dette vil også kunne medføre at UiO stagnerer og sakker akterut utviklingsmessig sammenlignet med UH-sektoren for øvrig. Et slikt etterslep vil være ressurskrevende å ta igjen og potensielt redusere UiOs omdømme på utdanningskvalitet. Konklusjon Som de fleste andre utdanningsinstitusjoner nasjonalt og internasjonalt, så går også Universitetet i Oslo inn i utviklingsprosesser tilknyttet vårt digitale læringsmiljø. UiO vil, sannsynligvis gjennom «Program for digitalt læringsmiljø», måtte etablere et «veikart» for utvikling og tilrettelegging for vurderings-, undervisnings- og læringsteknologi. Dette må gjøres på bakgrunn av faglige behov, dagens situasjon og fremtidens digitale mulighetsrom. Med et slikt utgangspunkt vil en kunne anta at UiO ved å delta på UNINETTs prosess kan komme raskere og billigere til anskaffelse av ny funksjonalitet dersom det skulle vise seg at det er ønskelig. Risikoen er at dersom UiO skulle komme frem til at det ikke er ønskelig med innkjøp på dette feltet, så har det å delta på prosessen kostet kroner. Involvering og tidsbruk i selve prosessen kan hevdes uansett å komme institusjonen til gode gjennom kunnskap og erfaringer som kan brukes i det videre arbeidet. Velger vi ikke å bli med, så vil det ha den fordelen at vi kan være mer UiO-spesifikke i evt. innkjøp og ha mer UiO-spesifikk utviklingsdialog med kommersielle tilbydere, men samtidig vil vi ikke inngå i denne dialogen med en sektors tyngde. Egne anbudsprosesser vil være dyrere enn UNINETTs nasjonale fellesanbud. I tillegg er det mer kostbart med anbud enn å gjøre innkjøp via minikonkurranser på UNINETTs rammeavtale. Ettersom UiO per dags dato ikke har et veikart for utvikling og tilrettelegging for det digitale læringsmiljøet, så er det prematurt å ta beslutning om at vi f.eks ikke skal gjøre innkjøp de neste fire årene. Det er derfor nærliggende å anbefale at UiO deltar på UNINETTs anbudsprosess for LMS parallelt med «program for digitalt arbeidsmiljø» samler inn krav, ønsker og behov ved UiO og bidrar til å tegne et veikart for UiOs digitale læringsmiljø. 10