Bibliotekutvalget. Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 10. september 2015

Transkript

1 Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 10. september 2015 Sted: Universitets- og høgskolerådet, kl Tilstede: Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen (leder), Handelshøyskolen BI Bibliotekdirektør Lisbeth Tangen (nestleder), NTNU Bibliotekdirektør Bente R. Andreassen, Universitetet i Oslo Bibliotekdirektør Maria-Carme Torras i Calvo, Universitetet i Bergen Seksjonssjef Sølvi Karlsen, Høgskolen i Sør-Trøndelag Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes, Høgskolen i Lillehammer Læringssenterdirektør Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus Fungerende bibliotekdirektør Trude Færevaag, Høgskolen i Bergen Viserektor for FOU Erik Kyrkjebø, Høgskulen i Sogn og Fjordane Første vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Hedmark Første vara Bibliotekdirektør Jesper Christian Mørch, Universitetet i Agder Andre vara: Bibliotekleder Sidsel Moum, Arkitekt og designhøgskolen i Oslo Fra UHRs sekretariat: Generalsekretær Alf Rasmussen, under sak 22/15 og 23/15 Seniorrådgiver Vidar Tobiassen, under sak 22/15 og 23/15 Seniorrådgiver Hilde Trygstad Forfall: Bibliotekdirektør Berit Eliassen, Universitetet i Nordland Andre vara: Hovedbibliotekar Irene Hunskår, Haraldsplass diakonale høgskole Saksliste Sak 21/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 22/15 Sak 23/15 Nasjonalbiblioteket. Nasjonalbibliotekaren og sekretariatet for bibliotekutvikling presenterer satsninger for 2015 og 2016 Alf Rasmussen ny generalsekretær i UHR Lunsj Sak 24/15 Oppfølging av referat fra 28. mai 2015 Sak 25/15 Strateginotat om UH-bibliotekene

2 Sak 26/15 Evaluering av UH-bibliotekkonferansen 2015 Sak 27/15 Evaluering av UHR Bs biblioteklederseminar juni utsatt Sak 28/15 Sak 29/15 Status arbeidsgrupper med påfølgende miniseminar - utsatt Forskningstjenester Læringstjenester Statistikk- og styringsdata Orienteringer UHR Bs sammensetning prolongeringer Muntlig orientering om fusjonsarbeidet ved institusjonene UHR Bs biblioteklederseminar om Bolk 19. oktober 2015 Sak 30/15 Eventuelt

3 /15 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble sendt ut en uke før møtet. Dagmar Langeggen orienterte om sakslisten. Innkalling og saksliste ble godkjent.

4 /15 Nasjonalbiblioteket (NB): Nasjonalbibliotekaren og Sekretariat bibliotekutvikling (SBU) presenterer satsninger for 2015 og 2016 Fra Nasjonalbiblioteket møtte Aslak Sira Myhre (Nasjonalbibliotekets direktør), Jonny Edvardsen (avd.dir. for tilvekst og kunnskapsorganisering) og Arne Gundersen (rådgiver sekretariat for bibliotekutvikling). Direktøren innledet med å presisere at forvaltning av Nasjonalbiblioteket ligger under Kulturdepartementet (KUD). Nasjonal bibliotekstrategi er utarbeidet på oppdrag fra KUD og skal gi en oversikt over: statlig ansvar og oppgaver for å bidra til utvikling av fremtidsrettede folkebibliotek Det er kommunene som selv har hovedansvaret for å utvikle folkebibliotekene, men i denne strategien gis en oversikt over hvordan staten, helt konkret, skal bidra til å oppnå de bibliotekpolitiske målene som er fastsatt i Prop 1 S ( ). Det er i hovedsak Nasjonalbiblioteket som skal gjennomføre tiltakene i strategien. (s. 6) Infrastruktur og digital tilgang NB skal styrke biblioteket som digital arena, og bidra til at allmennheten får tilgang til NBs samlinger; et eksempel som ble nevnt var Bokhylla. Arbeidet med overgang fra analog til digital katalog skal fullføres. Alle folkebibliotek får gratis tilgang til metadata, men disse kan ikke endres. Autoritetsregister skal utarbeides for verk, forfattere og korporasjoner. Det gis åpen tilgang til metadata. Distribuering av fjernlån fra tidsskrifter skal overføres til NB, som også i ferd med å utvikle et digitalt utlånssystem for e-ressurser. UHR B pekte på at det ville vært fint om Norart utvidet sin indeksering til også å omfatte antologier med norsk sakprosa. NB planlegger nå automatlager 3 for å ta imot tidsskrifter fra UH-bibliotekene. Fjernlånet i kommunene skal være brukerstyrt, men den enkelte rekvirent avgjør ikke hvor lånene rutes. Åpen digital tilgang til databaser blir gjenstand for forhandlinger i strategiperioden. NB skal sørge for økt tilgang til digitale innholdsressurser i bibliotekene.

5 Nasjonalbiblioteket vil etter dialog med Den norske Forleggerforening og andre relevante aktører som Norsk faglitterær forfatter og oversetterforening, fremforhandle en modell for kjøp og utlån av e-bøker. Modellen skal avgrenses til å gjelde skjønnlitterære utgivelser. EUs InfoSoc direktiv «Directive 2001/29/EC» gir tillatelse til å lage en digital kopi, men denne kan kun brukes som en påsynskopi i lokaler med faste terminaler. Dette er en sak som må bringes inn i arbeidet med revidert åndsverklov. Internasjonalt arbeides det også med muligheten for mer fleksible måter å håndtere digitale kopier. NB skal bygge kompetanse på opphavsrett særlig på det digitale området. Pliktavlevering Lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelege dokument [pliktavleveringslova] er revidert og det arbeides med ny forskrift til loven, blant annet håndtering av personvern. De nye forskriften skal etter planen være ferdig primo Dagmar Langeggen følger opp denne saken fra UHR B sin side. Utviklingsprosjekter og økonomi, NB skal bli mer aktiv i utviklingsarbeid, ved å koordinere, initiere og igangsette prosjekter. I tillegg skal NB: styrke sin funksjon som kompetanse- og ressurssenter utvikle en prosjektbase som gjøres tilgjengelig synliggjøre digitale tjenester styrke folkebibliotekene som arena for læring og debatt NB etablerer en ny modell for tildeling av prosjekt- og utviklingsmidler. Det skal: etableres fireårig satsing for å utvikle bibliotekene som debatt- og litteraturhus gis støtte til arrangementer i bibliotek og mindre tilrettelegginger av bibliotekenes fysiske omgivelser satses på nye formidlingsmetoder, digital tjenesteutvikling og frie utviklingstiltak skal styrkes i samarbeid med folkebibliotek, fagbibliotek og skolebibliotek igangsettes arbeid med videreutvikling av biblioteket som læringsarena etableres flere tiltak som bidrar til å styrke grunnleggende digital kompetanse (Digidel 2017) Forvaltning av prosjekt- og utviklingsmidler er delegert fra KUD til NB. I 2015 ble det bevilget en ramme på 48,5 millioner kroner til utvikling av bibliotek. Av disse er 22,5 mill. øremerket folkebibliotek. Fag- og folkebibliotekene konkurrerer på like vilkår om den resterende økonomiske potten på 26 mill. Det er ikke kuttet i den generelle bibliotek utviklingspotten hvor UH-bibliotek også kan søke. Historikk prosjekttildelinger NB skal være aktive i sin forvaltning av utviklingsmidlene, og vil derfor selv stå for prioriteringer og tildelinger.

6 Nasjonalbibliotekets strategiske råd Rådgivende utvalg avvikles og erstattes av et strategisk råd Fylkesbiblioteksjefkollegiet, UHR B og Storbybibliotekene inviteres til å oppnevne to representanter hver til Nasjonalbibliotekets nye strategiske råd. Det nye rådet som vil bestå av representanter fra bibliotekfeltet, og skal bidra til at Nasjonalbiblioteket fører en god, regelmessig og samordnet dialog med bibliotekene i perioden for den nye statlige bibliotekstrategien Viktige oppgaver for rådet vil være å: - melde om erfaringer fra oppfølging av bibliotekstrategien - bidra til eventuell justering av strategien etter behov - gi generell tilbakemelding på Nasjonalbibliotekets tjenester og virksomhet - evaluere bruk av utviklingsmidler Rådet oppnevnes for perioden Det vil i tillegg bestå av ca. fem representanter for små og mellomstore bibliotek, utnevnt av Nasjonalbiblioteket. Minst en av disse skal ha kompetanse på skolebibliotek. Rådet vil møtes to ganger i året. UHR B har foreslått at leder og nestleder i utvalget oppnevnes og at utvalgssekretæren blir oppnevnt som vara. I tillegg vil NB opprettholde de faste årlige dialogmøter med fylkesbibliotekene, UHR B, storbybibliotekene og Norsk bibliotekforening. På disse møtene deltar UHR Bs leder, nestleder og utvalgssekretær. Orienteringene ble tatt til etterretning.

7 /15 Alf Rasmussen ny generalsekretær i UHR Etter en kort presentasjon av egen faglig bakgrunn, ga Alf Rasmussen en orientering om UHRs prioriteringer. Han understreket at UHR er det viktigste samarbeidsorganet for norske universiteter og høgskoler, og bidrar i utviklingen av Norge som kunnskapsnasjon nasjonalt og internasjonalt. UHR er premissleverandør til politisk ledelse i Kunnskapsdepartementet og er en sentral utdannings- og forskningspolitisk aktør. UHR har mange samarbeidspartnere, og er representert i de fleste råd og utvalg i universitets- og høgskolesektoren. Strukturmeldingen får også konsekvenser for UHR, som i dag er en interesseorganisasjon som også har forvaltningsoppgaver innenfor visse områder. UHRs vedtekter, styrets og utvalgenes sammensetning og arbeidsoppgaver er oppe til debatt og vil bli gjenstand for endringer. Saken skal diskuteres på representantskapsmøte november på BI. Orienteringen ble tatt til etterretning.

8 /15 Oppfølging av referatet fra 28. mai 2015 Referat fra møte i Kandidater til rådgivende gruppe i BIBSYS sendte mandag 8. juni ut oppfordring til nominasjon på ny representant til Rådgivende gruppe (RG) for Biblioteksystemkonsortiet. Svarfrist var satt til fredag 12. juni. UHR B mottok nominasjon på seniorbibliotekar Anita Bergsvenkerud, Handelshøyskolen BI og hun ble foreslått som nytt medlem av RG. Kandidater til arrangementskomiteen BIBSYS konferansen 2016 Jorunn Alstad, NTNU UB. Leder for UBs seksjon for arkitektur, naturvitenskap og teknologi og hovedansvarlig for Alma opplæring på UB. Hun kjenner fagfeltet og er aktivt inne i strategiske problemstillinger. Ane Landøy, UiB UB. Hun har overtatt som prosjektleder for implementering av ALMA lokalt på UiB. Anne Gry Skonnord, UiO UB. Hun er en svært sentral og viktig bidragsyter arbeidet med Alma både lokalt på UiO og nasjonalt. Kursstøtte Det er avklart med Hege Bolstad Pettersen hvilken service UHR kan yte i denne sammenheng og det er ingenting utover det som ligger i stillingsbrøken til sekretæren for UHR B. Det innebærer at UHR ikke kan bistå i slikt arbeid. Kontaktinformasjon konferansehjelp som SMH benytter seg av: Svein Rasmussen. Reise og Konferanseservice AS. Postboks 180 N-1662 Rolvsøy , e-post: svein@reiseogkonferanseservice.no Sak 04/15 Årsplan Orienteringene ble tatt til etterretning

9 /15 Strateginotat om uh-bibliotekene Notatet ble dessverre ikke sendt ut før 5. september. Vi hadde vår første mulighet til et møte med underdirektør Hege Bolstad Pettersen om saken mandag 7. september. Etter dette møte besluttet AU å foreslå en del endringer overfor UHR B i strateginotatet For å unngå sammenblanding med KUDs Nasjonal strategi for folkebibliotek foreslår AU at dokumentet får betegnelsen rapport og ikke strategi. UHRs styre kan ikke gi anbefalinger til forslag som kan være i konflikt med institusjonenes autonomi. Rapporten går derfor til UHRs styret den 11. desember, med noen få konkrete forslag som skal fremmes overfor KD. Det skal utarbeides to (nesten) likelydende brev som går til henholdsvis styret i UHR og departementet der UHR B beskriver rapportens bakgrunn, innhold, prosess og planer for videre arbeid. Flere av de forslagene som ligger inne er meget gode og videreføres som UHR Bs anbefalinger til UH-biblioteklederne. AU innarbeider de kommentarene som fremkom i møtet. Rapporten sendes UHR B til ny uttalelse før den oversendes UHRs styre med sikte på behandling den 11. desember Rapporten med anbefalinger til biblioteklederne i UH-sektorene sendes ut medio desember 2015.

10 /15 Evaluering av uh-bibliotekkonferansen 2015 Leder i UHR B innledet ved å takke miljøet i Bergen for arbeidet med konferansen, som ble meget vellykket. Hun ga deretter ordet til Maria-Carme Torras i Calvo som innledet til saken ved å henvise til den utsendte oppsummeringen av evalueringen. Positive erfaringer Konferansen var meget vellykket Det var påmeldt 28 foredrag, syv plakater og tre verksted. Meget godt oppmøte på de enkelte parallellsesjonene, emnene traff publikum. Den «korte formen» fungerte utmerket. Viktig å samarbeide med UHR Bs arbeidsgrupper også i Behovet for en faglig møteplass i UH-biblioteksektoren er til stede. Utfordringer: Programmet ble noe tett, nok med tre hovedtaler Etterlyst en form for paneldiskusjon i plenum i stedet for ett av foredragene. Plakatsesjonene; bør settes av tid i programmet til en organisert «åpning» av dem, der forfatterne er til stede for å svare på spørsmål. Må starte arbeide med å få inn hovedforedragsholdere tidligere. Arrangementsteknisk: Klarere ansvarsfordeling mellom programkomite og arrangementskomite, en person fungerer som koordinator mellom gruppene. All aktivitet tilknyttet konferansen nettsted, programkomite, arrangementskomite - kommer i gang samtidig med klare retningslinjer for, hvem som gjør hva. Tidlig i planleggingsfasen bør det legges møteplan for de ulike komiteene. Viktig med gode planleggingsdokumenter som er kjent for hele organisasjonskomiteen. Savnet overlevering av erfaringer fra tidligere arrangører av fagreferentkonferansene. Nyttig å bruke et profesjonelt firma til det praktiske. Neste uh-bibliotekkonferanse arrangeres i Oslo i BI, HiOA og UiO er ansvarlig for konferansen. UHR Bs arbeidsgrupper involveres i planleggingen. Det var tilslutning til at uh-bibliotekkonferansen bør arrangeres annethvert år, eventuelt vurdere om mindre konferanser/workshop i regi av arbeidsgruppene kan arrangeres i mellomårene. Uh-bibliotekkonferanse må ikke arrangeres samtidig som Creating knowledge. Planleggingsdokumentene fra konferanse i Bergen oversendes arrangementskomiteen i Oslo.

11 /15 Evaluering av UHR Bs biblioteklederseminar juni utsatt Arbeidsutvalget er fornøyd med innhold og rammen rundt seminaret. Det burde kanskje vært satt av mer tid til diskusjon. En stor takk til det lokale vertskapet ved Ane Landøy og Maria-Carme Torras i Calvo! Her finner dere dokumentasjon fra seminaret Saken ble utsatt til neste møte.

12 /15 Status arbeidsgrupper - utsatt Forskningstjenester, vedlegg 1 Læringstjenester, vedlegg 1 Statistikk- og styringsdata, vedlegg 1 Arbeidsgruppenes hjemmesider blir oppdatert etter konkrete innspill fra den enkelte: Bakgrunn: Korte statusrapporter ligger vedlagt. Saken ble utsatt til neste møte.

13 Saksnr 28/15 Vedlegg 1 Forskningstjenester Arbeidsgruppa for forskningstjenester har møter hver 3. uke via Skype. Gruppa har hatt 2 fysiske møter og under UH-bibliotekkonferansen møttes alle tre arbeidsgruppene (forskningstjenester, undervisningstjenester og statistikk og styringsdata) til et felles lunsjmøte. Her ble det diskutert hvordan gruppene kan samarbeide fremover. Arbeidsgruppa for forskningstjenester arrangerer et introduksjonssemniar i bibliometri November Gruppen har også opprettet en egen nettside for informasjon om konferansen. På vegne av arbeidsgruppen Hilde Daland Læringstjenester Universell ønsker at UHR B oppnevner en vararepresentant for Anna Løken, og Atle Hårklau NMBU er forespurt og har akseptert. På vegne av arbeidsgruppen Karen Buset Statistikk- og styringsdata Det er gjennomført to møter i perioden; et av disse som et fellesmøte med de to andre UHR B arbeidsgruppene Hele gruppen deltok på UH-konferansen i Bergen i juni. Bente presenterte status fra gruppen som innledning til konferansen. På fellesmøtet med de to andre arbeidsgruppene ble vi enige om flg: o Det er et ønske om bedre synliggjøring av arbeidsgruppene overfor medlemsinstitusjonene; bla. a hva vi jobber med. Det er også ønske om en kontaktflate, f.eks. en blogg o Vi har en ambisjon om mer samarbeid innenfor områder der det er naturlig å samarbeide o Det er et behov for å skape arenaer der det kan dypdykkes i enkelttemaer. Vi ønsker å kunne diskutere dypere og mer detaljert med mange aktører på en gang. Svitlana har deltatt på IFLA-møtet i Sør-Afrika (statistikkgruppen) Bente og Mona har deltatt på møte hos Nasjonalbiblioteket. Tema var evaluering av årets rapportering av fag- og forskningsbibliotekstatistikk (for 2014). Innspill til mulige endringer og forbedringer i skjema og veiledning ble samlet inn og diskutert i arbeidsgruppen i forkant. Randi og Bente jobber videre med Cristin med det formål å kartlegge mulige statistiske verktøy for innsamling av bruksstatistikk fra databaser kjøpt gjennom konsortieavtalene.

14 Det har vært gjennomført tre møter. Det er bl.a. utarbeidet en kravspesifikasjon til verktøyet. Det skal også utarbeides en anbefaling som skal legges fram for UHR B og for styringsutvalget i Cristin så raskt som mulig. Kartleggingsutvalget der Randi er med: Det er planlagt en nettbasert intervjuundersøkelse. NIFU ble spurt om å gjennomføre undersøkelsen, men har svart at de ikke har kapasitet. Utvalget har derfor hatt møte med et firma som tidligere har utført tilsvarende undersøkelser for Kopinor. De skal komme med et forslag til opplegg som vi skal diskuteres på møte 4. september. Utvalget skulle i utgangspunktet ikke forholde seg til kompendier, da dette kunne telles via Bolk. I følge Kopinor er det en svært mangelfull registrering i Bolk, vi diskuterer derfor hvordan dette kan løses Heidi og Bente deltok på Northumbria-konferansen i Edinburgh i juli. (11th Northumbria International Conference on Performance Measurement in Libraries and Information Services) På vegne av arbeidsgruppen Bente Saxrud

15 /15 Orienteringssaker UHR Bs sammensetning; prolongering av medlemmene frem til 1. mars Fusjonsarbeidet ved institusjonene, se også: Heretter vil informasjon om at referat fra UHR B er lagt ut på hjemmesiden, også sendes direktørene i BIBSYS og CRIStin UHR B arrangerer biblioteklederseminar om Bolk 19. oktober Ved samkjøring med Bibsys seminar om pensumverktøy, blir dette nå også et møte for medarbeidere som arbeider med pensumverktøy. Saksbilag var sendt ut på forhånd. Dagmar Langeggen orienterte om seminarene som blir avviklet på BI. Seminaret erstatter det planlagte biblioteklederseminaret i tilknytning til NBs lederkonferanse. Det er ca 75 påmeldte til seminaret. Direktør Katrine Weisteen Bjerde henviste til utsendt dokumentasjon og orienterte om CRIStins arbeid med OA. Orienteringene ble tatt til etterretning.

16 /15 Eventuelt Ingen saker ble behandlet.