Bibliotekutvalget. Fast observatør: Bibliotekdirektør Johanne Raade, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet

Transkript

1 Bibliotekutvalget Medlemmer: Bibliotekdirektør Maria-Carme Torras i Calvo (leder), Universitetet i Bergen Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes (nestleder), Høgskolen i Innlandet Bibliotekdirektør Dagmar Langeggen, Handelshøyskolen BI Biblioteksjef Berit Eliassen, Nord universitet Læringssenterdirektør Lars Egeland, Høgskolen i Oslo og Akershus Bibliotekdirektør Trude Færevaag, Høgskulen på Vestlandet Vara: Leder høgskolebiblioteket Anna Løken, Høgskolen i Innlandet Vara: Bibliotekleder Sidsel Moum, Arkitekt- og designhøgskolen i Oslo Vara: Avdelingsdirektør Hanne Graver Møvig, Universitetet i Oslo Fast observatør: Bibliotekdirektør Johanne Raade, Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet Forfall: Viserektor FoU Erik Kyrkjebø, Høgskulen på Vestlandet Biblioteksjef Rune Brandshaug, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Vara: Hovedbibliotekar Astrid Sandnes, Høgskulen på Vestlandet Bibliotekdirektør Jesper Christian Mørch, Universitetet i Agder Gjester: Underdirektør Håvard Kolle Riis, Universitetsbiblioteket, Universitetet i Oslo Universitetsbibliotekar Eystein Gullbekk, Universitetsbiblioteket, Universitetet i Oslo Fra UHRs sekretariat: Karen Oldervik Golmen, sekretær i bibliotekutvalget Møtedato: Saksnr.: UHR B 21/17 Referat fra møte i UHRs bibliotekutvalg 21. september 2017 Tid: kl Sted: Møterom M420 Bokhandleren, UHRs lokaler, 4. etg.

2 Sak 21/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Utvalget holdt en kort presentasjonsrunde, og ny bibliotekdirektør på UiO, Hanne Graver Møvig, ble ønsket velkommen til utvalget. Dagmar Langeggen ba om at sakene 27/17 og 30/17 ble flyttet opp før sak 26/17. Innkallingen og sakslisten ble godkjent, med de foreslåtte endringene på saksrekkefølgen. Sak 22/17 Open Access Nasjonale mål og retningslinjer for åpen tilgang Håvard Kolle Riis, UB UiO, presenterer rapporten UiO:Open Access - Kartlegging og analyse og kommenterte regjeringens nye nasjonale mål og retningslinjer for åpen tilgang til vitenskapelige artikler. (Presentasjonen legges ved referatet.) Prosjektet UiO: Open Access ble etablert for å øke forståelse og kunnskap om dagens publiseringsmønstre og kostnadsfordelinger, slik at UiO kunne få et godt grunnlag for videre arbeid med Open Access og sikre UiOs rolle som pådriver i nasjonale og internasjonale fora. Hovedpoengene til Kolle Riis var at forlagenes markedsmakt har ført til eksplosiv prisvekst og liten suksess med overgang til Open Access. Dette har ført til økt press på institusjonenes mediebudsjetter, med det resultat at forskere og studenter står i fare for å miste tilgang til viktige tidsskrifter. For å få til endring er det nødvendig å profesjonalisere forhandlingene, og sikre politisk og faglig forankring til å ta kampen mot forlagene. I tillegg er det vesentlig med nasjonalt og internasjonalt samarbeid og koordinering for å lykkes. Kolle Riis mente videre at det er nødvendig med en full overgang til Open Access, altså en «flipping» av dagens vitenskapelige tidsskrifter, og at man må vende de tidsskriftene der forskerne faktisk vil publisere i stedet for å prøve å flytte forskerne over til åpent tilgjengelige tidsskrifter. For å lykkes med en ny retning og strategi i Open Access-arbeidet er det nødvendig med en annen organisering og struktur enn i dag, og UiO skal blant annet ta initiativ til å evaluere og profesjonalisere forhandlingene sine, i samarbeid med BOTT. Etter Kolle Riis innledning, diskuterte utvalget viktige problemstillinger og mulige løsninger i overgangen til Open Access og nye måter å organisere seg på for å styrke institusjonenes forhandlingsposisjon mot forlagene. Det ble også snakket om hvordan utvalget og UHR bør jobbe videre med tematikken. 2

3 Det er viktig at det både sikres politisk og faglig forankring i forhandlingsarbeidet mot forlagene, og bibliotekutvalget må finne en måte å bidra til det. I første omgang settes saken på nytt opp i desembermøtet, der sekretær for UHRs publiseringsutvalg Vidar Røeggen inviteres. Utvalgets sekretær vil også ta initiativ til et møte med publiserings- og forskningsutvalget for å diskutere hvordan UHR bør følge opp de problemstillingene Kolle Riis skisserte opp. Dette kan godt være grunnlag for en sak til UHRs styre. Det er viktig UHR og bibliotekutvalget har tett dialog med BOTT i den videre arbeidsprosessen. Arbeidet med Open Access følges opp av arbeidsutvalget og sekretær i samarbeid med publiseringsutvalget og forskningsutvalget i UHR. Tematikken tas opp på nytt i utvalgsmøtet den 7. desember og Vidar Røeggen inviteres til å innlede i saken. Sak 23/17 Seminar for UH-bibliotekledere våren 2018 i forbindelse med BIBSYS-konferansen innspill til tema og organisering av arbeidet Utvalget drøftet mulige tema og opplegg for et vårseminar tilknyttet BIBSYS-konferansen mars Utvalget ønsker et heldagsseminar som er lagt enten dagen før eller etter konferansen. Utvalgssekretæren undersøker med BIBSYS hvilken konferansedag som er mest relevant for UH-biblioteklederne, og legger seminaret opp til den dagen. BIBSYS kan gjerne inviteres til å delta også på vårt seminar. Følgende forslag til tema ble nevnt: Open Access/Open Science Policy for forskningsdata best practice? Digitaliseringsstrategien som overordnet tema, som spisses nærmere seminaret Sammenslåingen av Ceres, BIBSYS og Uninett til nytt tjenesteorgan planer, roller og konsekvenser for UH-bibliotekene Digitale læremidler og rettigheter NSD nasjonalt arkiv for forskningsdata Ny nasjonal lov om forskningsetikk hvilken rolle vil bibliotekene få/ta i dette? Følgende personer meldte seg til programkomiteen som skal planlegge seminaret: Lars Egeland Dagmar Langeggen Hanne Graver Møvig Programkomiteen legger fram forslag til tema på utvalgets møte i desember. 3

4 Tema for vårens seminar for UH-bibliotekledere utarbeides av programkomiteen i tråd med forslagene som kom i møtet. Det settes ned en programkomité bestående av følgende personer for å planlegge og arrangere seminaret i samarbeid med utvalgssekretæren: Lars Egeland Dagmar Langeggen Hanne Graver Møvig Sak 24/17 Evaluering av VIRAK 2017 Leder av programkomiteen for VIRAK 2017, Eystein Gullbekk fra UB UiO, presenterte evalueringen av årets VIRAK-konferanse for utvalget. UHR B er eiere av konferansen, og det er viktig at erfaringene og lærdommene fra denne utgaven tas med videre. Komiteen har lagd et fellesområde på Dropbox der all informasjon om konferansen i 2017 kan finnes, og hele utvalget skal gis tilgang til den. Det er viktig at de neste arrangørene får tilgang til og drar nytte av dokumentasjonen. Hovedtilbakemeldingen fra deltakerne på konferansen er at den var vellykket, både faglig og overordnet sett, med et unntak av konferansemiddagen. En del mente det var litt for mange parallellsesjoner, men ellers var det gode tilbakemeldinger på keynotene og rektordebatten. Vertskapet fikk også mye ros. Noen konkrete erfaringer Gullbekk mente var viktige å ta med seg er at det trengs godt samarbeid mellom program- og arrangementskomiteen fra starten av, at det kan lønne seg med tydeligere undertema for å sortere og begrense antall bidrag til parallellsesjoner og at det gjerne kan arrangeres egne satelittarrangementer med flere av de populære workshopene. Han mente også at profilen og merkevaren VIRAK bør videreføres og gjøres enda bedre kjent. Utvalget takker for orienteringen om evalueringen av VIRAK Konferansen har vært en suksess som må videreføres og bygges ut. Når regnskapet er ferdig må utvalget avgjøre hvordan overskuddet på en best mulig måte skal brukes for å komme den neste konferansen til gode. Saken tas opp på nytt når konferanseregnskapet er klart. Sak 25/17 Fremtidig organisering og lederansvar i UHR B Utvalgssekretæren orienterte om arbeidet med å utarbeide nye vedtekter og retningslinjer for UHR, og hvilke konsekvenser nye vedtekter og retningslinjer for de strategiske enhetene vil 4

5 få for bibliotekutvalget. Endelige vedtekter og retningslinjer vil bli vedtatt på på UHRs representantskapsmøte den 15. november i år. Orienteringen la grunnlag for en innledende diskusjon i utvalget om mulige organisatoriske endringer og hvordan bibliotekutvalget skal sørge for at det får en strategisk og viktig rolle for alle UH-bibliotekene også i fremtiden. Diskusjonen vil følges opp i en større sak om UHRs omorganisering i desembermøtet når de nye styringsdokumentene og et nytt organisasjonskart for UHR er endelig vedtatt. UHRs generalsekretær vil da komme og presentere den nye organisasjonen for utvalget. Utvalget diskuterte også om UHR B skal ledes av en representant fra BOTT-bibliotekene, men ble enige om at det ikke bør legges noen begrensning på hvordan utvalget skal settes sammen fremover. Leder fra en BOTT-institusjon kan eventuelt være en praksis, men utvalget vil ta endelig stilling til dette når ny organisering av UHR er vedtatt slik at bibliotekutvalgets sammensetning samsvarer med de øvrige utvalgene. Utvalget tar orienteringen om forslagene til nye vedtekter og retningslinjer for UHR til etterretning, og tar opp igjen saken på neste møte når de nye styringsdokumentene og et nytt organisasjonskart for UHR er endelig vedtatt. Sak 26/17 Innspill til høstens møte med Nasjonalbiblioteket Utvalget var bedt om å komme med innspill til møtet med Nasjonalbiblioteket 10. november. Følgende saker ble foreslått: Rapportering av den årlige statistikken for universitet- og høgskolebibliotekene Metadata fra forlagene Vitenarkiv Pliktavlevering det må komme en teknisk løsning Forprosjektet Norart + bokanalytter = sant Tilbakemelding om prosjektet Biblioteksøk Prosjektmidler Tilbakeføre ansvaret for å være Norges representant i fire ISO-arbeidsgrupper til Nasjonalbiblioteket Mona Henriksen trekker seg som medlem av koordineringsgruppa for fag- og forskningsstatistikken, arbeidsgruppen vil gi Nasjonalbiblioteket beskjed om hvem som erstatter henne så snart det er klart. UHR Bs sekretær melder inn de sakene utvalget ønsker skal tas opp på dialogmøtet med Nasjonalbiblioteket den 10. november

6 Sak 27/17 Rapportering av den årlige statistikken for universitet- og høgskolebibliotekene - Sak fra arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata Dagmar Langeggen orienterte på vegne av arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata. Nasjonalbiblioteket (NB) har i dag ansvar for å samle inn og publisere statistikk for fag- og forskningsbibliotek. Arbeidsgruppen anbefaler at det startes sonderinger for å se om det er mulig å endre innsamlings- og publiseringssted fra Nasjonalbiblioteket til NSD/DBH. Gruppen mener NSD er bedre egnet til å samle inn statistikk og at DBH er et mer naturlig sted for publisering av tall fra vår sektor. Det er i tillegg her UH-institusjoner rapporterer øvrige tall. Utvalget ber UHR B-ledelsen om å ta opp denne saken med Nasjonalbiblioteket i høstens møte, og informere om at UH-bibliotekene ønsker å gå i sonderinger med DBH om dette. Dagmar Langeggen skriver ned eksempler og argumentasjon som utgangspunkt for spørsmål som kan sendes til Nasjonalbiblioteket på forhånd, slik at de kan forberede seg til møtet. UHR B skal starte sonderinger for å se om det er mulig å endre innsamlings- og publiseringssted fra Nasjonalbiblioteket til NSD/DBH. Saken tas opp med Nasjonalbiblioteket på møtet mellom dem og UHR B 10. november Sak 28/17 Oppfølgingssaker 1) Videreutvikling CRIStin/NVI: Sigbjørn Hernes ga utvalget statusrapport. Styringsgruppen har snart møte, og utvalget ble orientert om sakene som skal opp. Det ble besluttet å invitere CERES til første møte våren ) MVA på vitenskapelige kunnskapskilder: Arbeidsutvalget tar en diskusjon på sitt neste møte om hvordan og når denne saken skal følges opp videre. 3) Kartlegging Organisering av bibliotektjenestene i institusjonene: Utvalgslederen orienterte litt om omorganiseringen av UB på UiB. Utvalget legger opp til en erfaringsdeling våren 2018 om hvilke organisatoriske endringer som er gjort på institusjonene og hvilke erfaringer man har. UHR B, AU og sekretæren følger opp sakene. 6

7 Sak 29/17 Orienteringer 1) Muntlig orientering fra arbeidet i UB:BOTT v/johanne Raade o Nytt medlem er Hanne Graver Møvig, ny bibliotekdirektør på UiO o Siden sist har BOTT-samarbeidet hovedsakelig konsentrert seg om forhandlinger i Ceres, med fokus på hele sektoren, ikke bare BOTT 2) Arbeidsgruppen for statistikk og styringsdata sin gjennomgang av Ipsos-rapporten om Kopinor-kartleggingen v/dagmar Langeggen o Rapporten har så mye feil og mangler at den ikke kan godkjennes o Dette settes opp som en egen sak i desembermøtet 3) Resultatet av Kunnskapsdepartementets organiseringsprosjekt som ble offentliggjort 15. juni 4) Rune Brandshaug erstatter Maria-Carme Torras i Calvo som utvalgets kontaktperson i arbeidsgruppen for forskningstjenester 5) IFLA-undersøkelse - Global vision for a united library field v/ Maria-Carme Torras i Calvo o Utvalget ble oppfordret til å delta og be de ansatte på egen institusjon om å bli med 6) BOTT-seminar om støttetjenester til ph.d.-utdanninger Alle interesserte er velkommen til å delta. Utvalget bør se på hvordan kan slike initiativ samordnes med eksisterende deler av UHR Bs arbeid. AU følger opp. 7) Ny digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren Bibliotekutvalget tar sakene til orientering. Sak 30/17 Eventuelt 1) Initiativ til ressursbank for opplæring i kildebruk og referanseteknikk Utvalget skal finne ut om det skal ta initiativ til å få på plass en ressursbank med «beste praksis»-eksempler på opplæring i kildebruk og referanseteknikk. Saken settes opp på neste møte og behandles grundigere da. Arbeidsgruppen for læringstjenester gis i oppdrag å forberede saken til utvalget. 2) Felles initiativ vedrørende Ceres og tilgang til DN-arkivet Utvalget ble enige om at UH-bibliotekene og særlig UB-BOTT må gå tungt inn i denne saken og støtte Ceres i forhandlingene med Retriever. Saken tas opp under eventuelt i møtet mellom UB-BOTT og Ceres. 3) Oppnevning av erstatter for Bente Svendsen som Norges representant i fire International Organization for Standardization (ISO)-arbeidsgrupper: 7

8 Utvalget mente dette arbeidet er best tjent med at Nasjonalbiblioteket tar over denne oppgaven igjen og saken tas opp i møtet med dem 10. november. Hvis det haster å oppnevne en erstatter, må det eventuelt avklares på e-post med Nasjonalbiblioteket før selve møtet. 4) Bestilling til arbeidsgruppen for læringstjenester: Samordning av referansestiler Utvalget startet så vidt diskusjonen om dette, så saken tas opp igjen på neste møte. 8