Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen)

Transkript

1 Oslo, Referat Møte i styret for CRIStin 19. oktober 2015 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Anne Lise Fimreite Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Fra CRIStin Fra UiO Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Forfall Referat fra styremote docx 1

2 Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak B Godkjenning av referat fra styremøte Sak O Driftsrapport for CRIStin pr Sak O Oppfølgingssak - Budsjettdisponeringsmyndighet Sak B Endringer i NVI-rapportering og publiseringsindikatoren Sak O Status for utvikling av CRIStin 2.0 Sak B Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 Sak D Overgangen fra abonnement til Open Access Siste utvikling Sak D Budsjett og planer 2016 Sak B Forslag til satsinger 2017 Sak D Strukturmeldingen Sak B Datoer for styremøter våren 2016 Sak B Åpenhet rundt styrepapirer for CRIStin Sak Eventuelt Referat fra styremote docx 2

3 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen saker ble meldt under eventuelt: Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak Godkjenning av referat fra styremøte 11. juni 2015 Referatet med innkomne kommentarer ble godkjent. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak Driftsrapport fra CRIStin pr (inkludert regnskap etter september) Daglig leder besvarte spørsmål fra styret. Styret støtter forslaget om å justere mandat for strategigruppen for bibliotekkonsortiene og at mye av den strategiske diskusjonen videreføres for UH-sektoren gjennom UHRs bibliotekutvalg og BOTT-bibliotekene, for helsesektoren gjennom de regionale helseforetakenes strategigruppe for forskning og for instituttsektoren gjennom styret for Forskningsinstituttenes fellesarena (FFA). Daglig leder ønsker ideelt sett en modell for forhandlingene der institusjonene gjennom sine forskningsledere og bibliotekledere har mer direkte styring med prosessen. Involvering fra forskningsledelsen blir stadig viktigere når nå vekten i forhandlingene flyttes over mot Open Access fremfor rene abonnementsavtaler. Det er viktig for CRIStin at helsesektoren fortsetter arbeidet med å etablerere en kanal som CRIStin kan ha kommunikasjon med i den mer operative dialogen. Styret ber om jevnlig rapportering på hva som skjer rundt konsortieavtalene. Vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering. Sak Oppfølgingssak Budsjettdisponeringsmyndighet Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak Endringer i NVI-rapportering og publiseringsindikatoren Endringene i publiseringsindikatoren vedtas av departementene og er således ikke gjenstand for diskusjon eller vedtak i CRIStins styre. Derimot diskuterte man hvordan CRIStin best mulig skal håndtere de endringene som nå er vedtatt. Styret ber om at CRIStin legger vekt på å finne en løsning som ikke trekker ressurser bort fra CRIStin 2.0-utviklingen og som medfører minst mulig risiko for støtteverktøyene for NVIrapporteringen. Styret registrerer at det av over publikasjoner ble meldt inn 8 tvistesaker. Dette ses som tegn på at veiledningene i rapporteringsinstruksen gir et godt grunnlag for institusjonene til å vurdere hva som skal og ikke skal gi publikasjonspoeng. Vedtak: Styret tar endringene i publiseringsindikatoren til orientering. CRIStin vil søke å finne en løsning for å håndtere endringene i tråd med styrets føringer. Styret ber CRIStin fortsette dialogen med Forskningsrådet for å få avklart snarest mulig om endringene også skal gjelde for instituttsektoren. Referat fra styremote docx 3

4 Sak Status for utvikling av CRIStin 2.0 Styret er bekymret for ytterligere forsinkelser i utviklingen av CRIStin 2.0 og ber daglig leder om å forsterke bruken av milepælsplaner med fastsatte tidsfrister og avviksrapportering i forhold til planene. Dette blir nå brukt i utviklingen av integrasjonen mellom SPREK og CRIStin og har gitt gode resultater. Daglig leder har også engasjert en erfaren ekstern kvalitetssikrer for å gjennomgå prosjektmetodikken og utviklingsmetodikken og komme med eventuelle forbedringsforslag. Daglig leder har i forslagene til satsinger for 2017 (se sak 48) trukket frem behovet for en dedikert prosjektleder til CRIStin-utviklingen. I dag utføres prosjektlederoppgavene ved samarbeid mellom en ansatt fristilt fra Open Accessteamet i CRIStin og utviklingsleder fra FSAT. Styret ber om at det lyses ut prosjektlederstilling i 2-3 års engasjement og ber daglig leder arbeide for å skaffe finansiering til denne. Stillingen vil ikke slå inn med helårseffekt før i Dersom det ikke er mulig å skaffe midler til stillingen på annen måte, må det vurderes å redusere kjøp av tjenester fra FSAT. Styret ønsker å se en første leveranse i nytt design før de trer av sommeren Vedtak: Styret oppfordrer til at det arbeides på basis av detaljerte milepælsplaner for det videre utviklingsarbeidet i CRIStin 2.0-prosjektet. Styret ber også om at det lyses ut 2-3 års engasjement som prosjektleder og at daglig leder søker å skaffe tilleggsfinansiering til dette.. Dersom det ikke lykkes å skaffe tilleggsfinansiering, må daglig leder foreslå inndekning ved omprioritering i budsjettet. Forøvrig tar styret saken til orientering. Sak Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 Styret støtter forslaget om utvidelse av styringsgruppen med en representant fra helsesektoren. Når det først skal gjøres endringer i styringsgruppen, foreslår daglig leder å øke størrelsen på styringsgruppen for å styrke forankringen i brukerinstitusjonene. Styret støtter forslaget. Vedtak: Styret ber daglig leder sørge for oppnevning av en representant fra helsesektoren i dialog med HOD. Styret ber også om at forslag til ytterligere utvidet styringsgruppe og mandat for denne legges frem i styremøte i desember. Sak Overgangen fra abonnement til Open Access Siste utvikling Daglig leder presenterte utfyllende informasjon i forhold til de utsendte notatene. Styret støtter planen om å involvere forskningslederne ved institusjonene tettere i det videre arbeidet med Open Access. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre arbeidet i tråd med diskusjonen i møtet. Sak Budsjett og planer 2016 De utsendte skissene ble diskutert. Styret hadde ingen forslag til store endringer i disse. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille forslag til årsplan og budsjett til styremøtet i desember basert på diskusjonen i møtet. Referat fra styremote docx 4

5 Sak Forslag til satsinger 2017 Styret ønsker å prioritere utviklingen av CRIStin 2.0, en 4. stilling i konsortieteamet samt innføring av ORCID i CRIStin 2.0. Styret er skeptisk til å ta inn nye institusjoner i CRIStin ennå, fordi det er en klar risiko for at dette vil trekke fokus bort fra videreutviklingen. Styret foreslår at videokonferanseutstyr anskaffes kun til noen få rom og at man ellers bruker løsninger som Lync eller lignende. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille forslag til KD på satsinger i 2017 basert på diskusjonen i møtet. Sak Strukturmeldingen Styreleder og daglig leder orienterte fra møte i Samhandlingsforum Forumet tar mål av seg til å lage en samlet beskrivelse av tjenester og kompetanse i de ulike organisasjonene og samarbeid mellom disse. Beskrivelsen skal blant annet leveres som innspill til det IKT-utvalget KD har nedsatt. IKT-utvalget skal levere sine forslag til KD sommeren Etter dette må det antas at det fortsatt går en del tid før konkrete forslag til omorganisering settes ut i livet. Det har lenge vært et tema at konsortieteamet og Open Access-teamet i CRIStin samarbeider stadig mer og bør sees mer i sammenheng. Gitt at det vil ta tid å få en avklaring rundt eventuelle omorganiseringer som resultat av strukturmeldingen, ber styret om at det utredes å slå sammen de to teamene snarest mulig. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre arbeidet i tråd med diskusjonen i møtet. Utredning om eventuell sammenslåing av Konsortieteamet og Open Access-teamet bes presentert til styremøte i desember. Sak Datoer for styremøter høsten 2015 Styremøter for våren 2016 avtales som følger: kl 14 til kl hos Helse Nord i Bodø. Vi starter med faglige presentasjoner fra institusjoner i Bodøområdet og tar styremiddag på kvelden kl i CRIStins nye lokaler på Majorstuen. Siste styremøte for det sittende styret. Departementene inviteres til å delta. Vedtak: Datoer og sted for styremøter våren 2016 fastlegges som referert over. Sak Åpenhet rundt styrepapirer for CRIStin Vedtak: Styret støtter forslaget og ber om at saksdokumenter fra og med dette styremøtet gjøres tilgjengelig på CRIStins nettsider når de er sendt ut til styret. Sak Eventuelt Det var ikke meldt inn noen saker under dette punktet. Referat fra styremote docx 5