Forprosjekt for nytt intranett ved NTNU. Oppdragsgiver: Informasjonsavdelingen Kontaktperson: Jan Erik Kaarø

Transkript

1 Norges teknisknaturvitenskapelige universitet NTNU Forprosjekt for nytt intranett ved NTNU Mandat Oppdragsgiver: Informasjonsavdelingen Kontaktperson: Jan Erik Kaarø Forfatter: Per Hovde, prosjektleder Dato: Versjon: 1.0 Innholdsfortegnelse 1 Prosjektmål Bakgrunn Visjon for det nye intranettet Effektmål Resultatmål Ressurser og forutsetninger Omfang Hovedmilepæler Organisering Finansiering Prosjektmål 1.1 Bakgrunn NTNUs nåværende intranett, Innsida, er et av de mest benyttede datasystemene ved universitetet. I gjennomsnitt er det ca ansatte og ca studenter som logger seg inn (unike brukere) på alle hverdager. Systemet er imidlertid ti år gammelt og på flere måter utdatert både teknisk og funksjonelt. Fra flere hold er det blitt etterlyst et nytt intranett som i større grad åpner for samarbeid, informasjonsdeling og toveis kommunikasjon via web. Formålet med dette forprosjektet er å hente inn behovsunderlag, og å grovplanlegge det nye systemet. Mot slutten av forprosjektet skal det eventuelt startes opp et hovedprosjekt, som får som viktigste oppgave å realisere planene som er lagt i forprosjektet. Side 1 av 7

2 1.2 Visjon for det nye intranettet Visjonen med det nye intranettet er å levere et intranett som oppfyller følgende mål i NTNUs strategiske plan: Skape et fremragende studiemiljø i nært samarbeid med studentorganisasjoner og Studentsamskipnaden. Utvikle strukturer som fremmer tverrfaglig undervisnings- og veiledningssamarbeid. Utvikle en helhetlig personalpolitikk for NTNU med vekt på kompetanseutvikling og organisasjonskultur. Gjennomføre enhetlig ledelse og styrke samhandlingen mellom organisasjonsnivåene. Videre skal intranettet bidra til å styrke kommunikasjonen mellom NTNU og eksterne samarbeidspartnere som andre forskningsmiljøer, næringslivsbedrifter som vi har samarbeidsavtaler med, Forskningsrådet, etc. Forprosjektets intensjon er først og fremst å kartlegge behovene det nye intranettet skal dekke og se på de teknologiske mulighetene som eksisterer for å realisere behovene. 1.3 Effektmål Siden prosjektet beskrevet i dette mandatet er et forprosjekt, vil hovedmålet være å danne det nødvendige grunnlaget for et mandat til hovedprosjekt hvor det nye intranettet skal realiseres. Forprosjektet vil også danne beslutningsgrunnlag for om et hovedprosjekt skal kjøres. Det er derfor naturlig at mandatet for forprosjektet (dette dokumentet) også definerer de viktigste effektmålene for hovedprosjektet, selv om disse vil bli mer konkretisert i mandatet for hovedprosjektet. Mål nr Beskrivelse av Effektmålet Oppnås dato EM-1 Forprosjektet skal levere grunnlag for realisering av nytt intranett ved NTNU i et hovedprosjekt. De viktigste elementene i dette grunnlaget vil være: Kartlegging av tjenestene i det nye intranettet. Spesielt tjenester / funksjoner hvor brukerne både kan hente og dele informasjon. Herunder hvilke tjenester som krever autentisering. Foreslå organisering av ansvarsforhold ifm. produksjon og vedlikehold av informasjonen i det nye intranettet. Kartlegge behov for hvilke andre sentrale databaser, systemer og applikasjoner (interne og evt. eksterne) som bør kobles til intranettet. Forslag til hvordan tjenester og informasjon kan tilbys både på norsk og engelsk. Utarbeide brukbarhetskrav for det nye intranettet. Når arbeidet med hovedprosjektet starter. EM-2 EM-3 Hovedprosjektet skal realisere et intranett hvor det tilbys tjenester som gjør at brukerne i større grad enn med dagens intranett ( Innsida ) kan få tilfredstilt sine behov mht. informasjonsflyt, samarbeid og deling av informasjon. Hovedprosjektet skal realisere et intranett hvor ansvarsfordelingen i organisasjonen er entydig definert mht. produksjon og vedlikehold av informasjon under driftperioden. Når det nye intranettet er satt i drift. Når det nye intranettet settes i drift. Side 2 av 7

3 1.4 Resultatmål Resultatmålene for forprosjektet er: Mål nr Beskrivelse av Resultatmålet Oppnås dato RM-1 Definere en visjon ( hårete mål ) for det nye systemet / de nye tjenestene. Foreslå evt. strategiske valg som må gjøres for å nå denne visjonen / dette målet. RM-2 Resultatet av en behovsanalyse av de viktigste brukerbehovene i intranettet. Behovsanalysen har som intensjon å kartlegge alle eksisterende og potensielt nye brukere, og rangere disse etter viktighet. Videre skal behovsanalysen foreta en grundig kartlegging av brukerbehov for tjenester, innhold, design, etc. hos de ulike brukerkategoriene som; ansatte studenter potensielle studenter avdelinger med spesielle behov for informasjonsformidling (Informasjonsavdelingen, Universitetsbiblioteket (UbiT), Universitetsavisa, etc.) andre eksterne målgrupper som NTNU samarbeider med Behovsanalysen vil også se på arbeidsflyt knyttet til bruken av intranettet og eventuelt foreslå endringer som kan effektivisere bruken av intranettet. Et viktig element i behovsanalysen vil være å konkretisere hvilke gevinster brukerne mener kan bli oppnådd gjennom tilfredsstilte brukerbehov. Behovsanalysen vil nødvendigvis måtte omfatte en interessentanalyse for å kartlegge og rangere brukerne etter viktighet. Resultatet av behovsanalysen formuleres i et separat dokument. RM-3 Forslag til hvordan intranettet forvaltes mht. produksjon og vedlikehold av tjenester og innhold, og hvordan forvaltningen organiseres vha. ulike roller i linjeorganisasjonen. Herunder inngår også å avklare en arbeidsdeling mellom intranettet og andre internt rettede systemer som f.eks lokale intranett, eksterne nettsider, Studentweb, It s learning m.fl. Sagt med andre ord, å definere intranettets rolle i det totale informasjonssystemet ved NTNU. Forslaget formuleres i et separat dokument. RM-4 Mulighetsstudie av funksjoner og teknologi. Studien bør omfatte både Liferay som blir nytt publiseringssystem for NTNUs eksternweb, andre open-source systemer, og kommersielle systemer (som f.eks Microsoft Office SharePoint). I samarbeid med MA-seksjonen bør det foretaes en uforpliktende prekvalifisering av kommersielle intranettløsninger. Hovedhensikten med mulighetsstudien er å avdekke teknologitrender og finne ut hvor teknologifronten går. Resultatet av denne mulighetstudien formuleres i et eget dokument. RM-5 Utvikle en eller flere enkle dummyer (enkle prototyper) til et Side 3 av 7

4 RM-6 RM-7 nytt system som antyder struktur, ønsket funksjonalitet og evt. endrede arbeidsprosesser. Intensjonen med disse, i tillegg til å konkretisere hvordan det nye intranettet kan se ut fra et brukersynspunkt, er å gi anbefalinger til løsning overfor hovedprosjektet. Budsjettforslag for hovedprosjektet. Dette vil være et av de viktigste beslutningsgrunnlagene for hovedprosjektet og må foreligge så tidlig høsten 2009 at det kan inngå i budsjettprosessen for Levere en overordnet oversikt over funksjonalitet for intranettet som skal realiseres gjennom hovedprosjektet. Dette kan f. eks. være en initiell Product Backlog bestående av User Stories (ref. Scrum) Ressurser og forutsetninger Mål nr Beskrivelse av forutsetningen Må foreligge dato FO-1 Prosjektet må bemannes med ressurser som dekker de relevante kompetanseområdene for prosjektet, som; generell web-kompetanse (design, innholdsadmin., publikasjonsverktøy, teknologi) intranett arbeidsprosesser brukerundersøkelser Da prosjektdeltagerne ikke vil jobbe 100% av sin tilgjengelige tid i dette prosjektet, er det en forutsetning for å kunne opprettholde milepælene definert i dette dokumentet at ressursene har en kontinuerlig tilgjengelighet gjennom prosjektet. FO-2 Prosjektet skal ha tilgang til en ekspertgruppe fra brukersiden som kan benyttes etter behov som diskusjonspartner / høringsinstans for forslag som prosjektgruppen måtte utarbeide gjennom prosjektet. Dette for å sikre at forslag til funksjonalitet er forankret hos de viktigste brukerne. En gunstig sammensetning av denne gruppen vil være; 2 professorer (én fra Dragvoll og én fra Gløshaugen) 1 student 1 person fra webmasterfoum 1 person fra Universitetsbiblioteket (UBIT) 1 person fra administrativt personell FO-3 De budsjettmessige forutsetningene er definert i kap. 5 Finansiering Omfang Forprosjektet startes medio mai 2009 og pågår ut 2009, med ferdigstillelse før årsskiftet 2009/10. Side 4 av 7

5 Et resultat av forprosjektets leveranser er å ta stilling til om, og eventuelt når, et hovedprosjekt for realisering av det nye intranettet skal starte. 3 Hovedmilepæler Under oppstart Under gjennomføring Fase Etablere Grovplanlegge Gjennomføre Avslutte Beslutningspunkt MP nr Beskrivelse av beslutningspunkt / milepæl Foreslått dato B0 Etabler prosjekt MP1-1 Mandat godkjent B1 Start prosjekt MP2-1 Oppstartmøte MP2-2 Levere oppgaveforslag til Kundestyrt Prosjekt (TDT 4290). MP2-3 Plan for forprosjektet godkjent B2 Start gjennomføring MP3-1 Visjonen for hovedprosjektet definert. MP3-2 Interessentanalyse gjennomført MP3-3 Behovsanalyser gjennomført. MP3-4 Mulighetsstudie gjennomført. B3 Start levering MP4-1 Resultat av behovsanalyser foreligger. MP4-2 Budsjettanslag for hovedprosjekt utarbeidet. MP4-3 Resultat av mulighetsstudie foreligger. MP4-5 Forslag til organisering av administrasjon/forvaltning av intranettet foreligger. MP4-6 Product Backlog for hovedprosjekt utarbeidet. MP4-7 Sluttrapport ferdigstilt. B4 Avslutt prosjekt Organisering Prosjekteier: Informasjonsavdelingen v/nestleder Jan Erik Kaarø Ansvar: Prosjekteieren skal: utpeke prosjektleder i samarbeid med prosjektlederen utarbeide mandat med beskrivelse av hva prosjektet skal levere resultater og når dette skal skje, budsjett og andre rammevilkår. følge opp prosjektet underveis (på vegne av styringsgruppa) Side 5 av 7

6 inngå avtaler med eiere av ressurser og systemer som prosjektet er avhengig av. planlegge hovedprosjektet, som iverksettes mot slutten av forprosjektet. Styringsgruppe: Organisasjons- og informasjonsdirektør Trond Singsaas. Han vil orientere og rådføre seg med Prosessutvalget underveis ( Ansvar: Styringsgruppa har det overordnede styringsansvaret i prosjektet. Behandler og vedtar mandat og andre overordnede, styrende dokumenter. Kontrollerer at prosjektet holder seg innenfor de vedtatte rammene, og ser til at framdriften er som planlagt. Fatter vedtak i alle saker som berører overordnede rammer for prosjektet. Har ansvar for å forankre prosjektets mål og viktige prinsippielle avgjørelser i NTNUs styrende organer. Gruppa skal også påse at riktige personer er valgt til å delta i prosjektet, at aktivitetene blir prioritert også i linja, finne løsninger f.eks ved problemer med ressurstilgang, følge opp beslutninger også i linja Prosjektgruppe: Seniorrådgiver Per Hovde, Fundator (prosjektleder) Rådgiver Tone Kvenild, Informasjonsavdelingen Overing. Kyrre Myrbostad, IT-avdelingen Rådgiver Christine Sætre, IVT-fakultetet Forsker Hans Donali Tilset, Studio Apertura Prosjektleder har faglig ansvar for daglig ledelse av prosjektet og rapporterer til prosjekteier og styringsgruppa. Prosjektleder skal blant annet; bestemme arbeidsform og arbeidsfordeling i prosjektgruppa. sikre framdrift i prosjektet og ta ansvar for at frister og krav overholdes i tråd med mandat og kravspesifikasjoner. engasjere studenter til å bistå i ulike deler av prosjektet. sikre at det er god kommunikasjon mellom alle aktører innad i prosjektet og til andre relevante enheter, systemeiere, prosjekter og enkeltpersoner. sikre forankring og medvirkning i NTNUs organisasjon gjennom jevnlig informasjon på institusjons- og fakultetsnivå, samt kontakt med referansegruppa. Prosjektgruppa har et samlet ansvar for det praktiske arbeidet i prosjektet. Referansegrupper / ekspertgrupper Det nedsettes en gruppe med faglige ressurspersoner fra universitetet, som fungerer som høringsinstans og faglige rådgivere underveis i arbeidet. Deltagerne representerer kun seg selv, og ikke sine enheter. Gruppa har fire faste medlemmer; Student Pål Ivar Brekke, organisatorisk nestleder, Studenttinget (palivar@stud.ntnu.no) Professor Arne Krokan, Institutt for sosiologi og statsvitenskap. Forsker og underviser i temaer knyttet til teknologi og samfunnsendring (arne@krokan.com). Side 6 av 7

7 Profesor Eric Monteiro, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap. Forsker og underviser i design og bruk av informasjonssystemer (ericm@idi.ntnu.no). Kontorsjef Tom Helmersen, Institutt for kjemisk prosessteknologi (tom.helmersen@chemeng.ntnu.no) Prosjektleder kan trekke inn ekstra referansepersoner etter behov. Prosjektleder avgjør hvordan kontakten med gruppa skal foregå. Dette behøver ikke nødvendigvis å skje via tradisjonelle møter, men like gjerne via et arbeidsområde på nettet. I tillegg skal Webmasterforum fungere som en referansegruppe nr. to. Medlemmene her representerer hver sin enhet på nivå to i organisasjonen (fakultetene, VM og UBiT). Prosjektleder orienterer om fremdriften på hvert møte i Webmasterforum. Det forutsettes at medlemmene i Webmasterforum på sin side formidler informasjonen videre på sine enheter og melder evt. innspill fra sine enheter tilbake til prosjektet. 5 Finansiering Prosjektet finansieres med strategi- og omstillingsmidler som er bevilget til Informasjonsavdelingen for Det forutsettes at alle deltagere i prosjektet fører timelister. Budsjett: UTGIFT SPESIFISERING BELØP Innleie av prosjektleder Innleie av prosjektgruppemedlem Frikjøp av prosjektgruppemedlem Frikjøp av prosjektgruppemedlem Diverse Samlet budsjett: Seniorkons. Per Hovde fra Fundator, 550 timer x 1100 kr. + mva. Hans D. Tilset fra NTNU Samfunnsforskning AS, 111 timer x 900 kr Kyrre Myrbostad fra ITavdelingen. 400 timer x 500 kr Christine Sætre fra IVTfakultetet. Kostnad:?? Bl.a. støtte til studentbistand, brukerundersøkelser, reiser, utvikling av dummyer og dekning av evt. overskridelser på timebudsjettet kr kr kr kr. (?? vil sannsynligvis avhenge av arbeidsomfanget) kr kr. Side 7 av 7