Program Basis IT-tjenester. Norges teknisknaturvitenskapelige NTNU. Mandat

Transkript

1 Norges teknisknaturvitenskapelige universitet NTNU Program Basis IT-tjenester Mandat Oppdragsgiver: OI-direktør Trond Singsaas Kontaktperson: IT-direktør Tor Holmen Forfatter: IT-direktør Tor Holmen prosjektsekretær Morten Rosmæl Dato: Versjon: 1.0 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn Programmål Effektmål Resultatmål Ressurser og forutsetninger Programmets omfang Hovedaktiviteter Tidsplan Organisering Organisering av arbeidet Roller Økonomi og finansiering Økonomi Finansiering...7 Side 1 av 7

2 1 Bakgrunn I perioden mars til juni 2009 er det utarbeidet en forprosjektrapport innen området Basis-IT. Se Forprosjektrapport Basis IT tjenester for informasjon. Denne ble behandlet i Prosessutvalgets møte Prosessutvalget vedtok da følgende: Arbeidet med felles løsninger for basis IT videreføres. Prosessutvalget ber om at det utarbeides et prosjektforslag/forstudierapport som fastlegger forutsetninger og rammebetingelser for et hovedprosjekt, med hensyn på målsetting, styring, tid, kostnader, samt en tentativ gjennomføringsplan på milepælsnivå. Hovedprosjektet må også legges opp slik at det gis muligheter for evalueringer etter hvert som nye løsninger utarbeides og implementeres, og slik at det om ønskelig gis muligheter for å justere kursen underveis. Det forutsettes at forslaget vektlegger hensynet til jobbsikkerhet og faglige utviklingsmuligheter for det personalet som berøres, og at det i rammene for utarbeiding og gjennomføring av hovedprosjektet legges til rette for medvirkning. Det forutsettes videre at de løsninger som foreslås balanserer behov for sentralisering opp mot fagnær støtte til de lokale miljøene. Prosjektforslaget legges fram for Prosessutvalget, og skal danne basis for en eventuell beslutning om å starte et hovedprosjekt. I tillegg hadde Prosessutvalget følgende kommentarer: enighet om omfanget av tjenester i basis IT figur 2 er god og riktig. Den bør gjøres bedre lesbar. (Figur 2 fremgår i Forprosjektrapport Basis IT tjenester, og viser et oversiktsbilde over basis ITtjenester) planene må balanseres slik at både sentrale og lokale perspektiv belyses det er viktig å skape tillit og trygghet hos alle aktørene det skal fortsatt være attraktivt å arbeide med IT lokalt det må være tilstrekkelig fagnær støtte til de lokale miljøene Rapporten ble behandlet i Driftsutvalget (DU) den Driftsutvalget vedtok da følgende: DU anbefaler å følge den anbefaling som er gitt under kapittel 3.3 Tiltak i rapporten, men DU vil til neste møte i PU komme med råd til den videre prosess. I tillegg hadde Driftsutvalget følgende kommentarer: Det mangler en vurdering på hvilke kvalitetsforbedringer dette gir Rapporten er ubalansert, mange fordeler, men få ulemper Utrygghet på om man med dette vedtar å anbefale en prosess som de ikke var enig i. Det ble presisert at dette ikke er en sluttbehandling av hele forprosjektet, men av rapporten. Med bakgrunn i Prosess- og Driftsutvalgets vedtak ble versjon 0.9 av dette dokumentet, Programmandat Basis IT- tjenester, utarbeidet og lagt fram for behandling i Driftsutvalgets møte samt Prosessutvalgets møte Side 2 av 7

3 Neste steg i prosessen var at IT-handlingsplan, hvor Basis-IT inngår, ble behandlet i dekanmøte med følgende tilslutning (jf. Handlingsplanens pkt. 8.2); Gjennomføre et prosjekt med det mål at basis IT-tjenester skal bli felles for hele NTNU. Prosjektet skal beskrive teknologiske, kompetansemessige, organisatoriske og økonomiske konsekvenser av foreslåtte tiltak. Prosjektet skal bygge på nasjonale retningslinjer for IT i offentlig virksomhet, og gi rom for forskjellighet i lokale løsninger der dette kan godt begrunnes. Prosjektet skal også ha som mål at tid og ressurser innen IT-virksomheten i større grad kanaliseres til IT-støtte direkte til primærvirksomheten Prosjektet gjennomføres i faser, som defineres nærmere i nært samarbeid med fakultetene. Handlingsplanen har videre vært O-sak til styret I etterkant av denne prosessen har dette programmandatet blitt ferdigstilt. Programmandatet må betraktes som overordnede rammer. Detaljer vil bli spesifisert i mandatene for de enkelte prosjektene. I og med at tidsperspektivet for realisering av nye Basis IT-tjenester er langt (4 år), vil man naturlig nok oppleve at målbildet kan bli justert basert på erfaringer, nye teknologiske muligheter, endrete organisatoriske eller strategiske føringer m.v. Endringshåndtering må derfor være et sentralt tema i hele programforløpet. I programperioden er det sannsynlig at det dukker opp prosjektbehov som faller innenfor definisjonen 1 av Basis IT-tjenester. Disse prosjektene bør legges inn under dette programmet som prosjekt. Dette for å få en samlet og koordinert utvikling av alle Basis IT-tjenester. 2 Programmål Programmet tar utgangspunkt i den overordnede målformuleringen som var skissert ved forprosjektets oppstart, dette er: NTNU er blitt enhetlig når det gjelder basis IT-tjenester. Dette vil NTNUs IT-brukere oppleve gjennom en del forbedringer og nye muligheter, eksempelvis - Brukerne møter de samme IT-tjenestene og får relevant brukerstøtte overalt på NTNU (dvs. på tvers av campuser og organisatorisk tilknytning). - IT-løsningene legger til rette for samarbeid internt og eksternt, gjennom at det finnes felles løsninger for prosjektsamarbeid, f.eks e-postadresser, personlige kalendere og romkalendere. Lokale IT-ressurser får frigjort tid til å hjelpe vitenskapelig ansatte med teknisk/administrative oppgaver knyttet til forskning og undervisning. NTNU vil bruke mindre ressurser på basis IT-tjenester, og vil få en enhetlig IT-arkitektur som gjør det mulig å ta i bruk nye IT-tjenester raskere og til en lavere kostnad enn i dag. Gjennom forprosjektet er det synliggjort mer konkrete effekter og på bakgrunn av det arbeidet er det nedsatt nye målsetninger. Det vises for øvrig til forprosjektrapporten, kapittel 3.2 Konsekvenser. Måloppnåelsen vil bli rapportert inn til Prosessutvalget. 1 Definisjon fra Forprosjektrapport Basis IT-Tjenester: Basis IT-tjenester er generelle, almengyldige ITtjenester som de aller fleste har behov for, inklusive støtte til bruk av disse og nødvendige underliggende tjenester. Side 3 av 7

4 2.1 Effektmål Mål nr EM-1 EM-2 EM-3 EM-4 EM-5 Beskrivelse av Effektmålet Bedre brukeropplevelse ved å ha enhetlige IT-tjenester Forenkle samarbeidet internt og eksternt samt forenkle innføring av nye tjenester i organisasjonen, ved å ha enhetlige IT-løsninger. Styrking av IT-støtte til forskning og undervisning ved å dreie ressursbruk fra Basis IT-tjenester til fagnær IT. Oppnå kostnadsbesparelser og en bedre miljøprofil bl.a ved å konsolidere teknisk infrastruktur. Oppnå et akseptabelt informasjonssikkerhetsnivå Effektmålene skal kvantifiseres og tidssettes i prosjekteringsfasen. 2.2 Resultatmål Resultatmål for programmet vil være å sørge for at de underliggende prosjektene støtter opp under programmets mål. Ordinære, konkrete resultatmål vil bli formulert i det enkelte prosjektets mandat. 2.3 Ressurser og forutsetninger Mål nr Beskrivelse av forutsetningen Må foreligge dato FO-1 Å gjennomføre et såvidt omfattende program over en treårsperiode krever kontinuitet i ressurstilgangen. Det må derfor avsettes tilstrekkelig med ressurser både hos fakulteter, enheter og IT-avdelingen. Dette må forankres hos ledelsen i aktuelle enheter. FO-2 Andre prosjektbehov som dukker opp i programperioden og faller innenfor definisjonen av Basis IT-tjenester, skal legges inn under dette programmet som prosjekt. FO-3 Det skal ikke startes prosjekter innenfor programmet uten at det finnes et godkjent mandat for den gitte aktiviteten. Et slikt mandat må anbefales av programmets styringsgruppe. Dette for å sikre at man til enhver tid prioriterer riktige aktiviteter. FO-4 Det må tas hensyn til at tjenestene som leveres skal kunne kjøre på ulike teknologiplattformer FO-5 Ved utvikling av nye tjenester skal det tas hensyn til offentlig lovverk, forskrifter og retningslinjer; jf. DIFIs FAOS-rapport og regjeringens obligatoriske IT-standarder, Referansekatalogen FO-6 Programmet skal til enhver tid følge beste praksis ved NTNU ved utforming av tjenester. FO-7 Hensynet til jobbsikkerhet og faglige utviklingsmuligheter for det personalet som berøres må vektlegges. FO-8 Ved utarbeiding og gjennomføring av programmet skal det legges til rette for medvirkning samt sikre best mulig organisatorisk forankring. FO-9 Det forutsettes at de løsninger som foreslås balanserer behov for sentralisering opp mot fagnær støtte til de lokale miljøene. FO-10 Det skal utredes alternative organisatoriske løsninger ut fra de tekniske løsningene som besluttes i de ulike prosjektene Side 4 av 7

5 3 Programmets omfang 3.1 Hovedaktiviteter Administrative hovedaktiviteter: Programledelse og administrasjon o Overordnet prosjektstyring, planlegging og koordinering samt økonomistyring o Felles prosjektadministrasjon Endringsråd/High Level Design o Etablere overordnet behov- og kravspesifisering. Overordnet tjenestedesign. Resultatet av dette arbeidet skal behandles i Drifts- og Prosessutvalget. o Forvaltning av overnevnte for å sikre felles prinsipper og kjøreregler på tvers av alle prosjekter. Initiering av prosjekt o Basert på forprosjektets rapport om foreslåtte prosjekt, gjennomføre en løpende vurdering i programmet på om disse prosjektene vil være de mest hensiktmessige i forhold til brukernes behov. o Basert på endringen / utviklingen i basis it-tjenestene, ivareta eventuelle konsekvenser dette får i forhold til behov for organisatoriske endringer. 3.2 Tidsplan Overordnet tidsplan er start og slutt , Innenfor programmets tidsplan, skal programmet prioritere de prosjektene som til enhver tid best innfrir programmet målkrav. Et utgangspunkt for mulige prosjekt, framgår av forprosjektets sluttrapport. Disse vil inngå som et utgangspunkt i programporteføljen, men løpende dialog med Drift- og Prosessutvalg vil avgjøre hvilke prosjekter som skal prioriteres, i forhold til utredning og implementering. Programmets milepælsplanlegging koordineres med milepæler i prioriterte prosjekter, dvs. pågående som planlagte. 4 Organisering 4.1 Organisering av arbeidet Arbeidet organiseres som et program med underliggende prosjekter. På programnivå ligger beslutningsorgan og støttefunksjoner som går på tvers av prosjektene. Programmet må oppfattes som et rammeverk for utførende prosjekter. Programmets leveranser vil skje gjennom de enkelte prosjekter under programmet. Det vil gå fram av programporteføljen hvilke prosjekt som til en hver tid pågår. Oppgaver på programnivå: Programorganisering, mandat prosjekter, samarbeidsforhold, anskaffelser Man styrer etter mål, tid, ressurser, økonomi Programkontoret utfører administrasjon og tilrettelegging Oppgaver relatert til overordnet design (High Level Design): Organ som utformer de overordnete spesifikasjonene og løsningsdesignet (målbildet). Side 5 av 7

6 Går deretter over til å være Endringsråd. Dette organet rådgir programledelsen i alle større endringer innen bl.a overordnet behovsspesifikasjon, arkitektur og løsningsdesign. Hensikten er å unngå at beslutninger kommer i motstrid med hverandre, og at avtalte prinsipper og retningslinjer følges. Består av seniorpersonell innen utvalgte fagområder Oppgaver på prosjektnivå: Gjennomføre prosjektarbeidet i henhold til det mandat eller prosjektdefinisjon som HLD har utarbeidet.. Prosjektarbeidet ledes og gjennomføres etter NTNU ITs gjeldende prosjektmetodikk PAM. 4.2 Roller Programeier: Rektoratet v/trond Singsaas Programmets styringsgruppe: Pekes ut av programeier. Deltaker fra arbeidstakerorganisasjonene inviteres og pekes ut av Sesam. Programgruppe: Programleder, evt ass. Programleder, Økonom, Programsekretær. Endringsrådet/HLD: Tjenesteansvarlig: Har ansvar for helhetsbildet for tjenestene og at de tilfredsstiller NTNUs funksjonelle krav. Arkitekturansvarlig/Infrastrukturansvarlig: Har ansvar for at arkitekturprinsipper er oppdatert, og at de løsningene som bygges eller anskaffes er i henhold til disse prinsippene samt øvrige krav til infrastruktur Sikkerhetsansvarlig: Har ansvar for at løsningene følger NTNUs krav til sikkerhet Organisasjonsansvarlig: Har ansvar for at foreslåtte endringer er helhetlige og at de ivaretar brukerperspektivet. Programledelsen leder organet. Rollene kan endres etter programmet behov. For hvert av prosjektene: Prosjektleder, aktuelt fagpersonell. Referansegrupper etter behov. Programmet og de underliggende prosjektene skal primært bemannes av NTNUs egne ansatte. Ved eventuelt behov for innleie skal disse i utgangspunktet bekle roller som ikke er tilgjengelige internt eller erstatte interne som er allokert til prosjektet. Det forutsettes at prosjektbemanningen er balansert mellom NTNU sentralt og fakulteter/institutt. 5 Økonomi og finansiering 5.1 Økonomi Det er gjort overordnede kostnadsvurderinger basert på en top-down vurdering pr prosjektområde. Kostnadsestimatet vil bli gradvis forbedret etter hver som spesifikasjoner kommer på plass, og sikrere estimater vil ikke være på plass før etter at Overordnet design Side 6 av 7

7 (HLD) er gjennomført. Prosjekter vil ikke bli startet før det er gjennomført en separat beslutning på prosjektets budsjett. I fire-årsperioden har programmet en ramme på millioner. Kostnaden for et årsverk regnes til kr 1 mill, slik at vi legger til grunn at programmet kommer til å forbruke mellom årsverk i fire-årsperioden. Årsverkskostnaden representerer et vektet snitt mellom egne og innleide ressurser. I tillegg tilkommer en del investeringer i maskinvare og programvare. 5.2 Finansiering Kostnader for prosjektdeltakerne, inkl. eventuelt innleide konsulenter, og kostnader ved innkjøp av nødvendig utstyr og programvare, dekkes av NTNU s RSO midler. Side 7 av 7