Møtereferat fra. Dialogkonferanse Fiskeridirektoratet Ny kontroll- og tilsynsløsning

Transkript

1 Møtereferat fra Dialogkonferanse Fiskeridirektoratet Ny kontroll- og tilsynsløsning Tilstede: Capgemini Norge: Francisco Roque, Fredrik Halset, Geir Lillebø, Hogne Malum Gjersvik CAPIA: Tom Sebulonsen Christian Michelsen Research AS: Jeremy Cook Computas: Hege Line, Helle Frisak Sem, Lars Frode Haugen Corporater: Henrik Heggland Decisive AS: Petter D Nygaard, Eivind Dahle EVRY: Frode Myrseth, Raymond Olsen Geodata AS: Morten Grude Itera Norge: Ann Kristin Lilja, Karl-August Brunstad Karabin AS: Hallgeir Skøien Varsi Knowit Objectnet AS: Tobias Torrisen Knowit Reaktor AS: Dag Alvern Landax: Alv Bovolden, Sissel Heines Dato for møtet: :30-14:30 Sted: Møteleder og referent: Netlife Research Bergen AS: Anders Waage Nilsen Umoe Consulting: Hans-Martin Zeil, Tove Berge, Roger Jakobsen Visma Consulting AS: Maria Sølvberg, Nicolai Svendsen Fiskeridirektoratet: Bjørn Sætren, Atle Øinas, Sigbjørn Ulvatn, Arild Skulstad, og Lill Kristin Knudsen 300, Fiskeridirektoratets hovedkontor i Bergen Sigbjørn Ulvatn (møteleder) Lill Knudsen (referent) Referatets fordeling: Ansvarlig for møteforberedelse: Deltakerne Sigbjørn Ulvatn og Lill Knudsen Side 1 av 8

2 1 Møtets formål Dialogkonferanse i forbindelse med en fremtidig anskaffelse av en ny kontroll- og tilsynsløsning. Formålet med konferansen: gi leverandørmarkedet foreløpig informasjon om anskaffelsen invitere til 1-1-møter som kan utvide Fiskeridirektoratets kunnskap om hva leverandørmarkedet kan tilby og levere innenfor aktuelle områder 2 Møtets innhold Agenda: Tidspunkt Beskrivelse 11:30-12:00 Registrering & kaffe 12:00-12:15 Velkommen og mål for dagen v/ Bjørn Arvid Sætren 12:15-12:45 Om Fiskeridirektoratet og prosjektet v/ Sigbjørn Ulvatn 12:45-13:30 Utfordringer og fremtidige behov v/ Lill Knudsen 13:30-13:45 Pause med kaffe og frukt 13:45-14:45 Spørsmål og svar Det ble ønsket velkommen og Lill Knudsen (Innleid konsulent fra Bouvet AS) ga en kort presentasjon av Bjørn A. Sætren (prosjekteier og IT-direktør) og Sigbjørn Ulvatn (prosjektleder og seniorrådgiver) fra Fiskeridirektoratet. Der var ingen spørsmål til agenda. Det ble presisert at Fiskeridirektoratet ønsker at leverandørene skal komme med innspill i forhold til mulige løsninger ut fra de utfordringer og behov som prosjektet legger frem. Presentasjonen ble gjennomgått. Se vedlegg: Dialogkonferansehøsten2014 del2.pptx. Spørsmål: Bildet som viser systemene og det dere har tenkt å gjøre... det som er lyseblått er dette prosjektet? Svar: det er riktig (For referatet er omtalt figur limt inn under) Side 2 av 8

3 Søknader Statusinformasjon Innrapportering annet Fiskeoppdretter Fiskebåt Min side Statistikk NIFES Andre Grensesnitt Informasjon Fiskeridir.no Media Publikum Andre Relevante tall Havforskningsinstituttet Statusinformasjon Statusinformasjon Kontroll/tilsynsystem Havressurs Havbruk Risikovurdering Planlegging Kontroll/ Inspeksjon Oppfølging Spørsmål: Tidsperspektiv på den delen som ikke er lyseblå? Svar: Noe er igangsatt. For eksempel App er for fiskebåter. Noe har Fiskeridirektoratet allerere hatt ute på anbud. Det arbeides blant annet med grensesnitt hvor en kan abbonere på data. Fiskeridirektoratet ønsker å gjøre det mer selvbetjent enn det er i dag. Spørsmål: Det ble sagt at ferdige applikasjoner kan man vurdere å drifte utenfra. Har dere noen preferanser? Ønsker direktoratet en ferdig applikasjon eller noe som er nyutviklet? Svar: Nei, vi har ingen preferanse. Det blir en konklusjon som må tas ut fra hva en blir tilbudt, sett opp mot hva vi har. Vi ønsker den mest effektive leveransen. Spørsmål: Har dere tenkt å komme med konkrete minstemål for de mål som er satt opp i prosjektet? Svar: Der er satt opp en rekke mål som kommer til å bli kvantifisert senere i prosjektet. Tanken er at disse målene skal være gjenstand for oppfølging gjennom prosjektet med egne tiltakslister, status og rapportering. Avvik medfører beslutninger. Målene bør balanseres i og med at flere av målene kan invirke på andre. Spørsmål: Hva er forventningene til leverandørene og hva gjør en selv i forhold til organisasjonsendringer og prosessendringer? Svar: Direktoratet er i gang med en organisasjonsutviklingsprosess. Det utarbeides en fremtidig organisasjonsstruktur. Vårt prosjekt må forholde seg til de endringer som kommer derfra og samtidig ha en tett kommunikasjon mht. endringer som prosjektet forutsetter eller gjennomfører Side 3 av 8

4 Spørsmål: I hvilken grad har regionkontorene vært med på å få frem bildet av dagens prosesser? Veien fra i dag til fremtiden... Svar: Prosjektet har tatt utgangspunkt i dagens prosesser og involvert ganske mange, også fra regionkontorene. Der ble gjort en grunnkartlegging med spørreskjema og intervju i I 2012 kartleggingen kunne alle melde tilbake og der var god deltakelse også i regionene. Prosessene som er utviklet i forfasen nå er nye og felles for kontroll og tilsyn. I det siste halvåret er det gjennomført workshops og intervju med en rekke enkeltpersoner, men det gjenstår arbeid i prosjektet i forhold til en endelig forankring og det å innhente forpliktende aksept fra berørte enheter/ledere. Det må også tas hensyn til at der kan komme justeringer av prosesser underveis i prosjektet, selv om vi helst ser at det er prosessene som bestemmer og ikke systemløsningen. Spørsmål: Organisasjonsendringen - er det et eget prosjekt? Vil det være en grenseflate? Svar: Ja. Der er også mange andre pågående prosjekter som dette prosjektet må se til. Vi må sørge for å avklare berøringspunkter og avhengigheter. En omorganisering kan ha lagt seg før en involverer leverandører. Selv om organisasjonsprosjektet starter og kommer med noen av konklusjonene før vårt hovedprosjekt starter implementering så vil det mest sannsynlig avsluttes etter. Spørsmål: Hva inngår i prosessen behandling av søknader? Svar: Kan ta et eksempel. Fiskere kan søke om dispensasjoner for å kunne levere fangst til kjøretøy i stedet til godkjente fiskemottak. En slik søknad kommer inn til fiskeridirektoratet og behandles i denne prosessen. Den omhandler også hva som skjer i saksbehandlingen, det at man kan anke til andre-instans osv. Der er ulike typer søknader. Spørsmål: Er det noe Altinn i søknadene? Svar: Ja, Fiskeridirektoratet har en god del søknader og rapportering som kommer inn via Altinn. Data fra skjema i Altinn skal behandles i den nye kontroll- og tilsynsløsningen. Spørsmål: Kort kommentert hvilken systemrigg en har... har en noen føringer på de portable løsningene, i forhold til valg av ulike type nettbrett, eller står en fritt? Svar: Har ingen sterke føringer. Spørsmål: Kan man standardisere, eller har en stor grad av frihet på den siden. Kan man forutsette at en utstyres med bare med en type slik devise? Svar: Det kan tenkes. Det vil vi komme tilbake til. Spørsmål: Fysiske utfordringer, dette høres veldig vått ut? Svar: Det må vi klare å takle, enten en bruker plastbeskyttelse eller andre ting. Det som betyr mest er at den portable løsningen er enkel å bruke. Det er også snakk om en off-line løsning. Når inspektører og revisorer er på ute på oppdrag må de kunne ha med seg en god del data om objektene de skal kontrollere. Vi er åpne for forslag for å si det slikt. Hvis det er smart å Side 4 av 8

5 velge teknologibasert her må dere gjerne komme med innspill på hva dere mener er lurt å gjøre. Spørsmål: Hvordan gjøres det i dag? Svar: De forbereder seg på kontoret, printer ut ark mv. Vi har også FMC, som er et døgnåpent senter en kan ringe for å få informasjonen per telefon. Ny løsning vil helt klart kunne bidra til effektivisering og høyere kvalitet. Spørsmål: Kan en være uten dekning i flere dager? Svar: Ja, hvis man er på båt kan man være uten dekning opptil en uke. OVT (overvåkningstjenesten) som er med, er havgående. Det er viktig her at det finnes et Time stamp, slik at inspektør/revisor kan se hvor gamle opplysningene er og at data replikeres automatisk når forbindelsen gjenopprettes. Spørsmål: Ut over kontroll og tilsyn, er der behov for økonomisk rapportering? Av for eksempel reise- og timekostnader? Svar: Dette har vi diskutert og har valgt å holde en detaljert time og kostnadsregistrering utenfor. Det er viktig å vite hva folk gjør på, men vi skal ikke fakturere noen. Det kan være aktuelt å registrere sum timer på aktiviteter/prosesser, men ikke detaljer. Spørsmål: Hvis det er en del av en standard applikasjon, så er det ikke uaktuelt å ta det med seg? Svar: Alle prosesser og opplysninger bør ha time-stamps. Dette er utrolig viktig for analysedelen. Vi bør kunne se når prosesser begynner og slutter. Spørsmål: Er der prosesser på hvem som skal gjennomføre oppgavene som går på endring? Hvis en kommer med ny hardware i merdene, hvem skal gjøre endringer i systemene? Svar: Ja. I forhold til eksemplet du nevner så skal alle oppdrettsselskap ha anleggssertifikat der utstyr fremkommer. Der er egne sertifiseringsorgan som sertifiserer komponentene. Disse anleggssertifikatene fornyes hvert 5 år. Sertifiseringsorganene sender inn informasjonen. Der fremkommer for eksempel fortøyningsanalyse, hvordan anlegget skal settes ut osv. Dette er informasjon som endrer seg i løpet av 5 år. Oppdretterne kan gjøre endringer uten at vi får vite om det. Større endringer krever nytt sertifikat. Spørsmål: Fleksibilitet i IT-systemet, hvilke roller skal gjøre endringene? Svar: Spørs hvor omgripende endringen er. Hvis det er en større endring, krever det kanskje tilpassinger. Jo mere en kan skille ut i tabeller, hente fra kilder, gjøre tilgjengelig gjennom løsningen på en dynamisk måte, jo bedre er det. Det en ønsker er handlingsrom og at en ikke henger etter næringen, fordi en må vente på IT-prosjekter. Inspill rundt dette er viktig. For eksempel dersom det kommer nye reguleringer bør systemet kunne fange opp endringen slik at den vises inn under objekter en skal kontrollere. Kommer det en ny type status, så må den kunne legges inn i systemet Side 5 av 8

6 Spørsmål: Gitt fleksibilitet, så er det FDIRs folk som gjør endringer? Svar: Hvis en selv kan endre regler, eller legge til så er det en fordel. Spørsmål: Hvordan skal ny løsning ses opp mot dagens saks- og arkivsystem? Svar: Fiskeridirektoratet har ikke planer om å bytte ut saks- og arkivsystemet (WebSak), men der skjer mye i kontroll- og tilsynsprosessene før og etter at man etablerer dokumenter som arkiveres på en sak. Selve arkiveringen skjer i WebSak. WebSak har også en rekke dokumentmaler. Dette kan løses på flere måter. Sømløst er et stikkord, en skal ikke føle at en beveger seg i to systemer. Spørsmål: Da er det mot Acos? Svar: Ja. Det finnes servicer allerede hvor en utveksler data. Spørsmål: Angående det å trekke ut opplysninger som er lagret i dokumenter i dag, og det å få bistand til en effektiv registrering/konvertering. Vil dette gjelde nye dokumenter og/eller eksisterende dokumenter? Svar: Når det gjelder eksisterende dokumenter trenger vi å gå gjennom en viss periode tilbake i tid for å få lagt inn grunndata. Når det gjelder nye dokumenter så forventer vi at dette skjer på en slik måte at kodene/dataene man behøver kommer inn via skjema eller registrering. Noen må behandle det og ta stilling til det internt, det kan være at de kan registrere informasjon som brukes i systemet. Spørsmål: En analysejobb som genererer noe metainformasjon? Svar: Her ønsker vi innspill. Spørsmål: Kan du gjøre saksbehandling der du har all informasjon og så produserer du? Svar: Det kan være èn mulighet for å få inn kodeverdier... litt ulike løsninger i dag i forhold til hvordan informasjon kommer inn. Spørsmål: Tanker om hvilke kontrakt som skal brukes? Svar: Det er tidlig å svare på, vi vil ha tilbakemelding fra markedet først. Spørsmål: Lengde på 1-1-møtene? Svar: I utgangspunktet en time, men vi kan sette av to timer hvis ønskelig. Vi vil gjerne at dere formidler tanker og ideer relatert til en fremtidig løsning, men vil ikke forlange at det leveres en skriftlig ide-skisse. Vi ønsker at dere skal være foroverlente og forklare hvordan dette kan gjøres på en effektiv måte. Når det gjelder booking av 1-1-møter send en henvendelse til Sigbjørn per. epost. Angi ønsket tidpusnkt på dagen. Spørsmål: Er det riktig forstått at etter 1-1 samtalen så er neste steg en anbudsinnbydelse. Vet dere når det blir? Side 6 av 8

7 Svar: Ja, en anbudsinnbydelse vil være neste steg. Dette prosjektet har høy prioritert hos oss. Vi kan dessverre ikke gi en konkret dato nå. Spørsmål: Dere kunne sagt litt mer om konvertering av data fra gammelt univers. Dere har snakket litt om ustrukturerte data som bør bli strukturerte. Det er sikkert andre konverteringsutfordringer, er det noe spesielt vi bør kjenne til? Svar: Når det gjelder inspeksjonsdata så er dette på en måte en ferskvare. Verdien av data er høy i starten. Vi må diskutere i hvilken grad en skal gjøre en svær datamigrering eller om en har all historikk om 2 år. Spørsmål: Det å begrense konvertering og opparbeider historikk i ny løsning kan være akseptabelt? Svar: Dette er noe som bør vurderes fra informasjonstype til informasjonstype, utfra datakvalitet, nytteverdi osv. Der er ikke gjort en full analyse på dette området enda. Spørsmål: Eksisterende registre har data som en skal vise frem. Skal en ikke vedlikeholde dataene i det nye systemet? Svar: Der vil være behov for webservices begge veier. To-veis grensesnitt mellom eks. akvakulturregister og dette systemet. Vi ønsker å få inn flere data og høyne kvaliteten på dataene når vi etter en revisjon eller en inspeksjon har fått mer oppdatert kunnskap. Det er også viktig at en klarer å periodisere dataene. Man må kunne se hva som var fakta for 6 måneder siden ved behandling av en sak. Historikk og endringshåndtering er viktig, ellers kan vi ikke bruke det. Spørsmål: Tar inspektørene selv stilling til kontrollobjekter eller er det en overordnet som sender ut inspektørene? Svar: Noen ganger velger inspektøren selv og andre ganger har leder prioritert hvor han/hun skal være. I visse tilfeller har inspektøren fått en ramme som går på geografi og tid og bestemmer da selv hvilke kontrollhandlinger som utføres. I ny kontroll- og tilsynsprosess vil inspektøren ta hensyn til risikovurdering, hva som er planlagt tidligere, prioriteringer fra leder, mer akutt informasjon (tips, indikasjoner via rapportering som man må sjekke snart), og hva som er paktisk mulig å gjøre den dagen ut fra avstand, hvilke kontroll- og tilsynsobjekt som er tilgjengelig m.m. Spørsmål: Noen form for integrasjonsplattform for å hente alle disse dataene? Svar: Vi er åpne for ideer. Vi har masse webservices og databaser, men ikke en integrasjonsplattform per i dag. Spørsmål: Problemstillinger knyttet til tilgang, innsyn, roller. Er det unormalt komplekst eller er det greit? Svar: Vil si at det er greit. Vi er ikke så spesielle her. Har du tilgang til løsningen så gis du i utgangpsunktet tilgang til alle data unntatt data som er skjermet. Der vil være informasjon som krever streng sikkerhet. Hvordan driftsplanen er på et oppdrettsanlegg, skal ingen se utenom de som er direkte involvert i revisjonen eller inspeksjonen av anlegget. Der kan også Side 7 av 8

8 være saker som er skjermet i visse faser både internt og eksternt. Min side prosjektet skal bistå de som er eksterne. Vi snakker her om interne brukere. Vi bruker ID-porten til alt-inn til omverdenen. Når det gjelder roller og tilgangskontroll... best practice vil være dekkende. Møtet var ferdig kl. 14: Side 8 av 8