København, 3. september Al Atle Eggereide Salgssjef

Transkript

1 Erfaringer fra systemskifte København, 3. september 2009 Al Atle Eggereide Salgssjef

2 Fagbokforlaget I 1990 startet studentene Arno Vigmostad og Arnstein Bjørke Eksamensforlaget og deretter Fagbokforlaget i Har senere utvidet både ved egen ekspansjon og oppkjøp. I dag er vi et av Norges største forlagshus og har ca. 100 ansatte fordelt på tre kontorer i Norge og ett i Polen. Hovedkontor og egen distribusjonsavd. i Bergen. 10 selskaper i konsernet. side 2

3 Bakgrunn Flere store IT/Logistikkprosjekter hadde vært gjennomført i Norge de siste årene og resultert i store driftsproblemer for både forlag, distributører og bokhandlere. Alle våre kunder og konkurrenter forventet at vi også skulle få problemer. Vi måtte gjøre alt som var mulig for å unngå å komme i samme situasjon side 3

4 IT-system for logistikk og økonomi litt historikk Egenutviklet løsning for prosjekter og rapportering har vært utviklet siden Samtidig valgte vi SU- Soft som logistikk og økonomisystem. Vurderte skifte i 2002 og hadde Schilling høyt på listen da. Konkluderte da med å fortsette med samme løsning med økt fokus på egenutvikling g i en periode til. Besluttet våren 2008 at vi måtte tørke støv av planene for bytte av system. August 2008 valgte vi å gå videre kun med Schilling for å se om det kunne dekke våre behov. side 4

5 Prosess og Workshop Behovsanalyse og prisforhandlinger utover høsten Workshop i oktober WS-modell skreddersydd for oss. Vi hadde et sterkt fokus på å være villig til å tilpasse oss Schilling Best Practice i størst mulig grad og holde antall spesialtilpasninger il i så lavt som mulig. Vi valgte å beholde vårt egentuviklede bokens liv og lar det kommunisere med Schilling. Schillings Bogens liv var ikke ferdig og dekket ikke våre behov på det tidspunkt vi konverterte. Vi registrerer likevel noen prosjektdata i Bogens liv for å ha alle erfaringstall når vi evt. tar det i bruk. side 5

6 Kontrakt og implementering Siste forhandlingsmøte i København 23. desember 2008 og signering i begynnelsen av januar. Oppstart besluttet til 1. april Stengte t SU-SoftS om ettermiddagen torsdag 26. mars og startet konvertering til Schilling. Vi tok selv ansvar for ut-data fra SU-SoftSoft i ønsket format til Schilling siden vi hadde nødvendig kompetanse og erfaring internt. t side 6

7 Kritiske suksessfaktorer Vi valgte en leverandør av et bransjesystem for bokbransjen. En IT-bedrift som vet hva ISBN og royalty er. Ikke alt må forklares og spesialtilpasses for bransjen. Vi valgte å bruke systemet mest mulig som standard (Best practice). Siden det fungerte hos andre var det større sjanse for at det ville fungere hos oss! Vi brukte våre beste og mest erfarne folk i prosjektgruppen. Implementering av nytt system kom på toppen av en allerede ede travel dag. For å klare å gjennomføre et sånt prosjekt på toppen av vanlig jobb måtte det skje fort og komprimert med fullt fokus! Prosjektgruppen var beslutningsdyktig! side 7

8 Erfaringer fra implementering Vi opplevde Schilling-konsulentene som svært kompetente og med god innsikt og oversikt. Vi følte at vi hadde stor oppmerksomhet i implementeringsfasen. Schilling hadde fokus på vår konvertering og oppstart. Et par tabber oppsto underveis og disse ble løst forholdsvis greit. Vi var forberedt på at det store fokuset vi hadde fra Schilling ville bli redusert etter oppstart og det stemte side 8

9 Hva sa våre kunder? De hadde stor tillit til at vi skulle løse dette bedre enn andre aktører i bransjen. Vi hadde avtalt med noen få men flinke kunder at de skulle være mistenksomme og lete etter feil sammen med oss. Dette gjorde at en kritisk blankett-feil ble oppdaget veldig fort og rettet før det fikk noen alvorlig konsekvens. De fleste av våre kunder sa at bortsett fra at blankettene så annerledes ut, så merket de ikke at vi hadde byttet system. Og det var målet vårt! side 9

10 Etter oppstart Vi var sliten etter mye arbeid og har hatt fokus på å løse basisoppgavene. Ferie Semesterstart t t Først i det siste er vi kommet i gang med å se på ønskede endringer og videre effektivisering av rutiner med bakgrunn i systemets muligheter. Vi har vært pilotkunde på QlikView. side 10

11 Noen negative erfaringer? Uventet med problemer på printer og blankett. På noen områder er vi ikke fornøyd med tilpasning til Norske forhold. Vi er første norske kunde med egen distribusjon. Respons på support kunne vært bedre. side 11

12 side 12

13 VI ER SPENT PÅ FORTSETTELSEN! side 13