Godkjent at styret 15. september 2011

Transkript

1 Godkjent at styret 15. september 2011 Innhold: 1. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET I BOT MÅL ORGANISERING GENERELLE PROSEDYRER Årssyklus for HMS-arbeidet Opplæring ( 5-pkt 5) Dokumentbehandling systematisering og oppbevaring MANDAT OG RUTINER Hyttedrift Turvirksomhet Rutedrift Kontordrift MALER OG SJEKKLISTER...10 Side 1 av 10

2 1. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET I BOT Bodø og Omegns Turistforening (BOT) er en ideell organisasjon som arbeider for at befolkningen skal drive friluftsliv. BOT er en av medlemsforeningene i Den Norske Turistforening (DNT). Profilen i BOTs virksomhet bygger på DNTs visjon, formål og verdier: VISJON FORMÅL VERDIER Naturopplevelser for livet DNT skal arbeide for et enkelt, aktivt, allsidig og naturvennlig friluftsliv og for sikring av friluftslivets natur- og kulturgrunnlag. Spennende Troverdig Inkluderende Enkelt Naturvennlig BOTs kjerneoppgaver er drift av hytter som er åpne for allmennheten, merking av stier, samt organisering av fellesturer og andre arrangement i skog og mark og i fjellet. Dette er tilbud både til de ca medlemmene og til den øvrige befolkningen i BOTs medlemskommuner. Virksomheten er basert på dugnad. Arbeidet utføres i hovedsak av omlag 150 frivillige (8-10 årsverk pr år). Disse er enten knyttet til en fast komite (benevnt komite, gruppe, styre eller utvalg alt etter hva slags oppgaver den har) eller de deltar på spesifikke dugnadsoppgaver. BOT har kontor med 2 ansatte. Det er to grunner til at BOT har utarbeidet det HMS-systemet som er beskrevet i denne håndboken. Den første er at Arbeidsmiljøloven krever at virksomheter med egne ansatte skal arbeide systematisk for å sikre at målene i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås. Den andre er at BOT ønsker å ta godt vare på ansatte, tillitsvalgte, dugnadsdeltakere og brukere av tilbudene. Vi fikk hjelp til å utarbeide den første utgaven av HMS-systemet og HMS-håndboken fra miljørådgiver Arne Opdahl, som var engasjert for å hjelpe oss å få Miljøfyrtårnsertifisering i Ei prosjektgruppe samlet inn og systematiserte de skjemaene og rutinene HMS-systemet bygger på. De fikk igjen verdifulle innspill fra det øvrige tillitsvalgtapparatet. Oppdatering av HMS-håndboken er gjennomført av daglig leder og styret, mens endring av skjemaer og rutiner har vært behandlet av de ansvarlige komiteer. Bodø 15. september 2011 Berit Irgens daglig leder Side 2 av 10

3 2. MÅL Lovverket krever at den virksomheten som drives av ansatte omfattes av et HMS-system. BOT har valgt å inkludere den frivillige innsatsen som en del av HMS-arbeidet. Hovedmål: 1. BOT skal bidra til trivsel og sikkerhet under utførelse av våre aktiviteter. 2. BOT skal redusere miljøbelastningen fra våre aktiviteter. Delmål til hovedmål 1: 1.1. BOT skal ha et helsefremmende arbeidsmiljø med lavt sykefravær Det skal ikke oppstå alvorlige ulykker eller skader som følge av aktiviteter i BOT. Delmål til hovedmål 2: 2.1 Avfallsmengden skal reduseres og minimum 70% av avfallet skal kildesorteres. 2.2 Energiforbruket på hyttene og på kontoret skal kartlegges og om mulig reduseres. 2.3 Ved nybygg skal energiøkonomiske løsninger etterstrebes. 2.4 Motorisert transport skal kartlegges og om mulig reduseres. 2.5 Ved innkjøp skal fortrinnsvis miljøvennlige alternativ velges. 2.6 Naturinngrep (eks. hyttebygging, løypemerking, dotømming) skal være nødvendighetsvurdert og mest mulig skånsomme. 2.7 Motivere brukere av BOTs tilbud til å være miljøbevisst. Side 3 av 10

4 3. ORGANISERING 3.1 Daglig leder har det overordnede ansvar for oppfølging av HMS arbeidet i BOT. 3.2 Komiteledere har ansvar for å følge opp og iverksette tiltak på sine områder, samt rapportere til daglig leder. 3.3 Ansatte, tillitsvalgte og dugnadsdeltakere har ansvar for oppfølging av de rutiner som til enhver tid er fastsatt. For å styre driften legges det stor vekt på å få til et godt samspill mellom våre kjerneprosesser (drift av hytter, turarrangement og rutedrift, se figur nedenfor) og støtteprosesser (nederst i figur). Dermed jobber vi systematisk for å holde en god kvalitet på alle våre aktivitetsområder. Denne håndboken definerer hvordan BOT skal jobbe for å oppfylle egne mål, samt krav i HMS forskriften og bransjekrav for Miljøfyrtårnsertifisering. LEDELSE Kjerneprosesser Drift av hytter Brukere Gode turopplevelser Markedsføring lokalt Turarrangement Rutedrift Komiteer??? Admin og Innkjøp økonomi. Personal HMS Kurs og Kompetanse Arbeidet er organisert som vist i organisasjonskartet (vedlegg). Side 4 av 10

5 Ansvar og myndighet er fordelt som vist i tabell 1. De enkelte prosedyrer og rutiner er beskrevet i kap. 4 og 5 Tab 1. Fordeling av oppgaver, iht. til arbeidsmiljøloven og forskrift om HMS. Ansvarlig Ansvar Myndighet BOTs styre Daglig leder Komiteleder Dugnadsledere og turledere Godkjenning av HMS systemet og behandling av årsrapport (= miljøfyrtårn). Ansvar for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for ansatte og dugnadsdeltakere iht. gjeldene lover, forskrifter. Ansvarlig for å oppnå HMS mål og iverksette tiltak på eget område Gjennomføre aktiviteter iht. til mandat/ instruks inkl risikovurdering(*) og melde eventuelle avvik Arbeidsgivers styringsrett AML og IK m/ forskr, samt stillingsinstruks AML 14 Mandat for komiteen. Kan stanse farlig aktiviteter (jfr. AML 27 ) AML = arbeidsmiljøloven. IK=internkontrollforskriften (*) System for risikovurdering er pr september 2011 implementert for 3- og 4-stjerners turer. Side 5 av 10

6 4. GENERELLE PROSEDYRER Slik jobber BOT med HMS: SLIK JOBBER VI MED HMS: IGANGSETTING Ta initiativ, informere, mål, ansvar, organisering LÆRING OG OPPFØLGING Intern revisjon av HMS arbeidet, lage årsrapport og årsplan. GJENNOMFØRE Iverksette tiltak, korrigere avvik, søke forbedringer KARTLEGGING HMS-utfordringer, lover, forskrifter, risikovurdering, vernerunder etc. HANDLINGSPLAN Prioritere tiltak på kort og lang sikt 4.1 Årssyklus for HMS-arbeidet HMS-arbeidet skal være en del av den daglige virksomheten i BOT. Følgende hovedoppgaver gjennomføres årlig (jfr figur): HMS-kartlegging av hovedaktiviteter o Ansvarlig: Daglig leder o Deltar: Lederne i hyttekomiteen, turkomiteen, rutekomiteen o Rapporteres til styret på det årlige tillitsvalgtmøtet og i årsrapporter o Sammendrag rapporteres årlig til DNT o Frist: 10. desember o MALER: Risikovurdering, vernerunder, avviksbehandling og Juss Handlingsplan for prioriterte tiltak o Ansvarlig: Daglig leder, styret godkjenner o Dokumenteres i årsplan og miljøfyrtårnrapport o Frist: 10. januar o MALER: Handlingsplan (for hele året) og ev. detaljplaner Gjennomføring: o Ansvarlig: Berørte komiteer. Daglig leder koordinerer. o Frist: 30. november o MALER: for de prosesser som er definert Revisjon og læring o Gjennomgang av delrapporter (tur, hytte ansvarlige osv). Ansvarlig: Komiteledere. o Utarbeiding av årsrapport. Ansvarlig: Daglig leder. Nøkkelopplysninger innarbeides i BOTs årsberetning. o Godkjenning av årsrapport v/styret. o Frist: 10. desember. Side 6 av 10

7 Selve kartleggingene og annen dokumentasjon oppevares iht til pkt Opplæring ( 5-pkt 5) Generell HMS kunnskap Daglig leder skal sikre at alle med ansvar for komiteer og dugnadsarbeid har nødvendig kunnskap om HMS (kortversjon), samt mandat og prosedyrer på aktuelle område. DL skal ha gjennomført 40t kurs el tilsvarende Førstehjelp BOT har som målsetting at alle turledere skal ha kunnskap om førstehjelp. Nye turledere skal ha 12 timers førstehjelpskurs eller kunne dokumentere tilsvarende kunnskaper. Alle turledere og tillitsvalgte oppfordres til jevnlige oppfriskingskurs i hjerte- lungeredning. Foreningen betaler deltakeravgiften. Det forutsettes at ledere og deltakere på dugnader vurderer at de har tilstrekkelige førstehjelpskunnskaper til å kunne delta Spesialkurs: Brann, turlederkurs, oppfriskingskurs for turleder vurderes. Til enhver tid bør minst ett medlem av hyttekomiteen ha godkjent brannsikkerhetskurs. Nye turledere som rekrutteres må ta turlederkurs på aktuelt nivå i DNTs utdanningsstige før de kan ha hovedansvar for overnattingsturer. BOT har som mål at på alle turer skal minst en av turlederne ha godkjent turlederutdanning eller ha dokumentert tilsvarende kunnskaper og ferdigheter Oversikt over opplæring: Turlederutdanning registreres i DNTs register. Annen relevant opplæring må dokumenteres av den enkelte. 4.3 Dokumentbehandling systematisering og oppbevaring Formål: HMS dokumenter skal behandles iht. interne og eksterne krav, slik at informasjon av varig verdi kan gi grunnlag for læring. Ansvarlig: Daglig leder sørger for lagring av fellesdokumentasjon (HMS-håndboken, mandater, rutinebeskrivelser, sjekklister, maler og skjema), samt tilgjengeliggjøring av dokumentasjonen på Internett. Den enkelte komiteleder oppdaterer egen HMS-perm og oppbevarer aktuelle dokumenter (kartlegginger, avviksskjema, rapporter) her. Dokument Oppbevares hos Fysisk oppbevaring Elektronisk lagring HMS håndbok DL 5 år Varig HMS-årsplan DL 5 år Varig HMS-risikokartlegging DL 6 år Varig HMS-vernerunde DL 5 år Varig HMS-handlingsplan DL 5 år Varig HMS-årsrapport DL Varig Varig HMS-avvik DL 5 år Varig HMS-sykdom/ skade DL 5 år Rute-/hyttetilsyns-/tur rapporter oppevares av komiteene. Komiteleder 2-3 år, deretter DL 10 år Side 7 av 10

8 5. MANDAT OG RUTINER Her beskrives de retningslinjene og rutinene i driften som angår helse, miljø og sikkerhet. Disse er innarbeidet i selve håndboken. Den enkelte tillitsvalgte, turleder og dugnadsdeltaker skal gjøres kjent med de retningslinjene som angår dem. 5.1 Hyttedrift Hyttekomiteens HMS-ansvar Hyttekomiteen har ansvar for å ivareta og rapportere HMS-forhold i henhold til gjendende rutinger for hyttedrift (jm. komiteens mandat) Instruks for hyttetilsyn Hyttetilsynene har ansvar for daglig drift og løpende vedlikhold av hytta. Det innebærer: - Besøke hytta 4-6 ganger årlig for inspeksjon og oppfølging - Årlig rundvask og sengetøyskift - Bestille ved og forbruksmateriell i samråd med hyttekomiteen - Kartlegge vedlikeholdsoppgaver og organisere gjennomføringen eller varsle hyttekomiteen dersom det er behov for assistanse - Årlig rapportere hva som er gjort inneværende år og hva som bør gjøres neste og påfølgende år på skjema og innen frister som hyttekomiteen setter Bruksrutiner (til publikum ) Brukere av hyttene gjøres oppmerksom på hvilke rutiner som skal følges for å ivareta brannsikring, avfallshåndtering og energisparing. Dette gjøres gjennom hytteregler/ instrukser plassert lett synlig på hytta samt på nettsidene og i medlemsbladet Innkjøp (velge miljøprodukter) Ved innkjøp skal en så langt det er mulig benytte de mest miljøvennlige løsningene, som spesifisert i innkjøpsinstruks Vedlikehold og bygging Når et nytt hytteprosjekt planlegges og gjennomføres, skal sjekkliste for tilretteleggingsprosjekter benyttes. Ved vedlikehold og bygging skal sikkerhetsinstruks ved dugnader benyttes. 5.2 Turvirksomhet Komiteenes HMS-ansvar De komiteene som har ansvar for å planlegge og gjennomføre turprogram for ulike målgrupper har ansvar for å ivareta og rapportere HMS-forhold i henhold til gjendende rutiner for turvirksomheten (jmf. komiteenes mandat). Turkomiteen har et overordnet ansvar for å koordinere mellom komiteene Instruks for turledere Turleder skal på forhånd informeres om hvilke plikter som påhviler den som påtar seg oppgaven som turleder før, under og etter turen. Skriftlig risikovurdering skal gjennomføres for de kategorier av turer som foreningen bestemmer Sikkerhet på turen Turleder skal medbringe nødvendig utstyr for å sikre at turen gjennomføres på en trygg Side 8 av 10

9 måte. Herunder kart og kompass, førstehjelpsutstyr, vindsekk. Detaljer fremgår av instruks for sommerturleder/ vinterturleder Rapportering Etter turen leveres turrapport til BOT-kontoret, som formidler rapporten videre til aktuell komite. Oppfølging av uhell eller andre avvik gjøres som hovedregel fra kontoret hvis umiddelbar oppfølging er nødvendig, ellers fra aktuell komite. 5.3 Rutedrift Rutekomiteens HMS-ansvar Rutekomiteen har ansvar for å ivareta og rapportere HMS-forhold i henhold til gjeldende rutiner for rutedrift (jmf. komiteens mandat) Sikkerhet, verneutstyr verneutstyr Ved arbeid på rutene skal sikkerhetsinstruks ved dugnadsarbeid følges Instruks for rutetilsyn Alle rutetilsyn skal få og forholde seg til Merkehåndboken. I HMS-sammenheng er det særlig viktig at merkingen er god nok for ukjente til å finne fram i dårlig vær, at eventuelle farlige passasjer på ruta er sikret, at bruer og brufester er i god stand, at staker og skilt er i god stand, og at det fortrinnsvis ikke males på fast fjell eller store steiner Rapportering Rutetilsynene rapporterer hvilket arbeid som er gjort og hva som må gjøres på eget rapportskjema til de tider som rutekomiteen bestemmer. 5.4 Kontordrift Arbeidsavtaler Alle fast ansatte og vikarer skal ha arbeidsavtale med de opplysninger Arbeidsmiljø-loven krever. Arbeidstiden for fulltidsansatt er 37,5 timer pr uke med 20 minutters daglig matpause. Arbeidstaker har rett til 5 uker ferie med lønn. BOT følger for øvrig Arbeidsmiljøloven og Ferieloven Arbeid ved dataarbeidsplassen Arbeidstaker skal ha tilfredsstillende datautstyr og hjelpemidler på arbeidsplassen Sykefravær Ved sykefravær skal daglig leder varsles snarest mulig. Ved egenmeldt fravær leveres egenmeldingsskjema snarest mulig etter fraværet. Egenmelding kan benyttes for inntil 3 dagers fravær inntil 12 dager pr år Rapportering og årlig gjennomgang Vernerunde gjennomføres årlig. Medarbeidersamtale gjennomføres årlig Avtaler og kontrakter, kontaktpersoner / INNKJØP: RENHOLD: Espen Lysfjord Sørensen LEIDE KONTORLOKALER: Erik Wiland, Side 9 av 10

10 6 MALER OG SJEKKLISTER Oversikt over styringsdokumenter, sjekklister og skjema relatert til av helse, miljø og sikkerhet. Styringsdok: Mandat for: Maler / Instrukser Oppdatert pr: Vedtekter BOT Vedtekter BOBTOG Vedtekter DNT-ung Vedtekter Saltdal tl. Vedtekter Beiarn tl. Vedtekter Gildeskål tl Vedtekter Rødøy tl. Vedtekter Meløy tl. Generelt: Rutiner ved ulykke Sjekkliste tilretteleggingstiltak Dugnadsarbeid sikkerhet Innkjøpsveileder Organisasjonskart Hyttekomite Hyttedrift: A) Aktiviteter/tidsbruk B) Oppgaver / innkjøp C) Besøkstall siste år D) Tilsynsrapport Rutekomite Turkomite Rutedrift: A) Merkehåndbok (DNT) B) Tilsynsrapport ruter Turvirksomhet: A) For sommerturlederen B) For vinterturlederen C) BOT som miljøfyrtårn turene våre D) Påmelding til tur (skjer for de fleste turer via Internett) E) Turrapport / -regnskap 2010 F) Evaluering fellesturer G) Risikovurdering Kontordrift: Medarbeidersamtale 2004 Vernerunde Branninstruks Rydding av møterom Sjekkliste ved kopiering/utskrift Side 10 av 10