Prosjektbeskrivelse. Innhold. Bachelorprosjekt V2015

Transkript

1 Prosjektbeskrivelse Innhold 1. INNLEDNING... 2 Bakgrunn for prosjektet... 2 Om oss... 2 Forutsetninger og rammebetingelser... 2 Avgrensing av prosjektet... 2 Om Neslandsvatn byggsenter MÅLSETNINGER... 3 Hovedmål... 3 Effektmål... 3 Resultatmål... 3 Læringsmål PLANLEGGING/ORGANISERING... 4 Prosjektets organisering... 4 Organisasjonskart... 4 Fremdrift... 5 GANTT- skjema... 5 Milepælsplan... 6 Prosjektprogrammer/verktøy som vi skal bruke i prosjektet: BUDSJETT... 7 Timeoversikt for prosjektet RISIKOSTYRING OG KVALITETSSTYRING... 8 Risikovurdering... 8 Kvalitetstyring/kvalitetssikring AVTALER... 9 Prosjektavtale/samarbeidsavtale... 9 Gruppeavtale KILDER

2 1. INNLEDNING Bakgrunn for prosjektet Om oss Vi er en gruppe bestående av tre personer, som holder på å gjennomføre det sjette og siste semesteret av studiet informasjonssystemer på høgskolen i Bø. Gruppen består av - Magnus Solmyr Henning Bøhaugen Øyvind Skoglund Prosjektgruppen sin hjemmeside: Neslandsvatn byggsenter sin hjemmeside: Forutsetninger og rammebetingelser - Prosjektet inngår i emnet 6117 bachelorprosjekt, som gir 15 studiepoeng. - Bachelorprosjektets innleveringsfrist er 5.mai Vi skal ha jevnlig kontakt med Johnny Skoglund (daglig leder). Et slikt samarbeid skal føre til at det vil bli utviklet et produkt (hjemmeside) som vil tilfredsstille bedriftens behov, da feil og mangler vil bli rettet fortløpende. - Vi vil motta oppdatert og nyttig informasjon om bedriften, samarbeidspartnere/ leverandører, produkter, og relevante bilder fra bedriften etter avtale. Avgrensing av prosjektet Bedriftens nåværende hjemmeside som vi har sett på, har forbedringspotensiale på en rekke områder. Vi fant blant annet ut at de var nesten usynlige i de forskjellige søkemotorene (google, yahoo, bing, etc.), og sidens innhold var også begrenset. Prosjektets største del består av å utvikle en ny fungerende hjemmeside for Neslandsvatn byggsenter. Her vil vi i samarbeid med bedriften få en oppdatert, informasjonsrik, og velfungerende hjemmeside. Søkemotoroptimaliseringen skal også være god, altså at siden blir synlig i søkemotorer på nettet. Den andre delen av prosjektet vil bestå av en skriftlig del som tar for seg situasjonsanalyse (SOFT/SWOT-analyse) for bedriften, markedsundersøkelse av folks bruk av hjemmesider (analyse av den), beskrivelse av målgrupper(segmentering), sikkerhet ved bruk av e-post, fiktiv priskalkyle for prosjektet (utvikling av hjemmesiden), bildebehandling/redigering, hvordan IT kan øke effektiviteten og kundegrunnlaget til bedriften, og litt om strategiske valg. Om Neslandsvatn byggsenter Neslandsvatn byggsenter AS er en bedrift i Drangedal kommune, som ble stiftet i Bedriften selger alt innenfor trelast, vinduer, dører, verktøy, maling/beis og diverse utstyr innenfor byggebransjen. Kundene kommer hovedsaklig fra Drangedal, Kragerø og Gjerstad kommune, og består både av privat og bedriftskunder. Bedriften har vært lenge i bransjen, og har dermed opparbeidet seg et godt rykte og erfaringsgrunnlag. 2

3 2. MÅLSETNINGER Hovedmål 1. Hovedmål nr.1 er den største delen av prosjektet, den omhandler å lage en fungerende hjemmeside for Neslandsvatn Byggsenter AS. Denne skal bedriften kunne drifte selv når den er ferdig produsert. 2. Hovedmål nr.2 omhandler en skriftlig del som tar for seg markedsføring og økonomi. Målet er å få oversikt/innsikt i målgrupper, strategier, sikkerhet knyttet til e-post og priskalkyle for hjemmesiden, noe generelt og noe angående bedriften/hjemmesiden. Effektmål Effektmålene når det gjelder hjemmesiden: - Hjemmesiden skal gjøre bedriften mer synlig for kunder/potensielle kunder. Noe som vil medføre en økning av kundehenvendelser, som igjen kan øke omsetningen noe. - Ved å lage den nye hjemmesiden ønsker vi at bedriften skal fremstå mer profesjonelt i bedrifts/forbrukermarkedet. - Skal føre til lettere og bedre kommunikasjon mellom kunde og bedrift. - Når hjemmesiden er ferdig, skal bedriften selv kunne drifte den. Effektmålene når det gjelder markedsførings delen: - Ved å utføre en SWOT analyse vil vi finne styrker, svakheter, muligheter og trusler internt og eksternt i bedriften. - Få en oversikt over bedriftens målgrupper (segmentering). - Få en oversikt over folks bruk av hjemmesider (markedsundersøkelse). - Danne oss et fiktivt bilde av hjemmesidens pris, ved å utvikle en priskalkyle. - Lage en foretaksstrategi for bedriften, som kan gi bedriften et positivt løft. Resultatmål Vi har vurdert ulike resultatmål, men å tallfeste mål angående økt kundegrunnlag, salg og omsetning for byggsenteret på grunn av hjemmesiden er umulig å forutsi, og vi valgte derfor å hoppe over dem. Resultatmål for prosjektgruppen kan sees under læringsmål. Læringsmål - Få økt kompetanse når det gjelder utvikling av en hjemmeside for en bedrift. - Bli flinkere til effektivt samarbeid i prosjektgrupper. - Få ytterligere kompetanse når det gjelder gjennomføring av prosjekt i praksis. - Få bedre forståelse når det gjelder utvikling av markedsundersøkelse, og analyse av denne. - Generelt dreier prosjektet seg om å benytte teorien vi har lært i praksis, og lære enda mer ved praktisk arbeid. 3

4 3.PLANLEGGING/ORGANISERING Prosjektets organisering I startfasen etter gruppen var etablert, var det forslag til prosjekter som stod for tur. Det var få av oppgavene i fronter, som var direkte knyttet mot informasjonssystemer (IT, økonomi, markedsføring). Vi valgte derfor å formulere en oppgave selv, og da vi så at Neslandsvatn byggsenter kunne ha bruk for ny hjemmeside, kontaktet vi dem og de var interessert. De ble da vår oppdragsgiver, og vi formulerte oppgaven og dens største del består altså av å utvikle en hjemmeside for dem. Prosjektets arbeidsomgang blir organisert på den måten som er mest effektiv, og forhåpentligvis vil gi best mulig resultat. Det vil si at ansvarsområder og arbeidsoppgaver blir delt mellom prosjektdeltakerne ut i fra kunnskaper/ferdigheter. Selv om en f.eks har ansvar for selve htmlkodingen, er det ikke dermed sagt at de andre ikke kan delta. Det er nettopp det et prosjekt dreier seg om, altså å komme med jevnlige tilbakemeldinger over arbeidet. Dette er med på å forbedre resultatet. Det er likevel viktig å ha en ansvarlig for hver enkelt oppgave, slik at arbeidet blir gjort til tidsfristen som er fastsatt. Organisasjonskart 4

5 Fremdrift GANTT- skjema 5

6 Milepælsplan Milepæl Dato Oppgaver Presentasjon Presentasjon Presentasjon Prosjektets web opprettet - Prosjektarkiv/dagbok, evt. kildekode Publisering på prosjektets web: - Underskrevet avtale med oppdragsgiver - Prosjektskisse - Prosjektbeskrivelse På prosjektets web: - Publisering av oppfølgingsrapport På prosjektets web: - Publisering av oppfølgingsrapport Innlevering av prosjektrapport Prosjektavslutning: - Innlevering av Prosjektrapport i fronter - Publiser Prosjektrapport på prosjektets web - Prosjektets web er ferdigstilt - Overføre/overlevere hjemmeside til NB Prosjektprogrammer/verktøy som vi skal bruke i prosjektet: - Microsoft visio (org.kart) - Microsoft prosject (gantt-skjema) - Microsoft word/powerpoint/excel - Adobe photoshop elements (bilderedigering) - Google disk (google docs) (deling og tekstbehandling) - Notepad ++ (koding) - Wordpress (utvikle hjemmesider) - Mindmeister (tankekart) - FTP-client (filbehandling av nettstedene) - Camstasia studio (video) 6

7 4.BUDSJETT Dette er et studentprosjekt der det ikke kommer til å påløpe inntekter og utgifter, det vil altså ikke bli utformet et ordentlig budsjett. Det nærmeste vi kommer et slags budsjett er da et estimat over tidsbruk(både ukevis og hele prosjektet sett under ett). Timeoversikt for prosjektet 7

8 5. RISIKOSTYRING OG KVALITETSSTYRING Risikovurdering Risikovurdering for hjemmesiden til Neslandsvatn byggsenter AS Sannsynlighet og konsekvens: 1 lav, 2 middels, 3 høy Risiko: 1-3 lav, 4-6 middels, 7-9 høy Uønskede hendelser Sannsynlighet Konsekvens Risiko Prioritering Hacking (e.v) Strømbrudd (e.v) Brudd på nettverksforbindelsen (går ut over driften) (e.v) Domenet/siden forsvinner/kollapser (e.v) Uønsket autorisering (på hjemmesiden) Brann (ødeleggelse av IT-utstyr i en kortere periode) Tyveri (mister IT-utstyr en kortere periode, kan miste viktig info/data) (e.v) (e.v) E.v = egen vurdering, alle uønskede hendelser som er vurdert til samme risiko, blir prioritert i den rekkefølgen vi føler er naturlig i forhold til hendelsens skadeomfang. Kvalitetstyring/kvalitetssikring Kvalitetsstyring dreier seg om å gjøre aktivteter for å styre en bedrift i riktig retning når det gjelder kvalitet. Her er gode og trygge rutiner avgjørende for å sikre kvalitet i arbeidet. Rutinene gjenspeiler seg i de uønskede hendelsene sin konsekvens, feks: tyveri av IT-utstyr har ikke spesielt stor konsekvens hvis rutinene er gode, men er rutinene dårlige og du har automatisk innlogging på hjemmesiden hver gang du slår på maskinen, og kanskje gule post-it lapper på skjermen med brukernavn og passord da blir konsekvensen straks mye større og risikoen blir deretter. Du bør alltid ha sikkerhet i bakhodet når du bruker informasjonssystemer, og internett spesielt. 8

9 6.AVTALER Prosjektavtale/samarbeidsavtale Denne kan sees på web-området (under dokumenter): Gruppeavtale Denne kan sees på web-området (under dokumenter): 7. KILDER - Alt av dokumenter under mappa undervisning/fagstoff i fronter (rom 6117 bachelorprosjekt) - Karlsen, J.T. (2013) Prosjektledelse: fra initiering til gevinstrealisering, 3. utg, Oslo, Universitetsforlaget - Esnault, M. (2005) Prosjektoppstart: du har ikke tid til å ha det travelt, Oslo, Gyldendal akademisk 9