Statusrapport Ambulanse Midt-Norge HF pr

Transkript

1 Statusrapport Ambulanse Midt-Norge HF pr Helsefag 1.1 Aktivitet Aktivitetstall for januar 2013 viser en oppdragsøkning for hele foretaket på 10 % sammenlignet med samme periode i For februar og mars har økningen ikke vært fullt så markant. Foretaket vil i løpet av de neste månedene etablere og idriftsette AMIS stasjonsmodul. På bakgrunn av denne forventes utviklet sterkt forbedret rapporteringssystem for vår faglige virksomhet fra 2. halvår. 1.2 Kvalitet Det er meldt noen få interne avvik som er under behandling i avdelingene. Funksjon som kvalitetskoordinator og sekretær for Kvalitetsutvalg er under etablering. 1.3 Harmonisering Vi har et utfordrende faglig bilde, der samhandlingsforhold og endringer i kompetansebehov i tillegg til vesentlig variasjoner mellom tjenestene i regionen, er de mest sentrale punktene. Vi har overtatt en virksomhet der det ikke er gjennomgående dokumentasjon ut over papirjournal for den løpende virksomheten. Faglig rettet utviklingsarbeid siden oppstart har vært: Standardisering av utstyr i ambulanse utvikling av gjennomgående pakningsløsninger (plan, materiell) er gjennomført og implementeres med effekt fra Noen elementer knyttet til investering gjenstår. Forberedelser til innføring av elektronisk pasientjournal (AMIS stasjonsmodul). Dette arbeidet er under sluttføring. Arbeid med felles faglige retningslinjer, i samarbeid med NAKOS Utvikling og etablering av foreløpige rutiner for erfaringstilbakeføring og rapportering av uønskede hendelser, etablering av foreløpig kvalitetsråd. Utvikling av kompetanseplan med beskrivelse av kompetansenivåer og kompetanseutviklende arbeid. Kompetanseplanarbeidet er under sluttføring. Forberedelse av prosjekt knyttet organisering av opplæringskontor og ensartet løp for lærlinger Side 1 av 6

2 Avtale med Sykehusapotek er inngått. Regelmessig samarbeidsmøte med AMK-sentralene er etablert. Det er igangsatt arbeid med IKT-program fag. 2. Økonomi 2.1 Resultat 2.2 Innledning hovedårsak til evt avvik Resultatet for mars viser et underskudd på MNOK 14,6 som er et avvik på MNOK 12,4 i forhold til budsjett. Resultatet for 1. kvartal viser et underskudd på MNOK 25 som utgjør et avvik på MNOK 18 i forhold til budsjett. Resultatavviket må ses i lys av at 2013 er første driftsår, og at manglende erfaringstall er en utfordring. Revidert budsjett (prognose) for 2013 vil bli gjennomgått som egen sak. Grunn til avvik pr skyldes i hovedsak tre forhold: 1)Pensjon økning på MNOK 3,3 pr i forhold til budsjett I budsjettarbeidet som ble foretatt i desember forelå det ikke aktuarberegning for 2013 fra KLP. I mangel av aktuarberegning ble det lagt til grunn en pensjonskostnad på 12% av brutto lønn etter rådføring med KLP. Vi mottok aktuarberegningen først 12.april for 2013 og den viser på MNOK 13 høyere kostnader for 2013 enn det vi har budsjettert med. Side 2 av 6

3 Økning i pensjon utgjør en ekstrakostnad på MNOK 1,1 pr måned. Det er i marsregnskapet etterregulert for januar og februar noe som medfører at regnskapet for mars er belastet med MNOK 3,3 mer enn opprinnelig budsjettert når det gjelder pensjon. 2)Lønnskostnader økning MNOK 12,4 i forhold til budsjett pr Vi ser at vi i budsjetteringsfasen har vært for optimistisk ved budsjettering av lønn, spesielt når det gjelder overtid. Vi har siden vi tok over ambulansedriften hatt et stort merforbruk på overtid som kan forklares med høy aktivitet i forbindelse med oppstartsaktiviteter og opplæring kombinert med lav tilgang på vikarer. I tillegg til mangel på vikarer så har personell blitt tatt ut av operativ drift til å bidra med oppbygging av foretaket. Det jobbes aktivt med å få ned overtidsbruk. I avdeling Nord-Trøndelag har overtidsbruket blitt tilnærmet halvert i perioden vi har vært i drift, mens vi fortsatt har store utfordringer i Møre og Romsdal og Sør-Trøndelag. Vi viser til ytterligere omtale under punkt 3 HR og punkt 4 Administrerende direktørs vurdering. 3)Andre kostnader Våre kostnadsberegninger som ble gjennomført i desember 2012 for regnskapsåret 2013 viste totale kostnader som var 15 mill kroner høyere enn den tildelte rammen og at det var ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. I budsjettsammenheng så er dette utfordringsbildet nettet mot andre kostnader og fremkommer derfor som avvik. I tillegg har vi i 2013 hatt kostnader som kan betegnes som oppstartskostnader. Det vil ved rapportering for 1 tertial redegjøres for denne type «pukkelkostnader». I henhold til krav fra styret så forskyves kostnadsutløsende tiltak så langt det er mulig til siste del av 2013 inntil risikobildet er redusert. 2.3 Likviditet Likviditet pr utgjør MNOK 36. I tillegg har AMN bundne midler i form av skattetrekks midler med MNOK 9, Investeringer Vi mottok 4 nye to bårebiler i mars. Avtalt kjøp av biler fra tidligere drivere er nå sluttført. Overtakelse av MTU og MU fra sykehusforetakene gjenstår. Det samme gjelder sykehusambulansene som skal overtas fra HMR. Vi håper å få sluttført denne prosessen i løpet av april. Side 3 av 6

4 3. HR 3.1 Bemanning/innleie Tabell nr x: Bemanning pr mars 2013 Bemanning 2013 (Brutto månedsverk utbetalt) Denne periode Faktisk Budsjett Avvik Hittil Endring - forrige år Faktisk Budsjett Avvik Totalt Fravær Netto månedsverk utbetalt Brutto månedsverk i mars 2013 er over budsjettert bemanning. Det er også fortsatt stor bruk av overtid for å dekke opp for vikarbehovet i tjenesten. Foretaket er fortsatt under oppbygging og personell bruker mer tid enn de vil gjøre i etablert drift, til aktiviteter utenom vanlig turnusarbeid. Dette har vært, og er fortsatt, knyttet til befaringer på nye bygg, klargjøring, pakking og transportering av biler, utvikling av rutiner spesielt innenfor fag, og opplæring- og utviklingsarbeid. Dette gjelder både ledere og fagpersonell, samt ansattes representanter innen vernetjeneste og som tillitsvalgte. Det er noe etterslep på fagutviklingssiden etter en periode med noe vakum i forbindelse med nedtrapping fra tidligere drivere og oppbygging av nytt foretak, samt rekruttering av fagutviklere som skal drive utviklingsarbeidet. Dette gjør at personell må noe mer ut av turnus for å delta i nødvendig utvikling- og opplæringsaktiviteter for å nå målsettinger om harmonisering av tjenesten. I mars har det også vært ekstra overtidsbruk knyttet til avvikling av påsken som krever høyere beredskap spesielt i kommuner med høy utfart. Manglende tilgang på vikarer, samt at man i følge akuttforskriften heller ikke kan bemanne med for høy grad av vikarer på ledige vakter, fører til at det genereres mye overtid på fulltidsansatte. De største utfordringene er i Møre og Romsdal, som står for godt over halvparten av all overtidsbruk i foretaket. Det er også avdelingen med flest stasjoner og spredt virksomhet, samt området som har hatt flest ulike tidligere drivere og derfor størst utfordringer ift. ansatte som har jobbet hos flere arbeidsgivere uten at det tidligere har generert overtid, og også størst behov for opprydding og harmonisering på alle områder. I avdeling Nord-Trøndelag har overtidsbruken hatt en positiv utvikling. I Nord-Trøndelag har det vært to større drivere som også til dels har samarbeidet tidligere, og det har gjort arbeidet med sammenslåing og harmonisering noe mer oversiktlig enn i de to andre avdelingene. Det er også jobbet svært godt med opplæring og oppfølging av ledere i startsfasen i Nord-Trøndelag. Det medførte høy arbeidsbelastning på ledere ved årsskiftet, men kan se ut til å ha gitt positive resultater allerede nå. Det forventes at overtidsbruken også vil være høy i kommende måneder, da det fortsatt er stor mangel på tilgjengelige og kvalifiserte vikarer i regionen. Det er nedsatt to arbeidsgrupper som skal jobbe spesifikt med kostnadskontroll innenfor bemanning og dekking av vikarbehov. Gruppene er styrt fra Organisasjonsdirektørs stab, sammensatt av representanter fra HR/fag/økonomi, områdeledere og organisasjonene, og vil gjennomføre tiltak og rapportere til foretaksledelsen fortløpende. Resultat fra arbeidet i disse gruppene vil også rapporteres til styret i framtidige statusrapporter. Innleie pr mars 2013 Side 4 av 6

5 Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. Arbeidsgruppen som jobber med øking av vikartilgang følger opp Helse Midt-Norges avtalepartner på vikarsiden for ambulansepersonell, dette for å utforske alternative muligheter for å øke vikartilgang. På administrativ side er innleie redusert fra fem til én person for hele foretaksgruppen i mars Deltid Tabell nr x: Andel deltid pr mars 2013 Andel deltid 11,7 % Gjennomsnittlig stillingsandel 93,3 % I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel høy og andel deltid lav. Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. I forbindelse med nyansettelser undersøkes muligheten for å øke stillingsandeler til deltidsansatte i tjenesten. 3.3 Sykefravær Sykefraværet i Ambulanse Midt-Norge HF er svært lavt sammenlignet med andre foretak i Helse Midt-Norge. Sykefraværet er i mars 2013 på 3,2%. Dette gir imidlertid ikke er riktig bilde foreløpig, da de som har vært sykmeldt siden overdragelsestidspunktet ikke gir utslag på denne statistikken. Hos flere av de tidligere drivere ble sykmeldte arbeidstakere overført til NAV etter endt arbeidsgiverperiode. Disse får fortsatt sine godtgjørelser fra NAV så framt de ikke har tiltrådt i arbeid i Ambulanse Midt-Norge HF etter 1.januar Dette betyr at noe langtidsfravær ikke vil komme med i Ambulanse Midt-Norges registreringer av sykefravær. Det forventes derfor at gjennomsnittlig sykefravær øker framover. Ambulanse Midt-Norge HF har inngått avtale om Inkluderende Arbeidsliv, og ledere og stab jobber med oppfølging og forebygging av sykefravær i tråd med intensjonene i avtalen og rutinene i foretaksgruppen for øvrig. 3.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Leverandør av rapporteringskuben har ikke levert løsning for uttrekk av data på etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser for Ambulanse Midt-Norge HF. Det jobbes fortløpende med å få denne løsningen på plass. 4. Administrerende direktørs vurdering Som nevnt i rapporten fra februar, har driften i Ambulanse Midt-Norge HF begynt å stabilisere seg. Organisasjonen, inkludert ledelsen på de ulike nivåene finner i større grad posisjonene sine og begynner å få oversikt over ansvarsområder og sine nærmeste samarbeidspartnere. Samtidig skal det understrekes at etableringsarbeidet på langt nær er avsluttet. Mye av dette har karakter av kulturbygging og det vil ta tid før alle tiltakene får full effekt på stabil drift og økonomi. Side 5 av 6

6 Overtidsproblematikken som ble rapportert i februar har fortsatt, så langt uten vesentlig bedring. Det gjennomføres hver måned et omfattende analysearbeid av kostnader knyttet til overtid hvor kostnaden brytes ned på avdeling, område og stasjon. AMN HF har etablert egne arbeidsgrupper for å adressere problemet og anvise tiltak. Det er sannsynlig at budsjetteringsarbeidet ikke har truffet godt på dette området. I og for seg er ikke dette veldig overaskende siden det helt manglet erfaringstall. Det er imidlertid uheldig at en ikke greier å drive uten et omfattende overtidsforbruk. Dette har fullt fokus og det vil bli arbeidet intenst med tiltak på de stasjoner der problemet er mest omfattende. Økonomi og kostnadseffektiv drift er blant de viktigste ledelsesutfordringene framover. Det arbeides godt med harmonisering av operative faglige prosedyrer. Samarbeidet med sykehusforetakene viser positive utviklingstrekk etter at samarbeidsavtalen er på plass. I tillegg til de konkrete driftsutfordringene knyttet til overtidsforbruk og dermed økonomi, har organisasjonen tatt fatt på en helt nødvendig strategiprosess. Denne tar sikte på å konkretisere utfordringene og de strategiske grepene i «strategi 2020» og «samhandlingsreformen» slik at disse blir konkrete, tydelige og appliserbare for ambulansetjenesten. Det er utfordrende for en hardt arbeidende ledergruppe å drive fram dette arbeidet parallelt med etablering av stabil drift og det helt nødvendige fokuset på driftsøkonomi. Den overordnede vurderingen er at det jobbes godt i organisasjonen. En møter stort sett fornøyde medarbeidere som bidrar positivt med forslag til løsning av lokale og generelle utfordringer når en er på reise i organisasjonen. De aller fleste systemer og ordninger begynner å komme på plass. De siste i rekken er etablering av AMU og kontrahering av bedriftshelsetjeneste for hele organisasjonen. Side 6 av 6