Ambulanse Midt-Norge HF Periode: januar Aktivitet. Statusrapport fra Ambulanse Midt-Norge HF. 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet

Transkript

1 Ambulanse Midt-Norge HF Periode: januar 2014 Statusrapport fra Ambulanse Midt-Norge HF Aktivitet 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet Virksomhetsvolumet, januar 2014 (2013 i parentes), basert på tall fra AMK-sentralene AMK N-Tr AMK S-Tr AMK NMR AMK Sunn Totalt Endring diff/2013 (2013/2012) Akutt 324 (420) 935 (843) 353 (446) 310 (343) 1922 (2052) -6,3 (19)% Haster 568 (632) 1009 (1093) 593 (668) 561 (476) 2731(2869) -4,8 (7,2)% Vanlig 592 (671) 933 (1022) 675 (752) 512 (541) 2712 (2986) -9,1 (7,2)% Totalt 1484 (1732) 2877 (2958) 1621 (1866) 1383 (1360) 7365 (7907) -6,8 (10) % Dette viser en bemerkelsesverdig endring, med reduksjon i oppdragsvolum (utalarmert fra fra AMK-sentralene) for alle hastegrader. Dette er stikk motsatt av tendensen for et år siden. Foretaket genererer nå egne tall fra dokumentasjonssystemet Ambustat, som er under innføring. I forbindelse med implementering av nytt system vil det være noen feilmarginer både med bakgrunn i systemet og bruk, men tallene kan likevel brukes med noe forbehold. Arbeid med å ta i bruk analyseverktøy pågår, og alt som legges inn av data kan hentes ut i alle ønskede kombinasjoner. Det er ulikheter mellom tallene fra Ambustat og AMK-registreringene, noe som trolig skyldes oppdrag generert av AMK som er makulerte eller som ikke har endt med oppmøte pga endring til annet oppdrag. Oppdragsregistrering i Ambustat viser : Totalt antall oppdrag 7133, av disse 6201 oppdrag med pasient. 11 stasjoner har under 25 oppdrag i januar, av dem 6 under 15. Nord-Trøndelag 1439, Sør-Trøndelag 2787, Møre og Romsdal 2907) Hastegradsfordeling fra AMK A 1843, H 2722, V km oppdragstimer. Figur 1Primærproblem, hittil

2 Figur 2 Hastegrad, prehospital triage, fylkesfordeling Faglig arbeid i foretaket har i januar særlig vært konsentrert rundt: fortsatt arbeid med felles retningslinjer for ambulansetjenesten implementering av virksomhetsdokumentasjon fortsatt arbeid med standardisering av materiell - pakningsplan etablering av implementeringsprosjekt multifunksjonsmonitorer gjennomføring av fagdag stasjonsvis, med fokus på blødningskontroll, store skadested og dokumentasjon annen oppfølging av kompetanseplan, som LS-kurs, oppfølging av lærlinger, farmakologikurs med lokale eksamensforberedelser. Kvalitet Ingen av avdelingene melder i januar om nye oppståtte hendelser i kategorien 3.3. Det er totalt registrert 30 nye hendelser i ambulanseforetaket i denne perioden, og i tillegg er det et betydelig antall hendelser fra forrige år som fremdeles er under behandling. Hovedvekten av hendelser dreier seg fremdeles om klager i forbindelse med samarbeid og samarbeidspartnere. Det er også et relativt stort antall hendelser i kategorien annet, og dette er hendelser som trusler fra pasienter, samt forsinket responstid grunnet avstand mellom vaktrom og p- plass for ambulansen. Ett avvik i Sør-Trøndelag omhandler prosedyrebrudd i forhold til luftveishåndtering, og kan knyttes til mangel på nye og klare retningslinjer. 2

3 Figur 3Fordeling, avviksmeldinger EQS kvalitetssystem Prosjektet for implementering av EQS kvalitetssystem, skal i.h.h.t prosjektplanen være ferdig implementert ultimo februar Systemet er under slutt-testing. 3

4 2 Økonomi 2.1 Resultat Innledning hovedårsak til evt avvik Resultatet for januar viser et underskudd på 3,1 millioner noe som utgjør et avvik på 2 millioner i forhold til budsjett. Årsaken til avviket skyldes i hovedsak et udekket utfordringsbilde på 25 millioner kroner for Se nærmere omtale under prognose punkt 2.2 Inntekter Ambulanse Midt-Norge HFs inntekter består i all hovedsak av basisramme og båtinntekter. Av inntektene pr 31.1 utgjør 56,3 mill basisramme og 1,1 mill båtinntekter. Resterende beløp gjelder andre inntekter eksempel gjestepasientinntekter, utleie av ambulanse med personell på idrettsarrangement, utleie av legeressurs m.m. Det er inntektsført 154 tkroner mer enn budsjettert hvorav 112 tkroner gjelder forsikringsoppgjør i forbindelse med kondemnering av bil. Varekostnader Virksomhetens varekostnad består, foruten legemidler og forbruksmateriell i ambulansene, i hovedsak av kostnader knyttet til 5 ambulansebåter og 1 pasientransportbåt. Regnskapet for januar viser et mindreforbruk på 335 tkroner i forhold til budsjett. Lønnskostnader Regnskapet viser et merforbruk på 0,8 mill kroner i lønnskostnader i forhold til budsjett. Avviket skyldes at det er forbrukt 1,5 mill kroner mer i overtid og ekstrahjelp enn budsjettert. Det har vært ekstra overtidsutbetalinger i januar i tilknytning til brannene i Flatanger og Frøya. Netto lønnsutbetalinger (eksklusiv overtid og ekstrahjelp) og refusjon av sykepenger viser et mindreforbruk på 0,5 millioner kroner for januar. 4

5 Utvikling i overtid og ekstrahjelp i tkr : Det er i likhet med foregående måneder vært høye overtidsutbetalinger også for januar. Det har i hele 2013 jobbet hardt for å få på plass tilstrekkelig bemanning med riktig kompetanse. Disse tiltakene vil på sikt medføre en reduksjon i overtid. Regnskapet for januar viser at overtid og ekstrahjelp er på riktig vei, dog ikke i det tempo som lå til grunn i budsjettet. Viser til omtale under punkt 3.1. Utvikling i overtid og ekstrahjelp i tkr for perioden januar 2013 tom januar 2014: Andre driftskostnader Kontogruppe 6: Regnskapet for januar viser et mindreforbruk på 0,6 mill kroner i forhold til budsjett. Avviket skyldes mindreforbruk når det gjelder arealkostnader, avskrivninger og kjøp av eksterne tjenester på 1,1 mill kroner, mens det er et merforbruk knyttet til utstyr inventar og uniformer i forhold til budsjett på 0,4 mill kroner. Kontogruppe 7: Kostnadsberegninger i forbindelse med budsjettbehandling for 2014 viser et utfordringsbilde på 25 millioner kroner. Viser til nærmere omtale under punkt 2.2. I budsjettsammenheng så er dette utfordringsbildet nettet mot andre kostnader og fremkommer derfor som avvik på 2,08 mill kroner for januar i kontogr 7. Resterende avvik på i kontogruppe 7 er på 53 tusen kroner Finansposter Av finansposter for januar utgjør tkr 146 finansinntekter knyttet til bankkonto i DnB. Lån til RHFet på 137,5 mill kr renteberegnes ikke. 5

6 2.2 Prognose Innledning hovedårsak til evt avvik Styret ble i styresak 52/13 kjent med at foretakets kostnadsberegning for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill kroner høyere enn den tildelte rammen på 676 mill kroner, og at det er ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. Styret ba derfor om at det skulle legges frem en plan over mulige tiltak som kan iverksettes for å bidra til å sikre et resultat i balanse for En oversikt med vurdering av mulige kostnadsreduserende tiltak ble lagt frem for styret i styresak 04/14 i styremøte 30. januar. I vedtaket ber styret om at det gjøres en ytterligere gjennomgang med konkrete tiltak inklusiv kostnadseffekt som viser hva som kan iverksettes for å sikre et resultat i balanse for Dette skal behandles på styremøte Likviditet Likviditet pr utgjør 33,6 mill kroner. I tillegg har AMN bundne midler i form av skattetrekks midler med 13,4 mill kr. 2.4 Investeringer Vedtatt investeringsramme for 2014 var på 35,5 mill kr og omfattet følgende planer: 25 mill kroner til innkjøp av ny multifunksjonsmonitor (overført fra 2013) 10 mill kroner til reinvestering av ambulanser. 0,5 mill kr i egenkapitalinnskudd KLP 6

7 3. HR 3.1 Bemanning/innleie Brutto månedsverk i Ambulanse Midt-Norge HF økte gradvis gjennom hele 2013, med en oppsving i perioden juni til august pga. ferieavvikling, og en mer stabilisert kurve fra september til desember. I 2014 vil det være et mer normalår når det gjelder brutto månedsverk i den forstand at alt langtidssykefravær vil medregnes, samt at alle stillinger er definerte og på plass. Det er utarbeidet et bemanningsbudsjett på stasjonsnivå for hele I oversikten under finner vi utviklingen i brutto månedsverk i 2013, bemanningsbudsjettet i 2014, samt forbrukt brutto månedsverk i Det har vært utfordrende å utarbeide et bemanningsbudsjett på så detaljert nivå, da erfaringstallene fra 2013 har mange elementer av seg knyttet til å være første driftsår (spesielt knyttet til sykefravær og mertid/overtid knyttet til etablering og mindre strukturert arbeidstidsplanlegging). Langtidsplanene for arbeidstid er brukt som grunnlag, mens det er brukt erfaringstall kombinert med skjønn for å beregne størrelse og effekt av sykefravær, mertid/overtid/utrykning. Brutto månedsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN Bemanningsbudsjett AMN Ved inngangen av 2014 ligger vi totalt sett litt lavere enn budsjettert ift. brutto månedsverk, og noe lavere enn forrige måned. Det er budsjettert med en nedgang i brutto månedsverk i løpet av året, noe som i hovedsak er knyttet til forventninger om mer styrt arbeidstid og derme færre timer ut over planlagt arbeidstid. I desember var sykefraværet langt høyere enn i januar, noe som er en medvirkende årsak til flere utbetalte brutto månedsverk i desember enn januar. Utviklingen er forholdsvis lik i alle avdelinger. 7

8 Utvikling i overtid i antall timer Overtid (timer) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN AMN Overtidsbruken er lavere i januar enn de foregående måneder. Dette anses å blant annet være en effekt av innført langtidsplanlegging av arbeidstid, noe som gir mer styrt arbeidstid og bedre planleggingshorisont ift. vikarbehov. Det er budsjettert med langt mindre overtid i 2014 enn i Januartallene er ikke i henhold til budsjett. Dette har flere årsaker: Det har vært flere større hendelser (branner/flodbølge/ras) som har krevd ekstra beredskap og mannskap som har måttet jobbe ut over ordinær arbeidstid i januar. I Nord-Trøndelag er eksempelvis ca. 300 av overtidstimer knyttet til disse hendelsene (ca. 19% av all overtid). Oppstart av nye turnuser ihht. langtidsplan ble iverksatt ved utgangen av tidligere turnuser, noe som har gitt variert oppstartstidspunkt og effekt i løpet av januar. Ved Trondheims-stasjonene har det pga. kompleksiteten i tjenesten vært større utfordringer med å få satt opp endelig turnus. Turnus ihht. langtidsplan er ikke startet, og overtidsbruken på disse stasjoner er også fortsatt høy. Langtidsplanlegging av arbeidstid har gitt økt grunnbemanning og alle ledige stillinger som følge av dette er foreløpig ikke besatt. En del ledige vakter dekkes av den grunn med overtid der det ikke er tilstrekkelig tilgang på kvalifisert arbeidskraft som ikke har jobbet over 100% allerede. Det er fortsatt rekrutteringsutfordringer på en del stasjoner, i hovedsak hjemmevaktstasjonene i Namdal og sykehusstasjonene i Møre og Romsdal, men også enkeltstasjoner for øvrig i alle tre fylker. På disse stasjonene dekkes i stor grad ledige vakter fortsatt av overtid. Ved hjemmevaktstasjoner er utrykning i passiv arbeidstid ihht. Arbeidsmiljøloven beregnet som overtid. Denne overtidskostnaden er det vanskelig å gjøre særlig med uten å evt. endre arbeidstidsordninger med høyere andel aktiv tid, for å redusere antall utrykninger som skjer på passiv arbeidstid, evt. gjøre om til kasernerte stasjoner. Høyere andel aktiv tid eller kasernert tjeneste vil imidlertid øke bemanningsbehovet og lønnskostnader til grunnlønn, samt forverre rekrutteringssituasjonen. Rekrutteringsutfordringer på hjemmevaktstasjoner har vært et omdiskutert tema i mange fora den siste tiden, i hovedsak knyttet til arbeidstidsordninger. Den største utfordringen på dette området ligger imidlertid ikke nødvendigvis i økonomien, men i rekrutteringsutfordringer uavhengig av arbeidstidsordninger, samt fare for 8

9 lavere kvalitet på tjenesten ved svært få oppdrag fordelt på flere ansatte. Det jobbes intensivt med ulike løsninger i samarbeid med Helse Midt-Norge RHF, Helse Nord-Trøndelag HF og de aktuelle kommuner. Utvikling i mertid i antall timer Mertid (timer) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN AMN Bruk av mertid er også redusert noe, i stor grad som følge av mer planlagt arbeidstid. Utviklingen av mertid er lik i alle avdelingene. Noe mertid og overtid vil det alltid være behov for i en virksomhet, dette for å dekke ulike typer fravær og ikke planleggbare aktiviteter som overkjøring o.l. Ambulanse Midt-Norge HF har en svært lav andel deltid i foretaket. Med så høy andel mertid tyder det på at de fleste deltidsansatte i realiteten jobber opp mot full tid. Det er positivt med bruk av mertid i stedet for overtid, da det er rimeligere timer, men samtidig bør også mertid reduseres i takt med at grunnbemanning er dimensjonert riktig og alle langtidsplanene har trått i kraft. Innleie fra vikarbyrå Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. Det er for tiden 1 innleid administrativ ressurs fra vikarbyrå. Deltid Deltid Denne periode Gjennomsnittlig stillingsandel 95,0 % Andel deltid 10,6 % I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel svært høy og andel deltid lav. Dette nivået har holdt seg på samme nivå stort sett hele 2013 og har en ytterligere forbedring i januar Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. Ved 9

10 spesielt krevende turnussammensetninger, slik som ved stasjoner som også betjener AMK og/eller båt og legevakt, har det også vært nødvendig med noen mindre stillingsandeler for å få arbeidsplanene til å gå sammen. I forbindelse med nyansettelser praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte i tjenesten. 3.3 Sykefravær Sykefravær totalt 0,1 % 0,4 % 3,5 % 4,6 % 5,4 % 5,4 % 4,3 % 5,1 % 5,7 % 6,1 % 6,9 % 7,7 % 6,7 % Sykmelding 0,1 % 0,4 % 2,7 % 3,8 % 4,6 % 4,8 % 3,7 % 4,7 % 4,8 % 5,4 % 6,1 % 6,8 % 5,8 % Egenmelding 0,0 % 0,1 % 0,8 % 0,8 % 0,8 % 0,6 % 0,6 % 0,4 % 0,9 % 0,7 % 0,8 % 0,9 % 0,8 % Sykefravær Foretaksledelse 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,3 % 0,0 % 0,6 % 5,5 % 7,7 % 8,8 % 4,9 % 2,3 % 5 - Møre og Romsdal 0,1 % 0,4 % 3,5 % 5,0 % 4,8 % 5,4 % 6,1 % 7,1 % 7,1 % 7,3 % 8,4 % 8,4 % 7,3 % 6 - Sør-Trøndelag 0,0 % 0,2 % 3,5 % 4,0 % 5,1 % 5,9 % 4,5 % 4,2 % 5,4 % 5,8 % 5,7 % 7,0 % 6,6 % 7 - Nord-Trøndelag 0,0 % 1,0 % 3,8 % 4,8 % 7,1 % 8,0 % 6,4 % 6,1 % 5,3 % 4,5 % 6,2 % 8,9 % 6,2 % Ambulanse Midt-Norge HF 0,1 % 0,4 % 3,5 % 4,5 % 5,3 % 6,0 % 5,5 % 5,8 % 6,1 % 6,2 % 7,0 % 8,0 % 6,7 % Sykefraværet i Ambulanse Midt-Norge HF hadde en negativ utvikling på slutten av Langtidssykefraværet var forventet å øke gjennom hele året, men hadde en kraftigere oppadgående kurve enn forventet de to siste månedene. Dette ser heldigvis ikke ut til å være en trend, og sykefraværet har blitt lavere igjen i januar. Korttidssykefraværet har holdt seg under 1 %, noe som anses å være veldig bra. Det er langtidssykefravær og forebygging på dette området som vil være fokusområder framover. Fra januar 2014 har Helse Midt-Norge gått over til nye rapporteringskuber for alle foretak. Disse har bedre logikk på utplukking av data fra ressursstyringssystemet, noe som har ført til mer korrekte tall for sykefravær (bl.a. lukes det ut dobbeltregistreringer som har forekommet). Som en følge av dette har sykefraværstallene gått noe ned. Endringene er gjort tilbake i tid, slik at oversikten i tabellen over viser korrekte sykefraværstall for hele foretakets levetid. Sett mot tidligere måneders rapportering kan det være noe avvik enkelte måneder. 10

11 3.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Langtidsplanlegging av arbeidstid er et av de største tiltakene for å sikre en bemanning som er i tråd med lovog avtaleverk. I ressursstyringssystemet har ledere til enhver tid mulighet til å sjekke ved innsetting av en ny vakt om dette medfører brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning gjøres på individnivå av nærmeste leder. Det følges opp kontinuerlig i hver avdeling at ansatte ikke overstiger de antall timer man har lov til å jobbe. Prosess for oppfølging av overtidstimer er drøftet og protokollført i Samarbeidsutvalget, og ved behov for å gå ut over maksimalt antall overtidstimer drøftes dette med den enkelte ansatte og tillitsvalgte. Ved behov for å leie inn vikarer jobbes det kontinuerlig med bevisstgjøring av å benytte deltidsansatte, vikarer eller ansatte som har jobbet lite overtid tidligere. Dette for å redusere belastningen på hver enkelt og redusere utgifter ved overtidsbruk. Som beskrevet over er dette utfordrende pga. kvalifikasjonskrav og høy gjennomsnittlig stillingsandel, men med lengre planleggingshorisont på all planlagt aktivitet forventes det også færre brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 4. Administrerende direktørs vurdering Januar 2014 er den første måneden Ambulanse Midt-Norge HF rapporterer virksomhetsdata basert på egne registreringer. Dette oppfattes som et paradigmeskifte. Det forvenstes en viss innkjøringsperiode fram mot stabil datakvalitet. Det er ikke konkludert med hensyn til et standard parametersett ennå. Det nye systemet (Ambustat) vil gi både vesentlig bedre ekstern virksomhetsrapportering og bedre mulighet for ledere og mellomledere til å følge virksomheten og iverkesette gode forbedringstiltak. Det rapporteres et fall i oppdragsmengde i januar 2014 målt mot januar Det er for tidlig å konkludere på årsaken til dette foreløpig. Budsjettet for 2014 er allerede stramt og ytterligere tiltak for kostnadsreduksjon i størrelsesorden 25 mill NOK vil bli lagt fram for styret den 27. februar. Avviket fra budsjettet i januar viser ca 2 mill. Dette er i tråd med den beregnede restutfordringen, men det er for tidlig å presentere en noenlunde sikker årsprognose. Januar måned var preget av flere store beredskapshendelser i Trøndelag. Dette genererte behov for mer overtid enn planlagt. Samtidig har sykefraværet i januar vært 1,3 prosentpoeng lavere enn i desember 2013, noe som har lettet situasjonen noe ift. vikarbehov og overtid. Årsplanlegging er gjennomført for hele foretaket, med unntak av stasjonene i Trondheim, og det er utdannet flere vikarer. Dette forventes å ha en positiv effekt på overtidskostnader og generell forutsigbarhet i foretaket. På tross av at regnskapet viser at driften ennå ikke er i tråd med tilgjengelig ramme, registerers det svake, men tydelige positive signaler i driften av Ambulanse Midt-Norge HF. 11