Ambulanse Midt-Norge HF Periode: August 2013

Transkript

1 Ambulanse Midt-Norge HF Periode: August 2013 Statusrapport fra HF 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet Faglig arbeid faller i to deler: Først daglig virksomhet, inkludert oppdrag med forberedelse og etterarbeid, og det løpende arbeidet med kompetansevedlikehold. Dernest faglig utviklingsarbeid, som søkes organisert i prosjektstruktur, der de vesentligste områdene er (1) utvikling av felles retningslinjer, (2) IKT-basert virksomhetsdokumentasjon, (3) kvalitetssystem, (4) oppfølging av plan for kompetanseutvikling, (5) forskning og utvikling, (6) standardisering av materiell (medisinsk teknisk utstyr mv). Det er engasjert prosjektleder for implementering av nytt felles nødnett. De fleste av disse prosjektene vil kreve tid ut over Det er krevende å stå i drift og et omfattende utviklingsarbeid samtidig. Også august har i hovedsak vært preget av sommeravvikling, med fagressursene i ordinært operativt arbeid. Aktivitet rapporteres på grunnlag av AMK-rapporter, for august 2013 sammenholdt med august 2012, og tilsvarende samlet for januar-august, se tabellene under. Det er som tidligere slik at foretaket ikke har «egne» tall å rapportere før IKT-basert system for virksomhetsdokumentasjon er innført. Det mangler dermed fortsatt kvalitative analyser. Ambulanseforetaket har ikke mulighet til å kvalitetskontrollere data vi har fått fra AMKsentralene. Vi har gjennom AMK-sentralene også hentet ut data for responstider samlet for årets første åtte måneder. Det er vesentlige usikkerheter, men i hovedsak synes median responstid innenfor nasjonal anbefaling. Vi vil rapportere samlet på dette ved årets utløp. Samlet økning i oppdragsmengde for august er 8%, og 14% for akuttoppdrag, med størst økning på Møre, og høyere enn året hittil samlet sett. Samlet for årets 8 første måneder er økning i totalt antall oppdrag 5%. Samlet for 8 måneder er forskjellene i bruk av ambulanse mellom AMK-områdene størst for oppdragskategoriene «haster» og «vanlig». AMK Sunnmøre (Ålesund) ligger samlet 32% lavere enn AMK Nordmøre og Romsdal (Molde). Tabellene under viser fortsatt påfallende ulikheter i ambulanseoppdrag pr 1000 innbyggere. Det er i tidligere rapporter pekt på at dette må analyseres nærmere. En skulle ikke forvente så store variasjoner i reelle behov for ambulansetjenester innen ulike områder i regionen. August 2013/2012 AMK N- Tr AMK S-Tr AMK NMR AMK Sunn Totalt Endring diff/2012 Akutt 422 (417) 846 (766) 448 (349) 374 (296) 2090 (1828) 14,33 Haster 572 (544) 1069 (889) 633 (660) 504 (440) 2778 (2533) 9,67 Vanlig 561 (483) 814 (875) 623 (700) 517 (416) 2515 (2474) 1,65 Totalt 1555 (1444) 2729 (2530) 1704 (1709) 1395 (1152) 7383 (6835) 8,01 1

2 Fordeling av oppdrag januar-august. Ikke korrigert for befolkningsøkning. Akuttoppdrag Oppdrag pr 1000 innbygger Endring Sør- Trøndelag ,16 20,5 21,36 Sunnmøre ,61 17,33 18,82 Molde ,75 24,26 28,82 Namsos , ,96 Hasteoppdrag Oppdrag pr 1000 innbygger Endring Sør- Trøndelag ,86 24,46 26,87 Sunnmøre ,54 27,66 28,92 Molde ,45 40,83 42,23 Namsos ,54 31,45 33,51 Vanlige oppdrag Oppdrag pr 1000 innbygger Endring Sør- Trøndelag ,49 23,3 23,64 Sunnmøre ,64 29,91 28,82 Molde ,1 42,69 42,65 Namsos ,59 31,89 33,36 Totalt antall oppdrag Oppdrag pr 1000 innbygger Endring Sør- Trøndelag ,24 68,26 71,84 Sunnmøre ,23 74,9 76,57 Molde ,5 107,78 113,7 Namsos , ,84 Samlet ,0 Samarbeid Sommeren har ikke tillatt aktivitet i nødvendige samarbeidsfora, for eksempel i forhold til AMK. Det er heller ikke funnet noe tilfredsstillende form på samarbeid med kommuner innen rammen av avtaler mellom sykehusforetakene og den enkelte kommune. 2

3 Erfaring og uønskede hendelser Innføring av EQS skal gi god og oppdatert oversikt. Innføring er prosjektorganisert. Toppadministratorkurs for EQS i regi av Extend er avviklet. Det som gjenstår, er å få lagt opp produksjonsmiljøet med brukere, enheter, maler, skjema osv. Dette fordrer bl.a noen konfigureringer fra Hemit. Dette arbeidet er godt i gang. I tillegg jobbes det også parallelt med å få arbeidet vedr selve innføringen av EQS kvalitetssystem i AMN, inn i prosjektramme. EQS i fase I vil omfatte den del av systemet som omhandler avvik og avvikshåndtering. I tillegg vil noen kvalitetsdokumenter og skjemaer også legges inn, kanskje først og fremst innenfor personal og HMS, men også faglige retningslinjer ved å «speile» tiltaksbok fra Bliksund Web gjennom EQS. I august er det ikke rapportert noen hendelser av kategori 3.3 eller 3.3a (betydelig personskade, alvorlig svikt). De hendelser det har vært jobbet med, mange også datert lengre tilbake i tid, har ikke gitt alvorlige konsekvenser. Imidlertid er det i enkelte kategorier et større omfang, og dette gjelder spesielt ny standard båre Mondial Monobloc Premium, samarbeid med andre aktører, samt problemer knyttet til Transmobil (flåtestyring/kart) og MobiMed (monitor mv). Her er det alt igangsatt regionale tiltak eller regionale tiltak er planlagt, slik at de fleste av disse avvikene vil lukkes på avdelingsnivå mer for dokumentasjonens del enn for å utløse korrigerende tiltak. I Nord-Trøndelag er det så langt i år, registrert ca. 60 avvik, uønskede hendelser og erfaringer. Av disse utgjør samarbeidsrelasjoner og MobiMed/Transmobil ca. 25 % hver, problemer knyttet til ambulansebåre utgjør ca. 15 %. I Møre og Romsdal er det rapportert 11 avvik, uønskede hendelser og erfaringer så langt i år. Av disse utgjør samarbeidsrelasjoner 55 %, mens øvrige hendelser er mer enkeltstående. For Sør-Trøndelag er det ikke oversikt tilgjengelig. Logistikk Ambulanse Midt-Norge har siden oppstarten stått helt uten IKT-basert støttesystem for drift og vedlikehold av bilpark. Dette førte til at vi ikke hadde nødvendig oversikt og systematisk kontroll. Nytt system som omfatter alle 144 biler er under innføring i organisasjonen, og gir kostnadsoversikt ned til det enkelte kjøretøy. 2. Økonomi 2.1 Resultat Innledning hovedårsak til evt avvik Resultatet for august viser et underskudd på 15,7 millioner noe som gir et akkumulert underskudd på 37,9 mill pr Helse Midt-Norge RHF vedtok i sak 50/13 å øke rammen for 2013 med 50 millioner for Til tross for økt ramme så viser erfaringstall for de 8 førte måneder at AMN ikke ser noen mulighet til å komme i mål med et resultat i balanse for I henhold til krav fra styret så forskyves kostnadsutløsende tiltak så langt det er mulig til siste del av 2013 inntil risikobildet er redusert. 3

4 2.1.2 Inntekter Ambulanse Midt-Norge HFs inntekter består i all hovedsak av basisramme og båtinntekter. Av inntektene pr utgjør 398 mill basisramme og 8 mill gjelder båtinntekter. Resterende beløp gjelder andre inntekter eksempel gjestepasientinntekter, utleie av ambulanse med personell på idrettsarrangement, utleie av legeressurs m.m. Ingen vesentlige avvik i akkumulerte inntekter pr 31.8 i forhold til budsjett med unntak av økningen i ramme på 4,1 mill pr mnd. Viser til omtale i statusrapport for juli Varekostnader Virksomhetens varekostnad består, foruten forbruk av forbruksmateriell i ambulansene, i hovedsak av kostnader knyttet til 5 ambulansebåter og 1 pasientransportbåt. Akkumulert avvik i varekostnader pr 31.8 i forhold til budsjett utgjør 2 millioner og utgjør i hovedsak kostnader knyttet til ambulansebåt og omklassifisering av ferjebillettkostnader Lønnskostnader Det er i likhet med foregående måneder vært høye overtidsutbetalinger også for august. Det vises til omtale under punkt 3.1. Akkumulert avvik i lønnskostnader pr 31.8 i forhold til budsjett, utgjør 54 millioner. Avviket kan i hovedsak forklares med høye overtidsutbetalinger. Akkumulert utgjør overtidsutbetalinger 43 mill eksklusiv sosiale kostnader noe som er et avvik på 38 mill i forhold til budsjett. Pensjon I budsjettarbeidet som ble foretatt i desember forelå det ikke aktuarberegning for 2013 fra KLP. I mangel av aktuarberegning ble det lagt til grunn en pensjonskostnad på 12 % av brutto lønn. Vi mottok aktuarberegningen først i april og den viser høyere kostnader enn hva vi har budsjettert med. Økning i pensjon utgjør en ekstrakostnad på 1,1 million pr måned. Akkumulert pr utgjør dette 8,8 mill Andre driftskostnader Kontogruppe 6: Det er avvik i andre driftskostnader i perioden 3,8 millioner hvorav 2 mill gjelder økte avskrivninger som skyldes overtakelse av MTU og sykehusbiler fra sykehusforetakene som vi overtok til bokførtverdi. Den bokførte verdien tilsvarer bruksverdi i tråd med retningslinjer gitt fra Helse Midt-Norge RHF. Deler av utstyret skal skiftes ut i 2014 og har dermed svært kort avskrivningstid noe som påfører AMN økte kostnader. Videre skyldes 1 mill økte husleiekostnader pga fakturert husleie for sykehusstasjonene. Resterende av avviket knytter seg til konsulenttjenester IKT og telefonkostnader. Kontogruppe 7: Våre kostnadsberegninger som ble gjennomført i desember 2012 for regnskapsåret 2013 viste totale kostnader som var 15 mill høyere en den tildelte rammen og at det var ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. I budsjettsammenheng så er dette utfordringsbildet nettet mot andre kostnader og fremkommer derfor som avvik på 1,2 mill for august. Pr 31.8 utgjør dette avviket 10 mill. Resterende av avviket skyldes omklassifisering av ferjebillettkostnader fra kontogruppe 7 til kontogruppe 4. 4

5 2.1.6 Finansposter Finansposter utgjør tkr 149 for august og gjelder bankkonto DnB. Lån til RHFet på 112 mill rente beregnes ikke. 2.2 Prognose Innledning hovedårsak til evt avvik Prognosen for 2013 holdes derfor uendret i forhold til forrige rapportering. AMNs største kostnadsdriver er lønn og det er satt i gang en rekket tiltak som vi mener skal bidra til reduserte overtidsbruk og dermed bidra til å redusere lønnskostnadene - viser til punkt Likviditet Likviditet pr utgjør MNOK 92. I tillegg har AMN bundne midler i form av skattetrekks midler med MNOK Investeringer Vedtatt investeringsbudsjett for 2013 er på 76,1mill og omfatter følgende planer: 26 mill i nye og brukte ambulanser 41 mill i MTU inkl arvtaker til MobiMed 8,5 mill i inventar 0,5 mill i egenandelsinnskudd KLP Pr 31.8 er det investert 40,5 mill, hvorav 27 mill i ambulanser, 7 mill i MTU og 6,7 mill i inventar. 5

6 3. HR 3.1 Bemanning/innleie De første ukene av august var det fortsatt ferieavvikling i alle avdelingene. Dette gir utslag i høyere bemanningstall enn i en normalmåned, men lavere enn i juli som er hovedmåned for ferie. Som rapportert tidligere ble bemaningsbudsjettet utarbeidet på et tidspunkt hvor det var liten kunnskap om reelt bemanningsbehov. Budsjettet tok utgangspunkt i kun arbeidsplaner for å bemanne biler/båter og tok ikke høyde for timeforbruk knyttet til andre oppgaver i foretaket. Dette er hovedårsak til det store avviket mellom bemanningsbudsjettet og faktisk utbetalte brutto månedsverk. Bemanning 2013 (Brutto månedsverk utbetalt) Totalt PHV - Fravær Denne periode Faktisk Budsjett Avvik 6 Hittil Endring - forrige år Faktisk Budsjett Avvik Netto månedsverk utbetalt Brutto månedsverk i Ambulanse Midt-Norge HF har økt gradvis gjennom hele året, med en oppsving i perioden juni til august pga. ferieavvikling. Det forventes at når hovedferien er avviklet vil også utviklingen av brutto månedsverk stabiliseres. Økning i brutto månedsverk er en ønsket utvikling, da det raskt viste seg at grunnbemanningen i foretaket var lav, noe som tidligere har vært dekket opp av utstrakt vikarbruk. Som rapportert tidligere har det vært store utfordringer med å ha tilstrekkelig kvalifisert personell til å dekke alle vakter i forbindelse med ferien. Det vises spesielt til statusrapport for mai for informasjon om tiltak som ble iverksatt for å kvalifisere og skaffe flere nye vikarer til tjenesten. I tillegg til tidligere rapporterte tiltak settes det nå i gang arbeid med langtidsplanlegging av arbeidstid for å skaffe mer forutsigbar bemanning ved alle stasjoner. Det forsøkes i tillegg ut en ordning med dedikert person som skal jobbe spesifikt med vikarkoordinering og bistå ledere ift. bemanningsplanlegging i avdeling Møre og Romsdal, der utfordringene har vist seg å være størst. For å sikre bemanning på stasjonen i Geiranger, der det har vært utlyst ledige stillinger gjentatte ganger uten å få kvalifiserte søkere, er det iverksatt et rekrutteringstilskudd for å gjøre arbeidsstedet mer attraktivt for faste ansatte. I avdeling Nord-Trøndelag kom de største utfordringene knyttet til avvikling av ferie i slutten av juli og i august. Dette kan vi se på oversikten under når det gjelder månedsverk og overtid. På de tre hjemmevaktstasjonene hvor det har vært størst utfordring å få tak i vikarer i Nord-Trøndelag, er det iverksatt et rekrutteringstilskudd for å stimulere til at ansatte/vikarer vil ta ekstra vakter der. Sommerferieavviklingen er grundig evaluert i alle avdelinger. Resultatet av denne evalueringen, sammen med en grov kartlegging av kompetanse som er i ferd med å ferdigstilles, danner grunnlaget for vurdering av videre kompetansepåfyll og/eller vikarkurs. Evaluering av sommerferieavviklingen finnes i vedlegg til denne statusrapporten. Ambulanse Midt-Norge Brutto månedsverk Mertid/Timelønn Overtid (ON) Utrykning på vakt Ubekvem arbeidstid

7 Mertid: Deltidsansatte som jobber utover stillingsandel + timevikarer Utrykning på vakt: Ble først registrert spesifikt som utrykning etter overgang fra fast til variabelt ubekvemstillegg ved ny overenskomst 1.april. Ubekvem arbeidstid: Varierer i takt med spesielt helligdager og noe ekstra i ferieperioder Møre og Romsdal Brutto månedsverk Mertid/Timelønn Overtid (ON) Utrykning på vakt Ubekvem arbeidstid Nord-Trøndelag Brutto månedsverk Mertid/Timelønn Overtid (ON) Utrykning på vakt Ubekvem arbeidstid Sør Trøndelag Brutto månedsverk Mertid/Timelønn Overtid (ON) Utrykning på vakt Ubekvem arbeidstid Overtidsbruken var i august også høy, men på vei ned etter at hovedferien er unnagjort på de fleste stasjoner. Unntaket er avdeling Nord-Trøndelag som har hatt noe økning av overtid og mertid fra juli til august. Dette var i noen grad forventet, da de største utfordringene ift. å få dekket ledige vakter på spesielt hjemmevaktstasjonene kom med størst tyngde i månedsskiftet juli/august. Det forventes at igangsatte tiltak, at hovedferien er ferdig, at lærlinger som går opp til fagprøve trer inn i tjenesten, og bedre utnyttelse av vikarer, vil gi en reduksjon i overtidsbruk ut over høsten. Overtidsbruk følges tett opp på alle nivå kontinuerlig. Innleie pr juli 2013 Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. Det benyttes for tiden heller ikke annet innleie av personell. 3.2 Deltid Tabell nr x: Andel deltid pr juli 2013 Denne Deltid 2013 periode Gjennomsnittlig stillingsandel 94,2 % Andel deltid 12,8 % Des 2010 Endring Mål Avvik I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel høy og andel deltid lav. Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små 7

8 barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. Det jobbes med muligheter for mer administrativ tid for stasjonsledere og dette kan gi åpninger for delte stillinger for å dekke opp arbeidsplanen. Det vil imidlertid være fokus på å finne gode løsninger, muligens i samarbeid med nærliggende stasjoner, for å kunne tilsette i full stilling i stedet for redusert stilling. I forbindelse med nyansettelser praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte i tjenesten. 3.3 Sykefravær Tabell nr x: sykefravær pr juli 2013 Netto sykefravær (%) 2013 Egenmelding Syk emelding Samlet for foretaket: Denne periode Hittil Faktisk Forrige år Endring Faktisk Mål Avvik 0,4 % 0,5 % 5,4 % 3,3 % 5,8 % 0,0 % 0,0 % 3,8 % 7,0 % -3,2 % Sykefraværet i Ambulanse Midt-Norge HF har hatt en liten økning fra juli til august. Det er normalt med sesongsvingninger av sykefravær, og utvikling fra måned til måned er det derfor vanskelig å tolke som klare signal på sykefraværsutvikling. Først når det foreligger tall for sammenlignbar måned året vil man ha en størrelse å måle opp mot. Det ser imidlertid ut som sykefraværet er i ferd med å stabilisere seg på et nivå, da de tre/fire siste måneder har vært forholdsvis jevne. Sammenlignet med andre foretak i Helse Midt-Norge ligger Ambulanse Midt-Norge HF foreløpig med lavest sykefravær. 3.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Uttrekk av data på etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser for Ambulanse Midt-Norge HF er ikke løst ennå. Det er forhandlet fram en avtale mellom Ambulanse Midt-Norge HF og Delta ang. arbeidstid. Denne vil danne rammer for arbeidsplaner som legges lokalt og er gjort gjeldende for hele foretaket ettersom Delta representerer en majoritet av ansatte. Det jobbes også med an rammeavtale for langtidsplanlegging av arbeidstid, noe som igjen vil danne grunnlaget for et omfattende arbeid med å legge arbeidsplaner for hele 2014 for hele foretaket. Når alle arbeidsplaner for 2014 er avtalt med ansatte og deres organisasjoner, samt lagt inn i ressursstyringssystemet, vil vi ha de riktige konstanter i systemet til å kunne generere opplysninger om evt. brudd på arbeidstidsbestemmelser. Det er fortsatt bekymringer knyttet til at enkelte ansatte har arbeidet for mye og derfor har hatt for stor arbeidsbelastning, samt at de ikke kan benyttes i like stor grad ved framtidig vikarbehov. Tiden det tar å kvalifisere tilstrekkelig personell er den største utfordringen ift. å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. Oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning gjøres på individnivå av nærmeste leder. Det følges opp kontinuerlig i hver avdeling at ansatte ikke overstiger de antall timer man har lov til å jobbe. Dersom ansatte nærmer seg maks-grenser for antall overtidstimer som kan arbeides, søkes det med tillitsvalgte skriftlig om utvidelse av maksgrense. Ved behov for å leie inn vikarer jobbes det kontinuerlig med bevisstgjøring av å benytte deltidsansatte, vikarer eller ansatte som har jobbet lite overtid tidligere. Dette for å redusere belastningen på hver enkelt og redusere utgifter ved overtidsbruk. Ressursstyringssystemet gir varsel dersom hviletidsbestemmelser ikke overholdes, og bidrar på denne måte til kontroll med at det ikke tildeles vakter som overstiger arbeidstidsbestemmelsene på dette området. 8

9 Den største bekymringen ift. overskridelse av arbeidstidsbestemmelser er å få tilstrekkelig med kvalifisert personell til å dekke vakter ved sykefravær, når det med stor sannsynlighet nærmer seg siste grenser for antall overtidstimer for en rekke ansatte. Som beskrevet over og i tidligere statusrapporter er tiltak for å kvalifisere tilstrekkelig personell og få på plass arbeidsavtaler med disse, samt bevisstgjøring på fordeling av overtidsvakter, hovedaktivitetene for å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene. 4. Administrerende direktørs vurdering Sommerferieavviklingen er ferdig og det er gjennomført en grundig evaluering. Rapporter er utarbeidet både på avdelingsnivå og for hele foretaket. Disse vil danne grunnlaget for planlegging av tiltak fram mot neste sommer. Hovedinntrykket av at sommeravviklingen ble noe mer positiv enn fryktet står seg. Overtidsbruken var som antatt meget betydelig også i august. Det forventes at iverksatte tiltak slår inn positivt når normal drift overtar fra ferieavvikling. Aktivitetstall viser betydelige ulikheter i oppdragsmengde og anvendte hastegrader mellom de fire AMKområdene. Det skal anføres at det er knyttet store usikkerheter til disse tallene, men ulikhetene er så store at det bør gjennomføres en grundigere analyse i samarbeid med sykehusforetakene som har ansvaret for AMKsentralene. Den samlede oppdragsmengden fortsetter å øke (5 % så langt i år i forhold til 2012). Så langt har en ikke virksomhetsdata som gjør det mulig å analysere hva dette skyldes og gjøre vurderinger av mulige tiltak. Regnskapstall for august og en grundig økonomigjennomgang på avdelings-, område- og stasjonsnivå gir ikke grunnlag for endring av prognosen som ble presentert sist måned. Prognosen holdes på minus 76 mill NOK. Det vurderes ikke mulig å levere et økonomisk resultat i tråd med forventningene i foretaksprotokoll/oppdragsdokument i løpet av inneværende år. 9