Ambulanse Midt-Norge HF Periode: februar Aktivitet. Statusrapport fra Ambulanse Midt-Norge HF. 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet

Transkript

1 Ambulanse Midt-Norge HF Periode: februar 2014 Statusrapport fra Ambulanse Midt-Norge HF Aktivitet 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet Foretaket genererer nå egne tall fra dokumentasjonssystemet Ambustat, som er under innføring. I forbindelse med implementering av nytt system vil det være noen feilmarginer både med bakgrunn i systemet og bruk, men tallene kan likevel brukes med noe forbehold. Arbeid med å ta i bruk analyseverktøy går langsomt på grunn av lisensproblematikk mv. I februar 2014 er det registrert utførte oppdrag av ambulansetjenesten. Avdelings/fylkesvis fordeling og oppdragsmengde pr 1000 innbyggere går fram av grafer under. Vi har ikke innhentet AMK-sentralenes tall for måneden. Februar 2013 hadde 5350 oppdrag i følge AMK-tallene. Tallene fra 2013 kan ha feil, men indikerer en stor oppdrags økning i februar 2014 sammenlignet med 2013 (mer enn 20%). Figur 1 Oppdrag februar 2014, pr avdeling Figur 2 Oppdrag februar 2014, pr fylke/1000 innb 1

2 Samlet distanse februar utkjørt på oppdrag km, med aktive timer samlet. Fordeling sykdom skade pr fylke går fram av grafen under. Sykdom dominerer, mens skader og andre kategorier utgjør en mindre del. Figur 3 Fordeling sykdom/skade februar 2014 pr fylke Grafen under viser i gule/grønn/røde søyler oppdragene slik hastegrad ble satt for ambulanseoppdraget gitt fra AMK. Oppdragene er her fordelt i 5 blokker, etter hvordan ambulansetjenesten selv før avlevering av pasient har kodet hast i triage/prioriteringssystemet RETTS, som brukes i all ambulansetjeneste og alle akuttmottak i regionen. Ved å følge og analysere data over tid pr sentral og knyttet opp mot AMK-sentralenes prioriteringssystem, kan data brukes til å verifisere prioriteringssystemet, og gi grunnlag for systematisk forbedring. Overtriage kan sees som et ressursproblem, mens undertriage er et kvalitetsproblem. Grafene viser eksempelvis at av oppdrag der ambulanse ble sendt på utrykning (akutt/rød hastegrad fra AMK), var det 229 ganger «grønn» prioritering tilbake til sykehus, altså ingen hast. Motsatt var det i 37 tilfeller der ambulanse ble sendt ut på «vanlig» oppdrag (ingen hast), rød hastegrad tilbake til sykehus. Det er ikke grunnlag for å si at dette indikerer feilaktig praksis i AMK-sentraler. Figur 4 Hastegrad, prehospital triage, fylkesfordeling 2

3 Det er høy aktivitet i faglig arbeid, knyttet i hovedsak til de samme punkter som i januar kandidater har hatt eksamen i farmakologi (HiL, 5 studiepoeng). 10 møtte ikke til eksamen. Av 56 strøk 20 (36%). Det er anledning til ny eksamen. Resultatene viser nødvendighet av fokus på farmakologi og legemiddelregning. Vi ser denne kompetansen som helt nødvendig for pasientsikkerheten for alt personell som har nivå 2 (legemiddelbruk etter protokoll). Fagdager fortsatt arbeid med felles retningslinjer for ambulansetjenesten implementering av virksomhetsdokumentasjon fortsatt arbeid med standardisering av materiell - pakningsplan forberedelse implementeringsprosjekt multifunksjonsmonitorer gjennomføring av fagdag stasjonsvis, med fokus på blødningskontroll, store skadested og dokumentasjon annen oppfølging av kompetanseplan, som LS-kurs, oppfølging av lærlinger Kvalitet Det er nå ikke reserveenheter av Mobimed igjen, og en situasjon der vi ikke har monitor og mulighet for sending av 12 kanal EKG kan oppstå når som helst. Det har i løpet av februar blitt registrert 14 nye hendelser i AMN HF, hvorav en hendelse i kategori 3.3. Øvrige hendelser anses som mindre alvorlig, men flere kan brukes i erfaringsbasert læring. Flesteparten av meldingene går fremdeles på samarbeid/kommunikasjon, samt at det er jevnlige drypp av hendelser vedr MTU og båremateriellet. Emne Status 1 ny registrert hendelse i perioden i kategorien 3.3 og Under behandling, melding sendt kunnskapssenteret 3.3A 13 nye registrerte avvik i perioden som IKKE klassifiseres i kategorien 3.3 eller 3.3A Totalt antall avvik som fremdeles er under 7 fremdeles under behandling behandling/ikke lukket Antall gjennomførte kvalitetsråd i perioden 2 Antall erfaringstilbakemeldinger gitt i perioden 3 Figur 5 Fordeling, hendelser februar 3

4 2 Økonomi 2.1 Resultat Innledning hovedårsak til evt avvik Resultatet for februar viser et underskudd på 2,8 millioner kroner noe som utgjør et avvik på 2 millioner i forhold til budsjett. Årsaken til avviket skyldes i hovedsak et udekket utfordringsbilde på 25 millioner kroner for Se nærmere omtale under prognose punkt 2.2 og Inntekter Ambulanse Midt-Norge HFs inntekter består i all hovedsak av basisramme og båtinntekter. Av inntektene pr 28.2 utgjør 112,6 mill basisramme og 2,7 mill båtinntekter. Resterende beløp gjelder andre inntekter eksempel gjestepasientinntekter, utleie av ambulanse med personell på diverse arrangement, utleie av legeressurs, utrykningskjøring m.m Varekostnad Virksomhetens varekostnad består, foruten legemidler og forbruksmateriell i ambulansene, i hovedsak av kostnader knyttet til 5 ambulansebåter og 1 pasientransportbåt. Regnskapet for februar viser et mindreforbruk på 600 tkroner i forhold til budsjett og gjelder i hovedsak båtkostander Lønnskostnader Regnskapet viser et merforbruk på 0,9 mill kroner i lønnskostnader i forhold til budsjett. Dette skyldes at vi har mottatt faktura på kompetansehevende tiltak som farmakologi og paramedic. I budsjettsammenheng er kostanden periodisert i større grad. Kostnader til overtid og ekstrahjelp er 1,8 mill kroner høyere enn budsjettert. Refusjon av sykelønn og lønn til lønnskostnader utbetalinger eksklusiv overtid og ekstrahjep viser et mindreforbruk på 1,8 mill. 4

5 Utvikling i overtid og ekstrahjelp i tkr : Det har i likhet med foregående måneder, også vært høye overtidsutbetalinger i februar. AMN har i hele 2013 og 2014 jobbet hardt for å få på plass tilstrekkelig bemanning med riktig kompetanse. Disse tiltakene vil på sikt medføre en reduksjon i overtid. Det visers til omtale under punkt 3.1. Utvikling i overtid og ekstrahjelp i tkr for perioden januar 2013 tom februar 2014: 5

6 2.2.5 Andre driftskostnader Kontogruppe 6: Regnskapet for februar viser et mindreforbruk på 0,7 mill kroner i forhold til budsjett. Avviket er summen av mindreforbruk i forhold til budsjett, når det gjelder arealkostnader, avskrivninger, reparasjon og vedlikehold. Kontogruppe 7: Kostnadsberegninger i forbindelse med budsjettbehandling for 2014 viser et utfordringsbilde på 25 millioner kroner. Det viser til nærmere omtale under punkt 2.2. I budsjettsammenheng så er dette utfordringsbildet nettet mot andre kostnader og fremkommer derfor som avvik på 2,08 mill kroner denne periode (akkumulert pr ,2 mill ) i kontogr 7. Resterende avvik i kontogruppe 7 er på 542 tkroner hvorav 495 tkroner skyldes høyere kostnader på transportmidler enn forutsatt i budsjettet (primært vedlikehold) Finansposter Av finansposter for februar utgjør tkr 147 finansinntekter knyttet til bankkonto i DnB. Lån til RHFet på 137,5 mill kr renteberegnes ikke. 2.2 Prognose Innledning hovedårsak til evt avvik Endring i prognosen for 2014 denne periode er på 12,1 millioner kroner. Se punkt

7 2.3 Arbeid med tiltak for økonomisk balanse Styret ble i styresak 52/13 kjent med at foretakets kostnadsberegning for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill kroner høyere enn den tildelte rammen på 676 mill kroner, og at det er ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. Styret ba derfor om at det skulle legges frem en plan over mulige tiltak som kan iverksettes for å bidra til å sikre et resultat i balanse for En oversikt med vurdering av mulige kostnadsreduserende tiltak ble lagt frem for styret i styresak 04/14 i styremøte 30. januar. I vedtaket ba styret om at det gjøres en ytterligere gjennomgang med konkrete tiltak inklusiv kostnadseffekt som viser hva som kan iverksettes for å sikre et resultat i balanse for Dette ble behandlet i styremøte sak 12/14. Styret ønsket å gå videre med enkelte av de foreslåtte tiltakene og ba administrasjonen utarbeide en oversikt som viser antatt effekt i 2014 samt fremtidig helårseffekt. Dette skal fremlegges på styremøte AMN jobber nå med å ferdigstille denne oversikten, det er usikkerhet knyttet til hvilke økonomiske konsekvenser omorganisering av ressurser vil få. Dette punket er fortsatt under arbeid og resultatet av dette arbeidet vil bli tatt inn i prognosen på et senere tidspunkt. 2.4 Likviditet Likviditet pr utgjør 34,7 mill kroner. I tillegg har AMN bundne midler i form av skattetrekks midler med 24,4 mill kr. 2.5 Investeringer Vedtatt investeringsramme for 2014 var på 35,5 mill kr og omfattet følgende planer: 25 mill kroner til innkjøp av ny multifunksjonsmonitor (overført fra 2013) 10 mill kroner til reinvestering av ambulanser. 0,5 mill kr i egenkapitalinnskudd KLP Pr 28.2 er det påløpt 190 tkr i investering i ambulanse. I tillegg er det investert 840 tkr i IKT-utstyr til virksomhetsregistrering i ambulansene. 7

8 3. HR 3.1 Bemanning/innleie Bemanningsbudsjett er utarbeidet på alle enhetsnivå for hele I oversikten under finner vi utviklingen i brutto månedsverk i 2013, bemanningsbudsjettet i 2014, samt forbrukt brutto månedsverk i Langtidsplanene for arbeidstid er brukt som grunnlag, mens det er brukt erfaringstall kombinert med skjønn for å beregne størrelse og effekt av sykefravær, mertid/overtid/utrykning. Brutto månedsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN Bemanningsbudsjett AMN I februar 2014 ligger vi svært nært bemanningsbudsjettet totalt sett når det gjelder utbetalte brutto månedsverk for foretaket, noe ledelsen er godt fornøyd med. Utviklingen er lik i alle tre avdelinger. Utvikling i overtid i antall timer Overtid (timer) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN AMN

9 Overtidsbruken har økt fra januar til februar 2014, noe som ikke er i tråd med verken bemanningsbudsjett eller lønnsbudsjett. Etter en reduksjon i overtid fra desember til januar, er det i alle tre avdelinger en økning igjen i februar. Den største andelen av overtidstimer genereres i Møre og Romsdal (5856 timer i februar). Der er også de største utfordringene ift. vakante stillinger og tilgang på kvalifisert personell/vikarer. Dersom vi ser på lønnstallene for februar senere i rapporten, vil vi se at det er lavere utgifter til ordinær lønn, mens høyere utgifter til overtid, enn budsjettert. Dette viser at vi fortsatt har store utfordringer med å få planlagt og dekket alle vakter med ordinær arbeidstid i stedet for overtid. Det var forventet at det fra årsskiftet skulle vært en jevn reduksjon i overtidsbruk som følge av bedre planlagt bemanning. Denne utviklingen har dessverre ikke gått som forventet i februar. Årsaken til at det fortsatt genereres såpass mye overtidstimer i hele foretaket er i hovedsak knyttet til: Langtidsplanlegging av arbeidstid har gitt økt grunnbemanning og alle ledige stillinger som følge av dette er foreløpig ikke besatt. En del ledige vakter dekkes av den grunn med overtid der det ikke er tilstrekkelig tilgang på kvalifiserte vikarer som ikke har jobbet over 100% allerede. o Tiltak: det jobbes kontinuerlig med å tilsette i vakante stillinger, Det er fortsatt rekrutteringsutfordringer på en del stasjoner, i hovedsak ved AMK, hjemmevaktstasjonene i Namdal og sykehusstasjonene i Møre og Romsdal. På disse stasjonene dekkes i stor grad ledige vakter av overtid. o Tiltak: Det jobbes kontinuerlig med å tilsette i vakante stillinger, samt vurderinger av tiltak for å gjøre arbeidsplassene mer attraktive for ansatte. Trondheims-stasjonene har pga. kompleksiteten i tjenesten hatt større utfordringer med å få satt opp endelig turnus. Turnus ihht. langtidsplan er ikke startet, og overtidsbruken på disse stasjoner er også fortsatt høy. o Tiltak: Det jobbes med å få en oversiktlig turnus på Ranheim som er eneste stasjon uten langtidsplan p.d. Det er også stasjoner som fortsatt har utfordringer med tilstrekkelig andel ansatte med nivå2- kompetanse, samt enkeltstasjoner med høyt sykefravær. o Tiltak: Et kull er i disse dager ferdig med eksamen i farmakologi og vil øke andelen ansatte med nivå2-kompetanse. Det jobbes også med målrettede tiltak for å redusere sykefravær på enkeltstasjoner med de største utfordringene. Utrykning i passiv arbeidstid ihht. Arbeidsmiljøloven beregnes som overtid. Denne overtidsbruken som rapporteres i overtid i timer er det vanskelig å gjøre særlig med. Eneste alternativ for å få ned disse overtidstimene er å endre arbeidstidsordninger til i hovedsak aktiv tid, noe som er urealistisk å gjøre ift. tilgang på tilstrekkelig og kvalifisert bemanning, samt kostnader knyttet til dette. 9

10 Utvikling i mertid i antall timer Mertid (timer) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN AMN Bruk av mertid reduseres fortsatt, dette i stor grad som følge av mer planlagt arbeidstid. Reduksjonen i mertidstimer er i hovedsak i Møre og Romsdal. Noe mertid og overtid vil det alltid være behov for i en virksomhet, dette for å dekke ulike typer fravær og ikke planleggbare aktiviteter som overkjøring o.l. Sett isolert er det positivt med reduksjon i mertid, men sett opp mot en økning i overtid hadde det vært å foretrekke og heller fått kanalisert merforbruk av timer til mertid i stedet for overtid. Ambulanse Midt-Norge HF har en svært lav andel deltid i foretaket. Dette medfører at det ikke i like stor grad er mulig å bruke mertid, da de fleste ikke har stillingsandeler å fylle opp med flere timer. Dette medfører igjen at mertid ikke blir et reelt alternativ, overtid for allerede fulltidsansatte må benyttes. Innleie fra vikarbyrå Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. Det er for tiden 1 innleid administrativ ressurs fra vikarbyrå. Deltid Deltid Denne periode Gjennomsnittlig stillingsandel 95,5 % Andel deltid 9,5 % I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel svært høy og andel deltid lav. Dette nivået har holdt seg på samme nivå stort sett hele 2013 og har en ytterligere forbedring i februar Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. Ved spesielt krevende turnussammenettinger, slik som ved stasjoner som også betjener AMK og/eller båt og 10

11 legevakt, har det også vært nødvendig med noen mindre stillingsandeler for å få arbeidsplanene til å gå sammen. I forbindelse med nyansettelser praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte i tjenesten. 3.3 Sykefravær Sykefravær totalt 0,1 % 0,4 % 3,5 % 4,6 % 5,4 % 5,4 % 4,3 % 5,1 % 5,7 % 6,1 % 6,9 % 7,7 % 6,7 % 6,3 % Sykmelding 0,1 % 0,4 % 2,7 % 3,8 % 4,6 % 4,8 % 3,7 % 4,7 % 4,8 % 5,4 % 6,1 % 6,8 % 5,8 % 5,3 % Egenmelding 0,0 % 0,1 % 0,8 % 0,8 % 0,8 % 0,6 % 0,6 % 0,4 % 0,9 % 0,7 % 0,8 % 0,9 % 0,8 % 1,1 % Sykefraværet har blitt gradvis lavere i januar og februar Den siste måneden har sykefraværsutviklingen vært stabil i Nord-Trøndelag, det har vært en liten økning i Sør-Trøndelag (0,4 prosentpoeng), mens det har vært en reduksjon i sykefravær på 1,2 prosentpoeng i Møre og Romsdal fra januar til februar. 3.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Langtidsplanlegging av arbeidstid er et av de største tiltakene for å sikre en bemanning som er i tråd med lovog avtaleverk. I ressursstyringssystemet har ledere til enhver tid mulighet til å sjekke ved innsetting av en ny vakt om dette medfører brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning gjøres på individnivå av nærmeste leder. Det følges opp kontinuerlig i hver avdeling at ansatte ikke overstiger de antall timer man har lov til å jobbe. Prosess for oppfølging av overtidstimer er drøftet og protokollført i Samarbeidsutvalget, og ved behov for å gå ut over maksimalt antall overtidstimer drøftes dette med den enkelte ansatte og tillitsvalgte. Ved behov for å leie inn vikarer jobbes det kontinuerlig med bevisstgjøring av å benytte deltidsansatte, vikarer eller ansatte som har jobbet lite overtid tidligere. Dette for å redusere belastningen på hver enkelt og redusere utgifter ved overtidsbruk. Som beskrevet over er dette utfordrende pga. kvalifikasjonskrav og høy gjennomsnittlig stillingsandel, men med lengre planleggingshorisont på all planlagt aktivitet forventes det også færre brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 11

12 4. Administrerende direktørs vurdering Aktiviteten i ambulansetjenesten i Midt-Norge målt i antall oppdrag øker betydelig fra februar 2013 februar Hvor mye av dette som skyldes sammenlikning av data fra ulike kilder (AMIS-data fra AMK-sentralene våre egne Ambustat-data fra 2014) og hvor mye som er reell økning i aktiviteten er foreløpig usikkert. Overtidsbruken øker igjen i februar. Dette skyldes at AMN HF fremdeles har betydelige rekrutteringsutfordringer for deler av virksomheten. Dette er mest følbart ved hjemmevaktstasjonene i Nord- Trøndelag og ved sykehusstasjonene og AMK-sentralene i Møre og Romsdal. Det arbeides kontinuerlig med disse utfordringene, men det må forventes at dette kan vedvare til situasjonen knyttet til lokaliteter for ambulansestasjonene ved sykehusene i Møre og Romsdal er avklart og prosessen med sammenslåing av de to AMK-sentralene er ferdigstilt. I Nord-Trøndelag antas dette i hovedsak å skyldes en vanskelig rekrutteringssituasjon ved de stasjonene som har en for de ansatte mer ugunstig hjemmevakt-turnus enn i resten av regionen. Det arbeides med å løse denne situasjonen. Det er betydelige utfordringer for foretaksadministrasjonen å både følge opp driften i nødvendig grad, bidra i nødvendig grad i overføringsprosjektet som planlegger/legger til rette for en god overføring av ambulansevirksomheten til sykehusforetakene ved utløpet av 2014 og implementere de vedtatte kostnadsreduserende tiltak for Det kan bli nødvendig med en hard prioritering av de aktiviteter som er viktigst for stabil drift og en godt styrt overføring av virksomheten til sykehusforetakene. Regnskapet for februar viser et underskudd på 2 mill kr i forhold til opprinnelig budsjett. Dette er i tråd med den i budsjettet prognostiserte restutfordring på 25 mill. En tiltakspakke ble vedtatt i styret for AMN så seint som den 27. februar. Det er derfor ikke målbare effekter av disse tiltakene ennå. 12