Ambulanse Midt-Norge HF Periode: april Aktivitet. Statusrapport fra Ambulanse Midt-Norge HF. 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet

Transkript

1 Ambulanse Midt-Norge HF Periode: april 2014 Statusrapport fra Ambulanse Midt-Norge HF 1. Helsefag Aktivitet og Kvalitet Aktivitet I april 2014 er det i Ambustat registrert 7066 oppdrag (Akutt 2018/Haster 2657/Vanlig 2391). Virksomheten innebærer uendret oppdragsvolum fra mars for Møre, en samlet nedgang på 5% for Nord-Trøndelag og en 10% nedgang for Sør-Trøndelag, mest for hastegrad Haster, minst for Akutt. Vi venter fortsatt på import av tall fra AMK-sentralene for 2012 og 2013 til Ambustat, og vil da kunne gi bedre oversikt over oppdragsutviklingen siste tre år. Programvare for analyse er nå installert, men vi venter på at rutine for dataimport til server skal fungere. Figur 1 Oppdragsoversikt pr avdeling og måned t o m april Figur 2 Samlet oppdragsvolum og oppdrag/1000 innbyggere, januar - april

2 Figur 3 Skader, april 2014, fordelt på undergrupper, hastegrad og triage, og med tiltak, utrykningstid og åstedstid Figur 3 viser denne måneden alle 1097 oppdrag registrert med primærproblem skade, 1/7 av alle oppdrag. Av disse var 324 varslet som hastegrad akutt, 601 som haster. Ambulansetjenestens triage er 78 røde, dvs potensielt alvorlig skadde, 1% av totalt oppdragsmengde. 8 av disse ble overtatt av luftambulanse. 22 av pasientene ble klassifisert som multitraume. Det er sannsynlig at terminologi ikke er tilstrekkelig innarbeidet i ambulansetjenesten. Data for overlevelse ved plutselig uventet hjertestans utenfor sykehus er en sannsynlig første kvalitetsindikator for akuttmedisinske tjenester. Full utvikling av indikatoren krever register og koordinert samarbeid mellom ulike deler av helseforetakene. I AMNs virksomhetsdatabase er det i april registrert 20 stans, hvorav 15 fikk basal hjertelungeredning av tilstedeværende. 4 av 7 som hadde defibrillerbar rytme fikk etter behandling gjenopprettet spontan sirkulasjon i mer enn 20 minutter. Figur 4 Data for pasienter med FAST-symptomer på slag 2

3 Ved akutt hjerneslag vil FAST-symptomer Facialisparese, Armparese + beinparese, Språkproblem, Taleproblem) fange 83% av tilfellene. Ved slag er det stramme tidsmarginer for å kunne gi flest mulig pasienter blodproppløsende behandling etter CT-undersøkelse. Figur 4 viser antall pasienter (125) i april, antall med rød triage, utrykningstid og tid på hendelsessted i minutter, med gjennomsnitt, median, og 90% percentil. 9 av pasientene ble overtatt av luftambulanse. Det er mulig at det ligger muligheter for forbedring blant annet gjennom redusert tidsbruk på åstedet. Det er et meget hardt press på deler av fagstaben. Særlig er prosjektet med nye monitorer i en krevende fase. Det samme gjelder arbeidet med retningslinjer, som ikke vil være klare til implementering før tidligst i overgang mellom 3. og 4. kvartal. Det synes alt nå klart at mye faglig utviklingsarbeid må føres videre i neste organisasjonsform, og at det som er oppnådd av felles løsninger i standardisering og kvalitetsheving vil kreve betydelig oppfølging for ikke å fragmentere. Kvalitet April har vært en overgangsmåned for registrering av hendelser, avvik og erfaringer, og det er derfor meldt både i papirformat og etter hvert elektronisk i EQS. Meldinger forekommer i lavt volum, og det er rimelig å anta at dette i alle fall dels skyldes manglende kultur for formell rapportering av hendelser. AMN har lagt vekt på at hendelser skal benyttes for kollektiv læring, ikke for sanksjoner mot enkeltindivider. Det er i perioden totalt meldt: 18 nye avvik, 11 stk i EQS og 7 stk i papirformat Summarisk pr avd: MR 10 hendelser, NT 4 hendelser og ST 4 hendelser Kategorier: Ekstern klage: 1 Klage/kommunikasjon/samarbeidspartnere: 5 Rutine/prosedyre ikke fulgt: 1 Medisinteknisk utstyr: 1 Bil, båre, materiell: 0 Skade på eget personell: 1 3.3/3.3a-melding: 0 Annet: 9 Lukkede avvik: 2 Oppfølging Tilbakemelding til melder og andre: den enkelte vil selv kunne se status på meldte hendelser i EQS. Erfaringslæring: 1 Kvalitetsutvalg: ikke avholdt møte i kvalitetsutvalget 3

4 2 Økonomi 2.1 Resultat Innledning hovedårsak til evt avvik Resultatet for april viser et underskudd på 5,3 millioner kroner noe som utgjør et avvik på 2,3 millioner i forhold til budsjett. Årsaken til avviket skyldes i hovedsak et udekket utfordringsbilde på 25 millioner kroner for Se nærmere omtale under prognose punkt 2.1.5, 2.2 og Inntekter Ambulanse Midt-Norge HFs inntekter består i all hovedsak av basisramme og båtinntekter. Av inntektene pr 30.4 utgjør 225 mill basisramme og 5 mill båtinntekter. Resterende beløp gjelder andre inntekter eksempel gjestepasientinntekter, utleie av ambulanse med personell på diverse arrangement, utleie av legeressurs, utrykningskjøring m.m. Akkumulert er det inntektsført 730 tkr mer enn budsjettert. Herav utgjør i 500 tkr avsetning av refusjon Nytt nødnett, akkumulert gjestepasientinntekter utgjør 211 tkr mer enn budsjettert, mens vi i samme periode har hatt mindre inntekter på båt enn forutsatt i budsjettet med 177 tkr. Resterende avvik er knyttet til andre inntekter samt gevinster ved salg av biler Varekostnad Virksomhetens varekostnad består, foruten legemidler og forbruksmateriell i ambulansene, i hovedsak av kostnader knyttet til 5 ambulansebåter og 1 pasientransportbåt. Regnskapet for april viser ingen vesentlige avvik i forhold til budsjett. Akkumulert avvik pr er på 854 tkr og gjelder i hovedsak mindreforbruk av ambulansebåter Lønnskostnader Regnskapet viser et merforbruk på 2 mill kroner i lønnskostnader i forhold til budsjett. Kostnader til overtid og ekstrahjelp er 1,2 mill kroner høyere enn budsjettert. Refusjon av sykelønn og lønn til lønnskostnader utbetalinger eksklusiv overtid og ekstrahjelp viser et merforbruk på 0,9 mill. Avviket skyldes i hovedsak avvik i helligdagstillegg. 4

5 Utvikling i overtid og ekstrahjelp i tkr : Det har i likhet med foregående måneder, også vært høye overtidsutbetalinger i april dog har viser tallene for april en nedgang på 934 tkr i overtid og ekstrahjelp i forhold til forrige måned. AMN har i hele 2013 og 2014 jobbet hardt for å få på plass tilstrekkelig bemanning med riktig kompetanse. Disse tiltakene vil på sikt medføre en reduksjon i overtid. Det visers til omtale under punkt 3.1. Utvikling i overtid og ekstrahjelp i tkr for perioden januar 2013 tom april 2014: Andre driftskostnader Kontogruppe 6: Regnskapet for april viser et mindreforbruk på 0,8 mill kroner i forhold til budsjett. Dette gjelder i hovedsak avvik knyttet til lokaler, eksterne tjenester, rep.vedlikehold i forhold til periodisert budsjett. Kontogruppe 7: Kostnadsberegninger i forbindelse med budsjettbehandling for 2014 viser et utfordringsbilde på 25 millioner kroner. Det viser til nærmere omtale under punkt

6 I budsjettsammenheng så er dette utfordringsbildet nettet mot andre kostnader og fremkommer derfor som avvik på 2,08 mill kroner denne periode (akkumulert pr ,3 mill ) i kontogr 7. Resterende avvik i kontogruppe 7 i april skyldes i hovedsak merforbruk når det gjelder kostander knyttet til bilparken i forhold til budsjett og noe mindreforbruk når et gjelder reisekostnader Finansposter Av finansposter for mars utgjør tkr 702 finansinntekter knyttet til bankkonto i DnB. Lån til RHFet på 115 mill kr renteberegnes ikke. 2.2 Prognose Innledning hovedårsak til evt avvik Prognosen er ikke endret i forhold til forrige måned. 2.3 Arbeid med tiltak for økonomisk balanse Styret ble i styresak 52/13 kjent med at foretakets kostnadsberegning for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill kroner høyere enn den tildelte rammen på 676 mill kroner, og at det er ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. Styret ba derfor om at det skulle legges frem en plan over mulige tiltak som kan iverksettes for å bidra til å sikre et resultat i balanse for En oversikt med vurdering av mulige kostnadsreduserende tiltak ble lagt frem for styret i styresak 04/14 i styremøte 30. januar. I vedtaket ba styret om at det gjøres en ytterligere gjennomgang med konkrete tiltak inklusiv kostnadseffekt som viser hva som kan iverksettes for å 6

7 sikre et resultat i balanse for Dette ble behandlet i styremøte sak 12/14. Styret ønsket å gå videre med enkelte av de foreslåtte tiltakene og ba administrasjonen utarbeide en oversikt som viser antatt effekt i 2014 samt fremtidig helårseffekt. Denne ble framlagt for styret på styremøte Det er usikkerhet knyttet til hvilke økonomiske konsekvenser omorganisering av ressurser vil få. Dette punket er fortsatt under arbeid og resultatet av dette arbeidet vil bli tatt inn i prognosen på et senere tidspunkt. Dette er et arbeid som planlegges/gjennomføres sammen HF-ene og i dialog med kommunene. Alle økonomiske tiltak er iverksatt, men vi vil først se effekt ved senere rapportering. Første gangs rapportering av realisert økonomisk effekt vil for AMN bli ved rapportering av regnskapet for mai. 2.4 Likviditet Likviditet pr utgjør 48 mill kroner. I tillegg har AMN bundne midler i form av skattetrekks midler med 22 mill kr. 2.5 Investeringer Vedtatt investeringsramme for 2014 var på 35,5 mill kr og omfattet følgende planer: 25 mill kroner til innkjøp av ny multifunksjonsmonitor (overført fra 2013) 10 mill kroner til reinvestering av ambulanser. 0,5 mill kr i egenkapitalinnskudd KLP Pr er det foretatt reinvestering i ambulanser for 3,1 mill kr.i tillegg er det investert 840 tkr i IKT-utstyr til virksomhetsregistrering i ambulansene samt påløpt 19,4 mill i investeringer knyttet til investering i nytt multifunksjonsmonitorutstyr. 7

8 3. HR 3.1 Bemanning/innleie Bemanningsbudsjett er utarbeidet på alle enhetsnivå for hele I oversikten under finner vi utviklingen i brutto månedsverk i 2013, bemanningsbudsjettet i 2014, samt forbrukt brutto månedsverk i Langtidsplanene for arbeidstid er brukt som grunnlag for bemanningsbudsjettet, mens det er brukt erfaringstall kombinert med skjønn for å beregne størrelse og effekt av sykefravær, mertid/overtid/utrykning. I april 2014 har brutto månedsverk blitt redusert noe sett i forhold til mars. Bemanningsbudsjett og brutto månedsverk for april er i god balanse med et avvik på 5 månedsverk. I hovedsak er dette knyttet til vesentlig lavere sykefravær. Vi vil også videre se at brutto månedsverk harmoniserer bedre med bemanningsbudsjett når dagens vakanser i turnus blir fylt opp med nyansettelser i mai og juni. Første år med langtidsplanlegging vil gi en del læringspunkt ift. alle aktiviteter som det må tas høyde for i bemanningsplaner og bemanningsbudsjett. 8

9 Utvikling i overtid i antall timer Overtidsbruken har en positiv utvikling og har blitt redusert med 2007 timer eller 20% fra mars til april. Dette skyldes hovedsakelig en positiv trend i sykefraværsprosenten. Reduksjonen kommer hovedsakelig i Møre og Romsdal med 20% og Nord-Trøndelag med 20%.Det er også redusert noe på overtidstimer i Sør-Trøndelag. I hovedsak er den lave reduksjon i Sør-Trøndelag knyttet til en økning i sykefravær i samme periode. Bemanningssituasjonen i Trondheim er fortsatt utfordrende med samarbeid mellom flere stasjoner, AMK og legevakt, men langtidsplanlegging av arbeidstid er også kommet i havn på disse stasjonene nå og det forventes noe effekt av dette for å få mer timer over fra overtid til ordinær arbeidstid. Det er imidlertid fortsatt krevende å få besatt alle vakter. Tilgangen på vikarer og fast personell med nivå 2-kompetanse er jevnt stigende. Dessverre har det vært utfordrende å få tilstrekkelig mange gjennom farmakologiutdannelse og eksamen. Det ble gjennomført ny eksamen i Farmakologi på alle avdelinger fredag 9.mai. Vi håper og har forventninger på at tilgangen på vikarer i etterkant av denne eksamen vil bedre tilgangen til faste ansettelser og vikarer med nivå-2 kompetanse. Håper å se positiv utvikling også i mai. Noe overtid vil det alltid være i denne type bransje. Utrykning i passiv arbeidstid ihht. Arbeidsmiljøloven beregnes som overtid. 9

10 Utvikling i mertid i antall timer Bruk av mertid varierer fortsatt noe. Noe mertid og overtid vil det alltid være behov for i en virksomhet, dette for å dekke ulike typer fravær og ikke planleggbare aktiviteter som overkjøring o.l. Sett isolert er det positivt med reduksjon i mertid, men det er bedre å øke mertiden for å få redusert overtid. Vi ser at vi ikke har klart å benytte vikarer/deltid i den grad som vi ønsker for å redusere overtidstimer tilsvarende. Håper å se resultat av et samarbeidsmøte om temaet vikarkoordinering som avholdes mellom avdelingene. Ambulanse Midt-Norge HF har en svært lav andel deltid i foretaket. Dette medfører at det ikke i like stor grad er mulig å bruke mertid, da de fleste ikke har stillingsandeler å fylle opp med flere timer. Dette medfører igjen at mertid ikke blir et reelt alternativ, overtid for allerede fulltidsansatte må benyttes. Innleie fra vikarbyrå Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. Det er for tiden ingen innleid fra vikarbyrå i foretaket. 3.2 Deltid Deltid 2014 Denne periode Gjennomsnittlig stillingsandel 95,5 % Andel deltid 9,5 % I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel svært høy og andel deltid lav. Dette nivået har holdt seg på samme nivå stort sett hele 2013 og har en ytterligere forbedring i februar Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. Ved spesielt krevende turnussammensettinger, slik som ved stasjoner som også betjener AMK og/eller båt og legevakt, har det også vært nødvendig med noen mindre stillingsandeler for å få arbeidsplanene til å gå sammen. I forbindelse med nyansettelser praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte i tjenesten. 10

11 3.3 Sykefravær Sykefraværet har blitt gradvis lavere i 2014 for foretaket totalt sett. Den fine utviklingen samlet ser ut til å fortsette. Selv om sykefraværsprosenten er lavere i Sør-Trøndelag for april, vil vi fortsatt opprettholde spesiell fokus på forbedringer i dialogmøter mellom foretaksledelsen og avdelingen, for å plukke ut de spesifikke stasjoner hvor det må jobbes mer aktivt med tiltak for å redusere fraværet ytterligere. Målrettet sykefraværsoppfølging med tett bistand til stasjonsledere har fokus framover. 3.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Langtidsplanlegging av arbeidstid er et av de største tiltakene for å sikre en bemanning som er i tråd med lovog avtaleverk. I ressursstyringssystemet har ledere til enhver tid mulighet til å sjekke ved innsetting av en ny vakt om dette medfører brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning gjøres på individnivå av nærmeste leder. Det følges opp kontinuerlig i hver avdeling at ansatte ikke overstiger de antall timer man har lov til å jobbe. Prosess for oppfølging av overtidstimer er drøftet og protokollført i Samarbeidsutvalget, og ved behov for å gå ut over maksimalt antall overtidstimer drøftes dette med den enkelte ansatte og tillitsvalgte. Ved behov for å leie inn vikarer jobbes det kontinuerlig med bevisstgjøring av å benytte deltidsansatte, vikarer eller ansatte som har jobbet lite overtid tidligere. Dette for å redusere belastningen på hver enkelt og redusere utgifter ved overtidsbruk. Som beskrevet over er dette utfordrende pga. kvalifikasjonskrav og høy gjennomsnittlig stillingsandel, men med lengre planleggingshorisont på all planlagt aktivitet forventes det også færre brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 11

12 4. Administrerende direktørs vurdering Aktivitetstallene for april viser en stabil eller fallende tendens i forhold til foregående mnd. En har så langt ikke tilgang på detaljerte aktivitetstall for foregående år slik at det er usikkert om dette representerer et brudd med trender fra tidligere år. Det er i løpet av måneden innført elektronisk hendelses- eller avviksregistrering gjennom EQS. Det forventes at dette fører til en økende rapportering av uheldige hendelser. Det vil bli satt inn tiltak for å redusere behandlingstiden for slike hendelser slik at melder skal få rask tilbakemelding. Organisasjonen er inne i en svært kritisk fase med å fase inn de nye multifunksjonsmonitorene, CorPuls 3. Dette innebærer en meget betydelig arbeidsinnsats på alle nivå i AMN, men det er også stor innsats fra våre samarbeidspartnere, Hemit, leverandørselskapet Alere og sykehusforetakene. En har godt håp om at dette er vellykket implementert før sommerferieperioden starter. Overtidstallene for april viser en hyggelig utvikling. Det antas at dette skyldes et synkende sykefravær og at det intensive arbeidet med fokus på konkrete tiltak på avdelings- og stasjonsnivå begynner å bære frukter. Det spesielle fokuset på å redusere overtid vil fortsette med uforminsket styrke i hele den resterende levetiden til ambulanseforetaket. Regnskapet for april viser et underskudd på 2,3 mill kr i forhold til opprinnelig budsjett. Dette er i tråd med den prognostiserte restutfordringen på 25 mill kr. Effekter av iverksatte kostnadsreduserende tiltak rapporteres fom med mai mnd. Samarbeidet med sykehusforetakene med å planlegge kostnadsreduserende tiltak ved organisatorisk omlegging av beredskap ved et antall ambulansestasjoner er startet opp, men er helt i startfasen. En endrer derfor ikke forventet årseffekt på disse tiltakspunktene. Økonomisk årsprognose endres følgelig heller ikke denne mnd. 12