Rundskriv om skogbruksplanlegging med miljøregistrering. Vedlegg 3. Tilbudsinnbydelse

Transkript

1 Rundskriv om skogbruksplanlegging med miljøregistrering Vedlegg 3 Tilbudsinnbydelse Sist oppdatert:

2 MAL FOR TILBUDSINNBYDELSE Innhold Innledning Formålet med taksten Bakgrunn Organisering Prosjektet er organisert i henhold til Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer og anbefalinger gitt i rundskriv til forskriften. Beskrivelse av prosess Presentasjon av området Nøkkeltall fra hver kommune legges ved tilbudsinnbydelsen. Tilgjengelig grunnlagsmateriale Eksempler: DEK AR5 Matrikkelen Ortofoto og laserdata Andre FKB-data (vei, vann etc.) Landbruksregistreret Registrerte skogsbilveier på Sosi-format Kulturminneregistreringer på Askeladden Grunnleggende forutsetninger Følgende forutsetninger ligger til grunn for tilbudsinnbydelsen med kravspesifikasjon og videre planprosess: (eksempler). Det forutsettes en planbestilling/oppslutning > MiS-registreringer Der hvor det foreligger registreringer fra forrige områdetakst skal disse registreringene brukes som grunnlag for å bestemme alder og bonitet. Taksten skal baseres på data fra laserscanning og flyfotografering sommeren., iht Geovekst sine spesifikasjoner. Det forutsettes at oppdragstaker organiserer dette arbeidet med aktuelle aktører. 2

3 Takstprosjektet skal godkjennes av Fylkesmannen. Kommunen står ansvarlig for å stille et mest mulig oppdatert DEK til rådighet. Det forutsettes at AR5 brukes som skille mellom produktiv, uproduktiv skog og andre arealkategorier. Takstfirma skal bistå i prosessen med planbestilling, herunder utarbeide informasjonsmateriale og bestillingsskjema. Skogeier skal gis god anledning til medvirkning i prosessen. Som grunnlag for gjennomføring av hovedprosjektet er det/ vil det bli utarbeidet flere dokumenter av betydning for gjennomføring av prosjektet (listen er ikke uttømmende): Dokument Merknad Tilbudsdokumenter m kravspesifikasjon Innkomne tilbud fra valgt oppdragstaker Avtale om oppdraget Planbestillinger m tilskuddssøknad Tilsagnsbrev fra Fylkesmannen Eventuelle avtaler med underleverandør Spesifikasjon og avtaler for laserscanning og ortofotoproduksjon (trengs når dette skal selges inn til Geovekst) Sluttregnskap Godkjenning fra Fylkesmannen Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging Spesifikasjoner av dataleveranser Dokumenter fra gjennomførte MiSregistreringer, med eventuell dokumentasjon fra prosessen

4 Planprodukter Produktene skal holde en minstestandard som tilfredsstiller kravene i gjeldende forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging. Utforming av planproduktet, layout m.v. følger de opplegg som er vanlig for takstselskapet, men det forutsettes at planene kan leveres på digital form. Plandokumentene skal være pedagogisk og hensiktsmessig utformet. De ulike produktene er for øvrig presentert under kapittel X i vedlagte kravspesifikasjon. Priser Eksempel på utforming: I tilbudet skal priser for oppdraget oppgis i en prisliste, fordelt på eiendomsstørrelsesgrupper. For eiendommer < 100 daa settes en fastpris uavhengig av eiendomsstørrelse innenfor denne gruppen. Som grunnlag for å kunne sammenligne innkomne tilbud anmoder det om å bruke en felles mal for tilbyderne. Prisene skal ta utgangspunkt i produktivt bestandsareal. Kostnader forbundet med ortofoto-produksjon og laserscanning er avhengig av organisering. Rettigheter og dataforvaltning Det vises til tilskuddsforskriften og tilhørende rundskriv. Skogeiere som har bestilt plan og kommunen er oppdragsgivere og rettighetshavere. I tillegg er Fylkesmannen rettighetshaver til plandataene. Kommunene og Fylkesmannen, Landbruksavdelingen skal ha rettigheter til alle kartdata som leveres gjennom prosjektet. Kartframstillingen skal skje etter retningslinjer gitt gjennom forskrift og medfølgende rundskriv. Kvalitetssikring reklamasjon Oppdragstaker skal sette opp en oversikt over kvalitetskrav vedrørende målinger og beregninger som blir utført i forbindelse med taksten. Denne oversikten skal omfatte alle parametre som har betydning for sluttproduktet. Dersom takstselskapets kvalitetskrav aksepteres, blir dette lagt til grunn ved en eventuell reklamasjon. Fristen for å kunne reklamere på produktet fra skogeier settes til minimum x år etter dato for mottakelse av planen. 4

5 Skogeiers deltakelse og oppfølging Eksempler: Skogeierlagene deltar i Prosjektgruppa. Prosjektgruppa opprettholdes til prosjektet er avsluttet og kan benyttes som bindeledd mot skogeierne. Den enkelte skogeier er oppfordret til å kvalitetssikre DEK på sin eiendom. Den enkelte skogeier får tilsendt en kopi av oppdragsavtalen og bestillingsskjema. Ved bestilling kan skogeier avtale eventuelle tilleggsprodukter. Den enkelte skogeier skal gis anledning til å prioritere de bestand/arealer hvor hun/han ønsker egne kvalitetskrav eller tilleggsregistreringer. Skriftlige tilbakemeldinger fra skogeier skal tas vare på og stilles til disposisjon på forlangende. Opsjoner Eksempler: Det ønskes lister og priser på andre registreringer og tilleggsprodukter som oppdragstaker kan tilby. Tilbyder kan komme med forslag til andre løsninger til hvordan prosjektet kan løses. Det må da foreligge klare definisjoner på løsningen eller metoden og beskrivelse av hvilken kvalitet disse løsningene gir og hvilke svakheter løsningen eller metoden har. Fullstendig kostnad ved et annet konsept må legges ved. Andre løsninger kommer ikke i betraktning om ikke pris på forespurt opplegg blir gitt. Fakturering Faktureringsrutiner avtales i samband med avtaleforhandlingene med valgt oppdragstaker. Fakturering og utbetaling av tilskudd skal primært skje direkte til skogeier i henhold til forskrift. Beregning av fakturaareal Dette må spesifiseres nøye da dette kan være kilde til misforståelse og dermed ulik behandling av tilbud. Prosjektgruppa ønsker pris pr. produktivt skogareal. Det skal av tilbudet gå klart fram hvordan fakturaarealet blir beregnet. Det skal opplyses hvor stor prosentdel av isprengt impediment som beregnes inn i fakturaarealet.

6 Fakturering under veis Fakturering og utbetaling av tilskudd underveis i prosjektet skal primært skje direkte til skogeier i henhold til forskrift. Betaling av faktura fra underleverandør (ortofoto og laserdata) må avklares gjennom kontraktsforhandlingene med valgte takstselskap. Indeksregulering Det skal gå fram av tilbudet om det vil bli stilt krav om indeksregulering av prosjektet. Det skal oppgis fra hvilke tidspunkt og i hvilke perioder indeksen vil bli beregnet. Hvilke indekser som vil bli benyttet må også oppgis. Faktura På fakturaen skal arealoppgave og bruttokostnader gå fram. Merverdiavgiften skal spesifiseres. Fullstendige digitale lister med skogfondsnummer, arealer og kostnader skal leveres de respektive kommuner v/skogbrukssjefen senest ved dato for ferdigfakturering av deloperasjon. Framdriftsplan for prosjektet Framdriftsplan for gjennomføringen avtales med den valgte leverandør. Valg av leverandør er planlagt i starten av 6