Tilbudsinnbydelse - skogbruksplanlegging i

Transkript

1 Forside med logo og referanse Tilbudsinnbydelse - skogbruksplanlegging i Invitasjon Deres firma inviteres til å gi tilbud på skogbruksplanlegging i. (område)... Kommune imøteser deres tilbud innen tilbudsfristen. Bekreftelse på mottak av tilbudsinnbydelsen Vedlegg F. Bekreftelse på mottak av tilbudsinnbydelsen er et skjema som vi vil at dere skal fylle ut og returnere til.. Kommune snarest, og senest innen.(dato), kl Tilbudsgrunnlaget Dokumentet Regler for anskaffelsen beskriver viktige elementer ved tilbudsprosessen fra mottak av denne innbydelsen og fram til ferdig forhandlet kontrakt. Forslag til kontrakt er satt opp i følgende dokumenter: - Spesielle kontraktvilkår. - Alminnelige kontraktvilkår. I tillegg skal følgende vedlegg også bli del av fremtidig kontrakt: - Vedlegg A. Teknisk kravspesifikasjon. - Vedlegg B. Kontaktpersoner. - Vedlegg C. HMS-erklæring. - Vedlegg D. Signaturark, forhandlet kontrakt. - Vedlegg E. Kart over takstområder. Utarbeiding og innsending av tilbud Følg opplegg i dokument om Regler for anskaffelsen. Med hilsen Leder i kommunen Saksbehandler 1

2 Regler for anskaffelsen Versjon 1 Anskaffelsens formål Skog- og miljøregistrering for utarbeidelse av: o Skogbruksplaner o Skogoversikter o Totaloversikt Informasjonen som framskaffes skal være grunnlag for bærekraftig forvaltning av skogressursene. Takstprosjektet er en del av gjennomføringen av hovedplan for skogbruksplanlegging i fylke. Målet er at flest mulig eiendommer bestiller skogbruksplan. Arbeidet gjennomføres som områdetakst dersom sum takstareal for bestilte skogbruksplaner utgjør minst.. prosent av samlet takstareal. Frister og fremdriftsplan Bekreftelse på mottak av tilbudsinnbydelsen Tilbyder må fylle inn og returnere Bekreftelse på mottak av tilbudsinnbydelsen til.. Kommune innen (dato og klokkeslett). Returnering av dette dokumentet er nødvendig for at tilbyder skal få ettersendt eventuelle rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsinnbydelsen. Tilbudskonferanse Kommunen vil arrangere en tilbudskonferanse..(dato). Konferansen vil starte kl.. og finne sted i Påmelding av deltagere innen fem dager før konferansen finner sted. Kommunen forbeholder seg retten til å begrense antall deltagere fra hver tilbyder. Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kommunen i hende senest (dato og klokkeslett). Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til (dato). 2

3 Fremdriftsplan for tilbudsprosess Kommunen planlegger følgende fremdrift: Dato Aktiviteter Tilbudsinnbydelsen gjøres tilgjengelig på web, eller sendes ut pr. post. Frist for spørsmål til tilbudskonferanse. Frist for påmelding til tilbudskonferanse. Tilbudsfrist. Evaluering og eventuelle tilbudsavklaringer. Kontraktsavklaringer og shortlisting av tilbydere. Informasjonsmøte med skogeierne. Frist for bestilling av skogbruksplan. Taksttype fastslås, oppdatering av kontrakt og signering. Vedståelsesfrist på tilbud. Det takstfirma en gjennom kontraktsforhandlingene finner aktuelt å samarbeide videre med får i oppdrag å lage bestillingsskjema for skogbruksplan som skal sendes ut til den enkelte skogeier. En viktig del av bestillingsskjema er kart med arealsituasjonen (eksempelvis N5 raster og / eller markslag fra ØK) og eiendomskart fra ØK (DEK) som viser alle teiger på den enkelte skogeiendom. Kartet skal være en kontroll av kvaliteten på DEK, og lages ved kobling av Landbruksregisteret og DEK. Koblingen av register og kart gir også adresselister for aktuelle skogeiendommer. Eiendommer under 100 dekar produktiv skog får informasjon om taksten fra skogeierlaget, og kan bestille skogbruksplan om de ønsker det. De vil imidlertid ikke få tilsendt bestillingsmateriell. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger uten forutgående kunngjøringer etter Forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 ( med senere endringer). (Kommentar: Eventuelt som direkte anskaffelse?) Kvalifikasjonskrav For å komme i betraktning og bli vurdert videre på tildelingskriterier skal tilbyder dokumentere -/ legge ved: - tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling (årsrapport / regnskap for 3 siste år) - dokumentert kvalitetsikringsnivå, - skatteattest, skal ikke være eldre enn 6 måneder, 3

4 - HMS egenerklæring, erklæring om virksomhetens helse- miljø og sikkerhetssystem (jfr. Vedlegg C). Tildelingskriterier Kommunen vil tildele kontrakt til de eller det økonomisk mest fordelaktige tilbud på grunnlag av en samlet vurdering av følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge: - prisnivå, - forventninger om kvalitet, o på planproduktet, o på registrering (nøyaktighet), - evne til å oppfylle spesifikasjon og gjennomføre kontrakten, - erfaringer og referanser, - brukertilpassning, - dokumentert kvalitetssystem. Kommunikasjon i tilbudsperioden Hovedprinsipp for kommunikasjon Alle spørsmål og henvendelser angående denne tilbudsinnbydelsen skal rettes til Kommunens kontaktperson. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til tilbudsinnbydelsen. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere. Kontaktpersoner Som angitt i Vedlegg B. Kontaktpersoner. Rettelse, supplering eller endring av tilbudsinnbydelsen Rettelser, suppleringer eller endringer av tilbudsinnbydelsen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere som har returnert Bekreftelse på mottak av tilbudsinnbydelsen, og som har bekreftet at de har til hensikt å gi tilbud. Tilbudskonferanse Kommunen vil arrangere en tilbudskonferanse hvor de viktigste tekniske og merkantile aspekter i tilbudsinnbydelsen vil bli gjennomgått. Spørsmål Spørsmål som ønskes besvart på konferansen skal meddeles Kommunen skriftlig i henhold til avsnittet om Hovedprinsipp for kommunikasjon. Tilbydere kan også stille tilleggsspørsmål på konferansen. Kommunen vil besvare disse på konferansen i den grad det er mulig, og eventuelt ettersende svar på ubesvarte spørsmål. Spørsmål og svar vil bli fordelt til alle tilbydere. Påmelding av deltakere 4

5 Tilbyder må varsle Kommunen skriftlig om hvilke personer som vil delta innen 5 dager før konferansen finner sted. Kommunen forbeholder seg retten til å begrense antall deltakere fra hver tilbyder. Krav til tilbudet Tilbudets struktur Tilbudet skal bestå av følgende deler: 1. Signert tilbudsbrev etter format i Vedlegg H. Tilbudsbrev. 2. Spesifikasjon av krav til innhold i tilbudet etter Vedlegg G. Krav til tilbudets innhold. Reservasjoner, avvik og tillegg Dersom tilbyder har reservasjoner eller tillegg til de kommersielle eller tekniske betingelser skal de samles og presiseres som anvist i tilbudsdokumentenes Vedlegg G. Krav til tilbudets innhold. I de tilfeller tilbyder velger å ikke besvare eventuelle spørsmål i tilbudsinnbydelsen skal dette begrunnes. Språk Tilbudet skal være på norsk. Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet sendes per post til: Tilbudet kan også etter avtale leveres personlig direkte til:.. Tilbudet merkes med: TILBUD PÅ SKOGBRUKSPLANLEGGING ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders deltagelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. Tilbud som er utarbeidet i henhold til de krav som er satt i innbydelsen og tilbudsgrunnlaget honoreres med et vederlag på kroner for arbeidet. 5

6 Behandling av tilbud Åpning av tilbudene Åpning av mottatte tilbud vil begynne 30 minutter etter tilbudsfrist. Tilbud på deler av leveringsomfanget Det er kun adgang til å gi tilbud på hele omfanget av takstprosjektet. Bruk av underleverandører skal framgå av tilbudet. Avvisning av tilbud Kommunen forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud. Rett til å forkaste tilbud Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten saklig begrunnelse. Retur av tilbud Kommunen vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. Fortrolig behandling av informasjon Kommunen vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av tilbudsinnbydelsen uten skriftlig tillatelse fra Kommunen. Valg av leverandør Tilbydere som ikke blir valgt kan på anmodning få vite: - hvem som ble valgt, og - kort begrunnelse for hvorfor de selv ikke ble valgt. 6

7 Spesielle kontraktvilkår Versjon 1 - Utkast til kontrakt - Innhold.. Innledning Generelt Etter denne kontrakt med vedlegg har.. Kommune, heretter kalt oppdragsgiver, og (takstfirma), heretter kalt leverandøren, blitt enige om betingelser for levering av.(skogbruksplaner, skogoversikter med mer), samt gjennomføring av denne kontrakten i sin helhet. Forholdet til forskrift Denne kontrakten og tilhørende arbeid skal bygge direkte på: - Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer av 4/ Rundskriv til Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer av 2/ (M-3/2004). Eventuelle avvik fra forskrift eller rundskriv skal være beskrevet i Spesielle kontraktsvilkår. Dersom kontraktdokumentene og forskrift / rundskriv inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: 1. Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer av 4/ Rundskriv til Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer av 2/ (M-3/2004). 3. Spesielle kontraktvilkår. Aktører og organisering Kommunen Kommunen er samlet for hele takstprosjektet oppdragsgiver. Dette gjør Kommunen i kraft av sin rolle som tilskuddsmyndighet for skogbruksplanlegging. 7

8 Skogeier Dette takstoppdraget skal også finansieres med midler fra den enkelte skogeier som bestiller plan. På dette grunnlag er skogeier oppdragsgiver for sin eiendom. Ved bestilling av skogbruksplan oppretter leverandøren en egen avtale med skogeier som regulerer særskilte forhold rundt taksten på den enkelte eiendom. Avtalen mellom leverandør og skogeier må direkte bygge på de forutsetninger og rammer som denne kontrakten mellom Kommunen og leverandør gir. Det faktiske oppgjør for skogeiers andel av prisen på skogbruksplan er et anliggende mellom leverandør og den enkelte skogeier som har bestilt skogbruksplan. Skogeier skal ha mulighet til medvirkning før og under taksten. Alle berørte skogeiere inviteres til fellesmøte der det orienteres om arbeidet og gis mulighet til å komme med innspill. Eiere for skogeiendommer med større produktivt skogareal enn.. dekar inviteres i tillegg til individuell samtale med taksator på inntil minutter for diskusjon om egne behov og ønsker. Kostnader forbundet med deltakelse på informasjonsmøter og individuelle samtaler inngår i oppdraget og skal ikke faktureres spesielt. Takstutvalg / styringsgruppe Takstutvalget eller styringsgruppa består av følgende personer: Navn Rolle Representant for Leder..Skogeierlag Sekretær Skogbrukssjef i.. kommune Styremedlem Fylkesmannen i.(fylke) Styremedlem.. Skogeierlag Styremedlem.. Skogeierforening Styremedlem.. (takstfirma) Varamedlem.. Skogeierlag Endringer i sammensetning av takstutvalg / styringsgruppe skal meddeles leverandøren skriftlig. 8

9 Fremdriftsplan - leveringstidspunkt Tabell 1. Fremdriftsplan med milepæler og leveringstidspunkt. Tidsrom / dato Aktivitet Grunnlagsdata oversendes takstfirma. Flyfotografering. Individuell samtale med store skogeiere. Utsending av materiell til mindre skogeiere. Forhåndsinndeling / fototakst. Feltarbeid Skogbruksplaner er levert til alle skogeiere og skogbrukssjef i kommunen. Skogbruksplankurs er gjennomført. Skogoversikt og totaloversikt er levert til offentlige myndigheter Produkter Takstprosjektet skal levere følgende produkter: Skogbruksplaner Skogoversikter Totaloversikt Digitale data til offentlige etater Skogbruksplankurs Skogbruksplan er et produkt til den enkelte skogeier, og utarbeides kun når det foreligger en planbestilling. Planens innehold på eiendomsnivå og bestandsnivå er spesifisert i 6 Forskrift om tilskudd til skogbruksplanlegging med miljøregistreringer av 4/ For nærmere informasjon om ulike parametere, se Vedlegg A. Teknisk kravspesifikasjon Til skogeier leveres skogbruksplanen som utskrift av bestandsliste og plott av kart satt sammen i en perm. Permen skal inneholde følgende laminerte temakart med bestandsformel: - Fargelagt hogstklassekart med ØK som bakgrunn. - Sort/hvit bestandskart med ØK som bakgrunn. Skogbruksplanen skal som tilleggsytelse kunne oversendes skogeier som digitalt dokument (kart og bestandslister som PDF-filer), og bestandsdataene skal kunne legges til rette for bruk på skogeiers egen PC. Til skogbrukssjefen i kommunen leveres alle skogbruksplanene som: Papirkopier i perm Digitale dokumenter (Word/PDF) Skogoversikt utarbeides for eiendommer over.. dekar takstareal der skogeier ikke har bestilt skogbruksplan. Skogoversikten inneholder den samme bestands- og 9

10 eiendomsinformasjon som en ordinær skogbruksplan. Det stilles ikke krav om utarbeidelse av eget plandokument, men det skal leveres datautskrifter på eiendomsnivå. Til skogbrukssjefen i kommunen leveres skogoversiktens bestandslister som: Papirkopier / utskrift Digitale dokumenter (Word/PDF) Totaloversikten er et dokument med verbal beskrivelse av skogforholdene og tabeller for samlet takstareal. Følgende oversikter inngår: Produktivt areal, stående kubikkmasse og tilvekst fordelt på boniteter og hogstklasser Volum fordelt på bonitet, hogstklasser og treslag Produksjonsevne og arealer med ulike tiltaksbehov Arealoppgaver for livsmiljøer Til Kommunen leveres totaloversikten som digitalt tekstdokument (Word-fil). Til skogeierlag leveres totaloversikten som utskrift. Data til offentlige etater Digitale bestandsdata Heldekkende digitale bestandsdata for alt takstareal leveres i henhold til siste versjon av SOSI standard, Skogbruksplan bestand, og egenskapsdataene i DBASE-format. Unik ID for automatisk kobling av kart og egenskapsdata skal være tilrettelagt. (Kommentar: NIJOS arbeider nå med en spesifikasjon og datamodell for sluttleveransen på MiS-registreringer.) Koordinatsystem og projeksjon.. Digitale data sendes til: Kommunen Fylkesmannen NIJOS Jordskifteretten Temakart som plott og PDF-filer Til kommunen sendes temakart som plott og PDF-filer for hele takstområdet: - Fargelagt hogstklassekart med ØK som bakgrunn. - Sort/hvit bestandskart med ØK som bakgrunn. Geografisk avgrensning for temakart (plott og PDF-filer): Kartbladvis Hele området i ett kart Inndeling etter spesifiserte geografiske områder (jf. Vedlegg??) 10

11 Skogbruksplankurs Alle skogeiere som har bestilt skogbruksplan skal få tilbud om skogbruksplankurs. Kurset skal gjennomføres snarest etter at planer er sendt ut til skogeier. Innhold. Omfang (Kommentar: innhold og opplegg foreslås av leverandøren i tilbudet. Opplegget som skal følges spesifiseres her før signering av kontrakt.) Priser generelt Alle priser i denne kontrakt er eksklusiv merverdiavgift og før tilskudd. Timepriser Timepriser for arbeid som kommer i tillegg til det som er avtalt i denne kontrakten er: Tabell 2. Timepriser etter stillingskategori. Stillingskategori Timepris Indeksregulering Indeksregulering skjer i henhold til den indekstabell som Statens kartverk utgir hvert kvartal basert på Indeks for kart- og oppmålingsarbeider NGO Indeksregulering skjer fra den dato leverandørs opprinnelige tilbud ble mottatt av oppdragsgiver. Dette er uke nr.?? i år 200?. Pris på skogbruksplan Pris på den enkelte skogbruksplan beregnes ved å multiplisere anvendt arealkategoriens kostnad pr. dekar med antall dekar (arealgrunnlag for faktura) taksert med arealkategorien. I de tilfeller hvor mer enn en arealkategori benyttes på den enkelte eiendom summeres totalkostnaden for den enkelte arealkategori for å finne prisen på skogbruksplan. I tillegg kommer prisen for håndtering av ikke produktive arealer. Størrelsen på tilskudd fra LUF er et anliggende mellom Kommunen og den enkelte skogeier. Pris etter arealkategori Tilhørende hver arealkategori har leverandøren gitt bindende priser som benyttes til fakturering (jf. Tabell 3 og tabell 4). Arealkategoriene er beskrevet i Vedlegg A. Teknisk kravspesifikasjon. 11

12 Tabell 3. Pristabell for arealkategori R1 (kroner pr. dekar). Bestillingsprosent Eiendomskategori % > 80 % < Osv. Tabell 4. Pristabell for arealkategori R2 (kroner pr. dekar). Bestillingsprosent Eiendomskategori % > 80 % < Osv. Arealgrunnlag for prisberegning er: Produktivt skogareal Produktivt skogareal + tillegg for andre spesifiserte arealtyper med inntil.. prosent av produktivt skogareal Produktivt skogareal + flatt tillegg for andre spesifiserte arealtyper Takstarealet Med produktivt skogareal menes her arealet av de bestand som har fått angitt H-40 bonitet med fratrekk for impedimentprosent. Følgende uproduktive arealtyper faktureres: Myr Skrapskogmark Impediment Veier og kraftgater Vann Andre markslag Flat pris pr. dekar er kroner. Prising av MiS-biologisk mangfold Priser for MiS-biologisk mangfold skal integreres med pris for den enkelte arealkategori. Arbeidet med MiS-biologisk mangfold innebærer registrering, rangering, utvelgelse og presentasjon i skogbruksplan. Minste pris for skogbruksplan Minste pris for skogbruksplan er.kroner. Minste pris må ikke forveksles med et fastledd for den enkelte eiendom før eventuelle arealavhengige kostnader. I prisberegningen 12

13 for skogbruksplaner er det kun arealavhengige kostnader, men dersom arealet er tilstrekkelig lite vil minste pris for skogbruksplan slå inn. Etterbestilling av skogbruksplan Følgende regler for beregning av pris på skogbruksplan gjelder ved etterbestillinger: 1. Fast gebyr på kr pr. skogbruksplan. 2. Kontraktens gjeldende dekarpriser økes med prosent, gjelder alle arealkategorier. 3. Indeksjustering til leveringsdato for skogbruksplan. Skogbruksplankurs Pris på skogbruksplankurs er kroner pr. kurs. Antall personer på ett kurs er maksimalt. Priser skogoversikt og totaloversikt Pris på skogoversikt er kroner pr. dekar. Pris på totaloversikt er.. kroner. Fakturering og betaling (Kommentar: Det er ulik praksis på fakturering og utbetaling av tilskudd i ulike fylker / kommuner, og NIJOS har foreløpig ikke noe forslag til hva som bør være gjeldende praksis. Nedenfor følger noen punkter som kan inngå.) Betalingsplan Betalingsbetingelser Forsinket betaling Ved forsinket betaling skal Kommunen eller skogeier (avhengig av hvem som er forsinket) betale rente etter Lov om renter ved forsinket betaling mm. av 17. desember Overføring av krav til tredjepart Leverandøren kan ikke overføre utestående krav i forbindelse med denne kontrakten til tredjepart uten skriftlig tillatelse fra Kommunen. Leverandøren er fortsatt ansvarlig for alle sine forpliktelser i forhold til Kommunen selv om Kommunen har gitt leverandøren skriftlig tillatelse til å overføre sine krav til tredjepart. 13

14 Mangler ved leveransen Mangler vedrørende innhold og kvalitet i skogbruksplanen framsettes normalt av skogeier direkte til leverandøren. Dersom klage ikke fører fram kan saken søkes løst for en klagenemnd. Klagenemnden opprettes med en representant fra hver av følgende instanser; leverandøren, skogeierens organisasjon og Kommunen. Leverandøren finansierer selv sin deltagelse i klagenemnden. Dersom behandling i klagenemnd ikke fører fram til en løsning må saken føres videre etter prinsipper som beskrevet i Alminnelige kontraktvilkår for statlige anskaffelser, avsnitt 17 - Tvister. Rettigheter til utarbeidet materiale Kommunen på vegne av Staten og de skogeierne som bestiller plan bærer kostnadene ved innkjøp av materiell og utførelse av arbeid beskrevet i denne kontrakt, og skal på dette grunnlag ha alle rettigheter knyttet til utarbeidet materiale. Eksempler på utarbeidet materiale er analoge kart, flybilder, digitale skogbruksplandata, skogbruksplaner, dokumentasjon av takstmetoder m.m. Samlet for hele oppdraget er Kommunen oppdragsgiver, og de skogeiere som har bestilt skogbruksplan er i tillegg oppdragsgivere for sin eiendom. Dette innebærer at Kommunen og skogeiere som har bestilt plan i fellesskap er rettighetshavere. Rettighetshaver er den som har rett til å gi tillatelse til alle typer bruk av utarbeidet materiale. I tabell 5 er de parter som er delaktig i denne kontrakten og øvrige involverte / berørte aktører listet opp med tilhørende rettigheter til skogbruksplandata og øvrig utarbeidet materiale. Tabell 5. Kontraktspartene og øvrige aktørers rettigheter til utarbeidet materiale. Parter og berørte aktører Type rettighet Geografisk område Skogeier med bestilling på skogbruksplan Rettighetshaver Egen eiendom. Kommune Rettighetshaver Hele takstområdet Landbruksdepartementet Disposisjonsrett Hele takstområdet Fylkesmannen i. (fylke) Disposisjonsrett Hele takstområdet Jordskifterettene Disposisjonsrett og Hele takstområdet publiseringsrett NIJOS Disposisjonsrett, Hele takstområdet distribusjonsrett og publiseringsrett Leverandør Ingen rettigheter Dersom skogeierforeningen ønsker at skogbruksleder skal få kopi av skogbruksplanen må det innhentes samtykke til dette fra den enkelte skogeier. Kostnader forbundet med kopiering belastes.. Skogeierforening. Skogbruksplanene som skogbruksleder får tilsendt kopi av kan kun brukes til rådgivning overfor den enkelte skogeier. 14

15 Geovekst Geovekstavtale I forbindelse med gjennomføringen av dette takstoppdraget er geodataplan for. (fylke) og hovedplan for skogbruksplanlegging samordnet i Geovekstavtale for.(område eller kommune), avtale nummer.. av / Kommunen og den enkelte næringsdrivende i jord- og skogbruk (grunneier) er en del av landbruksparten i Geovekst. Kommunen er rettighetshaver til alle data som reguleres i Geovekstavtalen, mens grunneier har disposisjonsrett til digitale data og markedsrett til analoge produkt over egen eiendom / driftsenhet. Avtalen gir landbruksparten tilgang på følgende grunnlagsdata som er nødvendig for gjennomføringen av takstprosjektet: - Eiendomsinformasjon (DEK). - Vei (VBASE). - Innsjøer og vassdrag (VANN). - Markslag (DMK). - N5 raster ØK. Geovekstavtalen gjelder alt takstareal. Skogbruksplandataene som utarbeides i henhold til denne kontrakt skal ikke inngå i geovekstsamarbeidet. (Kommentar: Til takstareal uten geovekstavtale må det erverves egne rettigheter til kart.) Flyfoto ortofoto Takstprosjektet spesifiserer kravene til flyfotoene, og finansierer fotografering og utarbeidelse av ortofoto. Flybildene og ortofotoene stilles til rådighet for landbrukets geodataleder i fylket, og kan dersom det er ønskelig inngå i Geovekst-samarbeidet som et bidrag fra landbruksparten. Ajourhold av DEK I forbindelse med forprosjekt er DEK kvalitetssikret mot Landbruksregisteret. Likevel vil det ved gjennomføringen av denne kontrakt bli oppdaget feil i DEK. De feil og mangler som oppdages skal dersom det er ønskelig komme Geovekst til gode. Det skal inngås egen avtale mellom leverandøren og kommunen som regulerer bidraget fra leverandøren. Avtalen skal baseres på at funn av feil i DEK er finansiert gjennom denne kontrakt, og at kommunikasjon av oppdagede feil og mangler finansieres av Geovekst. Ajourhold av felles kartdatabase (FKB) De utarbeidede skogbruksplandataene skal også kunne brukes til øvrig ajourhold av FKB. Vilkårene for dette arbeidet avtales særskilt mellom leverandøren og kommunen eller geodataleder i fylket. 15

16 Forvaltning av skogbruksplandata Leverandøren skal forvalte alt materiale som er anvendt og utarbeidet (eksempelvis digitale data, instrukser og annen dokumentasjon) på en sikker måte i minst fem år etter at takstprosjektet er fullført (jf. forskrift 11). Leverandøren skal på vegne av Kommunen kunne gjøre uttak og tilrettelegging av skogbruksplandata utarbeidet i kraft av denne kontrakt. Bearbeiding og distribusjon skal faktureres etter medgodt tid. Arbeid med ajourhold av skogbruksplandataene reguleres ikke av denne kontrakt. Finansiering over Landbrukets utviklingsfond Bevilgning av tilskudd til skogbruksplanlegging over Landbrukets utviklingsfond (LUF) er gjenstand for årlig vurdering og forhandling i Landbruksdepartementet. Kommunen tar derfor forbehold om tilstrekkelig årlig bevilgning til skogbruksplanlegging i kontraktperioden. Redusert bevilgning kan føre til en forlengelse av kontraktsperioden, eller at arbeidet må opphøre ved oppsigelse av avtale. Underleverandører Leverandøren har det totale ansvar for absolutt alt som leveres under denne kontrakt, herunder alle varer og tjenester som skal leveres av underleverandører. Det vil si at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold, osv. som har sin årsak i underleverandører faller inn under leverandørens ansvar. Kommunen vil avtalemessig kun forholde seg til leverandøren. Eventuelle aktiviteter som Kommunen utfører i forbindelse med innsyn, oppfølging og kontroll av underleverandører endrer ikke leverandørens ansvar for sine underleverandører. Leverandøren er ansvarlig for at denne kontraktens betingelser blir videreført til underleverandører for å kunne ivareta intensjonen med denne kontraktens bestemmelser. Leverandøren skal holde Kommunen skadesløs for ethvert krav eller søksmål av hvilken som helst art som måtte oppstå under, eller i forbindelse med noen av underleverandørenes gjennomføring av kontrakten. Kvalitetssikring Leverandørens kvalitetssikringssystem er spesifisert i vedlegg??. 16

17 Helse, miljø og sikkerhet Leverandøren er forpliktet til å følge alle lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) (jfr. Vedlegg C). Oppfølging av kontrakten Partene skal dekke sine egne kostnader i forbindelse med reisevirksomhet og møter. Hver av partene kan kreve at det gjennomføres oppfølgingsmøter vedrørende bruk og tolkning av kontrakten på to ukers varsel. All kommunikasjon vedrørende denne kontrakten skal rutes gjennom det personell som er angitt som kontaktpersoner av partene. Kommunikasjon i forbindelse med den enkelte skogbruksplan gjøres direkte mellom den enkelte skogeier og leverandøren, eller mellom Kommunen og leverandøren ved prinsipielle spørsmål (eksempelvis takstopplegg). All korrespondanse vedrørende kontrakten skal være skriftlig og på norsk, samt være merket med navnet på denne kontrakten. Kontaktpersonene er navngitt i Vedlegg B. 17

18 AKS-89 Alminnelige kontraktvilkår for statlige anskaffelser Disse alminnelige kontraktvilkår er en del av kontrakten. Eventuelle endringer må inntas i de vilkår som er spesielt avtalt for leveransen, heretter benevnt "spesielle kontraktvilkår". K

19 1 Pris 1.1 Dersom ikke annet er avtalt er prisen fast og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, skatter og andre avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende. 1.2 I kontrakter hvor det er avtalt at den endelige pris skal fastsettes på grunnlag av de påløpne kostnader, skal regler for kostnadskontroll m v ved statlige innkjøp, fastsatt av Næringsdepartementet legges til grunn. Den godtgjørelse leverandøren tilkommer beregnes som avtalt i de spesielle kontraktvilkår. 2 Levering 2.1 Levering skal anses å ha skjedd når materiellet er mottatt for godkjenning på avtalt sted. Materiellet skal ved levering være ledsaget av avtalt og i de spesielle kontraktvilkår spesifisert dokumentasjon. Kjøpers godkjenningsprosess skal gjennomføres uten ugrunnet opphold. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke skjedd. Dersom leveransen ikke avvises får reglene i pkt 13 anvendelse overfor den mangelfulle del av leveransen. Levering skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre kjøperen skriftlig gir tillatelse til det. 2.2 Leverandøren har plikt til å gjøre det som kan gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til kjøperen om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. 2.3 Ved forsinket levering som ikke skyldes kjøperen eller som ikke kan henføres under force majeure, skal kjøperen kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot), uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 1 - en - promille pr hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Konvensjonalboten skal, med mindre annet er avtalt, begrenses til 10% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. 2.4 Dersom kjøperen har vært berettiget til maksimal dagmulkt for noen del av leveransen etter pkt 2.3, og denne del fortsatt ikke er levert, kan kjøperen gi leverandøren en siste rimelig frist for levering. Hvis leverandøren fortsatt ikke har levert innen denne frist, kan kjøperen heve avtalen for den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt, og kreve erstatning for det lidte tap ut over maksimal dagmulkt. Denne erstatning kan dog ikke overstige 10% av den del av prisen som knytter seg til den hevede del av leveransen. Begrensningen på 10% gjelder ikke hvis leverandøren har gjort seg skyldig i grov uaktsomhet. 2.5 Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. 2.6 En forsinkelse vil kun bli godtatt som force majeure dersom leverandøren har gjort hva som kan gjøres for å begrense/avhjelpe virkningen av forsinkelsen. 19

20 2.7 Leverandøren skal umiddelbart ved forsinkelsens inntreden skriftlig underrette kjøperen om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å bøte på forsinkelsen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at forsinkelsen skyldes force majeure. Leverandøren skal dessuten fortløpende informere kjøperen om hva som gjøres for å begrense forsinkelsen. 2.8 Leverandøren har ansvaret for at de underleverandører som leverandørene selv har valgt leverer rettidig. Dersom underleverandør som kjøper har valgt får leveringsvansker, er leverandøren også forpliktet til å gjøre sitt beste for å søke å få underleveransen frem til rett tid. Leverandøren kan ikke på kjøperens vegne godta force majeure hos en underleverandør, med mindre kjøperen har gitt særskilt samtykke til dette. 2.9 Dersom kjøperen forstår eller har grunn til å anta at kjøperen ikke vil kunne motta materiellet til avtalt tid, skal kjøperen omgående underrette leverandøren skriftlig med begrunnelse for den oppståtte situasjon. Selv om kjøperen ikke kan motta materiellet til avtalt tid, er kjøperen likevel forpliktet til å foreta betaling som er gjort avhengig av levering, som om angjeldende materiell hadde vært levert. Leverandøren skal etter avtale mellom partene besørge lagring av materiellet for kjøperens regning og risiko. De merkostnader leverandøren måtte påføres som følge av at kjøperen ikke kan ta imot materiellet, dekkes av kjøperen. Ny leveringstid skal avtales skriftlig, jf pkt Leveringsklausuler (fob, c&f m v) skal tolkes i samsvar med kjøpslovens bestemmelser og for øvrig i henhold til «Incoterms 1980» utgitt av International Chamber of Commerce. 3 Forsikring Staten er selvassurandør for egen risiko og særskilt forsikring til dekning av denne skal derfor ikke tegnes for kjøperens regning, med mindre spesielle forhold er til stede og det er fastsatt i de spesielle kontraktvilkår. 4 Betaling 4.1 Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Sluttoppgjør skjer når leverandøren har oppfylt sine leveringsforpliktelser og endelig kontraktspris er fastsatt, jf pkt Dersom glideskala/prisjustering er spesielt avtalt, og den nødvendige statistikk ikke foreligger ved levering, kan avregning foretas etter nærmest foranliggende kjente tall, eller ved en a konto utbetaling. Endelig avregning foretas straks statistikktallene foreligger for det avtalte avlesningstidspunkt. Eventuelt valuta-avhengig beløp kursavregnes etter avtale i takt med innbetalingene i forhold til hver enkelt termins andel av den totale pris. 4.3 Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til «Lov om renter ved forsinket betaling m m» av Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor kjøper ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. 20