RAMMEAVTALE. APPENDIX III- Rutiner for Polismyndigheten Vedlegg til Rammeavtale Doculive nr xxxxxxxx

Transkript

1 RAMMEAVTALE APPENDIX III- Rutiner for Polismyndigheten Vedlegg til Rammeavtale Doculive nr xxxxxxxx 1 LEVERINGSBETINGELSER FOR POLISMYNDIGHETEN SELVSTENDIG AVSVAR FOR EGNE AVROP ERSTATNINGSANSVAR VED BRUDD PÅ AVTALEFORPLIKTELSER ADMINISTRASJON AV AVTALEN HENVENDELSER VEDRØRENDE ADMINISTRASJON AV AVTALEN HENVENDELSER VEDRØRENDE PRODUKTET HENVENDELSER VEDRØRENDE BESTILLING OG LEVERANSE BESTILLINGSOPPLYSNINGER FOR POLISMYNDIGHETEN BESTILLING AVBESTILLING PRIS LEVERING TEKNISK GODKJENNELSE FØR LEVERING KAN SKJE PLIKT TIL RETTIDIG LEVERING LEVERINGSSTED LEVERINGSTID GODKJENT LEVERING KRAV PÅ DAGBOT NEDSETTELSE AV DAGBOT HEVING GRUNNET FORSINKET LEVERING FORVENTET LEVERING FØRST ETTER DAGBOTPERIODENS UTLØP ERSTATNING VED FORSINKET LEVERING FORCE MAJEURE ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRERS LEVERANSE BESTILLERS ANSVAR FOR MOTTAK AV BETILT MATERIELL FAKTURERING OG BETALING OVERDRAGELSE AV FAKTURAER OPDELING AV FAKTURA MISLIGHOLD HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD FORSINKELSESRENTE MERUTGIFTER HEVING ERSTATNING POLISMYNDIGHETENS SIGNATUR... 8

2 1 LEVERINGSBETINGELSER FOR POLISMYNDIGHETEN 1.1 SELVSTENDIG AVSVAR FOR EGNE AVROP Polismyndigheten skal som selvstendig virksomhet følge opp sine egne bestillinger på rammeavtalen for 9 x 19 mm Tjenesteammunisjon (heretter benevnt Rammeavtalen). Polismyndigheten er som Kunde på rammeavtalen forpliktet til å: 1. administrere og følge opp egne bestillinger på rammeavtalen, herunder misligholdsbeføyelser, 2. være ansvarlig for gjennomføring av kontroll av egne bestillinger etter Appendix E - Acceptance Inspection Protocol, 3. omgående gi skriftlig varsel til dersom Polismyndigheten ikke kan overholde sine forpliktelser til Leverandøren eller. 1.2 ERSTATNINGSANSVAR VED BRUDD PÅ AVTALEFORPLIKTELSER Polismyndigheten skal holde skadesløs for ethvert økonomisk krav som oppstår som følge av at Polismyndigheten ikke overholder sine forpliktelser etter rammeavtalen. 2 ADMINISTRASJON AV AVTALEN Leverandørens kontaktpersoner fremgår av Rammeavtalens pkt. 3. Dersom en av partene bytter kontaktpersoner i avtaleperioden skal dette meddeles skriftlig. 2.1 HENVENDELSER VEDRØRENDE ADMINISTRASJON AV AVTALEN Alle administrative henvendelser vedrørende denne rammeavtalen skal rettes til: For Polismyndigheten: Navn: Tlf: Mobil: E-post: 2.2 HENVENDELSER VEDRØRENDE PRODUKTET Alle produkttekniske henvendelser vedrørende denne rammeavtalen skal rettes til: For Polismyndigheten: Navn: Tlf: Mobil: E-post: 2.3 HENVENDELSER VEDRØRENDE BESTILLING OG LEVERANSE Alle henvendelser vedrørende bestilling og levering på avtalen skal rettes til: Side 2 av 8

3 For Polismyndigheten: Navn: Tlf: Mobil: E-post: 3 BESTILLINGSOPPLYSNINGER FOR POLISMYNDIGHETEN 3.1 BESTILLING Bestillinger skal skje skriftlig av Polismyndigheten. For hver bestilling skal det sendes ordrebekreftelse. Leverandøren skal sende Polismyndigheten skriftlig ordrebekreftelse innen 14 (fjorten) kalenderdager etter mottak av bestillingen. Ordrebekreftelsen skal inneholde bekreftelse på at bestillingen er mottatt, og skal gi opplysninger om bestillingens størrelse, pris, leveringstid og leveringsadresse. For pakking og merking vises det til Appendix A- Requirements specification punkt AVBESTILLING Polismyndigheten kan foreta skriftlig avbestilling av ordren, dersom dette skjer innen rimelig tid og ved å betale Leverandøren avbestillingsvederlag. Avbestillingsvederlaget skal gi Leverandøren rimelig dekning for de pådratte kostnader i forbindelse med bestillingen. 4 PRIS Priser og andre betingelser vedrørende vederlag reguleres i sin helhet av Appendix B - Price. 5 LEVERING 5.1 TEKNISK GODKJENNELSE FØR LEVERING KAN SKJE En forutsetning for å kunne levere ammunisjon på rammeavtalen er at og Leverandøren enes om en inspeksjonsprosedyre/ inspeksjonsrutine basert på punktene i Appendix E Acceptance Inspection Protocol for teknisk godkjennelse av ammunisjonen omfattet av rammeavtalen. Fullstendig inspeksjonsrutinene for teknisk godkjennelse skal fremgå av Appendix E Acceptance Inspection Protocol etter at kontrakten er signert. Appendix E Acceptance Inspection Protocol skal definere hvilke metoder ammunisjonen skal kontrolleres etter, kriterier som skal ligge til grunn for testing og hvilke dokumenter som skal foreligge fra Leverandørens side for at det skal kunne verifiseres at produktet oppfyller Rammeavtalen. Leverandøren er forpliktet til å teste ammunisjon før levering i henhold til prosedyren nedfelt i Appendix E Acceptance Inspection Protocol. Side 3 av 8

4 Leverandøren skal utstede et Certificate of Conformity for hver lot av ammunisjon som er testet i henhold til prosedyren i Appendix E Acceptance Inspection Protocol. forbeholder seg retten til å være tilstede ved gjennomføringen av testing av ammunisjon. Leverandøren skal gi skriftlig varsel senest 30 (tretti) kalenderdager før testing finner sted. Dersom velger å ikke være tilstede under testingen av ammunisjon, skal Leverandøren oversende dokumentasjon som inneholder Certificate of conformity og annen relevant dokumentasjon definert i Appendix E Acceptance Inspection Protocol. Produktet er akseptert som leveringsklart når Leverandøren mottar en signert Certificate of Conformity fra s tekniske representant, jf avtalens pkt PLIKT TIL RETTIDIG LEVERING Leverandøren har plikt til å gjøre det som kan gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til Polismyndigheten om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel har Rigspolitiet rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi Leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke å være skjedd. Dersom leveransen ikke avvises, får reglene i Rammeavtalens punkt 18 Mangler anvendelse overfor den mangelfulle del av leveransen. 5.3 LEVERINGSSTED Levering skal kun skje til Sverige på bakgrunn av Polismyndigheten skriftlige bestilling. Levering til Polismyndigheten skal skje til følgende adresse: Polismyndigheten POLMAT Nobymalmvägen 1 Bygnad 12 S58182 Lindköping SWEDEN Polismyndigheten forbeholder seg retten til å endre leveringsmodell til en løsning hvor Leverandøren leverer direkte til adresser spesifisert i den enkelte bestilling. Ved en slik endring har Leverandøren krav på å få justert avtalte priser i henhold til dokumenterbare endringer i fraktomkostninger. Side 4 av 8

5 5.4 LEVERINGSTID Leverandørens leveringstid skal ikke overstige 6 (seks) måneder fra mottatt bestilling. 5.5 GODKJENT LEVERING Godkjent levering skal anses å ha skjedd når bestilt materiell er levert på avtalt sted, i korrekt mengde og med avtalt leveringsdokumentasjon, og Polismyndigheten har akseptert leveransen ved å utstede skriftlig varsel til Leverandøren. Risikoen for tap eller ødeleggelse av produktet går over til Polismyndigheten når godkjent levering har skjedd. 5.6 KRAV PÅ DAGBOT Dersom levering ikke skjer i henhold til avtalen, og dette ikke skyldes Polismyndighetens forhold eller forhold som nevnt i punkt 5.11 (Force Majeure), begynner en dagbot å løpe automatisk. Dagboten utgjør 0,5 (en halv) prosent av den delen av kontraktssummen uten merverdiavgift som tilsvarer den delen av leveransen som Polismyndigheten ikke kan nyttiggjøre seg. Dagboten regnes per kalenderdag forsinkelsen varer og løper til sammen maksimalt i 30 (tretti) dager og kan maksimalt beløpe seg til 15 (femten) prosent av den delen av kontraktssummen uten merverdiavgift som tilsvarer den delen av leveransen som Polismyndigheten ikke kan nyttiggjøre seg. Så lenge dagboten løper, kan Polismyndigheten ikke heve avtalen. Denne begrensningen gjelder imidlertid ikke dersom forsinkelsen skyldes forsett eller grov uaktsomhet av Leverandøren eller noen han hefter for. 5.7 NEDSETTELSE AV DAGBOT Dersom det bare er en del av den avtalte ytelsen som er forsinket, og denne forsinkelsen er uten betydning for politiets mulighet til å nyttiggjøre seg den delen av ytelsen som er levert, kan Leverandøren kreve en forholdsmessig nedsettelse av dagboten. Krav om nedsettelse av dagboten skal rettes mot Polismyndigheten. 5.8 HEVING GRUNNET FORSINKET LEVERING Etter utløpet av dagbotperioden kan Polismyndigheten heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning. Er det avtalt tilleggsfrist i henhold til punkt 5.9, kan Polismyndigheten ikke heve avtalen før denne fristen er utløpt. Forsinkelse som går igjen ved flere leveringer foretatt under rammeavtalen vil etter forholdene kunne utgjøre et vesentlig mislighold som berettiger heving av avtalen fra Polismyndighetens side. 5.9 FORVENTET LEVERING FØRST ETTER DAGBOTPERIODENS UTLØP Dersom forsinkelsen er slik at forventet leveringsdag vil være etter utløpet av dagbotperioden (se punkt 5.6), kan Leverandøren skriftlig spørre Polismyndigheten om avtalen eller kravet om den Side 5 av 8

6 aktuelle levering fastholdes til tross for den alvorlige forsinkelsen som etter punkt 5.8 ellers kan resultere i heving. Velger Polismyndigheten skriftlig å fastholde sitt krav på levering (la være å heve), skal Leverandøren opplyse om når levering forventes å kunne skje. Dersom Polismyndigheten ikke gir svar innen 10 (ti) virkedager fra mottak av varsel om forsinkelsen, anses tilleggsfristen for akseptert. Tilleggsfrist etter dette punkt vil ikke utelukke dagbøter etter punkt 5.6. Polismyndigheten vil likevel kunne kreve erstatning etter punkt 5.10 (Erstatning ved forsinket levering), med mindre forsinkelsen skyldes forhold som nevnt i punkt 5.11 (Force majeure) ERSTATNING VED FORSINKET LEVERING Polismyndigheten kan kreve erstattet tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelsen, med mindre Leverandøren kan godtgjøre at forsinkelsen eller årsaken til forsinkelsen ikke kan tilskrives ham. Dette gjelder blant annet tap forårsaket av merarbeid som følge av forsinkelsen. Indirekte tap kan bare kreves erstattet dersom Leverandøren, eller noen denne er ansvarlig for, har utvist forsett eller grov uaktsomhet. Eventuell påløpt dagbot kommer til fradrag i erstatningssummen FORCE MAJEURE Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. En forsinkelse som skyldes force majeure vil kun bli godtatt dersom Leverandøren har gjort alt hva som kan gjøres for å begrense/avhjelpe virkningen av forsinkelsen. Leverandøren skal umiddelbart ved forsinkelsens inntreden skriftlig underrette Polismyndigheten om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å bøte på forsinkelsen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at forsinkelsen skyldes force majeure. Leverandøren skal dessuten fortløpende informere Polismyndigheten om hva som gjøres for å begrense forsinkelsen. Dersom forsinkelse eller ikke-oppfyllelse grunnet Force Majeure varer lengre enn 30 (tretti) kalenderdager, kan den andre parten skriftlig si opp Rammeavtalen eller gjeldende bestilling, uten at dette medfører krav på erstatning fra den annen part ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRERS LEVERANSE Leverandøren har ansvaret for at de underleverandører som Leverandøren selv har valgt leverer rettidig. Dersom en underleverandør som Polismyndigheten har valgt får leveringsvansker, er Leverandøren også forpliktet til å gjøre sitt beste for å få underleveransen frem til rett tid. Side 6 av 8

7 5.13 BESTILLERS ANSVAR FOR MOTTAK AV BETILT MATERIELL Dersom Polismyndigheten forstår eller har grunn til å anta at man ikke vil kunne motta materiellet til avtalt tid, skal Polismyndigheten omgående underrette Leverandøren skriftlig med begrunnelse for den oppståtte situasjon. Selv om Polismyndigheten ikke kan motta materiellet til avtalt tid, er Polismyndigheten likevel forpliktet til å foreta betaling som om angjeldende materiell hadde vært levert. Leverandøren skal etter avtale mellom partene besørge forsvarlig lagring av materiellet for Polismyndighetens regning og risiko. De merkostnader Leverandøren måtte påføres som følge av at Polismyndigheten ikke kan ta imot materiellet, dekkes av Polismyndigheten. Ny leveringstid skal avtales skriftlig. 6 FAKTURERING OG BETALING Polismyndigheten skal betale innen 30 (tretti) dager etter godkjent levering jf, punkt 5.5 og etter mottak av korrekt faktura, jf punkt 0 Fakturainformasjon. Originalfaktura sammen med en kopi skal sendes til: Polismyndigheten Kiruna FAKTURAINFORMASJON Fakturaen skal inneholde følgende informasjon: Leverandørens navn og organisasjonsnummer Leverandørens bankgironummer, alternativt postgironummer Polismyndighetenes ordrenummer Fakturanummer Avtalenummer Polismyndighetens fakturareferanse Spesifisering/Beskrivelse av levert vare og omfang Pris per stk Totalbeløp Momsbeløp 6.1 OVERDRAGELSE AV FAKTURAER Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor Polismyndigheten ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. 6.2 OPDELING AV FAKTURA Det skal være opp til Polismyndigheten om det ønskes en samlefaktura på flere ordre, eller en faktura per ordre. 7 MISLIGHOLD 7.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold på Polismyndighetens side dersom: Betaling ikke skjer til rett tid, jf punkt 6. Side 7 av 8

8 Taushetsplikten ikke overholdes, jf rammeavtalens punkt 14. Polismyndigheten på annen måte ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen. 7.2 FORSINKELSESRENTE Ved forsinket betaling skal Polismyndigheten betale forsinkelsesrente (morarente) i henhold til svensk lov, Räntelagen (1975:635) med senere endringer. 7.3 MERUTGIFTER Leverandøren kan kreve vederlag for de dokumenterte merutgifter han blir påført som følge av mislighold fra Polismyndighetens side. 7.4 HEVING I de tilfeller der forfalt vederlag med tillegg av renter ikke er betalt innen 30 (tretti) dager fra forfall, kan Leverandøren sende Polismyndigheten skriftlig varsel om at bestillingen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) dager etter at Polismyndigheten mottok varslet. Heving kan ikke skje dersom Polismyndigheten gjør opp forfalt vederlag med tillegg av renter før fristens utløp. 7.5 ERSTATNING Leverandøren kan kreve erstattet tap som med rimelighet kan føres tilbake til misligholdet, med mindre det godtgjøres at misligholdet ikke kan tilskrives Polismyndigheten. Erstatning for indirekte tap kan bare kreves hvis Polismyndigheten eller noen Polismyndigheten er ansvarlig for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 8 POLISMYNDIGHETENS SIGNATUR Ved signering av dette vedlegget påtar Polismyndigheten seg de forpliktelser som følger av Rammeavtalen Doculive nr XXXX med vedlegg: FOR POLISMYNDIGHETEN STED OG DATO UNDERSKRIFT STEMPEL NAVN OG STILLING Side 8 av 8