ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Formannskapet

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 18:30 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet.

2 Saksnr. PS 29/09 PS 30/09 PS 31/09 PS 32/09 RS RS Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE REVIDERING AV RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV UTBYGGINGSPROSJEKTER I KOMMUNAL REGI BYGGEKOMITÈ - INVESTERINGSPROSJEKTER ENEBAKK KIRKELIGE FELLESRÅD KONKURRANSEUTSETTING AV PENSJONSTJENESTEN JF. VEDTAK I KST SAK NR.8/452 REFERATSAKER RIDEBANE PÅ 100/1 BERGER GÅRD EVENTUELT Enebakk, 30. mars 2009

3

4 PS 29/09 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte /

5 Saksframlegg Saksnr.: 2009/217 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Sonja Nordhagen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: Byggekomitèen 30/09 Formannskapet Revidering av retningslinjer for gjennomføring av utbyggingsprosjekter i kommunal regi Vedlegg: Reviderte retningslinjer Dokumenter som ikke er vedlagt: Gjeldende retningslinjer RÅDMANNENS INNSTILLING: Reviderte retningslinjer for gjennomføring av utbyggingsprosjekter i Enebakk kommune godkjennes. SAKSUTREDNING: Sammendrag Det anbefales at vedlagte reviderte retningslinjer godkjennes. Bakgrunn Gjennomgang av utbyggingsprosjekter og retningslinjer for gjennomføring av disse. Saksopplysninger Gjeldende retningslinjer er behandlet i plan- og byggekomitèen, utvalg for teknikk/bygning/planarbeid og kommunestyret i På bakgrunn av endringer i kommunens organisering og lover/regleverk etter at retningslinjene ble vedtatt, er disse gjennomgått med tanke på oppdatering. Endringene er ikke av vesentlig karakter, og det er lagt opp til behandling i byggekomitèen og formannskapet. I forslaget er det presisert at inventar/utstyr alltid skal tas med i kostnadsoverslaget for prosjekter. For uten noen mindre, redaksjonelle endringer og oppdatering av organisasjonskart, består endringene i: Pkt. Nåværende bestemmelse Forslag ny tekst

6 Pkt. Nåværende bestemmelse Forslag ny tekst 1. Innledning Med utbyggingsprosjekter menes her bygninger, dvs nybygg, tilbygg og ombygging, samt andre bygningsmessige tiltak som medfører vesentlige endinger, som for eksempel bruksendring av bygningen m.v Avdelingen Siste setning, 3. avsnitt: Agenda 21 skal legges til grunn under prosjektarbeidet Med utbyggingsprosjekter menes her meldepliktige og søknadspliktige arbeider i henhold til 86b og 93 i plan- og bygningsloven, så langt det passer for kommunens formål. Tillegg: Kapittel 4 revideres fortløpende ved nye lover, forskrifter og standarder. Revidering av kapittel 4 krever ikke politisk behandling Enheten Utgår Avdelingsleder Kommunalsjefen Siste strekpkt: En interessegruppe Tillegg: /ekstern brukergruppe, for eks. eldreråd og/eller råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Økonomi Tillegg 1. avsnitt: I tillegg til byggeprosjektet innarbeides kostnader til inventar og utstyr Generelt Tillegg 1. avsnitt: Ved kostnader under 3 mill kroner er det et valg om byggekomitèen skal trekkes inn. Prosjekteringsfasen deles vanligvis inn i forprosjekt, hovedprosjekt og detaljprosjekt. Forprosjektet behandles først I tillegg til nødvendige tegninger Økonomi Tillegg 1. avsnitt: Prosjekteringsfasen deles vanligvis inn i skisseprosjekt, forprosjekt, hovedprosjekt og detaljprosjekt. Skisseprosjektet behandles først Nytt avsnitt: Skisseprosjekt Utarbeidelse av forslag til utforming av bygget på grunnlag av det program som er besluttet. Kostnadsoverslag utarbeides på grunnlag av skisseprosjektet. Ved designkonkurranse utgjør konkurranseforslaget et skisseprosjekt. Ny overskrift: Forprosjekt I tillegg til nødvendige tegninger Nye pkt.: Bearbeiding av det godkjente skisseprosjektet med deltakelse av brukergrupper. Under forprosjektfasen utredes energibruk.

7 som grunnlag Dokumentasjonen skal overleveres Enebakk kommune senest ved overtakelse. Pkt. Nåværende bestemmelse Forslag ny tekst Kostnader til inventar og utstyr skal alltid tas med i de samlede kostnader Organisasjon Ny 4. setning, 2. avsnitt: Hovedentreprenør er også hovedbedrift Prosjektdokumenter Nytt tillegg siste setning:../avklaringsmøter Rutiner Tillegg 1. avsnitt: Status, inkl. framdrift og økonomi, rapporteres til formannskapet hvert kvartal. Ved avvik skal det også rapporteres til fagutvalget og kommunestyret. Ved store avvik rapporteres omgående Prosjektdokumenter som bygget dokumentasjon som bygget dokumentasjon (FDVdokumentasjon) som grunnlag Dokumentasjonen skal overleveres Enebakk kommune senest ved sluttfakturering. 4 Lover forskrifter (Oppdatert etter dagens situasjon.) Vurderinger og begrunnelse Det anbefales at forslaget til reviderte retningslinjer vedtas.

8 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV UTBYGGINGSPROSJEKTER I KOMMUNAL REGI Behandlet av: Plan- og byggekomiteen Utvalg for teknikk/bygning/planarbeid Utvalg for teknikk/bygning/planarbeid Kommunestyret Byggekomitèen Formannskapet. EK-RETNINGSLINJER.DOC UTGAVE: 2009

9 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING ANSVARSFORDELING FASEDELING AKTIVITETER Programmering Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter Prosjektering Generelt Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter Kontrahering Generelt Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter Produksjon Generelt Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter LOVER M/FORSKRIFTER OG STANDARDER.... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.1 Lover m/forskrifter m.m.... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.2 Standarder... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2

10 1. INNLEDNING. Dette dokumentet inneholder retningslinjer for gjennomføring av utbyggingsprosjekter i regi av Enebakk kommune er vedtatt i kommunestyret og revidert Med utbyggingsprosjekter menes her meldepliktige og søknadspliktige arbeider i henhold til 86B og 93 i plan- og bygningsloven så langt det passer for kommunens formål. Retningslinjene gjelder for alle berørte parter der Enebakk kommune er oppdragsgiver. Hensikten er blant annet å sikre at det så raskt som mulig etableres en prosjektorganisasjon der ansvar og myndighet klargjøres, og at det etableres rutiner for møtevirksomhet, korrespondanse, informasjonsflyt, økonomikontroll, framdrift m.m. Dokumentet inngår i Enebakk kommunes kvalitetssikringssystem. Kapittel 4 revideres fortløpende ved nye lover, forskrifter og standarder. Revidering av kapittel 4 krever ikke politisk behandling. 2. ANSVARSFORDELING Ansvarsfordeling ved utbyggingsprosjekter i regi av Enebakk kommune: Fase Ansvar 1. Behov, prioritering, økonomiplan Kommunestyret 2. Programmering(utredning) Brukeravdelingen -behandle programmet 3. Prosjektering Byggekomitèen -behandle forprosjektet 4. Kontrahering Byggekomitèen -behandle anbudene 5. Produksjon (bygging) Byggekomitèen 6. Overtakelse/garanti Byggekomitèen - behandle regnskapsavslutning 7. Godkjenning av regnskapet Kommunestyret 3

11 3. FASEDELING AKTIVITETER Kommunestyret er kommunens øverste organ og bevilgende myndighet. Før prosjektet starter forutsettes at de nødvendige driftsmessige behov foreligger og at dette er vedtatt av kommunestyret. 3.1 Programmering Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt I programmeringsfasen skal det utarbeides et byggeprogram inklusive kostnadsoverslag, finansieringsplan og oversikt over driftskonsekvensene. Byggeprogrammet skal uttrykke alle de forutsetninger, krav og forventninger som stilles til det ferdige bygget: 1. Virksomheten som helhet. 2. De enkelte funksjoner virksomheten (enheten) dekker. 3. De enkelte aktiviteter (rom) som inngår i de enkelte funksjoner De enkelte funksjoner og aktiviteter må defineres, og det er viktig å få med mulige fellesfunksjoner og aktiviteter. Funksjonene vil i praksis bli knyttet til virksomhetens avdelinger/seksjoner og aktiviteter til rom og romtyper. Egenskaper, definert som byggets funksjonelle delsystemer, er den sentrale delen av byggeprogrammet. Her formuleres virksomhetens krav til bygget uavhengig av fysiske løsninger. Bygningsfunksjonstabellen, NS 3455, bør benyttes ved utarbeidelse av egenskapssystemene. Programinnhold. A. Prosjektinformasjon - Henvisning til politisk vedtak, redegjørelse - Organisering av programeringsarbeidet B. Rammebetingelser - Generelt - Offentlige bestemmelser - Tomte- og reguleringsmessige forhold - Bygningsmessige forhold - Naboforhold - Overordnet framdriftsplan - Kostnadsramme, finansiering og driftskonsekvenser C. Brukskrav - brukerfunksjoner - Omfang av aktiviteten - Hovedoppgave - Dimensjoneringsgrunnlag - Utviklingstendenser - Primærfunksjoner - Deloppgaver (enheter o.l.) - Uteområde 4

12 - Park, hage - Veier, plasser - Fellesfunksjoner - Administrasjon - Felles kjøkken - Vestibyle - Sekundærfunksjoner - Drift av bygning - Renovasjon og renhold D. Brukskrav - bygningsfunksjoner Rom - Kategori - Arealoversikt - Bruksfunksjon - Transport - Tilgjengelighet - Parkeringsdekning - Avfallshåndtering - Forsyning - Energi - Vann og avløp - Utslipp (kjemikalier o.l.) - Informasjon - Telefon - Data - Lyd og bilde - Klima - Luftbehandling - Oppvarming - Kjøling - Lys - Solavskjerming - Støy akustikk - Sikkerhet - Driftskontroll - Alarmanlegg - Låssystem og adgangskontroll E. Krav til fysiske løsninger - Særskilte krav til materialer Organisasjon Før programmeringsarbeidet starter må bruker-avdelingen opprette en programmeringsorganisasjon. Organisasjonsmodellen vil være som følger: 5

13 Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Teknisk avd., eiendomsenheten Brukeravdeling Prosjektleder Arkitekt/Rådgiver Programmeringsleder Brukeravd. programmeringsgruppe Interessegruppe Bruker-avdelingens programmeringsgruppe skal bestå av: - Programmeringsleder (kommunalsjef, eller den han bemyndiger). - Ansatte blant brukerne. - Tillitsvalgt/verneombud (krav i Arbeidsmiljøloven) - Representant fra eiendomsenheten. - Eventuelt tilknyttes: - konsulent-/arkitektbistand. - representant(er) fra bruker-avdelingens hovedutvalg - intereressegruppe/ekstern brukergruppe, for eksempel eldreråd og/eller råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Rutiner. Ved prosjektstart etableres nødvendige administrative rutiner for gjennomføring av programmeringsfasen. Rutinene bør blant annet inneholde retningslinjer for møter, korrespondanse, referater og distribusjon av disse Tid. Det skal utarbeides framdriftsplaner for koordinering og styring av prosjektet. I programmeringsfasen utarbeides en hovedplan som viser framdriften for hele prosjektet Økonomi. Ved avslutningen av programmeringsfasen utarbeides kostnadsberegning, finansieringsplan og oversikt over driftskonsekvensene. Kostnadsberegningen utarbeides i henhold til NS 3453; Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. I tillegg til byggeprosjektet innarbeides kostnader til inventar og utstyr. Usikkerheten for kostnadsberegningen i denne fasen bør ligge innenfor ± 20%. Det presiseres at dette kun «tar høyde for» kalkyleusikkerheten, og ikke ENDREDE FORUTSETNINGER. Kostnadsberegningen danner grunnlag for byggesakens foreløpige investeringsramme og tas inn i årsbudsjett/økonomiplan på vanlig måte. 6

14 3.1.5 Prosjektdokumenter. Det skal utarbeides et byggeprogram. Avhengig av prosjektetstørrelse/kompleksitet skal det i tillegg utarbeides enkle tegningsskisser som sikrer at prosjektet lar seg gjennomføre innenfor programmet med tilhørende rammebetingelser. Program og skisser skal godkjennes av bruker-avdelingens utvalg. 3.2 Prosjektering Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt. Når kommunestyrets endelige behandling av en byggesak er vedtatt, overføres den til eiendomsenheten for videre prosjektering. Ved totale kostnader under 3 mill kroner er det et valg om byggekomitèen skal trekkes inn i prosjektet, jfr. delegeringsreglementet pkt. 10. Prosjekteringsfasen deles vanligvis inn i skisseprosjekt, forprosjekt, hovedprosjekt og detaljprosjekt. Skisseprosjekt behandles først av bruker-avdelingens utvalg, og deretter av byggekomiteen. Skisseprosjekt - Utarbeidelse av forslag til utforming av bygget på grunnlag av det program som er besluttet - Kostnadsoverslag utarbeides på grunnlag av skisseprosjektet - Ved designkonkurranse utgjør konkurranseforslaget et skisseprosjekt Forprosjekt I tillegg til nødvendige tegninger skal forprosjektet inneholde: - Bearbeiding av det godkjente skisseprosjektet med deltakelse av brukergrupper - Revidert kostnadsberegning. - Revidert finansieringsplan. - Oversikt over driftskonsekvensene. - Korrigert framdriftsplan. - Forslag til entrepriseform. - Under forprosjektfasen utredes energibruk. På grunnlag av godkjent forprosjekt, utføres det videre prosjekteringsarbeidet administrativt Organisasjon Bruker-avdelingens programmeringsgruppe løses opp. Gruppens programmeringsleder følger prosjektet videre. Prosjektet organiseres som følger: 7

15 Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Teknisk avd., eiendomsenheten Prosjektledelse Brukergruppe Koordinator for prosjektering Eiendomsenheten Byggeleder Arkitekt Rådgivende ingeniør bygg Rådgivende ingeniør VVS Rådgivende ingeniør elektro Eiendomsavdelingens prosjektleder leder prosjektet videre fram til overtakelse, via prosjekterings-, kontraherings- og produksjonsfasen. Brukeravdelingens (brukernes) interesser ivaretas gjennom programmeringsleder Rutiner. Arkitekt og rådgivende ingeniører engasjeres av eiendomsenheten i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser, og med kontraktsforhold i henhold til Norsk standard. De administrative rutiner revideres og kompletteres Tid. I tillegg til hovedplan, som ble utarbeidet i programmeringsfasen, skal det i denne fasen utarbeides en faseplan som viser framdriften innenfor prosjekteringsfasen Økonomi. Ved avslutning av forprosjektfasen revideres kostnadsberegningen, finansieringsplanen og oversikten over driftskonsekvensene. Hvis kostnadsberegningen er høyere enn den kostnadsramme som er bevilget må byggekomitèen vurdere omfanget av prosjektet, eventuelt å legge saken fram for kommunestyret før prosjektet videreføres. Kostnader til inventar og utstyr skal alltid tas med i de samlede kostnader. Kostnadsberegningen revideres i henhold til NS 3453; Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. Usikkerheten for kostnadsberegningen ved avslutning av forprosjektfasen bør ligge innenfor ± 10%. Det presiseres at dette kun «tar høyde for» kalkyleusikkerheten, og ikke ENDREDE FORUTSETNINGER. Eventuell MVA-refusjon for offentlige bygninger og andre statlige stimuleringstilskudd skal innarbeides i finansieringen. 8

16 3.2.5 Prosjektdokumenter. Ved avslutning av forprosjektet skal det, i tillegg til tidligere utarbeidet program, foreligge følgende dokumenter: - Situasjonsplan i målestokk 1: Plan-, snitt og fasadetegninger i egnet målestokk; 1:100 eller 1: Beskrivelse av prosjektet med angivelse av materialvalg og tekniske løsninger. - Revidert kostnadsberegning, finansieringsplan og driftskonsekvenser. Ved avslutning av prosjekteringsfasen skal det foreligge nødvendige dokumenter for anbudsforespørsel. Omfang og utforming er avhengig av den entrepriseform som velges. 3.3 Kontrahering. Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt. Valg av entreprenør(er) skal behandles av byggekomiteen. Kontrahering av entreprenør(er) baseres på valgt entrepriseform Organisasjon. Organisasjonsplanen kompletteres basert på valgt entrepriseform: Nedenfor vises modell med delte entrepriser. Kontraktsforhold til hver entreprenør. Hovedbedriften er administrerende sideentreprenør, og har ansvar for koordineringsog framdriftskontroll, samt ansvar for HMS. Hovedentreprenør er også hovedbedrift. De øvrige entreprenører er administrerte sideentreprenører. Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Eiendomsenheten Prosjektledelse Brukergruppe Eiendomsenheten Koordinator for prosjektering Byggeleder Arkitekt Hovedbedrift Rådg. ing. bygg Rådg. ing. VVS Rådg. ing. elektro Andre rådgivere Bygningsentreprenør Ventilasjonsentreprenør Sanitærentreprenør Elektroentreprenør Andre entreprenører 9

17 Nedenfor vises modell med hovedentreprise. Oppdragsgiver har kontraktsforhold kun med hovedentreprenør. Denne har det totale ansvar for samtlige arbeider gjennom sine underentreprenører. Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Eiendomsenheten Prosjektledelse Brukergruppe Koordinator for prosjektering Eiendomsenheten Byggeleder Arkitekt Rådgivende ingeniør bygg Rådgivende ingeniør VVS Rådgivende ingeniør Andre rådgivere Hovedentreprenør Bygningsentreprenør Ventilasjonsentreprenør Sanitærentreprenør Elektroentreprenør Andre entreprenører Eiendomsenhetens prosjektleder leder prosjektet videre fram til overtakelse Rutiner. Eiendomsavdelingen v/prosjektleder utarbeider anbudsinnstilling som antas av byggekomiteen. Eventuelle påfølgende kontraktsforhandlinger gjennomføres av eiendomsavdelingen v/prosjektleder. Kontrahering av entreprenører skjer i henhold til den til en hver tid gjeldende Lov om offentlige anskaffelser m/forskrift, og ved bruk av gjeldende Norsk standard. De administrative rutiner korrigeres og kompletteres for det enkelte prosjekt Tid. Prosjektets ferdigstillelsesdato skal fastsettes og kontraktsfestes Økonomi. Ved avslutning av denne fasen sammenstilles de antatte anbud mot kostnadsberegningen. Hvis anbudene er høyere enn den kostnadsramme som er bevilget, må det søkes kommunestyret via byggekomiteen om nødvendige tilleggsbevilgning før byggesaken videreføres. Etter at det er inngått avtaler med entreprenørene utarbeides et byggebudsjett. Finansieringsplan og driftskonsekvenser revideres. Post for marginer og reserver bør utgjøre minst 5% av prosjektkostnad. 10

18 Budsjettet utarbeides i henhold til NS 3453; Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt, og oversendes økonomiavdelingen for konvertering til kommunens regnskapssystem Prosjektdokumenter. Prosjektdokumentene (beskrivelser og tegninger) kompletteres. Det utarbeides forslag til kontraktsdokumenter, basert på anbudsforespørselen, mottatte anbud fra entreprenørene, kompletterte tegninger og beskrivelser m.m., samt møtereferater fra kontraktsforhandlinger. 3.4 Produksjon. Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt. Det er prosjektleders ansvar å gjennomføre produksjonsfasen Organisasjon. Endelig organisasjonsplan utarbeides basert på valgt entrepriseform. Nedenfor er angitt eksempel på organisasjonsplan basert på delte entrepriser der hovedbedriften kontraheres som administrerende sideentreprenør, og de øvrige som administrerte sideentreprenører. Bygningsentreprenør vil normalt fungere som hovedbedrift, jfr. organisasjonskart side Rutiner. Etter oppstart av produksjonsfasen rapporterer prosjektleder regelmessig til byggekomitèen. Rapporten hovedpunkter skal være framdriftsmessige og økonomiske forhold. Status, inkl. framdrift og økonomi, rapporteres til formannskapet hvert kvartal. Ved avvik skal det også rapporteres til fagutvalget og kommunestyret. Ved store avvik rapporteres omgående. De administrative rutiner korrigeres og kompletteres for det enkelte prosjekt Tid. I produksjonsfasen skal utarbeides en hovedframdriftsplan fra startdato til kontraktsfestet ferdigstillelsesdato. Videre skal utarbeides detaljerte korttidsplaner innenfor hovedframdriftsplanens rammer Økonomi. Regnskapet føres hos økonomiavdelingen. 11

19 3.4.5 Prosjektdokumenter. Etter ferdigstillelse skal utarbeides «som bygget» dokumentasjon (FDVdokumentasjon) som grunnlag for drift og vedlikehold av bygget. Dokumentasjonen skal overleveres Enebakk kommune senest ved sluttfakturering. Dokumentasjonen skal overleveres i minst to eksemplarer; en for oppbevaring i eiendomsavdelingen og en for oppbevaring i byggets driftssentral. 12

20 4. LOVER M/FORSKRIFTER OG STANDARDER. 4.1 Lover m/forskrifter m.m. Følgende lover og direktiver m/forskrifter skal følges ved gjennomføring av offentlige byggeprosjekter: Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelse med endringer. Forskrift om offentlige anskaffelser. Rådsdirektiv 92/57/EØF av 24. juni Fastsatt ved kgl. res. 21. april Lov av 4.februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø. Lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidervern, arbeidstid og stillingsvern mm. "Byggherreforskriften" med veiledning. Plan og bygningslov av 14. juni 1985 nr 77. Tilhørende byggeforskrift og veiledning. 4.2 Standarder. Det er utarbeidet Norske standarder blant annet for juridiske og kontraktsmessige forhold for prosjektering og utførelse av bygg og anlegg. Så langt det er formålstjenlig skal disse standarder legges til grunn ved gjennomføring av byggeprosjekter i regi av Enebakk kommune: NS 3405 NS 3430 NS 3431 NS 3434 NS 3435 NS 3436 NS 3438 NS 3450 NS 3453 NS 3454 NS 3455 NS 3456 NS 8401 NS 8402 NS 8405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter m.v. Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider. (under utfasing, erstattes av NS 8405) Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser. Overtagelse av bygg og anlegg. Prosedyrer. Formular for entreprenørens sikkerhetsstillelse i utførelsestiden og i reklamasjonstiden. Formular for kontrakt om totalentrepriser. Formular for totalentreprenørens sikkerhetsstillelse i utførelsestiden og i reklamasjonstiden. Prosjektdokumenter for bygg og anlegg. Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. Årskostnader for bygninger Bygningsfunksjonstabell Mønster for dokumentasjon og bruksanvisning for bygninger. Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Norsk bygge- og anleggskontrakt. Henvisninger: NS 3420 NS 3451 NS 3457 NS 3940 NS-ISO 8402 Beskrivelsestekster for bygg, anlegg, installasjoner. Bygningsdeltabell. Bygningstypetabell. Areal- og volumberegninger av bygninger. Kvalitet. Terminologi 13

21 Saksframlegg Saksnr.: 2008/820 Arkivkode: D13 Saksbehandler: Sonja Nordhagen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/09 Formannskapet Byggekomitè - Investeringsprosjekter Enebakk kirkelige fellesråd Dokumenter som ikke er vedlagt: Brev fra kirkevergen av SAKEN LEGGES FRAM UTEN INNSTILLING SAKSUTREDNING: Sammendrag Forslag om at byggekomitè for restaureringsarbeider i Enebakk kirke skal inneha rollen som fast byggekomitè for alle fellesrådets investeringsprosjekter legges fram uten innstilling. Bakgrunn Brev fra kirkevergen av Saksopplysninger Kirkevergen viser i nevnte brev til at Enebakk kommune er representert i fellesrådets byggekomitèr. Fellesrådet har en periode hatt to byggekomitèer i funksjon, en for utvidelse av Mari kirkegård og en for restaureringsarbeidene i Enebakk kirke. I byggekomtitèmøter stilte ordfører Bjerke spørsmål om byggekomitèen for Enebakk kirke kan utvides til en generell byggekomitè for fellesrådets investeringsprosjekter. Byggekomitèen for Mari kirkegård, som er oppnevnt i 2007, består av: Anne Helene Skjæret Fellesrådet Ivar Ola Opheim Jan Erik Aarhus, nestleder Hans Guslund, leder Terje Taraldset Thorleif Sjølie Ansatte Enebakk kommune/fellesrådet Enebakk kommune Enebakk kommune Byggekomitèen for Enebakk kirke, som er oppnevnt i 2008, består av: Per Kongsnes, leder Fellesrådet

22 Arve Rustad Grethe Dihle Dag Bjerke Thorleif Sjølie Enebakk kommune/fellesrådet Enebakk kommune Fellesrådet har i sak 05/09 vedtatt at byggekomitèen for Enebakk kirke heretter er byggekomitè for alle fellesrådets investeringsprosjekter. Fellesrådet anmoder derfor Enebakk kommune om en behandling av om det aksepteres at ordfører Dag Bjerke og kommunalsjef teknikk Thorleif Sjølie representerer kommunen i fellesrådet byggekomitè, og at repr. Hans Guslund og Terje Taraldset derved utgår. Vurderinger og begrunnelse Rådmannen finner fellesrådets vedtak fornuftig, og ser fordeler ved at det oppnevnes en fast byggekomitè for fellesrådets investeringsprosjekter. Saken legges imidlertid fram uten innstilling.

23 Saksframlegg Saksnr.: 2009/33 Arkivkode: 572 Saksbehandler: Kjersti Øiseth Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 6/09 Administrasjonsutvalget /09 Formannskapet Kommunestyret Konkurranseutsetting av pensjonstjenesten RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Rådmannen anbefaler ikke å konkurranseutsette pensjonsforpliktelsene til Enebakk kommune før innholdet av den nye pensjonsreformen for offentlig sektor foreligger 2. Saken tas opp til ny vurdering i 2010 SAKSUTREDNING: Sammendrag Tariffavtalen bestemmer pensjonsrettighetene i kommunal tjenestepensjon. Arbeidsgiverne er forpliktet gjennom hovedtariffavtalen til å sikre sine ansatte riktig pensjon. Dette gjelder uansett hvilken pensjonsleverandør som velges. En pensjonsordning er en langsiktig sparing til tariffbestemte ytelser, der arbeidsgiver sparer opp en sparekonto til de ansattes fremtidige pensjonsutbetalinger i form av et pensjonsfond (premiereserve). I tallmaterialet som er tatt inn i saksfremlegget ser vi at det er marginale forskjeller mellom de tre alternative leverandører som er beskrevet. Usikkerheten rundt forhandlingene om ny tjenestepensjon for offentlig ansatte, har vært utslagsgivende i forhold til rådmannens innstilling i denne saken. Vårens lønnsoppgjør vil gi oss svar på de mange tilpasningene som skal gjøres i den offentlige tjenestepensjonen for at denne blir opprettholdt på et forsvarlig nivå. Hvordan dette vil falle ut økonomisk for den enkelte kommune vet vi lite om. Det vi med sikkerhet vet, er at kostnadene knyttet til tjenestepensjon utgjør en stor andel av de samlede lønnskostnadene nå, det vil de også gjøre i fremtiden. En vurdering av denne tjenesten med jevne mellomrom vil derfor være av stor interesse for enhver arbeidsgiver. Bakgrunn Vedtak fattet i kommunestyrets behandling av budsjett 2009 med følgende ordlyd: Det utarbeides en sak om konkurranseutsetting av pensjonstjenesten. Saken legges fram for politisk behandling i god tid før budsjettforhandlingene i Saksopplysninger 1. Innledning

24 Dagens pensjonsordning er todelt med Statens Pensjonskasse (SPK) som leverandør for ansatte i skolesektoren(lærere) og Kommunal Landspensjonskasse (KLP) for øvrige ansatte. Sykepleiere har egen tariffavtale som binder dem til KLP og som gjør at denne gruppen ikke kan flyttes over til ny leverandør med mindre det foretas en lovendring. Pensjonsfondet til sykepleierordningen utgjorde ved årsskifte ca. 11,5 mill. kroner. Dette medfører at det er ansatte som omfattes av fellesordningen som eventuelt kan flyttes over til annen pensjonsleverandør. 2. Nærmere om pensjonsordningen En pensjonsordning er langsiktig sparing til tariffbestemte ytelser. Det må spares opp en sparekonto til de ansattes fremtidige pensjonsutbetalinger i form av et pensjonsfond (premiereserve). De endelige kostnadene for arbeidsgiver blir avgjort av tariffavtalte rettigheter, pensjoneringsmønster, levealder for de ansatte, andel uføre og tidligpensjonister med videre. For arbeidsgivere ligger utfordringen i å bygge opp tilstrekkelig fond til å ha dekning for fremtidige forpliktelser. Pensjonspremien er, foruten betaling for administrasjon og kapital stilt til rådighet av eksterne eiere, bare et anslag på årlig sparebehov. Dersom sparingen er for lav, er det arbeidsgiver selv som er ansvarlig for differansen. Dermed blir det også feil å legge vekt på kortsiktige premieinnbetalinger. Lave premieinnbetalinger kan dermed føre til at fondsoppbygningen blir for liten og at kommunen som arbeidsgiver skyver kostnadene foran seg. Dette gjelder med mindre noen pensjonsleverandører kan vise til lavere kostnader, bedre drift eller bedre avkastning på kapitalen over tid. Den leverandør som får høyest avkastning på de oppsparte pensjonsmidlene, har de laveste kostnadene og samtidig tar minst utbytte til eksterne eiere, vil i lengden levere det rimeligste pensjonsproduktet. Samtidig vil graden av egenrisiko og valgmuligheter avvike i de alternative løsningene. Derfor vil valg av pensjonsleverandør være en langsiktig strategisk beslutning som skiller seg vesentlig fra innkjøp av andre forsikringsprodukter. I anbudsrundene som ble gjennomført i 2008 så vi at HMS- midler ble utslagsgivende for valg av leverandør i noen kommuner. Denne tilleggstjenestene er ikke gratis, men vil inngå som en del av utjamningsfellesskapet bestemt i hovedtariffavtalen. Det betyr at alle er med på å dekke dette over driften gjennom høyere premieinnbetalinger, noe som gjelder uavhengig av leverandør. 3. Pensjonsfondet Pensjonsfondet til Enebakk kommune er på 160 mill.kroner. Dette fondet tas med over til ny leverandør og skal behandles likt uavhengig av selskap. Det som imidlertid kan påvirke, er de plasseringene det enkelte selskap foretar. KLP har gjennom sin egenkapitalmodell stått seg godt i den senere tids finanskrise, der de andre leverandørene har vært nødt til å hente inn egenkapital fra sine eiere. 2

25 4. Vurdering av pensjonsleverandør Nedenfor fokuseres det på viktige kriterier som må legges til grunn ved vurdering av pensjonsleverandør, dette jf. pensjonskontorets anbudsmal. Disse momentene ble valgt som tildelingskriterier for de kommunene som var på anbud i Premie Avkastning Kostnader Selskapsform Soliditet Service HMS (ref.beskrivelse i pkt. 2 over) 5. Flytting viktige momenter Kommunen bør gjøre seg kjent med rammer rundt en eventuell flytting av pensjonsordningen. Blant annet gjelder det å framskaffe en oversikt over alle prosesser og flyttekostnader, omfanget av informasjon til ansatte og pensjonister samt hvordan oppspart kapital skal håndteres. 6. Prosess ved anbud Dersom det besluttes å gjennomføre en fullstendig anbudsrunde i 2009 må prosessen starte umiddelbart v/først å lage anbudsinnbydelse slik at vi kan inngå avtale med en ekstern rådgiver. Deretter vil kommunen måtte sette krav til videre prosess og forarbeid i forhold til kravspesifikasjon som skal legges til grunn for å kunne vurdere innkomne tilbud. En anbudsrunde vil danne grunnlag for beslutningen for et eventuelt skifte av pensjonsleverandør, det formelle vedtaket skal gjøres av kommunestyret. Følgende formelle aktiviteter må gjennomføres: Kommunestyret gir oppdrag Drøftelsesmøte m/tillitsvalgte Fastsettelse av kriterier Valg av konsulent Anbudsmateriell sendes ut Oppsigelse/fristilling av avtale med KLP (senest ) Drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte Presentasjon av anbudsrapport for formannskapet og hovedtillitsvalgte 1 Kilde: KLP 3

26 Drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte Tilbudet sendes tariffpartene Saken fremmes for politisk behandling innen Hva som bør undersøkes Siden den årlige premien bare er et anslag for årlig sparebehov, er ikke pensjonsforskjellene alene tilstrekkelig grunnlag for å velge leverandør. Det er nødvendig å se etter underliggende forhold som kan gi en indikasjon på om fondsoppbygningen er tilstrekkelig. I tillegg må det vurderes hvilken betydning som ligger i eierskap når det gjelder KLP som et gjensidig selskap eiet av kundene, inklusive Enebakk kommune. Til slutt bør det vurderes om det er forskjeller av betydning knyttet til ikke forsikringspliktige produkter slik som avtalefestet pensjon. 8. Nærmere om selskapene, økonomiske forskjeller og eierskap Ved valg av pensjonsleverandør er det i realiteten tre alternativer: Opprette egen interkommunal pensjonskasse Fortsatt være med i KLP Overlate forvaltningen til et livselskap (i praksis vil dette si Storebrand eller Vital) Pr. 1. januar 2008 hadde 21 kommuner og fylkeskommuner egen pensjonskasse, 333 var med i KLP, mens 95 hadde pensjonsordningen i et annet livselskap. Pensjonskasser* 25 % Selskapsform: Vital 7 % Storebrand 6 % KLP 62% Som eiere av KLP har kommunene styringsrett i selskapet. KLP er et gjensidig selskap hvor kommunene er eiere og ansvarlig for at selskapet får nok egenkapital. I et livselskap organisert som et aksjeselskap kan man derimot være kunde uten å være eier. I 2008 innkalte KLP 0,3% av fond fra sine eiere i egenkapitalinnskudd. For Enebakk kommune som pr hadde et pensjonsfond (fellesordningen) på ca. 160 mill. utgjorde dette ca. kr ,-. Et egenkapitalinnskudd i KLP er ikke en utgift, men en sparing. Enebakk kommune har i perioden hatt en gjennomsnittelig avkastning på sin egenkapital på 6,55%. Den gjennomsnittlige pengemarkedsrenten har på samme tidspunkt vært 3,26%. 2 Myndighetene stiller krav om at egenkapitalen skal stå i et visst forhold til kundekapitalen som det knytter seg garanterte utgifter og rentegarantier til. Egenkapitalbehovet vil også 2 Kilde: KLP 4

27 avhenge av risikoen knyttet til pensjonsfondets plasseringer. Dette betyr at egenkapitalen må økes når pensjonsfondene vokser. Eierne i KLP får ingen direkte avkastning på sin kapital. Indirekte gis det avkastning ved at den delen av overskuddet som ellers ville gått til å betale utbytte til eksterne eiere kan avsettes til premiefond og brukes til å betale fremtidig premie. Dersom Enebakk kommune skal gå ut av KLP, bør det vurderes hva kommunen får med seg av selskapets egenkapital over til ny leverandør. Økonomi: Når vi skal sammenligne hva leverandørene har bidratt med økonomisk for kundens pensjonssparing de siste årene, må det legges vekt på følgende 3 Finansavkastning Administrasjonskostnader Egenkapitalkostnad Finansavkastning: Avkastningen på kundefondene svinger i takt med utviklingen i finansmarkedene. KLP hadde en verdijustert avkastning på 7,6 prosent i Tilsvarende tall for Storebrand og Vital var henholdsvis 7,3 prosent og 9,5prosent. De siste 5 år har KLP hatt en gjennomsnittlig verdijustert avkastning på 7,5 prosent, mens Storebrand og Vital har hatt en gjennomsnittlig verdijustert avkastning på henholdsvis 7,8 og 8,5 prosent. Som det fremkommer av disse tallene fra FNH er det marginale forskjeller knyttet til finansavkastning. Administrasjonskostnader: Administrasjonskostnadene for KLP utgjorde om lag 0,4 prosent av forsikringsfondet i Til sammenligning var administrasjonskostnadene for Storebrand og Vital for begge 0,8 prosent av forsikringsfondet. Egenkapitalkostnad: Siden man ikke stiller med egenkapital selv i et livselskap som er organisert som et aksjeselskap, må man betale leie til aksjonærene for at de stiller med den egenkapitalen myndighetene krever må stå bak pensjonsforpliktelsene. Denne leiekostnaden vil normalt ligge i område 0,4-0,6 prosent av kundefondene. I KLP, der kunden selv stiller med egenkapital, slipper kundene denne kostnaden. 9. Verdiskapning: 3 Tall er hentet fra Finansnæringens Hovedorganisasjon og er fra

28 For å få et inntrykk av verdiskapningen i de forskjellige selskapene målt i forhold til forsikringsfond de siste fem år og 10 år fram til utgangen av 2007, vil vi se at Vital kommer marginalt bedre ut enn KLP siste 5 år, mens KLP har beste verdiskapning i siste 10 års periode gjennomsnitt siste 5 år Gjennomsnitt siste 10 år KLP Storebrand Vital 10. Anbudsrundene i 2008 Fire av kundene til KLP valgte i 2008 å gå ut på anbud med sine pensjonsordninger da med følgende resultat: Eidsvold kommune, valgte og bli i KLP, Meland kommune valgte å bli i KLP, Ski kommune var i KLP, valgte Vital, Kongsvinger kommune var i KLP, valgte Vital. Av Storebrands kommuner valgte 4 kommuner å gå ut på anbud med følgende resultat: Ballangen kommune var i Storebrand, valgte KLP, Vikna kommune, valgte å bli i Storebrand, Storfjord kommune, valgte å bli i Storebrand, Skedsmo kommune, valgte å bli i Storebrand. 11. Ekstern forsikringsrådgiver Majoriteten av kommuner på anbud benytter seg av forsikringsmeglere/rådgivere i anbudsprosessen. Enebakk kommune har ikke denne kompetansen i egen organisasjon og bør derfor inngå en avtale med en ekstern rådgiver for å gjennomføre en anbudsprosess. Kommunen har ikke satt av midler i budsjettet for 2009 til en rådgiver. Det er fra kommunens side ikke gjort henvendelser til andre kommuner, men vi må ta høyde for at kostnadene til en rådgiver vil overstige kroner, noe som vil tilsi at tjenesten må ut på anbud jf. lov om offentlige anskaffelser. 12. Pensjonsreformen Rapport om offentlig tjenestepensjon ble lagt fram 11. mars Det partsammensatte utvalget har vurdert ulike tilpasninger av den offentlige tjenestepensjonen i forhold til prinsipper og endringer i ny folketrygd. Den fremlagte rapporten vil være en del av grunnlaget for behandlingen av offentlig tjenestepensjon i vårens lønnsoppgjør. I pressemeldingen som ble gitt i forbindelse med offentliggjøring av rapporten heter det at det ønskes en løsning som gir offentlig ansatte trygghet for at de vil ha en god pensjonsordning også i framtiden. Det er imidlertid stor usikkerhet i forhold til lavere indeksering, rett til pensjon + jobb, endret 4 Det er lagt til grunn tall fra kommunal sektor. Kilde: FNH 6

29 uføreytelse fra folketrygden etc. Hva konsekvensene av dette blir med hensyn til endring av kostnader for arbeidsgiver vites ikke på nåværende tidspunkt. Tilpasningene som diskuteres er i forhold til alderspensjon, AFP og uførepensjon. I rapporten diskuteres det fire alternativer for en ny offentlig tjenestepensjon: en modifisert versjon av dagens bruttoordning, en netto ytelsesmodell, en ytelsesbasert påslagsordning og en innskuddsordning. Det er her forsøkt å belyse at det foreligger en stor usikkerhet for hvordan den offentlige tjenestepensjonen til slutt vil bli. Et eventuelt skifte av leverandør på nåværende tidspunkt vil ikke være spesielt gunstig, særlig fordi vi ikke kan si noe om endringene medfører endret kostnadsbilde for arbeidsgiver fra Det pågår i disse dager møter mellom KS og regjeringen. Grunnen er at Stortinget har lovet like høy ytelse i de offentlige pensjonsordningene som i dag, mens folketrygdens andel skal justeres ned. Dermed øker kommunenes andel for å nå opp til to tredeler av sluttlønn tilsvarende. 5 Lønnsoppgjøret i 2009 er et mellomoppgjør. Pensjon er likevel et så viktig tema at det er bestemt at resultatet av forhandlingene om ny offentlig tjenestepensjon vil være gjenstand for uravstemning blant medlemmene i de ulike organisasjonene Vurderinger og begrunnelse Usikkerhetsmomenter knyttet til den nye pensjonsreformen og hva dette vil medføre av endrede økonomiske forutsetninger i forhold til det vi kjenner i dag, gjør at rådmannen ikke finner det forsvarlig å anbefale en konkurranseutsetting av tjenestepensjonsordningen nå. I vedtaket som ble gjort i kommunestyret ble det ikke satt av midler til å gjennomføre en anbudsrunde. Det er derfor ikke gjort kvalitative henvendelser mot andre leverandører enn KLP (ref. møte i formannskapet) for å gjøre kostnadssammenligninger. Finansnæringens hovedorganisasjon gir imidlertid ut en brosjyre hvert år med tallmaterialet som skal danne grunnlag for årlige sammenligninger av tjenestepensjonsleverandører. Mye av dette er gjengitt i saksfremlegget. Ser vi på tallmaterialet som er lagt fram ser vi at det er relativt marginale kostnadsforskjeller mellom de tre selskapene vi har sammenlignet. Rådmannen har videre vurdert situasjonen slik at med den bemanningen vi har ved at ass.rådmann i tillegg fungerer som rådmann og innkjøpsansvarlig er flyttet til NAV vil vi ha i en stor utfordring knyttet til å få gjennomført dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Rådmannen har hatt dialog med tre av de hovedtillitsvalgte fra de 3 største organisasjonene i forbindelse med saksfremlegget, og anbefalingene fra de tillitsvalgte er i tråd med rådmannens anbefalinger. Det er enighet om at usikkerheten knyttet til pensjonsreformen og hvordan dette faller ut for ansatte i offentlig sektor, gjør at en slik gjennomgang bør gjennomføres først når vi vet mer om hvordan den nye pensjonsreformen slår ut, særlig 5 Kommunalrapport nr

30 gjelder dette i forhold til om endringer i tjenestepensjonen kan medføre økte kostnader for arbeidsgiver som et resultat av for eksempel endringer i folketrygden. 8

31 RS Referatsaker RS Ridebane på 100/1 Berger gård

32 Eventuelt