TJENESTEPENSJON, ANBUD OG TILDELINGSKRITERIER

Transkript

1 Ordføreren MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Vadsø Rådhus, bystyresalen Møtedato: Klokkeslett: 1000 Eventuelt forfall meldes på tlf For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 76/09 09/977 TJENESTEPENSJON, ANBUD OG TILDELINGSKRITERIER Vadsø, Svein Dragnes ordfører

2 TJENESTEPENSJON, ANBUD OG TILDELINGSKRITERIER Saksbehandler: Jon Ragnar Morso Arkivkode: 570 Arkivsaksnr.: 09/977 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: / Administrasjonsutvalget /09 Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommune utlyser sin tjenestepensjonsordning på anbud i 2009 med virkning fom Dette omfatter ikke ansatte som i dag er pensjonsforsikret i KLP og SPK. Følgende tildelingskriterier legges til grunn: Pensjonsordningens totaløkonomi 50,0% Tilbyders soliditet 7,5% Historisk avkastning 7,5% Service og kvalitet 20,0% Forutsigbarhet 12,5% Utforming av tilbudet 2,5% Tilbydere vil få en score fra 1 til 6 for hvert av kriteriene og sluttsummen vil være avgjørende ved valg av leverandør. Vedlegg: -grovutkast konkurransegrunnlag -foranalyse (ettersendes) -kriterier for valg av leverandør ved kjøp av tjenestepensjon Bakgrunn: Vadsø formannskap har bedt rådmannen å vurdere å sette ut tjenestepensjon på anbud. For Vadsø kommunes del vil dette innebære den andel som ble overført til Storebrand Liv Side 2 av 6

3 As fom. året I dag ca. 550 ansatte. Vadsø kommunes undervisningspersonell som i dag er pensjonsforsikret i SPK (Statens Pensjonskasse) og sykepleierne som i dag er pensjonsforsikret i KLP (Kommunal Lands Pensjonskasse) vil ikke bli omfattet av anbudet. En eventuell ny avtale vil gjelde fra Sak 76/09 Vurdering: Prosessen Rådmannen har hatt en første gjennomgang fra aktuelle selskapers side i mars/april måned. Det finnes 3 pensjonsleverandører på dette markedet i dag. Disse er KLP, Storebrand Liv og Vital forsikring ASA. En eventuell konkurranse vil allikevel være åpen for alle som tilfredsstiller kravene i en utlysing. Rådmannen har videre engasjert AON Grieg AS til å gjennomføre en foranalyse og til å bistå i anbudsprosessen. AON Grieg har i sin foranalyse konkludert med at en utlysing av pensjon på anbud vil være hensiktsmessig. Vadsø kommunes HTV (Hovedtillitsvalgte) ble også invitert til å gjennomgå analysen og til å bli orientert om beslutningen og videre framdrift. I den videre prosessen vil representant for HTV være en naturlig deltaker i et kommunalt nedsatt utvalg som skal jobbe videre med saken og som også være kommunens forhandlingsutvalg når disse skal gjennomføres. HTA (Hovedtariffavtalen) pkt fastsetter at det er kommunestyret selv som skal ta den endelige beslutningen i saken, en myndighet som ikke kan delegeres, hverken til formannskap eller administrasjonen. Et innkjøp av tjenestepensjon innebærer også at kommunestyret selv må fastsette i detalj innkjøpets tildelingskriterier. Det er dette det politisk skal tas stilling til i denne saken, ikke valg av pensjonsleverandør. Det er viktig at man har et bevisst forhold til disse kriteriene og vektingsgrunnlaget, da disse må stå fast i hele prosessen fram til endelig avgjørelse. Framdriftsplan Prosessen vil være av en slik karakter at de første politiske beslutninger i forhold til tildelingskriterier og beslutning om anbudsprosess må gjøres i Formannskap og Bystyret den Konkurransegrunnlaget som består av tekniske beskrivelser, vilkår, betingelser osv. utarbeides av AON Grieg. Konkurransegrunnlaget vil også inneholde en konkret serviceog leveranseavtale som kommunen ønsker, evt. krever oppfylt. Velger man i bystyremøte den å gå ut på anbud vil utlysingen, i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, skje i uke 27. Utsending av grunnlag til kvalifiserte anbydere vil etter planen skje i uke 34. Heretter vil mottak av anbud, rapport og forhandlinger skje i september/oktober måned. Dagens avtale må sies opp innen for å kunne være aktiv pr Før oppsigelse av gjeldende pensjonsavtale, skal det i samsvar med Hovedtariffavtalens punkt holdes et drøftingsmøte med de tillitsvalgte Side 3 av 6

4 Sak 76/09 med underskrevet protokoll. Siste frist for behandling i kommunestyret er Dette innbærer av Vadsø bystyre må gjøre sitt endelige valg i møtet den Tildelingskriterier Valg av anbudets tildelingskriterier vil legges til grunn i den videre prosess og vil være bestemmende for utregning av hvert av selskapenes totale score. 1. Pensjonsordningens totaløkonomi 50% Pensjonsordningens totaløkonomi vil sees på i et lengre perspektiv enn ett år. 2 års perspektiv med vurdering av inntil 5 år legges til grunn. Totaløkonomiske forhold er hovedgrunnen til vurdering av anbudsutlysingen og er den klart største vektingen i modellen. Totaløkonomien baseres i hovedsak på følgende forhold: Forventet overskudd i perioden, administrasjonskostnader, økonomisk betydning av premiefellesskap, risikofellesskap og Hovedtariffavtalens ytelsers finansiering. Flyttebalanse, også ved et hypotetisk skifte tilbake. For at leverandørens opplysninger skal vektlegges må de være kontraktsrettslig forpliktende. Også eventuelle omstillingskostnader vektlegges. Det brukes en karakterskala fra 1 til 6 hvor en forskjell på kr årlig utgjør ett trinn. Side 4 av 6

5 Sak 76/09 2. Tilbyders soliditet 7,5% Det fordres et visst grunnleggende nivå av soliditet. 100% oppfyllelse av spesifikke tekniske målinger og betryggende solvensmargin og kapitaldekning er tilfredsstillende soliditet. 3. Historisk avkastning 7,5% Historisk avkastning vektlegges innenfor en skala fra 1 til Service/kvalitet 20% Service og kvalitet vektlegges. Vedlagt SLA (Service Level Agreement/Service Nivå Avtale) legges til grunn. Evne til både skriftlig og muntlig kommunikasjon er viktig. Mulighet for informasjon på nettportal for kommunen og brukere regnes som en kvalitet. Evne til å yte service for de som skal ytelser fra ordningen, beregninger og utbetalinger til rett tid. Overføring av kompetanse til kommunen vektlegges. Under kvalitet vektlegges også tilbyders satsing på området kommunal pensjon herunder beslutninger som vil ha betydning for ordningens økonomi. Avtaler som gir kompensasjon ved sviktende service vil bli sett på som kvalitetsøkende og vektlegges der dette kan vurderes som et risikomoment. Under service vektlegges også graden av tilbyders medarbeiderundersøkelser, tjenester som bidrar til å senke kostnader til uføre og tidligpensjon i utjevningsfellesskapet. Tjenester som reduserer risiko og kostnader ved skifte av selskap og eventuell låneordning til ansatte. Kriteriet vektlegges innenfor en skala fra 1 til 6. Leverandør som tilfredstiller SLA får minst karakter Forutsigbarhet 12,5% Kommunen ønsker forutsigbarhet i avtaleforholdet men beholder allikevel flytterett. Forutsigbarhet gjelder økonomiske størrelser, frister, utvikling i utjevningsfellesskap, Forutsigbarhet ved skifte, både til og evt. fra tilbyder. Kriteriet vektlegges innenfor en skala fra 1 til Utforming av tilbudet 2,5% Tilbudets nøyaktighet og i hvilken grad dette oppfyller konkurransegrunnlaget samt tilbyders opptreden vektlegges innenfor en skala fra 1 til 6. Tilbydere med komplett besvarelse og betimelig opptreden vil få minst karakter 5. Side 5 av 6

6 Etiske retningslinjer Det vil bli tillagt vekt om leverandøren har fastsatt et reglement for å hensynta etiske prinsipper ved plassering av pensjonsmidler. Reglement måles mot etiske retningslinjer for Statens Pensjonsfond Utland. Sak 76/09 Følgende overordnede tildelingskriterier mener rådmannen bør legges til grunn: Pensjonsordningens totaløkonomi 50,0% Tilbyders soliditet 7,5% Historisk avkastning 7,5% Service og kvalitet 20,0% Forutsigbarhet 12,5% Utforming av tilbudet 2,5% Tilbydere vil få en score fra 1 til 6 for hvert av kriteriene og sluttsummen vil være avgjørende ved valg av leverandør. Jens R. Betsi Rådmann Side 6 av 6