ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Byggekomitèen

Transkript

1 MØTEINNKALLING Byggekomitèen Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 19:00 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet.

2 Saksnr. PS 8/09 PS 9/09 PS 10/09 PS 11/09 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE FINANSIERING AV KOMMUNENS KOSTNADER FOR HOVEDANLEGG VEI, VANN OG AVLØP VED VEI 1 (GJEVESRUDVEIEN). YTRE ENEBAKK BARNEHAGE - FINANSIERING REVIDERING AV RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV UTBYGGINGSPROSJEKTER I KOMMUNAL REGI REFERATSAKER EVENTUELT Enebakk, 2. april 2009

3

4 PS 8/09 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte /

5 Saksframlegg Saksnr.: 2007/994 Arkivkode: 233 Saksbehandler: Thorleif Sjølie Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 9/09 Byggekomitèen Formannskapet Kommunestyret Finansiering av kommunens kostnader for hovedanlegg vei, vann og avløp ved vei 1 (Gjeversrudveien). Dokumenter som ikke er vedlagt: 1. Kommunestyresak 0085/01 behandlet Utbyggingsavtale angående utbygging av boligområdet Østmarkskollen utarbeidet RÅDMANNENS INNSTILLING: Enebakk Kommune tar opp lån på kr ,- for å fullfinansiere kostnadene med hovedanlegg vei, vann og avløp for strekningen rv. 120 og fram til regulert kryss mellom Gjeversrudveien/Kjepperudveien. SAKSUTREDNING: Sammendrag I forbindelse med utbygging av hovedanlegg vei, vann og avløp for strekningen rv. 120 og fram til regulert kryss mellom Gjeversrudveien/Kjepperudveien i h.h. til inngått utbyggingsavtale må det tas opp lån på kr ,- for å fullfinansiere kommunens kostnader ved utbyggingen i Østmarkskollen. Disse kostnadene skulle refunderes utbyggerne når 75 boliger var ferdigstilt. Bakgrunn Enebakk kommunestyre har i sak 0051/00 behandlet hvordan utbyggingsavtaler i boligprosjekter skal behandles når antall boliger i prosjektene overstiger 10 boliger. Da skal det inngås utbyggingsavtale mellom kommunen og utbygger. Videre behandlet kommunestyret i sitt møte i sak 0085/01 utbyggingsavtale for boligområdet Østmarkskollen. Saksopplysninger Ved kommunestyrets behandling av utbyggingsavtaler i boligprosjekter i sak 0051/00 ble det anslått en kostnad på ca. 6 mill. kr ut fra erfaringstall. Denne informasjonen har ligget til grunn for den videre saksbehandlingen av saken.

6 I forbindelse med gjennomføringen av utbyggingen av hovedanlegget ble det enighet med Kirkebygden Ytre Enebakk Vannverk AL (KYEV) om at de skulle bygge ut vannledningen samtidig og at dette ble inkludert i samme entreprise. KYEV skulle da i ettertid refundere kommunen for disse kostnadene. Totalkostnadene for hovedanlegg vei, vann og avløp ble i h.h. til anbud på kr ,- inklusive merverdiavgift. Dette beløpet ble som avtalt i utbyggingsavtalen av pkt. 7 utbetalt til utbyggerne når det var ferdigstilt 75 boliger i Østmarkskollen og dette skjedde i Enebakk kommune fikk refundert sine kostnader fra KYEV i 2008, og denne innbetalingen er foreløpig ført på fond for infrastrukturbidrag. På dette fondet er det i tillegg avsatt et beløp på kr ,-, og dersom kommunestyret velger det kan gjenstående låneopptak for finansiering av kommunens resterende kostnader for hovedanlegg vei, vann og avløp i Østmarkskollen erstattes ved bruk av fondet. I forbindelse med behandlingen av budsjett 2005 ble det godkjent låneopptak på 1,5 mill kr til vei og 1,5 mill kr til avløp, og ved behandlingen av budsjett 2006 ble det godkjent låneopptak av 1,5 mill. kr til avløp og ved behandlingen av budsjett 2007 ble det godkjent låneopptak av 1,5 mill kr til vei. Dette gir til sammen et godkjent låneopptak på 6 mill. kr. Vurderinger og begrunnelse Den endelige totalkostnad for hovedanlegg vei, vann og avløp må sies å være i tråd med erfaringstallene når kostnaden i 2000 var anslått til ca. 6 mill. kr og kostnadene med utførelse i beløp seg til kr ,- inkl. mva og inklusive KYEV andel for vannanlegget. Kommunen har allerede tatt opp lån på 3 mill. kr i 2007 for å finansiere deler av prosjektet. Det er derfor nødvendig å ta opp tidligere godkjent lån på 3 mill. kr samt godkjenne låneopptak på kr ,- for å fullfinansiere anlegget dersom det ikke velges å bruke midler fra fond. Nødvendig låneopptak blir da: Totalkostnad hovedanlegg vei, vann og avløp kr ,- - fradrag for opptatt lån og innbetalt andel fra KYEV kr ,- Nødvendig låneopptak for å fullfinansiere prosjektet kr ,- Den innbetalte refusjonen fra KYEV er foreløpig avsatt på fond Kommunens totale kostnader ved hovedanlegget blir da kr ,-.

7 Saksframlegg Saksnr.: 2009/259 Arkivkode: 202 Saksbehandler: Arnt Waaler Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/09 Byggekomitèen Formannskapet Kommunestyret Ytre Enebakk barnehage - finansiering Dokumenter som ikke er vedlagt: RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Det må tilleggsbevilges kr ,- til dekning av kostnadsoverskridelsene ved utbygging av Ytre Enebakk barnehage. 2. Tilleggsbevilgningen dekkes ved å øke låneopptaket til prosjektet. SAKSUTREDNING: Sammendrag For å dekke opp kostnadsoverskridelsene ved utbyggingen av Ytre Enebakk barnehage må det tilleggsbevilges til sammen kr ,-. Denne tilleggsbevilgningen må dekkes opp ved et økt låneopptak til prosjektet Ytre Enebakk barnehage. Bakgrunn Prosessen med utbygging av barnehagene i Ytre Enebakk og på Flateby ble startet opp i desember Anbudskonkurransen for totalentreprise ble kunngjort i DOFFIN Etter flere utsettelser pga svak respons, mottok kommunen anbud Evalueringen av anbudene ble behandlet i byggekomiteen i møte Budsjettet for den nye paviljongen ved Ytre Enebakk barnehage i Fjellveien var på for byggeprosjektet på kr ,- og kr ,- til inventar og utstyr. Rammetillatelse ble gitt , og igangsettingstillatelse ble gitt Ved igangsetting av gravearbeidene viste grunnen seg, som ventet, å bestå av bløte masser med tildels store dybder til fjell. Dette medførte store masseutskiftninger. Kostnadene ved masseutskiftningen og økte kostnader til parkeringsplasser, samt noe økt fast innredning medførte et merforbruk på kr ,-. For inventar og utstyr er det et merforbruk på kr ,-. Barnehagen ble tatt i bruk med oppstart i august Kontrakten med entreprenøren ble hevet av Enebakk kommune pga sendrektighet og tvil om entreprenørens evne til gjennomføring av byggeoppgavene.

8 ble det meldt at entreprenøren var slått konkurs. Enebakk kommune har via advokat meldt inn erstatningskrav til garantist for mangler mm ved Ytre Enebakk barnehage. Saksopplysninger Ved oppstart av arbeidene kom prosjektet umiddelbart i tidsnød da de store dybdene til fjell ble oppdaget. Det foretas ofte grunnundersøkelser før igangsetting av byggearbeider. For barnehagene ble dette sløyfet fordi man for barnehagen på Flateby visste at det var en fjelltomt, og for Ytre Enebakk fordi det ble antatt å være liten dybde til fjell. Det ble foretatt en vurdering av om det ville vare lønnsomt å bygge kjeller under en del av bygget. Merkostnadene ved kjeller samt liten praktisk bruk for en kjeller medførte at en slik løsningen ble forkastet. På grunn av den tidsnød som oppsto ble gravearbeidene fortsatt uten stopp. Oversikt over merforbruk: Grunnarbeider inkl parkeringsplass: kr ,- Fast innredning (avdelingskjøkkener): kr ,- Innredning og utstyr: kr ,- Sum merforbruk: kr ,- Det vil videre være ytterligere kostnader på grunn av følgende: Tilbakeholdt kontraktsbeløp (utebod mm) kr ,- Advokathonorar (pga konkursen): kr ,- Sum tilleggskostnader: kr ,- Nødvendig tilleggsbevilgning for å dekke opp merforbruket og tilbakeholdt kontraktbeløp samt advokathonorar blir da: Sum merforbruk kr ,- Sum tilleggskostnader kr ,- Sum tilleggsbevilgning kr ,- inkl. MVA Vurderinger og begrunnelse Overveiende del av merkostnadene skyldes tomten, og kunne således vanskelig unngås. Det øvrige skyldes underbudsjettering. Ved å gjennomføre en grunnundersøkelse ville forholdene med bløt grunn blitt oppdaget tidligere slik at disse merkostnadene ville blitt tatt med i budsjettet, men kostnadene ville uansett påløpt ved bygging på den tilgjengelige tomten. Det tilbakeholdte kontraktsbeløp vil påløpe for å kunne gjennomføre vedtatt utbygging og kostnadene med advokat er ikke til å unngå når det blir en konkurs før prosjektet er fullført. Rådmannen anbefaler med bakgrunn i dette at det fattes vedtak om ekstrabevilgning i henhold til ovenstående med tilhørende økt låneopptak for Ytre Enebakk barnehage.

9 Saksframlegg Saksnr.: 2009/217 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Sonja Nordhagen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/09 Byggekomitèen /09 Formannskapet Revidering av retningslinjer for gjennomføring av utbyggingsprosjekter i kommunal regi Vedlegg: Reviderte retningslinjer Dokumenter som ikke er vedlagt: Gjeldende retningslinjer RÅDMANNENS INNSTILLING: Reviderte retningslinjer for gjennomføring av utbyggingsprosjekter i Enebakk kommune godkjennes. SAKSUTREDNING: Sammendrag Det anbefales at vedlagte reviderte retningslinjer godkjennes. Bakgrunn Gjennomgang av utbyggingsprosjekter og retningslinjer for gjennomføring av disse. Saksopplysninger Gjeldende retningslinjer er behandlet i plan- og byggekomitèen, utvalg for teknikk/bygning/planarbeid og kommunestyret i På bakgrunn av endringer i kommunens organisering og lover/regleverk etter at retningslinjene ble vedtatt, er disse gjennomgått med tanke på oppdatering. Endringene er ikke av vesentlig karakter, og det er lagt opp til behandling i byggekomitèen og formannskapet. I forslaget er det presisert at inventar/utstyr alltid skal tas med i kostnadsoverslaget for prosjekter. For uten noen mindre, redaksjonelle endringer og oppdatering av organisasjonskart, består endringene i: Pkt. Nåværende bestemmelse Forslag ny tekst

10 Pkt. Nåværende bestemmelse Forslag ny tekst 1. Innledning Med utbyggingsprosjekter menes her bygninger, dvs nybygg, tilbygg og ombygging, samt andre bygningsmessige tiltak som medfører vesentlige endinger, som for eksempel bruksendring av bygningen m.v Avdelingen Siste setning, 3. avsnitt: Agenda 21 skal legges til grunn under prosjektarbeidet Med utbyggingsprosjekter menes her meldepliktige og søknadspliktige arbeider i henhold til 86b og 93 i plan- og bygningsloven, så langt det passer for kommunens formål. Tillegg: Kapittel 4 revideres fortløpende ved nye lover, forskrifter og standarder. Revidering av kapittel 4 krever ikke politisk behandling Enheten Utgår Avdelingsleder Kommunalsjefen Siste strekpkt: En interessegruppe Tillegg: /ekstern brukergruppe, for eks. eldreråd og/eller råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Økonomi Tillegg 1. avsnitt: I tillegg til byggeprosjektet innarbeides kostnader til inventar og utstyr Generelt Tillegg 1. avsnitt: Ved kostnader under 3 mill kroner er det et valg om byggekomitèen skal trekkes inn. Prosjekteringsfasen deles vanligvis inn i forprosjekt, hovedprosjekt og detaljprosjekt. Forprosjektet behandles først I tillegg til nødvendige tegninger Økonomi Tillegg 1. avsnitt: Prosjekteringsfasen deles vanligvis inn i skisseprosjekt, forprosjekt, hovedprosjekt og detaljprosjekt. Skisseprosjektet behandles først Nytt avsnitt: Skisseprosjekt Utarbeidelse av forslag til utforming av bygget på grunnlag av det program som er besluttet. Kostnadsoverslag utarbeides på grunnlag av skisseprosjektet. Ved designkonkurranse utgjør konkurranseforslaget et skisseprosjekt. Ny overskrift: Forprosjekt I tillegg til nødvendige tegninger Nye pkt.: Bearbeiding av det godkjente skisseprosjektet med deltakelse av brukergrupper. Under forprosjektfasen utredes energibruk.

11 som grunnlag Dokumentasjonen skal overleveres Enebakk kommune senest ved overtakelse. Pkt. Nåværende bestemmelse Forslag ny tekst Kostnader til inventar og utstyr skal alltid tas med i de samlede kostnader Organisasjon Ny 4. setning, 2. avsnitt: Hovedentreprenør er også hovedbedrift Prosjektdokumenter Nytt tillegg siste setning:../avklaringsmøter Rutiner Tillegg 1. avsnitt: Status, inkl. framdrift og økonomi, rapporteres til formannskapet hvert kvartal. Ved avvik skal det også rapporteres til fagutvalget og kommunestyret. Ved store avvik rapporteres omgående Prosjektdokumenter som bygget dokumentasjon som bygget dokumentasjon (FDVdokumentasjon) som grunnlag Dokumentasjonen skal overleveres Enebakk kommune senest ved sluttfakturering. 4 Lover forskrifter (Oppdatert etter dagens situasjon.) Vurderinger og begrunnelse Det anbefales at forslaget til reviderte retningslinjer vedtas.

12 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV UTBYGGINGSPROSJEKTER I KOMMUNAL REGI Behandlet av: Plan- og byggekomiteen Utvalg for teknikk/bygning/planarbeid Utvalg for teknikk/bygning/planarbeid Kommunestyret Byggekomitèen Formannskapet. EK-RETNINGSLINJER.DOC UTGAVE: 2009

13 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING ANSVARSFORDELING FASEDELING AKTIVITETER Programmering Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter Prosjektering Generelt Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter Kontrahering Generelt Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter Produksjon Generelt Organisasjon Rutiner Tid Økonomi Prosjektdokumenter LOVER M/FORSKRIFTER OG STANDARDER.... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.1 Lover m/forskrifter m.m.... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.2 Standarder... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2

14 1. INNLEDNING. Dette dokumentet inneholder retningslinjer for gjennomføring av utbyggingsprosjekter i regi av Enebakk kommune er vedtatt i kommunestyret og revidert Med utbyggingsprosjekter menes her meldepliktige og søknadspliktige arbeider i henhold til 86B og 93 i plan- og bygningsloven så langt det passer for kommunens formål. Retningslinjene gjelder for alle berørte parter der Enebakk kommune er oppdragsgiver. Hensikten er blant annet å sikre at det så raskt som mulig etableres en prosjektorganisasjon der ansvar og myndighet klargjøres, og at det etableres rutiner for møtevirksomhet, korrespondanse, informasjonsflyt, økonomikontroll, framdrift m.m. Dokumentet inngår i Enebakk kommunes kvalitetssikringssystem. Kapittel 4 revideres fortløpende ved nye lover, forskrifter og standarder. Revidering av kapittel 4 krever ikke politisk behandling. 2. ANSVARSFORDELING Ansvarsfordeling ved utbyggingsprosjekter i regi av Enebakk kommune: Fase Ansvar 1. Behov, prioritering, økonomiplan Kommunestyret 2. Programmering(utredning) Brukeravdelingen -behandle programmet 3. Prosjektering Byggekomitèen -behandle forprosjektet 4. Kontrahering Byggekomitèen -behandle anbudene 5. Produksjon (bygging) Byggekomitèen 6. Overtakelse/garanti Byggekomitèen - behandle regnskapsavslutning 7. Godkjenning av regnskapet Kommunestyret 3

15 3. FASEDELING AKTIVITETER Kommunestyret er kommunens øverste organ og bevilgende myndighet. Før prosjektet starter forutsettes at de nødvendige driftsmessige behov foreligger og at dette er vedtatt av kommunestyret. 3.1 Programmering Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt I programmeringsfasen skal det utarbeides et byggeprogram inklusive kostnadsoverslag, finansieringsplan og oversikt over driftskonsekvensene. Byggeprogrammet skal uttrykke alle de forutsetninger, krav og forventninger som stilles til det ferdige bygget: 1. Virksomheten som helhet. 2. De enkelte funksjoner virksomheten (enheten) dekker. 3. De enkelte aktiviteter (rom) som inngår i de enkelte funksjoner De enkelte funksjoner og aktiviteter må defineres, og det er viktig å få med mulige fellesfunksjoner og aktiviteter. Funksjonene vil i praksis bli knyttet til virksomhetens avdelinger/seksjoner og aktiviteter til rom og romtyper. Egenskaper, definert som byggets funksjonelle delsystemer, er den sentrale delen av byggeprogrammet. Her formuleres virksomhetens krav til bygget uavhengig av fysiske løsninger. Bygningsfunksjonstabellen, NS 3455, bør benyttes ved utarbeidelse av egenskapssystemene. Programinnhold. A. Prosjektinformasjon - Henvisning til politisk vedtak, redegjørelse - Organisering av programeringsarbeidet B. Rammebetingelser - Generelt - Offentlige bestemmelser - Tomte- og reguleringsmessige forhold - Bygningsmessige forhold - Naboforhold - Overordnet framdriftsplan - Kostnadsramme, finansiering og driftskonsekvenser C. Brukskrav - brukerfunksjoner - Omfang av aktiviteten - Hovedoppgave - Dimensjoneringsgrunnlag - Utviklingstendenser - Primærfunksjoner - Deloppgaver (enheter o.l.) - Uteområde 4

16 - Park, hage - Veier, plasser - Fellesfunksjoner - Administrasjon - Felles kjøkken - Vestibyle - Sekundærfunksjoner - Drift av bygning - Renovasjon og renhold D. Brukskrav - bygningsfunksjoner Rom - Kategori - Arealoversikt - Bruksfunksjon - Transport - Tilgjengelighet - Parkeringsdekning - Avfallshåndtering - Forsyning - Energi - Vann og avløp - Utslipp (kjemikalier o.l.) - Informasjon - Telefon - Data - Lyd og bilde - Klima - Luftbehandling - Oppvarming - Kjøling - Lys - Solavskjerming - Støy akustikk - Sikkerhet - Driftskontroll - Alarmanlegg - Låssystem og adgangskontroll E. Krav til fysiske løsninger - Særskilte krav til materialer Organisasjon Før programmeringsarbeidet starter må bruker-avdelingen opprette en programmeringsorganisasjon. Organisasjonsmodellen vil være som følger: 5

17 Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Teknisk avd., eiendomsenheten Brukeravdeling Prosjektleder Arkitekt/Rådgiver Programmeringsleder Brukeravd. programmeringsgruppe Interessegruppe Bruker-avdelingens programmeringsgruppe skal bestå av: - Programmeringsleder (kommunalsjef, eller den han bemyndiger). - Ansatte blant brukerne. - Tillitsvalgt/verneombud (krav i Arbeidsmiljøloven) - Representant fra eiendomsenheten. - Eventuelt tilknyttes: - konsulent-/arkitektbistand. - representant(er) fra bruker-avdelingens hovedutvalg - intereressegruppe/ekstern brukergruppe, for eksempel eldreråd og/eller råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Rutiner. Ved prosjektstart etableres nødvendige administrative rutiner for gjennomføring av programmeringsfasen. Rutinene bør blant annet inneholde retningslinjer for møter, korrespondanse, referater og distribusjon av disse Tid. Det skal utarbeides framdriftsplaner for koordinering og styring av prosjektet. I programmeringsfasen utarbeides en hovedplan som viser framdriften for hele prosjektet Økonomi. Ved avslutningen av programmeringsfasen utarbeides kostnadsberegning, finansieringsplan og oversikt over driftskonsekvensene. Kostnadsberegningen utarbeides i henhold til NS 3453; Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. I tillegg til byggeprosjektet innarbeides kostnader til inventar og utstyr. Usikkerheten for kostnadsberegningen i denne fasen bør ligge innenfor ± 20%. Det presiseres at dette kun «tar høyde for» kalkyleusikkerheten, og ikke ENDREDE FORUTSETNINGER. Kostnadsberegningen danner grunnlag for byggesakens foreløpige investeringsramme og tas inn i årsbudsjett/økonomiplan på vanlig måte. 6

18 3.1.5 Prosjektdokumenter. Det skal utarbeides et byggeprogram. Avhengig av prosjektetstørrelse/kompleksitet skal det i tillegg utarbeides enkle tegningsskisser som sikrer at prosjektet lar seg gjennomføre innenfor programmet med tilhørende rammebetingelser. Program og skisser skal godkjennes av bruker-avdelingens utvalg. 3.2 Prosjektering Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt. Når kommunestyrets endelige behandling av en byggesak er vedtatt, overføres den til eiendomsenheten for videre prosjektering. Ved totale kostnader under 3 mill kroner er det et valg om byggekomitèen skal trekkes inn i prosjektet, jfr. delegeringsreglementet pkt. 10. Prosjekteringsfasen deles vanligvis inn i skisseprosjekt, forprosjekt, hovedprosjekt og detaljprosjekt. Skisseprosjekt behandles først av bruker-avdelingens utvalg, og deretter av byggekomiteen. Skisseprosjekt - Utarbeidelse av forslag til utforming av bygget på grunnlag av det program som er besluttet - Kostnadsoverslag utarbeides på grunnlag av skisseprosjektet - Ved designkonkurranse utgjør konkurranseforslaget et skisseprosjekt Forprosjekt I tillegg til nødvendige tegninger skal forprosjektet inneholde: - Bearbeiding av det godkjente skisseprosjektet med deltakelse av brukergrupper - Revidert kostnadsberegning. - Revidert finansieringsplan. - Oversikt over driftskonsekvensene. - Korrigert framdriftsplan. - Forslag til entrepriseform. - Under forprosjektfasen utredes energibruk. På grunnlag av godkjent forprosjekt, utføres det videre prosjekteringsarbeidet administrativt Organisasjon Bruker-avdelingens programmeringsgruppe løses opp. Gruppens programmeringsleder følger prosjektet videre. Prosjektet organiseres som følger: 7

19 Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Teknisk avd., eiendomsenheten Prosjektledelse Brukergruppe Koordinator for prosjektering Eiendomsenheten Byggeleder Arkitekt Rådgivende ingeniør bygg Rådgivende ingeniør VVS Rådgivende ingeniør elektro Eiendomsavdelingens prosjektleder leder prosjektet videre fram til overtakelse, via prosjekterings-, kontraherings- og produksjonsfasen. Brukeravdelingens (brukernes) interesser ivaretas gjennom programmeringsleder Rutiner. Arkitekt og rådgivende ingeniører engasjeres av eiendomsenheten i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser, og med kontraktsforhold i henhold til Norsk standard. De administrative rutiner revideres og kompletteres Tid. I tillegg til hovedplan, som ble utarbeidet i programmeringsfasen, skal det i denne fasen utarbeides en faseplan som viser framdriften innenfor prosjekteringsfasen Økonomi. Ved avslutning av forprosjektfasen revideres kostnadsberegningen, finansieringsplanen og oversikten over driftskonsekvensene. Hvis kostnadsberegningen er høyere enn den kostnadsramme som er bevilget må byggekomitèen vurdere omfanget av prosjektet, eventuelt å legge saken fram for kommunestyret før prosjektet videreføres. Kostnader til inventar og utstyr skal alltid tas med i de samlede kostnader. Kostnadsberegningen revideres i henhold til NS 3453; Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. Usikkerheten for kostnadsberegningen ved avslutning av forprosjektfasen bør ligge innenfor ± 10%. Det presiseres at dette kun «tar høyde for» kalkyleusikkerheten, og ikke ENDREDE FORUTSETNINGER. Eventuell MVA-refusjon for offentlige bygninger og andre statlige stimuleringstilskudd skal innarbeides i finansieringen. 8

20 3.2.5 Prosjektdokumenter. Ved avslutning av forprosjektet skal det, i tillegg til tidligere utarbeidet program, foreligge følgende dokumenter: - Situasjonsplan i målestokk 1: Plan-, snitt og fasadetegninger i egnet målestokk; 1:100 eller 1: Beskrivelse av prosjektet med angivelse av materialvalg og tekniske løsninger. - Revidert kostnadsberegning, finansieringsplan og driftskonsekvenser. Ved avslutning av prosjekteringsfasen skal det foreligge nødvendige dokumenter for anbudsforespørsel. Omfang og utforming er avhengig av den entrepriseform som velges. 3.3 Kontrahering. Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt. Valg av entreprenør(er) skal behandles av byggekomiteen. Kontrahering av entreprenør(er) baseres på valgt entrepriseform Organisasjon. Organisasjonsplanen kompletteres basert på valgt entrepriseform: Nedenfor vises modell med delte entrepriser. Kontraktsforhold til hver entreprenør. Hovedbedriften er administrerende sideentreprenør, og har ansvar for koordineringsog framdriftskontroll, samt ansvar for HMS. Hovedentreprenør er også hovedbedrift. De øvrige entreprenører er administrerte sideentreprenører. Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Eiendomsenheten Prosjektledelse Brukergruppe Eiendomsenheten Koordinator for prosjektering Byggeleder Arkitekt Hovedbedrift Rådg. ing. bygg Rådg. ing. VVS Rådg. ing. elektro Andre rådgivere Bygningsentreprenør Ventilasjonsentreprenør Sanitærentreprenør Elektroentreprenør Andre entreprenører 9

21 Nedenfor vises modell med hovedentreprise. Oppdragsgiver har kontraktsforhold kun med hovedentreprenør. Denne har det totale ansvar for samtlige arbeider gjennom sine underentreprenører. Kommunestyre Byggekomiteen Rådmannen Eiendomsenheten Prosjektledelse Brukergruppe Koordinator for prosjektering Eiendomsenheten Byggeleder Arkitekt Rådgivende ingeniør bygg Rådgivende ingeniør VVS Rådgivende ingeniør Andre rådgivere Hovedentreprenør Bygningsentreprenør Ventilasjonsentreprenør Sanitærentreprenør Elektroentreprenør Andre entreprenører Eiendomsenhetens prosjektleder leder prosjektet videre fram til overtakelse Rutiner. Eiendomsavdelingen v/prosjektleder utarbeider anbudsinnstilling som antas av byggekomiteen. Eventuelle påfølgende kontraktsforhandlinger gjennomføres av eiendomsavdelingen v/prosjektleder. Kontrahering av entreprenører skjer i henhold til den til en hver tid gjeldende Lov om offentlige anskaffelser m/forskrift, og ved bruk av gjeldende Norsk standard. De administrative rutiner korrigeres og kompletteres for det enkelte prosjekt Tid. Prosjektets ferdigstillelsesdato skal fastsettes og kontraktsfestes Økonomi. Ved avslutning av denne fasen sammenstilles de antatte anbud mot kostnadsberegningen. Hvis anbudene er høyere enn den kostnadsramme som er bevilget, må det søkes kommunestyret via byggekomiteen om nødvendige tilleggsbevilgning før byggesaken videreføres. Etter at det er inngått avtaler med entreprenørene utarbeides et byggebudsjett. Finansieringsplan og driftskonsekvenser revideres. Post for marginer og reserver bør utgjøre minst 5% av prosjektkostnad. 10

22 Budsjettet utarbeides i henhold til NS 3453; Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt, og oversendes økonomiavdelingen for konvertering til kommunens regnskapssystem Prosjektdokumenter. Prosjektdokumentene (beskrivelser og tegninger) kompletteres. Det utarbeides forslag til kontraktsdokumenter, basert på anbudsforespørselen, mottatte anbud fra entreprenørene, kompletterte tegninger og beskrivelser m.m., samt møtereferater fra kontraktsforhandlinger. 3.4 Produksjon. Programmering Prosjektering Kontrahering Produksjon Generelt. Det er prosjektleders ansvar å gjennomføre produksjonsfasen Organisasjon. Endelig organisasjonsplan utarbeides basert på valgt entrepriseform. Nedenfor er angitt eksempel på organisasjonsplan basert på delte entrepriser der hovedbedriften kontraheres som administrerende sideentreprenør, og de øvrige som administrerte sideentreprenører. Bygningsentreprenør vil normalt fungere som hovedbedrift, jfr. organisasjonskart side Rutiner. Etter oppstart av produksjonsfasen rapporterer prosjektleder regelmessig til byggekomitèen. Rapporten hovedpunkter skal være framdriftsmessige og økonomiske forhold. Status, inkl. framdrift og økonomi, rapporteres til formannskapet hvert kvartal. Ved avvik skal det også rapporteres til fagutvalget og kommunestyret. Ved store avvik rapporteres omgående. De administrative rutiner korrigeres og kompletteres for det enkelte prosjekt Tid. I produksjonsfasen skal utarbeides en hovedframdriftsplan fra startdato til kontraktsfestet ferdigstillelsesdato. Videre skal utarbeides detaljerte korttidsplaner innenfor hovedframdriftsplanens rammer Økonomi. Regnskapet føres hos økonomiavdelingen. 11

23 3.4.5 Prosjektdokumenter. Etter ferdigstillelse skal utarbeides «som bygget» dokumentasjon (FDVdokumentasjon) som grunnlag for drift og vedlikehold av bygget. Dokumentasjonen skal overleveres Enebakk kommune senest ved sluttfakturering. Dokumentasjonen skal overleveres i minst to eksemplarer; en for oppbevaring i eiendomsavdelingen og en for oppbevaring i byggets driftssentral. 12

24 4. LOVER M/FORSKRIFTER OG STANDARDER. 4.1 Lover m/forskrifter m.m. Følgende lover og direktiver m/forskrifter skal følges ved gjennomføring av offentlige byggeprosjekter: Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelse med endringer. Forskrift om offentlige anskaffelser. Rådsdirektiv 92/57/EØF av 24. juni Fastsatt ved kgl. res. 21. april Lov av 4.februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø. Lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidervern, arbeidstid og stillingsvern mm. "Byggherreforskriften" med veiledning. Plan og bygningslov av 14. juni 1985 nr 77. Tilhørende byggeforskrift og veiledning. 4.2 Standarder. Det er utarbeidet Norske standarder blant annet for juridiske og kontraktsmessige forhold for prosjektering og utførelse av bygg og anlegg. Så langt det er formålstjenlig skal disse standarder legges til grunn ved gjennomføring av byggeprosjekter i regi av Enebakk kommune: NS 3405 NS 3430 NS 3431 NS 3434 NS 3435 NS 3436 NS 3438 NS 3450 NS 3453 NS 3454 NS 3455 NS 3456 NS 8401 NS 8402 NS 8405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter m.v. Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider. (under utfasing, erstattes av NS 8405) Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser. Overtagelse av bygg og anlegg. Prosedyrer. Formular for entreprenørens sikkerhetsstillelse i utførelsestiden og i reklamasjonstiden. Formular for kontrakt om totalentrepriser. Formular for totalentreprenørens sikkerhetsstillelse i utførelsestiden og i reklamasjonstiden. Prosjektdokumenter for bygg og anlegg. Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt. Årskostnader for bygninger Bygningsfunksjonstabell Mønster for dokumentasjon og bruksanvisning for bygninger. Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Norsk bygge- og anleggskontrakt. Henvisninger: NS 3420 NS 3451 NS 3457 NS 3940 NS-ISO 8402 Beskrivelsestekster for bygg, anlegg, installasjoner. Bygningsdeltabell. Bygningstypetabell. Areal- og volumberegninger av bygninger. Kvalitet. Terminologi 13

25 Referatsaker RS 5/09 Referatsaker

26 Eventuelt