Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: formannskapssalen 11/ /2013

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen 17. desember 2013 Fra sak: Til sak: 11/ /2013 Fra kl.: Til kl.: :30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm (nestleder) Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Jan Egil Dørum 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord docx sak 11/13 11/13 Side 1

2 Sak 11/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen. Rapport. Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i sak 100 Økonomisk gjennomgang prosjekter, fattet kontrollutvalget følgende vedtak i sak 15/12: Kontrollutvalget gjennomgikk vedtak fattet av kommunestyret i sak 100/12 hvor kommunestyret «ber kontrollutvalget foreta en gjennomgang av alle prosjekter med overskridelser de siste årene. Dette i forhold til rapportering, mandater, økonomi og ansvarsforhold». Kontrollutvalget diskuterte innholdet i vedtaket og kom til at dette ville være et prosjekt som det var naturlig å ta inn i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon. På den bakgrunn arbeidet kontrollutvalget frem momenter til en skisse for et forvaltningsrevisjonprosjekt på dette området. Det var enighet i kontrollutvalget om at det ikke ville være behov for ny behandling av dette prosjektet i kommunestyret, da det allerede er fattet et vedtak, jfr. kommunestyresak 100/12, hvor kommunen ber kontrollutvalget om gjennomføring av konkrete forhold. Etter grundige diskusjoner fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK Sekretariatet bearbeider de momenter som kontrollutvalget har kommet med innspill på og sender en bestilling på gjennomføring av prosjektet til KomRev NORD IKS. Rapporten fra KomRev NORD IKS ble behandlet i kontrollutvalget i sak 11/13 med følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget har behandlet rapporten fra KomRev NORD IKS og fremmer sak for kommunestyret med kontrollutvalgets kommentarer til rapporten samt innstilling til kommunestyret om vedtak som følger: Kontrollutvalget vil innledningsvis utrykke at en finner de forhold som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten sterkt kritikkverdig og ser meget alvorlig på at kommunens store investeringsprosjekter synes gjennomført med så tilsynelatende dårlig kontroll og oppfølging. Enkelte konkrete forhold kommenteres eksplisitt nedenfor: Stetindhallen: Byggeledelse: Det synes ikke å være klart hvem som har hatt byggelederansvaret, jfr. rapportens utsagn på s. 8 hvor det fremkommer at det er inngått avtale med Bygg Engeneerings AS om at dette selskapet engasjeres som byggeleder. På rapportens s. 19 fremkommer av revisors undersøkelser at det virker som om rollen som byggeleder var tillagt flere i prosjektet ved bygging av Stetindhallen. Bygg Engineering hadde kontraktsfestet byggelederoppgaver samt at de skulle være byggherrens representant i prosjektet (presentert i kapittel 5, s. 8), samtidig som Odd Harald Arntzen var tillagt rolle som byggeleder. Av sitat fra rådmann på s. 19 fremkommer at Bygg Engeneerings ikke er byggeleder, men er tildelt oppgaven som totalentreprenør. Av rådmannens kommentar fremkommer at byggelederfunksjonen først ble ivaretatt av Odd Harald Arntzen og deretter Steien Consult. Kontrollutvalget oppfatter det som meget kritikkverdig at ansvarsforholdene i prosjektarbeidet ikke er klart definert. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord docx sak 11/13 11/13 Side 2

3 Garantier: Det fremkommer av revisjonsrapportens s. 17 at «Av dokumentasjonen fremgår det at fire av 13 kontrakter ikke hadde sikkerhetsstillelse, mens øvrige hadde stilt sikkerhet som tilsvarte 10 % av kontraktssummen. Det manglet dokumentasjon i form av Byggblankett 8407 B, som er formular for totalentreprenørens sikkerhetsstillelse i utførelsestiden og i reklamasjonstiden. Det forelå heller ikke annen dokumentasjon på sikkerhetsstillelse.» Kontrollutvalget finner det meget kritikkverdig at kommunen ikke har sikret seg tilstrekkelig i form av garanti- og sikkerhetsstillelser i så store prosjekter som det her er snakk om. Regnskapsførsel: Det fremkommer på revisjonsrapportens s. 8 at «Revisor har etterspurt, men ikke fått den regnskapsinformasjonen vi trenger fra kommunen for å kunne presentere prosjektregnskapet for Stetindhallen tilsvarende det for Drag vannverk». I rapportens punkt 10.1 på s. 24 fremkommer at «Det er ifølge Sven Steien ikke skrevet overtakelsesprotokoll på Stetindhallen, men mangelliste er skrevet og gjennomgått samt avvik rettet opp. Hallen er tatt i bruk, og kommunen har dermed akseptert bygget. Det gjenstår en garantibefaring ifølge Steien». På side 25 i rapporten heter det videre at «Vedrørende Stetindhallen var det varierende rapporteringer. Det kom ingen tilbakemelding fra byggeleder til byggekomiteen om avvik i prosjektet. Prosjektet ble avsluttet etter etableringen av ny byggekomite, og Eriksen kjenner ikke til om det er avlagt rapport fra avsluttet prosjekt. Det fremgår ikke av dokumentasjonen om det er laget sluttregnskap eller avlagt rapport. Økonomileder opplyser i forbindelse med høringen at de ikke har fått beskjed om at prosjektet er avsluttet.» Endelig fremkommer det i rapportens pkt på s. 20 at «Byggeleder skal i henhold til NS 8403 kontrollere fakturaer fra entreprenør mot kontrakt og utført arbeid, før de godkjennes og sendes til administrasjonen for attestasjon og anvisning. Rutiner for attestasjon og anvisning er redegjort for i Tysfjord kommunes Rutiner for økonomisk internkontroll. Ved et tilfelle vedrørende Stetindhallen er samme faktura godkjent to ganger. Dette er tatt opp i revisjonsbrev nr. 9». Kontrollutvalget er meget kritisk til at det ikke er foretatt tilfredsstillende registrering/rapportering slik at det er utarbeidet og fremlagt sluttregnskap for prosjektet Stetindhallen. Drag Vannverk: Byggelsedelse: Av forvaltningsrevisjonsrapporten kan det utledes av Sweco AS har hatt byggeledelsen for prosjektet. Det fremkommer i rapportens pkt. 8.1 s. 19 at «For Drag vannverk ble det ikke etablert egen byggekomite». Dette er i følge rapporten begrunnet i at prosjektet Drag vannverk hadde oppstart før kommunens nåværende byggekomite ble valgt. Kontrollutvalget finner det lite tillitvekkende at byggekomite ikke er involvert i kommunens prosjekter, selv om prosjektstart har vært forut for valg av komite. Rapportering overskridelser: Det vises til ovenstående bakgrunn for bestilling av den foreliggende forvaltningsrevisjonsrapporten med tanke på gjentatte overskridelser i kommunale investeringsprosjekter. Det følger av rapportens pkt. 9.1 på s. 21 at «I tilbudsgrunnlaget for rehabilitering av Drag vannverk står det i kapittel 10 om Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord docx sak 11/13 11/13 Side 3

4 rutiner i forbindelse med korrespondanse til byggherre (Tysfjord kommune v/teknisk sjef). Det foreligger en rekke referater fra byggemøter som er gjennomført gjennom hele prosessen. I retningslinjer for byggekomite vedtatt i kommunestyresak 43/10 samt presiseringer i sak 73/10, står følgende i mandatets bokstav b: Fastlegge arbeidsfaser og rapportering, bl.a. til rådmann og ordfører. Den økonomiske utviklingen i prosjektet må vies særskilt oppmerksomhet. Ut over dette foreligger det ikke noen system for rapporteringer fra administrasjonen til byggekomite eller fra byggekomite til politiske utvalg. Teknisk sjef opplyser i intervju at han viser til byggekomiteens mandat som er gitt av kommunestyret som årsak til at han ikke har rapportert ut over de muntlige redegjørelsene han har holdt i blant annet formannskapet og kommunestyret. Byggekomiteens mandat og etablering av komite ble gjennomført etter at investeringsprosjektet Drag vannverk startet. Daværende leder for byggekomiteen Marleif Eriksen opplyser at han muntlig tok opp med ordfører hvordan de skulle forholde seg til de allerede igangsatte prosjekter, og han fikk tilbakemelding om at de skulle konsentrere seg om nye og kommende prosjekter. Eriksen ser i ettertid at byggekomiteen burde vært delaktig, hvis man skal se på intensjonen med en kommunal byggekomite. Teknisk sjef opplyser i intervju at han spurte byggekomiteen direkte og at byggekomiteen svarte at de ikke behandlet saken fordi de mente at prosjektet var kommet i gang før komiteen kom i gang og at de heller ikke var med på å ansette byggeleder.» Under pkt. 9.2 Revisors vurderinger heter det at «Verken Drag vannverk eller Stetindhallen oppfyller den utledete beste praksis når det gjelder rapportering. I begge prosjektene virker rapporteringene fra entreprenør til administrasjon å ha fungert tilfredsstillende. Videre rapportering fra administrasjonen til politisk ledelse ble i liten eller ingen grad gjort, bortsett fra muntlige redegjørelser fra teknisk sjef vedrørende investeringsprosjektet Drag vannverk. Selv om kommunen har nedfelt i blant annet byggekomiteens mandat hvordan rapportering skal foregå, så preges den manglende rapporteringen av at byggekomiteen har vært lite eller ingenting involvert i disse to prosjektene. Det virker videre uklart hvilke prosjekter komiteen skulle være delaktig i og om komiteen skulle engasjeres i allerede igangsatte prosjekter. Det er imidlertid ikke noe i saksfremlegget til sak 43/10 Opprettelse av byggekomite som tilsier at komiteen ikke skulle engasjere seg i allerede igangsatte prosjekter. Imidlertid legger saksvurderingen til grunn at samtlige prosjekter skulle få nytte av etableringen av byggekomite, der følgende står: Med alle de store og komplekse prosjekter kommunen nå har under planlegging er det viktig å opprette en byggekomite med stor faglig erfaring og kompetanse samt viktigheten av å transformere denne kunnskapen til samtlige prosjekt. Når det i tillegg ikke foreligger annet system eller klare rapporteringsrutiner, blir rapporteringene etter revisjonens oppfatning preget av tilfeldigheter mer enn av systematikk». Kontrollutvalget stiller seg bak revisjonens vurderinger og finner Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord docx sak 11/13 11/13 Side 4

5 det kritikkverdig at man foretar slik ansvarsfraskrivelse ved gjennomføring og kontroll av prosjekter i kommunens regi som det fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten. Regnskapsrapportering/budsjett I forvaltningsrevisjonsrapportens tabell 1 på s. 7 fremkommer budsjettoppsett for prosjekt Drag Vannverk med en totalkostnad på kr ,-. Av rapportens pkt. 6.1 s. 10 heter det at «Av vedtaket i sak 7/11 Hovedplan vann 2011, framgår det at Tysfjord kommune vedtar å følge opp investeringsplanen i hovedplan vann for 2011 og vedtar en investering på kr. 10,2 millioner. For 2010 mottok Tysfjord kommune 1,6 millioner i investeringsstøtte fra Nordland fylkeskommune, og kommunen mottok ytterligere 2,5 millioner i tilskudd for Av sak 100/12 Økonomisk gjennomgang - prosjekter, framgår det at vedtatt prosjektramme for Drag vannverk inkl mva og tilskudd fra fylkeskommunen er på kr ,-. Revisor har ikke mottatt eller funnet annen dokumentasjon som viser budsjettet til investeringsprosjektet Drag vannverk enn det som er presentert i prosjektregnskapet i tabell 1 på side 8 i rapporten. Budsjettet er utarbeidet av teknisk sjef som var prosjektleder. Vi har heller ikke funnet finansieringsplan (kontrollutvalgets utheving)». Kontrollutvalget finner det kritikkverdig at det ikke er fremlagt tilfredsstillende finansieringsplan for et så stort prosjekt. Generelt: Tidligere leder for byggekomiteen opplyser til revisjonen at mandatet etter hans oppfatning er omfattende og kanskje nødvendig med tanke på kommunestyrets intensjon med etablering av en egen byggekomite. Teknisk sjef synes at derimot at byggekomiteen gjennom kommunestyrets vedtak har fått store fullmakter som i prinsippet har satt administrasjonen på sidelinja. I forhold til kommunens dokumentasjon i form av prosjektbeskrivelser og dokumentasjon, fremkommer i rapportens pkt på side 9 at «Teknisk sjef opplyser at kompetansen på prosjektstyring er mangelfull i kommunen og at kommunen ikke har rutiner når det gjelder prosjektstyring. Dermed blir det ofte opp til den enkeltes kompetanse når et prosjekt skal ledes». Videre heter det på s. 10 at «Når det gjelder innhenting av priser og anbud, så ble dette gjennomført av Sweco AS. Teknisk sjef som var prosjektleder, opplyser i intervju at de ikke har kapasitet til dette og at de leide inn ekstern hjelp: Vi har ikke kapasitet til det, så vi har leid folk til å lage anbudsbeskrivelsen. I dette tilfelle leide vi og folk til å gjennomføre selve den offentlige anskaffelsen. For lov om offentlige anskaffelser blir bare tyngre og tyngre, så der trenger vi litt hjelp.» Kontrollutvalget finner det meget bekymringsverdig at kommunens tekniske ledelse gir uttrykk for så store mangler hva gjelder kapasitet og kompetanse på områder som synes å ligge godt innenfor det arbeidsområdet som tilligger teknisk avdeling. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord docx sak 11/13 11/13 Side 5

6 Med bakgrunn i ovenstående og de forhold som for øvrig fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten, vil kontrollutvalget overfor kommunestyret fremme følgende Innstilling: 1. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret på å pålegge administrasjonen å etterkomme de anbefalingen som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten fra KomRev NORD IKS. Fra rapporten hitsettes revisors anbefalinger slik disse fremkommer av sammendrag og fra side 29 i rapporten: Kommunen bør utarbeide rutiner og systemer for prosjektering og prosjektledelse Kommunen bør ha et system for kvalitetssikring av prosjekter Kommunen bør kvalitetssikre alle kontrakter og avtaler som inngås med entreprenører Kommunen bør gjøre risikoanalyser i forkant av prosjekter Kommunen bør ha et skriftlig system for rapportering på prosjekter Kommunen bør gjennomgå og definere klart og tydelig byggekomiteens mandat og administrasjonens mandat i forbindelse med investeringsprosjekter 2. Kontrollutvalget vil innstille for kommunestyret å fremme krav overfor byggekomiteen om løpende rapportering om komiteens arbeid med de pågående prosjektene i tråd med vedtatte mandat. 3. Kontrollutvalget vil innstille på at kommunestyret ber administrasjonen fremlegge endelig prosjektregnskap for prosjektet Stetindhallen, herunder hvilket beløp som realistisk kan forventes mottatt som merverdiavgiftskompensasjon. 4. Kontrollutvalget vil innstille på at kommunestyret pålegger administrasjonen å fremlegge en plan for kommunestyret med kopi til kontrollutvalget om hvordan arbeidet med ovenstående forhold planlegges gjennomført. Planen innen utgangen av februar Enstemmig vedtak Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 17. desember 2013 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord docx sak 11/13 11/13 Side 6