Kontrollutvalget Deanu gielda/tana kommune.

Transkript

1 Kontrollutvalget Deanu gielda/tana kommune. MØTEPROTOKOLL Dato: 21. mars 2011 Tid: Klokken Sted: Tana rådhus, Møterom 1 Møte: Lukket møte Disse møtte Leder Alf Steinar Børresen, Kirsti Suongir. Nils Oscar Anthi hadde meldt forfall. Gerd Åse Dervo var innkalt men hadde meldt forfall. Anja Susanne Aslaksen møtte. Ellers møtte Sissel Mietinen fra Kontrollutvalgan IS. Mikal Lanes under sak 05/1log Geir Amundsen fra Finnmark kommunerevisjon IKS under sak 04/11. Ass. Rådmann Kjell Nilsen under sak 07/11 og 08/11. Føl ende saker var til behandlin 01/11 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/11 Godkjenning av protokoller 03/11 Referater og orienteringer 04/11 Revisor orienterer om intern kontro11 - Utsatt sak fra /11 Forvaltningsrevisjonsrapport "Barnevern" 06/11 Regnska for bygging av kunnskapens hus 07/11 Administrasjonens oppfølging av kommunestyresak 26/2010 Etablering av omsorgsboliger, ny skjermet enhet for demente samt diverse andre pleie og omsorgsfunksjoner ved Tana helsesenter 08/11 Administrasjonens oppfølging av kommunestyresak 38/10 Budsjettmessig situasjon ved pleie- og omsorgsavdelingene 09/11 Årsrapport kontrollutvalget /11 Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen 11/11 Rap ort eierskapskontroll Nora senteret IKS 12/11 Tana kommunes budsjett for Finnmark kommunerevisjon IKS 13/11 Revidering av reglement for kontrollutvalget i Tana 14/11 Eventuelt Sak 01/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Revisor Geir Amundsen bemerket at revisjonen hadde fått innkallingen og deler av sakspapirene først fredag 18. mars og at dette var altfor sent til at de kunne sette seg inn i sakene. Det ble også uttrykt at revisjonen ville ha tilsendt alle sakene som var på sakslisten, slik at de selv kunne bestemme hvilke saker de ville delta under. Revisor henviste til at både utvalget, sekretariatet og revisjonen er avhengig av "den gode dialogen" for å kunne gjøre en god jobb. Innkallingen ble sendt ut 11. mars 2011 til kontrollutvalgets medlemmer pr. post. I ettertid ble det oppdaget at innkalling til revisor, som skulle vært sendt ut den 11. mars 2011 på e post, var uteglemt. Sekretariatet beklaget dette sterkt og skal innskjerpe rutinene her. Revisor Geir Amundsen ba om at sak 12/11 primært ble utsatt da revisjonssjefen ikke hadde anledning å møte. Kontrollutvalget etterkom ønsket og sak 12/11 ble bestemt utsatt. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent med ovennevnte merknader Side 1

2 Sak 02/11 Godkjenning av protokoller Sekretariatets forslag til vedtak Protokollene fra kontrollutvalgets møte 2. september, 2. november, 12. november og 1. desember godkj ennes. Merknad: Protokoll av 12. november er ikke mottatt i kommunen. Protokoller skal sendes rådmann, ordfører og revisor på e post. Det bes, i ettertid, om bekreftelse på mottatt e post. At protokollen legges frem for kommunestyret som referatsak anser kontrollutvalget som ordførers ansvar., med den vedtatte merknad. Sak 03/11 Referater og orienteringer Sekretariatets forslag til vedtak Referatene tas til orientering Sak 04/11 Revisor orienterer om intern kontroll - Utsatt sak fra 2010 Revisor Geir Amundsen orienterte om saken. Rapport om økonomisk internkontroll i Tana kommune ferdigstilles i disse dager. Som utgangspunkt for revisjonsplanen er endringer i sentrale regelverk, organisatoriske endringer eller inteme endringer, som for eksempel innføring av nye systemer. Orienteringen tas til etterretning. På neste ordinære møte ( ) legges rapport om økonomisk internkontroll og revisjonsplan for 2011 frem for kontrollutvalget. Med revisjonsplan menes i denne sammenheng de regnskapsområder og vesentlige poster som vil være gjenstand for revisjon, hvilke revisjonshandlinger revisor skal utføre innen de enkelte områder og tidspunkt for gjennomføringen. Sak 05/11 Forvaltningsrevisjonsrapport "Barnevern" Forvaltningsrevisor Mikal Lanes la frem rapporten for utvalget. Det ble stilt en del spørsmål som revisor besvarte. Sekretariatet hadde fått rapporten fredag og la i møtet frem følgende forslag til vedtak: Sekretariatets vurdering av rapporten: Etter sekretariatets vurdering er rapporten i samsvar med utvalgets bestilling. Det er sammenheng mellom problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. Det går klart frem hva som er data og hva som er revisors vurderinger og det går tydelig frem at revisjonen ikke har avdekket vesentlige avvik. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møte 21. mars 2011 sak nr. 05/11 behandlet forvaltningsrevisjonsrapport "Barnevern" av september 2010 og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget konstaterer: Side 2

3 > at barneverntjenesten i kommunen har etablert gode arenaer for utøvelse av forebyggende arbeid > at barnevernet samarbeider med andre sektorer og forvaltningsnivåer > at tjenesten deltar i den kommunale planleggingsvirksomheten > at tjenesten overholder tidsfrister > at tjenester overholder opplysnings- og veiledningsplikten > at tjenesten har etablert gode rutiner for oppfølging av barn under ftivillig hjelpetiltak og har etablert gode rutiner for oppfølging av barn i fosterhjem. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender rapporten til behandling i kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering. Da utvalget ikke har fått rapporten fremlagt før i møtet og dermed ikke har ratt gjennomgått den grundig nok, utsettes å fatte vedtak til neste ekstraordinære møte i uke 13. Sak 06/11 Regnskap for bygging av kunnskapens hus Den skriftlige redegjørelsen fra økonomisjef og sekretariatet tas til orientering., med følgende tillegg: Redegjørelsen viser at investeringen på totalt kr , hadde et merforbruk i forhold til budsjett på kr , som er dekket inn ved bruk av lån. Kontrollutvalget konstaterer at kommunen i denne saken ikke har fulgt lov om offentlige anskaffelser som pålegger konkurranseutsetting av alle offentlige anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider, uavhengig av anskaffelsens verdi og om kontrakten gjelder kjøp, leie eller leasing. Sak 07/11 Administrasjonens oppfølging av kommunestyresak 26/2010 Etablering av omsorgsboliger, ny skjermet enhet for demente samt diverse andre pleie og omsorgsfunksjoner ved Tana helsesenter Ass. rådmann Kjell Nilsen orienterte utvalget om saken, som også fra administrasjonens side hadde vært uoversiktlig. Hovedpoeng : få en eldreomsorg som er forsvarlig. Det gjennomføres en stor analyse av PLO tjenesten. Har vært på anbud og RO senteret i Stjørdal fikk oppdraget: det har vært avholdt et miniseminar for helse og omsorg, politikere med flere. Kommunestyret har fått tilbakemelding på at fristen 1. november ikke kan overholdes. Analyserapport fra RO senteret er på høring. Helse og omsorgsutvalget som har fått oppgaven fra kommunestyret behandler saken i to omganger, først RO rapporten og i neste omgang utbyggingen ved Tana bru. Etter dette skal de to oppgavene sammensyes. Kontrollutvalget takker Nilsen for orienteringen. Dette er en tung og komplisert sak og orienteringen var nyttig for utvalget. Sak 08/11 Administrasjonens oppfølging av kommunestyresak 38/10 Budsjettmessig situasjon ved pleie- og omsorgsavdelingene. Ass. rådmann var usikker på hva kontrollutvalget etterspurte. Dette ble oppklart at utvalget ville vite om tilleggsbevilgning gitt av kommunestyret i sak 38/10 og 49/10 var uavhengig av hverandre. Slik Nilsen tolket kommunestyrets vedtak i sak 38/10 hadde dette ikke noe med vedtaket i sak 49/10 budsj ettregulering å gjøre. Kontrollutvalget takket for avklaringen. Side 3

4 Kirsti Suongir ba om å få stille Nilsen spørsmål om hvem som er ansvarlig for brøyting av nødutganger ved institusjoner og omsorgsboliger. Dette ble akseptert. Nilsen besvarte spørsmålet. Sak 09/11 Årsrapport kontrollutvalget 2010 Sekretariatets forsla til vedtak Det fremlagte utkastet til årsrapport for 2010 fastsettes som kontrollutvalgets årsrapport for Årsrapporten sendes til kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 tas til orientering. Årsrapporten oversendes kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret gjør følgende vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 tas til orientering. Sak 10/11 Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret pålegger rådmannen å sørge for at skatteoppkreverkontoret etablerer rutiner på de områder skattekontoret anmerker i sin rapport. Sak 11/11 Rapport eierskapskontroll Nora senteret IKS Kontrollutvalget oversender rapport fra eierskapskontroll i Norasenteret IKS til kommune styret med følgende anbefaling til vedtak: kommunen utarbeider eierskapsstrategier som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt enn kommunen eierne, som en del av folkevalgtopplæringen, gjennomfører obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet kommunestyret får seg forelagt årsberetning, årsregnskap og annen løpende informasjon om selskapet, etter gjennomføring av representantskapsmøte. Når det gjelder den økonomiske siden ber kontrollutvalget om at kommunestyret sørger for at Tana kommune overholder sine forpliktelser overfor NORA senteret og bevilger tilskudd i samsvar med selskapsavtalen. Sak 12/11 Tana kommunes budsjett for Finnmark kommunerevisjon IKS Under sak 01/11 ble det vedtatt at saken utsettes og at revisjonssjefen innkalles til ekstraordinært møte i uke 13, fortrinnsvis den 31. mars 2011 for behandling av denne saken. Side 4

5 Sak 13/11 Revidering av reglement for kontrollutvalget i Tana Sekretariatets forsla til vedtak Kontrollutvalget oversender gjeldende Reglement for Tana kommunes kontrollutvalg til Tana kommunestyre for revidering slik at reglementet blir i samsvar med lover og forskrifter. med følgende tillegg: Kontrollutvalget viser spesielt til reglementets 3 pkt. 7, som ikke er i samsvar med lov og forskrift. Sak 14/11 Eventuelt Ingen saker behandlet under eventuelt- Møte ble hevet kl Det ble bestemt at det avholdes et ekstraordinært møte uke 13, fortrinnsvis 31. mars 2011 på Tana rådhus for å behandle sak 12/11 og gjøre vedtak i sak 05/11. Revisjonssjef Arnt Bjarne Aronsen innkalles til dette møte. Alf Steinar Børresen leder Sissel Mietinen sekretariatet Side 5