Kontrollutvalget i Tysfjord kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag den 22. februar 2016, kl ved rådhuset i Tysfjord. Sakskart Sak 01/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. november Sak 02/16 Sak 03/16 Sak 04/16 Sak 05/16 Sak 06/16 Sak 07/16 Sak 08/16 Sak 09/16 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2, administrasjonens oppfølging av vedtak i kommunestyret. Notat for utvidet bilagskontroll, Drag vannverk og Stetindhallen. Regnskapet for Tysfjord kommune. Regnskap 2014, administrasjonens oppfølging av kommunestyrets vedtak. Regnskap 2015, status. Revisjonsbrev. Tilbakemelding på revisjonsbrev nr 14 og oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Revisjonsbrev, Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. Revisjonsbrev nr 15. Henvendelse fra kommunestyrerepresentant. Havbruksfondet. Musken vannverk. Eventuelt/orienteringssaker. - TSA Eiendomsoverdragelse. - Overordnet kvalitetsplan for investeringsprosjekter. - Risiko og vesentlighetsanalyse. - Engasjementsbrev 2015 Tysfjord kommune. - Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor for Tysfjord kommune. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 15. februar 2016 Narvik, 15. februar 2016 Ann Aashild Hansen Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/16 Sakstittel: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. november Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. november 2015.

3 Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Kommunestyresalen 12. november 2015 Fra sak: Til sak: 35/ /2015 Fra kl.: Til kl.: :00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Idar Kintel Fra sekretariatet møtte: Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Thomas Jensen Truls Siri 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 1

4 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 35/15 Orientering og konstituering av nytt kontrollutvalg. Sekretariatet hadde innledningsvis en kort orientering til det nye kontrollutvalget om kontrollutvalgets hensikt og oppgaver. Sekretariatet orienterte også kommunelovens bestemmelser og tilhørende forskrift. Det ble også diskutert om medlemmene var gyldig valgt og at alle er valgbar til kontrollutvalget. Basert på orientering og diskusjon av forholdene ovenfor fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Kontrollutvalget i Tysfjord for perioden anses med dette som konstituert. Kontrollutvalget tar orienteringen fra sekretariatet til etterretning. Enstemmig vedtak. Sak 36/15 - Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. oktober 2015 Protokoll fra møte 7. oktober 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte 7. oktober 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 37/15 Regnskapet for Tysfjord kommune for 2014 Thomas Jensen fra KomRev NORD orienterte kontrollutvalget om hvordan de hadde jobbet med revisjonen av 2014 regnskapet og tok også for seg ulike områder av regnskapet og forklarte for kontrollutvalget. Idar Kintel fra administrasjonen var også tilstede i møtet og orientert for kontrollutvalget om regnskapet og svarte på spørsmål. Både kontrollutvalget og sekretariatet hadde flere spørsmål til økonomileder og til revisjonen som ble tilfredsstillende besvart. Etter en omfattende drøfting avsa kontrollutvalget følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 2

5 Kontrollutvalget i Tysfjord UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2014, som viser et regnskapsmessig merforbruk på kr ,- godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at regnskapet for Tysfjord kommune for 2014 ikke er avlagt slik at det kan fremlegges for kommunestyret for behandling innen forskriftens frist. Det vises i denne forbindelse til revisors negative beretning fra 15. april 2015 og under overskriften «Andre forhold» i beretningen fra 14. oktober Jf. Tidligere uttalelser fra kontrollutvalget og vedtak i kommunestyret for de siste års regnskapsavleggelser. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har tilfredsstillende kapasitet og kompetanse til å klare å avlegge regnskapet innen lovbestemte frister. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold knyttet til manglende rutiner for avstemming av lønnsutgifter mellom lønnsregnskapet og årsregnskapet. På grunn av svakheter i den interne kontrollen på dette området har ikke revisor signert kontrolloppstillingen for Forholdet er også omtalt i revisjonsbrev nr. 14, datert : Kontrollutvalget vil henlede oppmerksomheten mot revisors forbehold om vesentlige avvik mellom regulert budsjett og regnskap på flere ansvar i driftsregnskapet, jf. Regnskapsskjema 1B. I ovennevnte revisjonsbrev nr. 14 fremkommer det at driftsregulering 2 ikke har klart å finansiere alle utgiftene slik at regulert budsjett har et merforbruk på kr ,-. Dette er et brudd på kommunelovens 46 om budsjettbalanse. Kontrollutvalget vil anmode Tysfjord kommunestyre å ha et særskilt fokus på budsjettoppfølging i perioden fremover, med rapporteringer av oppdatert status og avviksrapportering ved hvert kommunestyremøte. 2-4: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 14 snarest og senest innen 15. desember 2015 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. 2-5: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot rådmannens kommentar i Tysfjord kommunes årsmelding 2014 s. 25 som viser til at årets driftsresultat er justert for inntektsføring av premieavvik med ca. kr. 7,05 millioner i Akkumulert premieavvik pr er kr. 27,2 millioner. Enstemmig uttalelse. Sak 38/15 Årsregnskap 2014 Revisjonsbrev nr 14 Revisjonsbrev nr. 14 I forbindelse med revisjonen av regnskapet for 2014 har revisjonen funnet det påkrevd med to forbehold til regnskapet, samt en presisering om for sent avlagt regnskap og årsberetning. Forholdene er tatt opp i eget nummerert brev til kommunen. Forholdene som er tatt opp i brevet ble gjennomgått i forbindelse med behandlingen av regnskapet for Brevet er sendt til kontrollutvalget i den hensikt kontrollutvalget skal behandle dette og videreformidle innholdet til kommunens administrasjon med anmodning om å etterkomme de forhold som er tatt opp av revisjonen. Kontrollutvalget behandlet innholdet i brevet og fattet følgende: Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 3

6 Kontrollutvalget i Tysfjord VEDTAK Det vises til kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2014 i sak 37/15. Sekretariatet bes sende dette til kommunens administrasjon og ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 14 snarest og senest innen 15. desember 2015 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. Enstemmig vedtak Sak 39/15 Forvaltningsrevisjon Investeringsprosjekter del 2 Kommunestyret i Tysfjord vedtok i sak 100/12 følgende: «Kommunestyret ber om at kontrollutvalget foretar en total gjennomgang av alle prosjekter med overskridelser de siste årene. Dette i forhold til rapportering, mandater, økonomi og ansvarsforhold.» På bakgrunn av vedtaket i kommunestyret fattet kontrollutvalget i sak 15/12 vedtak om at gjennomgangen av prosjekter ville være naturlig å få gjennomført som et forvaltningsprosjekt. Gjennomgangen av prosjektene har blitt gjennomført i to separate forvaltningsrevisjons rapporter. Rapport del 1, som behandler investeringsprosjektene Drag vannverk og Stetindhallen var ferdig og ble behandlet i kontrollutvalget i sak 11/13 og i kommunestyret i sak 12/14. Rapport del 2, ble vedtatt av kontrollutvalget å settes i bestilling i sak 11/14 og behandler prosjektene Ambulansestasjon Kjøpsvik, Drag/Kjøpsvik skole og kunstgressbane Drag/Kjøpsvik. Rapporten var ferdig og ble behandlet i kontrollutvalget i sak 39/15 med følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget har behandlet rapporten fra KomRev NORD IKS «Investeringsprosjekter del 2» og fremmer sak for kommunestyret med kontrollutvalgets kommentarer til rapporten samt innstilling til kommunestyret om vedtak som følger: Kontrollutvalget vil innledningsvis utrykke at en finner de forhold som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten sterkt kritikkverdig og ser meget alvorlig på at kommunens store investeringsprosjekter synes gjennomført med så tilsynelatende dårlig kontroll og oppfølging. Enkelte konkrete forhold kommenteres eksplisitt nedenfor: Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 4

7 Kontrollutvalget i Tysfjord Ambulansestasjon Kjøpsvik: Prosjektbeskrivelser: Det forelå prosjektbeskrivelse, men den er etter revisors vurdering mangelfull og utilstrekkelig. Priser, budsjett, vedtak og finansiering: Administrasjonen utarbeidet budsjett i oppstarten av prosjektet. Priser og tilbud ble innhentet i åpen anbudskonkurranse. Prosjektkostnader ble innarbeidet i budsjett og økonomiplan. Kommunestyret vedtok i sak 115/09 bygging og finansiering og endelig vedtak om bygging ble gjort av driftsutvalget i sak 27/10. Kontrakter: Kommunen kan ikke dokumentere at det foreligger fullstendige kontrakter for byggingen. Det kan heller ikke dokumenteres at det er stilt entreprenørgaranti for prosjektet. Mandater og fullmakter: Det har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser hvordan fullmakter og mandater var organisert. Prosjektet ble igangsatt før byggekomiteen ble opprettet. Overtakelse og prosjektregnskap: I følge teknisk sjef finnes det overtakelsesprotokoll, men denne har ikke blitt forelagt revisor. Det har ikke blitt utarbeidet etterkalkyle for prosjektet. Drag/Kjøpsvik skole: Prosjektbeskrivelser: Det er ikke fremlagt dokumentasjon som tilsvarer prosjektbeskrivelse. Priser, budsjett, vedtak og finansiering: I oppstarten av prosjektet ble det utarbeidet budsjett. Det ble gjennomført anbudskonkurranse og vedtak om bygging og finansiering ble gjort av kommunestyret. Kontrakter: Det er benyttet Norsk Standard kontrakt. Entreprenører har stilt sikkerhet for sine kontraktsforpliktelser tilsvarende 10 % av kjøpesummen. Mandater og fullmakter: Kommunestyret opprettet byggekomite i 2010, og denne var sammen med byggeleder involvert i kontraktsforhandlinger med entreprenørene. Byggeleder kunne gjøre bestillinger som «måtte» gjøres. Teknisk sjef og skolesjefen anviste regninger, mens attestasjon ble foretatt av servicekontoret. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 5

8 Kontrollutvalget i Tysfjord Overtakelse og prosjektregnskap: For Drag skole har revisor blitt forelagt kopi av overtagelsesprotokoll og mangelliste som skulle utbedres. For Kjøpsvik skole har ikke revisor blitt forelagt overtagelsesprotokoll. Det er ikke blitt utarbeidet etterkalkyler for prosjektene. Kunstgressbane Drag/ Kjøpsvik: Prosjektbeskrivelser: For kunstgressbanen på Drag foreligger et forprosjekt, men ingen prosjektbeskrivelse som tilfredsstiller anbefalinger i prosjektteorien. For kunstgressbanen på Kjøpsnes er det store mangler i dokumentasjonen, revisor har ikke fått forelagt tilfredsstillende prosjektbeskrivelse. Priser, budsjett, vedtak og finansiering: Tysfjord kommune engasjerte Sven Aune AS til å utarbeide forprosjekt med kostnadsoverslag. Revisor har ikke mottatt anbudsdokumenter og kan ikke bekrefte opplysninger om gjennomføring av anbudskonkurranse og innhenting av priser. Kommunestyret har gjort vedtak om bygging og finansiering av banene. Kontrakter: Revisor har ikke fått dokumentert at det foreligger kontrakt for bygging av banen på Kjøpsnes. For banen på Drag ble det benyttet Norsk Standard kontrakt. Det foreligger ingen dokumentasjon på at det er stilt entreprenørgaranti. Mandater og fullmakter: Det fremkommer ikke i dokumentasjonen som er forelagt revisor at byggekomiteen har vært involvert. Det er opplyst om at prosjektene ble igangsatt før byggekomiteen ble opprettet. Teknisk sjef anviste regninger, mens servicekontoret attesterte. Overtakelse og prosjektregnskap: Disse er overtatt som ferdige. Det foreligger ingen overtakelsesprotokoll men et sertifikat som viser at Drag kunstgressbane er kontrollert og godkjent. Det er ikke foretatt etterkalkyler for prosjektene. Generelt: Revisor konkluderer med at ingen av investeringsprosjektene har tilfredsstillende prosjektbeskrivelser. Kontrollutvalget stiller også spørsmålstegn til driftsutvalgets mandat til å vedta igangsettelse av investeringsprosjekter så lenge det ikke foreligger delegeringsvedtak fra kommunestyret, jf ambulansestasjon i Kjøpsvik. Kontrollutvalget bemerker seg også at Tysfjord Kommune ikke har fulgt opp avtale om entreprenørgarantier og sørget for finansiell bekreftelse på disse. I rapporten fremkommer det at det er manglende informasjon om dokumentasjon av anvisning og attestasjon av faktura. Der dette er kjent så Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 6

9 Kontrollutvalget i Tysfjord stiller kontrollutvalget spørsmål til hvilken kompetanse servicekontoret har til å attestere inngående faktura på bygge- og investeringsprosjekter. Kontrollutvalget vil også påpeke at byggekomiteen ble fratatt myndighet av rådmann i forbindelse med engasjering av ekstern byggeleder for investeringsprosjektene Drag og Kjøpsvik skole. Dette kan ha medført en betydelig merkostnad for Tysfjord kommune. Kontrollutvalget finner det meget bekymringsverdig at kommunens tekniske ledelse gir uttrykk for så store mangler hva gjelder kapasitet og kompetanse på områder som synes å ligge godt innenfor det arbeidsområdet som tilligger teknisk avdeling. Med bakgrunn i ovenstående og de forhold som for øvrig fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten, vil kontrollutvalget overfor kommunestyret fremme følgende Innstilling: 1. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret på å pålegge administrasjonen å etterkomme de anbefalingen som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten fra KomRev NORD IKS. Fra rapporten hitsettes revisors anbefalinger slik disse fremkommer av sammendrag og fra side 28 i rapporten: Kommunen bør utarbeide rutiner og systemer for prosjektering og prosjektledelse Kommunen bør ha et system for kvalitetssikring av prosjekter Kommunen bør kvalitetssikre alle kontrakter og avtaler som inngås med entreprenører Kommunen bør gjøre risikoanalyser i forkant av prosjekter Kommunen bør ha et skriftlig system for rapportering på prosjekter Kommunen bør gjennomgå og definere klart og tydelig byggekomiteens mandat og administrasjonens mandat i forbindelse med investeringsprosjekter 2. Revisjonen anbefaler videre at Tysfjord kommune bør sikre at dokumentasjon i forbindelse med investeringsprosjekter arkiveres i henhold til regelverket. Kontrollutvalget vil anbefale kommunestyret å pålegge administrasjonen å etterfølge revisjonens anbefaling vedrørende sikring av dokumentasjon. 3. Kontrollutvalget vil innstille på at kommunestyre ber om å få forelagt gjeldene rutiner og fullmakter for anvisning og attestasjoner av inngående fakturaer til Tysfjord kommune. 4. Kontrollutvalget vil innstille på at kommunestyret ber administrasjonen om skriftlig tilbakemelding på hvordan praktiseringen av «Overordnet kvalitetsplan» som ble vedtatt i kommunestyrets sak 28/14 fungerer. Enstemmig vedtak Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 7

10 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 40/15 Eventuelt/orienteringssaker. - Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet Innhold i brevet ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet deretter følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrev etter revisjon av regnskapet for 2014 fra KomRev NORD IKS tas til orientering. Kontrollutvalget ber om kopi av tilbakemeldingen på oppsummeringsbrevet. Enstemmig vedtatt. - Revisors uavhengighetserklæring i forhold til Tysfjord Kommune. Brev fra KomRev NORD ble lest igjennom, og kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Brevet tas til etterretning. Enstemmig vedtatt. - Revisors uavhengighetserklæring i forhold til Stetindhallen Tysfjord KF Brev fra KomRev NORD ble lest igjennom, og kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Brevet tas til etterretning. Enstemmig vedtatt. - Svar på revisjonsbrev nr. 2, Stetindhallen Svar på revisjonsbrev nr. 2 fra Stetindhallen ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Svar fra styreleder i Stetindhallen tas til etterretning. Enstemmig vedtatt. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 8

11 Kontrollutvalget i Tysfjord Vurdering av svar på revisjonsbrev nr 2, Stetindhallen. Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 2 ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 2 tas til etterretning. Enstemmig vedtatt. - TSA - Eiendomsoverdragelse Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet bedt om tilbakemelding fra administrasjonen på status i prosessen med eiendomsoverdragelse av det gamle sykehjemmet tidligere TSA. Tomten til bygget er festet, men foreløpig tilbakemelding til kontrollutvalget er at det kan se ut til at kommunen ikke har mottatt noe oppgjør for bygningen. På bakgrunn av tilbakemeldingen fra administrasjonen fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ber om dokumentasjon av vedtak for avhendelse av det gamle sykehjemmet TSA. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på hva som er gjort etter overtagelse av bygningen. Enstemmig vedtatt. - Utvidet bilagskontroll for Drag vannverk og Stetindhallen Kontrollutvalget ba om tilbakemelding fra revisjonen på hva status er for arbeidet med utvidet bilagskontroll for Drag vannverk og Stetindhallen. Tilbakemeldingen var at de var i sluttfasen av arbeidet, men at rapporten foreløpig ikke er klar for oversendelse til kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning. Enstemmig vedtatt. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 9

12 Kontrollutvalget i Tysfjord Kurs, opplæring og litteratur. Kontrollutvalget tok opp forholdet rundt opplæring og kurs. Det ble tatt opp at kontrollutvalget ønsker å delta på folkevalgtopplæringen. Det ble også diskutert lokalt kurs for kontrollutvalgene i Ofoten og mulighet for at man brukte noe tid på de første møtene til opplæring. Kontrollutvalgets leder ba også om at kontrollutvalgsboken må bli bestilt til hele kontrollutvalget inkl. vararepresentanter. Til slutt ble det også diskutert deltakelse på kontrollutvalgskonferansen som skal arrangeres av NKRF på Gardermoen i februar Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK Kontrollutvalget skal delta på folkevalgtopplæringen til kommunen, og kontrollutvalget ber om at administrasjonen ordner med at kontrollutvalget blir invitert. Kontrollutvalget skal delta på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 3. og 4. februar 2016 og ber om at sekretariatet ordner med påmelding. Kontrollutvalget ber om at sekretariatet ordner med bestilling av kontrollutvalgsboken til hele kontrollutvalget inkludert varamedlemmer. Enstemmig vedtatt - Uttalelse til media Kontrollutvalget tok opp forholdet til media og hvilke rutiner man skal legge opp til vedrørende uttalelse til media. Kontrollutvalget var enige om at alt som skulle til media fra kontrollutvalget skal gå via kontrollutvalgets leder, og det ble fattet følgende VEDTAK Det er kun kontrollutvalgets leder som skal uttale seg til media på vegne av kontrollutvalget. Enstemmig vedtak Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 10

13 Kontrollutvalget i Tysfjord Ipad til kontrollutvalget Det ble tatt opp i møtet at det er behov for ipad til kontrollutvalgets arbeid og det ble fattet slikt VEDTAK Kontrollutvalget ber om at administrasjonen ordner med innkjøp av ipad til kontrollutvalgets faste medlemmer. Enstemmig vedtak. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 16. november Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 12_11_2015 sak 35/15 40/15 Side 11

14 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/16 Sakstittel: Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2, administrasjonens oppfølging av vedtak i kommunestyret. Saksopplysninger: Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2, ble behandlet i kommunestyret i november Protokoll fra kommunestyret er vedlagt og det er bedt om tilbakemelding fra administrasjonen på hva som er gjort i forhold til kommunestyrets vedtak. Ved utsendelse av møteinnkalling var det ikke mottatt tilbakemelding, men sekretariatet vil ettersende dette hvis det kommer før møtet, eventuelt at det blir tatt opp direkte i møtet hvis det ikke blir tid å sende ut før møtet. Rådmann vil i tillegg være tilstede i møte for å orientere og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: Protokoll fra kommunestyrets møte (se sak 88/15)

15 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/16 Sakstittel: Notat for utvidet bilagskontroll, Drag vannverk og Stetindhallen. Saksopplysninger: Notat for utvidet bilagskontroll, Drag vannverk og Stetindhallen foreligger og er klar til gjennomgang og videre behandling av kontrollutvalget. Vedlegg: Notat bilagskontroll Drag vannverk og Stetindhallen

16

17

18

19 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/16 Sakstittel: Regnskap for Tysfjord kommune Saksopplysninger: Regnskap Tysfjord kommune Kommunestyrets vedtak og kontrollutvalgets uttalelse på regnskapet er vedlagt. Det er bedt om tilbakemelding fra administrasjonen på hva som er gjort i etterkant av kommunestyrets vedtak. Rådmann og økonomileder vil være tilstede i møtet og orientere kontrollutvalget. Regnskap Tysfjord kommune Administrasjonen er invitert til møtet for å gi en orientering om status for regnskapet for Vedlegg: Protokoll fra kommunestyrets møte (se sak 86/15). Kontrollutvalgets uttalelse vedr. regnskapet for 2014.

20 Tysfjord kommune ved ordfører her. SÆRUTSKRIFT Sak 37/2015: Regnskap Tysfjord kommune 2014 Kontrollutvalget avsa følgende UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2014, som viser et regnskapsmessig merforbruk på kr ,- godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at regnskapet for Tysfjord kommune for 2014 ikke er avlagt slik at det kan fremlegges for kommunestyret for behandling innen forskriftens frist. Det vises i denne forbindelse til revisors negative beretning fra 15. april 2015 og under overskriften «Andre forhold» i beretningen fra 14. oktober Jf. Tidligere uttalelser fra kontrollutvalget og vedtak i kommunestyret for de siste års regnskapsavleggelser. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har tilfredsstillende kapasitet og kompetanse til å klare å avlegge regnskapet innen lovbestemte frister. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold knyttet til manglende rutiner for avstemming av lønnsutgifter mellom lønnsregnskapet og årsregnskapet. På grunn av svakheter i den interne kontrollen på dette området har ikke revisor signert kontrolloppstillingen for Forholdet er også omtalt i revisjonsbrev nr. 14, datert : Kontrollutvalget vil henlede oppmerksomheten mot revisors forbehold om vesentlige avvik mellom regulert budsjett og regnskap på flere ansvar i driftsregnskapet, jf. Regnskapsskjema 1B. I ovennevnte revisjonsbrev nr. 14 fremkommer det at driftsregulering 2 ikke har klart å finansiere alle utgiftene slik at regulert budsjett har et merforbruk på kr ,-. Dette er et brudd på kommunelovens 46 om budsjettbalanse. Kontrollutvalget vil anmode Tysfjord kommunestyre å ha et særskilt fokus på budsjettoppfølging i perioden fremover, med rapporteringer av oppdatert status og avviksrapportering ved hvert kommunestyremøte. 2-4: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 14 snarest og senest innen 15. desember 2015 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. 2-5: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot rådmannens kommentar i Tysfjord kommunes årsmelding 2014 s. 25 som viser til at årets driftsresultat er justert for inntektsføring av premieavvik med ca. kr. 7,05 millioner i Akkumulert premieavvik pr er kr. 27,2 millioner. Enstemmig uttalelse. Kontrollutvalget i Tysfjord den 12. november 2015 Ann-Aashild Hansen Kontrollutvalgsleder

21 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/16 Sakstittel: Revisjonsbrev Saksopplysninger: Tilbakemelding på revisjonsbrev nr 14 og oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2014 Revisjonsbrev, Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. Revisjonsbrev nr 15 Ovenstående brev gjennomgås og behandles i møtet. Vedlegg: Revisjonsbrev, Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. Revisjonsbrev nr 15

22

23

24

25 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/16 Sakstittel: Henvendelse fra kommunestyrerepresentant Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra en kommunestyrerepresentant. Da man er usikker på om noe av innholdet kan være unntatt offentlighet vil dokumentene bli utlevert i møtet og vurdert om det er noe kontrollutvalget skal behandle videre eller ikke. Vedlegg:

26 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/16 Sakstittel: Havbruksfondet Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 87/15 at de ønsket at rådmann skulle foreta en gjennomgang av den interne kontrollen tilknyttet bevilgning og utbetalinger fra havbruksfondet. Vedtaket fra kommunestyret er vedlagt i protokollen fra kommunestyrets møte Det er bedt om tilbakemelding på vedtaket fra administrasjonen, men dette er ikke mottatt ved utsendelse av innkalling. Tilbakemeldingen blir enten tatt direkte av rådmann i møtet eventuelt at det ettersendes hvis sekretariatet mottar dette før møtet. Vedlegg: Protokoll fra kommunestyrets møte (se sak 87/15)

27 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/16 Sakstittel: Musken vannverk Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å se på prosjektet oppgradering av Musken vannverk. Til saken er det bedt om å få tilsendt fra administrasjonen sluttrapport på investeringen og få forelagt hvordan anbudsprosessen rundt investeringen har vært. Dette er ikke mottatt ved utsendelse av innkallingen men regner med at dette blir oversendt enten før møtet eller utlevert i selve møtet. Vedlegg:

28 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/16 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker. Saksopplysninger: - TSA Eiendomsoverdragelse - Overordnet kvalitetsplan for investeringsprosjekter. - Risiko og vesentlighetsanalyse - Engasjementsbrev 2015 Tysfjord kommune - Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor for Tysfjord kommune - TSA Eiendomsoverdragelse Det er bedt om tilbakemelding fra administrasjonen på kontrollutvalgets vedtak i sak 40/15 vedr. TSA eiendomsoverdragelse. Kontrollutvalget ønsker å få forelagt kjøpekontrakt og dokumentasjon på alle kostnader som er påløpt i forbindelse med eiendomsoverdragelsen. - Overordnet kvalitetsplan for investeringsprosjekter Det er bedt om tilbakemelding på hvordan praktiseringen av overordnet kvalitetsplan for investeringsprosjekter fungerer. Dette er tatt opp i punkt 4 i kommunestyrets vedtak i sak 88/15 og tilbakemeldingen vil komme under kontrollutvalgets sak 02/16 i dette møtet. - Ovenstående brev gjennomgås og behandles i møtet. Vedlegg: - Engasjementsbrev 2015 Tysfjord kommune - Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor for Tysfjord kommune

29

30

31

32

33

34 KomRev NORD Interkommunalt selskap Kontrollutvalget i Tysfjord kommune v/ Hålogaland Revisjon AS Postboks NARVIK Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Telefon: Dato: /tst Knut Teppan Vik ktv@komrevnord.no Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Tysfjord kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Ifølge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovkrav til revisors uavhengighet Følgende framgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Besøks- og postadresse: Avdelingskontor: Telefon: Organisasjonsnummer: 9405 Sjøgt 3 HARSTAD post@komrevnord.no Tromsø, Finnsnes, Narvik, Sortland, Storslett, Sjøvegan

35 Krav til kommunerevisors uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13, som slår fast at revisor ikke kan inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan heller ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Og videre framgår det av 13 i revisjonsforskriften at revisor ikke kan delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg til ovenstående gjelder følgende begrensninger for den som foretar revisjon for en kommune/fylkeskommune, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Funksjoner i annen virksomhet Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev NORD IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Tysfjord kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i og innehar heller ikke funksjoner i annen virksomhet på måter som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Tysfjord kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres, gjør undertegnede en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, utfører vi ikke tjenesten. Revisor vurderer hvert enkelt tilfelle særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Undertegnede er bevisst på at også slike veiledninger skjer med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Tysfjord kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Side 2 av 3

36 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Fullmektig Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Tysfjord kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Tysfjord kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Tromsø, 25. januar 2016 Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS Side 3 av 3