Internkontroll. Marianne Oddan Hanne Bakken Tangen

Transkript

1 Internkontroll Marianne Oddan Hanne Bakken Tangen

2 Agenda Hva er internkontroll COSO-rammeverket Hvorfor er internkontroll viktig? Anbefalinger for god internkontroll Rutinebeskrivelse (eksempel) Rutinekartlegging (eksempel) Oppsummering 2

3 Presseklipp «Shoppet med kommunens penger» 3

4 Presseklipp «Kommuneansatt underslo kroner» 4

5 Presseklipp «Dømt til fire års fengsel for grovt bedrageri» 5

6 Hva er internkontroll? Internkontroll: Internkontroll er en prosess, igangsatt og gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: Målrettet og kostnadseffektiv drift Pålitelig regnskapsrapportering og økonomisk informasjon Overholdelse av gjeldende lover og regler 6

7 Teorigrunnlag COSO-rammeverket 7

8 Sammenheng COSO-rammeverk MÅL RISIKO KONTROLL- AKTIVITETER 8

9 Eksempel COSO-rammeverk Mål: Alle utgifter berører virksomheten Risiko: Ugyldige utgifter belastes regnskapet Kontrollaktivitet: Attestasjons- og anvisningsrutiner 9

10 Hvorfor er internkontroll viktig? Viktig for kommunene: Omdømme Attraktiv bostedskommune Attraktiv arbeidsgiver Målrettet og effektiv drift Overholdelse av lover og regler Pålitelig regnskapsrapportering 10

11 Hvorfor er interkontroll viktig? Viktig for ansatte: Formaliserte rutiner skaper: Forutsigbarhet Klare ansvarsområder Kontinuitet ved utskiftinger God kommunikasjon på tvers av hele virksomheten 11

12 Hvorfor er internkontroll viktig? Viktig for revisor: Revisorloven, 5-1: Revisor skal se etter at den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, 3: Den økonomiske internkontrollen skal være ordnet på en betryggende måte med forsvarlig kontroll 12

13 Anbefalinger til god internkontroll 85 anbefalinger 13

14 Formalisering av kontroll Tilråding 16: Kommunane bør basere seg mindre på uformell kontroll. Ei formalisering vil gjere kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringar i omgivnadene og habilitetskritikk og vil auke det organisatoriske minnet. Sentrale aspekter ved formalisering: Dokumentasjon Roller og ansvar Arbeidsdeling 14

15 Risikovurderinger Tilråding 17: Kommunane bør i større grad nytte risikovurderingar i styringa av verksemda og særleg når ein skal definere innretninga på og omfanget av kontrollaktivitetar. Risiko kan forstås som sannsynlighet og konsekvens for at en hendelse inntreffer (hendelser man vi unngå) Risikovurderinger er nødvendig for å finne hensiktsmessige kontrollaktiviteter 15

16 Dokumentasjon av internkontroll Tilråding 18: Kommunane bør i samanheng med behovet for auka formalisering av internkontrollen dokumentere internkontrollen i større grad. Hva vil det si å dokumentere en kontroll? Kontrollbeskrivelse Kontrollbevis Også viktig å dokumentere: Organisering Roller og ansvar Fullmakter Arbeidsprosesser 16

17 Dokumentasjon av internkontroll Kontrollbevis Sjekklister Hva, hvordan, når og hvem fremgå av kontrollert dokument (etc. fakturajournaler, bankutskrifter) Det må også gjerne legges ved annen relevant tilleggsdokumentasjon Avstemmingsskjema 17

18 Roller og ansvar Tilråding 19: Kommunane bør ha, bruke og halde ved like dokument som gjer greie for roller og ansvar. I tillegg bør kommunane i større grad inkludere kontrollansvaret i desse dokumenta. Stillingsbeskrivelser Organisasjonsbeskrivelser Delegasjonsreglement Lederkontrakter 18

19 Arbeidsdeling Tilråding 20: Kommunane bør sikre arbeidsdelinga ved utforming og utføring av kontrollar. Prinsippet om arbeidsdeling vil seie at ein og same person ikkje skal vere ansvarleg for både aktiviteten og kontrollen. Ingen enkeltpersoner skal ha anledning til å begå en feil uten at den blir oppdaget, eller begå en mislighet og deretter kunne skjule den Hvordan sikre tilfredsstillende arbeidsdeling i små virksomheter/kommuner? 19

20 Arbeidsdeling Uforenlige arbeidsoppgaver: Godkjenne transaksjoner (attestere) Bokføre transaksjoner Gjennomføre transaksjoner (anvisning) Ha ansvar for oppbevaring av eiendeler Foreta avstemming av fysisk eksistens av eiendeler mot registrerte eiendeler 20

21 Kompetanse Tilråding 21: Kommunane bør ha ei systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og -sikring, gjennom opplæringstiltak og informasjon og ved rekruttering. Manglende kompetanse = Risiko for feil Kan medføre bøter og andre sanksjoner for kommunen 21

22 Internkontroll en kontinuerlig prosess Tilråding 22. Kommunane bør i den løpande drifta av internkontrollen prioritere nok ressursar og prioritere naudsynt vedlikehold høgare. Sentralt i et velfungerande vedlikehaldsregime er det at ansvaret for oppdatering/ revidering av dokumentasjonen er tydelig plassert. Det er vidare sentralt at oppdateringar/ revideringar av til dømes risikovurderinger og dokumentasjon skjer regelmessig og i faste intervall, til dømes i eit internkontrollårshjul. Dynamisk prosess 22

23 Informasjon og kommunikasjon Tilråding 23: Kommunane bør etablere tiltak som sikrar god løpande informasjon og kommunikasjon til leiarar og medarbeidarar, og som sørgjer for at dei får naudsynt opplæring og kompetanse. Vidare må administrasjonssjefen ta ansvaret for å følgje opp internkontrollen systematisk og reagere ved avvik og brot. Relevant informasjon er forutsetning for å kunne oppnå god styring og kontroll Løpende oppdaterte rapporter 23

24 Eksempel på rutinebeskrivelse Oppholdsbetaling SFO Plasstildeling Fakturering Endring av fakturagrunnlag Kjøp av enkelttimer/-dager Avstemming 24

25 Eksempel på rutinebeskrivelse Plasstildeling Plass tildeles etter innvilget søknad fra foresatte. Foresatte får skriftlig brev med plasstilbud. Foresatte sender tilbake svarbrev med aksept av plass. SFO-leder legger inn informasjon om elever i forsystem med startdato og angivelse av tilbud om plass og arkiverer dokumentene. Søknad, tilbud og aksept oppbevares elektronisk i arkivsystemet til kommunen. 25

26 Eksempel på rutinebeskrivelse Fakturering SFO-leder generer fakturagrunnlag fra forsystemet. Filen fra forsystemet kjøres en gang i måneden. Regnskapsavdelingen sender fakturagrunnlaget tilbake til SFOleder for kontroll per e-post. SFO-leder sender e-post med endelig godkjennelse i retur til regnskapsavdelingen før fakturering foretas. Bekreftelsen per e- post skrives ut og arkiveres i fakturaperm hos regnskapsavdelingen. Fakturering foretas av regnskapsavdelingen. Kontormedarbeider i regnskapsavdelingen avstemmer faktureringsgrunnlag fra forsystem mot fil fra faktureringssystemet og signerer for utført kontroll. Dokumentasjon for utført kontroll oppbevares i fakturaperm. 26

27 Eksempel på rutinebeskrivelse Endring av fakturagrunnlag Ved endring av tildelt plass kreves det skriftlig søknad fra foresatte. Endringene legges inn i forsystem av SFO-leder og grunnlaget for endringen lagres elektronisk i arkivsystemet. 27

28 Eksempel på rutinebeskrivelse Kjøp av enkelttimer eller -dager Ved kjøp av enkelttimer eller enkeltdager må foresatte fylle ut standardisert bestillingsskjema. Bestillingsskjemaet signeres av ansatt for bekreftelse av opphold. Bestillingsskjemaet brukes som fakturagrunnlag og SFO-leder legger inn grunnlaget i forsystemet. Skjemaene oppbevares elektronisk i arkivsystemet til kommunen. 28

29 Eksempel på rutinebeskrivelse Avstemming Regnskapsavdelingen foretar avstemming mellom faktureringssystem og regnskapssystem etter hver månedlige fakturering. Det skal signeres for utført kontroll og dokumentasjonen oppbevares i fakturaperm fos regnskapstjenesten. 29

30 Rutinekartleggingsskjema Kartlegging av rutiner Gir oss oversikt over hvilke kontroller kommunen har etablert Arbeidsdeling Hvem gjør hva Dokumentasjon Oppbevaring På bakgrunn av rutinene og kontrollene kan vi avgjøre hvordan vi skal gjennomføre revisjonen 30

31 Oppsummering Internkontroll Hva og hvorfor? Gjennomgang presseklipp Hvordan kunne dette vært unngått? Vi oppfordrer til: Skriftlige rutinebeskrivelser Sjekkliste for kontrollhandlinger Signer for utført kontroll 31

32 Vedlegg 1 Rutine oppholdsbetaling SFO - EKSEMPEL Beskrivelse av rutine Plasstildeling Plass tildeles etter innvilget søknad fra foresatte. Foresatte får skriftlig brev med plasstilbud. Foresatte sender tilbake svarbrev med aksept av plass. SFO-leder legger inn informasjon om elever i forsystem med startdato og angivelse av tilbud om plass og arkiverer dokumentene. Søknad, tilbud og aksept oppbevares elektronisk i arkivsystemet til kommunen. Fakturering SFO-leder generer fakturagrunnlag fra forsystemet. Filen fra forsystemet kjøres en gang i måneden. Regnskapsavdelingen sender fakturagrunnlaget tilbake til SFO-leder for kontroll per e-post. SFO-leder sender e-post med endelig godkjennelse i retur til regnskapsavdelingen før fakturering foretas. Bekreftelsen per e-post skrives ut og arkiveres i fakturaperm hos regnskapsavdelingen. Fakturering foretas av regnskapsavdelingen. Kontormedarbeider i regnskapsavdelingen avstemmer faktureringsgrunnlag fra forsystem mot fil fra faktureringssystemet og signerer for utført kontroll. Dokumentasjon for utført kontroll oppbevares i fakturaperm. Endring av fakturagrunnlag Ved endring av tildelt plass kreves det skriftlig søknad fra foresatte. Endringene legges inn i forsystem av SFO-leder og grunnlaget for endringen lagres elektronisk i arkivsystemet. Kjøp av enkelttimer eller -dager Ved kjøp av enkelttimer eller enkeltdager må foresatte fylle ut standardisert bestillingsskjema. Bestillingsskjemaet signeres av ansatt for bekreftelse av opphold. Bestillingsskjemaet brukes som fakturagrunnlag og SFO-leder legger inn grunnlaget i forsystemet. Skjemaene oppbevares elektronisk i arkivsystemet til kommunen. Avstemming Regnskapsavdelingen foretar avstemming mellom faktureringssystem og regnskapssystem etter hver månedlige fakturering. Det skal signeres for utført kontroll og dokumentasjonen oppbevares i fakturaperm fos regnskapstjenesten.

33 RUTINEKARTLEGGING Revisjonsoppdrag: Fysisk arkiv: År: XXXXXXXX KOMMUNE Revisjonsområde: kartlegging: Salgsområdet Rutinekartlegging SFO Arkivkode: Vedlegg 2 Utarbeidet dato (dato/ sign): Kvalitetskontroll dato/sign: 20XX Spørsmål Fakturering 1. Beskriv rutinen for fakturering ved opptak til SFO, fra melding til foresatte om innvilget plass til innlegging i fakturasystemet. Svar Plass tildeles etter innvilget søknad fra foresatte. Foresatte får skriftlig brev med plasstilbud. Foresatte sender tilbake svarbrev med aksept av plass. SFO-leder legger inn informasjon om elever i forsystem med startdato og angivelse av tilbud om plass og arkiverer søknad, tilbud og aksept elektronisk i arkivsystemet til kommunen. SFO-leder generer fakturagrunnlag fra forsystemet. Filen fra forsystemet kjøres en gang i måneden. Regnskapsavdelingen sender fakturagrunnlaget tilbake til SFO-leder for kontroll per e-post. SFO-leder sender e-post med endelig godkjennelse i retur til regnskapsavdelingen før fakturering foretas. Bekreftelsen per e-post skrives ut og arkiveres i fakturaperm hos regnskapsavdelingen. Fakturering foretas av regnskapsavdelingen. 2. Hvilke meldingsrutiner foreligger ved endringer, og hva legges til grunn for en eventuell endring av fakturagrunnlaget? Forekommer det noen form for variabel fakturering ved SFO? I så fall hvilke rutiner er utarbeidet for slik fakturering? I tillegg beskriv følgende: - Hva blir fakturert som variabel/tilfeldig fakturaer? - I hvilket omfang foregår variabel fakturering. - Hvem har myndighet til å godkjenne? - Hvem foretar registrering? - Hvilken dokumentasjon ligger til grunn for registrering av variable data? Ved endring av tildelt plass kreves det skriftlig søknad fra foresatte. Endringene legges inn i forsystem av SFO-leder og grunnlaget for endringen lagres elektronisk i arkivsystemet. Omfanget av kjøp av enkelttimer og dager er forholdsvis stort. Ved kjøp av enkelttimer eller enkeltdager må foresatte fylle ut standardisert bestillingsskjema. SFO-leder har myndighet til å godkjenne bestillingen. Bestillingsskjemaet signeres av ansatt på jobb den aktuelle dagen for bekreftelse av opphold. Bestillingsskjemaet brukes som fakturagrunnlag og SFOleder legger inn grunnlaget i forsystemet. Skjemaene oppbevares elektronisk i arkivsystemet til kommunen. Side 1 av 2 sider

34 Avstemming 3. Fins det rutiner for avstemminger mellom faktureringssystemet og regnskapssystemet(hovedbok)? Beskriv rutinen. - Hvem foretar avstemmingen? - Arbeidsdeling - Hvor ofte foretas det avstemming? - Hvordan dokumenteres denne? Kontormedarbeider (navngitt person) i regnskapsavdelingen foretar avstemming mellom faktureringssystem og regnskapssystem etter hver månedlige fakturering. Det signeres for utført kontroll og dokumentasjon oppbevares i fakturaperm. I tillegg avstemmer kontormedarbeider (navngitt person) i regnskapsavdelingen faktureringsgrunnlag fra forsystem mot fil fra faktureringssystemet og signerer for utført kontroll. Dokumentasjon for utført kontroll oppbevares i fakturaperm. Overstående er bekreftet av: Kari Nordmann (signatur)... Dato Navn Fiktiv kommune