Kom Rev. lrondelag IKS. Intern kontroll på enheter, salgsområdet Verran kommune

Transkript

1 Kom Rev lrondelag IKS Intern kontroll på enheter, salgsområdet Verran kommune Forord I denne rapporten oppsummerer KomRev Trøndelag IKS regnskapsrevisjonsprosjektet «Intern kontroll salgsområdet». Prosjektet ble startet ved at vi i mai 2014 sendte ut kartleggingsskjema til rådmannen. Rådmannen distribuerte skjemaene videre til enkelte enheter i organisasjonen Fra september og utover høsten har vi gjennomgått de returnerte kartleggingsskjema, hatt møter med enkelte enheter,og testet intern kontroll i disse enhetene. 1. Innledning KomRev Trøndelag IKS har, som en del av regnskapsrevisjon, besøkt 2 enheter iverrankommune for å teste rutinene for intern kontroll og kontrollere bokførte regriskapsopplysninger for salgsområdet. Dette er en av to rapporter knyttet til kontroll av interne rutiner ved enheter i Verrankommune i Den andre rapporten vurderer intern kontroll på lønnsområdet. Intem kontroll omfatter de retningslinjer og systemer som kommunen har iverksatt for å sikre pålitelig regnskapsrapportering, overholdelse av lover og regler, samt målrettet og kostnadseffektiv drift. 1.1 Kontroll Revisjonsprosjektet har følgende spørsmålstilling - Har Verrankommune god intem kontroll på regnskapsføring av salg? På salgsområdet har det vært fokus på inntekter knyttet til kommunale avgifter,og inntekter som genereres i forsystemer og overføres til kommunens faktureringssystem, da disse utgjør en vesentlig del av kommunens totale inntekter. I tillegg har andre, både faste og variable, inntekter vært gjenstand for kartlegging og revisjon. Rutiner og kontrollersom favner grunnlag, satser,beregning og innfordring er blitt dekket i forhold til fakturerings-/salgssyklusen. Som grunnlag for kontrollen har vi blant annet brukt kommuneloven ledd, bokføringsloven, god kommunal regnskapsskikk og interne rutiner. God intern kontroll skal håndtere viktige eller kritiske risikoer slik at vesentlige feil eller avvik blir avdekket eller forhindret ved gjennomføringen av kontrollen. I dette prosjektet har vi brukt følgende kriterier for god intern kontroll på regnskapsføring av salg: Avstemming av fakturasystem/regnskap Avstemming av fagsystem mot eksterne registre Endring i faste registre 1.2Metode KomRev Trøndelag IKS har på forhånd sendt ut kartleggingsskjema til rådmannen som har distribuert disse videre til flere enheter i kommunen. Forebyggende enhet har gitt tilbakemelding på rutine ved salg og avstemming, samt fra Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn (ITRL) Vi har deretter trukket ut totilfeldige enheter i Verrankommune som vi avtalte besøk hos..ved enhetene har vi intervjuet ledere og ansatte som har ansvar forenhetens rutiner og praksis. Med utgangspunkt i kartlagte rutiner, faktura-/forsystem og regnskap foretok vi testerpå stikkprøvebasis. 1

2 Vi gjennomførte testene for å undersøke om enhetens praksis stemte med deres beskrivelse og om de hadde gjennomført de kontrollene vi har brukt som kriterier i dette regnskapsrevisjonsprosjektet om god intern kontroll og regnskapsføring av inntekter. 2. Har Verrankommune god internkontrollpå salgsområdet 2.1 Blir inntekteravstemtmot fakturasystem/regnskap? Formålet med avstemming av fakturasystem mot regnskap er å påse at alle inntekter kommer til bokføring, dvs fullstendighet på inntektsføringen. Det bør tas en utskrift/kvitteringsliste fra forsystem som kan avstemmes mot foretatt utfakturering. Totalsum og antall på fakturajournalen kontrolleres mot rapporten fra utskriften/kvitteringslisten fra forsystemet. Ved registrering direkte inn i Agresso fakturering bør det skrives ut en fakturajournal eller lignende som viser hvor at de inntekter som er fakturert og har blitt inntektsført i regnskapet. Kommunen benytter seg av Profil som forsystem for fakturefing av egenbetalinger, hjemmehjelp og trygghetsalarmer mm. Enheten Malm skole bruker ikke forsystem ved fakturering av egenbetalinger SFO, fordi dette har blitt vurdert til å være lite hensiktsmessig. Salg fra kantinen brukes heller ikke forsystem, fordi det er svært lite fakturering for salg fra kjøkken. Annen fakturering blir lagt inn direkte i Agresso. Det er fagkonsulentene (2 personer) i de respektive enhetene, som har tilgang/autorisasjon til Agresso fakturering. Tilgangen er regulert med egne passord Avstemming Profil Før fakturering skal Inn-Trøndelag Regnskap og Lønn (ITRL) motta en kvittering fra Profil hvor antall faktura og fakturert beløp står. Denne kvitteringen kontrolleres opp mot faktureringen i Agresso, for å sjekke at beløp og antall stemmer. Vi har innhentet avstemming for to perioder når det gjelder avstemming av fakturasystemet Profil mot regnskapet i Agresso. Det viste seg at kvitteringslisten fra Profil manglet ved disse avstemmingene. Vi har fått opplyst fra den ansvarlige for avstemmingen ved ITRL, at det har vært mangler med oversendelse av utskrift fra forsystemene Profil ved avstemming av fakturasystemet mot regnskapet. Ansvarlig for avstemmingen ved ITRL har presisert overfor kommunen at dette er viktig, fordi dette vil medføre en enklere og korrekt avstemming. Det signeres ikke for utført kontroll. Avstemming Agresso Det leses inn fra faktureringssystemet til regnskapet. ITRL skriver ut en avregningsliste (GL030) og en fakturajournal (Rapport S013) som viser konto, beløp og antall. Denne dokumentasjonen oppbevares i egen perm. Malm skole Egenbetalinger når det gjelder SFO faktureres direkte i Agresso av økonomisjefen basert på vedtak. Det viste seg at det ikke var noen etterkontroll av rektor på at alle som hadde fått SFO plass har blitt fakturert. I møtet ble det derfor anbefalt at liste over de som har blitt fakturert i Agresso for SFO betaling, blir sendt over til rektor fra økonomisjef for etter kontroll og avstemming. 2

3 Enhet driftsleder Sykeheimen Salgved kantina Salg ved kantina betjenes av kjøkkenet. I møtet kom det fram at det var noe uklare rutiner ved kontantsalg i kantina. Dette gjelder spesielt dokumentasjon av betaling i henhold til fremlagt prisliste, hvor betaling fra hver enkelt skal legges i en egen kasse. Det ble også opplyst at det var ingen fast rutine med innbetaling av pengebeløp i bank. Revisjonen anbefalte at det ble lagt fram en liste, hvor det fremgår navn og beløp over de som har betalt for matvarer. Innsalg avstemmes daglig mot kassebeholdning Enhetsleder har i ettertid laget et skjema "oversikt over handel i kantina" og skjema "omsetning i kantina", som nå skal benyttes ved salg og omsetning i kantina. Kopi av disse skjema er oversendt oss.det er utarbeidet rutiner for kontantkasser i kommunen, som nå skal gjennomføres også for salg i kantina i følge enhetsleder. Revisjonensvurderinger Beskrevne rutiner viser at kommunen har et forbedringspotensiale med kontroll av bokføringen,når det gjelder fakturering fra forsystemet Profil. Kommunen har kontroll når det faktureres egenbetaling SFO direkte i Agresso, men etterkontrollen med hensyn til fullstendighet anbefales blir gjennomført. Kommunen har nå etter vår vurdering etablert betryggende rutiner når det gjelder salg i kantina, men vi vil presisere at vi ikkehar testet at disse fungerer som forutsatt i denne perioden. Anbefalinger For å dokumentere den interne kontrollen anbefales det at man signerefor utført kontroll mot kvitteringslisten fra forsystemet Profil. Kvitteringslisten fra forsystemet Profil må oversendes ansvarligfor avstemming ved hver utfakturering. Anbefaler at liste over de som har blittfakturert i Agresso for SFO betaling, blir sendt over til rektor for etterkontroll og avstemming. 2.2 Blir det utførtjevnligeoppdateringerav fagsystemmot eksterneregistre? Fakturagrunnlag bør jevnlig oppdateres mot eksterne registre for å sikre at det er riktig og fullstendig data som er registrert i fagsystemet. Dette bør foretas minimum hver gang fakturering skjer. Den ansvarlige på enheten må også ta en rutinemessig gjennomgang for å se om det er noen unormale data eller grunnlag som er registrert. Med eksterne registre menes Gab /matrikkel / eiendomsregister og ligningsoppgaver. Påteknisker det en del kontrollfunksjoner i systemet blant annet en automatisk matrikkelsynkronisering opp mot matrikkelen når det gjelder personlige detaljer som adresseendringer, navneendringer og korrigeringer av gebyrer. Ved matrikkelføring av ny eiendom, så opprettes samtidig en avtale med KomTek. Alle bygg og oppmålingssaker går gjennom oppmålingsavdelingen. Vann og avløpsgebyr legges inn når det foreligger ferdigattest, og dette blir kontrollert ekstra ved slutten av året på grunnlag av en egen statusoversikt. På de andre enhetene som er kontrollert er det ikke benyttet noen eksterne registre. 3

4 Revisjonensvurderinger Teknisk benytter eksterne registre i sine fakturagrunnlag, og beskrevne rutiner viser etter vår vurdering at kommunen skulle sikre at alle inntekter kommer til fakturering. Ingen av de andre enhetene i vårt utvalg benytter eksterne registre i sine faktureringsgrunnlag 2.3Endring faste registre/grunndata, vedtatte/avtalt pris Økonomisjefen og fagkonsulentene kan foreta endringer i registre på systemet. Tilgangene må begrenses i henhold til eget ansvarsområde, med skrive- og lesetilgang. Det må til enhver tid være mulig å hente ut rapporter som viser hvilke tilganger som er utdelt. Endringer av registre/grunndata og faste satser etter vedtak eller avtalt pris legges inn av ansvarlige med autorisasjon på området. I desember vedtar kommunestyret satser for kommunale avgifter, helse og skole, som legges inn på den enkelte enhet. På de utvalgte enhetene har vi gjort følgende notater: Enhet Samfunnsutvikling vann og avløp Det er økonomisjef som legger inn endrede gebyrsatser/priser på grunnlag av vedtak i kommunestyret. Prisene legges inn i et eget prisregister/vareliste i KomTek, som viser gamle og nye satser. I forbindelse med avregning av 1. termin foretar kommunen noen kontroller ved at man ser på store beløp. Alle endringer i gebyrer og betalingssatser blir behandlet i kommunestyret som enkeltsaker Det er økonomisjefen som legger inn endringer i gebyrer, adresseendringer og andre forhold som skal følges opp. Økonomisjefen har en egen perm hvor de setter inn all dokumentasjon som gjelder endringer i grunnlaget for fakturering. Revisjonensvurderinger Med hensyn til endringer av gebyrer /priser er det noe uklart hvordan denne kontrollen blir utført og dokumentert. Vi har derfor etterlyst en beskrivelse (jfr e-post av ) av hvilke kontrollrutiner som er etablert for å sikre at korrekte betalingssatser har blitt lagt inn i henhold til vedtatte, og hvordan dette dokumenteres i ettertid. Vi har pr dato ikke mottatt denne tilbakemeldingen fra denne enheten. På nåværende tidspunkt er det derfor vanskelig å bedørnme om kommunen har en tilfredsstillende intern kontroll. Vi har på stikkprøvebasis foretatt kontroll på at riktige gebyrsatser/priser, og matrikkelføring av nye eiendommer som har blitt opprettet. Det ble ikke avdekket avvik. Anbefaler at kommunen benytter varelisten/prisregister, som inneholder gamle og nye priser/gebyrer som dokumentasjon i etter kontrollenpå at vedtatte satser har blitt lagt inn riktig i fakturasystemet. 4

5 Varelisten signeres, dateres og arkiveres av den som har utført kontrollen. Når det gjelder endringer i grunnlagene for faktureringhar vi inntrykk av at enheten har en god intern kontroll. Enhet driftsleder sykeheimen Malm skole Fagkonsulentene legger inn endringer i priser/egenandeler etter vedtatte satser i kommunen, og eventuelt i henhold til rundskriv fra Helsedepartementet. Det skal foreligge vedtak på både egenbetalinger og betaling av mat. Det er vedtakene som er grunnlaget for betaling og fakturering. Det blir foretatt en etterberegning av egenbetalinger etter at skatteoppgjøret er gjennomført. Eventuelle tillegg blir fakturert av økonomisjefen basert på vedtak ved etterberegningen All fakturering baseres på egne vedtak når det gjelder betaling av SFO, og alle endringer i fakturagrunnlaget blir oversendt til økonomisjefen for innlegging i fakturasystemet. Revisjonensvurderinger Det er noe uklart hvilke kontrollhandlinger som blir utført ved endringer i gebyrer/priser, og hvordan dette blir dokumentert. Vi har derfor etterlyst en beskrivelse av dette, men alle enhetene har så langt ikke gitt oss noen tilbakemelding på dette. Vi har derfor kommet med en anbefaling til hvordan dette rutinemessig kan forbedre den interne kontroll. Anbefaler at kommunen benytter varelisten, som inneholder gamle og nye priser/gebyrer som dokumentasjon i etter kontrollen på at vedtatte satser har blitt lagt inn riktig ifakturasystemet. Varelisten signeres, dateres og arkiveres av den som har utført kontrollen. Vi har på stikkprøvebasis foretatt en kontroll på at egenbetalinger og betaling SFO har blitt betalt i forhold til de satser som er vedtatt i kommunestyret. Vi har ikke funnet noe avvik. Med hensyn til endringer fakturagrunnlagene har enheten etablert gode rutiner, som skulle sikre at alle egenbetalinger og betalinger for SFO blir korrekt fakturert. 3 Konklusjon Vi mener vår gjennomgang og kontroll av utvalgte enheter viser at Verran kommune har god intern kontroll på regnskapsføring av inntekter. Vi har likevel noen anbefalinger å komme med: 5

6 Anbefalinger: For å dokumentere den interne kontrollen anbefales det at man signerefor utført kontroll mot kvitteringslistenfra forsystemet Profil. Kvitteringslistenfra forsystemet Profil må oversendes ansvarligfor avstemming ved hver utfakturering. Anbefaler at liste over de som har blitt fakturert i Agmsso for SFO betaling, blir sendt over til rektorfor etter kontroll og avstemming. Anbefaler at kommunen benytter vareliste /prisregister, som inneholder gamle og nye priser/gebyrer som dokumentasjon i etter kontrollen på at vedtatte satser har blitt lagt inn riktig ifakturasystemet. Varelisten/prisregister signeres, dateres og arkiveres av den som har utført Kontrollen. Med vennlig hilsen KomRey Trøndelag 1KS Heidi Galguften sr Oppdragsansvar ig visor f 111 åkon lberg Revisor Kopi: Kontrollutvalget i Verran kommune Rådmann Økonomisjef Enhetersom blekontrollert: 211 Malm skole 304 Driftsleder sykeheimen 611 Samfunnsutvikling vann/avløp 6