Kontrollutvalg. Anja Hjelseth, Telemarksforsking

Transkript

1 Kontrollutvalg Anja Hjelseth, Telemarksforsking 1

2 Disposisjon Hva skal kontrollutvalget gjøre? - Kommuneloven tilrådninger for styrka egenkontroll Nasjonale rammevilkår - Stortingsmelding om forholdet mellom stat og kommune - Endringer i kommuneloven 1. juli NOU-utvalg - Regjeringsplattformen Forventninger til og oppfatning av kontrollutvalga - Staten - Kommunestyre, administrasjon og innbyggere Noen tips! Spørsmål til diskusjon underveis 2

3 Kommuneloven 77 Kontrollutvalget skal: 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. 2. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. 3. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 4. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunen eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 5. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. 3

4 Kontrollutvalget skal: Løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalg Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunen eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Påse at det gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 4

5 Spørsmål Hvilken av disse oppgavene bruker ditt kontrollutvalg mest tid på? Burde vi brukt tida annerledes? 5

6 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 1. Tilrådninger om kontrollutvalget Nummer Tilråding 3 Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. 4 I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. 5 I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. 6

7 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 2. Tilrådninger om internkontrollen Nummer Tilråding 12 Kommunane må arbeide for å styrkje internkontrollen. Dette arbeidet må sjåast i samanheng med arbeidet med å sikre kvalitet i tenestene, effektiv ressursbruk og god folkevald styring , Oppfordringer til administrasjonssjefen. - Kommunane bør basere seg mindre på uformell kontroll. Ei formalisering vil gjere kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringar i omgivnadene og habilitetskritikk og vil auke det organisatoriske minnet. - Kommunane bør sikre arbeidsdelinga ved utforming og utføring av kontrollar. Prinsippet om arbeidsdeling vil seie at ein og same person ikkje skal vere ansvarleg for både aktiviteten og kontrollen. - Internkontrollarbeidet må henge saman med og vere del av organisasjonsutviklinga i kommunen. 7

8 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 2. Tilrådninger om internkontrollen med anskaffelser Nummer Tilråding Kommunen bør ha tydelege retningslinjer for anskaffingar som mellom anna skil mellom rammeavtalar, direkteanskaffingar og avrop på rammeavtalar. Retningslinjene bør også ha beløpsgrenser for å skilje mellom ulike typar anskaffingar. Kommunen bør lage eit system for kontraktsoppfølging som kan handtere endringsordrar og tilleggsarbeid. Dette området bør ha særskilde krav til kontrollaktivitetar som reduserer risikoen til eit akseptabelt nivå. Kommunen må ha kontrollaktivitetar knytte til bestilling, varemottak og utbetaling for å redusere risikoen for korrupsjon, mislegheiter og budsjettoverskridingar. Kommunen bør mellom anna ha rutinar for kontroll av fakturaer mot kontraktsvilkåra, bestilling og faktisk levering. Arbeidsdeling må sikrast. 8

9 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 5. Tilrådninger om regnskapsrevisjon Nummer Tilråding Kommunane som eigarar bør vurdere storleiken på den interkommunale revisjonseininga dei er medeiger i, mellom anna med tanke på behovet for eit sterkt fagmiljø innanfor både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Styret og revisjonsmiljøa sjølve bør vurdere det same. Kontrollutvala bør be revisor orientere om det interne kvalitetsarbeidet sitt og om den kvalitetskontrollen ho eller han gjennomgår som medlem i NKRF eller andre organisasjonar. 47 Kommunane bør vurdere om det vil vere tenleg å skifte oppdragsansvarleg revisor seinast kvart sjuande år. 49 Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontrollen og internkontrollen elles. 9

10 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 5. Tilrådninger om forvaltningsrevisjonen Nummer Tilråding Rapporten etter ein forvaltningsrevisjon bør skrivast slik at han er lett å lese og lett å finne fram i. Samandraget bør skrivast slik at det kan lesast av alle samfunnsengasjerte innbyggjarar. Kontrollutvala bør leggje forvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdigbehandla ut på nettet, så framt dei er offentlege. Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. kontrollutvalsforskrifta 6. Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. 10

11 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 7. Tilrådninger om selskapskontroll Nummer 62 Tilråding Administrasjonssjefen bør sørgje for at folkevalde og innbyggjarar lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og anna som kommunen har eigarluter i. Lista bør òg vise kommunale føretak i kommunen, 27-samarbeid, vertskommunesamarbeid og dessutan stiftingar som kommunen har vore med på å skipe. 63 Kommunane som eigarar bør avtale korleis selskapskontrollen best kan samordnast mellom eigarkommunane. 65 Som ei orientering til kommunane og kontrollutvala deira bør selskap med fleire kommunar som eigarar opplyse i årsmeldinga om dei selskapskontrollane som er gjennomførte i løpet av året. 11

12 Spørsmål Har kommunen en god oversikt over selskaper, kommunale foretak, 27- samarbeid, vertskommunesamarbeid og stiftelser som kommunene har vært med å stifte? Hva kan vi gjøre for å bedre egenkontrollen av selskaper og sammenslutninger som kommunen er en av mange eiere/parter i? 12

13 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 6. Tilrådninger om samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalg Nummer 73 Tilråding Kommunestyra må setje av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 74 Rolla som medlem i kontrollutvalet tilseier at ein ikkje tenkjer parti, men kontroll. 76 Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. 13

14 85 tilrådinger for styrka egenkontroll 10. Tilrådninger om samspillet mellom kontrollutvalget og administrasjonssjefen Nummer Tilråding 77 Kontrollutvalet bør sende kopi av møteinnkallingane sine til administrasjonssjefen for å halde henne eller han orientert. 78 Administrasjonssjefen bør trekkjast inn i arbeidet med den overordna analysen som ligg til grunn for planen for forvaltningsrevisjon. 12. Tilrådninger om samspillet mellom egenkontrollen og fylkesmannen 83 Kommunane bør sørgje for at tilsynsrapportar blir behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen. 84 Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. 14

15 Stortingsmelding stat kommune Meld. St. 12 Stat og kommune styring og samspel. Lagt fram i februar Prinsippmelding om samhandlingen mellom stat og kommune. To-delt melding: 1. Statlig styring av kommunene og samspillet med staten. To prinsipper: Rammestyring og generalistkommunene. 2. Egenkontroll Egenkontroll - En aktiv og synlig egenkontroll i kommunene bør kunne redusere behovet for statlig kontroll og tilsyn. 15

16 Lovendringer 1. juli 2013 Tidspunkt for valg - valgbarhet til kontrollutvalget (fra 1. november 2015) Rett til innsyn i selskaper ( 27 og de som er egne rettssubjekter) Rapporteringsplikt i årsberetningen Åpne møter For de spesielt interesserte: df 16

17 Spørsmål Diskuter fordeler og ulemper med åpne møter i kontrollutvalget. Har du noen erfaringer med dette som andre kan dra nytte eller lære av? 17

18 NOU-utvalg Satt ned et NOU-utvalg i juni som skal vurdere kommuneloven Helhetlig gjennomgang med mål å styrke det kommunale selvstyret Flere punkter som berører egenkontroll/kontrollutvalg: - Behov for nærmere krav til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll? - Fastsettes regler for høring i regi av kontrollutvalget? - Innsynsrett for kommunen når andre enn kommunalt heleide selskaper utfører oppgaver/tjenester for kommunen? - Regler for kommunens eierstyring? - Valgbarhet Utvalget ledes av Oddvar Flæthe, tidligere fylkesmann i Sogn og Fjordane Leverer sin innstilling 31. desember

19 Regjeringsplattformen Konkrete punkt som har med kontroll og tilsyn: Opprette et tvisteløsningsorgan som håndterer konflikter mellom stat og kommune. Det er lokalt man kjenner egne utfordringer best. Regjeringen vil derfor legge til rette for mer lokal tilpasning av arealpolitikken. Fylkesmannens adgang til å overprøve folkevalgtes skjønn reduseres ved at muligheten til å overprøve kommunale vedtak begrenses til legalitetskontroll og klagebehandling.? 19

20 Kontrollutvalget i skvis? Statlig styring Kommune styre Kontrollutvalget Administra sjon Innbyggerne 20

21 Noen tips Kontrollutvalgshåndboka: /KRD_Kontrollutvalgsboken_bokmaal_elektronisk_april11_mbokmerker.pdf Forvaltningsrevisjonsregister: Forum for tilsyn og kontroll: Telemark interkommunale kontrollutvalgssekretariat: 21

22 Spørsmål Hvordan kan vi gjøre kontrollutvalget mer synlig? Også positivt? Hvordan sikrer vi et godt samarbeid med administrasjonen? Hvordan får vi kommunestyrene til å gi oss nok ressurser og følge opp våre anbefalinger? 22

23 Kontrollutvalg Anja Hjelseth, Telemarksforsking 23