BUSBILADMIN DOKUMENTASJON

Transkript

1 BUSBILADMIN DOKUMENTASJON

2 Innholdsfortegnelse: Innholdsfortegnelse: Innledning Installasjon av BUSbiladmin i nettverk Konfigurasjon Ansatte/Tilgang Faner Filplassering Finansiering Firma Forkalkyle Generelt Gruppe Integrasjon Kommunikasjon Opplysningsskjema Priser og avgifter Utskrifter Lag takst eller forkalkyle Takst fra andre avdelinger eller samarbeidspartner(e) Takstbilde Redigering av Takst Generelt Bilder Vognkort Takstskjema Skader Utstyr Lastebil Opplysningsskjema Beregning av kjøpspris Beregning av salgspris Utskrifter Forkalkyle Kalkyleskjema Opplysningsskjema Rekvisisjon Skadetegning Salgsplakat Takstskjema Tilstandsrapport Utsyrliste Verkstedtilbud Vognkort Registrering av reelle kostnader Søkemuligheter...15

3 0. Innledning. Gratulerer med valget av BUSbiladmin. Ved å bruke alle funksjoner i BUSbiladmin vil du få et unikt verktøy som innholder mange funksjonaliteten som trengs for å håndtere bruktbiler. Vi kan nevne: Takst, tilstandsrapport, elektronisk skadetegning, bilder Link til Brønnøysund, Statens Vegvesen, Vare og lastebil tilpasning Kjede tilpasning: utveksle informasjon om bruktbiler, søke etter en bestemt bil Kalkyle skjema for beregning av kjøpspris og salgspris. Salgsplakater Kobling til Web portaler BUSbiladmin er ett meget fleksibelt program og det er i konfigurasjon man tilpasser BUSbiladmin til dine ønsker og behov. Det er veldig viktig at du leser dette første punktet nøye. OBS ved registrering /endringer av parametrene i konfigurasjon må alle andre pc-er være ut av BUSbiladmin. De neste punktene i brukerdokumentasjonen viser bruken av BUSbiladmin, fra å lage en forkalkyle til salg. BUSbiladmin er dessuten totalintegrert med både BUSpek2000 (Løsning for elektronisk innrapportering av Periodisk Kjøretøykontroll) og BUSfakt. (Ordre/fakturaløsning for bilverksteder) Det vil si at disse tre programmene kan jobbe med hverandre. Dermed kan verkstedet ta en periodisk kontroll (BUSpek2000), gi kunden ett pristilbud på reparasjonene som må utføres (BUSbiladmin) og tilslutt, skrive ut en faktura (BUSfakt) uten å behøve å bytte program. Til slutt vil vi i BUS A/S ønske deg lykke til og håper at du vil få stor nytte av BUSbiladmin! 1. Installasjon av BUSbiladmin i nettverk For å forenkle installasjon og senere oppgraderinger av BUSbiladmin anbefales det å installere både program og database på server. 1. Logg inn på server med administrator rettigheter. 2. Finn område/mappe hvor BUSbiladmin skal installeres. 3. Opprett en mappe som heter BUS. Høyreklikk på mappen og velg Deling. Del denne ut som BUS og gi full tilgang. 4. Opprett to undermapper som heter henholdsvis database og program. 5. Finn navn på server. Windows 2000: Høyreklikk på Min datamaskin og velg Egenskaper. Velg fliken Nettverksidentifikasjon Windows. Noter navnet på serveren. Windows XP: Høyreklikk på Min datamaskin og velg Egenskaper. Velg fliken Datamaskinnavn. Noter navnet på serveren. Videre i denne beskrivelse antar vi at serveren heter BAMSE. 6. Installer CD med BUSbiladmin på en av PC-ene i nettverket. 7. På spørsmål om programområde trykk på Finn og angi \\BAMSE\BUS\program. På spørsmål om dataområde velg Opprett ny og trykk på Finn og angi \\BAMSE\BUS\database. Installer. Start opp BUSpek2000 / BUSbiladmin og se at programmene starter som de skal. Angi kommunikasjonstype. 8. Gjenta punkt 6) for alle PC-er som skal ha BUSbiladmin installert. OBS! Husk nå å krysse av for benytt eksisterende database. Dersom kunden allerede kjører andre BUS produkter og databasen ligger lokalt på en PC anbefales det å flytte mappen database til nivået under BUS (se punkt 4.) Slett filene Paradox.lck, Pdoxusrs.lck, Pdoxusrs.net.

4 2. Konfigurasjon. Ved registrering /endringer av parametrene i konfigurasjon må alle andre pc-er være ut av BUSbiladmin. For å få tilgang til konfigurasjon må du velge Fil og Konfigurasjon Ansatte/Tilgang. Her registreres alle ansatte som skal benytte BUSbiladmin. Tilgang til BUSbiladmin kan reguleres på tre forskjellige måter: Du kan gi alle fri tilgang og bruk av programmet. Du kan begrense tilgang til programmet. Du kan begrense tilgang til programmet og begrense bruksområde i programmet avhengig av stillingen. F. eks en selger skal ikke kunne endre takstpunkter registrert av takstmannen. For å aktivisere begrensinger må en bruker (Ansatt) registreres med stilling som Administrator og tilhørende passord. Legg deretter inn andre brukere med stillinger. Stillingene er forhåndsdefinert for hva de kan gjøre i BUSbiladmin, men det kan selvfølgelig overstyres Faner. Her kan du velge hvilke faner som skal benyttes. Fanen Generelt og Feil/mangler er standard. De andre faner kan velges bort 2.3. Filplassering. For å kunne endre filplassering av database og applikasjon må programmet installeres på nytt Finansiering. Hvis ønskelig vises finansiering på salgsplakat. Hvis man ikke benytter finansiering kan Finansiering enten skjules se punkt 2.2 eller la vare å krysse av på Benytte finansiering 2.5. Firma. I dette bildet setter du inn firmanavn, adresse og telefonnummer på eget firma. Det du setter inn her vil komme frem på utskriftene. Feltet verkstednummer må være satt i forbindelse med kommunikasjon mot BUS. Dersom BUSbiladmin installeres etter BUSpek2000 vil dette feltet automatisk utfylles. Hvis ikke ta kontakt med BUS AS ( ) for å få tildelt riktig nr. Hvis man ønsker å bruke sin egen logo i stedet for firmanavn må Benytte firmalogo krysses av. Klikk på hent logo. Merk følgende retningslinjer for bruk av logo: - Maksimum størrelse på logo som kan benyttes er 250 kb. - Filtypen må være Windows Metafile (*.wmf) eller Enhanced Metafile (*.emf) Forkalkyle. Her krysses av hvilke rubrikker som skal vises ved utfylling av forkalkylen. Fritekst kan overstyreres fra gang til gang.

5 2.7. Generelt. Satser: Her setter du standard timesats for arbeid, MVA og prosent for beregning av verkstedmateriell. Timesats kan overstyres på det enkelte tilbud og takster. Hk eller kw? Som standard vises Hk. Dersom man ønsker å vise kw, markeres Regn ut i kw. Vurdering: Dersom du ønsker å benytte annen karaktersetting enn det som benyttes i Periodisk Kjøretøykontroll (0,1,2,3) kan du her definere dem til for eksempel bokstavene A, B, C og D. OBS! Vurderinger kan ikke endres etter at den første taksten er utført. Ledeteksten kan endres etter behov. Standard vurderinger er den karakter som utfylles på alle punktene i takstskjema. Dato: Ekstra dato felt som fritt kan defineres. Oppdatering: Her velger man hvor ofte nye versjoner skal oppdateres. Vi anbefaler at oppdatering kan skje ofte når kommunikasjon bestå av nettverk enn ved ISDN linje Gruppe Dette er punkter som kommer i tillegg til de 84 standard punkter som befinner seg gruppe 0 til 8. Vi har benyttet, som forslag, punktene som kommer frem i takstskjema fra Norges Bilbransje Forbund. Både heading av gruppene og innhold i gruppe 9 til 11 kan forandres Integrasjon. Her bestemmes om biler som har status ventet inn sammen med biler med status lager skal annonseres på webportaler. Hver bil kan i tillegg overstyres med hensyn om den skal annonseres eller ikke Kommunikasjon. Nettadresse til BUS AS er forhåndsdefinert, det samme gjelder telefon nr. ved bruk av ISDN. Ved avtale med andre bilforhandlere om utveksling av takstinformasjon må rubrikken Bruk ekstern takst avkrysses Opplysningsskjema. Dersom du ønsker å benytte opplysningsskjema i BUSbiladmin, kan du her selv definere hvilke spørsmål som skal stilles i forbindelse med overtakelse av kjøretøy. Det samme gjelder tilhørende svaralternativ. Du kan også redigere to standardtekster som skrives på opplysningsskjemaet Priser og avgifter. På dette skjermbildet kan du: Registrere de forskjellige satser og avgifter som benyttes, for å beregne kjøpspris. Avkrysse de forskjellige punkter som skal vises i forkalkylen. Avkrysse om reg. avgift og årsavgiften skal beregnes eller ikke ved kjøp og salg av bilen. Alle overnevnte punkter kan overstyres i utarbeidelse av den enkelte takst Utskrifter. Her velger du hvilken skriver og skriverskuff som skal benyttes til utskrifter. Du kan også sette inn egendefinert tekst som skal skrives på verkstedtilbud, og krysse av for om priser og kommentarer til feil/mangler skal vises på tilstandsrapporten.

6 3. Lag takst eller forkalkyle Trykk på knappen Lag Takst Legg inn registrerings nr. (Avkrysses rubrikken Bilen mangler reg. nr. Da vil BUSbiladmin generere ett fiktivt reg. nr. Dette kan på et senere tidspunkt endres til riktig reg. nr.) Kobling til Statens vegvesen benyttes for å få PKK status. Kobling til Brønnøysund registeret benyttes for å sjekke heftelser. Hvis ønskelig kan eieren av bilen registreres eller hentes i kunderegisteret. Knappen Hent vognkort/lag takst benyttes for å starte takst. Forkalkyle benyttes for raskt å anslå bruktbilprisen uten at det foretas en komplett takst. Feltene og fritekst har blitt definert i Konfigurasjon, men disse kan overstyreres. Forkalkylen arkiveres i takstregisteret og kan benyttes ved taksering. 4. Takst fra andre avdelinger eller samarbeidspartner(e) Hvis en annen avdeling eller en eller flere samarbeidspartnere har laget takst vil bilde eksterne takster komme frem. Her kan du velge om taksten utført av egne avdelinger eller samarbeidspartnere skal innhentes og benyttes som grunnlag for egen takst.

7 5. Takstbilde Redigering av Takst Redigering er delt inn i kapitler som veileder brukerne Generelt. Datoer: De fire første datoer er forhåndsdefinerte. Den siste kan defineres under Konfigurasjon. Intern kommentarer skrives ikke ut. Takst kommentarer vises kun på takstskjema. Tilstand kommentarer vises på tilstandsrapport. Salg/Web kommentarer kan overstyres i flik Markedsføring og vises på salgsplakat og på Web annonsene Bilder. Det kan legges inn 12 bilder pr. bil. Bilde øverst til venstre er hovedbilde og vises på salgsplakat og som hovedbilde i Web annonsen. Kryss av rubrikken Publisert bilde ved annonsering for de bildene som skal tas med ved Web annonsering

8 5.3. Vognkort. Her vises all informasjon som har blitt hentet fra sentraldatabase., samt om kjøretøyet er EU godkjent i BUS sin database. Opplysninger om Motor og drivverk, dekk og felg mål og vekt etc. finner en under de forskjellige mappene. Mangler vognkortopplysninger trykk på knappen Hent vognkort informasjon Takstskjema. Benyttes for å registrere feil og mangler på kjøretøyet og påkost. (Det er kun feil og mangler som skal registreres. Dette gjøres ved å finne frem til den riktig påkost gruppen. Gruppe 0 til 8 er de samme som i Periodisk Kjøretøy Kontroll. Gruppe 9 til 11 er fritt definert se konfigurasjon).se under punkt 2.7 om Standard vurderinger. Gå inn på gruppen feilen/mangelen tilhører. Trykk på knappen, for å registrere kommentarer og påkostninger.

9 Kommentarer som fremkommer på takstskjema fremskaffes på tre forskjellige måter: Overføres fra BUSpek2000 i forbindelse med Periodisk Kjøretøykontroll (PKK). Fra standard kommentarer som ligger i programmet. Lage en egen kommentar som også kan legges til standard kommentarer. Beregning av påkost kan gjøres på 3 forskjellige måter: Registrere arbeidstimer og delebeløp. Registrere totalsum direkte. Hente priser i fra delekataloger. Man kan dessuten også forandre påkost direkte i vindu Oversikt. Alle beløpene registreres uten MVA. (I de tilfelle MVA må beregnes for å utføre reparasjon avkrysses MVA rubrikken) Beregnet sum - tilsvarer hva takstmann beregner. Under punkt 5.5 Dekk kan en registrere mønsterdybde eller bare en kommentar på dekkene. For lastebiler kan en velge antall akslinger.

10 5.5. Skader. Her merker du av om det er skader på bilen. Det gjøres ved å dra de forskjellige symbolene over til bilen der hvor skaden er. Størrelsene på symbolene kan også forandres ved å dra i kantlinjene på symbolene. Hver skade får tildelt et fortløpende nr. Kommentarer kan registreres på hvert skade nr. og vil vises på utskriften av Takstskjema. Beløp som registreres under Beregnet sum betraktes som påkost og inkluderes i Takstskjema. (Noen velger her å kun bruke skadetegningen og velger å legge påkost under punkt En kan da lage en kommentar som lyder: Diverse karosseriarbeid og lakkering etter skadetegning) Utstyr. Påvist utstyr krysses av fra utstyrslisten som kan kompletteres etter behov. Verdien av utstyret som registreres vil medregnes ved beregning av kjøpspris. Ustyrs mangler eller skader på utstyr kan registreres med minus verdi. Om instruksjonsboken på utstyr følger med, kan dette registreres i kolonnen Instruksjonsbok. Ønsker en ikke at utstyr skal vises på utstyrlisten ta vekk haken på Markedsfør

11 5.7. Lastebil. Her registreres skap/lasteplan lengder, bredder etc. Førerhustype akselavstand m.m Opplysningsskjema. Som den profesjonelle part i bruktbilhandelen er det din plikt ifølge forbrukerkjøpsloven å innhente opplysninger for å kunne gjennomføre en trygg handel. I tillegg til de vanlige spørsmålene som er utarbeidet av NBF kan du i BUSbiladmin bygge opp dine egne spørsmål. (Se konfigurasjon). Det er viktig å innhente kundens underskrift som bekrefter riktigheten av opplysningene. Utskrift av Opplysningsskjemaet finner en under utskrifter.

12 5.9. Beregning av kjøpspris. Registrer følgende punkter: Forventet Salgspris for en standard modell, f.eks. fra den røde boken. Kilometernormen som referer seg til grunnprisen registreres og km. stand hvis den mangler. BUSbiladmin beregner kjøpsprisen ved å ta i betraktning informasjon registrert under taksering utstyrverdi, utstyrsmangler kilometeravvik og påkost. Fra Konfigurasjon hentes. Reg. omkostninger, klargjøring, Garanti, salgsomkostninger. Reg. avgift og årsavgift. Foreslått kjøpspris kan endres ved at: Påkostning justeres under flik Takst/Tilstand Utstyr justeres under flik Utstyr. Alle andre punkter kan justeres i flik Beregning av kjøpspris. Du kan selv bestemme om reg. avgifter og årsavgiften skal beregnes i kjøpsprisen eller ikke Beregning av salgspris. Registrer den virkelige kjøpsprisen. BUSbiladmin vil da beregne minste salgspris som er summen av virkelig kjøpspris, avgifter/kostnader og beregnet påkost eller reelle påkost hvis den er registrert. Forventet salgspris er et opplysningsfelt som vil bli benyttet i forbindelse med annonsering. Programmet beregner fortjeneste/tap ved registrering av virkelige salgsprisen.

13 6. Utskrifter Alle utskriftene i BUSbiladmin finner du under knappen Utskrifter. Derfra kan du velge hvilke utskrifter du vil ha Opplysningsskjema. Opplysningsskjemaet kan enten skrives ut blankt slik at kunden kan fylle det ut på papir, eller den kan skrives ut ferdigutfylt, hvor det bare gjenstår kundens underskrift. Kryss av på de forskjellige alternativene og fyll ut eventuelle kommentarer Rekvisisjon Rekvisisjon tar utgangspunkt i alle feil/mangler som er anmerket i takstskjemaet. Feil/mangler som skal repareres overføres til rekvisisjon. Rekvisisjonen viser feil og mangler som skal repareres samt til hvilke pris. Denne prisen er identisk med den prisen som ble benyttes ved taksering av påkostningene. - Legg til: Punktet som er merket flytte over til rekvisisjon - Velg alle: Alle punkter flyttes over til rekvisisjon. - Trekk fra: Punktet flyttes tilbake til Ikke reparert. Skriv ut. Forruten utskriften får du nå opp et spørsmål om du vil endre vurderingen til de rekvirerte punktene i tilstandsrapport til standard vurdering.

14 6.3. Forkalkyle. Utskriften av Forkalkyle Kalkyleskjema. Utskriften av Kalkyleskjema Skadetegning. Skadetegning kan bla. utskrives og leveres med rekvisisjonen Salgsplakat. Salgsplakat kan utskrives med eller uten finansiering Takstskjema. Utskriften av takstskjema kan både være ett takstunderlag med vognkortinformasjon og ett ferdigutfylt takstskjema. Alt som blir registrert av feil og mangler, skader, priskalkyle og de faste opplysningene i opplysningsskjema 6.8. Tilstandsrapport. Tilstandsrapport skrives ut ved å trykke på Tilstandsrapport som befinner i feltet Utskrifter. Følgende endringer i forhold til takstskjema: Priskalkylen er fjernet Opprinelig eier er fjernet Påkostninger på alle punktene er fjernet Kommentarer på punktene som ikke er blitt reparert kan vises eller ikke vises. Det bestemmes i konfigurasjon under punkt utskrift. (Se heftet BUSbiladmin for administrator) Takstvurdering er blitt endret til tilstandsvurdering for de punktene som har blitt endret enten direkte ved rekvisisjon eller manuelt. Skader som er blitt reparert må avkrysses som reparert i flik Skader 6.9. Utstyrliste. Utstyrliste kan skrives ut for det aktuelle kjøretøyet eller en komplett utstyrliste Verkstedtilbud. Har en beregnet påkost kan en bruke dette som et tilbud til kunden for reparasjon. Brukes også av dem som ønsker å gi tilbud fra BUSpek Vognkort Her kan du få en utskrift av vognkortet til bilen.

15 7. Registrering av reelle kostnader I BUSbiladmin er det mulighet til å registrere reelle påkostninger. Slik at man kan sammenligne antatte påkostninger mot reelle påkostninger. Reelle påkostninger registreres punkt for punkt i kolonnen Fakturert sum på Takstskjema. Etter at feil/mangler er blitt reparert endrer man vurderinger i tilstandsrapport. Dette gjøres automatisk ved utskrift av rekvisisjon eller det kan gjøres manuelt i kolonne Tilst. Vurd. 8. Søkemuligheter I BUSbiladmin er det flere muligheter for å finne eller sortere takster. Man kan benytte: Takstregister Kunderegister Bilregister I alle disse registrene kan opplysningene sorteres i oppadgående eller nedadgående rekkefølge ved å trykke på den ønskende heading. Eller man kan benytte søkefeltet som finnes nederst i de respektive registrene.