Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 14/98 Møtedato/tid: , kl. 11:30 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Statens hus, Trondheim, møterom Tydal Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Sigrid Angen Gunnar Hynne Sverre B. Midthjell, Konsek Torbjørn Berglann, Konsek Stig Bech, Filminvest Midt-Norge AS Solvor Amdal, Midtnorsk filmsenter AS Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet innledes med orientering om Filminvest Midt-Norge AS og Midtnorsk filmsenter AS. Oppmøte i filmsenterets lokaler i Kjøpmannsgata 35 kl 11:30. Etter orienteringen serveres lunsj i Statens hus. Øvrig saksbehandling i møterom Tydal, Statens hus, fra ca. kl. 13:30. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 040/14 Referatsaker 041/14 Godkjenning av protokoll fra møte /14 Orientering om Midtnorsk filmsenter AS og Filminvest Midt- Norge AS 043/14 Timeramme til bestilling av forvaltningsrevisjon /14 Prosjektskisse - Drift og vedlikehold av fylkesveger 045/14 Forvaltningsrevisjon - Oppfølging av innkjøpsavtaler - prosjektskisse 046/14 Budsjett for kontrollutvalget 2015 og økonomiplan /14 Vedtaksoppfølging 1. halvår /14 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /14 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 14/98-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Invitasjon til Konsek-samling 15. oktober Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Invitasjon til Konsek-samling 15. oktober 2. Avlysning av Midt-norsk samling for kontrollutvalg 3. Endring i oppdragsansvar i forbindelse med foreldrepermisjon

4 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober Quality Hotel Panorama, Tiller

5 Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN FYLKESMANNEN OG KONTROLLUTVALGET Seniorrådgiver Stule Lund, enhet for kommunal samordning hos fylkesmannen 10:35 Beinstrekk 10:45 KAN KONTROLLUTVALGENE FOREBYGGE KORRUPSJON? Innledning ved Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim 11:30 Spørsmål og diskusjon 12:00 Lunsj 13:00 TEMA FRA KONTROLLUTVALGSARBEIDET Ola Huke, KU-leder Melhus: Kontrollutvalgsmedlem og politiker? Johan G. Foss, KU-leder Frøya: Ny i kontrollutvalget hva bør/må prioriteres? Refleksjoner ut fra egne erfaringer. 13:30 Gruppediskusjon (inkl. beinstrekk) 14:00 HØRING OM BIOGASS I MALVIK Erfaringer med høring som metode. Hva har vi lært? Per-Arild Lyng, nestleder kontrollutvalget Terje Granmo, ordfører 14:30 Spørsmål og diskusjon 14:50 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta dem gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: Innen: 22. september 2014 Konferanseavgift: Faktura: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf

6 Godkjenning av protokoll Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /14 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 14/70-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune STFK Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

7 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: kl Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Hitra videregående skole Siri Holm Lønseth (møteleder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Ingen Saker til behandling: 033/14-039/14 Arkivsak: 14/70 Saksliste Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge (sak 34) 033/14 Orientering fra Hitra videregående skole 034/14 Undersøkelsesopplegg - STFK som bestiller og eier av AtB i forbindelse med kostnadsoverskridelsene 035/14 Bestilling - Kvalitetsarbeid i videregående opplæring 036/14 Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper 037/14 Referatsaker 038/14 Eventuelt 039/14 Orientering om fylkesveg 714 NB! Protokollen blir godkjent i kontrollutvalgets neste møte.

8 Sak 033/14 - Orientering fra Hitra videregående skole Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Protokoll Rektor Per Ivar Christensen orienterte om Hitra videregående skole og ga en omvisning i skolens lokaler. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 034/14 - Undersøkelsesopplegg - STFK som bestiller og eier av AtB i forbindelse med kostnadsoverskridelsene Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens forslag til undersøkelsesopplegg og øvrige rammer til orientering. Protokoll Espen Langseth fra revisjon Midt-Norge orienterte. Sekretariatet la frem nytt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonens forslag til undersøkelsesopplegg og øvrige rammer til orientering. Kontrollutvalget godkjenner at prosjektet gjøres som en undersøkelse, og ber om at det gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen Nytt forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonens forslag til undersøkelsesopplegg og øvrige rammer til orientering. Kontrollutvalget godkjenner at prosjektet gjøres som en undersøkelse, og ber om at det gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen Sak 035/14 - Bestilling - Kvalitetsarbeid i videregående opplæring

9 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens kvalitetsarbeid i videregående opplæring. Revisjonen presenterer forslag til rammer og undersøkelsesopplegg på møtet 9. september. Protokoll Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet i møtet: Kontrollutvalget utsetter bestilling av forvaltningsrevisjon av kvalitetsarbeid i videregående opplering, og ber sekretariatet komme tilbake med en saksutredning i et senere møte. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler. Prosjektet bør ha hovedfokus på kontraktsoppfølging, informasjon om og bruk av innkjøpsavtalene. Utvalget ber revisjonen komme tilbake med en skisse til innretning til kontrollutvalgets møte 9. september, og vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist. Omforent forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget utsetter bestilling av forvaltningsrevisjon av kvalitetsarbeid i videregående opplering, og ber sekretariatet komme tilbake med en saksutredning i et senere møte. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler. Prosjektet bør ha hovedfokus på kontraktsoppfølging, informasjon om og bruk av innkjøpsavtalene. Utvalget ber revisjonen komme tilbake med en skisse til innretning til kontrollutvalgets møte 9. september, og vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist. Sak 036/14 - Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig.

10 Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Sak 037/14 - Referatsaker Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble fremmet: 1. Kontrollutvalgskonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn. 2. Opplæringskomiteens og fylkestingets behandling av forvaltningsrevisjon av fag- og yrkesopplæringen. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 038/14 - Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll

11 Det ble orientert om Midt-norsk KU-konferanse oktober. Påmeldingsfrist er 19. august. Vedtak: Ingen vedtak fattet. Sak 039/14 - Orientering om fylkesveg 714 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Protokoll Torben Broskov Jensen fra samferdselsavdelingen og prosjektleder Hanne Moe fra Statens vegvesen orienterte om Fv. 714 Laksevegen. Det ble gjennomført befaring langs veien. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.

12 Orientering om Midtnorsk filmsenter AS og Filminvest Midt-Norge AS Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /14 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/28-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Redegjørelsen tas til orientering. Vedlegg Eierstrategi for Filminvest Midt-Norge 2013 Eierstrategi Midtnorsk Filmsenter 2013 Saksutredning Kontrollutvalget er medeier i to selskaper knyttet til satsing på filmproduksjon: Midt-Norsk filmsenter AS og Filminvest Midt-Norge AS (tidligere Midt-norsk filmfond AS). I begge disse selskapene eier STFK 1/3 av aksjene, med Trondheim kommune og NTFK som de andre aksjonærene med tilsvarende eierandel. I plan for selskapskontroll har disse selskapene blitt trukket fram som aktuelle for selskapskontroll. Midt-norsk filmsenter AS ble opprettet i 2005, og har til oppgave å forvalte midler til utvikling og produksjon av film og spill i regionen, og bidra til faglig og kunstnerisk utvikling av den trønderske film- og spillproduksjonen. Selskapet forvalter statlige midler til kort-, dokumentar- og animasjonsfilm. Drift finansieres av eierne, mens tildelingsmidler dekkes av staten. I dag er det 1,5 stilling ved sentret. I tillegg leies inn spesialkompetanse ved behov. STFK bidrar med et årlig drifstilskudd som for 2013 var på 1,235 mill. kr. For perioden har fylkeskommunen bidratt med 7,686 mill. kr i samlet tilskudd. Filminvest Midt-Norge AS ble opprettet under navnet Midtnorsk filmfond AS i 2006 for å utvikle satsningen på langfilm, TV-serier og dataspill i regionen. Selskapet skal stå for investeringeri produksjonen, og har som formål å tiltrekke seg privat kapital i tillegg til den offentlige kapitalen som er stilt til rådighet. I perioden har STFK bidratt med 4,8 mill. kr i driftstilskudd og stil 5 mill. kr til rådighet som tilkallingskapital til investering. De samme personene sitter i styrene til begge selskapene, en ordning som er vedtektsfestet, og selskapene er samlokalisert i Fjordgata, men selskapene har hver sin administrasjon. Fylkestinget vedtok eierstrategier for aksjeselskap i kultursektoren, deriblant disse to selskapene, i sak 119/13. Eierstrategiene er vedlagt. Ledelsen for selskapene vil gi en orientering i forbindelse med møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretaraitet oppfordrer kontrollutvalget til å ta redegjørelsen fra selskapenes ledelser til orientering.

13 Eierstrategi for Filminvest Midt-Norge AS (tidligere Midtnorsk Filmfond AS) Eierstrategiene vil utgjøre den politikk STFK har overfor ulike selskaper for å sikre at selskapet ivaretar de målsettinger som eierne har satt. Vurdering av selskapet Kriterier Vurdering 1 Selskapets formål/ forretningside Formålet i følge selskapets vedtekter: Filminvest Midt-Norges formål er å videreutvikle det audiovisuelle produksjonsmiljøet i regionen, med særlig vekt på langfilm og fjernsynsserier. Dette skal skje gjennom å tilby finansieringsordninger for produksjon av film, fjernsynsserier, dataspill og lignende audiovisuelle uttrykk og legge aktivt til rette for slike produksjoner i regionen. støtte utvikling av film, fjernsynsserier, dataspill og lignende audiovisuelle produksjoner. gjennomføre kurs/kompetanseutviklende tiltak innen de ovenfor nevnte virksomhetsområder. bistå med rådgivning for bransjen innen de ovenfor nevnte virksomhetsområder. bidra til utvikling av faglige nettverk. Selskapets formål er ideelt og selskapet skal ikke betale utbytte til aksjonærene. Eventuelt overskudd som genereres gjennom virksomheten skal kun anvendes til realisering av selskapets formål. 2 Kort beskrivelse av historisk bakgrunn for eierinteressen, samt senere års utvikling - Selskapet Midtnorsk Filmfond ble etablert i 2006 som aksjeselskap eid av Sør-Trøndelag fylkeskommune (33,33%), Trondheim kommune (33,33%) og Nord-Trøndelag fylkeskommune (33,33%). - Etableringen av filmfondet var andre trinn i en regional filmsatsing, etter initiativ fra den regionale filmbransjen. Første trinn var etableringen av Midtnorsk Filmsenter i Tredje trinn er en internasjonal satsing med en filmkommisjon som til nå er finansiert gjennom to interregprosjekt, Mid Nordic Film Commission og Mid Nordic Film Selskapet er et gjennomføringsorgan for å oppnå målene om å styrke produksjon av langfilm

14 og fjernsynsserier i regionen og å styrke regional filmbransje. Selskapet forvalter et næringsfond som bygger regional audiovisuell bransje i den hensikt å skape arbeidsplasser og økt omsetning i regionen. - Kapitalstrukturen på filmområdet skiller seg fra andre kulturområder. All produksjon skjer utenfor institusjonene og i private produksjonsselskap. Effektene av filmproduksjon er derfor svært tydelig både kulturpolitisk og næringspolitisk. - Selskapet forvalter et fond bestående av tilskuddsmidler og investeringsmidler til produksjon av langfilm og fjernsynsserier, dataspill og lignende audiovisuelle produksjoner. Investeringsmidlene forvaltes av et indre selskap, Filminvest Investeringsselskap. - Prosjektene som fondet gir tilskudd til eller investerer i forutsettes å ha tilknytning til Midt- Norge. Fondet prioriterer investeringer i kommersielle prosjekter med høyt publikumspotensial og økonomisk avkastning. - Filmfondet er i dag et av 6 regionale filmfond i Norge. Selskapet mottar årlig tilskudd fra Kulturdepartementet til regional bransjeutvikling. - Selskapet er medlem av det europeiske nettverket for regionale filmfond, Cine-Regio European network of regional film funds. - Den regionale filmsatsingen er kulturpolitisk, næringspolitisk og regionalpolitisk forankret, samt i et uttalt ønske om å styrke regionenes stilling på filmområdet nasjonalt. - Den regionale filmsatsingen er forankret i nasjonal filmpolitikk og er en del av den nasjonale infrastrukturen på filmområdet. Regionale filmselskap har slik et særlig ansvar for å oppfylle nasjonale kulturpolitiske mål. Regionalisering av filmbransjen i Norge var videre et viktig mål i St.meld 22 ( ) Veiviseren. For det norske filmløftet. - I følge NOU 2013:4 Kulturutredningen 2014 har norsk film hatt en positiv utvikling det siste tiåret etter en langsiktig satsing og som følge av flere filmpolitiske grep. Kulturpolitikken etter 2005 markerer et skille for de regionale filmvirksomheten ved at staten i større grad kom på banen. Men til tross for en økt statlig satsing på regional film, viste evalueringsrapporten For en neve dollar mer at det ikke har skjedd «markerte forskyvninger av tyngdepunktene i filmnæringene». Kulturutredningen understreker at det tar tid å utvikle bærekraftige og stabile produksjonsmiljø utenfor Oslo og anbefaler at dette bør være en prioritert oppgave innenfor filmpolitikken framover. - På grunnlag av den regionale filmsatsingen har eierne og filmselskapene gjort en stor innsats for å påvirke utviklingen av den nasjonale filmpolitikken. - Den regionale filmbransjen har hatt en svært positiv utvikling de siste årene. Antall selskaper med Brønnøysundsregistrenes NACE-KODE 59 Film-, video- og fjernsynsprogramproduksjon har økt fra 130 til 306 i perioden fra 2005 til juni Økningen utgjør 235%.

15 - I 2014 skal 5 filmer som Filminvest har bidratt med tilskudds- og/eller investeringsmidler i ha premiere: 2 spillefilmer, 2 kinodokumentarer og en Web-TV-serie i samarbeid med Adresseavisen. 3 Fremtidig eierskap: prinsipper for vurdering a) Kapitalbindingssynspunkt b) Oppfølgings- og investeringsbehov c) Virksomhetsområdets utvikling og risiko d) Samfunnsmessig betydning e) Lønnsomhet i dag og i fremtiden a) Kapitalbinding: Aksjekapitalen var pr på kroner fordelt på 201 aksjer pålydende kr 500 pr. aksje. b) Videreføring og utvikling av selskapet forutsetter offentlig tilskudd. Filminvest Midt-Norge er et ungt selskap med beskjedne driftsmidler og nokså uforutsigbar økonomi. Det foreligger ikke forpliktende avtaler om finansiering mellom eierne og tilskuddsgiverne. Selskapet er sårbart for endringer i nasjonal og regional filmpolitikk og det er en nokså høy risiko for å miste kjernekompetanse knyttet til drift av selskapet. Selskapet har lave driftskostnader sammenlignet med andre filmfond, som Fuzz (Bergen), Filmcamp (Troms), Filmfond Nord (Nordland) og Film3 (Oppland). Det vil være behov for økning i driftsbudsjettet for å kunne ivareta veksten i aktivitet som følge av økning i tilskuddsmidler og for å følge opp og stimulere utviklingen i regional filmbransje. Filmfondet er i dag samlokalisert med Midtnorsk Filmsenter. Nåværende husleie er svært lav med en pris per kvm på 865 kr. Det vil være behov for økte driftsmidler til oppgradering av kontorlokaler som tilfredsstiller dagens krav til standard. c) Det er potensiale for utvikling i form av større filmbransje og større volum i filmproduksjonen i regionen. Det er risiko for hjerneflukt som tømmer den regionale bransjen for talenter. Det er risiko for endringer i statlig filmpolitikk som får konsekvenser for finansiering. Det er risiko for negativ avkastning på investeringer, som hindrer tilbakeføring av investert kapital. De mest avgjørende faktorene med hensyn til avkastning er kinobesøk, salgs- og leieinntekter, utenlandssalg og produksjonsbudsjettet. Selskapet er ungt og fortsatt i etablerings- /utviklingsfase. Finansieringsmodell er usikker ettersom det ikke foreligger noen forpliktende avtaler om nivå på finansiering fra eierne eller mellom eierne og staten. Filminvest har beskjedne driftsmidler og nokså uforutsigbar økonomi. Det foreligger ikke forpliktende avtaler om finansiering mellom eierne og tilskuddsgiverne. Selskapet vurderes å være sårbart for endringer i nasjonal og regional filmpolitikk og det er en nokså høy risiko for å miste kjernekompetanse knyttet til drift av selskapene. Tegning av styreansvarsforsikring bør vurderes. d) Regional filmproduksjon og historiefortelling er viktig for regionen og regionens innbyggere, og har en viktig betydning for en regional identitet. Kinofilmen Jag etter vind, innspilt på Fosen

16 solgte flere billetter på kino i Trondheim enn i Oslo og resten av landet. Etter at det statseide produksjonsselskapet Norsk Film AS ble avviklet i 2002 foregår all produksjon innenfor filmuttrykket i små og mellomstore private bedrifter som har dette som sitt hovedformål, eventuelt i kombinasjon med annen kommersiell virksomhet som reklame og oppdragsfilm. Filmbransjen er derfor en av de største og viktigste kulturnæringene. Omsetningen forbundet med kort- og dokumentarfilmprosjekter støttet av Midtnorsk Filmsenter i 2012 og 2013 var på 45 millioner kroner. Over 2/3 av omsetningen er midler som hentes utenfor regionen i form av internasjonal co-produksjon, tv-salg og annen offentlig og privat finansiering. Filmselskapene er avgjørende for å realisere regionale mål for filmområdet og for å opprettholde en vital og solid filmbransje i regionen. De regionale filmselskapene har også en viktig rolle i nasjonal filmpolitikk og for å realisere nasjonale mål for filmområdet. e) Ideellt selskap, har ikke som formål å skaffe eierne direkte økonomisk utbytte. Økt omsetning i regional filmbransje som følge av økte ressurser hos filmfondet påvirker ikke filmfondets lønnsomhet. 4 Overordnede styringssignaler til styrene, for eksempel politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, etikk osv. 5 Selskapets vedtekter behov for endringer 6 Utbyttepolitikk: a) Selskaper med kommersielt formål krav til utbytte b) Selskaper med blandet formål og politisk formål c) synliggjøring av kostnader for - Forankret i regional politikk gjennom felles fylkesplan, regional planstrategi og Kulturnæringstrategien. - Forankret i STFK gjennom årlige strategiplaner med budsjett og andre politiske saker knyttet til filmområdet. - STFK gir styringssignaler gjennom politisk deltakelse i generalforsamling og årlige tildelingsbrev fra administrasjonen. - Det er etablert tett administrativ kontakt mellom STFK og selskapet. - Forankret i nasjonal filmpolitikk gjennom gjeldende stortingsmelding, St.meld 22 ( ) Veiviseren. For det norske filmløftet. - Statlige styringssignaler gis gjennom årlige tildelingsbrev fra Kulturdepartementet. - Endret sist i Ser ingen umiddelbare behov for endring. a) Ideellt selskap, har ikke som formål å skaffe eierne direkte økonomisk utbytte. b) Et eventuelt overskudd av driftsmidlene skal anvendes til realisering av selskapets formål. Utbytte av fylkeskommunens investeringer i filmproduksjon, dvs bruk av tilkallingskapitalen som STFK har gjort tilgjengelig for selskapet, skal tilbakeføres til STFK på lik linje som til andre investorer. c) STFK bidro med 0,824 mill kr i tilskudd for 2013.

17 disse selskaper. d) Grad av ressursbruk/ måloppnåelse 7 Selskapets kapitalstruktur analyse av denne d) Måloppnåelse og ressursbruk vurderes på grunnlag av selskapets årsberetning og årsmelding. - Eierne bidrar med tilskudd til drift og utvikling. Utviklingsmidlene brukes som fondsmidler og til andre tiltak for å utvikle bransjen. Fondsmidlene brukes som tilskudd til utvikling og toppfinansiering av audiovisuelle prosjekter, uten krav til tilbakebetaling. - Selskapet har i tillegg søkt eierne om å bidra med investeringsmidler i form av tilkallingskapital. STFK og Trondheim kommune har valgt å bidra med tilkallingskapital for investering i spillefilm for perioden Tilkallingskapitalen brukes som investeringsmidler i kommersielle filmprosjekter med mål om økonomisk avkastning. - Det foreligger ingen forpliktende avtale mellom eierne om nivå på tilskudd. Nivået på tilskuddet fra de regionale eierne er ujevnt. - Staten har etablert en prøveordning med statlige tilskudd til regionale filmfond og bidrar med fondsmidler til utvikling og produksjon av film og fjernsynsserier. Forutsetningen for statlig tilskudd er at regionen bidrar med både driftsmidler for selskapet og minst like mye i friske fondsmidler (50/50). - Det foreligger ingen forpliktende avtale mellom eierne og staten om nivå på respektive tilskudd. Eiernes bidrag i form av friske fondsmidler som del av det årlige driftstilskuddet er ikke tilstrekkelig for å matche den statlige bevilgningen som hittil har vært på 1 mill kr. Filmfondet har til nå vært nødt til å bruke investeringsmidlene som er tilgjengelig i form av tilkallingskapital som grunnlag for å få utbetalt det statlige tilskuddet. Et slikt press på investeringsmidlene kan føre til at det investeres i usikre prosjekter som en ellers ikke ville investert i. - Tildeling av statlige midler til regionale filmfond er ujevn. Filminvest Midt-Norge mottar 40% av de øvrige fondenes statlige tilskudd. - For perioden har eierne i samlet tilskudd bidratt med følgende: STFK: Trondheim kommune: Nord-Trøndelag fylkeskommune: Staten ved Kulturdepartementet: 4,848 kr til drift/utvikling og 5 mill i tilkallingskapital. 2,3 mill kr til drift/utvikling og 2 mill kr i tilkallingskapital. 4 mill kr til drift/utvikling. 7 mill kr i fondsmidler. - STFK har i tillegg bidratt med 0,2 mill kr i tilskuddsmidler via BliLyst og Kysten er Klar. - Til nå har selskapet henten inn 1,294 mill kr i investeringsmidler hos STFK i form av tilkallingskapital.

18 - Selskapet har til nå hentet inn 0,4 mill kr fra NTFK og 0,24 mill kr fra andre kommuner i regionen. - Ved årsskiftet vil selskapet ha hentet inn kr. 1,55 mill kr i private midler fra Trondheim Kino. - Årlige driftskostnader for selskapet ligger på ca 1,4 mill kr. 8 Styrehonorar - Det er vedtektsfestet at styret for Filminvest Midt-Norge skal ha samme personsammensetning som styret til Midtnorsk Filmsenter. - Styrehonorar fastsettes i generalforsamling. Styrehonorar fra er fastsatt til kr til styreleder, kr til nestleder og kr 3 750,- til hvert av styremedlemmene. Varamedlemmene innrømmes en møtegodtgjørelse på kr 375 pr. møte. - Selskapet har ikke tegnet styreansvarforsikring. 9 Det rettslige ansvarsforhold mellom selskapsform og eier Filminvest Midt-Norge er organisert som et aksjeselskap og er regulert gjennom Aksjeloven. Selskapet er et selvstendig rettssubjekt, noe som begrenser eiernes styringsmulighet. 10 Annet STFK som eier er også tilskuddgiver og bestiller. Administrasjonen følger opp dette med administrasjonen i selskapet på grunnlag av politiske vedtak blant annet i Strategiplanene. Strategi for selskapet Momenter Fortsatt eie Avhende 1 Mål for eierskapet Fortsatt eie, ikke avhende 2 Begrunnelse for avhendelse 3 Finansielle mål - Formålet med eierskapet defineres som næringspolitisk og avkastning er ingen målsetting. - Det bør utarbeides/forhandles en forpliktende avtale mellom eierne vedrørende tilskudd til drift og utvikling av Midtnorsk Filmsenter og Filminvest Midt-Norge for å sikre mer forutsigbarhet for finansiering av selskapene. - Det bør utarbeides en mer forpliktende avtale med staten for å sikre forutsigbar økonomisk utvikling for selskapet. - Eierne bør vurdere om det er aktuelt og ønskelig å invitere flere kommuner i Sørog Nord-Trøndelag fylker inn på eiersiden og/eller tilskuddssiden i selskapet. Dette for å involvere flere kommuner i selskapenes virksomhet, herunder tiltak for

19 å styrke filmbransjen i hele regionen og tiltak for barn og unge, samt for å gjøre driften av selskapet mindre sårbar. - Det bør vurderes å invitere Nord-trøndelag fylkeskommune til å bidra med en andel av tilkallingskapital - Arbeidet med å få mer privat kapital inn i fondet bør intensiveres. 4 Optimalisere samfunnsmessig nytte eller kombinasjon av disse målene - Samfunnsmessig nytte uttrykkes i formålet og i STFKs årlige strategiplaner med budsjett, samt i statlige føringer. - Filmbransjen i regionen er en av de største og viktigste kulturnæringene i Trøndelag. Filmbransjen antas å ha et stort utviklingspotensiale. - Eierne bør utarbeide en felles strategi for en mer langsiktig og forutsigbar utvikling av filmselskapene. - Den internasjonale satsingen i form av filmkommmisjon, som til nå er finansiert som interregprosjekt, bør på sikt finansieres som del av ordinært driftstilskudd til Midtnorsk Filmsenter. Prosjektet har sin virksomhet i skjæringspunktet mellom filmsentret og filmfondet. - STFK og Trondheim kommune må vurdere om investeringsmidlene i form av tilkallingskapital skal videreføres etter Det bør utarbeides en felles sak med vurdering av erfaringer fra ordningen. Nord-Trøndelag fylkeskommune må også involveres i vurderingsarbeidet. - Fylkeskommunen har en tydelig prioritering av barn og unge i sin kultursatsing. Mål og strategier er nedfelt i Kultur for barn og unge i Sør-Trøndelag. Strategier for Prioritering av barn og unge bør gjenspeiles i selskapets prioriteringer. - Det bør etableres en mer systematisk dialog med staten om oppfølging av Filminvest Midt-Norge.

20 Eierstrategi for Midtnorsk Filmsenter AS Eierstrategiene vil utgjøre den politikk STFK har overfor ulike selskaper for å sikre at selskapet ivaretar de målsettinger som eierne har satt. Vurdering av selskapet Kriterier Vurdering 1 Selskapets formål/ forretningside Formålet i følge selskapets vedtekter: Selskapet skal være av ideell karakter og ha som formål å bidra til en faglig og kunstnerisk utvikling av Midtnorsk filmproduksjon ved å: - Forvalte midler til utvikling og produksjon av audiovisuelle produksjoner som kort-, dokumentar og animasjonsfilm - Forvalte midler til kompetanseutviklende tiltak - Gjennomføre kurs/kompetanseutviklende tiltak - Bistå med rådgiving overfor bransjen - Bidra til utvikling av faglige nettverk - Bidra til at kulturpolitiske målsettinger innen film innfris, og at bransjen som helhet stimuleres til kunstnerisk og faglig utvikling - Bidra til å utvikle formidlingstilbudet innen film til barn og unge. Selskapets formål er ideelt og selskapet skal ikke betale utbytte til aksjonærene. Eventuelt overskudd som genereres gjennom virksomheten skal kun anvendes til realisering av selskapets formål. 2 Kort beskrivelse av historisk bakgrunn for eierinteressen, samt senere års utvikling - Selskapet Midtnorsk Filmsenter ble etablert i 2005 som aksjeselskap eid av Sør-Trøndelag fylkeskommune (33,33%), Trondheim kommune (33,33%) og Nord-Trøndelag fylkeskommune (33,33%). - Etableringen av filmsentret var første trinn i den regionale filmsatsingen etter initiativ fra den regionale filmbransjen. Andre trinn var etableringen av et Midtnorsk Filmfond i 2006, som i 2013 endret navn til Filminvest Midt-Norge. Tredje trinn er den regional filmkommisjonen og

21 satsing internasjonalt. Filmkommisjonsarbeidet har så langt blitt finansiert gjennom to interregprosjekt, Mid Nordic Film Commission og Mid Nordic Film Selskapet er et kompetansesenter og forvaltningsorgan for å oppnå målene om å styrke regional filmproduksjon og regional filmbransje. - Selskapet forvalter statlige midler til produksjon av kort-, dokumentar- og animasjonsfilm. - Den regionale satsingen er kulturpolitisk, næringspolitisk og regionalpolitisk forankret, samt i et uttalt ønske om å styrke regionenes stilling på filmområdet nasjonalt. - Den regionale filmsatsingen er forankret i nasjonal filmpolitikk og er en del av den nasjonale infrastrukturen på filmområdet. Regionale filmselskap har slik et særlig ansvar for å oppfylle nasjonale kulturpolitiske mål. Regionalisering av filmbransjen i Norge var videre et viktig mål i St.meld 22 ( ) Veiviseren. For det norske filmløftet. - På grunnlag av den regionale filmsatsingen har eierne og filmselskapene gjort en stor innsats for å påvirke utviklingen av den nasjonale filmpolitikken. - Statstilskuddet til filmsenteret har økt fra kroner i etableringsåret 2005 til 5 millioner kroner i I følge NOU 2013:4 Kulturutredningen 2014 har norsk film hatt en positiv utvikling det siste tiåret etter en langsiktig satsing og som følge av flere filmpolitiske grep. Kulturpolitikken etter 2005 markerer et skille for de regionale filmvirksomheten ved at staten i større grad kom på banen. Men til tross for en økt statlig satsing på regional film, viste evalueringsrapporten For en neve dollar mer at det ikke har skjedd «markerte forskyvninger av tyngdepunktene i filmnæringene». Kulturutredningen understreker at det tar tid å utvikle bærekraftige og stabile produksjonsmiljø utenfor Oslo og anbefaler at dette bør være en prioritert oppgave innenfor filmpolitikken framover. - Den regionale filmbransjen har hatt en svært positiv utvikling de siste årene. Antall selskaper med Brønnøysundsregistrenes NACE-KODE 59 Film-, video- og fjernsynsprogramproduksjon har økt fra 130 til 306 i perioden fra 2005 til juni Økningen utgjør 235%. - Filmer produsert i regionen har de siste årene vunnet priser og gjort seg bemerket både regionalt og internasjonalt. I 2012 og 2013 bevilget Midtnorsk Filmsenter 9 millioner kroner i tilskudd til 44 kort- og dokumentarfilmprosjekter med et samlet totalbudsjett på 45 millioner kroner. I samme periode mottok filmsenteret 171 søknader med et samlet totalbudsjett på 117 millioner kroner. Fra etableringen i 2005 til 2013 har filmsenteret innvilget 24 millioner kroner i støtte til over 200 prosjekter med et totalbudsjett på ca 100 millioner. Det er for tiden ca 50 kort- og dokumentarfilmer støttet av Midtnorsk Filmsenter under utvikling og produksjon i regionen.

22 3 Fremtidig eierskap: prinsipper for vurdering a) Kapitalbindingssynspunkt b) Oppfølgings- og investeringsbehov c) Virksomhetsområdets utvikling og risiko d) Samfunnsmessig betydning e) Lønnsomhet i dag og i fremtiden a) Kapitalbinding: Aksjekapitalen var pr på kroner fordelt på 201 aksjer pålydende kr 500 pr. aksje. b) Videreføring og utvikling av selskapet forutsetter offentlig tilskudd. Filmsentret er et ungt selskap med beskjedne driftsmidler og nokså uforutsigbar økonomi. Det foreligger ikke forpliktende avtaler om finansiering mellom eierne og tilskuddsgiverne. Selskapet er sårbart for endringer i nasjonal og regional filmpolitikk og det er en nokså høy risiko for å miste kjernekompetanse knyttet til drift av selskapet. Selskapet har lave driftskostnader sammenlignet med andre filmsentre. Regnskapstall for 2012 viser at Vestnorsk Filmsenter mottok et samlet driftstilskudd fra eierne på 3,7 millioner kroner og hadde lønnskostnader på 2,4 millioner. Nordnorsk Filmsenter mottok 2,7 millioner i driftstilskudd og hadde 1,7 millioner i lønnskostnader, Viken filmsenter mottok 3,8 millioner i driftstilskudd og hadde 2,2 millioner i lønnskostnader og Filmkraft Rogaland som er både fond og senter mottok 5,8 millioner i driftstilskudd og hadde 4 millioner i lønnskostnader. Midtnorsk Filmsenter hadde i 2012 et samlet driftstilskudd fra eierne på 2,5 millioner og lønnskostnader på 1,6 millioner. Det vil være behov for økning i driftsbudsjettet for å kunne ivareta veksten i aktivitet som følge av økning i tilskuddsmidler og for å følge opp og stimulere utviklingen i regional filmbransje. Filmsentret er i dag samlokalisert med Midtnorsk Filmsenter. Nåværende husleie er svært lav med en pris per kvadratmeter på 865 kroner. Det vil være behov for økte driftsmidler til oppgradering av kontorlokaler som tilfredsstiller dagens krav til standard. c) Det er potensiale for utvikling i form av større filmbransje og større volum i filmproduksjonen i regionen. Det er risiko for hjerneflukt som tømmer den regionale bransjen for talenter. Det er risiko for endringer i statlig filmpolitikk som får konsekvenser for finansiering. Selskapet er ungt og fortsatt i etablerings-/utviklingsfase. Finansieringsmodellen er usikker ettersom det ikke foreligger noen forpliktende avtaler om nivå på finansiering fra eierne eller mellom eierne og staten. Midtnorsk Filmsenter har beskjedne driftsmidler og nokså uforutsigbar økonomi. Det foreligger ikke forpliktende avtaler om finansiering mellom eierne og tilskuddsgiverne. Selskapet vurderes å være sårbart for endringer i nasjonal og regional filmpolitikk og det er en nokså høy risiko for å miste kjernekompetanse knyttet til drift av selskapene. Tegning av styreansvarsforsikring bør vurderes. d) Regional filmproduksjon og historiefortelling er viktig for regionen og regionens innbyggere, og har en viktig betydning for en regional identitet. Kinofilmen Jag etter vind, innspilt på Fosen solgte flere billetter på kino i Trondheim enn i Oslo og resten av landet. Etter at det statseide

23 produksjonsselskapet Norsk Film AS ble avviklet i 2002 foregår all produksjon innenfor filmuttrykket i små og mellomstore private bedrifter som har dette som sitt hovedformål, eventuelt i kombinasjon med annen kommersiell virksomhet som reklame og oppdragsfilm. Filmbransjen er derfor en av de største og viktigste kulturnæringene. Omsetningen forbundet med kort- og dokumentarfilmprosjekter støttet av Midtnorsk Filmsenter i 2012 og 2013 var på 45 millioner kroner. Over 2/3 av omsetningen er midler som hentes utenfor regionen i form av internasjonal co-produksjon, tv-salg og annen offentlig og privat finansiering. Filmselskapene er avgjørende for å realisere regionale mål for filmområdet og for å opprettholde en vital og solid filmbransje i regionen. Filmsentret har også en viktig rolle i nasjonal filmpolitikk og for å realisere nasjonale mål for filmområdet. e) Ideellt selskap som ikke har som formål å skaffe eierne direkte økonomisk utbytte. 4 Overordnede styringssignaler til styrene, for eksempel politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, etikk osv. 5 Selskapets vedtekter behov for endringer 6 Utbyttepolitikk: a) Selskaper med kommersielt formål krav til utbytte b) Selskaper med blandet formål og politisk formål c) synliggjøring av kostnader for disse selskaper. d)grad av ressursbruk/ måloppnåelse - Forankret i regional politikk gjennom felles fylkesplan, regional planstrategi og Kulturnæringstrategien. - Forankret i STFK gjennom årlige strategiplaner med budsjett og andre politiske saker knyttet til filmområdet. - STFK gir styringssignaler gjennom politisk deltakelse i generalforsamling og årlige tildelingsbrev fra administrasjonen. - Det er etablert tett administrativ kontakt mellom STFK og selskapet. - Forankret i nasjonal filmpolitikk gjennom gjeldende stortingsmelding, St.meld 22 ( ) Veiviseren. For det norske filmløftet. - Statlige styringssignaler gis gjennom årlige tildelingsbrev fra Kulturdepartementet. - Endret sist i Ser ingen umiddelbare behov for endring. a) Ideellt selskap, har ikke som formål å skaffe eierne direkte økonomisk utbytte. b) Et eventuelt overskudd skal anvendes til realisering av selskapets formål. c) STFK bidro med 1,235 mill kr i tilskudd for d) Måloppnåelse og ressursbruk vurderes på grunnlag av selskapets årsberetning og årsmelding.

24 7 Selskapets kapitalstruktur analyse av denne - Kapitalstrukturen på filmområdet skiller seg fra andre kulturområder. All produksjon skjer utenfor institusjonene og i private produksjonsselskap. Effektene av filmproduksjon er derfor svært tydelig både kulturpolitisk og næringspolitisk. - Eierne bidrar med årlige tilskudd til drift og utvikling. Utviklingsmidlene brukes til bransjeutviklende tiltak og tiltak for barn og unge. - Det foreligger ingen forpliktende avtale mellom eierne om nivå på tilskudd. Nivået på tilskuddet fra de regionale eierne er ujevnt. - Staten bidrar med tilskuddsmidler til utvikling og produksjon av kort- og dokumentarfilm, kompetansehevende tiltak for bransjen og tiltak for barn og unge, under forutsetning om at de regionale eierne ivaretar drift av selskapene. - Staten har vedtatt kriterier for tildeling av midler til regionale filmsentre. - Det foreligger ingen forpliktende avtale mellom eierne og staten om nivå på respektive tilskudd. - For perioden har eierne i samlet tilskudd bidratt med følgende: STFK: Trondheim kommune: Nord-Trøndelag fylkeskommune: Staten ved Kulturdepartementet: 7,686 mill kr 5,606 mill kr 3,099 mill kr 29,629 mill kr Nøkkeltall fra årsoppgjør for 2012 og regnskapsprognose for 2013: Regnskap 2012 Regnskapsprognose 2013 Kulturdepartementet Sør-Trøndelag fylkekommune Trondheim kommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Andre prosjektmidler Renteinntekter Sum inntekter Tilskudd til filmproduksjon Bransjeutviklende tiltak Tiltak for barn og unge

25 Filmkommisjonen (Interreg) Lønnskostnader Andre driftskostnader Sum tilskudd, tiltak og drift Årsresultat Styrehonorar - Det er vedtektsfestet at styret for Midtnorsk Filmsenter skal ha samme personsammensetning som styret i Filminvest Midt-Norge. - Styrehonorar fastsettes i generalforsamling. Styrehonorar fra er fastsatt til kr til styreleder, kr til nestleder og kr til hvert av styremedlemmene. Varamedlemmene innrømmes en møtegodtgjørelse på kr 375 pr. møte. - Selskapet har ikke tegnet styreansvarforsikring. 9 Det rettslige ansvarsforhold mellom selskapsform og eier Midtnorsk Filmsenter er organisert som et aksjeselskap og er regulert gjennom Aksjeloven. Selskapet er et selvstendig rettssubjekt, noe som begrenser eiernes styringsmulighet. 10 Annet STFK som eier er også tilskuddgiver og bestiller. Administrasjonen følger opp dette med administrasjonen i selskapet på grunnlag av politiske vedtak blant annet i Strategiplanene. Strategi for selskapet Momenter Fortsatt eie Avhende 1 Mål for eierskapet Fortsatt eie, ikke avhende 2 Begrunnelse for avhendelse 3 Finansielle mål - Formålet med eierskapet defineres som politisk og avkastning er ingen målsetting. - Det bør utarbeides/forhandles en forpliktende avtale mellom eierne vedrørende tilskudd til drift og utvikling av Midtnorsk Filmsenter og Filminvest Midt-Norge for å sikre mer forutsigbarhet for finansiering av selskapene. - Det bør utarbeides/forhandles en forpliktende avtale med staten for å

26 sikre forutsigbar økonomisk utvikling for selskapet. - Eierne bør vurdere om det er aktuelt og ønskelig å invitere flere kommuner i Sør- og Nord-Trøndelag fylker inn på eiersiden og/eller tilskuddssiden i selskapet. Dette for å involvere flere kommuner i selskapenes virksomhet og mål om å styrke filmbransjen i hele regionen, samt for å gjøre driften av selskapet mindre sårbar. - Det bør vurderes innledet dialog med Nord-Trøndelag fylkeskommune som eier mht. nivå på tilskudd. 4 Optimalisere samfunnsmessig nytte eller kombinasjon av disse målene - Filmbransjen i regionen er en av de største og viktigste kulturnæringene i Trøndelag. Filmbransjen antas å ha et stort utviklingspotensiale. - Eierne bør utarbeide en felles strategi for Midtnorsk Filmsenter og Filminvest Midt-Norge en mer langsiktig og forutsigbar utvikling av filmselskapene. - Den internasjonale satsingen i form av filmkommmisjon, som til nå er finansiert som interregprosjekt, bør på sikt finansieres som del av ordinært driftstilskudd til selskapet. - Fylkeskommunen har en tydelig prioritering av barn og unge i sin kultursatsing. Mål og strategier er nedfelt i Kultur for barn og unge i Sør-Trøndelag. Strategier for Prioritering av barn og unge bør gjenspeiles i selskapets prioriteringer. - Det bør etableres en mer systematisk dialog med staten om oppfølging av Midtnorsk Filmsenter.

27 Timeramme til bestilling av forvaltningsrevisjon 2014 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /14 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &30 Arkivsaknr.: 12/13-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget gir sin tilslutning til at timeramme for forvaltningsrevisjon reduseres med 250 timer i forhold til avtalt nivå for 2014, og at totaltrammen for året dermed blir 1850 timer. Saksutredning I tråd med avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2014 med Revisjon Midt-Norge IKS, vedtatt i sak 3/14, disponerer kontrollutvalget en ramme på 2100 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i I forbindelse med sak 36/14 ble kontrollutvalget orientert om at timeforbruket i prosjektet om fagopplæringen ble vesentlig høyere enn planlagt, og at dette har ført til forskyvninger i revisjonens prosjektportefølje. Sekretariatet har blitt informert av revisjonen om at dette vil medføre at rammen må reduseres med 250 timer i 2014, slik at samlet ramme i 2014 blir på 1850 timer, mot avtalt Timer til forvaltningsrevisjon i 2014 er så langt bestilt, eller planlagt bestilt, slik: Prosjekt Bestilling Levering Omfang 2014-timer 2015-timer Medtech Lærlingeordningen Anbud kollektiv mai Etikk og varsling feb Fylkesveier mai SK bomveiprosjekter jun ? 0? Oppfølging av innkjøp sep.14 mar Kvalitetsarbeid i vgs. okt.14 mai.15? 100? Sum timer Dersom kontrollutvalget forholder seg til en timeramme på 1850 timer for 2014 gjenstår dermed, som vist i oversikten, 100 timer som kan benyttes til oppstart av prosjekt om kvalitetsarbeid i videregående skole. Revisjon Midt-Norge har valgt å ikke fremme dette som en formell henvendelse til kontrollutvalget. Saksfremlegget er derfor basert på informasjon gitt i møte mellom sekretariatet og revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Gjeldende avtale med Revisjon Midt-Norge er basert på et prinsipp om at kontrollutvalget kun skal forholde seg til en ramme for timer tilgjengelig til

28 bestilling, og ikke det reelle timeforbruket i prosjektene hos Revisjon Midt-Norge. Dersom rammen for 2014 reduseres på bakgrunn av overforbruk i et av prosjektene vil det utgjøre et avvik fra dette prinsippet, og gjeldende avtale. Dersom kontrollutvalget ikke godtar et slikt avvik, og krever at Revisjon Midt- Norge følger avtalt ramme til bestilling, vil det medføre at Revisjon Midt-Norge bruker flere timer enn budsjettert på arbeid for STFK i Revisjonen må i så fall dekke dette inn på annen måte. Det er fylkeskommunen som eier som har inngått selskapsavtale sammen med de andre eierne der det defineres at fylkeskommunen skal betale et årlig honorar til Revisjon Midt-Norge til å dekke fylkeskommunens behov for revisjonstjenester. Dersom det ikke er enighet mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge om leveransen må saken eventuelt fremmes for fylkestinget for oppfølging fra fylkeskommunen som eier. Revisjonen vil være til stede i møtet for dialog med kontrollutvalget om dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil oppfordre kontrollutvalget til å søke å komme til en enighet med Revisjon Midt-Norge angående leveransen av forvaltningsrevisjon. Sekretariatet legger i innstillingen til grunn at kontrollutvalget aksepterer den reduksjonen i ramme til bestilling som Revisjon Midt-Norge har antydet, men kontrollutvalget må selv ta stilling til hvorvidt dette er akseptabelt og eventuelt fremme et annet forslag i møtet.

29 Prosjektskisse - Drift og vedlikehold av fylkesveger Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /14 Saksbehandler: Torbjørn Berglann Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 14/61-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens forslag til innretning av prosjektet og nye rammer for leveranse til orientering. Leveringsfrist fastsettes til , slik at rapporten kan behandles i fylkestinget i april. Kontrollutvalget ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, hvorav 250 timer tas fra 2014-budsjettet, og de øvrige tas fra 2015-budsjettet. Vedlegg Prosjektskisse - Økonomistyring fylkesveger.pdf Saksutredning Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bestilte i sak 028/14 en forvaltningsrevisjon av STFKs økonomistyring av drift og vedlikehold av fylkesvegene. I vedtaket står det at: Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon av STFKs økonomistyring av drift og vedlikehold på fylkesvegene. Timeressursen er på 450 timer, hvorav 400 av timene tas fra 2014-budsjettet. Rapporten leveres innen 15. januar Revisjonen har i dialog med sekretariatet lagt opp til at rapporten skal leveres , og at 250 timer tas fra 2014-budsjettet, de resterende 200 tas fra 2015-budsjettet. Revisjonen vil presentere et forslag til innretning av prosjektet og ta imot innspill fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at utvalget tar prosjektskissen til orientering.

30 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2014 Kommune: STFK 1. Prosjekt: Fylkesveger BAKGRUNN Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2277 Styringsgruppe, dato: Økonomistyring av fylkesveger 1 I henhold til plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget bestilt ovennevnte forvaltnings- revisjon i sak 6/14 i møte den Revisjon Midt-Norge fikk i brev av bestilling av forvaltningsrevisjonen hvor det ble vist til at: Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon av STFKs økonomistyring av drift og vedlikehold på fylkesvegene. 1.1 SAKSUTREDNING I saksutredningen vises det til følgende: Fylkeskommunene fikk ansvaret for fylkesvegnettet etter vegreformen i Forenklet framstilt er det fylkeskommunen som har ansvaret for fylkesvegene, mens Statens vegvesen SSV iverksetter fylkeskommunens vedtak. Forholdet mellom STFK og SVV er regulert i avtaler. STFK er i ferd med å inngå nye rammeavtaler på taktisk nivå og under dette inngås leveranseavtaler på operativt nivå, i tillegg til bestemmelser om delegasjon fra STFK til SVV Region midt. Det ble i 2011 gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i STFK med fokus på styring og kontroll med fylkesveger. Samhandlingen med Statens vegvesen, virksomheten på vegområdet var et sentralt område i undersøkelsen. Revisor konkluderte med at det var behov for å definere og utvikle bestiller rollen, at det var behov for å styrke systemene for informasjon mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen og det var behov for avklaringer av hva som utgjør avvik og hvordan disse håndteres. Hvorvidt dette nå er bedre ivaretatt kan være relevant for et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. I plan for forvaltningsrevisjon foreslås to mulige problemstillinger: system for økonomioppfølging og krav til kvalitet/oppfølging av kvalitetsstandarder. Det er sannsynlig at de nye avtalene mellom STFK og SVV vil medføre større endringer i systemene for drift og vedlikehold av fylkesvegene. Det kan bidra til at en forvaltningsrevisjon som er rettet mot STFKs krav til kvalitet og oppfølging av kvalitetsstandarder raskt vil miste aktualitet. I behandlingen av årsregnskapet kom det fram at feil i rapporteringen av regnskapstall 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2013/2014 i Sør-Trøndelag fylkes kommune. Vedtatt av fylkestinget i sak 19/2014 på møte den side 1 av 6

31 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2014 Kommune: STFK Prosjekt: Fylkesveger Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2277 Styringsgruppe, dato: fra SSV til STFK fikk som konsekvens at STFK må dekke inn 191 millioner kroner med låneopptak i Dette antyder at det kan være fornuftig å bestille prosjekt med vekt på økonomioppfølging. I STFKs årsrapport for 2013 og regnskapets note 17 punkt g) vises det til følgende manglende vedrørende posteringen i veginvesteringer: Ved rapportering av regnskapstall fra Statens vegvesen til fylkeskommunen for 2012 har Statens vegvesen for 2012 og 2013 ikke tatt med utgifter knyttet til bompengefinansierte delen av fylkesvegene. STFK ble informert om dette først i slutten av februar 2014 og etter fristen for avleggelse av regnskapet for Samlet økt lånebehov utgjør 191,5 mill. kr. Nødvendige posteringer vil bli gjort i regnskapet for FORVALTNINGSREFORMEN 2 Forvaltningsreformen som ble gjennomført i 2010 medførte at km, eller 80 prosent, av alle riks- veger ble omklassifisert til fylkesveger. Dette innebærer at fylkeskommunene/kommunesektoren har ansvaret for nesten 90 prosent av det offentlige vegnettet. Fylkeskommunen i Sør-Trøndelag har i følge fylkesvegplan ansvar for totalt km offentlig vegnett i Sør-Trøndelag. Forvaltningsreformen medførte er en økning på ca km vei som ble fylkeskommunens ansvar. Det er brukt 304,5 mill. til drift og vedlikehold av fylkesveg i Investeringer (inkludert rassikring, Miljøpakken og bompenger) var på 662 mill. for fylkesveg og mindre samferdselsanlegg i Stamveg var i Norge frem til desember 2009 en hovedveg mellom distrikt eller innenfor et distrikt. Stamvegnettet utviklet seg gradvis fra midten av 1980 tallet. Blant annet ble europavegene opptatt som stamveger. Etter forvaltningsreformen trådte i kraft ble størstedelen av de gamle riksvegene overført til fylkene og ble fylkesveger. Overføringen av ansvaret for veg til fylkeskommunen kom som en del av denne. I utgangspunktet diskuterte man færre og sterkere regioner, men reformen endte opp med at Fylkeskommunen bestod, og fikk tilført en del flere oppgaver, blant annet veg. Målene for reformen var blant annet et forsterket folkestyre og demokrati på lokalt og regionalt nivå gjennom desentralisering av makt og myndighet, og klar ansvarsdeling mellom nivåene. 2 Ot.prpr.nr 10 ( ) side 2 av 6

32 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2014 Kommune: STFK Prosjekt: Fylkesveger Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2277 Styringsgruppe, dato: 1.3 TIDLIGERE FORVALTNINGSREVISJONER Som nevnt i saksutredningen er det gjennomført en forvaltningsrevisjon innenfor samme område i Denne omhandlet om fylkeskommunen har styring og kontroll til å ivareta sitt ansvar for fylkesvegene. Det ble blant annet konkludert med at Fylkeskommunen ikke hadde måleindikatorer for veg i BMSsystemet på undersøkelsestidspunktet, men at de var i ferd med å utvikle måleindikatorer på vegområdet. Det ble videre vist til at det er lagt stor vekt på økonomirapporteringen i rammeavtale og leveranseavtalen med bakgrunn i erfaringer fra saken om Linesøya-forbindelsen og økonomiske konsekvenser for fylkeskommunen ved kostnadsoverskridelser. Etter revisjonens vurdering var det behov for å tydeliggjøre rammeavtalens formuleringer knyttet til håndtering av avvikssituasjoner. Det var videre behov for å se på de løpende rutinene for informasjon fra Statens vegvesen til fylkeskommunen. Når det gjelder kommunikasjon var det revisjonens vurdering at det var etablert mange arenaer for utveksling av informasjon og kommunikasjon, både internt i fylkeskommunen og mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen, som fungerte godt. Utover dette var det fortsatt forhold i den økonomiske rapporteringen fra Statens vegvesen knyttet til hvordan avvikssituasjoner skal håndteres som det fortsatt må fokuseres på. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Vi deler kontrollutvalgets syn på at denne forvaltningsrevisjonen har et hovedfokus på føringer, innhold og praktisering av økonomioppfølging av vegprosjektene i fylkesvegplanen. I tillegg bør de viktigste områdene fra forvaltningsrevisjonen fra 2011 som omhandler hvordan vesentlige avvik følges opp være gjenstand for nærmere undersøkelse. Vi vil ha fokus på STFK oppfølging av økonomien av fylkesveger samt Statens vegvesens rapportering i undersøkelsen. Dette for å se om den er gjenstand for betryggende kontroll. Fylkestinget har vedtatt ny rammeavtale mellom STFK og SVV i april Praktiseringen av denne vil ikke være gjenstand for nærmere undersøkelser, derimot kan gitte føringer være viktige elementer å ta med seg i undersøkelsen. side 3 av 6

33 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2014 Kommune: STFK Prosjekt: Fylkesveger Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2277 Styringsgruppe, dato: Vi vil i denne undersøkelsen ha hovedfokus på regnskapet for 2012 og 2013 da det økte lånebehovet knyttet til investeringer i denne perioden er sentralt i bestillingen og vi ønsker å se nærmere på hva som kan gjøres for å unngå at tilsvarende situasjoner oppstår. 2.2 PROBLEMSTILLING Følger STFK opp økonomien i fylkesvegplanen i samsvar med føringer og gir denne tilstrekkelig grunnlag for styring? - Er det rutiner for økonomirapporteringen som sikrer betryggende kontroll? o økonomirapportering fra Statens Vegvesen til STFK o oppfølging og rapportering internt og til politisk nivå - Er innholdet i økonomirapporteringen tilstrekkelig for å gi betryggende styring? o rapporteringen ivaretar viktige/vesentlige områder innenfor fylkesvegplanen o avvik blir tydeliggjort og håndtering/finansiering av disse fremlegges rettidig o økonomirapporteringen gir tilstrekkelig styringsbehov til STFK rapporteringen er basert på riktig grunnlag og gir forståelig informasjon om avvik rapporteringen utføres jevnlig og sikrer betryggende kontroll og informasjonsflyt - Har STFK og SVV tilstrekkelig kapasitet og kompetanse slik at økonomien i fylkesvegplanen følges opp? o kompetanse o kapasitet o ansvar og oppgavefordeling avklart - Hva er årsaken til at deler av den bompengefinansierte andelen av veginvesteringene i 2012 og 2013 ikke ble rapportert til STFK gjennom året? 3. REVISJONSKRITERIER 3.1 LOV, FORSKRIFT OG LOKALE POLITISKE VEDTAK Følgende kriterier er relevante for denne undersøkelsen og kan være aktuelle for det videre arbeidet: side 4 av 6

34 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2014 Kommune: STFK Prosjekt: Fylkesveger Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2277 Styringsgruppe, dato: Vegloven 9, Vegstyremakt for fylkesvegar er fylkeskommunen. Fylkeskommunen kan delegere styremakt til blant annet regionvegkontoret. 3 Ot. prp. 68 ( ) Fylkeskommunen må organisere arbeidet med vegsaker på en slik måte at ansvaret kan ivaretas. Fylkeskommunene må ha tilgang på ressurser og kompetanse til å forvalte vegansvaret. For å kunne ha styring og kontroll, må noe av ressursene være i egen organisasjon. Det er imidlertid en grunnleggende forutsetning med felles vegadministrasjon at den skal sikre at hovedtyngden av kompetansen skal ligge hos Statens vegvesen. Det pekes videre på at «overføring av ansvaret for øvrig riksvegnett og styrking av fylkeskommunen som regionale planog utviklingsaktører, vil imidlertid utløse behov for en viss styrking av fylkeskommunens kompetanse på enkelte områder (s.15). Kommuneloven Fylkesveger er fylkeskommunalt ansvar. Dette innebærer blant annet at forvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll og er lagt til fylkesrådmannens ansvar. Forskrift om årsbudsjett for fylkeskommuner o 10. Krav til budsjettstyring. Administrasjonssjefen, skal gjennom budsjettåret legge frem rapporter for fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og utgifter i henhold til det vedtatte årsbudsjettet. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak. Vedtak i strategiplan, fylkesvegplan og rammeavtaler med SVV, ev. andre føringer Kommuneloven med forskrift om årsbudsjett 4. METODE Undersøkelsen vil baseres på gjennomgang av dokumenter knyttet til økonomirapportering og oppfølging fra SVV og STFK for å få frem eventuelle avvik og rapportering av disse. Videre vil vi intervjue ansatte både i STFK og SVV som ansvar for dette, for å se om systemet sikrer en betryggende kontroll. I STFK vil fylkesrådmannen, ansatte med ansvar for økonomirapporteringen innen både økonomi- og samferdselsavdelinga intervjues. I tillegg vil vi ha fokus knyttet til manglende rapportering av den bompengefinansierte andelen av veginvesteringene på 191 mill. og årsaker til dette. Flere kan være aktuelle og intervju. 3 Om lov om overføring av rettigheter og forpliktelser ved omklassifisering av veg etter veglov 62 tredje ledd i forbindelse med forvaltningsreformen side 5 av 6

35 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTSKISSE 2014 Kommune: STFK 5. Prosjekt: Fylkesveger Oppdragsansvarlig: Arve Gausen GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET Prosjektnr.: 2277 Styringsgruppe, dato: Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer hvor 250 timer brukes i 2014 og 200 timer i 2015 med endelig overlevering den side 6 av 6