Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: kl. 11:00 15:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Arkivsenteret Dora, Nyhavna, Trondheim Siri Holm Lønseth (møteleder) Hans Bøe Gunnar Hynne Eivind Stende Sigrid Angen Lina Homme (for Angen) Saker til behandling: 029/13-037/13 Arkivsak: 13/115 Saksliste Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Jan Åge Gundersen, Konsek Stein Eriksen, arkivtjenesten Ann Mari Stavrum, arkivtjensten Linda Sommervoll, arkivtjensten Karen Espelund, fylkesrådmannen Jørn Arve Flått, kommunikasjonsenheten Bjørn-Erik Hellandsjø, jus- og innkjøpstjenesten 029/13 Referatsaker 030/13 Orientering fra arkivtjenesten 031/13 Orientering om innkjøp av fototjenester 032/13 Selskapskontroll - MedTech - forslag til innretning 033/13 Bestillingsprosess forvaltningsrevisjon 034/13 Prosess for plan for forvaltningsrevisjon /13 Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan /13 Revidering av møteplan høst /13 Eventuelt Sakene ble behandlet i rekkefølge

2 Sak 029/13 - Referatsaker Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ple presentert: 1. Program regional samling september 2. Invitasjon til Konsek-samling 15. oktober Referatsakene tas til orientering. Sak 030/13 - Orientering fra arkivtjenesten Kontrollutvalget tar orientering fra arkivtjenesten til orientering, og konstaterer at ny arkivplan er utarbeidet i tråd med Fylkesrådmannens tilbakemelding etter forvaltningsrevisjon om saksbehandling og dokumenthåndtering. Stein Terje Eriksen, Ann Mari Stavrum og Linda Sommervoll orienterte om arkivtjenestens arbeid og oppfølging av forvaltningsrevisjon om saksbehandling og dokumenthåndtering. Følgende omforente forslag til endring ble fremmet: Siste leddsetning erstattes med, og konstaterer at ny arkivplan er under utarbeidelse. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding når denne er ferdigstilt. Innstilling med omforent forslag til endring ble enstemmig vedtatt. : Kontrollutvalget tar orientering fra arkivtjenesten til orientering, og konstaterer at ny arkivplan er under utarbeidelse. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding når denne er ferdigstilt. Sak 031/13 - Orientering om innkjøp av fototjenester

3 Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget ser ikke at det har fremkommet opplysninger som tilsier videre undersøkelser i saken. Utvalget ber om ny orientering dersom det eventuelt skulle fremkomme nye opplysninger som gir grunnlag til å revurdere dette. Karen Espelund, Jørn Arve Flått og Bjørn-Erik Hellandsjø orienterte på vegne av fylkesrådmannen. : Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget ser ikke at det har fremkommet opplysninger som tilsier videre undersøkelser i saken. Utvalget ber om ny orientering dersom det eventuelt skulle fremkomme nye opplysninger som gir grunnlag til å revurdere dette. Sak 032/13 - Selskapskontroll - MedTech - forslag til innretning Kontrollutvalget tar prosjektskissen fra Revisjon Midt-Norge til orientering. Kontrollutvalget ber om at prosjektet med selskapskontroll Medtech leveres innen 31.januar 2014, med en ressursramme på inntil 200 timer, hvorav 150 timer benyttes i Arve Gausen fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Kontrollutvalget tar prosjektskissen fra Revisjon Midt-Norge til orientering. Kontrollutvalget ber om at prosjektet med selskapskontroll Medtech leveres innen 31.januar 2014, med en ressursramme på inntil 200 timer, hvorav 150 timer benyttes i Sak 033/13 - Bestillingsprosess forvaltningsrevisjon

4 Saken fremmes uten innstilling. Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge innledet til diskusjon. Følgende forslag ble fremmet. Kontrollutvalget vurderer dagens praksis for bestilling av forvaltningsrevisjon som hensiktsmessig. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vurderer dagens praksis for bestilling av forvaltningsrevisjon som hensiktsmessig. Sak 034/13 - Prosess for plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides i tråd med prosess skissert i saksfremlegget og legges fram for fylkestinget desember Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides i tråd med prosess skissert i saksfremlegget og legges fram for fylkestinget desember Sak 035/13 - Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan Kontrollutvalget innstiller overfor fylkestinget på at vedlagte økonomiplan for og budsjett for 2014 med en ramme på kr vedtas. Instillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget innstiller overfor fylkestinget på at vedlagte økonomiplan for og budsjett for 2014 med en ramme på kr vedtas. Sak 036/13 - Revidering av møteplan høst 2013

5 Følgende endringer i møteplanen vedtas: Møte 28. november flyttes til november. Møte 9. desember flyttes til desember. Omforent forslag til endring av vedtaket ble fremmet: Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2. halvår 2013: Møte 10. oktober er tidligere flyttet til 3. oktober. Møte 28. november flyttes til 12. november. Møte 9. desember flyttes til 5. desember. Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2. halvår 2013: Møte 10. oktober er tidligere flyttet til 3. oktober. Møte 28. november flyttes til 12. november. Møte 9. desember flyttes til 5. desember. Sak 037/13 - Eventuelt Saken legges fram uten innstilling. Ingen saker fremmet Ingen vedtak fattet.

6 en ble gjennomlest og godkjent i møtet.