Forsvarets personellhåndbok - Del C Forvaltning av sivilt personell

Transkript

1 Forsvarets personellhåndbok - Del C Forvaltning av sivilt personell fastsettes til bruk i Forsvaret [Oslo, 1. januar 2013] Tom Simonsen Direktør Sjef Personellavdelingen

2 Forsvarets personellhåndbok - Del C Forvaltning av sivilt personell Metadata KORTTITTEL: FPH del C SIKKERHETSGRADERING: UGRADERT HJEMMEL: Organisasjons- og instruksjonsmyndigheten og Instruks for Sjef FST/P pkt. 3. GJELDER FOR: Forsvaret FAGMYNDIGHET: Sjef FST/P FAGANSVAR: - IKRAFTTREDELSE: FORRIGE VERSJON: FPH del C av Innhold 1 Innledning FORMÅL VIRKEOMRÅDE FORVALTNINGSPRINSIPPER Lover med forskrifter, bestemmelser og avtaler med forkortelser Styrende dokumenter og maler ANSVAR OG MYNDIGHET Forsvarsdepartementet (FD) Forsvarssjefen (FSJ) Sjef Forsvarsstaben (sjef FST) Sjef Forsvarets personelltjenester (sjef FPT) Sjef Driftsenhet i Forsvaret (sjef DIF) med underlagte avdelinger FPT KONTROLL- OG INSTRUKSJONSMYNDIGHET AJOURHOLD Administrasjon VIRKSOMHETSBEGREPET TJENESTEMANN OVERENSKOMSTLØNNET (OVK) TILSETTING, OPPSIGELSE, AVSKJED, OG SUSPENSJON MV Tjenestemenn OVK-personell Tilsetting Oppsigelse, suspensjon og avskjed aml kap 15 om opphør av arbeidsforhold Sluttvederlag Pensjonister MIDLERTIDIG FUNGERING/OMDISPONERING PERMISJONER Innledning Generelt Medfølger til ektefelle/registrert partner/samboer med flytteplikt Idrettspermisjon Permisjon for overtakelse av ny stilling Stilling utenfor Forsvaret Fast stilling ved annen DIF i Forsvaret Midlertidig tjeneste i annen stilling i Forsvaret...9 Side 2 av 13

3 Samme DIF...9 Annen DIF Midlertidige norske stillinger ved forsvarsattaché, HAW (Heavy Airlift Wing), NMR (National Military Representative), MMB (Militærmisjonen i Brussel) og FN-delegasjon i New York Midlertidig tjeneste i sivil Nato-stilling Permisjon for frivillig tjeneste i FN eller tjeneste i internasjonale operasjoner Permisjon for arbeid i internasjonale organisasjoner og internasjonale hjelpetiltak Permisjoner fastsatt ved lov eller tariffavtale Velferdspermisjon Permisjon ved fødsel, adopsjon og omsorg for barn Permisjon ved uførepensjon Permisjon for oppdrag i arbeidstakerorganisasjoner Permisjoner for utdanning Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv ( EVU-ordningen )...11 Ferieavvikling i studietiden Eksamens- og lesedager med lønn Andre permisjoner fastsatt ved lov eller tariffavtale Permisjon for overtallig personell SENIORPOLITISK TILTAK Beordringsplikt for sivilt personell Utvikling av ansatte KOMPETANSEUTVIKLING ATTEST TIL SIVILT TILSATTE Generelt Utfyllende bestemmelser Behandling - taushetsplikt Klage - endring Relevante dokumenter i FOBID Andre relevante kilder Ikrafttredelse...13 Side 3 av 13

4 1 Innledning 1.1 Formål Forsvarets personellhåndbok del C (FPH del C) skal bidra til helhetlig personellforvaltning og god og forsvarlig personellbehandling av sivile iht Forsvarets HR-verdikjede. FPH del C er et supplement til Statens personalhåndbok (SPH) over de bestemmelser det oftest er behov for i den daglige forvaltning, samt bestemmelser som er spesielle for Forsvaret. SPH dekker de bestemmelser som gjelder tjenestemenn. 1.2 Virkeområde FPH del C gjelder for sivile med tilsettingsforhold til Forsvaret. Der det er gitt egne bestemmelser for overenskomstlønte i verkstedsoverenskomsten, skal disse følges. For øvrig gjelder bestemmelsene som for tjenestemenn. 1.3 Forvaltningsprinsipper Forvaltning av sivilt personell skjer etter følgende hovedprinsipper: Forsvarsstaben/Personellavdelingen (FST/P) har ansvaret for overordnede planer, policy, direktiver, bestemmelser og rammer for forvaltning av sivilt personell. Forsvarets personelltjenester (FPT) har ansvar for den utøvende forvaltning innenfor de områder FST/P har ansvar for. Den enkelte avdeling har ansvar for lokal utøvende forvaltning innenfor rammen av lovverk, avtaler og gitte fullmakter Lover med forskrifter, bestemmelser og avtaler med forkortelser Tjenesteforholdene for sivilt personell er regulert gjennom en rekke lover, forskrifter, avtaler, direktiver og bestemmelser. Nedenfor er det regelverket som antas å være mest sentralt i den daglige personellforvaltningen av sivile listet opp med alminnelig brukte forkortelser. Lover med kommentarer, forskrifter og sentrale tariffavtaler/særavtaler finnes i regelverksportalen på intranettet. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv (arbeidsmiljøloven): aml Lov om statens tjenestemenn (tjenestemannsloven): tjml Forskrift til tjenestemannsloven: tjmls forskrift Lov om offentlige tjenestetvister (tjenestetvistloven): tjvl Lov om arbeidstvister (arbeidstvistloven) Lov om ferie (ferieloven): feriel Lov om folketrygd (folketrygdloven): ftrl Lov om aldersgrenser for offentlige tjenestemenn Lov om likestilling mellom kjønnene (likestillingsloven): likestl Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven): fvl Forskrift til forvaltningsloven: fvls forskrift Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova): offl Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven) Lov om personell i Forsvaret (forsvarspersonelloven) Side 4 av 13

5 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven): popplyl Hovedavtalen LO-NHO med tilpasningsavtale for Forsvaret Hovedtariffavtalen i staten (Hovedtariffavtalen): HTA Hovedavtalen i staten med tilpasningsavtale for Forsvaret: HA/TA Verkstedoverenskomsten for Forsvaret (verkstedoverenskomsten): VO/F Direktiv for delegering av myndighet Tilsettingsreglementet for sivile tjenestemenn i Forsvaret (tilsettingsreglementet): tilsregl Bestemmelser for utdanning i Forsvaret: BUF Forsvarets personellhåndbok: FPH Statens personalhåndbok: SPH Personalpolitikk ved omstillingsprosesser, FAD (se Styrende dokumenter og maler Styrende dokumenter, maler etc til bruk i forvaltningen, finnes på Forsvarets intranett under Virksomhetsstyring/Personell/Styrende dokumenter. 1.4 Ansvar og myndighet Forsvarsdepartementet (FD) FD har det overordnede ansvaret for personellpolitikken i Forsvaret. Saker som innen det sivile forvaltningsområdet spesielt utøves av og tilligger FDs myndighet: Saker som skal forelegges Kongen i statsråd. Saker som krever politisk behandling. Saker som krever korrespondanse med andre instanser på tilsvarende eller høyere nivå. Klager på enkeltvedtak. Utover dette har departementet gitt Forsvarssjefen (FSJ) den utøvende forvaltningsmyndighet og arbeidsgiveransvar innenfor Forsvaret Forsvarssjefen (FSJ) FSJ har overordnet arbeidsgiveransvar og forvaltningsmyndighet for alt personell i Forsvaret. FSJ har delegert sin utøvelse av følgende oppgaver og myndighet til: Sjef Forsvarsstaben (sjef FST) Ansvar og myndighet: Iverksetter, på vegne av FSJ, de planverk og bestemmelser som utgis av FD og foretar oppfølging av dette i hele Forsvaret. Utvikler og ajourholder regelverk for underlagte ansvarsområder. Sjef Personellavdelingen (sjef FST/P) utøver FSJs overordnede arbeidsgiveransvar i Forsvaret på vegne av sjef FST. Sjef FST/P er FSJs rådgiver, fagansvarlig og koordinerende myndighet innen personellforvaltning og styring Sjef Forsvarets personelltjenester (sjef FPT) Ansvar og myndighet: Side 5 av 13

6 Støtter FST ved å være utøvende myndighet innenfor personellforvaltningen. Har instruksjons- og kontrollmyndighet innenfor utøvende personellforvaltning i Forsvaret. Er rådgivende organ for personellforvaltningen, og ivaretar de fleste fagfelt innen personellområdet Sjef Driftsenhet i Forsvaret (sjef DIF) med underlagte avdelinger Ansvar og myndighet: Har stillingsfullmakt og melder inn til FPT hvilke stillinger innen egen enhet som skal kunngjøres for tilsetting. Forvalter alt sivilt personell innen egen enhet. Foretar interne omdisponeringer innenfor gjeldende regelverk. Inngår kontrakter om administrative tilsettinger iht gjeldende regelverk. Innvilger permisjoner innenfor gitte bestemmelser i FPH, SPH og VO/F. Forbereder oppsigelse, avskjed, suspensjon og ordensstraff (tjenestemenn) Vedtar oppsigelse, avskjed og suspensjon (overenskomstlønnet personell) 1.5 FPT kontroll- og instruksjonsmyndighet Selv om lokal sjef er tillagt avgjørelsesmyndighet i flere sammenhenger, og det formelt sett ikke foreligger klagerett iht forvaltningsloven på disse avgjørelsene, kan FPT som utøvende myndighet i forvaltningen kontrollere slike avgjørelser. I dette ligger at FPT til enhver tid og i enhver sak kan undersøke om saksbehandlingsreglene er fulgt, om lokal sjef har overholdt de alminnelige prinsipper om god forvaltningsskikk og om det skjønn som er utøvd er forsvarlig. 1.6 Ajourhold Ved endringer har FST drøftingsfullmakt for FPH del C med vedlegg. 2 Administrasjon 2.1 Virksomhetsbegrepet Virksomheten etter tjenestemannsloven (tjml) er Forsvaret. Virksomhetsbegrepet i arbeidsavtalen: Arbeidstaker tilsettes i Forsvaret (virksomheten) ved DIF uten en nærmere tilknytning til for eksempel kontor eller lignende. Grunnen til dette er at Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) har tilrådd at arbeidsavtalen ikke definerer arbeidsplassen og arbeidets art på en slik måte at det kan forårsake tvil om den enkelte embets- og tjenestemanns plikt til å finne seg i omorganisering av virksomheten og endringer i arbeidsoppgavene, jf tjml 12 og 12A. 2.2 Tjenestemann Med tjenestemann menes enhver arbeidstaker i statens tjeneste som ikke er embetsmann eller som faller utenfor etter tjmls forskrift Overenskomstlønnet (OVK) En OVK er en arbeidstaker i staten som får sine lønns- og arbeidsvilkår fastsatt i VO/F. Vedkommende omfattes iht tjmls forskrift 1 ikke av tjml, men arbeidsmiljøloven (aml). Side 6 av 13

7 2.4 Tilsetting, oppsigelse, avskjed, og suspensjon mv Tjenestemenn Bestemmelsene er fastsatt i Tilsettingsreglement for sivile tjenestemenn i Forsvaret. Etablering og administrasjon av regionale tilsettingsråd for sivile tjenestemenn er tillagt avdelinger i Forsvaret utpekt av FPT. Etablering og administrasjon av Det særskilte råd er tillagt FST. Tilrettelegging av arbeidstid/merarbeidstid og reiser mv for rådenes medlemmer, ivaretas av det enkelte medlemmets hjemmeavdeling. Det stilles ikke sentrale midler til dette formål. Tjml 18 gir tjenestemannen som vurderes oppsagt, avskjediget eller ilagt ordensstraff, rett til å forklare seg for tilsettingsrådet. Arbeidsgiver dekker ev reise- og oppholdsutgifter iht statens reiseregulativ for vedkommende samt ev én bistandsperson OVK-personell Tilsetting Tilsetting av OVK- personell er regulert i aml og foretas av sjef DIF. Tilsettingsprosedyren er noe forenklet sett i forhold til tjenestemenn. Også for denne personellkategorien utarbeides en innstilling som skal inneholde: Omtale av søkerne Innstillingsrekkefølge Omtale av ev personell som har fortrinnsrett, ref retningslinjer for omstilling Når det gjelder søkerens rett til å bli gjort kjent med søkeroversikt mv samt offentlighetens rett til å få en fortegnelse over søkerne, gjelder de samme bestemmelser som for tjenestemenn Oppsigelse, suspensjon og avskjed aml kap 15 om opphør av arbeidsforhold Bestemmelsene om oppsigelse, suspensjon og avskjed er fastsatt i aml. Myndighet til å si opp/avskjedige OVK-personell er tillagt sjef DIF. Regler om saksbehandling ved oppsigelse, suspensjon og avskjed er fastsatt i aml og fvl. Bestemmelser om oppsigelsesfrister er gitt i aml Med sammenhengende tjeneste, menes all sammenhengende tjeneste i Forsvaret uansett hvilken avdeling tjenesten har vært ved. Personell som er tilsatt for et bestemt tidsrom eller for et bestemt arbeid av forbigående art, skal fratre ved kontraktens utløp eller avsluttet arbeid uten noen nærmere oppsigelsesfrist. Har arbeidsforholdene vart mer enn ett år skal imidlertid arbeidstakeren ha skriftlig varsel senest en måned før fratredelsestidspunktet. I aml 15-6 og 15-7 er det fastsatt de forhold som gir grunnlag for oppsigelse. Loven stiller ikke krav om at en arbeidstaker skal ha mottatt advarsel før det gis oppsigelse. Dette bør imidlertid gjøres slik at vedkommende har en mulighet til å rette opp forhold arbeidsgiver er misfornøyd med. Ved en eventuell rettssak etter en oppsigelse vil det vanligvis bli lagt stor vekt på om advarsel er gitt. Aml fastslår at to vilkår må være oppfylt for å kunne suspendere en arbeidstaker. Arbeidstakeren må ha gjort seg skyldig i forhold som kan medføre avskjed og at virksomhetens behov tilsier det. Vilkårene er kumulative, dvs begge vilkårene må være oppfylt i hvert enkelt tilfelle. I aml er det fastsatt de forhold som gir arbeidsgiver grunnlag for avskjedige en arbeidstaker. Avskjed blir typisk utløst av et enkeltstående forhold som er særskilt graverende. Dette er imidlertid ingen betingelse, og dersom arbeidstakeren gjentatte ganger krenker sine plikter, vil Side 7 av 13

8 dette i sum kunne gi grunnlag for avskjed. Dette fremgår uttrykkelig av tjml 15, og tilsvarende må gjelde også etter aml Sluttvederlag Overenskomstlønnet personell som, etter fylte 50 år og med minst 10 års sammenhengende tjeneste i Forsvaret, blir sagt opp uten at oppsigelsen skyldes eget forhold eller når arbeidsforholdet opphører som følge av sykdom eller svekket helse, kan under visse forutsetninger tilstås sluttvederlag. Bestemmelsen finnes i VO/F Pensjonister Personell som har fratrådt stilling med alderspensjon, dvs: når arbeidstaker fratrer ved oppnådd aldersgrense for stillingen når arbeidstaker fratrer tre år før aldersgrensen og summen av tjenestetid og alder er minimum 85 år (kun betydning ved lavere aldersgrense enn 70 år) når arbeidstaker ved fratredelsen har fylt 67 år kan engasjeres på pensjonistvilkår etter bestemmelsene i SPH. Personell på pensjonistvilkår gis arbeidsavtale for tjenestetiden iht tjenestens varighet (midlertidig), herunder fratreden uten forutgående oppsigelse. Arbeidsoppgaver, arbeidstid og lønn spesifiseres i arbeidsavtalen. AFP-pensjonister og andre førtidspensjonister kan ikke engasjeres på pensjonistvilkår. Se for øvrig de særskilte bestemmelsene i Bestemmelser for bruk av statlige virkemidler i Forsvaret ved engasjement på pensjonistvilkår av personell som mottar stønad fra Forsvaret. 2.5 Midlertidig fungering/omdisponering Arbeidsgiver kan med hjemmel i styringsretten midlertidig omdisponere arbeidstaker til å fungere i en annen fast eller midlertidig stilling i samme DIF, når tjenestens tarv krever det. Se for øvrig HA/TA 12.2.a. Midlertidig omdisponering innebærer en tidsbegrenset flytting av arbeidstaker. Varigheten beror på et skjønn i hvert enkelt tilfelle, avhengig av grunnlaget for omdisponeringen. Fungering/ omdisponering utover seks md krever normalt et særskilt grunnlag. Arbeidstaker får ikke krav på fast tilsetting i den stillingen vedkommende er omdisponert til, men går tilbake til sin opprinnelige stilling når perioden med omdisponering avsluttes. 2.6 Permisjoner Innledning Permisjoner er ingen rettighet med mindre det er fastsatt ved lov eller avtale. Søknader om permisjon skal avgjøres lokalt dersom det ikke er gjort unntak i den enkelte bestemmelse. Se SPH vedrørende tariffavtale om medregning av permisjon uten lønn og annet midlertidig fravær som pensjonsgivende tjenestetid i SPK Generelt Bestemmelsene gjelder for: Fast tilsatte tjenestemenn (hel- og deltid). Midlertidig tilsatte tjenestemenn (hel- og deltid), der hvor annet ikke er angitt i det enkelte punkt. Der det er gitt egne bestemmelser for OVK i VO/F, skal disse følges. For øvrig gjelder bestemmelsene som for tjenestemenn. Side 8 av 13

9 Arbeidstaker skal underrette avdelingen senest innen 3 md før permisjonens utløp om hun/han velger å gjeninntre i stillingen eller si opp. Dersom arbeidstaker likevel ikke gir beskjed, har vedkommende både rett og plikt til å gjeninntre ved permisjonens utløp Medfølger til ektefelle/registrert partner/samboer med flytteplikt Permisjon på grunnlag av flytteplikt for ektefelle / registrert partner / samboer kan bare gis fra én stilling i Forsvaret. Det gis permisjon kun fra søkerens siste tilsettingsforhold Idrettspermisjon I forbindelse med deltakelse i sivile idrettsarrangementer, har sjef DIF myndighet til å innvilge permisjon med eller uten lønn. Det forutsettes at arrangementet er på nasjonalt nivå/tilsvarende, og at permisjonen avgrenses til selve arrangementets varighet. Dersom tjenesten tillater det, kan sivilt ansatte delta i militære mesterskap der dette er aktuelt. Avdelingssjef har myndighet til å innvilge permisjon ved deltakelse i slike arrangementer Permisjon for overtakelse av ny stilling Stilling utenfor Forsvaret Fast tilsatte arbeidstakere kan gis inntil ett års permisjon uten lønn for å overta ny fast stilling. Ved avgjørelse skal det tas hensyn til arbeidskraftsituasjonen i det distrikt avdelingen ligger, hvordan muligheten er til å tilsette vikar etc. Permisjonen bør så fremt det er mulig gis fra stillingen. Hvis dette ikke er mulig, kan permisjonen gis fra avdelingen. Det må underrettes skriftlig om dette ved innvilgelse av permisjonen Fast stilling ved annen DIF i Forsvaret En arbeidstaker skal gis minimum seks md permisjon uten lønn fra sin stilling for å overta ny fast stilling, dersom det er gitt prøvetid i den nye stillingen. Videre kan det gis permisjon utover seks md enten fra stilling eller avdeling. Det må underrettes skriftlig om dette ved innvilgelse av permisjonen. Ved avgjørelse om videre permisjon skal det tas hensyn til arbeidskraftsituasjonen i det distrikt avdelingen ligger, hvordan muligheten er til å tilsette vikar etc Midlertidig tjeneste i annen stilling i Forsvaret Samme DIF En fast tilsatt arbeidstaker som midlertidig gjør tjeneste i annen stilling ved samme DIF skal gis permisjon og har krav på å komme tilbake til sin stilling når den midlertidige tjenesten er over. Annen DIF En arbeidstaker som midlertidig gjør tjeneste i annen DIF, kan gis permisjon fra stillingen. For midlertidig tjeneste ved prosjekter og lignende, der Forsvaret har arbeidsgiveransvar, bør det gis permisjon for den midlertidige tjenestens varighet. Ved avgjørelse skal det tas hensyn til arbeidskraftsituasjonen i det distrikt avdelingen ligger, hvordan muligheten er for å tilsette vikar etc. Permisjon utover ett år kan gis fra avdelingen Midlertidige norske stillinger ved forsvarsattaché, HAW (Heavy Airlift Wing), NMR (National Military Representative), MMB (Militærmisjonen i Brussel) og FN-delegasjon i New York Fast tilsatte arbeidstakere, som etter søknad har blitt tilsatt midlertidig i en av de ovennevnte stillinger, skal, etter søknad, gis permisjon fra sin faste stilling for tre år. Ved ev forlengelse av Side 9 av 13

10 tilsettingen gis det etter ny søknad ytterligere ett års permisjon fra stillingen, dvs til sammen maksimalt fire år. Ektefelle/registrert partner/samboer som flytter med, skal gis permisjon. Det første året bør gis fra stillingen, mens ev videre permisjon kan gis fra avdelingen Midlertidig tjeneste i sivil Nato-stilling Fast tilsatte arbeidstakere som etter søknad blir midlertidig tilsatt i en ovennevnt stilling, kan normalt gis permisjon uten lønn fra sin faste stilling (eventuelt fra avdeling) i inntil tre år, ev forlengelse til fire år. Ektefelle/registrert partner/samboer som flytter med kan gis permisjon fra avdeling Permisjon for frivillig tjeneste i FN eller tjeneste i internasjonale operasjoner En arbeidstaker gis inntil to års permisjon uten lønn fra sin stilling for å ta frivillig tjeneste i FN, eller tjeneste i internasjonale operasjoner. For midlertidige tilsatte vil arbeidsforholdet (ved eventuell kontraktsslutt) kunne opphøre under permisjonstiden. Det kan gis permisjon for å følge ektefelle/registrert partner/samboer i slike tilfeller Permisjon for arbeid i internasjonale organisasjoner og internasjonale hjelpetiltak Med mindre tvingende tjenstlige grunner er til hinder for det, bør fast tilsatte arbeidstakere som etter søknad er tatt ut til å arbeide i administrasjonen i andre land eller i internasjonale institusjoner og organisasjoner, gis permisjon uten lønn fra avdeling. Det bør ses positivt på permisjonssøknad for å følge ektefelle/registrert partner/samboer i slike tilfeller Permisjoner fastsatt ved lov eller tariffavtale Velferdspermisjon HTA 22 og VO/F 16 gir muligheter for å tilstå arbeidstaker velferdspermisjon med lønn inntil 12 dager innen kalenderåret (se siste utgave av HTA). Det er åpnet for fleksibelt uttak i Forsvaret (90 timer). Vilkåret for slik permisjon må være at det foreligger viktige velferdsgrunner. Søknad innvilges lokalt etter vurdering av permisjonsgrunn og søkerens individuelle behov for denne permisjonen. Ved vurdering skal intensjonene i Forsvarets verdigrunnlag og Forsvarets personellpolitikk følges for øvrig er det ikke gitt sentrale retningslinjer for hva som regnes som viktige velferdsgrunner Permisjon ved fødsel, adopsjon og omsorg for barn Fødsels- og adopsjonspermisjon gis fra stillingen, mens utvidet omsorgspermisjon gis fra avdelingen Permisjon ved uførepensjon Arbeidstaker som tilstås uførepensjon etter sykelønnsperioden skal som hovedregel etter søknad, innvilges ett års permisjon uten lønn etter sykelønnsperioden. Hvis arbeidstakeren er innvilget uførepensjon uten krav til ny legevurdering, kan vedkommende oppfordres til å si opp sin stilling, eller kan sies opp av arbeidsgiver. Arbeidstaker med permisjon for uførhet er tilsatt i Forsvaret inntil formell oppsigelse fra arbeidstaker selv eller arbeidsgiver foreligger Permisjon for oppdrag i arbeidstakerorganisasjoner Regler om tjenestefri for tillitsvalgte og tilsatte i arbeidstakerorganisasjoner er fastsatt i hovedavtalene og tilpasningsavtalene for Forsvaret. Søknad om permisjon med lønn for frikjøpte tillitsvalgte fra sentrale arbeidstakerorganisasjoner, avgjøres av FPT. Side 10 av 13

11 2.6.9 Permisjoner for utdanning Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs mv ( EVU-ordningen ) Arbeidstaker kan etter søknad innvilges inntil tre års heltids studiepermisjon med lønn, se særavtalen i SPH. Ferieavvikling i studietiden For de som gjennomgår opplæring med lønn over flere skoleår, pålegges tjeneste i skoleferien. Denne tjenesten går ikke til fradrag i plikttjenesten. Det gis imidlertid rett til fire ukers ferie etter endt skoleår. Restferien anses avviklet ifm skolefri i løpet av skoleåret. Opparbeidet, men ikke avviklet ferie før uttak av permisjon, overføres til neste sommer og legges til de øvrige ukene. Det opparbeides feriepenger og ferietid som for full stilling Eksamens- og lesedager med lønn Se siste utgave av SPH Andre permisjoner fastsatt ved lov eller tariffavtale Se siste utgave av SPH, aml kap 12, HTA og VO/F Permisjon for overtallig personell Se vedlegg A Veiledning i omstillingsprosessen for sivilt personell. 2.7 Seniorpolitisk tiltak Tilsatte får åtte dager tjenestefri fra det året de fyller 62. I tillegg til disse åtte, er det i Forsvaret forhandlet frem tre ekstra dager (totalt 11 dager). Disse (11) dagene er et seniorpolitisk tiltak og er ikke å anse som likestilt med ferie. Dette betyr at ubenyttede dager ikke kan overføres til neste periode. Uttak av tjenestefri med lønn foretas enten som hele dager eller som redusert arbeidstid etter avtale med lokal arbeidsgiver. Alternativt kan det avtales at dagene godtgjøres med lønn ved utløp av året. Deltidsansatte har rett til fridager forholdsmessig. Se for øvrig HTA og VO/F. 3 Beordringsplikt for sivilt personell Bestemmelser om beordringsplikten for sivile tjenestemenn til Intops er gitt i egne retningslinjer med utfyllende bestemmelser i FPH del E. 4 Utvikling av ansatte 4.1 Kompetanseutvikling Kompetanseutvikling reguleres av BUF og særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etterog videreutdanning, kurs mv, se SPH. 4.2 Attest til sivilt tilsatte Generelt Hensikten med attesten er å gi en tilbakemelding til den enkelte arbeidstaker, som ønsker det, om utførelsen av arbeidet og oppnådde resultater etter en dialog mellom arbeidstaker og foresatt. Dette skal bygge på inntrykk fra den perioden attesten gjelder for. I attesten skal arbeidstakerens arbeidsinnsats og resultater vurderes mot stillingens gjøremål, krav til utdanning og ut fra norm om hva som bør forventes. Side 11 av 13

12 Det er en tjenesteplikt for arbeidsgiver å utarbeide attest til arbeidstaker som ønsker det. Attesten skal normalt gis av nærmeste sjef, men der den geografiske eller arbeidsmessige avstanden er stor, kan det være naturlig å utpeke en annen leder. Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle. Attesten skal utarbeides på et objektivt og nøkternt grunnlag - positive forhold er like viktig å fremheve som de ev negative Utfyllende bestemmelser Attesten gis på fastsatt skjema innen juni annethvert år. I tillegg kan den gis ved jobbskifte, sjefsskifte, oppsigelse og på anmodning fra arbeidstaker. Attesten ligger under Relevante dokumenter i tilknytning til dette dokumentet i FOBID. Attesten kan også finnes ved et uavhengig søk. Ved utarbeiding av attest skal det brukes klare uttrykksmåter slik at misforståelser unngås. Kun forhold som har betydning for vurdering av tjenesten skal omtales Behandling - taushetsplikt Attesten skrives i ett eksemplar som underskrives av utsteder, og dennes nærmeste foresatte. Arbeidstaker skal deretter orienteres av utsteder om innholdet og kvittere for at orienteringen er holdt. Arbeidstaker skal gis mulighet for å ha med tillitsvalgt eller en kollega som bisitter ved orienteringen dersom dette ønskes. Mottaker skal videre gis anledning til i egen rubrikk med tilleggsopplysninger eller i vedlegg å gi egne opplysninger om forhold som er beskrevet i eller ligger til grunn for uttalelsen. Etter underskrift av den tilsatte kopieres attesten i ytterligere ett eksemplar. Originalen overleveres den tilsatte som skal gjøres oppmerksom på at kopi kan sendes VPV for skanning. Attesten er en sak mellom de som er bemyndiget til å behandle attester og den tilsatte. Alle har taushetsplikt vedrørende innholdet i attesten. Attestene skal merkes Unntatt fra offentlighet og underlagt taushetsplikt, jf offl 13 jf fvl 13 første ledd nr 1, og oppbevares i samsvar med dette Klage - endring Attestens utsteder har plikt til å endre en attest dersom det viser seg at vurderingen er bygget på feil eller sviktende grunnlag. Klagereglene i forvaltningslover gjelder ikke på området attester. 5 Relevante dokumenter i FOBID Veiledning i omstillingsprosessen for sivilt personell Attest for sivilt tilsatte i Forsvaret (Bl 0517) Veiledning til rutiner ved tap av sikkerhetsklarering 6 Andre relevante kilder Personalpolitikk ved omstillingsprosesser; FAD Arbeidsavtale for overenskomstlønte i Forsvaret Arbeidsavtale for sivile tjenestemenn i Forsvaret (Bl 0526B) Arbeidsavtale - åremålskontrakt (SPH ) Engasjementskontrakt for personell på pensjonistvilkår Tilsettingsreglement for sivile tjenestemenn i Forsvaret Vedlegg 4 Stillinger med stillingsbeskrivelse til Bestemmelser for strukturforvaltning i Forsvaret Side 12 av 13

13 7 Ikrafttredelse Forsvarets personellhåndbok - Del C Forvaltning av sivilt personell trer i kraft Samtidig settes Forsvarets personellhåndbok del C Forvaltning av sivilt personell av ut av kraft. Partene er enige om at saker som er oversendt FST før ikrafttreden av endringer, skal skje med basis i de reglene som gjaldt på tidspunktet for sakens opprettelse. Side 13 av 13

14

15 Tilsettingsreglement for sivile tjenestemenn i Forsvaret fastsettes til bruk i Forsvaret Akershus festning, 11. august 2011 Tom Simonsen Direktør Sjef Forsvarsstaben personellavdelingen

16 Tilsettingsreglement for sivile tjenestemenn i Forsvaret Tilsettingsreglementet for sivile tjenestemenn i Forsvaret ble stadfestet med merknader av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet den 5. juli De utfyllende bestemmelsene til de enkelte paragrafer ble drøftet den 12. mai og 03. august Tilsettingsreglementet trer i kraft med virkning fra 1. oktober Tilsettingsreglementet fra 1. oktober 2007 settes med dette ut av kraft. 2

17 Metadata KORTTITTEL: SIKKERHETSGRADERING: HJEMMEL: GJELDER FOR: FAGMYNDIGHET: Tilsettingsreglementet UGRADERT Organisasjons- og instruksjonsmyndigheten Forsvaret Sjef Forsvarsstaben personellavdelingen (FST/P) FAGANSVAR: - IKRAFTTREDELSE: FORRIGE VERSJON: Innhold 1 REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL UNNTAK FRA REGLEMENTSBESTEMMELSENE - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL MIDLERTIDIG TILSETTING (ADMINISTRATIV) EKSTERNT FINANSIERTE STILLINGER KUNNGJØRING AV STILLINGER - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL OFFENTLIG KUNNGJØRING STILLINGSBESKRIVELSER, UTDANNING OG TJENESTEERFARING Stillinger med disponeringsplikt KUNNGJØRINGENS INNHOLD - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL HELSEKRAV MANGFOLD INTERNT OPPRYKK SØKNADSFRIST ANDRE FORHOLD VILKÅRENE FOR FORNYET KUNNGJØRING - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL INNSTILLING UTEN KVALIFISERTE SØKERE FRAVIKELSE AV KRAV I KUNNGJØRINGSTEKST BRUK AV EKSISTERENDE SØKERMASSE TIL NY INNSTILLING BEHANDLING AV SØKNADER - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL SAKSBEHANDLING MOTTAK AV SØKNADER UTVIDET SØKERLISTE KVALITETSSIKRING AV SØKNADSPAPIRER FAGLIG VURDERING AV SØKNADER Direktør ved Institutt for forsvarsstudier (IFS) Undervisningsstillinger ved Forsvarets høgskoler Stilling som psykolog i Forsvaret Stilling som lege, tannlege, sykepleier og tannhelsesekretær Stilling som amanuensis (konservator) ved Forsvarets museer Stilling som forsker BRUK AV INTERVJU Funksjonshemmet/yrkeshemmet søker Innvandrer/person med innvandrerbakgrunn Tillitsvalgtes rett til å delta VURDERING AV SØKERNES REALKOMPETANSE KVALIFIKASJONSPRINSIPPET Disponeringspliktige stillinger KONKURRANSEANSIENNITET Beregning av konkurranseansiennitet i Forsvaret Heltidstilsatte Deltidstilsatte

18 6.8.2 Konkurranseansiennitet i staten BEFAL SOM ER MEDDELT AVSKJED MED REDUSERT LØNN OVERTALLIG PERSONELL OG FORTRINNSRETT FUNKSJONS-/YRKESHEMMET SØKER TILSETTING AV UTENLANDSKE STATSBORGERE SIKKERHETSKLARERING INNSTILLING TIL TILSETTING - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL INNSTILLING PRØVETID Spesielt for disponeringspliktige stillinger OVERSENDELSE TIL TILSETTINGSRÅDET INNSYNSRETT - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL OPPLYSNINGER SOM KAN/ SKAL GIS I FORBINDELSE MED TILSETTING I OFFENTLIG FORVALTNING Offentleglova Partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning Utvidet søkerliste Søknader med vedlegg Innstillingen Oversendelse til søker som ber om innsyn TILSETTINGSMYNDIGHET UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL TILSETTINGSRÅD SOM TILSETTINGSMYNDIGHET OPPNEVNING AV TILSETTINGSRÅD - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL ADMINISTRASJON OPPNEVNING AV NYE LEDERE, MEDLEMMER, VARA OG SETTEMEDLEMMER Avdelingens representant (administrasjonen) Organisasjonens representant FORSLAG OM OPPNEVNING SETTELEDER/-MEDLEM MEDLEMMENES MANDAT I RÅDET Administrasjonens representanter (innstillende myndigheter) Organisasjonenes representanter SAKSBEHANDLING I TILSETTINGSRÅDET - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL GJENNOMGANG AV SAKENS DOKUMENTER RÅDETS KONTROLLPLIKT HABILITET Bruk av vara RÅDETS ANMODNING TIL INNSTILLENDE MYNDIGHET OM NY VURDERING AV INNSTILLING Ny vurdering - ingen endring av innstilling Innstilling uten kvalifiserte søkere UENIGHET I TILSETTINGSRÅDET FRAVIKELSE AV KRAV IHT KUNNGJØRINGSTEKST LOV OM LIKESTILLING MELLOM KJØNNENE FORMELLE FEIL VED BEHANDLINGEN I TILSETTINGSRÅDET FØRING AV PROTOKOLL FASTSETTELSE AV PRØVETID TILSETTINGSRÅDETS FORMELLE VEDTAK Generelt Tilsettingsrådet velger en annen enn innstilte nr Vedtak vedrørende øvrige innstilte RETUR AV SAKSDOKUMENTENE OMGJØRING AV VEDTAK I EN TILSETTINGSSAK OVERGANG FRA MIDLERTIDIG TIL FAST TILSETTING - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL GENERELT Forlengelse av midlertidig tilsetting Fra midlertidig til fast FRA OVERENSKOMSTLØNNET TIL REGULATIVLØNNET MELDING OM TILSETTING MV - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL

19 13.1 UNDERRETNING OM RÅDETS VEDTAK ARBEIDSAVTALE Spesielt for disponeringspliktige stillinger BEREGNING AV TJENESTETIDEN - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL OPPSIGELSE, AVSKJED, SUSPENSJON OG ORDENSSTRAFF - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL OPPSIGELSE I PRØVETIDEN TJML OPPSIGELSE I DE FØRSTE TJENESTEÅR TJML OPPSIGELSE ETTER DE FØRSTE TJENESTEÅR TJML ORDENSSTRAFF TJML ALMINNELIG TJENSTLIG TILRETTEVISNING AVSKJED TJML SUSPENSJON TJML SAKSBEHANDLINGSREGLER - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL SAKSBEHANDLING VED OPPSIGELSE Oppsettende virkning SAKSBEHANDLING VED SUSPENSJON Oppsettende virkning Opphevelse av suspensjon SAKSBEHANDLING VED AVSKJED Oppsettende virkning SAKSBEHANDLING VED ORDENSSTRAFF Oppsettende virkning Registrering og sletting av ordensstraff ATTEST - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL IKRAFTTREDELSE OG REVISJON - UTFYLLENDE BESTEMMELSER TIL Oversikt over forkortelser brukt i dette reglement: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv 17. juni 2005 (arbeidsmiljøloven): aml Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker 10. februar 1967 (forvaltningsloven): fvl Forskrift til forvaltningsloven 15. desember 2006 (forvaltningslovforskriften): fvl forskrift Hovedavtalen i staten (hovedavtalen): HA Hovedtariffavtalen i staten (Hovedtariffavtalen): HTA Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 19. mai 2006 (offentleglova): offl Lov om statens tjenestemenn mm 4. mars 1983 (tjenestemannsloven): tjml Forskrift til lov om statens tjenestemenn med mer 11. november 1983 (tjenestemannslovens forskrift): tjml forskift Tilsettingsreglementet for sivile tjenestemenn i Forsvaret (tilsettingsreglementet): tilsregl 5

20 Del I Generelt 1 Reglementets virkeområde 1. Dette reglementet gjelder for alle regulativlønte sivile stillinger i Forsvaret. 2. I tilfelle motstrid må reglementsbestemmelsene vike for tjenestemannsloven, videre må de utfyllende bestemmelsene vike for både tjml og dette tilsregl bestemmelser. 1 Reglementets virkeområde - utfyllende bestemmelser til 1 Dette reglementet er et supplement til tjml og gir bestemmelser på de områder hvor loven forutsetter eller gir adgang til det. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene 1. Reglene i 3-12 gjelder ikke for tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn seks måneder. I disse tilsettingssakene gjelder ikke kravene til kunngjøring, innstilling og rådsbehandling. Sjef for Driftsenhet i Forsvaret (DIF) har tilsettingsmyndighet. 2. En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold som antas å strekke seg ut over seks måneder, skal behandles etter tilsregl vanlige regler. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene - utfyllende bestemmelser til Midlertidig tilsetting (administrativ) Når en midlertidig tilsetting skal ha en varighet på inntil seks måneder kan sjef DIF foreta denne uten kunngjøring, innstilling og rådsbehandling (såkalt administrativ tilsetting jf tjml 6). Tjenestemannsorganisasjonene skal i disse tilfeller informeres skriftlig. 2.2 Eksternt finansierte stillinger Ved tilsetting av undervisnings- og forskningspersonell som skal utføre arbeid som er eksternt finansiert, kan det gjøres unntak fra tjml 2, 4 og 5 om kunngjøring, innstilling og tilsetting jf tjml forskrift 2 nr 4. Med eksternfinansiert personell forstås tjenestemenn som er tilsatt for å utføre ett oppdrag som helt ut, eller i det alt vesentlige, finansieres ved inntektsoverføring av midler fra en annen virksomhet. 6