Sluttrapport versjon

Transkript

1 ( ) SLUTTRAPPORT Sluttrapport versjon

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING HENSIKT MED SLUTTRAPPORTEN BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 3 MÅL PROSJEKTMANDAT REFERANSER DEFINISJONER... 5 BESKRIVELSE AV INNHOLDET I AKTIV LARVIK: ORGANISERING AV PROSJEKTET ORGANISERING ANSVAR OG ARBEIDSOPPGAVER RESSURSER / BEMANNING PROSJEKTRESULTATER MÅLOPPFYLLELSE PROSJEKTETS FASER OG AKTIVITETER INFORMASJON MILEPÆLER ØKONOMI GJENNOMFØRING SIKKERHET I PROSJEKTET TEAMBYGGING I PROSJEKTET ADMINISTRASJON AV PROSJEKTET KRITISKE SUKSESSFAKTORER I PROSJEKTET RAPPORTERING - EVALUERING - IMPLEMENTERING STATUSRAPPORT EVALUERING IMPLEMENTERING - GJENNOMFØRING AV PROSJEKTRESULTATET ETTER PROSJEKTPERIODEN Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

3 1. Innledning 1.1. Hensikt med sluttrapporten Sluttrapporten skal beskrive sluttresultatet av prosjektet, gi svar på om prosjektmålet er nådd, om tids- og kostnadsrammer er overholdt, samt hva som har fungert bra eller mindre bra i hele prosjektets forløp Bakgrunn for prosjektet Lov 24.juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) trer i kraft fra 1. januar Formålet med loven er å bidra til en samfunnsutvikling som fremmer folkehelse og utjevner sosiale helseforskjeller. Kommunen skal i folkehelsearbeidet bruke alle sine sektorer, ikke bare helsesektoren, for å fremme folkehelse. Formål Aktiv Larvik er en folkehelse- og levekårssatsning som retter seg mot hele befolkningen. Det har til hensikt å utjevne sosiale forskjeller ved å skape større aktivitet i den delen av befolkningen som synes terskelen til det etablerte foreningslivet er for høy. Enten det gjelder sosiale, ferdighetsmessige eller økonomisk begrunnelser. Prosjektet skal mobilisere til økt fysisk aktivitet ved å etablere en kommuneovergripende allaktivitetsklubb, etter hvert for alle aldersgrupper, med gratis medlemskap. I modellforsøkets første fase vil prosjektet fokusere på Aktiv Ung, og aktiviteter knyttet til etableringen av dette. Tiltak: Etablere Aktiv Larvik, som allaktivitetsklubb med gratis medlemskap Etablere Aktiv Larvik aktivitetskalender Utjevne sosiale forskjeller ved å tilby gratis medlemskap og utlån av utstyr Bidra til å øke fysisk aktivitet for inaktive grupper i befolkningen Sikre en lav terskel der det ikke legges opp til konkurranse Stimulere til rekruttering av medlemmer til lokale lag og foreninger, og slik kunne øke aktiviteten i lagene/klubbene Mål Prosjektets hovedmål er å: Utarbeidet handlingsverktøy for lokal mobilisering for økt fysisk aktivitet Delmål: Øke aktivitet i nærmiljøene for alle aldersgrupper Utjevne sosiale forskjeller Bidra til sosial inkludering for alle grupper. ALLE skal med! Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

4 2. Prosjektmandat Bestiller: Rådmannen Prosjektleder: Kjetil Lundeberg, idrettssjef Tidsrom: Prosjektnavn: Aktiv Larvik Innhold: 1. Etablere Aktiv Larvik, som allaktivitetsklubb med gratis medlemskap 2. Utjevne sosiale forskjeller ved å tilby gratis medlemskap og utlån av utstyr 3. Bidra til å øke fysisk aktivitet for inaktive grupper i befolkningen 4. Sikre en lav terskel der det ikke legges opp til konkurranse 5. Stimulere til rekruttering av medlemmer til lokale lag og foreninger og slik kunne øke aktiviteten i lagene/klubbene Prosjektmål: Utarbeide et handlingsverktøy for lokal mobilisering for økt fysisk aktivitet ved å stimulere til aktive nærmiljø for barn, ungdom, voksne og eldre Fullmakter: Innenfor de gitte rammer i økonomiplanen, ha ansvar for og lede prosjektet Skaffe til veie nødvendige ressurser og kompetanse for at prosjektet skal få den fremdrift som er forutsatt Initiere delprosjektledere og deltakere i arbeidsgrupper Inngå avtaler for gjennomføring av prosjektet innenfor vedtatt budsjett Attestasjonsfullmakt for prosjektmidlene Utarbeide og fordele budsjettrammene på de ulike delprosjektene Ha rådmannens rolle ovenfor politisk komité og kommunestyret i spørsmål som dreier seg om prosjektet Spesielle forhold: Inneha ansvar for at rutiner for samarbeid med kommunale enheter, lag/foreninger, enkeltpersoner og andre partnere beskrives og etableres Rapportering: Til partnerskapet (styringsgruppe) på fremdrift og økonomi Konsultering av partnerskapet (styringsgruppe) ved strategiske veivalg som går ut over det som tidligere er bestemt Avtale om ekstern evaluering sikrer underveisevaluering og sluttevaluering Evaluering og erfaringsdeling i nettverk bidrar til overføringsverdi og modellutvikling Forankring i Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) styrende Kommuneplanens samfunnsdel dokumenter: s strategidokument Regional plan for folkehelse Vestfold s kvalitetssystem, spesielt kap Prosjektstyring. Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

5 3. Referanser Følgende styrende dokumenter gjaldt for prosjektet: Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) Kommuneplanens samfunnsdel s strategidokument Regional plan for folkehelse Vestfold s kvalitetssystem, spesielt kap Prosjektstyring. 4. Definisjoner Beskrivelse av innholdet i Aktiv Larvik: I prosjektet Aktiv Larvik skal det tilbys en allaktivitetsklubb med gratis medlemskap til hele befolkningen. I modellforsøkets første fase vil prosjektet fokusere på Aktiv Ung ( klasse) og aktivitet knyttet til etableringen av dette prosjektet. I Aktiv Larvik tar frivillige lokale lag og foreninger et utvidet folkehelseansvar og et særskilt sosialt ansvar. Frivilligheten bidrar med ulike aktiviteter i en timeplan. Insitamentet utover anledningen til sosialt verdiskaping, vil være at foreningen får økonomisk bidrag i utbytte. Dette er dugnadsarbeid som bidrar til å bedre økonomien til sin egen klubb. Kvalitetskrav og eierskap til prosjektet og til dugnadsarbeidet skal sikres i samarbeid med Larvik Idrettsråd. Prosjektet vil også tilstrebe at enkeltpersoner med særskilte interesser og ressurser får en timeplan med aktiviteter og frivillig arbeid Organisering Prosjektorganisasjonen er som følger: 5. Organisering av prosjektet Prosjektansvarlig/bestiller: Prosjektleder: Rådmannen Ved prosjektetablering; Kjetil Lundeberg, idrettssjef Ved prosjektgjennomføring; Ann- Kristin Aanstad, Larvik idrettsråd Partnerskapsgruppe/Styringsgruppe: (Utviklingsavdelingen) (Idrett og friluftsliv) Vestfold fylkeskommune (Folkehelsekoord.) Vestfold idrettskrets (AktivSkole365 m.m) Larvik idrettsråd, prosjektlederrolle Per Olaf Skogshagen Kjetil Lundeberg (leder styringsgruppa) Anne Slåtten Lisbeth Danielsen Ann-Kristin Aanstad Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

6 Prosjektgruppe: 1) Kjetil Lundeberg, (Idrettssjef), til mai ) Lisbeth Danielsen, Vestfold idrettskrets, til mai ) Bård Jacobsen,, avd. Oppvekst 4) Erica Gutterød Dabe,, avd. Fritid 5) Nils Morten Halvorsen, Tjølling IF 6) Nasir Abdelfraj Fraj, Innvandrerrådet, til mai ) Jan Christiansen, Thor Heyerdal videregående skole 8) Espen Gjevestad, SiV HF, Klinikk FMR, Kysthospitalet, til mai ) Marit Eriksen, SiV HF, Klinikk FMR, Kysthospitalet, til mai ) Ann-Kristin Aanstad, Larvik idrettsråd 5 stk. ble erstattet av representanter fra de idrettslagene som har inngått avtale fra 28. mai Organisasjonskart: Prosjektansvarlig Rådmannen Partnerskapet/ Styringsgruppe Politisk referanse Referansegruppe fra frivillige lag og foreninger Prosjektleder Prosjektgruppe Arbeidsgruppe for etablering av utstyrssentral 5.2. Ansvar og arbeidsoppgaver I henhold til s kvalitetssystem, kap Prosjektstyring. : Være prosjekteier Bidra med prosjektledelse og kommunal infrastruktur/logistikk Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

7 Bidra med kommunikasjonsplattform på web Vestfold fylkeskommune: Være faglig støttespiller Bidra med entusiasme og ha pådriveransvar Være delansvarlig for å etablere følgeforskning Bidra med økonomisk tilskudd Larvik idrettsråd: Sikre forankring i frivillige organisasjoner Ha pådriveransvar Være medansvarlig for ledelse av Aktiv Larvik Bidra med logistikkoppgaver Larvik ungdomsråd (ikke deltatt): Etablere legitimitet, positivitet og godt omdømme i ungdomsgruppene for denne type arbeid (Har også medlemmer fra alle ungdomsskoler og videregående skole) Har møterett i politiske komiteer Larvik innvandrerråd: Forankre og skape begeistring for tilbudet i innbyggergrupper som har høy terskel for å delta i idrettens ordinære tilbud Vestfold idrettskrets: Videreutvikle og forestå drift av Aktiv 365 i Larvik i samarbeid med ungdomsskoler og oppveksttjenester Forankre 365 i skolen som en ikke konkurrerende aktivitet for den etablerte idretten Ressurser / bemanning Tidsbruk i prosjektet: Styringsgruppa: 12 møter, ca. 30 timer pr deltaker. Prosjektleder: Benyttet ca. 30 % stilling i prosjektet i den tiden prosjektet varer. Prosjektgruppa: 7 møter, til sammen 14 timer. Konsulent: Ingen Partnere: Avtaler med lag og foreninger Andre samarbeidspartnere: Oppvekst Nordøst Oppvekst sentrum Oppvekst Sørvest Barne- og ungdomstjenester Barneverntjenesten Helse og rehabilitering Kommunelege Larvik læringssenter FAU er NAV-Larvik Idrettslag og foreninger i Larvik Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

8 6. Prosjektresultater 6.1. Måloppfyllelse Prosjektmålet var å utarbeide et handlingsverktøy for lokal mobilisering for økt fysisk aktivitet ved å stimulere til aktive nærmiljø for barn, ungdom, voksne og eldre. Et slikt handlingsverktøy har blitt etablert og gratis aktivitetstilbud har blitt implementert primært for barn og unge født i perioden , sekundært øvrige aldersgrupper. Delmål: Øke aktivitet i nærmiljøene for alle aldersgrupper Utjevne sosiale forskjeller Bidra til sosial inkludering for alle grupper. ALLE skal med! Delmålene var av generell karakter og med det vanskelig å måle. Det fremheves likevel at det i prosjektperioden ble registrert totalt 221 unike deltakere med bakgrunn i fra 19 nasjonaliteter. 71 av disse ble deltakere i 2014, 56 i 2013 og 14 i Dette viser at det har vært en progresjon i antall deltakere i perioden. De fleste aktivitetene har vært arrangert på ettermiddag og kveld i områdene Tjølling -Larvik- Stavern. Deltakerne har primært vært fra skolekretser i samme områder, men med hovedvekt på sentrum. Utstyrssentral: Ble etablert i forbindelse med Frivillighetssentralen. Frivillige lag og foreninger: Inngått partnerskapsavtale med Larvik Idrettsråd bidratt med ulike aktiviteter i en timeplan mottatt et økonomisk bidrag bidratt til validering og evaluering av prosjektet Posisjonering: Aktiv Larvik har funnet sin plass, ikke som konkurrent til eksisterende lag, foreninger, organisasjoner og virksomheter men som en bevegelse på tvers - og som en felles ressurs for disse. Visjon: Larvik skal bli kjent som kommunen med aktive innbyggere. Overordnede mål: Vi skal få Larviks befolkning i fysisk aktivitet ved å: Motivere den enkelte innbygger til å komme i gang med en eller annen form for fysisk aktivitet. Motivere idrettslag, virksomheter, grupper eller enkeltpersoner til å bidra slik at andre trekkes med i fysisk aktivitet. Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

9 Slagord: Aktiv Larvik litt hver dag! Sitater: Hei Ann-Kristin, tusen takk! Barna mine er så glade og positive nå for tiden. Det er bare din fortjeneste!!! Ønsker dere videre lykke til." "Jeg er så takknemlig for at dere er her og hjelper barn med å finne på noe. Med vennlig hilsen mor" Hei Jens og Julia. Tusen takk for at dere er så flinke med barna våre. Tusen takk for at dere legger ned så mye tid på dem, og tusen takk for at dere tok de med på tur til Moss i dag. Det setter vi stor pris på. Casper har hatt en fantastisk dag og han har lært så utrolig mye på kort tid. Han kommer til å savne dere og treningene. God tur videre og lykke til. Håper å se dere når dere er tilbake. Vennlig hilsen Lise og Gisle." 6.2. Prosjektets faser og aktiviteter Aktivitetstilbudene har vært: 1. Svømming 2. Basket 3. Bordtennis 4. Volleyball 5. Kampsport 6. Skateboard 7. Klatring 8. Basistrening 9. Golf 10. Padling 11. Hopp 12. Judo 13. Trommer 14. Tennis 15. Kung Fu og Parkour 16. Julekalender Innenfor aktivitetene 1-14, så har målgruppen primært vært rettet mot skolenes klasser. På aktivitet 15, så har aldersgruppen vært år. På julekalenderen (16) i 2014, ble det registrert 103 personer i aldersgruppen 2-74 år Informasjon aktivlarvik.no, facebook.com/aktivlarvik, Aktiv Skole365 sine faddere er primært benyttet til informasjonsspredning av aktivitetstilbudet, utstyrsordninger og transportordninger. I tillegg er Østlands Posten benyttet til 10 forskjellige oppslag. F.eks.: Har fullt fokus på barns overvekt Økt aktivitetstilbud i Indre havn Vil gi barn og unge mestringsfølelse Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

10 Følg med i mosjonskalenderen Forlater sofaen for en aktiv vinterferie Øvrig informasjon har blitt kommunisert som følger: Helsesøstrene (13/6-12) Kick-off (29/8-12) Politikere (4-5/9-12) Foredrag Vestfold fylkeskommune (6/9-12) Rektormøte (9/10-12) Minta (7/2-13) Dialogkonferanse innvandrere (9/2-13) Markedsdag Larvik By (20/6-13) Dialogmøte: Fra prosjekt og ide til folkehelse og byutvikling (27/6-13) Omsorgtjenesten (29/8-13) Barnevernstjenesten (13/9-13) Dialogmøte: Levekårsforskjeller og barnefattigdom (24/9-13) Kinoreklame Bølgen (hele desember 2013) 6.4. Milepæler Denne tabellen viser hvordan tidsfristene i prosjektet er overholdt: Milepæl Frist Dato ferdig Styringsgruppe etablert Prosjektorganisasjon opprettet prosjektleder utpekt Prosjektbeskrivelse utarbeidet Prosjektgruppe utpekt Info om prosjektet sendt ut Risikogjennomgang av prosjektet utført Teambygging for prosjektgruppen gjennomført Statusrapport utarbeidet, styrings- og prosjektgruppemøter avholdt og referat utarbeidet Oppstartsfasen ferdig, klar til å starte opp gjennomføringsfasen Aktiviteter høst 2012 gjennomført Aktiviteter 2013 gjennomført Statusrapport utarbeidet, styrings- og prosjektgruppemøter avholdt og referater utarbeidet Info sendt ut Aktiviteter 2014 gjennomført Statusrapport utarbeidet, styrings- og prosjektgruppemøte avholdt og referater utarbeidet Gjennomføringsfasen ferdig, går inn i avslutningsfasen Info om prosjektavslutning og evaluering sendt styringsgruppa Prosjektet ferdig, sluttrapport skrevet, godkjent og levert bestiller Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

11 7. Økonomi I 2012 fikk prosjektet tilført kr ,- i fra Helsedirektoratet og kr ,- i fra Vestfold Fylkeskommune. Etter dette tilførte avdelingen Idrett og friluftsliv kr ,-, samt at Gjensidigestiftelsen ga kr ,-. Prosjektet har totalt hatt ca. 1,2 mill. kroner fordelt på hele 3.års perioden, Status pr er at det ikke er midler til å drive Aktiv Larvik etter juni Etter dette må det eventuelt tilføres midler til ny prosjektperiode eller til ordinær drift. Det antas at kr ,- pr. halvår skal være nok til videre drift Sikkerhet i prosjektet 8. Gjennomføring Leder av styringsgruppa gjennomførte en risikogjennomgang av prosjektet, jf. kvalitetssystemets prosess Risikogjennomgang prosjekter Teambygging i prosjektet I hovedsak fokus på informasjon og kommunikasjon med tanke på forankring, motivering og aktiv involvering av deltakerne Administrasjon av prosjektet All dokumentasjon fra prosjektet er samlet i kommunens arkiv, elektronisk i Websak Kritiske suksessfaktorer i prosjektet I forkant: Forankring på administrativt og politisk nivå. o Er tilbudet faktisk etterspurt eller et det bare et produkt av at det er sentrale prosjektmidler? o Varig tilbud etter prosjektperioden. Rekrutteringsstrategi o Spisset dedikert målgruppe eller for folk flest? Aktivitetstilbudet o Riktige interessante tilbud og mange nok. Informasjonskanaler o Flest mulig må fortelle om tilbudet, og gjerne dele informasjon på sosiale medier. o Skolene er den arenaen alle barn og unge treffes uavhengig av sosioøkonomiske forhold. Kommunikasjonsplattform o Utarbeidelse av grafisk profil som brukes til alt av info o Mediaprofil Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

12 o Hvor treffer vi målgruppene og videreformidlerne? o Hvordan påvirke/utnytte «jungeltelegrafen»? I realiteten: I hovedsak lik våre antagelser som over, men det var spesielt innenfor rekruttering det tyngste arbeidet viste seg å være Statusrapport 9. Rapportering - evaluering - implementering Prosjektleder avga 10 interne muntlige statusrapporter på prosjektets framdrift og økonomi Evaluering I styringsgruppa ble det gjennomført en evaluering av møtestruktur, innhold m.m. etter hvert møte. Ut over dette ble det sendt ut en deltakerundersøkelse til noen av deltakere. Det var for dårlig respons sammenlignet med totalt antall brukere, til at dette kan legges til grunn. Rapporten har derfor lagt til grunn prosjektleders erfaringer og konklusjoner, samt styringsgruppemedlemmers egne oppfatninger av prosjektet innenfor suksesskriteriene. Generelt har det vært jobbet bra i fra prosjektleders side og øvrige tilretteleggere av aktiviteter. Intensjoner og mål innenfor mandatet har blitt fulgt. Likevel oppleves prosjektet som noe tungt i forhold til innsalg hos aktuelle brukere. Dette kan skyldes at de ikke har fått Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

13 nødvendig informasjon, at de ikke har vært interessert, at tilgangen til aktiviteten har vært for langt vekk, for dårlig tilbud osv., osv. De som har valgt å benytte seg av tilbudet virker å være fornøyde, selv om de stort sett avslutter etter et år. Det er ikke måltall på hvorvidt den enkelte melder seg da over i en betalt aktivitet i et idrettslag. Vi har registrert at ca. 50 % av 14 spurte deltakerne ikke driver med annen aktivitet en Aktiv Larvik. Følgende suksesskriterier legges videre til grunn: Forankring på administrativt og politisk nivå. o Forankringen administrativt har ikke vært god nok. o Ikke vært solid og bred nok fundamentert. Begynte for smalt. o Mangler eierskap i enkelte administrative fagmiljøer, spesielt innenfor skoleverket o Ok politisk forankring o Bra forankret i idretten. Rekrutteringsstrategi o Viktig at det ble utarbeidet en rekrutteringsstrategi o Skolene ble valgt som den viktigste rekrutteringsarenaen. o Mange viktige informasjonsbærere har vært positive, men viste seg å opptre likegyldige. o Riktig å justere aldersgruppene underveis fra klasse ned til klasse. Aktivitetstilbudet o Variert tilbud, men treffer kanskje ikke alle potensielle brukere. o Vinterferie og høstferietilbudene var veldig bra med stor deltakelse. o Kunne vært noe flere friluftslivstilbud ut over rene idrettsaktiviteter. Informasjonskanaler o Websidene har fungert meget bra. o ØP-artikler var meget bra. o Jungeltelegrafen er vanskelig å måle effekten av. o Mangler flyt. o Opplevd motstand og med det ikke fått spredt budskapet, stoppet opp underveis. Kommunikasjonsplattform o Utarbeidelse av grafisk profil var viktig å få gjort tidlig. o Media PR har fungert bra. o Skolene har ikke fungert etter intensjonen. Førte til mye frustrasjon. Feil strategi å ha så stor fokus på disse? 9.3. Implementering - gjennomføring av prosjektresultatet etter prosjektperioden Styringsgruppa har overordnet sørget for at prosjektet har blitt gjennomført som planlagt og etter mandatets intensjoner. Styringsgruppa trekker spesielt frem prosjektlederes engasjement og arbeid frem mot å nå målene, som et viktig bidrag. Prosjektleder, som også er leder av Larvik idrettsråd, har ytret ønske om at Aktiv Larvik bør fortsette i ordinær drift. Idrettsrådet Utgave/Gjelder f.o.m. 1/

14 er også interessert i å håndtere tilbudet videre, forutsatt at det gis et tilskudd uavhengig av eksisterende tilskuddsmidler som fordeles årlig til lag og foreninger. Aktiv Larvik er etablert og fungerer. Medlemstallet bør riktignok opp dersom tilbudet skal virke etter intensjonen, anslagsvis årlig minimum 100 unike brukere. Dersom en legger kr i et årlig budsjett innebærer dette en kostnad på kr 5000 pr. deltaker. Dette vil være vel anvendte midler med hensyn til helsegevinsten. bør ta stilling til hva en vil videre med Aktiv Larvik og samtidig vurdere hva som skal være innholdet i den fysiske skolehverdagen. I dette ligger kommunens folkehelserolle. Skal fysisk aktivitet foregå i skoletid eller i fritiden? Og hva slags rolle skal kommunen ha i dette? Dersom det innføres en obligatorisk skoletime fysisk aktivitet hver dag, vil anbefalingene i fra Helsedirektoratet om 60 min., være innen rekkevidde. Dersom det ikke innføres obligatorisk aktivitet, vil Aktiv Larvik være riktig og viktig å satse på videre. Rådmannens ledergruppe bør derfor vurdere dette i løpet av våren, slik at Aktiv Larvik får en raskets mulig tilbakemelding på veien videre. Utgave/Gjelder f.o.m. 1/