lokaler i kulturhuset leies ut til konferanse- og kongressformål, messer, stevner, festivalarrangement mv.

Transkript

1 Saksutredning 2P15 C3T 01)i Fra Daglig leder OKH, Inge lauritzen Til Styret iokh Dato 6. mars 2015 Tema : Overdragelse av Lenes Dansesenter til OKH Lenes Dansesenter ved eier Lene Skalleberg henvendt seg med ønske om at OKH overtar driftsansvar for dansesenteret. Hun fremmer samtidig et krav om at senterets eiendeler, dvs, kostymer, dansematter o.a. innløses til en sum av kr ,-. I denne utredningen ser vi nærmere på mulige løsninger og hvilke konsekvenser en eventuell overdragelse vil kunne medføre for Oppdal kulturhus praktisk, økonomisk, administrativt og personalmessig. Til grunn for vurderingene ligger kulturhusets målsettinger og visjoner; VISJON : Oppdal kulturhus skal fremstå som en kulturell, sosial og inkluderende møteplass for publikum og kulturformidlere på tvers av alder og kulturelle ytringsformer. MÅL 1 : Oppdal kulturhus skal tilby et mangfold av aktiviteter og kulturtilbud på lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. MÅL 2 : Oppdal kulturhus skal legge til rette for et sunt og godt oppvekstmiljø for barn og unge, og bidra til en bevisstgjøring av egne kulturverdier. MÅL 3 : Oppdal kulturhus skal bidra til å utvikle Oppdal som reisemål og sikre inntjening ved at lokaler i kulturhuset leies ut til konferanse- og kongressformål, messer, stevner, festivalarrangement mv. Beskrivelse Lenes Dansesenter (LDS) ble startet opp i 1991 av Lene Skalleberg. Hun har siden vært primus motor i en virksomhet som har gitt et populært aktivitetstilbud til barn og unge i Oppdal og Rennebu. På det meste har nærmere 200 personer danset pr semester. Denne våren deltar ca 120 barn og unge fordelt på 13 grupper i dansesenterets tilbud. Øvingene foregår i hovedsak mandag-torsdag 17-20, dvs, til sammen 12 timer pr uke i lokaler i 3. etasje i Installasjonen sitt bygg. Det trenes vanligvis 12 uker i vårsemesteret og 15 uker i høstsemesteret. Fra starten av (1991) delte de lokaler med taekwon-do klubben, og fra 2003 fikk de et eget rom. Dette er på ca 70 m2 med speil langs vegger og golv som er tilpasset aktiviteten. Det er både kontor, garderober, toaletter og venteareal i tilknytning til øvingslokalet.

2 Tilbudet innen dans i Oppdal er innarbeidet og populært. I volum er det en av de aktiviteter for barn og unge i bygda som samler flest. Dansesenteret har opparbeidet seg et godt rennomme både i og utenom Oppdal. Lene Skalleberg, Jeanette Hansson og andre instruktører og pedagoger som har vært tilknyttet dansesenteret har tilført kompetanse og impulser som har kommet øvrig kulturliv i bygda til gode. Dette har særlig handlet om scenografi og koreografi. Personell Lene Skalleberg har vært leder, instruktør, renholder, syerske, administrator, markedsfører, sekretær, lønns- og faktureringsansvarlig og mye mer i virksomheten. Hun er ildsjel og griinder i egen virksomhet. Hun ønsker nå å trappe ned eget engasjement i virksomheten og ser gjerne at dans fortsetter som et tilbud inn under Oppdal kulturhus. I dag er 4 personer engasjert som dansepedagoger hos LDS. De jobber 3-5 timer pr uke. Tre av pedagogene reiser til Oppdal fra Trondheim. Regnskap 2014 Semesteravgiften er dansesenterets viktigste inntektskilde. I løpet av 2014 tok de inn til sammen kr i slik avgift. På individuelt nivå ligger avgiften i dag på kr Søsken får 25% rabatt slik at samlet sum for to søsken blir kr og for tre kr LDS mottar et kommunalt driftstilskudd via Oppdal kulturhus på kr pr år. Lønn er som i de fleste andre virksomheter den største utgiftsposten. Til ledelse, administrasjon og dansepedagoger var det knyttet lønn og sosiale utgifter i størrelsesorden for Av øvrige driftskostnader er den største posten husleie og strøm på til sammen kr Arrangement, dvs. LDSårlige vårforestilling, hadde kostnader på kr I tillegg fulgte utgifter til markedsføring på ca besøkende kjøpte billetter til kr 250/150, noe som ga en inntekt på kr Regnskap Lenes Dansesenter 2014 Inntekter - Salgs- og driftsinntekter (semesteravgift og billettinntekter) Tilskudd drift Utgifter Varekostnad (i fbm forestilling - kostymer, rekvisita, gjesteinstruktører, lyd, lys, leie kulturhus) lønnskostnader Driftskostnader (husleie, strøm, honorar, inventar) Annen driftskostnad (markedsføring, forsikring, reise) Rente og bankkostnader Overskudd

3 Gjennom de årene LDS har vært i drift, har de opparbeidet en stor mengde utstyr. Det anslås at det bl.a. kan dreie seg om kostymer. Innkjøpene har vært utgiftsført fortløpende, og det har vært mye gjenbruk av kostymene. Innkjøpsverdi på nye kostymer kommer fort opp i et snitt på kr 200 pr enhet. Romløsning Dansetilbudet som er opparbeidet gjennom 24 år med Lene Dansesenter i Oppdal både bør og kan opprettholdes og videreføres i regi av kulturskolen i Oppdal kulturhus. Både økonomisk og rent praktisk ligger det an til løsninger som gjør dette forsvarlig. Det betyr at vi må foreta endringer og tilpasninger når det kommer til bruk av rom. Dette involverer ungdomsklubben, kulturskolen (musikk, teater), ungdomsskolens musikkundervisning, juniorkorpset, songlaget og dansesenteret. Vi kan få til mer bruk av rom som altfor ofte står tomme. Dette gjelder særlig Aktiviteten (det gamle musikkrommet på ungdomsskolen), Salongen og Samspillet (hhv fremre og bakre del av det gamle biblioteket). I tillegg er Speilsalen, Allsalen og Storsalen aktuelle. Ungdomsklubben benytter Aktiviteten, Salongen og Samspillet til sine aktiviteter mandag og fredag kl Det kan de fortsette med, men de må tilpasse seg endret bruk av andre. Vi har imidlertid ønsket rom til ungdomsklubben i andre lokaliteter i sentrum. Dette vil kunne gi ungdommene bedre mulighet til å sette eget preg både på lokaler og klubb. Dersom Ungdomsklubben flytter ut, vil vi kunne få leiekostnader, noe det kan være rom for innenfor eksisterende drift. Kulturskolens musikkundervisning benytter i dag Samspillet til noe øving for samspillgrupper. Teaterundervisningen bruker Aktiviteten og Samspillet til sine øvinger. På kveldstid er Samspillet en gang pr uke i bruk av Oppdal Songlag, juniorkorpsets aspirantopplæring og storband. Songlaget kan fortsette i Samspillet, men både de og de øvrige nevnte kan ta i bruk Salongen eller Aktiviteten som øvingsrom. Endringer her medfører ingen kostnader, men de omtalte aktørene må bytte rom og muligens skyve på noen tidspunkt fra det de har holdt på med tidligere. Oppdal ungdomsskole bruker Samspillet til bandundervisning. De har instrumenter låst inn bak gitterport, samt et lite rom til instrument og utstyr. Vi foreslår å flytte bandutstyr og dermed musikkundervisningen fra Samspillet til Salongen. Vi lager en liten scene på 4 4 m hvor instrumenter som er mest i bruk fast får stå montert, koblet og klar til bruk. Gitterporten i Samspillet demonteres og settes foran scena, slik at instrumenter er innlåst. Scene og flytting av port vil gi oss en mindre kostnad på materialer, men vi tar sikte på å kunne gjøre det meste av arbeidet selv. En positiv effekt av akkurat denne flyttingen er at vi legger en støykilde lengre unna andre avdelinger i huset. Bandvirksomheten på dagtid høres veldig godt i kulturskolens administrasjon. I tillegg bærer lyden også inn i andre avdelinger. På dagtid har ungdomsskolen en mulighet til å benytte Salongen i fbm avvikling av friminutt (storefri). Dette tilbudet kan opprettholdes. Musikklærer og rektor ved ungdomsskolen har signalisert at de er med på de foreslåtte endringene. Samspillet foreslås som hovedrom for dansetilbudet. Rommet tilrettelegges med golvbelegg og speil på sidevegger. Golvbelegget tar Lene med seg fra gamle lokaler, men det må suppleres med noen m2 nytt belegg. Nye speil må monteres. Nåværende gitterport demonteres og erstattes av skyvedører

4 med speil. Bak nåværende gitterporter anlegges kontorfasiliteter på den delen som er nærmest Salongen. I den øvrige delen lagres utstyr, matter, kostymer o.a. i fleksible hylleløsninger. I tillegg kan Aktiviteten brukes, og dermed tilrettelegges to rom for danseundervisning. Vi vil få utgifter til golvbelegg og speil i begge rom samt kontor-, hylle- og lagringsløsninger i Samspillet. Utenom de to nevnte rommene vil også Allsalen, Speilsalen og Storsalen kunne benyttes. Speilsalen har allerede speil på veggen og golv med svikt. I de to øvrige rommene er man avhengige av transportable løsninger når det kommer til dansematter. Salongen kan brukes som mottaksrom for danseskolen. Her er det også toaletter. De yngste kan ha plass her til å henge fra seg ytterklær. Det kan også være benker, stoler og sittegrupper for foreldre. Både de yngste og de eldste danserne kan benytte garderober med dusjfasiliteter med inngang på sørsiden av huset. Herfra er det lett tilgang videre til alle øvingsrom. Dansepedagoger kan benytte egen personalgarderobe som ligger på samme plan. Her er det også garderobeskap med lås samt dusj. Hovedinngang til danseskolen kan være døra mot ungdomsskolen. Som nevnt over kan man også gå inn via garderobene som har dører mot sør eller via foaje. I forkant av høstsemesteret må alle involverte aktører komme fram til en omforent tidsplan for øvinger og aktiviteter. Administrativ løsning Leieavtalen med Installasjonen AS har tre måneders gjensidig oppsigelse. Den ble sagt opp 28. februar Rektor ved kulturskolen, Tone Norbeck, vil være administrativ leder for danseskolens tilbud. I en overgangsfase er Lene Skalleberg med som kunstnerisk leder og rådgiver. Foruten tilrettelegging av nytt tilbud i kulturhuset fra september 2015, vil hun ha administrativt ansvar med oppfølging av medlemmer og semesteravgifter, organisering av kostymelager, og ansvar for vårforestillingen Hun kan også bistå med råd omkring scenografi og koreografi i fbm andre forestillinger som går i regi av avdelinger og aktører ved kulturhuset. Det skrives en arbeidskontrakt for perioden 1. august 2015 til 1. juni Skalleberg har opsjon på en forlengelse av kontrakten fram til 1. juni 2017 dersom hun finner dette ønskelig. Lene Skalleberg krever kr for overdragelse av utstyr og kostymer. Dette innbefatter ca 70 m2 med golvbelegg, dansematter, veggbøyler, kostymer, kontorutstyr m.m. Kulturskolen har i dag ca 190 elever inne på kurs innen bildefag, teaterfag og musikk, så det vil bli en markant økning i volum når 120 dansere kommer i tillegg. For å holde oversikt på danseskolens økonomi, skilles virksomheten ut som eget ansvarsområde i kulturhusets budsjett og regnskap. På sikt kan dans legges inn under ansvarsområde kulturskolen.

5 Saksutredning omkring mulig overdragelse av Lenes Dansesenter til Oppdal kulturhus Semesteravgiften i regi av dansesenteret er på kr pr hode. For kulturskolens tilbud er det snakk om kr pr elev. En differensiert pris kan forsvares siden timetallet pr elev er høyere i dansetilbudet enn i musikk. Tilpasning i form av golvbelegg og speil på veggene, krever investeringer i utstyr og arbeid. Dersom dansetilbudet blir en del av kulturhuset vil det bli et inntektsbortfall for kulturhusets storsal, men på den annen side vil det bidra til billettinntekter til huset. Nye elever og deres foreldre vil også kunne gi synergieffekter og inntekter til andre avdelinger i huset. Særlig kino, bad og kafevirksomheten vil kunne yte godt av økt trafikk, men det vil også bli lettere å stikke innom bibliotek samt å eksponere våre tilbud i Storsal og de øvrige avdelinger overfor de som er innom. Investeringer 2015 Dersom endringene skal gjennomføres må vi foreta noen investeringer for å legge til rette for de ulike aktivitetene i de ulike rommene. Det handler først og fremst om en tilrettelegging for danseskolens tilbud, men også for musikkundervisningen kreves investeringer i nye løsninger. Samspillet Speil, sidevegg 160*650 cm, sidevegg 60*650 cm + 100*650 cm = 24 m Skyvedører med speil 900*200 cm Golvbelegg 800*100 cm = 8 m2 a Kontorløsninger (bord, stol, småsaker) Lagerhyller og -lagringsbokser ipad Salongen Gitterport 0 - Scene Benker, stoler, bord, klesheng Aktiviteten - Speil, sidevegg 1100*160 cm = 13 m Golvbelegg 700*800 cm = 56 m2 a Sum Investeringsutgiftene dekkes i all hovedsak inn over danseskolens drift høsten Allerede avsatte midler til bygg/drift i kulturhusets budsjett for 2015 vil også kunne benyttes.

6 Budsjett 2016 Vi har satt opp et utkast til budsjett for et helt driftsår. Basert på tidligere års regnskap og en virksomhet som i sin helhet er lokalisert til kulturhuset, Regulativlønn Variable tillegg Vikarer Variable tillegg vikarer Gruppelivs- og ulykkesforsikring Telefongodtgjørelse Pensjonspremie KLP Arbeidsgiveravgift Abonnement Bevertning Reiseutgifter etter billag Tjenester vedr lyd og lys Trykking - kopiering Annonser Kursutgifter Reise/diett statens satser Reiseutg ikke oppgavepl (tog, buss, fly) Forsikringer, innbo, utstyr o.a Kontingenter - gebyr Lisenser avgifter Kopiering Inventar (hyller, lagerrom, speil m.m.) Utstyr (inkl PCog programvare) Materiell, nye kostymer Vedlikehold, utstyr og inventar Merverdiavg utenfor mva-loven Avsetning til disposisjonsfond Sum utgifter Semesteravgift Uteie av kostymer Billettinntekter Kompensasjon mva påløpt i driftsregnsk Overføring fra Oppdal kommune Prosjektmidler Sponorinntekter (reklameinntekter) 0 Sum inntekter Sum

7 Noter: 1 Lønn danseskoleleder 20% stilling, dansepedagoger (4 pers à 5 t å 25 uker) 2 Refusjon til evt tilreisende lærere 3 Tono- og Gramoavgift 4 Elevbetaling - snitt 1800 pr elev pr semester, ca 120 elever i 2 semester = 5 Sats for leie av kostymer i fbrn forestillinger - kr 70 pr plagg å 150 aktører 6 Vårforestilling besøkende å kr 220 i snitt - 15% billettavgift Oppsummering I volum er danseskolen en av de aktiviteter for barn og unge i Oppdal som samler flest. Vi snakker om tusenvis av ungdommer som har funnet glede i dansen, og flere som også har gått videre og gjort dans til mer enn en fritidssyssel. Lenes Dansesenter har gjennom 24 års aktivitet opparbeidet seg et godt rennomme både i og utenfor bygda. Instruktører og pedagoger som har vært tilknyttet dansesenteret har tilført kompetanse og impulser som har kommet øvrig kulturliv i bygda til gode. Kulturhusets visjon er å være en kulturell, sosial og inkluderende møteplass for publikum og kulturformidlere på tvers av alder og kulturelle ytringsformer. Vi har som mål å tilby et mangfold av aktiviteter og kulturtilbud, og skal videre legge til rette for et sunt og godt oppvekstmiljø for barn og unge. Ved å inkludere danseskolen som et av våre tilbud, så tar vi våre mandat på alvor. Vi kan ikke la danseskolen bare forsvinne som aktivitetstilbud for barn og unge i Oppdal. Vi mener at vi har funnet gode løsninger for å kunne inkludere og videreføre danseskolen som et tilbud underlagt kulturskolen og Oppdal kulturhus. Vi fremmer derfor følgende Forslag til vedtak Tilbudene ved Lenes dansesenter avsluttes i nåværende form og gjenoppstår som et tilbud lagt inn under Oppdal kulturhus KF fra 1. august Danseskolen blir eget ansvarsområde underlagt rektor Tone Norbeck ved kulturskolen. Lokalene gjøres klar for ny bruk, og ferdigstilles senest 20. august Semesterstart blir første uke i september lene Skallebergs får arbeidskontrakt med Oppdal kulturhus som prosjektmedarbeider i 20% stilling fra 1. august 2015 til 1. juni Hun har opsjon på en evt forlengelse av arbeidsforholdet men da i 15% stilling til 1. juni Lene Skalleberg tilkjennes kr for alt utstyr og alle kostymer som tilhører dansesenteret. Dette utbetales med kr fordelt ut over 3 år med første avdrag 1. februar Det tilkjente beløp trekkes delvis av danseskolens drift ved at det budsjetteres inn en avsetning til dette på kr pr år i seks år framover. I tillegg tas kr fra våre fondsmidler. Vi havner i et minus på fondsavsetningene i 2018, men dette skal være inntjent igjen ved utgangen av 2021.