ANALYSERAPPORT - FORSAND KOMMUNE

Transkript

1 Forsand kommune Fossanvegen FORSAND Deres ref. Vår ref. Oslo ANALYSERAPPORT - FORSAND KOMMUNE ANALYSE AV DATABASE F OR UTTREKK FORSAND KOMMUNE WEBSAK DATABASE 6.8 FORORD Dokumentet er en analyse av Forsand kommunes WebSak-database gjort av undertegnede i forbindelse med forberedelse til uttrekk for avlevering. Dokumentet danner grunnlag for hva som må ryddes i basen før uttrekk/avlevering kan utføres. Analysen gjelder for alle arkivdeler i basen. Websak basen er i dag en driftsbase. Acos jobber i en kopi av basen. For å kartlegge omfanget av uttrekket har vi gjennomført en analyse av basen. Arbeidet består i å identifisere eventuelle mangler i datagrunnlaget og som må justeres før en kan sende et avleveringsuttrekk. Dette kan være saker som ikke er avsluttet, dokumenter som ikke er konvertert til PDF/A, restanser som ikke er avskrevet osv. Analysen er ment til å gi kunden et overblikk over de avvik som finnes i basen og dermed selv ha mulighet til å korrigere avvik før uttrekket gjøres. Dette vil være med å redusere tidsforbruket ved avlevering av basen. ACOS kan være behjelpelig med korrigering av datagrunnlaget. Vær oppmerksom på at dette ikke er ment som en datavaske-hjelp, men hjelp til å sikre integriteten i databasen slik at uttrekket følger NOARK4-standarden. I de tilfeller der ACOS korrigerer datagrunnlaget vi dette komme til syne med generiske beskrivelser, som f.eks. ledetekst som lyder «Lagt til ved uttrekk». Av den grunn oppfordrer vi kunden til selv å korrigere så langt det er mulig for å kunne sette inn korrekte beskrivelser der det trengs. Vi oppfordrer kunden til å gå igjennom avvikene i rapporten punkt for punkt og gi oss en tilbakemelding der det måtte være behov eller der vi direkte spør om tilbakemelding. Foranalysen inkluderer en rapport som også skal danne grunnlag for endelig pristilbud og forslag til plan for gjennomføring (for eksempel hvor mye ønsker kunden gjøre selv av ryddearbviket og hva kan ACOS bidra med av tjenester og skript). FAKTA Kunde: Databasenavn: Analyse er kjørt: Saksbehandler: Forsand kommune Analyse_Forsand Acos miljø Trine Lise Andreassen (trine@acos.no) Eivind Dillevig (eivind@acos.no) ACOS AS Trollhaugmyra 15 N-5353 Straume T: F: E-post: post@acos.no Internett: Org. nr: NO MVA Bankgiro:

2 2 Analyse av en base for Forsand kommune. Sak Acos WebSak 18/251 Ordre nummer CAS Analyse gjennomføring Telefonmøte 04 september2018 kl deltakere fra arkivet og IT Analyse utføres september 2018 utføres av Acos Gjennomgang av rapport 19 september2018 kl deltakere: Arkivet Utføres i Acos sitt miljø avklart I møte den 04 september Kopi av base blir slettet fra vårt miljø etter gjennomgang av rapport. Ansvar hos Forsand kommune Nancy Kjærvoll tlf: Til orientering Hei. Etter avtale sender eg oversikt over arkivdelar. Vi har opprette 19, men 12 er aktive. Eg får problem med avkryssing av om det skal vera papir eller elektronisk. Problemet er at denne basen går frå nov 2005 til dagen i dag. Pr innførde vi elektronisk arkiv på dei fleste arkivdelane utan å lage skarpt skille.. Skal eg huke av for «papir» på alt eller omvendt? Vi har i grunnen skanna alt frå nov Med helsing Nancy Kjærvoll Leiar arkiv / servicetorg / Acos vil etter analysen, se på arkivdeler som både er elektroniske og papir baserte etter innføring av elarkiv Acos har satt arkivdelene til papir for analysen om de inneholder begge perioder.

3 3 ARKIVSTRUKTUR I WEBSAK Analyse inneholder arkivdeler som knyttet til periode 1 og 2 Gjelder arkivdelene Basen som skal analyseres er i drift, og vil være i drift frem til kommunesammenslåing Basen inneholder 2 perioder. Periode 1 fra , Periode 2 fra arkivdeler i basen papir perode 1 og el i pariode 2. noen av arkivdelene har overlapping til ny sak, ellers skarpe skiller Følgende register må Forsand oppdatere korrekt, før rydding av Acos utføres. Velg admin velg arkiv ARKIV Fyll inn korrekt fra dato. Det er arkivet Arkiv som er benyttet mot arkivdelene Redigering: Fylles ut med følgende opplysninger: Standard nummerserie: 3 Arkivbase id: 1 Fra dato og til dato tilpasses innhold ARKIVPERIODE ARKIVPERIODE, SE LISTE UNDER. Forsand har 2 arkiv periode Arkivperiode

4 4 Redigering Periodene som er knyttet til arkivdel(er) må være ihht fra dato og til dato på journalposter innenfor arkivdelen. Periode 1 må ikke stå som ovelapping, den må også utvides. ARKIVDEL Sjekk om arkivdelene er riktig fylt ut i hht liste under. Forsand har 16 arkivdeler registrert i basen.

5 5 Arkivdel bilde: Dette er fra basen Arkivdel Beskrivelse Arkiv Arkivperiode Status LA Landbruksarkiv FORSAND A SA1 Sentralarkivet FORSAND 1 O ELEV Elevarkiv FORSAND A BARN Barnehagearkiv FORSAND A GBR Gards- og bruksarkiv FORSAND A SKATT Skattesaksarkiv FORSAND A REG Reguleringsplanarkiv FORSAND A PERS Personalarkiv FORSAND A SA2 Sentralarkivet FORSAND 2 A POL Politiske møte FORSAND 2 O PERM Perm FORSAND A HUB Husbanken FORSAND A OVER Overformynderi FORSAND A AVTA Avtaleperm FORSAND A EIGE Eigedomsarkiv FORSAND A PLO Pleie og omsorg; skjmamottak FORSAND A Perm -2 Perm -2 FORSAND A Plan Planarkiv FORSAND A FLYKT Flyktningearkiv, enkeltpersonar FORSAND 2 A Redigering Alle arkivdeler skal etter avslutning etter setts til satus B Bortsatt. For at analysen skal være korrekt har Acos lagt inn manglende felter i arkivstrukturen på den kopi basen vi har mottatt fra dere. Arkivdel Beskrivelse Arkiv periode Status Papir/el Merknad LA Landbruksarkiv FORSAND 1 A Papir SA1 Sentralarkivet FORSAND 1 O Papir SA2 ELEV Elevarkiv FORSAND 1 A Papir BARN Barnehagearkiv FORSAND 1 A Papir Papir El fra GBR Gards- og bruksarkiv FORSAND 1 A tom juli 2018 Papir Benytter Sofie SKATT Skattesaksarkiv FORSAND 1 A til skatt Papir Sperret for nye REG Reguleringsplanarkiv FORSAND 1 A saker og lukket Overlapp til plan PERS Personalarkiv FORSAND 1 A Papir SA2 Sentralarkivet FORSAND 2 A El SA1 (ta vekk) POL Politiske møte FORSAND 1 O Papir SA2 PERM Perm FORSAND 1 A Papir HUB Husbanken FORSAND 1 A Papir OVER Overformynderi FORSAND 1 A Papir Sperret for nye saker og lukket AVTA Avtaleperm FORSAND 2 A Papir Elektronisk EIGE Eigedomsarkiv FORSAND 2 A EL Pleie og omsorg; EL PLO skjmamottak FORSAND 2 A Perm -2 Perm -2 FORSAND 1 A Papir Ikke benyttet

6 6 Plan Planarkiv FORSAND 2 A EL Flyktningearkiv, EL FLYKT enkeltpersonar FORSAND 2 A Genrell info om innholdet i basen Her viser vi en oversikt over innehold i basen Oversikt over saker og journalposters første dato og siste dato pr arkivdel (001) Innhold: Det er 16 arkivdeler i basen som er med i analysen ArkivDel Status Periode Papir Overlapper Arkivdel Antall saker AVTA A F 1 BARN A E 68 EIGE A F 71 ELEV A F 422 FLYKT A 2 E 12 GBR A F 1651 HUB A F 72 LA A F 351 OVER A F 55 PERM A F 5 Perm -2 A F 0 PERS A F 909 Plan A F 26 PLO A F 45 POL O 2 F SA2 954 REG A F 22 SA1 O 1 F SA SA2 A 2 F SA SKATT A F SA2 9 ArkivDel Arkiv Fradato Arkivdel Fradato Første Saksdato Første Journaldato Arkiv Tildato Arkivdel Tildato Siste Saksdato Siste Journaldato AVTA BARN EIGE ELEV FLYKT GBR HUB LA OVER PERM Perm PERS Plan PLO POL REG SA SA SKATT

7 7 OVERSIKT OVER ANTALL SAKER SO M ER OPPRETTET PR. ARKIVDEL (002) Basen inneholder antall saker som skal analyseres Databasen inneholder: Arkivdel Antall saker NULL 2 AVTA 1 BARN 68 BHG 1 EIGE 71 ELEV 422 FLYKT 12 GBR 1651 HUB 72 IDE 1 LA 351 OVER 55 PERM 5 PERS 908 Plan 26 PLO 45 POL 954 REG 22 SA SA SKATT 9 SKU 2 Oversikt over antall saker pr arkivdel pr år (003) Oversikten viser antall saker som er arkivert i arkivdelene pr år Arkivdel Saksår Antall AVTA BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN BARN EIGE EIGE EIGE EIGE EIGE EIGE EIGE

8 8 EIGE EIGE EIGE EIGE EIGE ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV ELEV FLYKT FLYKT FLYKT GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR GBR HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB HUB LA LA LA LA LA LA LA LA LA

9 9 LA LA LA LA LA OVER OVER OVER OVER OVER PERM PERM PERM PERM PERM PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS PERS Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan PLO PLO PLO PLO PLO POL POL POL POL POL POL POL POL POL POL POL REG REG REG REG

10 10 REG REG REG REG REG SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA SKATT SKATT SKATT SKATT SKATT SKATT Oversikt over antall saker med saksstatus pr arkivdel (SAS_1010) Når vi skal ta et uttrekk for deponering skal alle saker ligge med status A eller U i de arkivdelene som skal deponeres. Sas_1010 Totalt i 19 arkivdeler Status Antall 2 A 8621 B 3387 R 2 U 122 X 1 Pr arkivdel Arkivdel Sakstatus Antall NULL 2 AVTA B 1 BARN A 39 BARN B 29 BHG B 1 EIGE A 60 EIGE B 11

11 11 ELEV A 154 ELEV B 267 ELEV U 1 FLYKT B 12 GBR A 1285 GBR B 360 GBR U 6 HUB A 61 HUB B 10 HUB U 1 IDE B 1 LA A 182 LA B 169 OVER A 55 PERM A 5 PERS A 271 PERS B 632 PERS U 5 Plan A 18 Plan B 8 PLO A 16 PLO B 28 PLO U 1 POL A 915 POL B 32 POL U 7 REG A 10 REG B 12 SA1 A 4014 SA1 B 156 SA1 U 76 SA1 X 1 SA2 A 1527 SA2 B 1650 SA2 U 25 SKATT A 9 SKU B 2 OVERSIKT OVER ANTALL JOURNALPOSTER SOM ER OPPRETTET 16 arkivdeler inneholder (004): Basen inneholder antall journalposter som som skal analyseres totalt Arkivdel Antall jp pr Arkivdel 10 AVTA 231 BARN 1753 EIGE 563 ELEV 4504 FLYKT 639 GBR HUB 436 LA 2134 OVER 598 PERM 460

12 12 PERS Plan 920 PLO 972 POL 1867 REG 634 SA SA SKATT 34 Journalpostoversikt: Antall journalposter med status pr arkivdel (005) Ved Uttrekk til deponering skal alle journalposter ha status A eller U ArkivDel Journalstatus Antall NULL F 8 NULL J 2 AVTA F 16 AVTA J 215 BARN F 98 BARN J 1635 BARN R 2 BARN U 18 EIGE A 1 EIGE E 10 EIGE F 4 EIGE J 542 EIGE U 6 ELEV A 2 ELEV E 65 ELEV F 203 ELEV J 4189 ELEV R 12 ELEV U 33 FLYKT E 214 FLYKT F 270 FLYKT J 150 FLYKT R 4 FLYKT U 1 GBR A 4 GBR E 460 GBR F 243 GBR J GBR R 5 GBR S 1 GBR U 51 HUB E 3 HUB F 8 HUB J 420 HUB U 5 LA A 1 LA E 69 LA F 33 LA J 2015 LA M 1 LA R 1 LA U 14 OVER J 598 PERM J 458

13 13 PERM U 2 PERS A 7 PERS E 361 PERS F 581 PERS J PERS R 7 PERS U 62 Plan A 1 Plan E 31 Plan F 29 Plan J 847 Plan R 7 Plan U 5 PLO E 19 PLO F 351 PLO J 600 PLO R 1 PLO U 1 POL F 17 POL J 1831 POL U 19 REG F 4 REG J 624 REG U 6 SA1 A 42 SA1 J SA1 U 257 SA2 A 20 SA2 E 1177 SA2 F 3641 SA2 J SA2 M 1 SA2 R 134 SA2 U 143 SKATT J 34 Systemsaker og søppelsaker (007) Dummysaker (systemsaker) o Det er 4 grupperingsaker med id lavere enn o Basen har 3 malsaker o Basen har 0 dummysaker (postfordelingssaker o Søppelsak 98 (feilregistrering) o 4 jposter har arkivsakid 99 o Basen har 13 maljournalposter o Consept Versjon skriptet Søppelsaker som er innenfor normal nummerserier Søppelsaker - Er innenfor normal nummerserie som heter noe med %søppel% Status Ingen

14 14 ANALYSERAPPORT Oversikt over innhold og endringer som må utføres i databasen til Forsand kommune ved periodisering og deponering, gjelder for arkivdeler innenfor periode Utført av Acos AS v/eivind Dillevig og Trine Lise Andreassen Gjennomgang av rapport: Det er booket møte for gjennomgang av analyserapport 28 august kl Skript Arkiv oppsett i basen. - Gjelder alle arkivdeler Status 1 Arkiv Forsand kommune har ett arkiv oversikt 2 Arkivperiode viktig at de følger perioden som skal avleveres sammen med dato til fra på arkivdelene 3 Arkivdel Kontroll av registrert informasjon 5 Oversikt over de ordningsprinsipp som ligger i register. Datoer må kontrolleres og redigeres ihht arkivdelene, se oversikt Legge inn en ekstra periode fra 2005 som ikke avsluttes Må redigeres, se oversikt Ordningsprinsipp som ligger i register Nop_OrdnPri K1 K2 K3 GBNR NAMN RNR PlanID KOORD5 BYGGID5 GBNR5 PLAN5 Nop_Betegn K-Koder Fagkoder Tilleggskoder Gards- og bruksnummer Namn Reguleringsplannummer Planarkiv GEO Koordinater GEO Bygnings-ID GEO Matrikkelnummer GEO arealplan-id Datoer må kontroller es og redigeries ihht Redigeres oversikt 6 Oversikt over de ordningsprinsipp som er benyttet og antall ganger de er benyttet. Følgende ordningsprinsipper er benyttet: Ordningsprinsipp Antall RNR V83 1 x 1 K3 329 K PlanID 29 Oversikt, men bør korrigeres senere

15 15 KI K & A11 1 NAMN 1384 DFA 1 GBNR 3077 V Ordningsverdiregisteret Oversikt over innhold i ordningsverdi register Totalt i hele basen Ordningsprinsipp Antall K1 435 K K3 99 PlanID 20 Oversikt Kontroll på registerverdier knyttet til arkivsaker Gjelder helebasen 1001 Saksansvarlig Benyttet som saksansvarlig, men som eventuelt mangler i registeret. Kontrollert 1002 Adm. Enhet Benyttet som adm. Enhet i saker, men som eventuelt mangler i registeret Graderingskoder som er benyttet som graderingskode i saker, men som eventuelt mangler i registeret Paragrafer Kontroll på om alle benyttede paragraf koder ligger i register. Paragrafer som er benyttet i saker men som ikke ligger i register. Det kan skyldes enten feilregistrering eller manglende registrering i registeret Arkivdel Kontroll på om alle benyttede koder ligger i register. Kontrollert Følgende ugyldige verdier ble funnet: Register Register Følgende ugyldige verdier ble funnet: 3 Arkivdel Antall 2 BHG 1 IDE 1

16 16 SKU 2 Løsning, legge inn de tre arkivdelene eller rette sakene Arkivsakid Arkivdel NULL NULL BHG IDE SKU SKU 1006 Journal. Enhet Kontroll på om alle benyttede journal koder ligger i register Tilgangsgruppe som er benyttet i saker, men som ikke ligger i register Sakstype (kategori) Sakstyper som ligger registrert på sak, men som ikke ligger i register Saksmalid- test på hvilken malsaksid saken er opprettet av. Malsaken må ligge i gsm_saksmaler 1010 Saksstatus kode Kontroll på om alle benyttede saksstatus koder ligger i register. Register Register Følgende ugyldige verdier ble funnet: 1 Sakstype Antall = 3 De sakene som har = som sakstype søkes opp og fjernes på saker 09/76,13/428, 13/623 Følgende ugyldige verdier ble funnet: 2 Register oppdateres Register Acos må korrigere Ok 1026 Utlån Avdeling Register 1027 Utlån Bruker Register 1035 Avgjørelsekode Følgende ugyldige verdier ble funnet: 2 feil Løsning: Søke opp sakene og fjerne verdiene Sas_AvgKode antall be 1 Arkivsakid Sas_AvgKode be

17 Kontroll på at alle ordningsprinsipp-type som er benyttet ligger i register Kontroll på at alle ordningsprinsipp som er benyttet som metadata ligger i registeret. Følgende ugyldige verdier ble funnet: 1 Nop_Type Antall GEO 4 Løsning: Legge GEO inn i register Følgende ugyldige verdier ble funnet: 11 Register oppdaters med følgende, evt Prinsipp Antall 64 1 V83 1 x 1 KI & A11 1 DFA 1 V64 1 Vedlegg: 1602 nkl_ordnpri Liste på saker som er feil i vedlegg Kontroll på registerverdier knyttet til arkivsaker Skript Sas_1005 Arkivsaker (SAS_Arkivsak) Kontroll av at alle saker er registrert med arkivdel. Gjelder alle saksstatus Oppgaver før uttrekk kan tas Følgende ugyldige verdier ble funnet: 7 Sakene har status utgår Arkivsakid Arkivdel NULL NULL BHG IDE SKU SKU Status Løsning Søk opp sakene knytt til arkivdel Sas_ 1006 Kontroll av at alle saker er registrert med journal enhet. Gjelder alle saksstatus. Følgende ugyldige verdier ble funnet: 477 Løsning: legge inn journalenhet på de sakene som mangler. Alternativt: Forsand kan legge inn manuelt eller Anbefalt: Acos scripter ihht journalenhet i sakens arkivdel (FK) Vedlegg: sas_1006_vedlegg1

18 18 Sas_1001 Kontroll av saksansvarlig Kontroll av at alle saker er registrert med saksansvarlig Gjelder alle saksstatus. (2 saker som utgår) Løsning: legge inn saksansvarlig på de sakene som mangler. Kan søkes opp med = i saksansvarlig feltet. Alternativt: Forsand kan legge inn manuelt eller Acos scripter: 1. kan arver fra JP eller legge inn «sys systembruker» på saksansvarlig. 2. Legge inn merknad om at dette er utført. Vedlegg: Sas_1001_vedlegg1 Sas_2002 Kontroll på at alle saker har en Sakstittel 2 saker sm utgår ikke med i rapport Forsand kan legge inn manuelt eller Acos kan rette Sas_1002 Kontroll av adm. Enhet. Kontroll av at alle saker er registrert med Adm. Enhet Følgende ugyldige verdier ble funnet: 4 saker mangler avdelingid 2 saker som utgår ikke med i rapport Nkl_1600_1 Kontroll på saker som har feil prinsipp ihht arkivdel Vedlegg: Sas_1002_Vedlegg1 Antall feil funnet: 1229 feil Løsning: Korrigere og legge inn rett prinsipp med verdi Saker med status U - utgår kan Acos rette Vedlegg: NKL_1600_1_Vedlegg1 Nkl_1600_2 Klassering Kontroll på saker som har korrekt prinsipp på sortering 1, men mangler verdi Antall feil funnet i basen: 1181 feil Saker med status U - utgår kan Acos rette Vedlegg: NKL_1600_2_Vedlegg1 Nkl_1600_3 Saker som mangler sortering 1, men har andre sorteringer Antall feil funnet: 0 feil Saker med status U utgår kan Acos rette Løsning: Endre på sorteringsrekkefølgen Vedlegg: NKL_1600_3_Vedlegg1 NKL_1600_4 Mangler prinsipp Antall feil funnet: 116 Saker med status U utgår kan Acos rette NKL_1600_5 Ligger inne med blanke linjer etter sortering 1 Vedlegg: NKL_1600_4_Vedlegg1 Antall feil funnet: 405 feil Blanke verdier som ligger som ssortering 2,3 osv kan slettes. Saker med status U utgår kan Acos rette

19 19 Vedlegg: NKL_1600_5_vedlegg1 Nkl_1600_6 Saker som ligger inne med RR Antall saker med RR: 0 - Kjørt skript for alle arkivdeler - (Unntar med status U) Sas_1010 Sas_1010 Kontroll på antall saker i saksstatus R Kontroll på antall saker i saksstatus B Vedlegg: Nkl_1600_6_Vedlegg1 (utgår) 2 saker med status R skal endres til A (eventuelt til U) 3387 saker med status B skal endres til A (eventuelt til U) Sas_1010 Kontroll på antall saker 8621 saker har saksstatus A Ok i saksstatus A Sas_1010 Kontroll på antall saker 1 saker må gjennomgås for status endring saksstatus X Sas_1010 Kontroll på antall saker 122 har status U sakstatus U Sas_1010 Kontroll på antall saker 0 har status F - skal endres til A (eventuelt til U) sakstatus F Sas_1010 Blank saksstatus 2 sak har blank status Sas_1010 Oversikt over saker som ikke har journalposter Status: 259 saker Sakststus Antall A 200 NULL 2 U 103 R 2 B 55 Sakene anbefales å endres til utgår Vedlegg: SAS_1010_Vedlegg1 Sas_1010 Sas_1010 Oversikt over saker med status A som kun har journalposter som U utgår. Oversikt over saker med status U utgår og som inneholder journalposter som er forskjellig fra status U utgår. Status: 0 saker Saker innholder kun journalposter som utgår. Vedlegg: Sas_1010_vedlegg2 (utgår) Status: 22 saker Journalpostene anbefales å endres til utgår Vedlegg: Sas_1010_vedlegg3 SAS_1010 Saker med tittel UTGÅR i sakstatus A Status 11 saker Manuell gjennomgang av listen Noen er reelle saker som har utgår som en del av tittelen. SAS_1010_Vedlegg_4

20 20 Sas_1034 Gradering korrekt utfylt Kontroll på at registrering av gradering er korrekt utfylt. Status: 13 feil funnet Gradering Avskjerming Paragraf Antall IOF 13 Tilgang gradering på Sas_1034_Vedlegg1 sak Graderingskode Nivå Paragraf Sas_1018 Sjekk på papirarkiv Må korrigeres Skal følge det som er reigstrert på arkivdel Acos Papirflagg SAS Papirflagg NAD Antall NULL 0 17 NULL Tilgangsgrupper med medlemmer. Kontrollerer både sak og journalpost Kontroll av at alle brukere ligger i GID Papirflagg på sak mot saken sjekkes mot arkivdel Det er feil ihht papirflagg ihht arkivdel Rettelse: Acos setter papirflagg på sak om arkivdelene er papirbasert. Dette må Acos rydde i for at det skal bli korrekt. 431 rader i medlemstabellen som skal slettes da de ikke ligger i GID Acos Kontroll på medlemmer som er registrert i grupper som ikke finnes. Kontroll på tilgangsgrupper uten fra dato Kontroll på medlemmer uten fra dato Kontroll på at tilgangsgrupper som er brukt ligger i gruppe tabellen. Kontroll på at duplikate brukere som er knyttet til samme gruppe 4427 Ok Slette 12 rader Nme_2100 Generell rydding Merknad Feil funnet. Dette må Acos rydde i for at det skal bli korrekt. Korrigere knytninger Fjerne nme_merknader som ikke lengere er knyttet til saj/jp/dokument. ACOS

21 21 Nti_2200 Generell rydding Tillegg Feil funnet. Dette må Acos rydde i for at det skal bli korrekt. Korrigere knytninger Fjerne nti merknader som ikke lengere er knyttet til saj/jp/dokument. Kontroll på registerverdier som tilhører journalposter Kjørt for hele basen 1111 Journalpost-type Kontroll på om alle benyttede dokumenttype koder ligger i register. Register ACOS ok 1130 Journalpost kategori (alias) Benyttet som journalpost kategori på journalposter, men som ikke ligger i register Journalstatus Kontroll på om alle benyttede journalpoststatus koder ligger i register Doktype og Behandlingstype Kontroll på om alle benyttede behandlingstyper ligger i register Haster Kontroll på om alle benyttede haste typer ligger i register (sdo_prioritet) 1103 Adm. Enhet Benyttet som adm. Enhet i journalposter, men som ikke ligger i register Bruker (saksbehandler) Kontroll på om alle saksbehandler koder ligger i register Kontroll på om alle journalposter er knyttet til sak som finnes Følgende ugyldige verdier ble funnet: 2 sdo_alias E KG Register oppdateres Sdo_DokTypeID Sal_Beskrivelse E-post MB 15/4049 (X)/(KG) X 13/3526 Register Register Register Register Register Følgende ugyldige verdier ble funnet: 7 4 Jposter mot sak 99 (som ikke finns) 3 jp mangler arkivsakid Ok Rettes av Acos 1104 Graderingskoder som er benyttet som graderingskode i journalposter, men som ikke ligger i register. Register 1105 Paragrafer

22 22 Kontroll på om alle benyttede paragraf koder ligger i register. Paragrafer som er benyttet i journalposter men som ikke ligger i register Journal. Enhet Kontroll på om alle benyttede journal koder ligger i register 1107 Tilgangsgruppe Benyttet som tilgangsgruppe i journalposter, men som ikke ligger i register Avskrivningsmåte Kontroll på om alle avskrivningskoder som er benyttet ligger i register Journalposter Register Register Register Register Oppgaver som må utføres på journalposter før uttrekk kan tas. Sdo_1101 følger 1101 Kontroll på om det finnes Journalposter som ikke er knyttet til sak. Følgende ugyldige verdier ble funnet: 5 Acos må rette Acos Sdo_1106 Kontroll på Journalposter som mangler J.enhet Følgende ugyldige verdier ble funnet: 5140 Anbefalt: Acos scripter inn Journalenhet Acos Vedlegg: Sdo_1106_Vedlegg1 Sdo_1102 Kontroll på Journalposter som mangler saksbehandler Følgende ugyldige verdier ble funnet: 180 (unntar status U) Acos: Kan arve fra sak, eller legge inn sys. Kunde: Søke opp og legge på riktig saksbehandler Kan søkes opp med = i saksbehandlerfeltet. Sdo_1103 Kontroll på Journalposter som mangler Adm.enhet Vedlegg: Sdo_1102_vedlegg1 Følgende ugyldige verdier ble funnet: 265 Løsning: Søke opp og legge på riktig avdeling Acos kan arve fra sak Vedlegg: Sdo_1103_Vedlegg1 Sdo_2102 Sdo_1112 Kontroll på om alle journalposter har Tittel utfylt Kontroll på at journalposter har korrekt behandlingstype Vedlegg: Sdo_2102_Vedlegg1(utgår) Status: 185 feil 148 inngående ligger uten behandlingstype 37 utgående ligger uten behandlingstype Acos bør rette Vedlegg: Sdo_1112_Vedlegg1

23 23 Sdo_registrertdat o Kontroll på feltet registrert dato på journalpost Ved et Noark 5 uttrekk må vi hente dato fra log med infortype NJ Oppdateres i Sdo_registrert dato. Acos må kontrollerer før endring utføres journalposter mangler verdi Acos må rette denne. Acos setter verdien basert på Historikken sin regdato på NJ om det er logget, hvis ikke så benytter vi sdo_journaldato Sdo_1111 Dokumenttype Til orientering: Eventuelle dokumenttyper med mer enn ett tegn, endres automatisk i uttrekk. SK = K MP = P MB = B Kodene endres ikke i WebSak. Sdo_1132 Tilgang gradering på JP Kontroll på at alle verdier er korrekt utfylt. Graderingskode -Nivå Paragraf Følgende ugyldige verdier ble funnet: 593 Graderingid Avskjerming Paragraf Antall IOF 47 Sdo_1132_Vedlegg1 Nme_2100 Generell rydding Merknad Dette må Acos rydde i for at det skal bli korrekt. Korrigere knytninger Fjerne nme_merknader som ikke lengere er knyttet til sak/jp/dokument. Acos bør rette Nti_2200 Generell rydding Tillegg Dette må Acos rydde i for at det skal bli korrekt. Korrigere knytninger Fjerne nti merknader som ikke lengere er knyttet til sak/jp/dokument. Sdo_1126 Papirflagg på Her er det mye som ikke stemmer med arkivdel. papirarkivdel Papir SDO Papir NAD Antall Acos bør rette Acos bør rette Løsning: Acos skripter Arver det som ligger registrert på arkivdel. Vedlegg: Sdo_1126 Sdo_1114 Oversikt over journalposter med dokument status som er registrert i basen. I de arkivdeler som skal deponeres skal det kun ligge journalposter i status A eller U. Liste over benyttede statuser: Journalpoststatus Antall A 80 E 2410 F 5512 J M 2 R 180 S 3

24 24 U 5073 Løsning: Endring av journalpost status J, E, S, F, M til A Dokumenter med status R dokumenter må vurderes som U - utgår eller A- avsluttet Kontroll på at avsender/mottaker er korrekt ihht dokumenttype som er valgt. Sdm_2800_1 a) Inngående dokumenter som har registrert en mottaker - navnelinje er blank. Sdm_2800_1 b) Inngående jp som mangler avsenderinformasj on Sdm_2800_2 a) Utgående dokumenter som har mottaker - navnelinje er blank. Oppgaver før uttrekk kan tas. Følgende ugyldige verdier funnet: 0 (Unntatt status U) Vedlegg: Sdm_2800_2_vedlegg1 (utgår) Følgende ugyldige verdier ble funnet: 10 inngående dokument (Unntatt status U) Vedlegg: Sdm_2800_1_Vedlegg2 Følgende ugyldige verdier funnet: 11 (Unntatt status U) Vedlegg: Sdm_2800_2_vedlegg1 b) Utgående jp som mangler mottaker informasjon Sdm_2800_3 a) X og N notat som har ugyldige mottakere. Mottakere i N og X notat skal kun være en avdeling eller adm.enhet og saksbehandler. b) N notat endres til dokumenttype X notat. Mangler mottaker Feil: 76 JP som mangler mottakerinformasjon (Unntatt status U) Vedlegg: Sdm_2800_2_vedlegg2 feil på 338 mottakere (Unntatt status U) Løsning: Acos bør rette 1. Acos prøver å finne rett informasjon 2. Legger eksistrerende mottakerinformasjonen inn som merknad på JP. 3. Sletter mottaker som ikke er adm.enhet eller saksbehandler Vedlegg: Sdm_2800_3_Vedlegg1 Følger punktet over Løsning: Acos bør rette Endrer dokumenttypen fra N til X, der det ikke finnes gyldig mottaker. Acos bør rette Acos bør rette

25 25 Sdm_2800_4 Sdm_1811 Dokumenttype S, SK, MP, MB N og X notat Alle gyldige mottakere skal ha registrert journalenhet Kontroll på avskrivning 6000 mottakere skal korrigers Løsning: Acos sletter fra mottaker tabellen der det ikke skal være mottakere. Journalposter skal ikke ha restanse Acos må rette SDM_2801_I Kontroll på at alle inngående dokumenter er avskrevet. Antall: 644 I dokument som har restanse. (Unntatt status U) Løsning: Kunde: rette manuelt etter liste Acos skripter inn SA avskrevet av arkiv + merknad eller legger inn behandlingstype X SDM_2801_N Avskrive N notat som har restanse Vedlegg: Sdm_2801_I_Vedlegg1 Antall mottakere: 36 N notat mottakere som ikke er avskrevet (Unntatt status U) Løsning: Kunde: rette manuelt etter liste Acos: skripter inn SA - Avskrevet av arkiv + merknad SDM_2801_U Avskrive U utgående som har restanse. Vedlegg: Sdm_2801_N_Vedlegg1 Antall: 16 U dokumenter som har restanse U eller V (Unntatt status U) Løsning: Kunde: rette manuelt etter liste Acos skripter inn X Ingen restanse Acos skripter inn SA avskrevet av arkiv + merknad Ndb_1302 Kontroll på saksdokumenter (filer) Saksdokumenter/filer skal ha status F Ferdig. Vedlegg: Sdm_2801_U_Vedlegg1 Oppgaver før uttrekk kan tas. Oversikt over saksdokumentstatus Dokstatus Antall B F J 1901 O 5 Acos retter Løsning: Acos skripter. Alle dokumenter ha status F Ferdig. Ndl_2200_1 Kontrollerer at alle filer har korrekt filtype tilknytning Vedlegg: Ndb_1302 Oversikt over filtypetilknytninger Nb! skriptet er kjørt på hele basen Dokumenttilknytning Antall A 1 FH 7 H V Acos må rette Acos går igjennom filer og endrer de som har FH, A

26 26 Skal kun inneholde H og V for uttrekk. Ndl_2200_2 Ndl_2200_3 Ndl_2200_4 Kontrollerer om dokumenter har flere hoveddokument Kontroll på filer Mangler hoveddokument men har andre filer. Kontroll på at journalpost i en elektronisk arkivdel har en link til et dokument Vedlegg: Ndl_2200_1 0 journalposter som må rettes. Vedlegg: Ndl_2200_2_vedlegg1 (utgår) 7 journalposter som må rettes. Må kontrolleres, velg et vedlegg som hoveddokument Vedlegg: NDL_2200_3_Vedlegg1 I arkivdelene som er el arkiv 151 journalposter mangler hoveddokument Diskutere med kunde. 1. journalpost settes til u- utgår 2. kunde legger inn fil 3. legge inn en dummy fil. Acos bør retter. Ndb_1301 Kontroll på saksdokument - Alle filer må ha dokumentkategori Vedlegg: Ndl_2200_4_Vedlegg saksdokumenter mangler kategori Løsning: Acos skripter inn kategori D dokument Ligger og to kategorier som ikke ligger i register. Må enten registeres eller settes til gyldig verdi. Ndb_Kategori antall XML 2198 PS Acos bør retter Sette opp driftsbasen med fast kategori kode Velg admin Velg dokument Velg kategori Legg inn D dokument om den ikke ligger der. Huk av for bruk som standard. Vedlegg: Ndb_1301 Ndl_2201 Kontroll på filer som ikke er knyttet til journalpost a) Det er 0 rader i Ndl_doklink som peker på journalpost ID som ikke finnes i basen Acos - Acos må rydde/slette disse. Det er f.eks filer som bruker har slettet men som fortsatt ligger i basen. Ndl_2201 Saksdokumenter med filer som er knyttet til Journalposter som er Feilregistrert og som utgår. Skal de slettes? b) Antall: 7038 filer knyttet til Journalposter som utgår, som ligger i saker som er innenfor reel saksid Skal filene slettes? Ja/Nei Forsand Acos bør rette Ndl_2201 (se Ndl2204) Saksdokumenter Kontrollere og finne løse tråder i tabellene knyttet til filer c) Det finnes rader med dokbeskrivelser som perker på dokid som ikke finnes i NDL_doklink Acos må rette

27 27 Ndl_2202_1 Ndl_2202_2 Ndl_2202_3 Om arkivdelen er elektronisk - journalposten mangler fil - hvor mange filer må vi legge inn dokument på. Alternativer: 1. Legge inn dokumentet. 2. Settes til Utgår 3. Flytte hele saken over til en annen arkivdel som er på papir. Ndl_2204 b) Journalpost har alt av registrering men mangler fil, i en elektronisk arkivdel Ndl_2203 Ndl med samme id i samme jp 134 journalposter som mangler filer i en arkivdel som er elektronisk Vedlegg: Ndl_2202_1_vedlegg1 mangler hoveddokument og eventuelt andre filer i en elektronisk arkivdel Arkivdeler som er elektronisk Avhengig av at arkivdelen er satt korrekt. filer må knyttes til NDL_2204_Vedlegg1 Antall: 3 Eks ACOS Retter de tilfeller der samme dokument er knyttet opp flere ganger mot samme journalpost Acos Todo_dbh NB! De som ikke har benyttet dokumentbehandl er må vi først kjøre samleskript_dbh først om Todo_dbh feiler Kontroll på PDF filer i basen. Alle filer som ligger I arkivet uavhening om det er papir elle el arkiv skal ha PDF/A eller annen godkjent arkivformat. Vedlegg: Ndl_2203_Vedlegg1 Validering og konvertering av filer filer Denne rapporten kjører på alle filer uansett status Det betyr at de enten ikke er konvertert til PDF/A eller at De ikke er verifisert som gyldige PDF/A-filer. (Her har vi ikke tatt hensyn til datobegrensing hvor PDF/A ble innført). Vi behandler og gyldige arkivformater som TXT og TIFF, da Arkivverket primært ønsker å motta filer I PDF/A. Dersom kunden ønsker, kan vi utelate eks TIFF fra dokumentbehandleren. Rettes av Acos Dokument - behandler Todo_dbh gruppert på blank filformat Todo_dbh gruppert på filformat Oversikt over 630 filer som må kontrolleres pga ukjent filformat Todo_dbh_vedlegg1 19 forskjellige filformat ligger I basen I basen ligger det filer som ikke er i godkjent arkivformat Oversikt Filformat register Oversikt over filformat i basen. Filformat Antall Arkivformat MP3 1 Ja RA-TIFF6 60 Ja RA-TEKST 284 Ja RA-PDF Ja MOV 1 Nei MS-PPS 1 Nei

28 28 PUB 1 Nei PSD 1 Nei SVG 1 Nei DXF 3 Nei WMV 3 Nei SNP 4 Nei CSV 5 Nei ODT 8 Nei DWG 15 Nei BITMAP 17 Nei ZIP 20 Nei HTML2 28 Nei EMZ 41 Nei Jpeg 51 Nei PPTX 68 Nei MS-PPT 73 Nei XLSX 124 Nei HTML 134 Nei SOSI 179 Nei MS-EXCEL 199 Nei RA-TEKST 284 Nei GIF 445 Nei RTF 1574 Nei PNG 2039 Nei JPG 3181 Nei xml 5470 Nei MS-WORD 6535 Nei docx 6635 Nei Sas_2003 Endre status på saker som utgår/søppel/feilreg Endret saker og JP som utgår% feilreg%, test% Oppgaver før uttrekk kan tas. 18 saker som har 150 journalposter Søkt på saker med feilreg, utgår, test, testsak, Test% Må manuelt sjekke at saken er søppel/feilregistrert Påse at de har status U Utgår Vedlegg: Sas_2003_vedlegg1 Med vennlig hilsen Trine-Lise Andreassen Seniorkonsulent