INNKALLING TIL MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: MANDAG 03. JUNI 2013 kl STED: Menighetssenteret, Soltunveien 6, Sola TIL: Christian Lie Repr. Sola MR (leder) Marianne Hovland Repr. Sola MR Ole Bernhard Eriksen Repr. Ræge MR (nestleder) Henning Kristensen Vararepr. Ræge MR Bjørn Magne Espeset Repr. Sørnes MR Edvard Aarsland Repr. Sørnes MR Håkon Inge Sivertsen Repr. Tananger MR (permisjon) Elisabeth Sivertsen Urdahl Repr. Tananger MR (permisjon) Nelly Hveding Vararepr. Tananger MR Sigve Martin Mæland Vararepr. Tananger MR Janne Stangeland Rege Sindre Eskedal Trygve Torgersen Tore J. Aas Repr. Sola kommune Repr. Stavanger biskop Kirkeverge/sekretær for fellesrådet Assisterende kirkeverge Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: trygve.torgersen@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord:

2 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 2 SAKLISTE: 14/2013: Godkjenning av protokoll fra møte /2013: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte /2013: Orienteringer, skriv og meldinger 17/2013: Endelig godkjenning av revisorgodkjent årsregnskap 2012 for Sola kirkelige fellesråd 18/2013: Økonomirapport januar april 2013 for Sola kirkelige fellesråd 19/2013: Forslag om endring mht egenandel for pårørende i Sola kommune ifm kremasjon 20/2013: Avklaring av ansvarlig redaktør - ansvaret for Sola menighetsblad 21/2013: Forberedelser til bispevisitas november 2013 / våren /2013: Utkast til avtale mellom Tananger menighet / Tananger menighetsbarnehage og Sola kirkelige fellesråd om barnehagelokalitetene 23/2013: Anskaffelse av nye salmebøker til kirkene i Sola 24/2013: Universell utforming og HMS i kirkene i Sola 25/2013: Budsjettprosess 2014 innspill og innledende drøfting 26/2013: Eventuelt

3 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 3 SAKLISTE: 14/2013: Godkjenning av protokoll fra møte Forslag til VEDTAK: Protokoll fra fellesrådets møte godkjennes. 15/2013: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes. 16/2013: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv (Kirkelig arbeidsgiver og interesseorganisasjon): 02/13 Kirkemusikerens rolle ved valg av musikk ved kirkelige handlinger 03/13 Ansvarsforsikring og ulykkesforsikring 2013 KAs rundskriv fra 2002 og tidligere er tilgjengelige på: b. Kort orientering om personalsituasjonen i menighetene / fellesrådet c. Sokneprest Sindre Eskedal nytt, fast medlem i Sola kirkelige fellesråd. Jfr. skriv fra Stavanger biskop vedr oppnevning av geistlig representanter til kirkelige fellesråd prest med fast sete i Sola menighetsråd. d. Endring i ansvarsforhold i kulturminneforvaltningen fra 1. mai Ansvar for listeførte kirkers omgivelser til fylkeskommunene e. Godkjenning av trosopplæringsbudsjett 2013 for menighetene i Sola (jfr. FR-sak 12/2013) f. Status på lekkasjeproblemer Sørnes kirke g. KA s avtale med Kopinor på vegne av kirkelige fellesråd prolongeres til 2014 (jfr. KArundskriv 06/12 (Se for øvrig: h. Status på orgelsaken i Tananger kirke: 1. Anket til Gulating lagmannsrett Melding fra Lensmannen i Søndre Land om avholdt utleggsforretning saksøkt Henrik Brinck Hansen Orgelbyggeri, Fluberg i. Status på bårehus / livssynsnøytralt seremonirom ved Sola kirkegård j. Orientering fra Ræge MR vedr. Plan om Byggetrinn 2 Ræge kirke k. Brev fra Stavanger bispedømmeråd vedr. Tilsetting av Håkon Kessel i Tungenes prosti med Ræge sokn som særskilt arbeidsområde

4 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 4 Forslag til VEDTAK: l. Dialogmøte mellom Sola kirkelige fellesråd og menighetsrådene onsdag 23.oktober 2013 Sørnes kirke m. Undersøkelse om arbeidskraftskostnader i 2012 til SSB (17 sider) for Sola kirkelige fellesråd og Tananger menighet/mbh - frist n. Avtale mellom Sola kirkelige fellesråd og Apply TB vedr Elektrotjenester og materiell mai 2013 mai år o. Vedr. mangeårig avtale med Sola kommune om klipping av grøntarealer tilknyttet kirkene i Sola og Tananger MBH. p. Høring NOU 2013:1 - Det livssynsåpne samfunn (Stålsettutvalget). Høringsfrist q. Vedr konkurranseutsetting av tjenester i Sola kommune med tanke på kirkegårdsforvaltningen r. Stor IKT-satsing i den norske kirke - intranett for internkommunikasjon og samhandling. Samarbeid mellom Kirkerådet og KA. 13,3 mill.kr. avsatt i revidert statsbudsjett 2014 Framlagt informasjon, skriv og meldinger tas til orientering. 17/2013: Endelig godkjenning av revisorgodkjent årsregnskap 2012 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Resultatrapport Sola kirkelige fellesråd 2012 Balanse Sola kirkelige fellesråd Revisorberetning fra Rogaland Revisjon IKS av SAKSFORELEGG Fellesrådet fikk seg framlagt til behandling og godkjenning av årsregnskap 2012 til sitt møte under sak 09/2013 og gjorde følgende vedtak: VEDTAK: a. Under forutsetning av at det avgis positiv revisjonsberetning, godkjenner Sola kirkelige fellesråd regnskapet for b. Fellesrådet disponerer regnskapsoverskudd 2012 på følgende måte: 1 Avsetning til disposisjonsfond Teglsteinsfasade 2 sider ventilasjonsbygg ved Sørnes kirke Oppussing gymsal/bomberom + pult til PC i kirkerommet, Tananger kirke Ræge kirke - flyttbare knelebenker Sørnes kirke - renovering av kjellerlokaler Sikring av maleri Sola kirke Totalt:

5 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 5 Revisorberetning for 2012 er utstedt av Rogaland Revisjon IKS og følger vedlagt. Årsregnskap 2012 med fullstendig dokumentasjon og revisorberetninger for Sola kirkelige fellesråd og Ræge, Sola, Sørnes og Tananger menigheter er under trykking og blir distribuert ut så fort de er ferdige. Menighetenes regnskaper er godkjent i respektive menighetsråd/årsmøter. Forslag til VEDTAK: På grunnlag av utstedt revisorberetning godkjenner fellesrådet endelig årsregnskapet for /2013: Økonomirapport januar april 2013 for Sola kirkelige fellesråd SAKSFORELEGG Kommentarer til regnskap pr. april 2013 Sola kirkelige fellesråd Regnskapet pr. april 2013 er gjort opp med merforbruk på kr mot budsjettert merforbruk på kr /710 Fastlønn/sykelønnsrefusjoner Langtidsykemeldinger og fødselspermisjoner er erstattet med midlertidige ansettelser. 130 Post, bank.. Distribusjon av Menighetsbladet har fått en økning, antall blader som distribueres er også øket. 165 Andre oppgavepliktige godtgjørelser Godtgjørelser til selvstendige næringsdrivende, spesielt organister som spiller ved vacans, ferie og sykefravær. Budsjett er fordelt pr mnd, vanskelig å forutse/budsjettere. 450 Tilskudd til menighet Tananger er innvilget et tilskudd til vaktmester/kirketjener for fire måneder i 2012 i den perioden vaktmester hadde permisjon uten lønn. 830 Tilskudd fra kommune Utbetalingene fra kommunen gjøres månedlig i Renteinntekter På grunn av omleggingen med månedlige betalinger vil renteinntektene bli betydelig mindre. Tidligere års praksis med en utbetaling av driftstilskuddet i feb/mars genererte en rimelig høy renteinntekt spesielt på terskel-rente på innskudd.

6 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 6 Pr. april 2013 Regnskap Per.budsjett Avvik Årsbudsjett 2013 Regnskap Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Sykelønnsrefusjon ***Sum lønn & sos.kostnader Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Leie av lokaler og grunn Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Kjøp fra private Kalk. utg. komm. tjenesteyting Tilskudd til kommunen Tilskudd/gaver til menighetsråd Tilskudd/gaver til andre Reserverte bev./avsetn Renteutgifter Avskrivninger ***Sum driftsutgifter Totale utgifter Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter Avg.pl. salg av varer/tjenester Refusjoner fra staten Ref. fra andre fellesråd Ref. fra andre Kalk. innt. komm. tjenesteyting Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Tilskudd fra menighetsråd Offer/innsamlet til egen virksomhet Renteinntekter Mottatte avdrag på utlån, aksjelalg andeler Bruk av ubundne fond Motpost avskrivninger Total inntekter ***Resultat Pluss er merforbuk, minus er mindreforbruk

7 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 7 Forslag til VEDTAK: Framlagt forslag til økonomirapport januar-april 2013 for Sola kirkelige fellesråd tas til orientering. 19/2013: Forslag om endring mht egenandel for pårørende i Sola kommune ifm kremasjon SAKSDOKUMENT Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven) Se: Informasjonsfolder om kremasjon SAKSFORELEGG Ihht. Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven) er Sola kirkelige fellesråd v/ kirkevergekontoret ansvarlig for å årlig administrere begravelser på de 3 kirkegårdene i Sola. Det er 5-6 begravelsesbyråer i regionen som håndterer de fleste gravferder i kommunen. Kirkevergekontoret har løpende kontakt med dem alle ifm koordinering av begravelser. Kirkevergekontorets administrasjon knyttet til begravelser og kirkegårdsforvaltning skal alltid være en prioritert oppgave som utføres med verdighet og høy kvalitet der en står til tjeneste for hele kommunens befolkning. Storparten av de pårørende i Sola velger kistebegravelse for sine avdøde, og en mindre del velger kremasjon. Dette er knyttet til tradisjon, følelser og historie, og avgjøres helt og fullt av avdøde og de nærmeste. Av totalt antall jordfestelser er andelen kremasjoner / urnenedsettelser i Sola som følger: 2006: 10,6 % 2007: 9,2 % 2008: 5,6 % 2009: 7,7 % 2010: 13,1 % 2011: 11,7 % 2012: 11,7 % Andel urnenedsettelser i Sola kommune er fremdeles betydelig lavere enn i nabokommunen Stavanger som ligger på landsgjennomsnittet (37%). Stavanger krematorium, som ligger under Stavanger kirkelige fellesråds gravferdsetat betjener hele Sør-Rogaland. Det ble i 2010 i forbindelse med åpning av nytt krematorium i Stavanger

8 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 8 utarbeidet en felles informasjonsfolder om kremasjon, utgitt av de kirkelige fellesrådene i Stavanger, Sandnes, Randaberg og Sola. En del kommuner har egenandel som de pårørende må betale ved kremasjon. I likhet med 4 kommuner, Sandnes, Klepp, Hå og Finnøy har flere fellesråd i samarbeid med sin kommune vedtatt å betale kremasjonsavgiften i sin helhet slik at pårørende ikke betaler egenandel. Den følgende oversikten viser fordelingen av kremasjonsavgiften mellom hjemstedskommune til avdøde og egenandelen til den som sørger for gravferden. Sum kremasjonsavgift for utenbys kremering i Stavanger krematorium er for 2013 kr Kommune Kommunens betaling Egenandel Randaberg Sola Time Sokndal Lund Eigersund Bjerkreim Gjesdal Forsand Strand Hjelmeland Rennesøy Kvitsøy Gravferdslovens 10 Kremasjon har følgende formulering: Kremasjon kan skje med mindre det er kjent at det var i strid med avdødes ønske. Kremasjon skal skje i godkjent krematorium og senest 10 virkedager etter dødsfallet. Begjæring om kremasjon fremsettes av den som sørger for avdødes gravferd. Minst 3 dager før kremasjonen skal finne sted, skal krematoriet varsle politiet på dødsstedet om begjæringen. Fristen omfatter den dag da kremasjonen skal finne sted, men ikke den dag da varsel gis. Lørdag, helligdag og dag som etter lovgivningen er likestilt med helligdag, regnes ikke med i fristen. Politiet kan kreve kremasjonen utsatt dersom det er grunn til å tro at det vil bli besluttet sakkyndig likundersøkelse i medhold av straffeprosessloven 228. Når kremasjonen har funnet sted, skal asken samles i en urne som deretter forsegles og merkes. Urnen skal oppbevares på en betryggende måte fram til gravleggingen. Urnen oppbevares av krematoriet eller gravplassmyndigheten i den kommunen hvor gravleggingen skal finne sted. For kremasjon kan det kreves avgift. Endret ved lov 26 aug 2011 nr. 40 (ikr. 1 jan 2012 iflg. res. 26 aug 2011 nr. 866). For Sola kommunes beboere som velger kistebegravelse er det overfor gravlundsmyndigheten ingen kostnader knyttet til gravlegging, og det er så langt heller ikke etablert ordning med festeavgift (jfr. gravferdslovens 10). Slik ordningen er nå, får imidlertid pårørende som velger kremasjon en faktura på kr i egenandel. Gravferdslovens 21 Vedtekter og avgifter regulerer videre følgende forhold:

9 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 9 Kirkelig fellesråd fastsetter vedtektene for gravplasser. Vedtektene skal godkjennes av bispedømmerådet. Avgifter for bruk av gravkapell, kremasjon og feste av grav fastsettes av kommunen etter forslag fra fellesrådet. Endret ved lov 26 aug 2011 nr. 40 (ikr. 1 jan 2012 iflg. res. 26 aug 2011 nr. 866). I denne saken er det Sola kommune som kan fastsette en endring vedr egenandel for kremasjon. Kirkevergen peker med dette på behovet for å legge til rette for likebehandling i den lokale gravlundsforvaltningen. Kirkegårdsmyndigheten skal ikke aktivt påvirke Mht. til arealutnyttelse og framtidige gravlundsutvidelser, som Sola kommune vil måtte bære kostnadene med, vil en økt bruk av urnegraver være areals og kostnadsbesparende. Det anbefales derfor at fellesrådet overfor Sola kommune foreslår at egenandelen som for 2012 og 2013 er fastsatt til kr dekkes av Sola kirkelige fellesråd / Sola kirkelige fellesråd. Forslag til VEDTAK: a. Sola kirkelige fellesråd foreslår overfor Sola kommune at ordningen med egenandel for kremasjon avvikles, og at Sola kommune / Sola kirkelige fellesråd dekker denne kostnaden. b. Endringen foreslås innført fra /2013: Avklaring av ansvarlig redaktør - ansvaret for Sola menighetsblad SAKSDOKUMENTER Lov om redaksjonell fridom i media. Se: SAKSFORELEGG Sola menighetsblad er i sin 54. årgang og utgis 5-6 ganger årlig, og utgis i fullfargeformat som felles menighetsblad for Tananger, Sørnes, Sola og Ræge menigheter. Bladet fulldistribueres til alle husstander i Sola kommune og trykkes for tiden i et opplag på Daglig leder i Sørnes menighet hadde fram til 2010 det formelle redaktøransvaret for menighetsbladet. Kostnadene til menighetsbladet dekkes av fellesrådets driftsbudsjett og delfinansieres av annonseinntekter. Fra medio 2010 ble det inngått avtale om kjøp av eksterne layout-tjenester for menighetsbladet, og daglig leder i Ræge menighet har siden ivaretatt koordineringsansvaret ifm innsamling av stoff til utgivelsene og har fulgt opp kontakten med layoutarbeidet. Sola menighetsblad oppgir i hvert nummer at menighetsrådene i Sola er utgiver. Ledermøtet (daglige lederne og kirkevergestaben) konstaterer at menighetsbladet siden 2010 er blitt utgitt uten at det i publikasjonen fremgår hvem som formelt har redaktøransvaret. Dette er ikke i tråd med Lov om redaksjonell fridom i media 2 og 3:

10 2. Verkeområde Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 10 Lova gjeld for 1. dagsaviser og andre periodiske publikasjonar som driv journalistisk produksjon og formidling av nyhende, aktualitetsstoff og samfunnsdebatt, 2. kringkastarar, jf. kringkastingsloven 1-1 tredje ledd og 3. elektroniske massemedium som har tilsvarande føremål og funksjon som medium nemnde under nr. 1 og 2. Lova gjeld ikkje medium som har som hovudføremål å drive med reklame eller marknadsføring, eller som hovudsakleg er retta mot medlemmer eller tilsette i bestemte organisasjonar, foreiningar eller selskap. 3. Plikt til å ha ein redaktør Medium som nemnt i 2 skal ha ein redaktør. Med redaktør er i denne lova meint den som tek avgjerd om innhaldet i mediet eller om ein del av dette, anten han blir kalla redaktør, utgivar eller noko anna. Gjeldende lov omhandler videre i 4 Redaksjonell fridom: Innanfor ramma av grunnsynet og føremålet til verksemda skal redaktøren leie den redaksjonelle verksemda og ta avgjerder i redaksjonelle spørsmål. Ledermøtet vurderer det slik at det løpende tekst og layoutarbeidet for menighetsbladet ivaretas på en god måte med nåværende arbeids og ansvarsfordeling. Det er i midlertidig nødvendig å sørge for at det formelle redaksjonsansvaret fastsettes ihht. loven, og foreslår overfor fellesrådet at ansvarlig redaktør ansvaret legges til kirkevergestillingen. Ansvarlig redaktør vil da inneha det formelle og redaksjonelle ansvaret for menighetsbladets innholdet. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd legger ansvarlig redaktøransvaret for Sola menighetsblad til kirkevergestillingen. 21/2013: Forberedelser til bispevisitas november 2013 / våren 2014 SAKSDOKUMENTER Brev fra Stavanger biskop om visitas i Sørnes og Sola menigheter Brev fra Stavanger biskop om visitas i Tananger og Ræge menigheter Brev fra Stavanger biskop med melding om utsettelse av planlagt visitas i Tananger og Ræge menigheter til våren 2014 Visitasreglement for Den norske kirke fastsatt av bispemøtet under BM 33/12 Revisjon av visitasreglementet

11 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 11 SAKSFORELEGG Sola kirkelige fellesråd er i juni 2012 informert fra Stavanger biskop om visitas i Sørnes og Sola menigheter november Opprinnelig planlagt visitas til Tananger og Ræge menigheter er utsatt til våren 2014, og det foreligger så langt ingen tilbakemelding om tidspunkt. Formålet med bispevisitas er iflg. reglementets 1 følgende: Formålet med visitasreglementet er gjennom bispevisitasene å legge forholdene til rette for aktivt engasjement og stadig fornyelse i den evangelisk-lutherske folkekirke i Norge. En bispevisitas er et institusjonalisert og rettslig ordnet besøk av biskopen i ett eller flere sokn i den hensikt å utøve kirkelig tilsyn. Det kan holdes egen visitas ved norsk kirke i utlandet, ved døvemenighet eller annen kategorialmenighet, ved valgmenighet, militærforlegning, sykehus, institusjon, fengsel m.v. med egen tilsatt prest eller annen ordnet kirkelig tjeneste. Formålet med bispevisitasen er å støtte, inspirere og veilede menigheter og ansatte, og gjøre kirkens nærvær synlig i lokalsamfunnet. Biskopen skal ved visitasen legge vekt på forkynnelsen av Guds ord i soknet. Ved dette skal biskopen gi støtte til menighetenes virksomhet og styrke fellesskapet i menighetene. Sammen med menighetsråd og ansatte skal biskopen under visitasen gå inn i et felles arbeid for å prøve menighetslivet på Guds ord og vår kirkes bekjennelse, og inspirere til frimodighet og fornyelse. Menighetens arbeid skal også vurderes opp mot de planer som foreligger fra kirkelige organer. Bispevisitas skal etter nåværende ordning skje minst hvert 8. år. Fra visitasreglementet 4. Innhold gjengis videre: Visitasen omfatter: a) Gudstjenester Biskopen forretter en avsluttende visitasgudstjeneste som er felles for alle visiterte sokn. Biskopen skal så langt det er mulig gis anledning til å høre prestene forkynne. b) Møte med menighetsråd og fellesråd Biskopen skal ha møte med menighetsråd og fellesråd. Samtalen skal ta utgangspunkt i foreliggende planer og i organenes kjernevirksomhet i henhold til kirkeloven 9 og 14. Prosten i Tungenes igangsatte forberedende visitasmøte 5.februar med planlegging for de involverte menighetene og kirkelig fellesråd v/kirkevergen, og arbeidsgruppen for visitasen i Sola og Sørnes menigheter har våren 2013 fastlagt program for bispevisitasen, i nært samarbeid med prost Kjetil Aano og Morten Sandland, avdelingsleder for menighetsutvikling på bispedømmekontoret. For fellesrådet ligger følgende programposter klar: a. Tirsdag 12.november kl møte mellom Stavanger biskop og Sola kirkelige fellesråd. Hele fellesrådet deltar.

12 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 12 b. Torsdag 14.november kl møte mellom Stavanger biskop og Sola kommune v/ordfører. Leder i fellesrådet og kirkeverge deltar. Kommende visitas gir oss videre som kommune og kirkelig fellesråd gode muligheter til viktig kontakt, dialog omkring felles utfordringer og omsorg for bl.a. barn, ungdom og eldre i kommunen. Det vil derfor være nyttig for fellesrådet i sin forberedelse til bispevisitasen å drøfte hvilke saker og forhold en ønsker skal løftes fram i forbindelse med visitasen. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd imøteser Stavanger bispevisitas I november med glede og forventning og ser fram til å drøfte viktige utfordringer og oppgaver for den norske kirke I Sola. 22/2013: Utkast til avtale mellom Tananger menighet / Tananger menighetsbarnehage og Sola kirkelige fellesråd om barnehagelokalitetene SAKSDOKUMENTER FR-sak 15/2011: Utredning vedr. eierforhold og arbeidsgiveransvar for Tananger menighetsbarnehage Tananger MBH vedtekter (2013) Kirkelovens 14 Kirkelig fellesråds oppgaver Se: html&emne=((%20LOV %20I%20(TITT,DATE))%20%2b%20(%2014%20I%20PARA%20))&& SAKSFORELEGG Tananger menighetsbarnehage / SFO (TMBH) er en privat barnehage, eid av Tananger menighet. Den er offentlig godkjent, driver med utvidet formålsparagraf og mottar offentlig støtte etter gjeldende regler. Kirkevergen påbegynte vinteren 2010/2011 arbeidet med å klargjøre ansvarsforhold og arbeidsgiveransvaret for TMBH. Bakgrunnen for dette var bl.a. at kirkevergeadministrasjonen over lang tid hadde opplevd uklare arbeidsgiverforhold knyttet til Tananger MBH/SFO, og det oppstod en del spørsmål, problemstillinger, uklarheter og misforståelser i forhold til dette. Fellesrådet gav våren 2011 KA oppdrag om å utrede, gi råd og komme med forslag til evt. tiltak ifm. klargjøring av arbeidsgiveransvaret for TMBH. Formålet med dette var å bringe klarhet og

13 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 13 forutsigbarhet i forhold til ansvar for og drift av barnehagen overfor eier Tananger menighet og Sola kirkelige fellesråd. Fellesrådet behandlet saken under FR-sak 15/2011: Utredning vedr. eierforhold og arbeidsgiveransvar for Tananger menighetsbarnehage og gjorde følgende vedtak: På grunnlag av KA s notat og tilrådinger vedr. arbeidsgiveransvaret for TMBH s ansatte ber Sola kirkelige fellesråd om at følgende tiltak snarest iverksettes: a. Fellesrådet henstiller til Tananger menighet / MR at det overfor ansatte i TMBH/SFO formelt klargjøres at Tananger menighet er deres arbeidsgiver. b. Gjeldende arbeidskontrakter må gjennomgås og revideres slik at de entydig klargjør hvem som er de respektive arbeidstakeres arbeidsgiver. c. Tjenesteytingsavtalen mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd av 2003 gjennomgås på aktuelle punkter for å avklare eventuelle uklarheter d. Sola kirkelige fellesråd kan tilby Tananger menighet / MR å inngå intern tjenesteytingsavtale som inkluderer rådgivnings og konsulentbistand fra kirkevergeadministrasjonen i forhold til personalrelaterte og økonomiske spørsmål knyttet til barnehagens formelle forhold og drift. e. Tananger menighet / MR henstilles om at det overfor styrer i TMBH og daglig leder i menighet avklarer arbeidsfordeling og ansvar i forhold til barnehagens ledelse og drift. En del forhold og avklaringer har tatt en del lenger tid enn en så for seg i utgangspunktet, og det har vært viktig både for Tananger MR og kirkevergeadministrasjonen å følge opp saken på en god måte. Administrasjonen har bistått med kontinuerlig rådgivning og kompetanse overfor Tananger menighet i hele perioden siden saken først kom opp, både før og ikke minst etter fellesrådets vedtak i Våren 2011 meldte Tananger menighet som barnehageeier inn i KA og brakte dermed i orden de viktige formelle sider ved arbeidsgiveransvaret overfor sine ansatte. Menighetsrådet gjorde under sak 129/12 Opprettelse av eierstyre i Tananger menighetsbarnehage/sfo vedtak om å opprette eierstyre for barnehagen. Det trådte formelt i funksjon fra Mht løpende og innvendig og utvendig vedlikehold og oppgradering av barnehagelokalitetene har fellesrådet dekket noen kostnader opp gjennom årene, mens TMBH har dekket andre. Tananger menighet tok for en del år siden opp et betydelig banklån for oppgradering av barnehagelokalitetene og betjente selv hele lånet fram til det ble innfridd for ca. 2 år siden. Fellesrådet dekket nylig kostnadene til utskiftning av en del punkterte vinduer i barnehagebygget med midler disponert fra regnskapsoverskudd 2011.

14 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 14 Det foreligger imidlertid ingen kontrakt eller samarbeidsavtale som regulerer disse ansvarsforholdene omkring dette, og kirkevergen vurderer det som helt nødvendig å endelig avklare disse forholdene formelt. Som en oppfølging av fellesrådets vedtak i 2011 under FR-sak 15/2011 og i samråd med TMBH s driftsstyre ser kirkevergeadministrasjonen det nå som svært viktig å få etablert en formell avtale som regulerer forholdet mellom Tananger menighet og TMBH samt overfor Sola kirkelige fellesråd mht ansvar for økonomiske forhold. TMBH har fram til nå ikke betalt husleie til Sola kirkelige fellesråd for bruk av barnehagelokalitetene. Gjennom en del år har TMBH imidlertid årlig overført til Tananger menighet kr som en slags kompensasjon for bruk av lokalitetene. Kirkevergen er ikke kjent med noe formelt vedtak i Tananger MR som initierte denne ordningen. Ihht. kirkeloven er kirkebygget soknets, dvs. menighetens eiendom, og det er kirkelig fellesråd som står ansvarlig for vedlikeholdet. Kirkevergen oppfatter forholdet slik at lokalitetene i tilknytning til Tananger kirke disponeres av Tananger menighet som har stilt dem til disposisjon for sitt barnehagearbeid. Det er p.t. ikke innhentet ekstern takst for leieverdien av barnehagelokalitetene, men kirkevergevergeadministrasjonen vurderer den markedsmessige årlige leieverdien av barnehagelokalitetene inkl. bruk av fellesområdet til ca kr/år. Det pekes videre på diverse fellesfunksjoner som TMBH drar kostnadsfri nytte av og som i årevis har vært dekket 100 % av Sola kirkelige fellesråd: a. Felles ventilasjonsanlegg kirkebygget / barnehagelokalitetene (totale årlige strømutgifter i Tananger kirke kr ) b. Bruk av fellesarealer i kirken inkl. storkjøkken, kjølerom mv. inkl. renhold c. Tilgang til / bruk av fellesrådets / Tananger kirkes bredbåndsabonnement d. Administrativ støtte fra kirkevergekontoret (inkl. rådgivnings og konsulentbistand) e. Felles vaktmester med Tananger kirke (35 % stilling) f. Regnskapsførsel av TMBH s regnskap på (inkludert i Tjenesteytingsavtale fra 2003 mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd). Stipulert ekstern kostnad: kr g. Andel av daglig leder stilling Tananger menighet Det er kirkevergens vurdering at TMBH i mye større grad enn før må ta økonomisk ansvar for faktiske kostnader knyttet til barnehagens drift. Dagens driftsutgifter står ikke i forhold til det reelle kostnadsbildet for TMBH, og administrasjonen finner det uryddig å fortsette på samme måte. Det er videre grunn til å nevne at Rogaland Revisjon IKS skriver i sitt Årsoppgjørsnotat 2012 av til Tananger menighet følgende vedrørende framtidige pensjonsforpliktelser: Tananger menighet har framtidige pensjonsforpliktelser knyttet til barnehagepersonell som ikke framkommer av regnskapet. Vi vil anbefale at menigheten vurderer å opprette et fond for å kunne møte disse forpliktelsene, og gjøre regelmessige avsetninger til det. Det er Tananger MR sitt ansvar å følge opp dette forholdet, men det påligger kirkevergeadministrasjonen å gjøre fellesrådet og Tananger MR oppmerksomme på dette ansvarsforholdet overfor ufravikelige framtidige pensjonsforpliktelser. Saken angår i høy grad TMBHs totale kostnadsbilde.

15 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 15 Det er videre rimelig å forutsette at huseier dekker kostnader til vedlikehold av et bygg. I dette tilfellet er det formelt Tananger menighet som eier kirkebygget ihht. kirkeloven, mens vedlikeholdet skal dekkes av kirkelig fellesråd ( 14). Kirkevergen ser mange fordeler med at Tananger menighet / TMBH administrerer vedlikehold og oppgradering selv, som eier og ansvarlig for TMBHs drift. TMBH mottar offentlig tilskudd som det må forutsettes også må kunne dekke vedlikeholdsutgifter. Fellesrådet verken eier eller driver barnehage. Hvis fellesrådet skal bære ansvar for vedlikehold og framtidige oppgraderinger av barnehagelokalitetene må det være en forutsetning at det også etableres et formelt leieforhold med et relevant leiebeløp mellom TMBH og Sola kirkelige fellesråd. Det kan ikke forventes at fellesrådet skal kunne dekke større og mindre vedlikeholdskostnader uten å ha leieinntekter på bygget. Barnehagelokalitetene er etter kirkevergens oppfatning formelt sett ikke en del av kirkebygget, og faller slik sett utenfor vedlikeholdsansvaret ihht. kirkelovens 14. Den reelle verdien av de opplistende fellesfunksjonene (pkt. a g) som i dag dekkes av fellesrådet er ikke detaljert kostnadsberegnet. Kirkevergeadministrasjonen anser en årlig verdi på disse funksjonene kan gunstig stipuleres til om lag kr og foreslår overfor fellesrådet at det i avtalen som bør etableres fastsettes til kr / mnd. Dette beløpet indeksreguleres årlig. Kirkevergen ser med dette for seg 2 alternative avtaleformer: Alternativ 1: a. TMBH ved eier Tananger menighet står økonomisk ansvarlig for alt relevant vedlikehold (utvendig/innvendig) samt nødvendige og pålagte oppgraderinger av barnehagelokalitetene. b. TMBH betaler Sola kirkelige fellesråd kr 8 000/mnd som inndekning for bruk / fordel av nåværende fellesfunksjoner i Tananger kirke. Beløpet indeksreguleres årlig. Alternativ 2: a. Sola kirkelige fellesråd står økonomisk ansvarlig for alt relevant vedlikehold (utvendig/innvendig) samt nødvendige og pålagte oppgraderinger av barnehagelokalitetene. b. TMBH betaler kr / mnd. i leie av barnehagelokalitetene. Beløpet Indeksreguleres årlig. c. TMBH betaler Sola kirkelige fellesråd kr/mnd. som inndekning for bruk / fordel av nåværende fellesfunksjoner i Tananger kirke. Beløpet indeksreguleres årlig. Kirkevergen tilrår overfor Sola kirkelige fellesråd å etablere alternativ 1 som grunnlag for avtale mellom fellesrådet og TMBH/Tananger MR. Forslag til VEDTAK:

16 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 16 a. Sola kirkelige fellesråd fastsetter at TMBH ved eier Tananger menighet står økonomisk ansvarlig for alt relevant vedlikehold (utvendig/innvendig) samt nødvendige og pålagte oppgraderinger av barnehagelokalitetene tilknyttet Tananger kirke. b. TMBH betaler Sola kirkelige fellesråd kr/mnd. som inndekning for bruk / fordel av nåværende fellesfunksjoner i Tananger kirke. Beløpet indeksreguleres årlig. c. Fellesrådet ber kirkevergeadministrasjonen sammen med økonomiutvalget om å fastsette endelig avtale med TMBH / Tananger MR. d. Ordningen etableres med virkning fra /2013: Anskaffelse av Norsk salmebok 2013 til kirkene i Sola SAKSVEDLEGG KA-rundskriv 06/12 KAs sentralavtale med Kopinor om kopiering i Den norske kirke Kirkeloven 11 Menighetsmøtets oppgaver: Norsk salmebok 2013; priser og informasjon: SAKSFORELEGG Norsk salmebok 2013 for den norske kirke ble autorisert av Kirkemøtet 2012 under KM-sak 05/12. Den skal være i bruk fom. 1.søndag i advent 2013 (01.desember 2013). Den nye salmeboken inneholder 899 salmenummer med til sammen 1079 tekster. I tillegg kommer det et utvalg av bibelske salmer og liturgiske ledd på nummer Kirkerådet opplyser om at salmeboken har større sjangerbredde enn tidligere salmebøker i Den norske kirke og rommer den kjente og kjære salmeskatten så vel som nye salmer frå inn- og utland. Utvalget vitner om at kirken samtidig både er grunnfestet i lokalmiljøet og i et verdensvidt kirkefelleskap. 535 nummer i den nye boka er førte videre frå Norsk Salmebok (1985), og 124 nummer kjem frå Salmer Tallet på nye salmer er 240, og av disse var 174 med i høringsframlegget Salmebok Av salmene på norsk språk er 39,0 % på nynorsk og 61,0 % på bokmål. Det er òg med 15 salmer på hvert av de tre samiske språkene samt på kvensk. Det er Eide forlag som er tildelt oppdraget fra Kirkerådet med å produsere og selge salmeboken. Det er planlagt å være klar til innkjøp i oktober 2013, og Kirkerådet Innkjøp av salmebøker til kirkene, er et stort økonomisk løft og KA konstaterer at det er de færreste kirkelige fellesråd og menighetsråd som har budsjettert og/eller fullfinansiert med denne kostnaden i inneværende års budsjett. Prislisten for de ulike salmebokutgavene var heller ikke kjent ved årsskiftet da fellesrådenes budsjetter ble fastsatt.

17 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 17 Da den forrige salmeboken ble utgitt i 2005 ble det sendt ut et rundskriv fra kirkedepartementet til kommunene om deres ansvar for finansiering av disse utgiftene. Et tilsvarende skriv blir ikke sendt ut denne gangen. KA uttaler følgende på sine nettsider : Det blir meir å sjå på som ei oppmoding frå Kyrkjemøtet om å skaffe og ta i bruk dei nye bøkene. Med et innkjøp av 100 nye salmebøker til alle landets kirker der det feires gudstjenester jevnlig er den totale kostnaden stipulert til ca. 60 mill.kr. Dette er midler som de kirkelige fellesrådene ikke har tilgjengelige i sine 2013-budsjetter, med få unntak der det spart opp fondsmidler til formålet. Fra kirkelovens 11 Menighetsmøtets oppgaver 1.ledd gjengis: Menighetsmøtet avgjør saker om innføring av ny, godkjent salmebok og liturgi og andre saker som etter bestemmelse av Kongen eller departementet overlates til menighetsmøtets avgjørelse. Kirkelig fellesråd har ansvar for utstyr og inventar i kirkerommene, og kirkevergen vurderer det som relevant at dette også inkluderer salmebøker. Når besøkende til kirken kommer til forordnede gudstjenester, vielser, begravelser og andre kirkelige arrangementer er det i all hovedsak salmer fra norsk salmebok som skal brukes. Kirkevergen har visse prinsipielle motforestillinger mot å anbefale kun digitale salmer via projektor og storskjerm i kirkerommet. Det er menighetsrådet i den respektive menighet som er rette organ til gjøre vedtak om egen ordning. Den har vært i bruk allerede i en del år og det er mange gode erfaringer med det. Vanligvis er det menighetens egne frivillige medarbeidere som teknisk tar ansvar for innlegging og kjøring av gudstjenesteprogram og salmer. Kirkevergen anbefaler fellesrådet om å ikke legge press på menighetene om å kun bruke salmer på storskjerm i kirkerommet fordi det kan legge uheldige føringer på gudstjenestelivet og andre kirkelige handlinger. Det vil også eliminere muligheten til fleksibilitet i forhold til synshemmede mv. Fellesrådet vil på den måten også fort bli forpliktet til å stille lønnet betjening til disposisjon for å betjene alle typer gudstjenestelige handlinger med digitale salmer. Det vil også tilkomme en lisenskostnad for bruk av salmer i elektronisk form. Eide forlag som utgiver har p.t. ikke klar informasjon om priser på ny salmedatabase (Salmer 2013) men opplyser at det etter planen vil bli gjort kjent i løpet av uke 23/2013. Et årsabonnement stipuleres foreløpig til omkring kr De informerer også om at 10-års abonnement av elektronisk salmedatabase kostnadsmessig vil tilsvare engangsinnkjøp av antall salmebøker som tilsvarer gjennomsnittlig gudstjenesteframmøte i menighetene. Forlaget ser videre for seg at hvis menighetene anskaffer salmebøker tilsvarende gjennomsnittlig gudstjenesteframmøte vil de oppnå en rabattert pris (ca. 25 % av fullpris) på elektroniske salmedatabasen.

18 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 18 Menighetene i Sola hadde til gudstjenester avholdt i 2012 følgende gjennomsnittsframmøte: Menighet Gudstjenester på / utenom søndag og helligdager Antall deltakere Gj.snittlig deltakere Tananger Sørnes Sola Ræge Alle menigheter Kilde: Årsstatistikk for Den norske kirke 2012 Kirkebesøk til vielser, begravelser, konserter og andre typer arrangementer er ikke med i denne talloversikten. Kirkevergen skisserer følgende realistiske kostnadsscenarier : Alt. 1: Innkjøp av 150 nye salmebøker til hver av kirkene vil gi en engangskostnad på om lag kr. Alt. 2: Innkjøp av 75 nye samlebøker til hver av kirkene inkl. salmedatabase gir en engangskostnad på kr kr. årlig i salmelisenskostnad. (årlig lisenskostnad kan bli lavere; priser enda ikke klare). Respektive menighetsråd anskaffer av egne midler et eventuelt høyere antall salmebøker. Det er menighetsrådene ved sine menighetsmøter som avgjør om den nye salmeboken skal tas i bruk. Kirkevergen anbefaler at menighetsrådene realitetsbehandler saken og behovene fram mot høsten 2013, og at fellesrådet får tilbakemelding på saken innen Sola kirkelige fellesråd har for 2013 ikke avsatt budsjett eller fondsmidler til anskaffelse av nye salmebøker. Pr var det avsatt på sitt disposisjonsfond (balansekonto ) kr Kirkevergen foreslår at fellesrådet får saken til endelig behandling i sitt møte og vurderer å disponere noe av disse midlene for anskaffelse av ny salmebok i løpet av høsten Forslag til VEDTAK: a. Kirkevergen sender forespørsel til menighetsrådene der de bes om å vurdere hvor mange nye salmebøker det er behov for samt hvilken løsning de foretrekker for sine menigheter. b. Fellesrådet tar sikte på å disponere midler fra sitt disposisjonsfond til anskaffelse

19 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 19 c. Fellesrådet får saken tilbake til endelig behandling høsten 2013 for endelig fordeling av antall salmebøker og fordeling 24/2013: Universell utforming og HMS i kirkene i Sola SAKSDOKUMENTER Veiledningshefte: Tilgjengelighet til kirkebygg (foreløpig utgave) utgitt av KA november 2012 Se: Artikkel om Universell utforming hva vil vi, hva må vi, hva gjør vi? Offentlige målsettinger, lover og regelverk Se: Kirkelovens 18 og 21 Se: Illustrasjonsbilde med merking av trapper i Stavanger konserhus Illustrasjonsbilde kortrapper Tananger kirke SAKSFORELEGG Sola kirkelige fellesråd har ansvar for 5 kirkebygg, herav 4 soknekirker, som for det aller meste er i daglig bruk. I løpet av et halvt år har kirkevergen fått melding om 2 fallulykker i trappene ved alterpartiene i Tananger og Sørnes kirker, og er informert om at dette har skjedd fra tid til annen også tidligere. Det er beklagelig at slike hendelser skjer, og det er samtidig en påminnelse om viktigheten av å ha fokus på sikkerheten også i kirkene våre. Det har siden høsten 2012 pågått et arbeid for å klargjøre gode merkingstiltak i Tananger kirke, og menighetsrådet har drøftet saken ved flere anledninger. Et lokalt firma har tilbud merking av trappetrinnene ved å foreslå å frese sylinderhull i ytre fliser i trappene i korpartiet, der tilsvarende lyse stålsylinderplater limes fast. Denne løsningen er utført i Undheim kapell. Denne løsningen for Tananger kirke er kostnadsberegnet til kr Menighetsrådet drøfter for tiden også andre løsninger for merking av trappetrinnene. Det er videre hos opprinnelig leverandør bestilt ny håndrekke for montering på halvveggen på høyre side av koret, på utsiden av HCoppgangen, for å imøtekomme behovet for støtte for dem som trenger det. Håndrekken er dessverre enda ikke levert. Alle endringer, ombygginger og andre tiltak i kirkerommet er underlagt kirkelovens bestemmelser, og alle søknader fra kirkelige fellesråd som forvalter kirkebyggene behandles etter 18 Forvaltning av kirkene og begrensning i rådighet og 21 Oppføring av ny kirke m.v. Alle tiltak i kirkene i Stavanger bispedømme skal godkjennes av Stavanger biskop før de kan gjennomføres. Vi vil for eksempel ikke få godkjenning til å strekke opp fargesterke markeringer på trinnene, selv om noen skulle ønske en slik merking. Kirkerommet er underlagt strenge restriksjoner mht. konstruksjon, utforming, farger mv.

20 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 20 Kirkevergen vil i disse sakene søke bistand hos kirkebyggkonsulent, sivilarkitekt Ove Morten Berge i Kirkerådet, for å finne fram til gode, varige løsninger mht merking av trinn i kirkerommene, og har opprettet kontakt om saken. Han er rådgiver for alle landets biskoper i kirkebyggspørsmål. Sikrings og merkingstiltak er også satt på dagsorden i Stavanger kirkevergelag (møte med Ove Morten Berge), og står også på sakslisten til kontaktmøte mellom styret i Stavanger kirkevergelag og Stavanger bispedømmekontor Dette er en sak som gjelder de fleste av landets om lag kirkebygg, og det påligger fellesrådet å arbeide fram gode tiltak som gir bedre sikkerhet. Menighetsrådene, menighetsstabene og frivillige må også sette et positivt fokus på disse forholdene i forhold til menighetenes gudstjenester og andre kirkelige handlinger og all aktivitet ellers, for å forebygge fall og skader, og bistå funksjonshemmede, eldre og andre med praktisk bistand. Kirkevergen er innstilt på å prioritere av budsjetterte vedlikeholdsmidler for 2013 og 2014 til merkingstiltak i alle 4 soknekirkene i Sola i 2013, men er forberedt på at utredningsarbeidet vil ta noe tid, fordi det er knyttet strenge regler til godkjenning. Søker må bl.a. vedlegge faglig dokumentasjon på at lys og kontrastforhold av de materialene som skal brukes er innenfor gjeldende regelverk. I muntlig kontakt med Kirkerådets kirkebyggkonsulent har kirkevergen fått aksept for å midlertidig markere trappetrinn med foreløpige, midlertidige løsninger for å unngå ytterligere fallskader. Varige løsninger skal det imidlertid søkes om godkjenning for hos Stavanger biskop før tiltak igangsettes. Forslag til VEDTAK: a. Sola kirkelige fellesråd ser behovet for å ta nødvendige sikrings og merkingstiltak på alvor, og ønsker at dette arbeidet skal prioriteres for 2013 og /2013: Budsjettprosess 2014 innspill og innledende drøfting SAKSDOKUMENTER Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke (Se: Budsjettskriv for 2013 fra Sola kirkelige fellesråd til rådmann, Sola kommune, Skriv fra kirkevergen til menighetsrådene vedr Budsjettprosessen 2013 for Sola kirkelige fellesråd Budsjettinnspill 2014 fra Tananger MR Budsjettinnspill 2014 fra Sørnes MR Budsjettinnspill 2014 fra Sola MR