OSLO KOMMUNE. Manual. bruk av Gerica i lavterskel-tilbud. Utarbeidet av en arbeidsgruppe

Transkript

1 OSLO KOMMUNE Manual bruk av Gerica i lavterskel-tilbud Utarbeidet av en arbeidsgruppe Manualen beskriver hvordan tjenesten Lavterskel skal brukes i Gerica, og hvordan kvalitetssikring av egne data og uttak av oversikter og statistikker kan ivaretas.

2 Innledning og bakgrunn Det var et ønske fra enkelte bydeler om å kunne dokumentere og ta ut statistikk på tiltak definert som lavterskeltilbud knyttet til Seniorsentre/Treffsentre. Bydel Grünerløkka og Bydel Østensjø meldte f.eks. behov for å dokumentere henholdsvis Helsestasjon for eldre og Trygghetsavtale i Lavterskeltilbud. Normalt benytter innbyggere seg av lavterskeltilbud på frivillig basis og aktiviteten skal ikke registreres i et elektronisk pasientjournalsystem. I henhold til Bystyremelding 1/2014 Seniormeldingen er det etablert to prosjekter: Handlingsplan for utvikling av seniorsentre og utvikling av konsept for fremtiden seniorsenter med flere oppgaver og tjenester. Vi ser at det allerede nå utvikles tilbud som ligger i «gråsonen» mellom lavterskeltilbud og tilbud som kan defineres som helse- og omsorgstjenester, det være seg tilbud fra både private og kommunale leverandører. Rundskriv I-4/2017, Helse- og omsorgstjenester i Lavterskeltilbud - Krav til dokumentasjon og diagnostisering, slår fast at dersom tilbudene/tiltakene som ytes har forebyggende, diagnostisk, behandlende, helsebevarende, rehabiliterende eller pleie- og omsorgsformål er det helsehjelp dersom handlingen utføres av helsepersonell. Definisjonen av helsehjelp er så vidt vid at mange av tjenestene som tilbys som lavterskeltilbud vil være å anse for helsehjelp, og dermed også underlagt reglene i helsepersonelloven. Manualen er utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av Linda Merete Slydahl, Arild Soleng, Eva Marie Salte og Bente Brunvatne fra bydel Østensjø og Grünerløkka og Irene Oksdøl v/pro-seksjonen i HEL. Tilretteleggingen i Gerica og rutinene for bruk av tjenesten Lavterskel ble pilotert i de to bydelene fra oktober 2016 og evaluert etter ett år. Evalueringen var positiv og ordningen rulles nå ut i alle bydelene. Tilretteleggingen i Gerica går kort fortalt ut på av det er laget en ny sak og tjeneste som heter Lavterskel. De ulike tilbudene som skal bruke Gerica er representeres ved tiltak som er knyttet til tjenesten. Oversikten over tiltak, slik den framstår nå (se side 6), er ikke dekkende for alle behov i bydelene i dag og framover. Det utvikles stadig nye tilbud i bydelene, som prosjekter knyttet til Seniormeldingen, og tilretteleggingen av tjenesten Lavterskel i Gerica må derfor utvikles i takt med dette. Alle nye tiltak/tilbud som kan være aktuell for å bruke tjenesten Lavterskel må meldes til PRO-seksjonen i HEL slik at enhetlig bruk av tjenesten kan sikres. I først omgang er det kun kommunalt drevne lavterskeltiltak som kan bruke tjenesten. I tillegg til denne manualen kan lavterskeltilbudene bruke manualene for gruppetiltak, tiltaksplan og elektroniske meldinger. Det er linker til disse manualene under de aktuelle kapitlene. Til slutt i manualen er det lagt inn forklaring på hvordan nye brukere skal registreres. 1

3 Innholdsfortegnelse bruk av Gerica i lavterskel-tilbud 0 Innledning og bakgrunn 1 HVORDAN OPPRETTE SAK 3 Fanen Generelt 3 Fanen Detaljer 3 TJENESTEBILDET 5 OPPRETTE TILTAK 6 Gruppeaktivitet 6 JOURNALFØRING 7 Journaltyper Saksbehandlerjournal OL-fagjournal Postjournal Tverrfaglig samarbeidsjournal OL-Beskjedjournal 7 Hvordan journalføre 8 Fanen Fritekst 8 Bruk av standardtekst 8 Legg til tekst i låst journal 9 Hvordan registrere helseopplysninger 10 DOKUMENTER 10 Hvordan opprette dokumenter 10 Hvordan åpne dokumenter i postjournal 11 ELEKTRONISKE MELDINGER TIL FASTLEGE 12 AVSLUTTE TJENESTE 12 Årsak for avslutning 13 RAPPORTER/ FILTER 13 Tjenestestatus 13 LAVTERSKELTILBUDENES TILGANGER I GERICA 14 Hvordan bytte rolle 14 BRUKERE I GERICA 16 Hvordan foreta brukersøk for tilgang 16 Hvordan opprette ny bruker 17 Fanen Oversikt 19 Fanen Detaljer 20 Fanen Kontakter 22 Fanen Gruppering 22 Endringskatalog 24 2

4 HVORDAN OPPRETTE SAK Sjekk først om brukeren er registrert i Gerica ved hjelp av Brukersøk, se side 16. Stå på riktig bruker i brukerlista og klikk på. Klikk på knapperaden. Sakskortet skal fylles ut på følgende måte: Fanen Generelt Sakstype: Lavterskel Søkt dato: Dato søknaden/henvisningen ble mottatt. ID: ID og navn på den som registrerer saken kommer automatisk opp. Henvendelse: Registrer hvem henvendelsen opprinnelig kom fra pårørende, lege osv. *) Vedtak gyldig: Samme dato som vedtak fattes. Type: Her registreres 4 avgjørelse, da det ikke skal fattes vedtak på disse tiltakene. Avsluttet dato: Skal kun brukes i de tilfeller hvor saken er uaktuell eller at bruker takker nei i første omgang. Dersom man ønsker å tilby f.eks. helsestasjon på et annet tidspunkt kan man ta ut rapport på alle stoppede saker i en periode. Årsak: Her legges inn årsak til at saken er stoppet. *)Dersom Lavterskeltilbudet henviser videre til annen tjeneste f.eks. hjemmesykepleie (Velferdsteknologi) er det viktig at henvendelse = 85 Lavterskel registreres på den nye saken. På den måten kan lavterskeltilbudene få en oversikt over hvor mange de har henvist videre Fanen Detaljer Referansenummer: Kommer automatisk. Tekstfeltet: Kommer automatisk. 3

5 Nivåfeltet: Saksnivået settes til Lavterskel i den enkelte bydel. Lovhjemler: Kommer automatisk. Når alt er fylt ut og saken er registrert som innvilget, klikk på for å lagre. Når saken lagres får du opp følgende bilde: Sett inn nivået til Lavterskel og trykk Ok. Tjenesten Lavterskel opprettes nå automatisk på bruker. Nivået som er angitt på tjenesten gir deg tilgang til bruker, helt til tjenesten avsluttes. Svar NEI for å lagre i postjournal. 4

6 TJENESTEBILDET Stå på riktig bruker og klikk på tjenestebildet. Da får du opp alle brukerens aktive tjenester. Noen av tjenestene vil være «grået ut» - det betyr at du ikke har lesetilgang til disse. Når det er innvilget sak Lavterskel vil tjenesten vises uten tildeltdato. Åpne tjenesten Lavterskel ved å dobbeltklikke eller du kan markere og klikke på. Faggruppe: fylles ikke ut Tildelt dato: Datoen for første samtale. På den måten kan det tas ut ventetid fra mottatt henvisning til første samtale. Revurderes: Kommer automatisk hvis utfylt i sak. Fanen detaljer Nivå: Sjekk at nivået er korrekt; 1.bydelsnummer.1.1.X.X og Lagre. 5

7 OPPRETTE TILTAK Alle aktive tjenester skal ha et tiltak som representerer den lavterskeltjenesten bruker har. Dette er helt nødvendig for at lavterskel skal få ut statistikk på hvem som har hatt tjenesten f.eks. helsestasjon for eldre/ helsesamtale. Alle nye tiltak/tilbud som kan være aktuell for å bruke tjenesten Lavterskel må meldes til PRO-seksjonen i HEL slik at enhetlig bruk av tjenesten kan sikres. For å opprette tiltak trykk på plussen foran tjenesten og stå markert på Tiltak Trykk på NY og velg riktig tiltak. Registrer tildeltdato og evt. prosedyretekst som beskriver aktiviteten og Lagre. Gruppeaktivitet Gruppeaktivitet benyttes til fellesaktiviteter med brukerne, som kurs. Ved bruk av gruppeaktivitet forenkles muligheten til å administrere kurs, få oversikt over deltakere og journalføring av deltakelse. Det er også mulig å ta ut rapport og statistikk fra gruppeaktivitet. For at bruker skal kunne registreres som deltaker i gruppeaktivitet, må bruker først ha en aktiv tjeneste Lavterskel. Husk derfor å sette startdato på tjenesten. Se egen manual for gruppeaktivitet her. 6

8 JOURNALFØRING Det er to forskjellige måter Lavterskel kan journalføre på i Gerica; via gruppeaktivitet og manuell journalføring. Ved bruk av gruppeaktivitet er det mulig å journalføre oppmøte på alle kursdeltakere samtidig. Tiltaket knyttes da automatisk til journalen slik at det er mulig å kunne telle deltakelse per kurs/tiltak. Dette står nærmere beskrevet i manualen for gruppeaktivitet. Ved samtaler eller andre konsultasjoner må det manuelt opprettes journal. Journaltyper I Gerica finnes det svært mange ulike journaltyper. Lavterskel skal kun bruke følgende journaltyper: Saksbehandlerjournal Brukes til å dokumentere henvendelser fra/om bruker og i forbindelse med en «saksutredning». Benyttes dersom det er opprettet en sak og ikke en tjeneste, slik at det kan dokumentere i de tilfellene ikke brukerne kommer, ikke ønsker tjenesten o.l. 136 OL-fagjournal Brukes til å dokumentere tjenesten lavterskel. Journalen kan inneholde tiltak som er utført eller observasjoner som er gjort. Dersom man definerer eksempelvis Helsesamtale som en OL-fagjournal, vil antall 136-journaler knyttet til tjenesten lavterskel på aktuelt nivå tilsvare antall samtaler. 1 - Postjournal Alle dokumenter som flettes i Gerica lagres som postjournal. Det betyr at postjournal opprettes automatisk når du lagrer en dokumentmal. Se mer om dette i kapitlet «Fletting av dokumentmaler». 106 Tverrfaglig samarbeidsjournal Brukes til dokumentasjon av samarbeid og utveksling av opplysninger mellom yrkesgrupper som yter tjenester til felles brukere. Brukes til å dokumentere resultat av kartlegginger som er av tverrfaglig interesse. 135 OL-Beskjedjournal Brukes som kommunikasjon mellom søknadskontoret og de ulike leverandørene. Det bør komme klart frem i journalen hvem som er avsender og hvem som er mottager av beskjeden. Journalen skal kun brukes til korte beskjeder og ikke inneholde f.eks. medisinske opplysninger og lignende. I de tilfellene skal det henvises til andre journalnotat eller vedtak hvor dette er beskrevet. 7

9 Hvordan journalføre Stå på riktig bruker og klikk på knapperaden. Klikk på for å opprette ny journal. Gjør oppslag i feltet Journaltype og velg aktuell journaltype. Høyreklikk (eller F4) for å knytte journalen til tjenesten. Fanen Fritekst Fanen Fritekst kan brukes på to måter; skrive fritekst eller hente inn maler fra standardtekst og fylle inn opplysninger. Bruk av standardtekst Standardtekster er ferdige maler. Høyreklikk i fritekstfeltet i journalen og velg ev en egnet standardteks ved å dobbeltklikke eller marker valgt standardtekst og klikk Aktiv posisjon. 8

10 Fyll inn informasjon og lagre journalen med grønn hake. Legg til tekst i låst journal Journalen låses automatisk ved døgnskillet. Hvis det i ettertid er ønskelig å legge til mer tekst i journalen, f.eks. etter et gruppetiltak hvor det er noe spesielt å rapportere på en bruker, kan funksjonen «Legg til tekst» brukes. Åpne journalen ved å dobbeltklikke på den. Klikk på ikonet til høyre over friteksten. Klikk på for å lagre teksten. Den tillagte teksten vil vises nederst i journalen slik: 9

11 Hvordan registrere helseopplysninger Helseopplysninger som vekt, høyde, puls, blodsukker etc. registreres i Labmodul/Helsekort(LMP) Se egen manual DOKUMENTER Hvordan opprette dokumenter Dokumentmaler er skjemaer og brev som kan flettes fra tjenestebildet/brukerbildet eksempelvis Trygghetsavtale. Alle dokumenter lagres i 1 Postjournal. Stå på riktig bruker i bruker/tjenestebildet blir blå. og marker tjenesten Lavterskel slik at den Klikk velg dokumentmal ved å dobbeltklikke på den du skal bruke. for å få opp dokumentmaler, og Ved behov kan det evt. lages egne dokumenter knyttet til tjenesten lavterskel f.eks. Trygghetsavtale. I tillegg kan følgende brevmal i brukerbildet benyttes: Svar ja på følgende melding for å lagre i postjournal: 10

12 Etter å ha skrevet ferdig og fylt ut det du skal, lagres dokumentet ved å klikke på øverst til venstre. helt Klikk fil og avslutt. Dokumentet ligger nå lagret i postjournal. Hvordan åpne dokumenter i postjournal Dokumentmaler lagres som en postjournal i journalbilde. Det betyr at du må stå i journalbildet for å finne igjen dokumentet. Det gjøres på følgende måte: Stå på riktig bruker i journalbildet. Sett inn journaltype = 1 Postjournal som vist under. Marker den postjournalen du skal åpne og klikk på helt til høyre i bildet for å åpne dokumentet. Det er mulig å åpne lagrede dokumenter og fortsette registreringen dersom du ikke ble ferdig med en gang. I journalbildet vises alle journaler skrevet på brukeren den siste måneden. Hvis du skal finne et dokument som ble lagret lenger tilbake i tid, må du fjerne datoen i feltet «Fra dato» over det grønne feltet. 11

13 Dersom du ønsker å skrive ut dokumentet, klikker du Fil og Skriv ut. ELEKTRONISKE MELDINGER TIL FASTLEGE Elektroniske meldinger, også kalt PLO-meldinger, brukes for å kommunisere med fastlege. PLO-meldinger er en del av brukerens journal, men lagres i en egen modul som heter elink. Stå på riktig bruker i brukerlista og klikk på ikonet elink for å åpne. Velg Melding pr. bruker. Lavterksel skal alltid bruke meldingstype «Forespørsel» i kommunikasjon med fastlege. Tekst kan kopieres fra andre steder i Gerica som f.eks. journal slik at man ikke trenger skrive mye flere ganger Det gjøres på følgende måte: Marker teksten i journal Hold inne Ctrl mens du klikker C for å kopiere teksten Åpne forespørsel i elink Hold inne Ctrl mens du klikker V for å lime inn teksten Mer informasjon finner du her: Manual for elektroniske meldinger til fastlege AVSLUTTE TJENESTE Tjenesten skal avsluttes når bruker ikke lenger følges opp eller deltar på tiltak vi registrerer på lavterskel Åpne tjenestebildet og velg tjenesten Lavterskel. Registrer avsluttetdato og årsak. 12

14 Hvis det finnes aktive tiltak vil dette spørsmålet komme opp: Svar Ja. Lagre med ikonet Årsak for avslutning Her må den enkelte tjeneste/bydel velge selv hva de skal velge av avslutningsårsak på det aktuelle tiltaket/tjenesten ut fra hva man ev ønsker statistikk på. Alternativt velger man årsak 20 Behandling/oppdrag utført. RAPPORTER/ FILTER Tjenestestatus Det kan være nyttig å ta utskrift av brukere som har aktiv tjeneste per dags dato. Stå i tjenestebildet og klikk på. Velg rapporten ved å dobbeltklikke på den. 13

15 Bydel: Sett inn riktig bydel enten ved å gjøre oppslag i Verdifeltet eller dobbeltklikke og skrive rett inn. Nivå: La nivåfeltet stå åpent om du ikke ønsker for et spesifikt nivå Tjeneste/Tiltakstype: Sett inn 108 Lavterskel riktig tiltak/tilbud Fra dato/til dato: Høyreklikk i begge datofeltene for å sette inn dagens dato. Klikk for å kjøre rapporten. Klikk igjen for å skrive ut. LAVTERSKELTILBUDENES TILGANGER I GERICA I Gerica er det den påloggede rollen som bestemmer hvilke brukere du får tilgang til. Det er laget to nye sikkerhetsprofiler Utfører_Lavterskel skal brukes i rollen for den/de ansatte som skal utføre tiltaket/tjenesten. Rollen bør settes opp slik at tilgangen til brukerne avsluttes 7 dager etter at tiltaket/tjenesten er avsluttet. Sikkerhetsprofilen Bestiller/Utfører_Lavterskel skal brukes i rollene til den/de ansatte som har ansvar for å opprette sak/tjeneste og sette i gang tjenesten. For ledere eller andre som har behov for å ta ut statistikk på tjenesten bør det lages en statistikkrollen som gir tilgang til brukere som har hatt tiltak/tjeneste det siste året/ 2 årene. Hvordan bytte rolle For å kunne bytte rolle, må alle bilder i Gerica være lukket. Klikk deretter på «Fil» øverst i venstre hjørne og velg «Bytt rolle». 14

16 Sett markøren i det hvite feltet og høyreklikk for å få opp de rollene du kan velge mellom. Får du opp følgende feilmelding, betyr det at du ikke har lukket alle bilder før rollebytte: 15

17 BRUKERE I GERICA Når du logger inn på Gerica ser menylinja slik ut: Alle brukere du har tilgang til vil ligge alfabetisk i brukerbildet. Alle brukere i Oslo kommune registreres inn i den samme basen. Det er nivå i rollen som avgjør hvilke brukere du får tilgang til. Når du får en ny bruker må du derfor sjekke om vedkommende allerede er registrert i Gerica. Hvis vedkommende er registrert fra før, må du gi deg selv tilgang til bruker Hvis vedkommende ikke er registrert fra før, må du registrere ny bruker. Hvordan foreta brukersøk for tilgang Åpne brukerkortet og trykk på ikonet på menylinjen for å foreta brukersøk for tilgang. Fyll inn fullt personnummer og trykk på Søk. Hvis du får opp følgende melding, klikk «Continue»: Hvis brukeren allerede er registrert i Gerica kommer meldingen: Fant bruker med personnummer: xx.xx.xx xxxxx. 16

18 Klikk. Du får da automatisk tilgang til bruker i minimum 3 dager. Lukk deretter brukerkortet og åpne på nytt. Hvis vedkommende ikke allerede ligger i Gerica får du opp følgende melding: Finner ikke bruker med personnummer: xx.xx.xx-xxxxx. Da må bruker registreres i Gerica. Hvordan opprette ny bruker Åpne brukerkortet og trykk på ikonet for å opprette ny bruker. 17

19 Fyll inn personnummer (11 siffer) og klikk på ikonet. Klikk for å få opp folkeregistrerte detaljer på bruker. Dersom det ikke er aktuelt å registrere ektefelle/barn/foreldre, fjernes haken for dette før informasjonen fra folkeregisteret overføres til brukerkortet. Velg «Overfør» for å overføre opplysningene. Klikk på Ok på denne meldingen. 18

20 Etter overføring fra Folkeregisteret vil navn personnummer, adresse, poststed, kjønn, alder og sivilstand automatisk fylles ut. Fanen Oversikt Alle turkise felt i Gerica må fylles ut for at du skal få lagret. Hvis bruker har hemmelig adresse, sett hake i feltet komme med på utskrifter. Sett markøren i feltet Status og gjør oppslag.. Da vil ikke adressen 19

21 Velg 1 - Har tjenester ved å dobbeltklikke eller marker og klikk. Registrer brukers fastlege ved å gjøre oppslag i legeregisteret. I det gule feltet kan du søke etter riktig lege på etternavn. Velg riktig lege ved å dobbeltklikke. Hvis fastlegen du skal registrere mangler i legeregistret, må bydelens systemkoordinator informeres om dette via mail. Fanen Detaljer Her registreres kommunikasjonsdetaljer som telefonnummer, e-postadresse og lignende på bruker. Klikk på knapperaden. 20

22 Gjør oppslag i feltet Type og velg for eksempel Telefon. Telefonnummeret skrives inn i feltet Verdi. Hvis bruker har flere telefonnumre kan du i det hvite diversefeltet skrive om det er privatnummer eller jobbnummer. Klikk på for å lagre. Gjentas hvis det er aktuelt å registrere flere kommunikasjonspunkter. For at hovedtelefonnummeret skal vises i brukerlista og på rapporter, må det markeres med gul pil. Marker telefonnummeret og trykk på gul pil som vist under. Hvis bruker har hemmelig telefonnummer, sett hake i feltet Hemmelig kommunikasjon. Under tilhørighet kommer Norsk/Norge automatisk opp. Om nødvendig kan dette endres ved å gjøre oppslag i feltene. Hvis det er behov for Tolk registreres dette i feltet Tolk. Hva slags tolk bruker trenger angir språkregistreringen. 21

23 Fanen Kontakter Registrer brukers pårørende og andre kontaktpersoner her. Klikk på knapperaden og fyll inn type kontakt, navn og adresse. Kontaktpersonens kommunikasjonsdetaljer (telefon med mer) registreres på samme måte som på brukerbruker. Husk og sett gul pil foran å angi det som primært skal brukes. Lagre kontakten med grønn hake. Gjenta ved behov. Marker nærmeste pårørende med gul pil. Ikonene for fullmektig, faktura/postmottaker og verge skal ikke brukes av frisklivssentralene. Fanen Gruppering Her registreres brukers bydelstilknytning i feltene Nivå og Bydel. 22

24 Riktig nivå er alltid «1.bydelsnummer.1», Dvs hjemmeboende under din bydel. Du kan enten skrive nivået rett inn eller gjøre oppslag i nivåfeltet. For å gjøre oppslag, klikk på foran Oslo kommune og foran bydelen som bruker tilhører og velg nivå 1; Hjemmeboende ved å dobbeltklikke på nivået. Gjør oppslag i Feltet Bydel og velg riktig bydel. 23

25 Bydelsnummer i nivå og bydel i bydelsfeltet skal alltid samsvare. Klikk på grønn hake for å lagre. Deretter må dere gi dere selv tilgang til bruker ved å benytte funksjonaliteten Brukersøk for tilgang som beskrevet tidligere i manualen. Endringskatalog Dato Versjon Endring Utført av: Første versjon utarbeidet til pilotering Arbeidsgruppa Oppdatert etter evaluering av pilot Arbeidsgruppa 24