Skanning av dokumenter i Gerica

Transkript

1 Skanning av dokumenter i Gerica Side 1

2 Innholdsfortegnelse Hva skal skannes?... 3 Bestiller-/Søknadskontoret... 3 Helsehus/Sykehjem... 3 Hva skal skannes hos Utførertjenesten?... 3 Kartlegging i Hjemmetjenesten... 4 Pilotbydelene har kartlagt følgende behov:... 4 QR-kode til skanning... 4 Før du skanner dokumentet... 6 Fremgangsmåte på skanneren... 6 Fremgangsmåte i Gerica... 7 Knytning av dokumentet til brukers journal... 7 Åpne skannet dokument i journal... 9 Feilmelding ved knytning til journal eller sletting av dokument Oppfølging og kontroll av skannede dokumenter Side 2

3 Hva skal skannes? Informasjon som skal skannes inn skal være journalinformasjon som er nødvendig for å gi forsvarlig helsehjelp. Det står i tillegget til forskrift om pasientjournal at: «I henhold til helsepersonelloven 39 andre ledd skal det i helseinstitusjoner utpekes en person til å ha det overordnede ansvaret for den enkelte journalen, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i journalen». Dette gjelder også for informasjon som er skannet inn i journalen. Gerica er enda ikke godkjent for NOARK 5 arkiv standard. Det betyr at saksdokumenter som skannes i tillegg må oppbevares i papirarkivet. For mer informasjon om krav, se «Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten» Bydel Nordstrand og Østensjø har vært pilot på skanning på søknadskontoret, og har gjort en kartlegging av hva det er behov for å skanne. Ryen Helsehus har vært pilot på skanning i institusjon. På Søknadskontoret har denne informasjonen blitt skannet inn: Bestiller-/Søknadskontoret Søknader o Søknad om helse- og omsorgstjenester o Søknad om TT Legeopplysninger (som fortsatt i noen grad kommer i papirform) Klager på vedtak Brev fra spesialisthelsetjenesten, fylkesmannen og andre instanser Vergefullmakter Kopi av vergeoppnevning Helsehus/Sykehjem På Helsehus/Sykehjem har denne informasjonen blitt skannet inn: Legejournal fra legevaktslege Demensutredning (klokketest) Fysio- og ergoterapinotat Sykepleiesammenfatning Legeepikrise Røntgen og labvar Obs! Dersom informasjonen kommer inn i Gerica via elektronisk melding er det unødvendig å skanne inn dokumentet. Hva skal skannes hos Utførertjenesten? Det er mange tjenester hos utfører som kan ha behov for å skanne inn dokumenter eller informasjon. Dette kan eksempelvis være: Hjemmetjenesten Vilje viser vei Side 3

4 Psykisk Helse Fysio/ergo Spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder Varig tilrettelagt arbeid Hverdagsrehabilitering Kartlegging i Hjemmetjenesten Pilotbydelene har kartlagt følgende behov: Sykehusepikriser, som kommer utenfor plo-meldinger Vedtak fra NAV ift refusjoner (eks. næringsdrikker) Notater fra legevakta, når brukere har hatt besøk fra dem Epikrise Nøkkelkvitteringsskjema Søknader til bestiller (korttid, langtidsplass osv) Tannhelseskjema/søknader Fotpleieskjema Blodsukker skjema QR-kode til skanning For å skanne inn dokumenter til riktig mottaksmapper i bydel/institusjon må QR-koder brukes. Disse er unike for hver virksomhet. Noen ansatt har tilgang til QR-generatoren og kan skrive ut aktuelle kode. De som ikke har tilgang vil kunne få QR-koden av systemkoordinator for Gerica i bydelen. De som har tilgang må gjøre følgende: 1. Logg på QR-generatoren 2. Velg riktig virksomhet/institusjon 3. Skriv ut QR-kode Sykehjemestaten: Hver institusjon har en sin mottaksmappe. Bydelene: Hver enkel bydel har 3 mottaksmapper. Hver mappe har sin unike QR-kode. Bestillerkontoret: Koden skrevet ut med Virksomhet (ingen kode under Tj.sted) Side 4

5 Hjemmetjenesten: Generert QR kode tjenestested: Hjemmetjeneste Bolig: Generert QR kode tjenestested: Bolig Du kan sjekke om du har riktig kode ved å se på hva som står etter «mappe» under selve koden. mappe: bbj (bestillerkontoret) mappe: bbj/hjemmetjeneste mappe: bbj/bolig Hvilken mappe du kan se i bilde «Håndtering av skannede dokumenter» er avhengig av nivå i din nivå i rollen: 1.x Tilgang til bestillermappen (bydelsforkortelse) 1.x.1 Tilgang til hjemmetjenestens mappe 1.x.2 Tilgang til Boligmappe Side 5

6 Før du skanner dokumentet Merk dokumentet med bruker ID i høyre hjørne av dokumentet. Tips! Siden det ikke framkommer hvem som har skannet dokumentet, har flere bydeler fått laget et stempel som skal brukes og fylles ut på samtlige dokumenter som skal skannes. Det anbefales at alle virksomheter som skanner går til anskaffelse av slik et stempel. Stemplet fylle ut med følgende: Dato Brukernummer/ID PRK ident på den ansatte som skanner dokumentet. Dokumentene skal knyttes til brukere samme dag som de skannes inn til mottaksmappen. Dersom dokumenter av en eller annen grunn blir liggende en 1 ekstra dag eller 2, er det den datoen dokumentet knyttes til bruker som kommer i journalen. Dersom det er viktig at skannet dato står i journalen, kan dette endres manuelt. Fremgangsmåte på skanneren 1. Trykk på ikonet «Skanning med maler» på skriverens display. 2. Klikk på «Gerica_xxx_Prod». 3. Legg QR-koden foran det dokumentet som skal skannes. 4. Legg arkene «materen» på skriveren 5. Trykk på startknappen. NB: Ikke gjør endringer på innstillinger under 1-sidig og 2 sidig, dette skal være forhåndsinnstilt. Side 6

7 Fremgangsmåte i Gerica 1. Når dokumentet er skannet, klikk på «Aktivitetsmenyen» i Gerica. 2. Velg «Håndtering av skannede dokumenter..» Knytning av dokumentet til brukers journal 1. Klikk på det aktuelt dokument, og en forhåndsvisning av dokumentet som er skannet vises. Sjekk om hele dokumentet er lesbart? Sjekk om alle sider er med (det kommer blanke sider dersom du har valgt 2-sidig skanning og noen av siden er uten innhold det er slik det skal være). Hvis dokumentet ikke kan leses eller sider mangler, skal det avvises og skannes på nytt. Klikk på knappen «Slett dokument» og deretter på. Dokumentet blir da slettet. Journaltype er predefinert i Gericas driftsmodul og kan ikke endres i dette bildet. NB! I utgangspunktet skulle skannede dokumenter blitt knyttet mot Postjournal, men for at det skal være enklere å gjenfinne de dokumentene som er skannet i Gerica er det blitt opprettet en egen journaltype 200 «Skannede dokumenter». Side 7

8 2. Er dokumentet OK, klikk på filnavnet og sett inn BrukeID i feltet Bruker 3. Klikk deretter på fanen «Fritekst» Registrer navnet på type dokument som er skannet. (Eksempel: Svar på henvisning, Demensutredning, Vergefullmakt, Legeopplysninger). Det kan være en fordel å bruke den samme teksten på likelydende dokumenter, da vil det være letter å gjenfinne disse. 4. Gå tilbake til fanen «Koblingsinformasjon» 5. Klikk på «Opprett kobling» og dokument vil bli merket med en grønn hake, og markøren forflytter seg til neste dokument om det er flere som ligger i bildet. Side 8

9 6. Trykk deretter på. og dokumentet blir nå koblet til bruker og knyttet til journalen «Skannede dokumenter» Åpne skannet dokument i journal De skannede dokumentene åpnes ved stå på aktuell bruker å klikke på «brilleikonet». Blir ikke feltet Fritekst (i skannerbildet) fylt ut eller rekkefølgen av navningen gjøres vil det kun stå «Skannet dokument» under informasjonskolonnen i journalbildet. (se skjermbildet over) Det er ikke bare når man glemmer å skrive i fritekstfeltet at det står «Skannet dokument». Hvis man gjør ting i feil rekkefølge og kobler dokumentet til bruker før man skriver i fritekst, forsvinner friteksten når man trykker «Utfør». Som beskrevet i avsnittet over må knytning gjøres i følgende rekkefølge: 1. Stå med markøren på dokumentet 2. Sett inn brukerid ifeltet «Bruker» 3. Klikk på fanen «Fritekst» og sett inn navn på dokumentet 4. Gå tilbake til fanen «Koblingsinformasjon» 5. Klikk på knappen «Opprett kobling» 6. Klikk på knappen «Utfør» Viktig at fanen «Fritekst» blir fylt ut for at informasjon om dokumentet ikke blir oversett. Side 9

10 Feilmelding ved knytning til journal eller sletting av dokument Feilmeldingene «Kan ikke flytte og opprette dokumentkobling fordi det oppstod feil under flytting av fil(remove)» eller «Det oppstod feil under sletting av dokument. Mulige årsaker til problemet kan være rettigheter eller at dokumentet er åpent» Når man åpner skannermodulen «Håndtering av dokumenter» vil alltid markøren stå på første dokument. Skal du knytte det øverste dokumentet til brukers journal eller slette, og du får feilmelding kan det være følgende: Flere ansatt har skannerbildet oppe og står med markøren på dokumentet som skal slettes eller kobles til brukers journal. Du står med skannerbildet opp flere ganger (se bildet) Det er viktig at alle ansatte som er ferdig med å skanne går ut av bildet for å unngå at denne feilmelding oppstår, eller at man sjekker at bildet ikke er åpnet x 2. Dette sjekker man ved å gå på «Vindusmenyen» som vist på bildet over. Side 10

11 Oppfølging og kontroll av skannede dokumenter Bydel bør lage egne interne rutiner for oppfølging og kontroll av skannede dokumenter. Her noen tips: 1. Skanne dokumenter kl. xxxxx hver dag. (etter post er mottatt) 2. Gå igjennom skannede dokumenter daglig: Lage egen rapport/filter på skannede dokumenter som sjekkes x 1 pr. dag. (I informasjonskolonnen vises «type dokument») eller Sortere på journaltype 200 og dagens dato, og lese dokumentet ved å gå på «Brilleikonet» 3. Vurdere behov for å sende OL_Beskjed journal for å gjøre andre oppmerksom på at dokument er skannet inn i Gerica? Spesielt når det er blitt skannet inn dokument for en annen tjeneste i bydel. Endringskatalog: Dato Versjon Endring Utført av: Opprettelse Pro-seksjonen, pilot-bydelene Tilføyelse av tekst, QR-koder Pro-seksjonen Oppdatering av punkt feilmeldinger Pro-seksjonen Side 11