Kontrollutvalget i Tysfjord kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 9. november 2018, kl. 8:00, ved rådhuset i Tysfjord, formannskapssalen. Sakskart Sak 21/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 18. juni 2018 Sak 22/18 Sak 23/18 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 Svar på revisjonsbrev nr. 18 og revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18 Sak 24/18 Årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Sak 25/18 Revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Sak 26/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Sak 27/18 Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Sak 28/18 Revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Sak 29/18 Sak 30/18 Sak 31/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Kjøp av areal på industriområdet Eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS Sak 32/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Sak 33/18 Sak 34/18 Sak 35/18 Avhending av ventebu på Lysvoll Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 2. november 2018 Narvik, 2. november 2018 Hålogaland Revisjon AS Ann-Aashild Hansen Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 18. juni 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 18. juni 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra 1 av 3 medlemmer på at protokollen er godkjent. To av medlemmene har ikke gitt tilbakemelding. Vedlegg: Utkast til protokoll fra kontrollutvalgsmøte 18. juni 2018

3 Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 11/18 20/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:50 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Øystein Eide Beathe R. Knutsen (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Lars-Olle Gerhardsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Teknisk sjef Pål Strøm Jensen var tilstede i møtet under behandling av sak 13/18 14/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 2 av 3 ordinære medlemmer møtte. I tillegg møtte vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 1

4 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 11/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 5. april 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 2 av 3 medlemmer på at protokollen var godkjent. Ett av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og var offentliggjort på kontrollutvalgets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2018 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 12/18 Musken vannverk Innstilling til vedtak: Ingen Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av prosjektet vedrørende Oppgradering av Musken vannverk. Til saken hadde kontrollutvalget bedt om å få sluttrapport på investeringen og forelagt hvordan anbudsprosessen rundt investeringen hadde vært. Kontrollutvalget hadde mottatt noe dokumentasjon fra teknisk sjef, og saksforholdet ble drøftet i møtet. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar mottatt dokumentasjon og redegjørelser fra teknisk sjef til orientering. Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke har fulgt anskaffelsesregelverket med hensyn til at investeringen skulle vært utlyst på Doffin 1. Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke har fulgt anskaffelsesregelverket, og anmoder om at kommunen i fremtiden følger anskaffelsesregelverket i forbindelse med investeringer. Enstemmig vedtak 1 Doffin = Den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 2

5 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 13/18 Eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS Innstilling til vedtak: Ingen Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS. Kontrollutvalget hadde mottatt noe dokumentasjon fra teknisk sjef, og drøftet saksforholdet i møtet. Teknisk sjef var tilstede i møtet og redegjorde. Teknisk sjef opplyste at etterspurt skjøte ikke var bestilt, og således ikke oversendt kontrollutvalget. Han skulle bestille skjøte, og oversende til kontrollutvalget. Husbanken har i følge teknisk sjef gjort kommunen oppmerksom på at primærmålet er at leilighetene til enhver tid er leid ut, å ikke at de blir leid ut til personer som tilfredsstiller kravene (les: vanskeligstilte på boligmarkedet). Kontrollutvalget er kjent med at det aldri ble bokført noe salgssum for TSA i kommunens regnskap. Teknisk sjef opplyste om at overdragelsen skjedde gjennom en byttehandel. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar mottatt dokumentasjon samt redegjørelsen fra teknisk sjef til orientering. Enstemmig vedtak Sak 14/18 Kjøp av areal på industriområdet Innstilling til vedtak: Ingen Saken var drøftet i sak 03/18 i kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalget har i etterkant av dette møtet mottatt ytterligere dokumentasjon tilknyttet saksforholdet, og drøftet mottatt dokumentasjon i møtet. Teknisk sjef var tilstede i møtet og redegjorde. Kommunen har fremdeles ikke funnet nytt egnet område til naustene. Kontrollutvalget påpekte at eiendommen ifølge matrikkelen er overdratt til eier av Molvik Maskin og Transport AS privat. Dette er ikke i samsvar med formannskapets vedtak, hvor det fremgår at eiendommen skulle overdras til Molvik Maskin og Transport AS. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 3

6 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar mottatt dokumentasjon samt redegjørelsen fra teknisk sjef til orientering, og følger opp kommunens videre håndtering av saksforholdet. Enstemmig vedtak Sak 15/18 Negativ beretning Tysfjord kommunes årsregnskap 2017 Innstilling til vedtak: Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Tysfjord kommune Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 16/18 Negativ beretning Stetindhallen Tysfjord KF`s særregnskap 2017 Innstilling til vedtak: Negativ beretning Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på særregnskapet for Stetindhallen Tysfjord KF for Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ beretning Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 17/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering. Høsten 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status på prosjektet fra forvaltningsrevisor, og redegjorde for status i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 4

7 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering, og saken følges opp i neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtatt Sak 18/18 Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Innstilling til vedtak: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tast til orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 19/18 Sekretariatsfunksjonen fremover Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Opprinnelig avtale med Hålogaland Revisjon AS om sekretariatsbistand for kontrollutvalget i Tysfjord kommune opphørte etter 3. mai Sekretariatet redegjorde for at kommunestyret i Tysfjord vedtok i møte 24. april 2018 i sak 8/18 å prolongere avtalen med Hålogaland Revisjon AS som leverandør av sekretariatsbistand. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Enstemmig vedtatt Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 5

8 Sak 20/18 Møteplan 2. halvår 2018 Kontrollutvalget i Tysfjord Innstilling til vedtak: Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2. halvår 2018, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 16. oktober Tirsdag 4. desember Alle datoer med møtestart kl. 10:00. VEDTAK: Møteplanen for 2018 ble godkjent, og neste møte berammes til tirsdag 16. oktober 2018 kl. 10:00. Enstemmig vedtak Møtet ble hevet kl. 11:50. Kjøpsvik, 18. juni Ann-Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 6

9 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 22/18 Sakstittel: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 Innstilling til vedtak: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Utvalget utfører en del av sitt påse-ansvar ved å følge opp at revisor mottar tilfredsstillende svar på nummererte brev og oppsummeringsbrev sendt til kommunens administrasjon. Enhetsleder økonomi i Narvik kommune, Sølvi A. Simonsen, har gitt tilsvar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016, datert 28. september Revisor vil redegjøre for innholdet i tilsvaret i møtet. Vedlegg: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016

10 TYSFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget Tysfjord kommune Vår ref. (oppgi ved henvendelse) Deres ref. Narvik, /3969-1/SAF Svar på oppsummeringsbrev Viser til brev datert vedr. oppsummering etter revisjon av regnskapet for 2016 (ref 283). Investeringer 2016 For oversikt over anleggsmidler som inngår i skjema 2B for 2016 vises det til vedlegg 1. Tildelinger fra Havbruksfondet og Kraftfondet, rutiner Se vedlegg 2. Anordning av utgifter mellom regnskapsår Vi noterer oss anmerkningen og vil være obs på korrekt anordning av utgifter og inntekter mellom regnskapsårene. Konto skyldig andre kommuner status Saldo pr på denne kontoer kr er kr 0 (skyldig for legevaktsamarbeid). Sekvensnummer inngående faktura Ulikhet sekvensnummereringen skyldes skifte av økonomisystem i september 2016 (fra MP til Xledger). Avstemming kassebeholdning Det opplyses fra økonomikontoret at kasseavstemming signeres av to pesoner. Dersom dette ikke samsvarer med rutinen, bør rutinen revurderes. Skattetrekk-konto Saldo skattetrekkonto tilsvarer det til enhver tid skyldige beløp. At saldoen overstiger skyldig pr skyldes at man tar høyde for terminer med høyere beløp skyldig enn pr Dokumentasjon av bankkontoer Anmerkningen tas til etterretning. Årsoppgaver bankkontoer vedlegges dokumentasjonen ved avleggelse av regnskapet. Avstemming lønn og regnskap Anmerkningen tas til etterretning. I løpet av 2018 tas det sikte på å innføre kontrollrutiner på lønnsområdet. Gjennomgang konteringsliste før utbetaling lønn Narvik kommune, Økonomi,, Postboks 64, 8501 Narvik Tlf.:, Faks: E-post: postmottak@narvik.kommune.no

11 Anmerkningen tas til etterretning. I løpet av 2018 tas det sikte på å innføre kontrollrutiner på lønnsområdet. Avstemming sluttfaktuering barnevernsamarbeid Anmerkningen tas til etterretning. Det er iverksatt nytt opplegg i samarbeid mellom regnskapsføring og barnvern-kontor som vil bedre dette. Sekretariatet for barnevernsamarbeidet er orientert om anmerkningen. Utfakturering Hamarøy kommune Fordringen på Hamarøy kommune er ikke fakturert pr august Konvertert MP tapsavsetninger Fordringene på denne kontoer er gamle og det er tvilsomt om de blir gjort opp i nærmeste framtid. Tapsføring vil bli vurdert i.l.a eller Memoria balansekonto underskudd selvkost Underskudd feiing 2016 er memoriapostert i Tilleggsyteler og støttefunksjoner selvkost Vi er oppmerksom på at det er visse forhold omkring selvkostregnskapet som ikke er ajour. Vi vil ta en gjennomgang av dette i.l.a for å rette opp mangler. Med vennlig hilsen Sølvi Anita Simonsen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk i Narvik kommune og har derfor ingen signatur Kopi til: Arne Kvensjø Inge Johannessen Lars Skjønnås Rådmann Tysfjord kommune KomRev Nord Rådmann Narvik kommune Vedlegg: Retningslinjer Havbruksfondet (1) Retningslinjer kraftfondet - næringsfondet Side 2 of 2

12 Œª ªÆ ±Æ ÿø ææ µ bæ ª µ ÆÛ ± bæ ± º Ãß ±Æº fiøµ Æ ± ±Æø µæ ÿø ææ µ bæ ª µ ÆÛ ± bæ ± º ªÆ µ± ª ø º ª ªÆ ø Æø ± ºÆª ª µø ª ª ªº æøµ Æ ø µª øµ flòõ ± ±Æº øµ flòõ ª øæ ± ºÆª µ± ª ± ªÆ µ± ª Ú Õª µø ª ª æßæ µ± ª ª ª ª µ ÆÛ ± bæ ± ºÚ ± ± ª ªº ± ºª ªÆ î ª ª ƪ ª ±Æ µ ø bæ Û ± µ Ææø ªÆ Ƶ ± ª ªº ø µ ª ªµ Ú î ± Æø ª ªÆ bæ µ î Ê ÃÆß ª ± ºªÆª µ ª ªµ ªÆª ºª bæ ± µø ª Æ±æ ±Æ ßª Ƶ ± ª ªÆÚ Õ Æø ª ªÆÊ ª ª ƪ ª ±Æ ø ºª µø ª øæ ªÆª ߪ øææª º ø ªÆ ª ± ±º ƪ ª ª ± ø ª fi ºÆø ø ºª µø ª ƪ º ƪ ªºª Ƶ ± ª ªÆ ª ± ø ª ± ªÆ µ ø ±Æƪ ø ªÆ ÿø ±µ î µ ø øææª º ø ªÆ ± ßƵªÆ µªæ Û ± ø ææ µ ªµ ±Æª µ± ª ª ø ƪ ª ª ± æß ø ææª æî º µ± ª Ú Œª ª ø î Ê Œª ª bæ ª µø æ ºÆø ±µø ªµ ± ªÆº µø Ú Õ Æø ª ªÆÊ ª ª ƪ ª ±Æ ºªÆª µ ø µ± ª ø ª ª ƪ ª bæ ª Õ ßƵª ø浪º aæ ª ø µ± ª ø øææª º ªº ÿø Œ µª ± ª Ú ø ºÆª ø øææª º øæ ªÆª ø ± ø ± ªÆ ø ± ø À µ ª ø øææª ºª ªº Ÿñ øæª µ± ª ±Æ î ªÆª aµ ø ºÆª Æ ª À µ ª ± ª ø ª ± ªÆ ø ± ø ª ª Õ ª º

13 Õ ßƵª Ʊº µ µ ª ª ± aµ µ ø ª Ù ø øææª º ± æªºæª ª ª ª ª ª ƪ ª ±Æ aµ ææ µ ø ±µø ª Æî øæªæ ± ºª ø ª ƪ ª Ʊº µ ÆøÆæª º î Ê Ãß ±Æº µ± ª æ ºÆø î µ ª ª ø º µ Æ æ º ªº ± ª ª ªÆÙ ±ÆºÆ ªÆ ± øµ ª ªÆÚ Õ Æø ª ªÆÊ Õ ªÆª µø ªÆ ªºª ± ªÆ ± ± ºª ª ª ±Æ øµ ª ٠ƪµÆªø ± ± ª ± ª ª µª µ± øµ ßƵª ±µø µ ƪ ºª ª ± ± ª ª ª ø î aæª µæª ø ± º ± µ ø ª Ù Æøº ± ± ±Æ ߪ ª µ ÆøÆæª ºª ± ø ª ƪº ªÆ ø ƪº Û ± µ ª øæªæ î Ê Õª ª ±µ î Ãß ±Æº µ± ª ± µ øµ aæù ± ª øæ ªÆªÆ ªº ± ª ªºª ± ªÆµ ± ª ª î æª Æª ª Ê M ªÆ ± ææ µm Õ Æø ª ªÆÊ Õ ßƵª ø ø º ª ªº Æ ø ± ± ª ª µ øµ aæªæ ø ± ø ± ªÆ ø ± ø fi ºÆø ø Ãß ±Æº µ± ª ±Æ Æ ± ±µ ƪ µ± ª æ Æ Æªºª ª bæ Û ± µ ªÆ ªµ øæ ªÆª a ª ø ªÆÒ ª øæªæ ± ª ªÆ ±µ î µ ø Ãß ±Æº µ± ª î ª æb檵æø î ª Õ a ª µîæ Õø ª ø ªÆ Æø ± ºª bæ øµ µø µµª ± ªÆ µæ ºª Î Ù ± ±Æ µ ÆÛ ± ƪº øµ µµª ± ªÆ ª È ø µø ø æª ± ª ±Æ µ ªÆ ± º± µø µ± æª a ª bæ µ ª ª ªÆ bæª ÈÎ fl ª a ªæªÆª ªºª bæ øµ î º±µ ª ªÆª ª ª ª µø ø î Ó ø ø ªºª µ± øºªæú ±Æ µ± ø ª Ʊ ªµ ªÆ îæ µæø ª ± ª ª µø ø

14 Õ a ª µø bæª æª Æª ª µæú ÔÚ Ú ÙÛ îæ ª ± ø ª ±Æ î Ù ª ± ø ª 檺æ Ò ±Æª ± ºª µø µµª ß ª ±Æº bæ ºÆ Ï Æ± ªµ ªÆ µø ºª ª ªº ªÆ ºª à ºª Æø ± ºª µ ªÆ Ó ø ªÆ ± îæª À æª ø Æø ± ºª µø µµª µ ª aæ ºª ±Æª ªÆ ƪ µø ±Æ µ± øºª ªÚ ± ø ª Ʊ ªµ ªÆ ªÆ Æ ø Æø ºª ª µæø ª Ú ±Æ ºª µ± ø ª Ʊ ªµ ªÆ î ºª øææª ºª ª Ʊ ªµ Æø ±Æ ªÆ ± øµª ± aæªæ ª Ó îæ Æø µ± ª ªÆ æª ø î ºª ±Æª ø ª ±Æ ± º ª æøµªæª ø ø µ± æª a ª Ú ±Æ ± ºª ªÆ ø ± ø ª ±Æ µ ª ªÆ î ø a ª± Æ ª fiæ µª ø ± ºª î bæª ø øæ ªº ºª ªÆ ø ± ø ª ƪ ª ªÆµ ±Æ ª øæ ª ª î ø a ª± Æ Ú ±Æ ø ±Æ ø µø ª ªÆ ± º ßÆªÚ Õøµ æª ø º aæª ø Æ flõú

15 Œª ªÆ ±Æ Ãß ±Æº µ± ª bæ ± º fiøµ Æ ± ±Æø µæ bæ ± ºª ªÆ æª ø ø ±ÆºµÆø flõ ªº ± º ø µ µ± ª ± µîæª ª ±Æ ÕaÆ ±Æº ø ºÆø ª ªÙ ± ƪ ª ªº µ± ª ƪ ± ± ø ÌÚÔÓÚÔÁËÓÚ ª ª ª ø ø ª ª ± ±ÆºµÆø flõ ± Ãß ±Æº µ± ª ø ÍÚ ÏÚÔÁËÓÚ ±Æ î Æø ± ºª µø æª ß ª bæ ±Æ î ± ºª µø ± î æª ß ª µ± ø ª Æ ø ª ªÆ ªÆ ƪ ª ± bæ Ƶ ± ª Ʊ ªµ ªÆ ± æ ºÆøÆ æªºæª ß ª ª ª ªÆ ±Æ µ ªÆ ± º± æaæ Æ ±Æ ªÆª ª µø µµª a ª ø ªÆ ø ª º ª ªÆ a ª ºª ºÆ ø æªºæ ªÆ ± µ± ª Ú ª æaæ ª ªÆ µµª a ª Ƶ ± ª ± ± øæ æª ßºª ª ± ªÆ aæ ªÆ ± ªÆ ø æ º ª ª Ú Õ a ª µîæ Õø ª ø ªÆ Æø ± ºª bæ øµ µø ± ± ªºÆª ª µµª ± ªÆ µæ ºª Î ø ºª ± ø ª µø ø æª ± ±Æ ª Ʊ ªµ Ú ªº Ʊ ªµ ªÆ ø bæ æª ßº ±Æ µ ªÆ ± º± Ù ± ªº ß ªª øæ ªÆ ªÆÙ µø ºª ÈÎ ø ªÆ Ú fiªºæ ªÆ ± ± øæ a ª µ ªÆ î ± ß ª ± ø a ª ªÆ ± ø Æø bæ ± ºª ªº aµ øº ± ß ªÆ ªÆª a ª Æø ± ª ª º ªÆ ª a ª ø ƪîÆ ªÆ ±ºª ƪ ª ƪ µø îæ Ú Æ qõûø ø ª ƪ ª ªÆµ ±Æ ± ª a ªÚ ±Æ ± ºª ªÆ ø ± ø ª ±Æ µ ª ªÆ î ø a ª± Æ ª fiæ µª ø ± ºª î bæª ø øæ ªº ºª ªÆ ø ± ø ª ƪ ª ªÆµ ±Æ ª øæ ª ª î ø a ª± Æ Ú ±Æ ø ±Æ ø µø ª ªÆ ± º ßÆªÚ Õøµ æª ø º aæª ø Æ flõú

16 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/18 Sakstittel: Svar på revisjonsbrev nr. 18 og revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18 Innstilling til vedtak: Svar på revisjonsbrev nr. 18 og revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Utvalget utfører en del av sitt påse-ansvar ved å følge opp at revisor mottar tilfredsstillende svar på nummererte brev og oppsummeringsbrev sendt til kommunens administrasjon. Enhetsleder økonomi i Narvik kommune, Sølvi A. Simonsen, har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 18, datert 28. september Revisor har vurdert administrasjonens tilsvar på revisjonsbrev nr. 17 og 18. Vedlegg: Svar på revisjonsbrev nr. 18 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18

17 TYSFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget Tysfjord kommune Vår ref. (oppgi ved henvendelse) Deres ref. Narvik, /3969-2/SAF Vedr årsregnskap 2016 revisjonsbrev nr. 18 Tysfjord kommune Det vises til revisjonsbrev nr. 18 av 26. oktober Forbehold vedrørende budsjett Tysfjord kommune er oppmerksom på avvikene i driftsbudsjettet. Det er igangsatt flere tiltak for å etablere nødvendig samsvar mellom budsjett og regnskap. Vi er også oppmerksomme på at investeringsbudsjettet er ettårig og skal vedtas for hvert år, uavhengig av om et gitt prosjekt er vedtatt tidlgere år. Dette forholdet vil bli ivaretatt for fremtiden.. Registrering og dokumentasjon Kommunen er enig i at posteringer etter at regnskapet er avlagt er feil, og det etablers nå rutiner for å unngå dette i fremtiden. Manglende dokumentasjon på konvertert MP er oversendt revisor i Differanse mellom bokført og dokumentasjon skyldes at bortskrivinger tidligere år ikke er oppdatert i regnskapet. Vi tar til etterretning anmerkningen om manglende reskontroføring av kreditnotaene.. Andre forhold For anmerkning om for sent avlagt regnskap og årsberetning og manglende kontrolloppstilling vil kommunen nå forbedre seg på disse punktene. Flere tiltak er igangsatt for å rette på dette. Med vennlig hilsen Sølvi Anita Simonsen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk i Narvik kommune og har derfor ingen signatur Kopi til: Arne Kvensjø Inge Johannessen Rådmann Tysfjord kommune KomRev Nord Narvik kommune, Økonomi,, Postboks 64, 8501 Narvik Tlf.:, Faks: E-post: postmottak@narvik.kommune.no

18

19 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/18 Sakstittel: Årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5. Årsregnskapet for Tysfjord kommune 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget.

20 Revisjonsberetning er datert 22. oktober Årsregnskapet til Tysfjord kommune viser et regnskapsmessig merforbruk på kr ,-. Investeringsregnskapet er gjort opp med underdekning på kr Revisjonsberetningen for Tysfjord kommune er en beretning med flere forbehold. Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Årsberetning Tysfjord kommune 2017 Årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Revisjonsberetning Tysfjord kommune 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Tysfjord kommune 2017

21

22

23

24 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Tysfjord kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Tysfjord kommunes årsregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte behandlet Tysfjord kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetning datert I tillegg har revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Tysfjord kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig merforbruk på kr ,-. Kontrollutvalget har videre merket seg at det foreligger en revisjonsberetning med flere forbehold. «Kommunen har for 2017 ikke hatt tilfredsstillende rutiner for å sikre at alle føringene i regnskapet er korrekt. Vi har for regnskapsåret 2017 avdekket følgende vesentlige feil i regnskapet. Inngått lønnsavtale med tidligere rådmann skulle vært utgiftsført i sin helhet i 2017 hvilket det ikke er. Det mangler derfor utgiftsføring på ca kr 2,3 millioner kroner Faktura på forsikringer på kr tilhørende 2018 er ført på 2017 Inntektsføring på kr 1,5 millioner på fordring Ofoten Brann IKS er ført som inntekt både i 2016 og 2017 Inntektsføring av tilskudd fra Sametinget på ca kr 2 millioner tilhørende 2018 er utgiftsført på Samlet gir disse feilene en merutgift på ca 0,9 millioner. For tap på fordringer er det ført en tapsavsetning på kr ,-. Dette er etter vårt skjønn, og vår vurdering altfor lavt da vi mener at det foreligger potensielle store beløpsmessige tap i tidligere års inntektsføring. Svakheter i den interne kontrollen rundt føringer i regnskapet er omtalt i revisjonsbrev nr 19 til kontrollutvalget med kopi til rådmannen.» Kontrollutvalget ser med alvor på at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende rutiner for å sikre at alle føringene i regnskapet er korrekt. Kontrollutvalget har også merket seg at det i revisjonsberetningen er tatt forbehold om budsjett. «Tysfjord kommune har ikke fått godkjent budsjettet for 2017 av Fylkesmannen, da kommunen ikke har en forpliktende plan på hvordan de skal komme i balanse

25 kommunen mangler godkjenning på forlenget inndekningstid som bygger på forutsetninger fra forpliktende plan kommunen ikke har et budsjett med inndekning i henhold til forpliktende plan, og ettersom kommunen ikke har en økonomiplan som oppfyller kriteriene i kommuneloven 44 Av denne grunn kan ikke vi uttale oss om budsjettet for årsregnskapet 2017.» Kontrollutvalget synes det er sterkt beklagelig at ikke kommunen tilfredsstiller kravene fra Fylkesmannen for å få et godkjent budsjett. Hensyntatt kommunens økonomiske situasjon er det av avgjørende betydning at kommunen har tilfredsstillende rutiner for budsjettering og oppfølging. Kontrollutvalget har også merket seg at det i revisjonsberetningen er tatt med flere presiseringer. «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert , som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig årsregnskap var på dette tidspunkt ikke avgitt av rådmannen, og årsberetning var ikke utarbeidet. Revisjonen har mottatt utfylt skjema RF 1022 Lønns- og pensjonskostnader 2017 for signering. Dette er en kontrolloppstilling over registrerte og innberettede beløp som skal utarbeides og signeres av arbeidsgiver og bekreftes av revisor. Kontrolloppstillingen skal vise at det er samsvar mellom posteringene i årsregnskapet og lønnsinnberettede beløp. Da det er avvik i kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp opp mot avlagt årsregnskap finner vi at vi ikke kan signere denne. Hensyntatt kommunens nåværende økonomiske situasjon finner vi i revisjonen det nødvendig å rette forvaltningskritikk overfor Tysfjord kommune. Det er vår vurdering at kommunen har ikke hatt gode arbeidsprosesser, eller tilstrekkelig internkontroll, for å kunne legge frem realistisk et årsbudsjett som er fastsatt på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret (jf. Kommuneloven 46). For 2017 så er det et merforbruk på kr , samlet akkumulert merforbruk er nå på kr Det er også vår vurdering at kommunen heller ikke har hatt tilstrekkelig internkontroll til å vedta og følge opp en forpliktende inndekningsplan som ville ha vært et viktig styringsdokument for inndekking av det som nå er et svært stort akkumulert merforbruk (jf. Kommuneloven 48).» Kontrollutvalget synes det er sterkt beklagelig at kommunen ikke har rutiner for å ivareta en ansvarlig økonomistyring i den alvorlige økonomiske situasjonen kommunen befinner seg i. Tysfjord, den 9. november 2018 Ann-Aashild Hansen Kontrollutvalgets leder

26 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen, med kopi til ekstern revisor, innen 1. desember 2018 på hvilke tiltak administrasjonen planlegger å iverksette, eller har iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kontrollutvalget et nummerert brev nr. 19 i forbindelse med at de har avgitt revisjonsberetning på Tysfjord kommunes årsregnskap for Revisor vil være tilstede i møtet å orientere for innholdet i revisjonsbrev nr. 19. Vedlegg: Revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017

27

28

29

30 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Innstilling til vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017, som er sendt fra revisor til rådmannen i Tysfjord Kommune. Revisor vil være tilstede i møtet og redegjøre for innholdet i brevet. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017

31

32

33

34

35

36

37 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/18 Sakstittel: Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Innstilling til uttalelse: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til særregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til særregnskapet med revisjonsberetning før særregnskapet behandles i kommunestyret. Det kommunale foretakets regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Forskriften 7 inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides særregnskap og årsberetning for det kommunale foretaket. Nærmere krav til innhold i særregnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 9 og 10. Regnskapsfrister og behandling av særregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 16; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Styrets årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til det kommunale foretakets regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriftens 5.

38 Særregnskapet for Stetindhallen Tysfjord KF 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Særregnskapet og årsrapport for 2017 er avlagt. Revisjonsberetning er datert 22. oktober Særregnskapet til Stetindhallen Tysfjord KF 2017 viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Revisjonsberetningen for Stetindhallen Tysfjord KF 2017 er en beretning med flere forbehold. Vedlegg: Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Årsrapport Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017

39

40

41

42 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Tysfjord kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte behandlet Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte særregnskapet, styrets årsrapport og revisjonsberetning datert Kontrollutvalget har merket seg at Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap viser et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Kontrollutvalget har videre merket seg at det foreligger en revisjonsberetning med forbehold «Foretaket har ikke tilfredsstillende rutiner for å sikre at alle føringene i regnskapet for 2017 er gjort korrekt. Vi har avdekket at inntekter er overvurdert med kr ,-.» Kontrollutvalget mener det er uheldig at ikke foretaket har tilfredsstillende rutiner for å sikre at alle føringene i regnskapet for 2017 er gjort korrekt. Kontrollutvalget har videre merket seg at det foreligger en revisjonsberetning med presisering om at særregnskapet var avlagt for sent. Kontrollutvalget mener det er uheldig at det kommunale foretakets særregnskap ikke blir avlagt i henhold til fristene som fremgår av forskriften. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Tysfjord, den 9. november 2018 Ann-Aashild Hansen Kontrollutvalgets leder

43 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra foretakets ledelse, med kopi til ekstern revisor, innen 1. desember 2018 på hvilke tiltak som planlegges iverksatt, eller har blitt iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kontrollutvalget et nummerert brev nr. 3 i forbindelse med at de har avgitt revisjonsberetning på Stetindhallen Tysfjord KF for Revisor vil være tilstede i møtet å orientere for innholdet i revisjonsbrev nr. 3. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017

44

45 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Innstilling til vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017, som er sendt fra revisor til driftsleder i Stetindhallen Tysfjord KF. Revisor vil være tilstede i møtet og redegjøre for innholdet i brevet. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017

46

47

48 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/18 Sakstittel: Kjøp av areal på industriområdet Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Saksopplysninger: Saken har vært drøftet i tidligere kontrollutvalgsmøter. Kontrollutvalget har i etterkant av siste kontrollutvalgsmøte mottatt ytterligere informasjon tilknyttet saksforholdet, og sekretariatet vil redegjøre i møtet.

49 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/18 Sakstittel: Eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Saken har vært drøftet i tidligere kontrollutvalgsmøter. I sist avholdte kontrollutvalgsmøte 11. juni 2018 var administrasjonen ved teknisk sjef tilstede i møtet, og redegjorde for saksforholdet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har tidligere etterspurt skjøte på eiendommen. Teknisk sjef skulle bestille skjøte på eiendommen, og oversende dette til kontrollutvalget. Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt etterspurt skjøte, og administrasjonen er invitert til møtet for å redegjøre for saksforholdet.

50 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 32/18 Sakstittel: Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i slutten av januar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

51 2. Kjøp av tjenester Tysfjord kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2018 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,6%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Tysfjord kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast KPI-justert timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 5 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn at leder mottar kr pr år i møtegodtgjørelse, samt at de øvrige medlemmene mottar kr 300,- i godtgjørelse pr. møte. I tillegg er det lagt til grunn kr 1000 i tapt arbeidsfortjeneste til hvert av medlemmene pr. møte. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2019

52 Vedlegg 1. Tysfjord kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2019 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Bevertning 500 Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen

53 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 33/18 Sakstittel: Avhending av ventebu på Lysvoll henvendelse Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse gjeldende kjøp av ei ventebu på Lysvoll. Sekretariatet vil redegjøre for saksforholdet i møtet. Vedlegg: Brev fra Erling Eidstø til Tysfjord kommune Melding om vedtak i formannskapet sak 0070_05

54 Til teknisk sjef Rådmann Ordfører i Tysfjord kommune Breland, Salg av vente bu på Lysvoll. Formannskap sak nr 0070/05 Det vises til svar av fra teknisk sjef. Denne saken gjelder en inngått avtale om kjøp av vente bua på Lysvoll. Kjøpet kom i stand ved at jeg først kontaktet kommunen v/eli Kuntze om muligheter for kjøp av vente bua, alt var klart helt til ordføreren stoppet saken for han hadde fått telefoner om hvorfor de skulle fordele en enkeltperson når det var flere interesserte. Tysfjord kommune la da ut eiendommen for salg ved annonse i avisa. Jeg gav et bud på eiendommen og bekreftet at jeg ville kjøpe. Kommunen kvitterte med å akseptere mitt bud og la bl. a. ved et forslag til kjøpekontrakt. Senere har det vært mye korrespondanse knyttet til gjennomføring av avtalen. Det er utvilsomt inngått en avtale mellom Tysfjord kommune og meg om kjøp av vente bua. Kommunen er bundet av avtalen og er forpliktet til å gjennomføre handelen. Jeg ber om at det blir opprettet en festetomt og at det utstedes et skjøte med der festeretten er opprettet til meg, i samsvar med kommunens eget forslag til kjøpekontrakt. Tysfjord kommune har ikke anledning til å annullere en bindende avtale. Dersom det er forhold i saken som gjør at kommunen ikke kan stå ved en inngått avtale, må det i så fall anføres fra kommunen slik at jeg som part i avtalen kan ta stilling til slike eventuelle forhold. Fra min side vil jeg understreke at kommunen ikke har anledning til å bryte en inngått avtale om salg av vente bua/eiendom til meg, og eventuelt senere tilby eiendommen/vente bua for salg til andre. I tilbakemelding fra teknisk sjef, kan det oppfattes som at saken er avsluttet og at avtalen vurderes å være foreldet. Dette må være en uriktig rettsoppfatning. Min avtale om kjøp av eiendommen/vente bua ble inngått ved at eiendommen ble lagt ut for salg og at jeg fikk aksept for mitt bud på eiendommen. En inngått avtale foreldes ikke. I så fall må jeg be kommunen om å vise til et rettslig grunnlag for dette. Min oppfatning av saken er at Tysfjord kommune har inngått en bindende avtale med meg om salg av eiendommen / vente bua. Kommunen har imidlertid ikke fulgt opp den avtalen kommunen har forpliktet seg til. Dette synes jeg er en underlig handlemåte fra kommunen sin side, og jeg stiller spørsmål ved om dette virkelig kan være slik en kommunen forholder seg. Mitt brev sendes derfor i likelydende eksemplar til teknisk sjef, rådmann og ordfører. Det minste jeg forventer er en ryddig

55 tilbakemelding på hvorfor kommunen ikke står ved en inngått avtale. Dersom kommunen har gode grunner til dette, synes jeg kommunen må vise til slike eventuelle grunner og at vi derav kan ha en dialog på hvordan vi løser en slik situasjon. Dersom slike særlige grunner ikke foreligger, har jeg vansker med å forstå hvorfor kommune ikke følger opp en rettslig forpliktende avtale. Jeg ber om en snarlig tilbakemelding i saken, der jeg håper at vi kan løse saken ved en dialog. Med vennlig hilsen Erling Eidstø

56

57 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 34/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering. Saksopplysninger: I slutten av 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune satt i bestilling. Etter ønske fra kontrollutvalget, har sekretariatet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor

58 Thomas Jensen

59 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/18 Sakstittel: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Revisor vil redegjøre for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF

60

61

62