2. Konkurransegrunnlag - Del 2 - Kravspesifikasjon og tilbudsskjema

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Oppdragsgivervirksomhet Østfold Fylkeskommune Stian Jenssen Anskaffelse Sykler med elektrisk hjelpemotor - Rammeavtale 2017/4699 Tilbudsfrist: :00 Symbolforklaring Teksten er med i kunngjøringen Teksten vil være med i avtalen Teksten inngår i kvalifiseringen Teksten vil bli publisert i avtalekatalogen Teksten/spørsmålet inneholder krav som må oppfylles Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen Spørsmålet besvares av oppdragsgiveren Teksten/spørsmålet inneholder ESPD-krav Spørsmålet er stilt kun til informasjon Spørsmålet er markert for spesiell oppfølging 2. Konkurransegrunnlag - Del 2 - Kravspesifikasjon og tilbudsskjema 2.1 Kravspesifikasjon (Bilag 1 til kontrakten) og orientering om anskaffelsen Bakgrunn for anskaffelsen Østfold fylkeskommune og kommunene i Østfold samarbeider gjennom «Klima Østfold» og prosjektet «Hela Gröna Vägen» om å bidra til en fossilfri transportsektor innen I tillegg til økt bruk av kollektivtransport og gange, og overgang til alternative drivstoff i privatbilflåten, har sykler med og uten elektrisk hjelpemotor en viktig plass i det fossilfrie transportsystemet. Kommunene og fylkeskommunen jobber parallelt med å øke bruken av sykler i egen virksomhet, og blant befolkningen. Flere av byene i fylket er sykkelbyer, og det er en stadig utbygging og forbedring av sykkelveinettet. Hele fylket tar nå del i «Sykle til jobben»-aksjonen Orientering om oppdragsgiver Oppdragsgiver er Østfold fylkeskommune med alle virksomheter, samt følgende kommuner i Østfold: Askim, Hobøl, Spydeberg, Eidsberg, Sarpsborg, Fredrikstad, Moss, Rakkestad, Hvaler, Marker, Rygge komme og Vestby kommune i Akershus Anskaffelsens formål Avtalen skal sikre at oppdragsgiver til enhver tid foretar det mest rasjonelle, økonomiske og samfunnsansvarlige kjøp for sine virksomheter. Tilbyderen skal forplikte seg i avtaleperioden til å medvirke til minimalisering av oppdragsgivers totale logistikkostnader (TLK), slik at relasjonene mellom oppdragsgiver og leverandøren blir så effektiv og rasjonell som mulig. Med TLK menes pris, miljø, kvalitet, leveringstid og presisjon, kundetilpasning, Side 1/8

2 livsløpsbetraktninger og administrative kostnader Anskaffelsens omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå en felles rammeavtale for anskaffelse av Sykler med elektrisk hjelpemotor. Syklene skal brukes i kommunens og fylkeskommunens egen virksomhet (tjenestesykler) og til utlån via bibliotekene i fylket. Aktuelle sykkelmodeller er: Sykkelmodell 1: Lav innsteg Sykkelmodell 2: Hybrid/tursykkel I konkurransegrunnlagets tilbudsskjema er det ført opp estimert antall sykler pr kommune og i fylkeskommunen. Løpende bestillinger/avrop vil, i hele avtaleperioden, realiseres når behovet for sykler oppstår hos den enkelte, som har ulike leveringsadresser, bestillingsmønster, volum og behov. Dersom noen av virksomheter i fylkeskommunen eller i kommunene i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne rettssubjekter (f. eks aksjeselskap, stiftelse el) skal disse ha opsjon på innen rimelig tid å kunne tilknytte seg inngått avtale på opprinnelige vilkår. Eventuell utskillelse vil kunne redusere leveransens omfang. Avtalen vil være bindende for alle parter slik at oppdragsgiver, som avtalen omfatter, plikter å foreta sine innkjøp hos den leverandør det er inngått avtale med såfremt denne er leveringsdyktig i samsvar med avtalte betingelser Omfang i kroner Estimert avtaleverdi for denne rammeavtalen for oppdragsgiver er totalt ca. kr. 1,2 mill pr år ekskl. mva, dvs. ca 4.8 mill ekskl. mva for hele avtaleperioden inkl. evt. prolongering. Estimert volum fordelt på de enkelte sykkelmodellen pr. oppdragsgiver, fremkommer i tilbudsskjema (vedlegg 7). Kjøpsvolum kan variere og er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver Forbehold om budsjett og endring i andre rammefaktorer Det tas forbehold om at endringer i budsjett, aktiviteter og politisk styring hos oppdragsgiver, kan påvirke premisser og forutsetninger for oppdragets omfang. Side 2/8

3 2.1.7 Spesielle krav for denne anskaffelsen/ skal krav Kontraktsperiode Rammeavtalen for kjøp av «Sykler med elektrisk hjelpemotor» skal gjelde i 2 (to) år fra kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere (ett + ett) år på uendrede vilkår. Den enkelte kommune bestemmer selv om de skal være med på en eventuell kontraktsforlengelse Språkkrav Norsk skal benyttes under gjennomføringen av kontrakten Krav til sykler med elektrisk hjelpemotor Aktuelle sykkelmodeller Sykkel 1: Lav innsteg Sykkel 2: Hybrid/tursykkel Krav som gjelder for både sykkel 1 og 2: 1. Rammestørrelse Tilbudt modell skal passe normal-segmentet (eller tilsvarende) av syklister. 2. Motorplassering Plassert i krank. Motor som oppfyller kravene til EN-standard Batteri, lader og ladeløsning Minimum 400 Wh. Batteriet må kunne tas av sykkelen for lading. Batteriene skal utformes slik at de er like for sykkeltype 1 og like for sykkeltype 2, uavhengig av produksjons/leveringsår. Begge syklene skal leveres med samme type lader/ladeløsning. 4. Display Skal minimum gi informasjon om rekkevidde og nivå på el-assistanse. 5. Sete Skal være med hurtigkobling. 6. Kjedekasse Tildekket helt eller delvis. Side 3/8

4 7. Lys og refleks Skal leveres med lys og reflekser på et minimum av det forskrift om krav til sykkel stiller, jf.: FOR Lys skal være fastmontert og drevet av sykkelens batterisystem. 8. Bagasjebærer og skjermer 9. Støtte Må være fastmontert på sykkelen. Skjermer skal være heldekkende. Skal leveres med støtte. Krav som gjelder kun for sykkel 1 eller 2: 1. Gir Sykkel 1: Minimum 7 innvendig navgir. Sykkel 2: Minimum 7 utvendig gir. 2. Bremser Sykkel 1: hydrauliske skivebremser foran og bak, alternativt hydrauliske skivebremser i kombinasjon med pedalbrems, alternativt rullebrems i kombinasjon med pedalbrems, alternativt rullebrems foran og bak. Sykkel 2: hydrauliske skivebremser foran og bak Reservedeler og software Tilbyderen skal kunne levere reservedeler til tilbudte sykkelmodeller og kunne foreta oppgradering av software i minst 5 år etter kontraktsinngåelse Priser Tilbyderen skal fylle inn priser i alle gule felt i tilbudsskjema (vedlegg 7). Prisene skal oppgis ekskl. mva. i tilbudsskjema, men skal inkludere alle tilbyderens øvrige kostnader (gebyrer, levering, emballasje, reisekostnader, fraktkostnader, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer). Prisene skal inkludere alle kostnader som fremkommer som følge av de krav som er satt i Side 4/8

5 konkurransegrunnlagets Del II (kravspesifikasjonen) med samtlige bilag/vedlegg. Prisen pr. sykkelmodell skal være lik for alle kommunene og fylkeskommunen. Avtaleprisene er faste og gjelder for 1 år fra avtaletidspunktet (dato for kontraktsignering) Prisregulering Regulering av prisene kan tre i kraft første gang 1 år etter avtaletidspunktet (dato for signering) Dersom det i markedet er en vesentlig prisnedgang for de varer som omfattes av Avtalen i kontraktsperioden har oppdragsgiver rett til å kreve reduksjon i avtalte enhetspriser etter nærmere forhandlinger mellom partene. Det antas at angjeldende produkter på sikt vil utvikles og at markedsprisene vil gå ned. Hver av partene kan kreve forhandling om prisregulering med utgangspunkt i det generelle prisnivået i markedet, for eksempel ved sammenligning av priser mot anerkjente nettsteder som tilbyr prissammenligninger. Tilbyderen skal varsle oppdragsgiver ved generell prisreduksjon som utgjør mer enn 10 % i forhold til nevnte prisnivå fra tidspunktet for kontraktsinngåelse Bestilling og levering Løpende bestillinger/avrop vil, i hele avtaleperioden, realiseres når behovet for sykler oppstår hos den enkelte virksomhet i fylkeskommunen eller i kommunene. Leveringsted skal være det sted som bestiller/avroper til enhver tid avtaler med tilbyder Endringer av produkter Om nye produkter lanseres eller erstatter andre i avtaleperioden, skal de leveres i henhold til gjeldende avtalevilkår og etter samme prismodell / kalkyle. Stor variasjon i deler skal unngås. Eksempelvis skal batteriene være utformet slik slik at de er like for sykkeltype 1 og like for sykkeltype 2, uavhengig av produksjons/leveringsår. Dvs maksimalt 2 ulike batteriutforminger over hele kontraktsperioden. Hvis produkter som omfattes av kontrakten skal endres eller utgå av produksjon, skal oppdragsgiver informeres snarest mulig. Ved lansering av ny produkter i avtaleperioden, skal tilbud sendes oppdragsgiver. Prisstrukturen på nye produkter skal ikke være dårligere enn på de produktene som allerede omfattes av avtalen. Oppdragsgiver vil ta stilling til om de tilbudte produkter skal omfattes av gjeldende avtale. Side 5/8

6 Opplæring Etter kontraktsinngåelse, ved oppstart, må tilbyderen kunne gi oppdragsgiver en felles opplæring i vedlikehold, service og oppfølging på de tilbudte 2 sykkelmodellene. I tillegg må tilbyder påregne minimum en årlig opplæring etter nærmere avtale med oppdragsgiver Statistikk Valgte leverandør skal uoppfordret levere statistikk til oppdragsgiver over salg minimum 1 gang pr. år. Statistikken skal leveres som en Excel fil, og være utarbeidet i henhold til flg. behovslister: Kjøp i kvantum og kr pr. produkt/tjeneste og produktgruppe Den enkelte virksomhets kjøp Oppdragsgivers totale kjøp Gjennomsnittlig leveringstid Oppfølging av avtalen Østfold fylkeskommune vil ha ansvaret for oppfølging av avtalen på administrativt nivå, herunder arrangere møter med leverandør og fungere som felles kontaktpunkt mellom oppdragsgiver og leverandør. Den enkelte kommune og fylkeskommunen vil selv kunne vurdere om de skal være med på en eventuell forlengelse/prolongering av avtalen. 2.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom lavest pris og kvalitet (nærmere beskrevet nedenfor). Oppdragsgivers valg av vinner vil bli skriftlig meddelt tilbyderne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karenstid. Etter karenstidens utløp vil det bli inngått kontrakt med vinner Priser (50%) Side 6/8

7 Tilbyder skal fylle inn pris pr. sykkelmodell (sykkel 1 og 2) i tilbudsskjema, vedlegg 7. Evaluering av pris - den forholdsmessige modellen : Prisen vil bli evaluert ut i fra vedlagte prisskjema/tilbudsskjema, samt tilleggspris pga eventuelle forbehold og avvik som lar seg prisberegne. Den tilbyder som har lavest pris og kostnader får den maksimale poengsummen 10. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng etter følgende formel: Laveste pris/tilbudt pris x 10 = poengscore pris. Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene. a. Totalpris fra tilbudsskjema skal overføres hit Prisfelt 100% b. Tilbyder skal fylle ut og legge ved prisskjemaet her Vedlagt fil Kvalitet - Brukeropplevelse (50%) Informasjon om Innlevering og merking av sykler til evaluering: Leverandøren skal - senest innen tilbudsfristens utløp - sende sine 2 tilbudte sykkelmodeller til oppdragsgivers adresse; Østfold fylkeskommune v/stian Jenssen, Oscar Pedersensvei 9, 1702 Sarpsborg. Syklene skal være tydelig merket med tilbyders navn og med modell 1 og 2, og være identisk tilbudte modeller inkludert det utstyr,komponenter og batteri/ladeløsning som inngår i oppgitt tilbudspris. Oppdragsgiver vil oppbevare syklene på forsvarlig måte i sine lokaler, inntil evalueringsprosessen er ferdig og leverandøren har hentet produktene, senest 1 uke etter at oppdragsgiver har gitt beskjed. Evaluering av total brukeropplevelse: De 2 tilbudte modellene vil, hver for seg, bli evaluert av en faggruppe og på grunnlag av følgende punkter; (se også vedlegg 8: Oppdragsgivers Evalueringsskjema av Brukeropplevelse) 1. Motor 2. Giring 3. Display 4. Sving- og stabilitetstest 5. Bremsetest 6. Sykle uten motor 7. Komfort, sittestilling = Brukeropplevelse De praktiske testene utføres av et panel med ulik erfaringsbakgrunn for elektriske sykler. Kriteriene i testen er utviklet i samråd med flere ulike kompetansemiljø for elektriske sykler, som eksempelvis tyske Extra Energy. Evalueringen av brukeropplevelsen baserer seg på gruppens skjønnsmessige vurdering. Til hvert punkt Side 7/8

8 ovenfor vil det bli gitt poengscore til hver sykkelmodell på en skala fra 1-10, hvor 10 er best. Tilbudte sykkelmodeller til den leverandøren som - samlet sett - får høyest total poengscore, vil få maks vektede poeng (5 poeng). Tilbudte sykkelmodeller til de øvrige leverandørene får vektede poeng som gjenspeiler relevante skjønnsforskjeller i brukeropplevelsen, sammenlignet med de beste sykkelmodellene. Kvalitet - Brukeropplevelse Lineær skala Poeng 50 p. Side 8/8