Oslo kommune: BYMILJØETATEN

Transkript

1 Oslo kommune: BYMILJØETATEN Forbedringsarbeid i kommunal sektor Lean Forum Norges Årskonferanse, 8. November Quality Expo, Fornebu

2 BYMILJØETATEN OSLO KOMMUNE Vi skaper en positiv opplevelse av Oslo Vi leverer livskvalitet for innbyggere og tilreisende

3 BYMILJØETATEN HAR EN STOR PORTEFØLJE OG ET STORT BUDSJETT Gate og vei (km) Gatelys Avfallsdunker Bruer 290 Holdeplasser for buss og trikk Øyer i Oslofjorden 8 Utbygget sykkelveinett (km) 65 Park og gatetrær i indre by Grøntanlegg 512 Idrettsanlegg 200 Lekeplasser 40 Blomster Preparerte skiløyper (km) 400 P-plasser Årlig brutto driftsbudsjett: MNOK, netto; MNOK Årlig investeringsramme: MNOK

4 FORBEDRINGSPROSJEKT VEI- OG PARKFORVALTNING Drift og forvaltning/tjenesteytelse relatert til kommunale veier, parker og byrom Prioritere og planlegge Kjøpe tjenester Leverandør gjennomfører Følge opp/ kontrollere Behov 1: Vi ønsker gode tjenester Hypotese: Tjenesteleveranser er preget av brannslukking Hypotese: Vi betaler for mye for tjenestene Hypotese: Vi vet ikke om vi får det vi betaler for Brukerbehov Håndtere henvendelser og saker relatert til kommunale veier, parker og byrom Saksbehandling Hypotese: Bruker får varierende kvalitet i svar Henvendelse/ sak fra bruker Ledetid saksbehandling Ledetid svar Saken er løst Svar til bruker Hypotese: Lang og varierende saksbehandlingstid Behov 2: Vi ønsker raskt svar Behov 3: Vi ønsker riktige og forståelige svar

5 FORBEDRINGSPROSJEKT VEI- OG PARKFORVALTNING Pilotprosjekter saksbehandling Håndtere henvendelser og saker relatert til kommunale veier, parker og byrom Saksbehandling Hypotese: Bruker får varierende kvalitet i svar Henvendelse/ sak fra bruker Saken er løst Svar til bruker Ledetid saksbehandling Ledetid svar Hypotese: Lang og varierende saksbehandlingstid Behov 2: Vi ønsker raskt svar Behov 3: Vi ønsker riktige og forståelige svar

6 REVOLUSJON I SAKSBEHANDLING OSLO SOM EN VIBRERENDE BY Pilot 1: Byromsforvaltning Utleie av arealer/byrom i Oslo Før oppstart av prosjekt søknader årlig om leie av byrom i Oslo. Ustrukturert og manuell prosess med stor variasjon for søknadsbehandling Ansatte opplevde også høyt arbeidspress Lang saksbehandlingstid 70% av sakene var eldre enn 14 dager (etatens grenseverdi) 40% var eldre enn 30 dager Løsninger 1. Nytt fordelingssystem: Trekke fra én felles kø Seksjonen jobber som et integrert team med felles kø 2. Kompetansedeling og - utvikling Tar ned kunnskapsbarrierer 3. Tavlemøter og styringsinformasjon En ny hverdag med synlighet og oppfølging av saker Resultater Enorm nedgang i saksbehandlingstid Over 2-3 uker Oppstart av prosjekt % Veien videre <5 dager I dag Digitalisering og automatisering Implementere automatisert søknadshåndtering Etablere BYM som «kundereiseledere» - kunden i fokus Side 6

7 FORBEDRINGSPROSJEKT VEI- OG PARKFORVALTNING Drift og forvaltning/tjenesteytelse relatert til kommunale veier, parker og byrom Digitalisering Prioritere og planlegge Kjøpe tjenester Leverandør gjennomfører Følge opp/ kontrollere Behov 1: Vi ønsker gode tjenester Hypotese: Tjenesteleveranser er preget av brannslukking Hypotese: Vi betaler for mye for tjenestene Hypotese: Vi vet ikke om vi får det vi betaler for Brukerbehov Side 7

8 Utvikle Kontrollere Kontrollere REVOLUSJON I SAKSBEHANDLING OSLO SOM EN VIBRERENDE BY Hvordan bruke digitale verktøy til å skape høyere effektivitet og bedre nøyaktighet i våre driftsprosesser? Vinterdrift av Oslo Dagens prosess Vinterdrift av Oslo Fremtidens prosess BYMs kontrollører følger manuelt opp arbeider utført av entreprenører rundt i byen Entreprenør gjør egenkontroller og sender data (bilder og GPS-sporing) til BYMs kontrollører for oppfølging Kontrollører Entreprenører Kontrollører Entreprenører Manuell oppfølging GPSteknologi Analyseplattform Side 8