Samarbeid med private for effektive planprosesser og gode planer

Transkript

1 Samarbeid med private for effektive planprosesser og gode planer Leif Aarthun Ims Direktør Byutvikling og tekniske tjenester, Sandnes kommune Tromsøkonferansen, 5. februar 2019

2 Sandnes kommune Norges sjuende største by Sterk vekst og ung befolkning Sterk tilflytning: 22 % fra andre land og 160 nasjonaliteter Nye Sandnes i 2020 = Sandnes + Forsand X

3 innbyggere 29% under 20 år dekar areal dekar leke- og rekreasjonsområder dekar skog og jordbruk eiendommer hytter 400 gårdsbruk 750 verk, bruk og næring 19 km2 ferskvann Sandnes - en liten storby ved fjorden

4 106 godkjente reguleringsplaner i byggesaker behandlet og 210 tilsyn utført i av 930 analoge planer vektorisert Anleggsbidragsavtaler: 200 MNOK årlig 215 parker og friluftsområder, 291 lekeplasser, 75 idrettsanlegg, m avløpsledninger, 91 pumpestasjoner kummer Over 500 grøntanlegg driftes og vedlikeholdes 140 kommunale bygg med kvm driftes Sandnes kommune Stor vekst med stort infrastrukturvolum Eksterne bygger ut den kommunale infrastrukturen

5 Gjennomførte prosjekter Pågående prosjekter Sentrum med stort potensial 1040 dekar, m2 bygg, m2 utbyggingspotensial

6 Smidigere planprosesser

7 Planprosesser er omfattende Nullvekstmål Vann- og avløpsinfrastruktur Arbeidsplasser Universell utforming Miljø og klima Beredskap Bokvalitet Kulturminner Parkering Byggehøyder Jordvern Samferdsel Flom- og overvannshåndtering

8 Vi må ha fokus på hele prosessen Utarbeide planforslag Saksbehandle bygg Utvikle idé Behandle planforslag Behandle plan andre gang Utføre tilsyn Oppstartsmøte Behandle plan første gang og offentlig ettersyn Utarbeide teknisk plan og inngå utbyggingsavtale Kjennetegn ved en god prosess Tydelig tidlig Forholde seg til rammer Dialog Intern koordinering Felles eierskap til framdrift Forutsigbarhet Riktig detaljeringsnivå Eget ansvar for kvalitet

9 Samarbeid mellom utbygger, konsulent og kommune Tidvis bra, men godt forbedringspotensial Manglende respons og forutsigbarhet fra kommunen Mangelfull informasjonsflyt mellom utbygger og konsulent For ofte mangler i innsendte planer Behov for klarere rolleforståelse og forbedret kommunikasjon

10 Samarbeid mellom Næringsforeningen og Sandnes kommune om optimal planprosess Tittel Sandnes Matservice Roar Løining

11 Vi har utfordringer med å finne riktig detaljeringsgrad i planene Nylig vedtatte planer krever planendringer eller dispensasjoner for å realiseres Hvordan endte vi her? Målet er bestemmelser som både sikrer konsept, gir fleksibilitet og ivaretar kvaliteten Utpreget detaljerte bestemmelser kan drukne plankonseptet Hvor detaljert skal en plan være? Romslig nok for endringer, detaljert nok til å vise gjennomførbarhet.

12 Vi vil unngå overflødige, unødvendige og for detaljerte bestemmelser Overflødige - dersom det blir en huskeliste for byggesak. Unødvendige - tiltak som er regulert gjennom andre lover og forskrifter For detaljerte - omtale i bestemmelser i stedet for plankart

13 Vi organiserer planarbeidet som prosjekter Planmedarbeider er prosjektleder Forpliktende fremdriftsplan for tiltakshaver og Sandnes kommune Formalisert dialog underveis

14 Vi avtaler og bruker formaliserte møter Oppstartsmøte Arbeidsmøter Tematiske møter Avklare skisseforslag Merknadsmøte Avklare videre framdrift Fordele oppgaver til andre gangsbehandling Justere framdriftsavtale Oppsummeringsmøte Inngå framdriftsavtale Avklare organisering og kontaktpersoner Overleveringsmøte Identifisere hva vi er enige og uenige om

15 Vi opplever fordeler og møter utfordringer Fordeler Gjensidige frister, materialet klar til møter Faste kontaktpersoner som kjenner planen. Bedre planlegging i forhold til andre planer Utfordringer Å opprettholde avtalt framdriftsplan ved avvik fra overordnede planer Å få inn materiale i tidsnok

16 Vi har endret arbeidsmåten og organiseringen av planvirksomheten Tverrfaglige team innført, med jevnlig rullering av sammensetning Har innført interne teammøter: Kolleger drøfter hverandres saker og problemstillinger gir økt kompetanse og trygghet Rollen Prosjektleder har erstattet rollen Hovedsaksbehandler Lederteam endret til å bestå av plansjef og assisterende plansjef, faglederfunksjonen er fjernet

17 Vår videre utvikling av prosessen Ukentlige møter med plan og byggesak - dispensasjon eller planendring? Byggesak og plan har felles gjennomgang av samtlige bestemmelser i alle planer som skal opp til førstegangsbehandling Parallell prosess for planendring og byggesak

18 Forbedret behandling av tekniske planer

19 Tiltak fra arbeidsgruppe med Næringsforeningen, kommuner, utbyggere og konsulenter Pilotere prosjekteringsmøter Gi bransjen påvirkning på normer Ivareta versjonshistorikk på normer Øke kompetansen på overvannshåndtering (seminarer) Heve kvaliteten på rammeplaner for vann- og avløp Ikke hensiktsmessig med felles sjekklister Utfordre UiS på å etablere studieretning for vei, vann og avløpsingeniører for å sikre rekruttering

20 Prosessen med tekniske planer 1 2 Teknisk plan mottas fra utbygger (konsulent) Koordinator for tekniske planer registrerer mottak Behandling koordineres i kommunen Felles koordineringsmøte avholdes Planer gjennomgås av fagpersonell Tekniske normer legges til grunn 4 3 Koordinator gir samlet og endelig godkjenning til utbygger (konsulent) Byggesak informeres om godkjent plan, Igangssettelsesgodkjenning (IG) kan gis Koordinator gir tilbakemelding til utbygger (konsulent) Utbygger justerer planer, og justerte planer behandles

21 Prosessen med tekniske planer er nå forbedret 1 Teknisk plan mottas fra utbygger (konsulent) Koordinator for tekniske planer registrerer mottak 2 Behandling koordineres i kommunen Felles koordineringsmøte avholdes Planer gjennomgås av fagpersonell Tekniske normer legges til grunn Økt kapasitet på behandling og koordinering Mottatte planer videresendes til saksbehandler umiddelbart Nye dokumentverktøy for mer effektiv samhandling To ukers intern frist på behandling og tilbakemelding 4 3 Koordinator gir samlet og endelig godkjenning til utbygger (konsulent) Byggesak informeres om godkjent plan, Igangssettelsesgodkjenning (IG) kan gis Koordinator gir tilbakemelding til utbygger (konsulent) Utbygger justerer planer, og justerte planer behandles Delt tilbakemelding på VVA og Grønt dersom tid tilsier det

22 Endringer: Raskere svar og bedre informasjon Redusert saksbehandlingstid Raskt foreløpig svar med forventet saksbehandlingstid Tilbakemelding i løpet av fire seks uker Detaljert informasjon på kommunens hjemmeside All informasjon og aktuelle linker som konsulenten trenger Revidert sjekkliste Generelle punkter, vei, vann og avløp og utomhusanlegg, Fravviksskjema Link til postmottak som skal ha søknaden Opplisting av alle dokumenter og all informasjon som skal følge med planene

23 Hva vi vil gjøre for å styrke arbeidet vårt ytterligere Endre organisering: Enheter for byutvikling og tekniske tjenester slått sammen fra Samlokalisering: Virksomhetene Samfunnsplan, Plan, Byggesak, Geodata, Prosjekt og avtaler, Park, idrett og vei og Vann, avløp og renovasjon på samme gulv i nytt rådhus i februar 2019 Nye, faste møtearenaer skal gi mer helhetlige og smidigere interne prosesser og mer forutsigbar interaksjon med utbyggere Videreutvikle digitale løsninger for innlevering og behandling av planer

24