Org.nr.: NO MVA E-post: SAK 5, FØREBUDD AV KASSERAR ANDREAS-JOHANN ØSTERDAL ULVESTAD OG GENERALSEKRETÆR FREDRIK VAAHEIM

Transkript

1 SAK 5, FØREBUDD AV KASSERAR ANDREAS-JOHANN ØSTERDAL ULVESTAD OG Budsjett for 2016 GENERALSEKRETÆR FREDRIK VAAHEIM KANDU sine lokalar i Frivillighetshuset på Tøyen er stadig oftare brukt til møter og samlingar både innan The Gathering og KANDU sine arbeidsgrupper. Mykje av dei naudsynte investeringane er gjort i 2014 og 2015, men og i 2016 vil det vere behov for nokre investeringar då særskildt på pallelager som skal byggjast i 1. etasje. Etter dette er tre år med omskiftning ferdig, og vi vil stå langt sterkare rusta til ryddig lagerhald og gode lokalar for aktivitet. Styret har i arbeidet med budsjett og arbeidsprogram lagt opp til eit fokusskifte. Vi går frå å fokusere på «lavterskeltilbod» som spelkveldar og tilsvarande til at vår sentrale drift skal fokusere på større aktivitetar og samarbeid med andre organisasjonar. Økonomisk er det dog lagt opp til at styret og arbeidsgruppane framleis har vesentlege midlar tilgjengeleg for lokal aktivitet i Oslo, men og moglegheit til å bruke pengar på større aktivitetar. Aktivitetsposten er som vanleg ikkje spesifisert, slik at Styret (og sekretariatet) kan fordele midlar etter kor det opnar seg moglege plassar å satse. Det er i budsjettet lagt opp til medel for å vidareføyre helgemøter med TG-leiinga, ettersom desse har vist seg å betre kommunikasjonen og samarbeidet mellom organa. Det er og lagt til medel for å støtte opp under arbeidsgruppane i organisasjonen. Sidan 2005, med unntak av nokre år avbrekk, har KANDU hatt tilsette. I 2014 fekk KANDU to tilsette på 20%-stilling kvar, noko som har medføyrt vesentleg avlasting og betre rutinar på blant anna økonomiarbeid. Styret har i 2015 utlyst og besett stillinga Generalsekretær for å få fulltidsbemanning på kontoret og ein dagleg leiar. I budsjettet er det lagt opp til ei 40%-stilling i tillegg til Generalsekretær, noko som vil gje ei vesentleg kapasitetsauke. Basert på erfaringa med to 20%-stillinger, vil dette medføyre eit langt meir aktivt sekretariat som har kapasitet til å vere ein relevant samfunnsaktør, sørgje for profesjonell drift av utleigeordninga, regelmessig økonomioppfølging og -rapportering, iverksetting av nye og spanande prosjekter med meir. Ein vesentleg del av stillinga Generalsekretær vil gå med til finansiell stabilisering og å undersøke nye inntektskjelder. Ein vesentleg del av vår kvardag er forvaltning av ein økonomi som nærmar seg 10 millionar kroner. På generalforsamlinga i 2014 blei det sett av midlar til å delta på eit spleiselag med andre organisasjonar for å få funksjonalitet som vil hjelpe arbeidet og sørgje for meir transparent økonomi; digital utleggskjemahandsaming, digital bilaghandsaming, integrert fakturering og meir. Dette arbeidet er foreslått vidareføyrd i Ein vesentleg post på budsjettet er nedskriving av utstyr. Denne posten er auka dramatisk grunna avskriving av nettverksutstyr og videostraumeutstyr. Forslag til vedtak: Det vedlagte budsjettet blir vedteke. Side 1 av 5

2 Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2015 Budsjettforslag A Medlemskontingent kr kr Statsstøtte, nasjonalt kr kr Statsstøtte, lokale midlar kr kr Utleigeordninga kr kr Prosjektstøtte kr Andre inntekter The Gathering Inntekter Utgifter Kontor- og lokaledrift Budsjett 2015 Budsjettforslag A Lokale Forsikring Infrastruktur (telefoni, porto, rekvisita) kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion Administrasjon Rekneskapshonorar og tilknytta Sekretariatet Revisjon Aktivitetar KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleigeordning Aktivitetskveld Prosjekt The Gathering -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Utstyr Investering og vedlikehald av utstyr Investering i programvare -kr kr kr kr kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter Uforutsette kostnadar Avskrivninger Utgifter -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Resultat kr kr 0 Side 2 av 5

3 Notar til budsjettet Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Medlemskontingent Denne budsjettposten dekker kontingent på 50kr frå medlemsmassa i KANDU Statsstøtte, nasjonalt Dekker støtteordninger som kjem frå nasjonalt til dømes Frifond-midler (fordelt via Hyperion N4F) kor det på årsmøtet til Hyperion blei vedteke ein ny fordelingsmodell som vil gje større uttelling til KANDU. Det er tatt høgde for ei indeksregulering av statsstøtte basert på budsjettproposisjonen for 2016 frå regjeringa Statsstøtte, lokale midlar KANDU mottek midlar som skal brukast på lokal aktivitet frå Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Akershus-midla kan brukast i Oslo Utleigeordninga KANDU har ei utleigeordning som i hovudsak består av nettverksutstyr og utstyr for videostrauming. Det kan hende at vi får ekstra inntekter utover det som står i budsjettet, men kostnadar til vedlikehald og administrasjon av utleigeordninga er og usikkert med så mykje nytt utstyr. Det er difor ikkje satt eit større ambisjonsnivå i budsjettet. Styret innvilga innkjøp av nytt utstyr for nettverk og video med føresetnad om treårig nedbetaling over TG-budsjettet. Ein del av denne posten er difor overføyring frå TG Prosjektstøtte Målet er eit prosjekt med ekstern finansiering. Tilsvarande utgiftspost er Andre inntekter Hovuddelen her er Grasrotandelen. Kvar person som speler via Norsk Tipping kan setje opp at KANDU får 5% av spelesummen utan at spelesummen blir avkorta. Dette er det ca 120 personar som har gjort, som gjev oss om lag kr i året. Andre mindre inntekter vil og komme inn i denne posten The Gathering Budsjettet for The Gathering 2016 er allereie vedteke av Styret, og post går direkte opp mot post TG er eigentleg planlagt å gå litt i overskot, men overskotet går opp mot eigen akkumulert resultat-konto Lokale Det er ikkje brukt mykje pengar på leige av lokale i 2015 då vi ikkje har blitt fakturert for lager endå (det kan hende at dette blir etterfakturert av gardeigar). Først i 2016 får vi vårt nye pallelager, noko som vil medføyre at vi vil måtte betale vesentleg meir enn i dag. I denne posten er det og reinhald og andre kontor-relaterte kostnadar Forsikring KANDU er pliktig å ha yrkesskadeforsikring, og i tillegg er det i denne posten sett av pengar for å forsikre alt utstyret vi har i Oslo. Dette er i 2016 endeleg mogleg sidan vi no har fått eige avskilt og godt sikra lager Infrastruktur Dette er ein «sekkepost» som dekkjer mange småkostnadar som telefoni, porto og rekvisita. Desse postane er såpass små og varierande frå år til år kor mykje som går med på det, at det ikkje er relevant for generalforsamlinga å vedta småpostar ned i tusenkroner-klassa. Side 3 av 5

4 1.3.1 Møte -og reisekostnadar Posten dekkjer både større aktivitetar som helgemøte/kickoff med TG-leiinga, representasjon på diverse hendingar, dugnadsmat og liknande. Det blir vedteke eit meir detaljert underbudsjett Medlemskontingent KANDU er medlem av ulike organisasjonar som Hyperion og Frivillighet Norge, og betalar kontingent for medlemskap her Rekneskapshonorar og tilknytta Vi betalar ein god del til rekneskapsførar, noko som vi vonar å kunne redusere ved å sjå på digital bilagføyring (eiga investeringspunkt). I denne posten er det og litt sett av til frikjøp av ressursar på dagtid knytta til rekneskap, men dette vil på sikt forsvinne når Generalsekretæren er fullt inne i alt av økonomiske rutiner Sekretariatet I denne posten er det sett av pengar til ei 80%-stilling (Generalsekretær) og ei 40%-stilling eller to 20%-stillinger Revisjon Kostnadar til revisor for gjennomgang av rekneskap og medlemslister. Merk at KANDU ikkje er pliktig å ha revisor, men dei siste tre åra har organisasjonen gjort dette friviljug Aktivitetar (sekkepost) Det er her sett av ein god slump pengar til aktivitetar. Basert på arbeidsprogrammet og ulike moglege samarbeidsprosjekt vil det bli fordelt midlar på underpostane Prosjekt Målet er eit prosjekt i løpet av 2016 som igjen set fokus på våre interesser. Prosjektet skal vere eksternt finansiert. Denne posten har eigen inntektspost; The Gathering Sjå note på Investering og vedlikehald av utstyr Det er ikkje planlagt vesentleg innkjøp av utstyr, men litt i form av kontormaskiner, vedlikehald/fornying av utlåns-parken, investering i lavterskel-nettverksordning for mindre arrangement og liknande er i denne posten. Posten kan auke dersom det kjem inn meir pengar på utleige Investering i programvare Det blei for 2015 sett av pengar til oppstart av prosjekt for digitalisering av økonomiarbeidet vårt. Det er undersøkt mange aktuelle løysninger, og ei veldig aktuell løysning er å gå inn i «spleiselag» med andre organisasjonar på Frivillighetshuset som har samme behov. Det er i budsjettet sett av pengar for å vidareføyre prosjektet. Resterande midlar frå 2015 vil bli overføyrd til Finanskostnadar Diverse finansrelaterte kostnadar som til dømes bankgebyr, kortgebyr, lisens på fakturasystem og liknande Finansinntekter I all hovudsak renter frå bankkontoinnskot. Side 4 av 5

5 1.8.3 Uforutsette kostnadar Kostnadar som ikkje er forutsett på førehand og som ikkje hamnar naturleg på andre postar. Ofte sett på som «bufferpost» i tilfelle budsjettsprekk på andre postar Avskrivinger KANDU er, som andre organisasjonar og bedrifter, pålagt å føyre verdi av utstyr på balansen og sakte men sikkert avskrive verdien. Posten er for nedskriving av verdi på utstyr som vi tidlegare har kjøpt. Korleis fungerar avskriving, kort fortalt? Dersom KANDU kjøper utstyr av vesentleg verdi, reknar staten med at det vi har kjøpt har ein vesentleg restverdi. Dette må synleggjerast i rekneskapen. Døme: KANDU kjøper ein gaming-pc til kr med alt til. Rekneskapsførar og revisor blir samde om at den PCen har ein vesentleg verdi i etterkant og at organisasjonen i verste fall kan selgje den for å få litt av pengane tilbake om vi plutseleg er ille ute. Dei finn ut at PCen må avskrivast over tre år (etter tre år er verdien for vidaresal tilnærma null). 2016: KANDU kjøper PCen for kr 2016: Kostnad på kr blir føyrd, men samstundes blir ein verdi på kr føyrd i balansen (oversikt over verdiar vi har bankkontoinnskot og utstyr) 2017: Kostnad på kr blir føyrd, og verdien av PCen i balansen reduserast frå kr til kr. 2018: Kostnad på kr blir føyrd, og verdien av PCen i balansen reduserast frå kr til 0kr. Med andre ord: Sjølv om kr går ut av vår bankkonto i 2016, vil berre kr av dette synast på rekneskapen. Uansett kva vi gjer, så vil ein kostnad på kr «dukke opp» på avskriving-posten til rekneskapen i 2017 og Dette er eit enkelt døme kor ein berre reknar med år. I røynda er det slik at dersom ein PC blir kjøpt 1. oktober, føyrast berre 3/12 av eit år på 2016, 12/12 av eit år i 2017, 12/12 av eit år i 2018 og 9/12 av eit år i Pluss at noko utstyr må avskrivast over fem år osv osv... Side 5 av 5