Godkjenning av innkalling

Transkript

1 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 1 - Godkjenning av innkalling Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no SAK 1, FORBEREDT AV MARCUS SÆTHERSHAGEN Godkjenning av innkalling Vedtektene definerer fristen for å kalle inn til årsmøte til å være minst fire uker før den avholdes, som i dette tilfellet ville vært 17. oktober Styret hadde som intensjon å informere om datoen tidlig, det ble derfor publisert en Save the date på KANDUs hjemmesider den 8. september og Facebook den 10. september. På grunn av arbeid med ansettelse av Generalsekretær ble selve innkallingen med midlertidig saksliste beklagligvis først sendt samtlige medlemmer 24. september, 1 uke etter fristen. Styret ser at dette var uheldig, og dato for Generalforsamlingen ble derfor flyttet for å gi medlemmene bedre tid til å komme med forslag og engasjere seg. Vedtektene spesifiserer videre at årsmøtet skal avholdes innen medio («midten av») desember hvert år. Innkallinga ble publisert på nettsida vår, og promotert på sosiale medier. Innkalling ble også sendt via e-post. Innkallinga følger presedens med publisering kun via digitale medier. Med unntak av vedtektsendringer er det ikke innkommet andre saker til behandling på årsmøtet enn det som er påkrevd i tråd med vedtektene fra andre enn Styret. Side 1 av 2

2 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 1 - Godkjenning av innkalling Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Det foreslås følgende agenda: 1. Godkjenning av innkalling 2. Konstituering 3. Godkjenning av regnskap for Økonomistatus Budsjett Orienteringer a) Orientering fra Styret b) Orientering fra Kontrollkomiteen c) Orientering fra Valgkomiteen 7. Arbeidsprogram 8. Langtidsprogram 9. Vedtektsendringer 10. Valg 11. Eventuelt Vedtaksforslag : - Innkallinga godtas med merknad om for sen formell innkallelse og styret instrueres til å forbedre dette til neste korsvei. - Sakslista vedtas. Side 2 av 2

3 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA (VAT) E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 Sak 2, forberedt av Svein-Thomas Tvedt Konstituering Konstituering er det punktet som sørger for at møtet kan gjennomføres. Dette er kombinasjon av de tidligere sakene Valg av møteledelse og Valg av referatunderskrivere. 2.1 Valg av møteledelsen Møteledelsen skal være en nøytral part som har mål om å få møtet i havn i god tid, sørge for muligheten til balanserte debatter og eventuelt sette «strek» for debatt som glir ut. Møteledelsen består av en eller to personer som referenter og en møteleder. I tillegg skal to personer utgjøre tellekorpset. Vedtaksforslag: Kjartan Lindøe er møteleder for generalforsamlinga. Habiba Elisabeth Stray er referent for generalforsamlinga. De ansatte i KANDU utgjør tellekorps for generalforsamlinga Valg av referatunderskrivere To referatunderskrivere skal bekrefte at innholdet i referatet tilsvarer realiteten som ble diskutert og vedtatt på generalforsamlinga. Styrets forslag til protokollunderskrivere: Andreas Lindrupsen Simen Olsen 2.3. Møteregler Møtereglene skal sørge for at generalforsamlinga blir gjennomført på en ryddig og rettferdig måte. Reglene som foreslått er en oppdatering av de reglene som har vært brukt siden Vedtaksforslag: Møtereglene vedtas. Side 1 av 2

4 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA (VAT) E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 Forslag til møteregler for generalforsamlinga 1. Alle deltakerne har tale- og forslagsrett. Kun KANDUs medlemmer som er innmeldt 10 dager før møtet, og som har betalt kontingenten, har stemmerett. Personer som er fritatt for innbetaling av kontingent (gratismedlemskap) må ha vært medlem i minimum 10 dager for å ha stemmerett. 2. Generalforsamlinga skal velge ordstyrer, eventuell bisitter, referenter, tellekorps og to personer til å godkjenne protokollen. Ordstyrer og bisitter kan ikke ha stemmerett. 3. Tegning til innlegg skjer ved å rekke opp stemmeskiltets lilla side. Tegning til replikk skjer ved å rekke opp stemmeskiltets hvite side. 4. Innlegg skal ikke vare mer enn 2-to minutter. 5. Til hvert hovedinnlegg kan det gis inntil 2-to replikker, samt 1-en svarreplikk i etterkant av replikkene. Taletid per replikk er maks 1-ett minutt. Det er ikke replikk på replikk. 6. Saksopplysninger og forslag til dagsorden tas øyeblikkelig etter pågående replikkveksling. Saksopplysninger skal kun inneholde fakta, statistikk eller lignende. 7. Når ordstyrer finner at alle argumenter er fremkommet, foreslår vedkommende at strek settes. Alle forslag må være innkommet før strek settes. Oppheving av strek kan vedtas med absolutt flertall. 8. Alle forslag som fremmes skal fremsettes skriftlig og undertegnet på forslagsark for å kunne bli referert fra ordstyrer før votering. 9. Forslag til øyeblikkelig avslutning av debatt kan fremmes, men må vedtas med 2/3 flertall. 10. Ved all votering skal dørene være lukket. 11. Det voteres ved å rekke opp stemmeskilt, med mindre et stemmeberettiget medlem krever skriftlig avstemning ( 8 10) 12. Personvalg skal foregå etter følgende prosedyre: 1. Valgkomiteen offentliggjør sin innstilling i sin helhet. 2. Presentasjon av kandidaten. 3. Ordstyrer spør om det finnes andre kandidater 4. Innstilt kandidat holder sin valgtale 5. (Dersom det finnes andre kandidater) Andre kandidater holder sine valgtaler 6. (For valg til medlemmer i styret) 1 (én) støttetaler pr. kandidat. 7. Skriftlig votering, eller dersom det ikke finnes andre kandidater, kan vedkommende velges ved akklamasjon. 13. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall, hvis ikke annet er bestemt i vedtekter eller forretningsorden. Simpelt flertall oppnås når et alternativ har flere stemmer enn de andre. Blanke stemmer teller ikke. 14. Personlig angrep og usømmelig ordbruk skal tiltales av ordstyrer. Dersom vedkommende ikke retter seg etter ordstyrers henstilling, kan ordstyrer bortvise vedkommende. Berusede personer har ikke adgang til generalforsamlinga. Side 2 av 2

5 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Sak 3, forberedt av kasserer Andreas-Johann Østerdal Ulvestad Godkjenning av rekneskap for 2014 I 2014 var økonomiarbeidet todelt. Ocon Regnskap AS, eit statsautorisert rekneskapsbyrå, har stått for sjølve bokføringa av reknskapen i tråd med gjeldande rekneskapsstandardar. Dagleg økonomiarbeid har vore gjort av kasserar Andreas-Johann Østerdal Ulvestad. Etter sommaren blei dagleg økonomiarbeid gjort av tilsett Ida Munkerud under oppfølgning av kasserar. Under dagleg økonomiarbeid er det innhenting og kvalitetssikring av bilag, kontering, bankkontakt, føring av skuggerekneskap, systematisering, arkivering, fakturering, oppfølging og meir. Som vanleg har KANDU assistert The Gathering sitt økonomiteam med kompetanse, råd og andre ressursar. Sponsorkontaktar i The Gathering og TG-leiinga har hatt tilgang til eit delt dokument (via google docs) som viser status for alle TG-tilknytta faktura, i hovudsak sponsorar. På denne måten har dei vore i stand til å sjølv styre purringer på sponsorar. Rekneskapen vår er delt inn i to avdelinger; The Gathering og KANDU. Kostnadar som må fordelast på fleire år er bokføyrd under KANDU, og The Gathering er eit reint arrangementrekneskap. Merk at særs mykje av utgiftane som brukast til KANDU kjem The Gathering til gode, til dømes via innkjøp av utstyr, tilgjengeleggjering av lokale, arrangering av helgemøter, administrasjonsressursar og meir. Over dei neste sidane vil det bli presentert rekneskap for dei to ulike avdelingane samt budsjettnoter. Rekneskapen er endeleg og godkjent av Brønnøysundregistra, men nokre justeringar vil bli gjort i skuggerekneskapen i etterkant. Rekneskapen er føyrd etter gjeldande rekneskapsstandardar og det er krevd høg kvalitet for bilag og dokumentering av inntekter og utgifter. KANDU har for fjerde år på rad sendt rekneskapen til revisjon hjå Signare Audit and Advisory ved revisor Simen Jagland. Revisor krevd avskriving av sponsormidlar frå tidlegare TG som ikkje lengre er sett på som realistisk å kreve inn, og rekneskapen er godkjend. Vi ventar på revisorberetning. Forslag til vedtak: Generalforsamlinga tek regnskapen til orientering og innvilger Styret ansvarsfridom. Side 1 av 7

6 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Prosjektrekneskap for KANDU 2014 (med The Gathering) Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2014 Rekneskap Medlemskontigent Støtte nasjonalt Støtte lokalt Utleieordning Prosjektstøtte kr Andre inntekter The Gathering SUM Inntekter kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Utgifter Kontor- og lokaledrift Budsjett 2014 Rekneskap Lokale, leie og renhold -kr kr Forsikring -kr kr Vedlikehold av lokale -kr kr Telefoni -kr kr Porto og bud -kr kr Rekvisita -kr kr SUM -kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion++ SUM Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon Revisjon SUM -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Aktiviteter KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskveld The Gathering SUM -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Utstyr Investering, utstyr Vedlikehold, utstyr SUM -kr kr kr kr kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter -kr kr kr kr Uforutsette kostnadar -kr kr Avskrivninger -kr kr SUM -kr kr SUM Utgifter Resultat -kr kr kr kr Side 2 av 7

7 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Prosjektrekneskap for KANDU 2014 (utan The Gathering) Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2014 Rekneskap Differanse Medlemskontigent Støtte nasjonalt Støtte lokalt Utleieordning Prosjektstøtte kr Andre inntekter The Gathering SUM Inntekter Utgifter Kontor- og lokaledrift Budsjett 2014 Rekneskap Differanse Lokale, leie og renhold -kr kr kr , Forsikring kr Vedlikehold av lokale Telefoni Porto og bud Rekvisita SUM kr kr kr ,00 kr kr kr ,00 kr kr kr ,00 kr kr kr ,00 kr kr ,00 kr kr kr 1 459,00 kr kr kr kr kr 5 000,00 -kr kr kr ,00 -kr kr kr 1 803,00 -kr kr kr ,00 -kr kr kr ,00 -kr kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion++ SUM Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon Revisjon SUM -kr kr kr ,00 -kr kr kr ,00 -kr kr kr kr kr kr ,00 -kr kr ,00 -kr kr kr Aktiviteter KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskveld The Gathering SUM -kr kr kr kr kr kr kr kr kr Utstyr Investering, utstyr Vedlikehold, utstyr SUM -kr kr kr ,00 -kr kr kr ,00 -kr kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter -kr kr kr 7 954,00 kr kr kr 1 128, Uforutsette kostnadar -kr kr 0 kr , Avskrivninger -kr kr kr ,00 SUM -kr kr kr SUM Utgifter Resultat -kr kr kr kr kr kr Side 3 av 7

8 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Noter/kommentarer til regnskapen for KANDU Offentleg støtte Vi får ein god del inntekter frå Hyperion, Hyperion Oslo og Hyperion Øst. Dette er inntekter som føyrer med seg ein god del arbeid for oss med tanke på rapportering, sannsynleggjering av medlemskap og liknande. Vi betalar og kontingent (post 1.3.2) kvart år, og både inntektane og utgiftene som følge av dette vil variere frå år til år. 1. Prosjektstøtte KANDU fekk innvilga kr til eit prosjekt kor vi skal vise fram spel og kreativitet for ungdom på Tøyen via «Tøyen julemarked»-prosjektet. 2. Utleiordning Inntekter som følgje av utleige av svitsjar og videoutstyr. Sjå og kostnadspost Andre inntekter Denne posten dekker diverse inntekter som til dømes Grasrotandelen. Alle som speler på Norsk Tipping kan knyte opp KANDU til spelekontoen sin, og vi vil då få 5% av det dei speler for. Vi hadde i spelarar, medan vi i 2014 hadde 115 spelarar. 4. Kontor- og lokaledrift Det har vore store kostnadar knytta til skifte av kontor særskild ombygging og dugnadskvelder. 5. Organisasjonsdrift Vi har i perioda avhalde eitt større helgemøter med TG-leiinga. Desse møta er viktig bidrag frå KANDU til TG då det set gode rammer kor ein kan diskutere viktige spørsmål. 6. Administrasjon Jamfør vedtak på generalforsamlinga i 2014 er revisjon skilt ut som eiga budsjettpost. Det er i perioda starta løning av tilsette. 7. Chillout Chillout-standen på TG haldt seg i 2014 innanfor budsjettramma som godkjent av Styret. 8. Digital Kultur Det har i perioda vore behov for å fornye litt utstyr i Digital Kultur-parken, blant anna opptrykk av nye bileter. 9. Investering i utstyr I perioda har vi supplert videoriggen, pluss skifta ut skjermar og nokre datamaskiner. 10. Avskrivninger Utstyr som har større verdi og blir kjøpt inn anten i TG- eller KANDU-budsjettet må skrivast ned over tid. Til dømes, kjøper vi ei datamaskin til 9.000kr som er forventa å vere brukande til formålet den er kjøpt inn til i tre år, betalar ein 9.000kr med ein gong men rekneskapsfører berre 3.000kr kvart år tre år på rad. Side 4 av 7

9 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Prosjektrekneskap for KANDU, kapittel 9 The Gathering 2014 Rekneskapen for The Gathering 2014 er føyrd i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte rekneskapsførarar med særskild god erfaring innan frivillig sektor og arrangementverksemd. Dagleg økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarleg for TG13 Andreas-Johann Østerdal Ulvestad og han sitt crew. Rekneskapen er føyrd etter norsk standard Meirverdiavgift reknast etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringa i merverdiavgiftslova som KANDU lobba gjennom. Budsjett The Gathering 2014 Kontroll 15. januar 2015 Pnr Post Budsjett Kontroll Note 800 Felles:Sponsorar Kontant 801 Felles:Sponsorar Kontant Forventede kr kr Felles:Sponsorer Hardware kr 0 kr Felles:Frikjøp 804 Felles:Magasin kr 0 kr Felles:Billettsal kr kr Felles:Momsrefusjon kr kr Felles:KANDUs medlemsavgift hentes direkte av salg kr 0 kr Felles:Motell, samla kr kr Felles:Sovetelt 810 Felles:Special Projects -kr kr Felles:Felles marknadsføyring 812 Felles:Felles marknadsføyring neste år 813 Felles:Hallandel 814 Felles:Forsikringer 815 Felles:Adgangssystemer 816 Felles:Samband -kr kr Felles:Telefoni -kr kr Felles:Utstyrsfornying 819 Felles:Sponsorsupport 820 Felles:Merchandising kr kr Felles:T-skjorter deltakarar 822 Felles:Organizer/Chiefs-samling 823 Felles:Pre-kickoff 824 Felles:Sikringspott -kr kr Sum kr ,00 kr ,07 Post Budsjett Kontroll Note 840 Crewombod:Motellrom -kr kr Crewombod:Sosiale Tiltak 842 Crewombod:Crewtiltak på TG -kr kr Crewombod:Crewfellestiltak før/etter TG -kr kr 0 Sum kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr ,00 kr ,21 Side 5 av 7

10 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Post Budsjett Kontroll Note 840 Crewombod:Motellrom -kr kr Crewombod:Sosiale Tiltak -kr kr Crewombod:Crewtiltak på TG -kr kr Crewombod:Crewfellestiltak før/etter TG -kr kr 0 Sum kr ,00 kr ,21 Post Budsjett Kontroll Note 850 Core:Chillout+Organer fakt. Kostnadar kr kr Core:Core:Kontorrekvisita -kr kr Core:Logistikk:Forbruksmateriale -kr kr Core:Logistikk:Transport/porto -kr kr Core:Logistikk:Creweffekter -kr kr Core:Møtekostnadar -kr kr Core:Logistikk:Hotellopphald gjester -kr kr Core:Logistikk:Erstatningspliktig -kr kr Core:Crewcare:Sosialiseringstiltak -kr kr Core:Crewcare:Mat og drikke -kr kr Core:Crewcare:Bestikk,service -kr kr Sum kr ,00 kr ,95 Post Budsjett Kontroll Note 870 Deltakerombod:Motellrom -kr kr Deltagerombod:Generelle utgifter -kr kr Deltagerombod:Buss -kr kr Deltagerombod:Møteutgifter -kr kr Deltakerombod:Deltakarpleie -kr kr Sum kr ,00 kr ,35 Post Budsjett Kontroll Note 880 Economy:Forbruksmatriell -kr kr Economy:Reise -kr kr Economy:Motellrom -kr kr 0 Sum kr ,00 kr ,79 Post Budsjett Kontroll Note 900 Info:Forbruksmateriell -kr kr Info:Generelle utgifter -kr kr Info:Motellrom -kr kr Info:Møte-, kurs- og sosialiseringsutgifter -kr kr Info:Desk-stand -kr kr Info:App -kr kr Info:Systems:SMS -kr kr 0 Sum kr ,00 kr ,90 Post Budsjett Kontroll Note 920 Prosjektkoordinator:Reiseutgifter -kr kr Prosjektkoordinator:Motellrom -kr kr Prosjektkoordinator:Systemer -kr kr 0Side 6 av 7 Sum kr ,00 kr - 362,00

11 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga Security:Kursing, drift, rekvista 931 Security:Reiseutgifter Post Budsjett Kontroll Note 932 Security:Sikringsutstyr -kr kr Security:Motellrom 934 Security:Politivakthald -kr kr 0 8 Sum kr ,00 kr ,89 Post Budsjett Kontroll Note 950 Tech:Reisekostnadar -kr kr Tech:Motellrom -kr kr Tech:Møte/workshops 953 Tech:Materiell 954 Tech:Vedlikehald infrastruktur 955 Tech internett, transit 956 Tech:Internett. Fiberleige Sum 970 Event:Forbruksmateriell 971 Event:Motellrom 972 Event:Møte og reisekostnadar 973 Event:Produksjon 974 Event:Opplæring 975 Event:Entertainment 976 Event:Creativia:Premier 977 Event:Game:Premier 978 Event:Game:Lounge Sum Totalt Resultat -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr ,00 kr ,38 Post Budsjett Kontroll Note -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr ,00 kr ,80 kr ,00 kr ,20 kr ,00 kr ,20 Side 7 av 7

12 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 SAK 4, FORBEREDT AV KASSERER ANDREAS-JOHANN Ø. ULVESTAD OG GENERALSEKRETÆR FREDRIK VAAHEIM Økonomistatus 2015 I 2015 har organisasjonen gått til vesentlige investeringer. Styret har godkjent investeringer i millionklassen for blant annet to videostrømme-rigger. For å takle nedbetaling av både nye svitsjer og videoløsning har det blitt brukt finansiering i form av leasing. I perioda er det utlyst og ansatt en generalsekretær. Generalsekretæren vil ta over ansvaret for daglig økonomioppfølgning, et ansvar som p.t. ligger hos kasserer. Kasserer vil naturligvis fortsatt være ansvarlig for støtte avgjørelser i økonomien, inkludert godkjenning av utbetalinger m.m. Det har i perioda blitt brukt vesentlig tid på å dokumentere og forbedre økonomiske rutiner samt avslutte utestående punkter på regnskapet, som for eksempel tilfeller hvor det ikke er levert inn bilag for forskudd. Det er en stadig større utfordring å få inn alle bilag for kortbruk under The Gathering. For å løse dette vil det bli innført nye og strengere rutiner samt økt bruk av leverandører som sender faktura i etterkant. Regnskapet blir også i 2015 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet for 2014 er til revisjon hos revisor (organisasjonen er ikke pålagt å ha revidert regnskap). Det er i liten grad brukt periodisering. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar den økonomiske beretninga til orientering Side 1 av 6

13 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Budsjettkontroll per 1. november 2015 Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2015 Hittil i fjor P.t Medlemskontigent Statsstøtte nasjonalt kr kr kr kr kr kr Statsstøtte lokalt kr kr - kr Utleigeordning kr kr kr Prosjektstøtte kr - kr - kr Andre inntekter kr kr kr The Gathering SUM Inntekter kr kr kr Utgifter Kontor- og lokaledrift Budsjett 2015 Hittil i fjor P.t Lokale, leie og renhold -kr kr kr Forsikring -kr kr 0 kr Infrastruktur (telefoni, porto, rekvisita SUM -kr kr kr kr kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion++ SUM -kr kr kr kr kr kr kr kr kr Administrasjon Rekneskapshonorar og tilknytta Sekretariatet Revisjon -kr kr kr 394 SUM -kr kr kr Aktiviteter KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskveld -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr The Gathering kr 0 kr 0 SUM -kr kr kr Utstyr Investering og vedlikehald av utstyr -kr kr kr Investering i programvare -kr kr 0 kr 0 SUM -kr kr kr Finansposter Finanskostnadar -kr kr kr Finansinntekter kr kr 0 kr Uforutsette kostnadar -kr kr 0 kr Avskrivninger -kr kr kr 0 SUM -kr kr kr SUM Utgifter Resultat -kr kr kr kr kr kr Side 2 av 6

14 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Regnskapsrapport, The Gathering 2015 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Merk særskild at kontantkassa ikkje er avstemt. Sal av billettar i resepsjonen og effektar via TG-butikken vil difor komme i tillegg. Det er og ein del uteståande bankkortbilag som no blir registrert inn. Det bør og bemerkast at det pågår forflytning av kostnadar mellom budsjettpostar og MVA-avrekning. Info, Core og Tech er områder kor det vil bli endringer. Regnskapet for The Gathering 2015 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG54, Andreas-Johann Østerdal Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles Ombod Stabsfunksjonar Core Tryggleik Teknisk Underhaldning Resultat -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Side 3 av 6

15 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Budsjettkontroll The Gathering 2015 Post Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett Inntekter 800 Sponsorinntekter 805 Billettsal 820 Merchandise sal 804 Inntekt motellrom kr kr kr kr 0 kr kr kr kr kr kr kr kr Utgifter Studiestøtte Sum Inntekt kr kr kr kr kr ,00 kr Felles Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 803 Frikjøp 808 Leige motellrom 809 Sovetelt 810 Årets prosjekt 811 Marknadsføyring 813 Leige av hall 814 Forsikringer -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Adgangssystemer (t.d. Armband) 816 Samband 817 Telefoni 818 Utstyrsfornying 819 Sponsorsupport 820 Merchandiseinnkjøp 821 T-skjorte deltakarar 822 Organizer/Cheifs-samling 823 Møteverksemd TG-leiinga+studietur 854 Creweffekter 824 Uforutsette kostnadar Sum -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Ombod Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 841 Crewombud:Sosiale tiltak 871 Deltakarombod: Generelle utgifter og møter 874 Deltakarombod: Deltakarpleie og buss Sum -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Stabsfunksjonar Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 880 Økonomigruppa -kr kr kr Koordinator -kr kr 0 kr Sum -kr kr kr Side 4 av 6

16 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Core Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 851 Kontorrekvisita og forbruksmateriale 853 Transport/porto (logistikk) 855 Møtekostnadar 859 Crew care Sum -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Info Budsjett Kontroll november Diff kontroll/budsjett 900 Forbruksmateriell og generelle utgifter 903 Møte-,kurs- og sosialiseringsutgifter 905 Kommunikasjonsplatformar (mobil og sms) -kr kr kr kr kr kr 0 -kr kr kr Innkjøp/leie utstyr -kr kr 387 kr Sum -kr kr kr Sikkerhet (Security/Tryggleik) Kontroll november Diff kontroll/budsjett 930 Kursing, drift og rekvisita 931 Reiseutgifter 934 Politivakthold Sum -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Teknisk/Tech Kontroll november Diff kontroll/budsjett 950 Reise og møter/workshops 953 Materiell 954 Vedlikehald av infrastruktur 955 Internett (transitt og fiberleige) Sum -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Underhaldning/Event Kontroll november Diff kontroll/budsjett 970 Forbruksmateriell 971 Overnatting gjester -kr kr kr kr 0 -kr kr Møte og reisekostnadar 973 Produksjon 975 Entertainment 976 Creativia 977 Game 978 Tema-dekor og TG-desker -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 783 Sum -kr kr kr Sum utgifter Sum inntekter Resultat -kr kr ,70 -kr kr kr kr kr kr kr Side 5 av 6

17 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr kr The Gathering 2008:optimus prime kr kr The Gathering 2009:fire and ice -kr kr The Gathering 2010:submerged -kr kr The Gathering 2011:partly cloudy -kr kr The Gathering 2012:At the end of the Universe kr kr The Gathering 2013:Singularity -kr kr The Gathering 2014: Transylvania -kr kr The Gathering 2015: The future is back kr kr Side 6 av 6

18 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 SAK 5, FØREBUDD AV KASSERAR ANDREAS-JOHANN ØSTERDAL ULVESTAD OG Budsjett for 2016 GENERALSEKRETÆR FREDRIK VAAHEIM KANDU sine lokalar i Frivillighetshuset på Tøyen er stadig oftare brukt til møter og samlingar både innan The Gathering og KANDU sine arbeidsgrupper. Mykje av dei naudsynte investeringane er gjort i 2014 og 2015, men og i 2016 vil det vere behov for nokre investeringar då særskildt på pallelager som skal byggjast i 1. etasje. Etter dette er tre år med omskiftning ferdig, og vi vil stå langt sterkare rusta til ryddig lagerhald og gode lokalar for aktivitet. Styret har i arbeidet med budsjett og arbeidsprogram lagt opp til eit fokusskifte. Vi går frå å fokusere på «lavterskeltilbod» som spelkveldar og tilsvarande til at vår sentrale drift skal fokusere på større aktivitetar og samarbeid med andre organisasjonar. Økonomisk er det dog lagt opp til at styret og arbeidsgruppane framleis har vesentlege midlar tilgjengeleg for lokal aktivitet i Oslo, men og moglegheit til å bruke pengar på større aktivitetar. Aktivitetsposten er som vanleg ikkje spesifisert, slik at Styret (og sekretariatet) kan fordele midlar etter kor det opnar seg moglege plassar å satse. Det er i budsjettet lagt opp til medel for å vidareføyre helgemøter med TG-leiinga, ettersom desse har vist seg å betre kommunikasjonen og samarbeidet mellom organa. Det er og lagt til medel for å støtte opp under arbeidsgruppane i organisasjonen. Sidan 2005, med unntak av nokre år avbrekk, har KANDU hatt tilsette. I 2014 fekk KANDU to tilsette på 20%-stilling kvar, noko som har medføyrt vesentleg avlasting og betre rutinar på blant anna økonomiarbeid. Styret har i 2015 utlyst og besett stillinga Generalsekretær for å få fulltidsbemanning på kontoret og ein dagleg leiar. I budsjettet er det lagt opp til ei 40%-stilling i tillegg til Generalsekretær, noko som vil gje ei vesentleg kapasitetsauke. Basert på erfaringa med to 20%-stillinger, vil dette medføyre eit langt meir aktivt sekretariat som har kapasitet til å vere ein relevant samfunnsaktør, sørgje for profesjonell drift av utleigeordninga, regelmessig økonomioppfølging og -rapportering, iverksetting av nye og spanande prosjekter med meir. Ein vesentleg del av stillinga Generalsekretær vil gå med til finansiell stabilisering og å undersøke nye inntektskjelder. Ein vesentleg del av vår kvardag er forvaltning av ein økonomi som nærmar seg 10 millionar kroner. På generalforsamlinga i 2014 blei det sett av midlar til å delta på eit spleiselag med andre organisasjonar for å få funksjonalitet som vil hjelpe arbeidet og sørgje for meir transparent økonomi; digital utleggskjemahandsaming, digital bilaghandsaming, integrert fakturering og meir. Dette arbeidet er foreslått vidareføyrd i Ein vesentleg post på budsjettet er nedskriving av utstyr. Denne posten er auka dramatisk grunna avskriving av nettverksutstyr og videostraumeutstyr. Forslag til vedtak: Det vedlagte budsjettet blir vedteke. Side 1 av 5

19 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga 2015 Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2015 Budsjettforslag A Medlemskontingent kr kr Statsstøtte, nasjonalt kr kr Statsstøtte, lokale midlar kr kr Utleigeordninga kr kr Prosjektstøtte kr Andre inntekter The Gathering SUM Inntekter Utgifter Kontor- og lokaledrift Budsjett 2015 Budsjettforslag A Lokale Forsikring Infrastruktur (telefoni, porto, rekvisita) SUM kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion Administrasjon Rekneskapshonorar og tilknytta Sekretariatet Revisjon Aktivitetar KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleigeordning Aktivitetskveld Prosjekt The Gathering SUM SUM SUM -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Utstyr Investering og vedlikehald av utstyr Investering i programvare SUM -kr kr kr kr kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter Uforutsette kostnadar Avskrivninger SUM Utgifter SUM -kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Resultat kr kr 0 Side 2 av 5

20 Notar til budsjettet Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga Medlemskontingent Denne budsjettposten dekker kontingent på 50kr frå medlemsmassa i KANDU Statsstøtte, nasjonalt Dekker støtteordninger som kjem frå nasjonalt til dømes Frifond-midler (fordelt via Hyperion N4F) kor det på årsmøtet til Hyperion blei vedteke ein ny fordelingsmodell som vil gje større uttelling til KANDU. Det er tatt høgde for ei indeksregulering av statsstøtte basert på budsjettproposisjonen for 2016 frå regjeringa Statsstøtte, lokale midlar KANDU mottek midlar som skal brukast på lokal aktivitet frå Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Akershus-midla kan brukast i Oslo Utleigeordninga KANDU har ei utleigeordning som i hovudsak består av nettverksutstyr og utstyr for videostrauming. Det kan hende at vi får ekstra inntekter utover det som står i budsjettet, men kostnadar til vedlikehald og administrasjon av utleigeordninga er og usikkert med så mykje nytt utstyr. Det er difor ikkje satt eit større ambisjonsnivå i budsjettet. Styret innvilga innkjøp av nytt utstyr for nettverk og video med føresetnad om treårig nedbetaling over TG-budsjettet. Ein del av denne posten er difor overføyring frå TG Prosjektstøtte Målet er eit prosjekt med ekstern finansiering. Tilsvarande utgiftspost er Andre inntekter Hovuddelen her er Grasrotandelen. Kvar person som speler via Norsk Tipping kan setje opp at KANDU får 5% av spelesummen utan at spelesummen blir avkorta. Dette er det ca 120 personar som har gjort, som gjev oss om lag kr i året. Andre mindre inntekter vil og komme inn i denne posten The Gathering Budsjettet for The Gathering 2016 er allereie vedteke av Styret, og post går direkte opp mot post TG er eigentleg planlagt å gå litt i overskot, men overskotet går opp mot eigen akkumulert resultat-konto Lokale Det er ikkje brukt mykje pengar på leige av lokale i 2015 då vi ikkje har blitt fakturert for lager endå (det kan hende at dette blir etterfakturert av gardeigar). Først i 2016 får vi vårt nye pallelager, noko som vil medføyre at vi vil måtte betale vesentleg meir enn i dag. I denne posten er det og reinhald og andre kontor-relaterte kostnadar Forsikring KANDU er pliktig å ha yrkesskadeforsikring, og i tillegg er det i denne posten sett av pengar for å forsikre alt utstyret vi har i Oslo. Dette er i 2016 endeleg mogleg sidan vi no har fått eige avskilt og godt sikra lager Infrastruktur Dette er ein «sekkepost» som dekkjer mange småkostnadar som telefoni, porto og rekvisita. Desse postane er såpass små og varierande frå år til år kor mykje som går med på det, at det ikkje er relevant for generalforsamlinga å vedta småpostar ned i tusenkroner-klassa. Side 3 av 5

21 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga Møte -og reisekostnadar Posten dekkjer både større aktivitetar som helgemøte/kickoff med TG-leiinga, representasjon på diverse hendingar, dugnadsmat og liknande. Det blir vedteke eit meir detaljert underbudsjett Medlemskontingent KANDU er medlem av ulike organisasjonar som Hyperion og Frivillighet Norge, og betalar kontingent for medlemskap her Rekneskapshonorar og tilknytta Vi betalar ein god del til rekneskapsførar, noko som vi vonar å kunne redusere ved å sjå på digital bilagføyring (eiga investeringspunkt). I denne posten er det og litt sett av til frikjøp av ressursar på dagtid knytta til rekneskap, men dette vil på sikt forsvinne når Generalsekretæren er fullt inne i alt av økonomiske rutiner Sekretariatet I denne posten er det sett av pengar til ei 80%-stilling (Generalsekretær) og ei 40%-stilling eller to 20%-stillinger Revisjon Kostnadar til revisor for gjennomgang av rekneskap og medlemslister. Merk at KANDU ikkje er pliktig å ha revisor, men dei siste tre åra har organisasjonen gjort dette friviljug Aktivitetar (sekkepost) Det er her sett av ein god slump pengar til aktivitetar. Basert på arbeidsprogrammet og ulike moglege samarbeidsprosjekt vil det bli fordelt midlar på underpostane Prosjekt Målet er eit prosjekt i løpet av 2016 som igjen set fokus på våre interesser. Prosjektet skal vere eksternt finansiert. Denne posten har eigen inntektspost; The Gathering Sjå note på Investering og vedlikehald av utstyr Det er ikkje planlagt vesentleg innkjøp av utstyr, men litt i form av kontormaskiner, vedlikehald/fornying av utlåns-parken, investering i lavterskel-nettverksordning for mindre arrangement og liknande er i denne posten. Posten kan auke dersom det kjem inn meir pengar på utleige Investering i programvare Det blei for 2015 sett av pengar til oppstart av prosjekt for digitalisering av økonomiarbeidet vårt. Det er undersøkt mange aktuelle løysninger, og ei veldig aktuell løysning er å gå inn i «spleiselag» med andre organisasjonar på Frivillighetshuset som har samme behov. Det er i budsjettet sett av pengar for å vidareføyre prosjektet. Resterande midlar frå 2015 vil bli overføyrd til Finanskostnadar Diverse finansrelaterte kostnadar som til dømes bankgebyr, kortgebyr, lisens på fakturasystem og liknande Finansinntekter I all hovudsak renter frå bankkontoinnskot. Side 4 av 5

22 Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E-post: Generalforsamlinga Uforutsette kostnadar Kostnadar som ikkje er forutsett på førehand og som ikkje hamnar naturleg på andre postar. Ofte sett på som «bufferpost» i tilfelle budsjettsprekk på andre postar Avskrivinger KANDU er, som andre organisasjonar og bedrifter, pålagt å føyre verdi av utstyr på balansen og sakte men sikkert avskrive verdien. Posten er for nedskriving av verdi på utstyr som vi tidlegare har kjøpt. Korleis fungerar avskriving, kort fortalt? Dersom KANDU kjøper utstyr av vesentleg verdi, reknar staten med at det vi har kjøpt har ein vesentleg restverdi. Dette må synleggjerast i rekneskapen. Døme: KANDU kjøper ein gaming-pc til kr med alt til. Rekneskapsførar og revisor blir samde om at den PCen har ein vesentleg verdi i etterkant og at organisasjonen i verste fall kan selgje den for å få litt av pengane tilbake om vi plutseleg er ille ute. Dei finn ut at PCen må avskrivast over tre år (etter tre år er verdien for vidaresal tilnærma null). 2016: KANDU kjøper PCen for kr 2016: Kostnad på kr blir føyrd, men samstundes blir ein verdi på kr føyrd i balansen (oversikt over verdiar vi har bankkontoinnskot og utstyr) 2017: Kostnad på kr blir føyrd, og verdien av PCen i balansen reduserast frå kr til kr. 2018: Kostnad på kr blir føyrd, og verdien av PCen i balansen reduserast frå kr til 0kr. Med andre ord: Sjølv om kr går ut av vår bankkonto i 2016, vil berre kr av dette synast på rekneskapen. Uansett kva vi gjer, så vil ein kostnad på kr «dukke opp» på avskriving-posten til rekneskapen i 2017 og Dette er eit enkelt døme kor ein berre reknar med år. I røynda er det slik at dersom ein PC blir kjøpt 1. oktober, føyrast berre 3/12 av eit år på 2016, 12/12 av eit år i 2017, 12/12 av eit år i 2018 og 9/12 av eit år i Pluss at noko utstyr må avskrivast over fem år osv osv... Side 5 av 5

23 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Sak 6A, forberedt av Marcus Sæthershagen Orienteringer: Styret sin orientering Dette dokumentet er Styrets sin orientering for arbeidsåret Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten i organisasjonen og hvilken retning en p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Innhold: Del A: Organisasjon Styrets sammensetning og arbeid i perioden Kontor på Frivillighetshuset Sosiale Medier Samarbeid med andre organisasjoner Utleieordning Lager, lagersystem og infrastruktur Arbeidsgrupper Organisatoriske endringer og ansatte Investeringer og økonomi Del B: Aktivitet Chillout Minecraft LAN Andre små arrangementer Del C: Større arrangementer The Gathering Side 1 av 7

24 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Del A: Organisasjon Styrets sammensetning og arbeid i perioden Leder Marcus Sæthershagen Nestleder Svein Thomas Tvedt (konstituert for 1 år på styremøte ) Styremedlemmer Simon Eriksen Valvik, konstituert sekretær (trakk seg fra styret ) Andreas Johann Ulvestad, konstituert kasserer Elling Klepp Mats O. Bristol Peder Hulthin Varamedlemmer 1. Karl Fredrik Haugland (rykket opp til styremedlem ) 2. Niklas Myklebost 3. Ann Mari Nesmo Andreassen Styret har i perioden gjennomført 11 fysiske styremøter, 3 møter på gjennom videokonferanser og 4 arbeidsmøter samt hatt høy aktivitet pr. . Styret har i tillegg fattet 18 vedtak gjennom epostvotering, de fleste av disse voteringene omhandlet godkjenning av avtaler for The Gathering. Styrets arbeid i perioden har vært preget av en god, saklig tone. Det har vært mange diskusjoner, men alle har vært rundt sak. I motsetning til mange tidligere styresammensetninger har dette styret ikke måttet bruke tid på drama og saker som ikke gavner KANDU, hverken internt genererte eller utenfra. Av negative sider kan det sies at deltakelsen fra enkelte styremedlemmer har vært noe lav, uten at dette har hemmet styrets arbeid i særs grad. Kontor på Frivillighetshuset KANDU har det siste året jobbet med å fullføre flytting til Frivillighetshuset på Tøyen. I prosessen har vi innredet nytt kontor til ansatte og frivillige. Styret håper at det nye kontoret kan brukes aktivt av ansatte og frivillige, og at vi kan skape en aktiv møteplass for organisasjonens engasjerte. I tillegg til kontor har vi nå innredet og tatt i bruk lager i 3. etasje på bygget, og vi vil innrede pallelager i 1. etasje når det står klart til bruk. KANDU har vært representert i styret til Frivilligetshuset gjennom året, og har også vært representert i K1 gruppa som håndterer utleie og bruk av konferansesal K1 i Frivillighetshuset. Organisasjonen har bidratt økonomisk til etablering av K1 gruppen, og investeringer og drift knyttet til konferansesalen. Gjennom utleie av konferansesalen har vi nå begynt å få tilbakebetalt de midlene vi har investert. Sosiale Medier Sosiale Medier og i Medier generelt: KANDU har en tilstedeværelse i sosiale medier gjennom plattformer som Facebook og Twitter. Begge to blir brukt, om enn noe sporadisk, for å annonsere hendelser utad til våre følgere og medlemmer. Side 2 av 7

25 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no I 2015 har det ikke blitt publisert mye. Dette er et bevisst valg KANDU har gjort. Hovedandelen av våre medlemmer kommer gjennom The Gathering, og i de fleste tilfeller er det ønskelig å nå ut til dem via den kanalen. KANDU har i samarbeid med The Gathering og Hyperion delt noen saker seg imellom, som er av felles interesse for alle medlemmene som et kollektiv. KANDU : The Gathering: Samarbeid med andre organisasjoner Det har i perioden vært noe samarbeid med andre organisasjoner, utover de samarbeidspartnere som tilknytter seg The Gathering. Som alltid har KANDU hatt ett tett og godt samarbeid med paraplyorganisasjonen Hyperion. KANDU har deltatt aktivt i de demokratiske organene KANDU har representanter i. KANDU har også deltatt aktivt i komiteer og arbeidsgrupper i Hyperion. KANDU har også hatt kontakt med en del bedrifter, målet med denne kontakten har vært å se på nye samarbeidsprosjekter og medlemstilbud for KANDU. Side 3 av 7

26 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Utleieordning Utleieordningen til KANDU består av utleie til både større og mindre arrangementer i Norge. Hittil i år har vi fått inn ,00 kr i utleieinntekter. Og vi har ,25 kr utestående som forventes å komme inn på kontoen innen denne måneden. Det utstyret som leies ut mest er svitsjer, hovedsakelig D link 48 porters svitsjer. I år investerte vi i nye junipersvitsjer, men etter vedtak i styret leies disse svitsjene kun ut arrangementer som klarer å forvalte disse på forsvarlig måte. Utleie av videokonferanseutstyr er den andre store posten i utleieinntekter, da vi både leier utstyr og assisterer under konferanser. Lager, lagersystem og infrastruktur KANDU flyttet i 2014 inn i nytt kontorlokaler i Kolstagata 1. I den forbindelse ble lageret vedtatt flyttet til samme bygg. Det har vært en del frem og tilbake med andre parter i huset, som har gitt noen utfordringer rundt dette. Det ble i høst gjort store fremskritt og vi fikk overlevert deler av ytelsene som er beskrevet i leieavtalen. Vi har fått overlevert ett lager for plukk og høyverdilager. Til dette har vi gått til innkjøp av nye hyller og oppbevaringsenheter. Alt som er på dette lageret er meldt inn i vårt logistikksystem. Meste parten av det som er lagret her vil bli gjort tilgjengelig for utleie av andre. KANDU venter på overtagelse av en ny del av huset som skal brukes som pallelager. Frem til dette er ferdigstilt har vi en mellomløsning. Dette skal fungere som fast lager for KANDU sin utstyrspark, noe som gjør pakking og utleie for arrangementer både interne og eksterne vesentlig lettere. Vi har også gjort opp siste del av våre forpliktelser i våre gamle lokaler i Akersbakken 12, og vi anser oss ferdig med AB12 nå. Det ble før The Gathering 2015 i våres, etter en lang prosess og fantastisk innsats fra involverte parter gått til innkjøp av helt nytt nettverksutstyr til bruk på The Gathering og til utleieformål. Ved dette innkjøpet har KANDU styrket sin portefølje av nettverksutstyr dramatisk. Kantswitcher er fornyet, og vi er nå i svært stor grad selvforsynte på kant og distro nettverk. Arbeidsgrupper Lagergruppe Allerede dekket av punktet Lager, lagersystem og infrastruktur. Mediegruppen Mediegruppens oppgave er å være mottakere av nyhetsovervåkningsvarsler og melde fra om saker som er av større interesse for KANDU. Styret har rådført seg med mediegruppen der dette har vært naturlig ifm behandling av potensielt mediesensitive saker. Mediegruppen har i stor grad vært inaktiv den siste tiden pga frafall av flere aktive medlemmer. Videogruppen Det ble før The Gathering 2015 kjøpt inn en betydelig mengde nytt videoutstyr, blant annet med to nye videorigger. I den forbindelse ble det også opprettet en videogruppe. Gruppen har ansvar for drift, vedlikehold og formidling av KANDUs videorigg. Denne gruppen består av folk med god erfaring innen for media, og mediaproduksjon. Driftsgruppen Side 4 av 7

27 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Driftsgruppen er gruppen som KANDU har hatt i årevis som har ansvar for helhårlig drift av alle KANDU sine informasjonssystemer og maskinvarer. Denne gruppen har historisk sett bestått av de samme medlemmene som The Gatherings Tech:Server, med enkelte unntak. Drifts hovedfokus har, som vanlig, vært å holde programvaren som brukes av KANDU og The Gathering oppdatert, sikker og velfungerende. I tillegg til dette har det blitt noen nye tilskudd, både av programvare og maskinvare. Sent i 2014 ble det innfaset nytt CMS for gathering.org samt en serie Atlassian produkter som Jira og Confluence. Det har derfor blitt lagt ned en god del arbeid både i 2014 og 2015 for å få disse til å fungeregodt. Det har også blitt anskaffet en server for virtuelle maskiner, som disponeres av Tech på The Gathering året rundt. Denne driftes til daglig av driftsgruppen, og det har blitt lagt ned en del arbeid med både maskinvare, programvare og nettverk i forbindelse med dette. Driftsgruppen jobber for tiden også med å vurdere alternative hostingmuligheter for ftp.gathering.org, samt innføring av SSL på alle nettsider underlagt KANDU og The Gathering. Organisatoriske endringer og ansatte Som kan leses av punktet over har KANDU i perioden har en stor satsning på å skille visse området ut i arbeidsgrupper med særkompetanse på et område. Dette har som mål at styret kan drive mer visjonær ledelse av organisasjonen og mindre arbeidsfokus i styret. Styret har også i perioden videreført stillingene Organisasjonssekretær og Aktivitetssekretær og som mange har fått med seg, ansatt en generalsekretær for organisasjonen. Valget å gå til ansettelse av generalsekretær var et ledd i arbeidet om å sørge for bedre daglig drift av organisasjonen, i sammenheng med den nye satsningen på arbeidsgrupper. Generalsekretæren startet i stillingen i Oktober i 20% og starter i desember i 80% stilling. Generalsekretæren vil presentere seg selv på generalforsamlingen og kan kontaktes på kontoret@kandu.no Investeringer og økonomi Styret har i denne perioden gjennomført to store investeringer; kjøp av nytt videoutstyr og kjøp av nye switcher. Begge innkjøpene ble gjennomført etter omfattende prosesser hvor det ble gjort vurdering av organisasjonens evne til å betjene lån for å dekke innkjøpene, utstyrets utleiepotensiale og brukspotensiale innad i organisasjonen. Ettersom switchparken til KANDU begynnner å bli utdatert og velbrukt ble det startet en prosess med å utforske muligheten til å investere i nytt nettverksutstyr høsten Kjøp av nye switcher ble vedtatt 1. desember 2014 etter en utdredning og andbudsrunde gjennomført av Tech organizer for TG15, Peter Blakstad. Det ble utarbeidet flere flere mulige alternativer og Styret valgte å gå for et alternativ hvor kostnaden deles mellom KANDU og The Gathering, og spres over flere år. Kostnadsrammen for investeringen ble satt til 1.8 mill. kr. KANDU har i flere år forvaltet diverse videoutstyr for direktesendte videoproduksjon og nettverksstrømming. Utsyret har blant annet blitt brukt til å dekke KANDUs generalforsamling, samt årsmøter og liknende for flere landsdekkende organisasjoner. Med bakgrunn i at dette utstyret begynner å bli utdatert, og at The Gathering ser behov for mer videoutstyr, ble det startet en prosess for innhenting av tilbud på nytt utstyr. Styret vedtok å bruke rundt 1.4 mill. kr på investeringen. Det er satt som mål at deler av switch kjøpet og video kjøpet skal dekkes av utleie. Side 5 av 7

28 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Del B: Aktivitet Chillout Chillout ble som vanlig gjennomført i på The Gathering 2015, under en noe endret format, vi ser at Chillout på The Gathering 2015 hadde en liten nedgang i kvalitet. Chillout ble for mye fokusert på tilbud på standen. Dette medførte at informasjon om KANDU, som er Chillouts viktigste oppdrag, ble overskygget av aktiviteter og andre tilbud på standen. Chillout hadde, som i tidligere år, et veldig godt samarbeid med Hedmark Fylkeskommune om et sunt tilbud til deltakerne på The Gathering. Dette samarbeidet ble i år dog veldig arbeidskrevende, tilbudet var dog en suksess og ble godt tatt imot av deltakerne. Andre aktiviteter inkluderte daglig magic draft, organiserte konkurranser i brettspill og andre småkonkurranser. Styret føler at Chillout over de siste årene ikke har fungert optimalt. Etter The Gathering 2015 har styret gjennomført en evaluering av hva chillout burde være. Styret kom i denne prosessen frem til at Chillout i sin nåværende form ikke fungerer optimalt som et talerør for KANDU og arbeider i skrivende stund med ledelsen for The Gathering for å se på nye måter å synliggjøre KANDU på en god måte på The Gathering. SpillExpo 2015 KANDU var tilstedet på Spillexpo 2015 i Lillestrøms Varemese i et samarbeidsrpojekt mellom KANDU, The Gathering og Hyperion. Dette følte vi at fungerte veldig bra og der noe vi ønsker og videreføre i større grad med tettere samarbeid med eksterne parter slik som Hyperion. Minecraft LAN Høsten 2014 ble det arrangert et Minecraft LAN i frivillighetshuset i regi av KANDU. Vi fikk låne en server av IT selskapet CDS til å hoste den under LAN et samt en av deres ansatte som er glad i spillet kom og hjalp oss å drive den denne kvelden. Premier til konkurransen vi hadde ble sponset av Outland hvor vi fikk inn diverse Minecraft ting til en verdi av 2.500, Det deltok ca 40 stk. online og 7 stk. i lokalet vårt her på tøyen. Medlemsmøte med ISOC I november var det medlemsmøte hvor vi sammen med ISOC (Internet Society, organisasjonen som eier.org toppdomenet og arbeider for demokratisk informasjonsdeltakelse). Medlemsmøtet hadde mye diskusjon, både teknisk og prinsippmessig, om sensur og overvåking på internett. KANDU og ISOC skal samarbeide om nye aktiviteter for teknisk interesserte. Creative Weekend Det ble arrangert en helg med aktiviteter som satte fokus på kreativ databruk. Vi hadde for anledninga leid lokalet Månefisken, og det var godt med oppmøte. Side 6 av 7

29 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Andre små arrangementer Vi har forsøkt å holde en jevn aktivitet gjennom året. Denne aktiviteten har også vært variert mellom pre TG party til S.D.F.G her på huset. Vi har hatt totalt 13 aktiviteter som er en god blanding mellom både egne og i samarbeid med TG og RBN. Vi har hatt en del Spill Demo Film og Grilling/Pizza arrangementer. Etter påske inngikk vi også et samarbeid med Ranking Battles Norway, der de arrangerer aktiviteter gjennom oss og de som deltar betaler medlemskap i begge foreninger. Vi har fått inn den del medlemmer på denne måten og også fått mer varierte aktiviteter. På vinteren hadde vi en stand under vintermarkedet på Tøyen hvor vi viste fram datainteressene. Del C: Større arrangementer The Gathering Side 7 av 7

30 Kontrollkomiteen Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO MVA (VAT) E-post: Kontrollkomiteens beretning til generalforsamlingen 2015 I tra d med vedtektenes 7-1 fremlegger Kontrollkomiteen rapport til generalforsamlingen. Kontrollkomiteens oppgaver er definert i vedtektenes 7-1. Kontrollkomiteens oppgave er a kontrollere at organisasjonen fungerer etter vedtektenes bokstav og a nd, at generalforsamlingens vedtak blir satt ut i livet, at organisasjonen følger god forretningsorden, og at valg forega r pa en demokratisk og korrekt ma te. Kontrollkomiteen skal framlegge en egen rapport pa hver ordinære generalforsamling om sitt arbeid og hvordan organisasjonen har fungert forega ende a r. I tillegg gir 7-3 kontrollkomiteen rett til a foreta bindende tolkninger av organisasjonens vedtekter. Kontrollkomitéens arbeid siden forrige generalforsamling Siden forrige generalforsamling har kontrollkomitéens vesentligste arbeid vært noe som ikke hører innunder dens vedtektsfestede oppgaver, men følger av organisasjonens arbeidsprogram. Forrige generalforsamling ønsket at komitéen «fram til generalforsamlinga i 2015 ga gjennom alle tolkninger samt vedtektene som helhet. Komiteen skal foresla vedtektsendringer som medfører tydeliggjøring av regelverket.». Det ligger i arbeidsprogrammet ogsa et ønske om at eventuelle vedtektstolkninger skulle skrives inn i vedtektene. Som følge av de muntlige diskusjonene pa forrige generalforsamling konkluderte komitéen med at det mest ryddige for fremtiden ville være a skrive om vedtektene. Dette ba de for a tydeliggjøre, men ogsa for a forenkle vedtektene. Arbeidet med dette foregikk under komitéens eneste fysiske møte denne perioden, som gikk over en helg. Utover dette har komitéen holdt elektronisk kontakt. I løpet av perioden har det heller ikke blitt fattet nye tolkninger av eksisterende vedtekter. Det skyldes ikke at komitéen ikke har fa tt spørsma l om a fatte tolkninger, men at de aktuelle spørsma lene enten har blitt tolket tidligere. Et fa tall av disse har ogsa ført til forklaring av hva vedtektene mener, heller enn en tolkning. Komitéen har ogsa inneværende periode hatt en flat struktur, i tra d med sedvane. Organisasjonen siden sist generalforsamling Pa forrige ordinære generalforsamling pa pekte kontrollkomitéen at arbeidsprogrammet i liten grad var oppfylt, som følge av at flytting tok mye av styrets energi. Det er derfor gledelig a se at arbeidsprogrammet for inneværende periode i all hovedsak er oppfylt. At mediegruppen har vært lite aktiv, samt ansettelsen av generalsekretær, har styret selv redegjort for i sin orientering. Tilgjengeliggjøring av referater er fortsatt et sa rt punkt for organisasjonen, særlig gjelder det en rekke e-postvedtak fra perioden. Utover dette har kontrollkomitéen en merknad, vedrørende varsling av generalforsamlingen. Her retter komitéen sin kritikk ba de mot styret og seg selv. Dato for generalforsamling Styret kalte opprinnelig inn til generalforsamling den 14. november, med en innkalling sendt til medlemmene per e-post pa kvelden den 24. oktober, omlag et døgn før nominasjonsfrist og i en helg. Datoen var tidligere publisert pa kandu.no, men uten saksliste. I vedtektenes 8-3 heter det at «Innkalling skal sendes ut til alle medlemmer senest 4 uker før den avholdes. Foreløpig saksliste skal følge innkallingen.». Komitéen var kontaktet av styret før utsendingen med spørsma l om innlegget titulert «save the date» pa kandu.no kunne regnes som en gyldig innkalling. Kontrollkomitéen konkluderte i første omgang med at dette var ok med tanke pa at organisasjonens sedvane tidligere har vært at publisering av innkalling pa kandu.no har vært regnet som gyldig innkalling, men gjorde oppmerksom pa at medlemmene kunne komme til a ikke godkjenne innkallingen. Komitéens medlemmer ble gjennom helgen i tvil til om egen konklusjon var den riktige og omgjorde etter et elektronisk møte sin forrige tolkning, mandag 26. oktober. Som vi beskrev overfor styret: «Vi i Side 1 av 2

31 Kontrollkomiteen Nettside: Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO MVA (VAT) E-post: Kontrollkomiteens beretning til generalforsamlingen 2015 kontrollkomiteen har ikke handlet i tra d med den tilliten fjora rets generalforsamling viste oss i denne saken, og etter den nye vurderingen i kveld har vi kommet til at vi ikke kan godkjenne posten pa kandu.no som en gyldig innkalling». Gjennomføringen av The Gathering 2015 Kontrollkomitéen er svært fornøyd med ma ten The Gathering 2015 ble gjennomført pa og synes kommunikasjonen i ledergruppen fremsta r som god. Arbeidet med neste arrangement ser ogsa ut til a ga godt til tross for at flere ledergruppemedlemmer er byttet ut de senere a rene. Valgkomitéens arbeid frem mot generalforsamlingen I orenteringen til sist generalforsamling pa pekte kontrollkomitéen at valgkomitéens arbeid var preget av uklarheter knyttet til vedtektene og krav og frister til nominasjon. Dette er etter kontrollkomitéens oppfatning bedret markant frem mot a rets generalforsamling. Valgkomitéen har kommet tidlig pa banen, gjennomført lengre intervjuer og gjort et svært grundig arbeid. Der det har vært i tvil har den forhørt seg med kontrollkomitéen. Totalvurdering Kontrollkomitéen er av den oppfatning at organisasjonen drives med sunn økonomi, innenfor lovens rammer og i tra d med vedtektenes bokstav og a nd. Likefullt finnes det en del forbedringspotensiale, spesielt hva anga r a holde medlemmene informert om styrets arbeid pa en god ma te. Organisasjonens største og viktigste arrangement var ogsa i 2015 utsolgt, og etter det kontrollkomiteen er kjent med gjennomført pa en god ma te. Kontrollkomiteen ser med spenning frem til hvordan organisasjonen vil drives mer profesjonalisert og ha per grepene som er tatt i perioden vil gjøre organisasjonen godt rustet for fremtiden. Oslo 28. november 2014 Jens Ådne Jakobsen Rydland Vetle Halvorsen Frank Henrik Edin Side 2 av 2

32 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 01 - konstituering Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Orienteringer: Valgkomiteens beretning Valgkomiteens sammensetning i perioden Marius Hole Svenn-Olav Frogner René Råen (trakk seg i august grunnet annet verv) Trine Jakobsen Rydland (supplert for resterende periode som erstatning for René) Gjennom året har valgkomiteen hatt regelmessig kontakt med styret, samt vært observatører på styremøtene så langt det har latt seg gjøre og på den måten fått et godt innblikk i hvordan styret har fungert, både samlet og enkeltvis. Valgkomiteen har under The Gathering 2015 oppsøkt mange personer om interessen for å være aktivt i KANDU. Eksempelvis hadde valgkomiteen gode og lange intervju med nesten samtlige medlemmer av TGs ledergruppe, styret og kontrollkomitéen som forberedende arbeid fram mot innstilling til generalforsamlingen. Valgkomiteen har hatt flat struktur, og dette har fungert fint. Vi har hatt få fysiske møter, men hyppig kontakt over instant messaging og e-post, samt har vi holdt møter via Skype. Vi har hatt regelmessig kommunikasjon og vi føler samarbeidet har vært bra. Valgkomiteen har jobbet med å sette samme styret og kontrollkomiteen på en balansert måte med tanke på alder, erfaring, ulike personligheter, meninger, engasjement, kapasitet til deltakelse med mer. Dessverre har ingen kvinner ønsket å stille til valg i år, på tross av flere oppfordringer til dette. Det har vært en bra interesse for verv i KANDU og det har vært i underkant av 50 nominasjoner til verv. Vi har hatt mange gode diskusjoner og ulike meninger som har vært veldig nyttig for de vurderingene som er tatt. I innstillingsprosessen har vi avholdt 19 intervjuer à minutter. Gjennom våre samtaler har vi hørt mange gode tanker og framtidsplaner for KANDU, og vi er glade for å se at så mange ønsker å bidra i organisasjonen. Vi ser et stort potensiale for KANDU den kommende tiden. Vi har jobbet etter beste evne med gode rutiner i form av sjekk av medlemskap og nominasjoner som kommer inn. Vi har forsøkt å jobbe for å levere god og rask tilbakemelding til alle som henvender seg til valgkomiteen. Vi vil gjerne bistå neste års valgkomité og styre med overlevering av de rutinene vi har jobbet med, samt videreutvikling av rutiner for VK for å sikre enda tydeligere og bedre retningslinjer for Side 1 av 2

33 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 01 - konstituering Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no neste års valgkomité og valggjennomføring. Da Trine Jakobsen Rydland er gift med sittende kontrollkomitémedlem Jens Ådne Jakobsen Rydland, har hun ikke deltatt i verken diskusjon om eller intervjuer til kontrollkomité, av hensyn til habilitet. Valgkomiteen vil anbefale styret å jobbe videre med å forbedre sine rutiner for opplæring, arbeidsmetodikk og taushetsplikten knyttet til styrearbeidet i organisasjonen. Vi vil også oppfordre til å tenke på eventuelle kandidater til neste års valg, gjerne også med tanke på mangfold. Vi takker for tilliten vi har fått og med dette ønsker vi styret og alle kandidater lykke til på generalforsamlingen. Godt valg. Side 2 av 2

34 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 SAK 7, FORBEREDT AV MARCUS SÆTHERSHAGEN Arbeidsprogram 2015/2016 Arbeidsprogrammet legger hovedføringene for hvilke aktiviteter som skal gjennomføres i det kommende året. Programmet er Generalforsamlingens måte å styre aktiviteten, og skal være de ulike organenes kompass i den kommende styreperioden. Styret har i dette framlegget til arbeidsprogram vurdert hvilke aktiviteter som er viktig å gjennomføre for å bygge videre på det arbeidet som er lagt til grunn fram til nå. Vedtaksforslag: Det vedlagte arbeidsprogrammet blir vedtatt Styret kan foreta redaksjonelle endringer Side 1 av 3

35 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 Arbeidsprogram 2015/2016 Hovedfokus for 2015/2016 KANDU skal ved hjelp av sekretariatet ha relevante og regelmessige aktiviteter for sine medlemmer. Det skal rekrutteres flere frivillige, og flere skal vite om KANDUs tilbud. Frivillige på The Gathering skal få økt kunnskap om KANDU og muligheter som ligger her. 1. KANDUs lokaler KANDUs lokaler skal være lett tilgjengelig for medlemmer som ønsker å lage aktiviteter. Det skal tilstrebes aktivitetskvelder med bred fokus, kurs og mer. Lokalene skal også tilrettelegges for bruk av underprosjekt som The Gathering og våre arbeidsgrupper. 2. Utleieordningen Utleieordningen skal videreføres. Gjennom informasjon på The Gathering og nettsida kandu.no, sosiale medier og nyhetsbrev (e-post) skal flere få vite om tilbudet som hvert år brukes av titalls datatreff. Det skal utarbeides og publiseres prislister som skal sørge for at vi er et lavterskeltilbud for mindre arrangementer. Det skal lages et gratis eller tilnærmet gratis tilbud for små ikke-kommersielle datatreff hvor de får tilgang til svitsjer og trådløsutstyr. 3. Aktivitetsfokus Det skal legges vekt på såkalt «kreativ» og «ikke-kreativ» databruk, da organisajonen har røtter i begge disse leirene. Dette skal også reflekteres i aktivitetsutvalget. Vi skal også ha lavterskeltilbud for våre medlemmer, som for eksempel spillkvelder, kreative foredrag og andre aktiviteter som medlemmene ønsker. 4. Økonomi Organisasjonen skal ivareta den sunne og positive egenkapitalen for fremtidige investeringer og eventuelle underskudd i arrangementporteføljen. Et av virkemidlene for å få til dette er aktivt rekruttere flere medlemmer, for eksempel fra skoler og fritidsklubber. 5. Digital Kultur skal i rampelyset I 2012 kom Digital kultur ut blant allmennheten via prosjektet Pikslar. Dette arbeidet skal videreføres i perioden. Man skal også se på mulighet for å selge bilder som er produsert/tegnet til datatreff, i tett samarbeid med artister. 6. Informasjon Informasjon til, og dialog med KANDUs medlemmer skal forbedres, og det skal jobbes aktivt med å finne løsninger hvor medlemmer gjennom året kan være med å fortelle hva de vil KANDU skal gjøre av aktiviteter og kurs. Det skal tilstrebes å sende ut et nyhetsbrev til medlemmene minst to ganger i året. Det skal i perioden jobbes videre med å styrke KANDUs identitet, blant annet gjennom arbeid med videreutvikling av KANDUs visuelle identitet. Side 2 av 3

36 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga Rekruttering av nye medlemmer KANDU skal i tillegg til rekrutteringen av medlemmer på The Gathering, aktivt rekruttere medlemmer på andre arenaer. 9. Kompetanseheving og internkursing Vi er nå inne i et generasjonsskifte i sentrale organer. Det skal arbeides med å tilrettelegge for nye, unge aktive i organisasjonen og sørge for at disse får den nødvendige kompetansen og oppfølgningen som er nødvendig, slik at disse kan på en økonomisk forsvarlig og trygg måte drifte KANDU i årene fremover. 10. Kurstilbudet skal utvides Det skal dedikeres mer ressurser til gjennomføring av kurs for medlemmer. Disse kursene kan være innenfor våre interessefelt som kreativ databruk, dataspill og maskinvare eller andre relaterte interesser. 11. Større prosjekter Det skal påstartes minst et prosjekt som har fokus på å bringe dataungdoms aktiviteter ut i et positiv lys. Dette kan for eksempel være i form av en utstilling, workshops i det offentlige rom eller annen tilstedeværelse. 12. Arrangør-treff KANDU skal starte planleggingen av et treff for datatreff-arrangører i Målet med tiltaket er å dele kunnskap og styrke det ideelle arbeidet innen datatreffarrangering i Norge. Side 3 av 3

37 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 SAK 8, FORBEREDT AV NIKLAS MYKLEBOST Langtidsprogram Langtidsprogrammet har som formål å sikre en langsiktig styring av organisasjoner og aktiviteter, og danne grunnlaget for en forutsigbar drift. Det er lagt opp til at et langtidsprogram skal fokusere på hvilke retninger man ønsker at organisasjonen skal ta de nærmeste årene. Et langtidsprogram bør av disse grunnene ikke gå gjennom store endringer ofte, men heller over en lengre tidsperiode. Styret har i dette framlegget til langtidsprogram forsøkt å ta et overordnet blikk og se hva som er status i organisasjonen i dag, og hva som er ønskelig på lang sikt. Vedtaksforslag: Det vedlagte arbeidsprogrammet blir vedtatt og gjeldende fram til det blir avløst av endringer på kommende generalforsamlinger Styret kan foreta redaksjonelle endringer Side 1 av 3

38 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 Om langtidsprogrammet Langtidsprogram er et dokument som skal definere retningen man ønsker at organisasjonen skal bevege seg i gjennom en periode på mer enn ett år, og dermed ikke er passende å ha i arbeidsprogrammet for et enkelt år. Programmet kan endres av kommende generalforsamlinger om ønsket, men bør ikke radikalt endres hvert år da poenget med et langtidsprogram dermed forsvinner. 1. Digital kultur skal bli et vanlig ord De neste årene skal organisasjonen bringe digital kultur, som gaming og demoscene produksjoner, ut til folkemassene gjennom samarbeid med andre organisasjoner samt egne arrangement. Salg av digital kultur er også et mulig satsningsområde som bør utredes. 2. KANDU skal hjelpe andre datasamlinger Små og store ikke kommersielle datatreff (dataparty, lanparty og demoparty) skal kunne kontakte KANDU for assistanse. KANDU skal bidra, så langt som det er mulig, med utstyr og kompetanse for å sikre at datanorge alltid har et kontaktpunkt. Dette kan for eksempel ivaretas ved å holde kurs i utstyr som vi selv leier ut. 3. KANDU som politisk aktør KANDU skal, i tråd med vedtektene, alltid være partipolitisk uavhengig. KANDU skal derimot også være et talerør for datanorge og ikke minst arrangører av datatreff. Både direkte og gjennom organisasjoner og forbund vi er medlem av, skal vi tale dataungdoms sak og sørge for at viktige saker settes på agendaen. 4. The Gathering skal videreføres Datapartyet The Gathering skal videreføres som et sentralt sted for kunnskapsspredning, interessedyrking og underholdning. KANDU og TG ledelsen skal sammen identifisere muligheter for kort og langsiktige prosjekter som kan bedre The Gathering for crew og/eller deltakere, og som er helt eller delvis finansiert av eksterne aktører. Ledelsen skal velges av KANDU sitt styre. Ledelsen skal ha brede fullmakter og velges på toårsbasis. Det skal tilstrebes god informasjonsstrøm begge veier mellom KANDU og The Gatherings sin ledergruppe, og den gode trenden med mindre inntreden i The Gatherings daglige drift fra Styret skal fortsette. 5. Samarbeid med andre organisasjoner KANDU skal starte samarbeid med andre organisasjoner. Dette kan blant annet innebære samarbeid om de prosjektene som er beskrevet i arbeidsprogrammet eller andre tiltak. 7. Organisasjonen vokser Mer av KANDUs aktiviteter skal vokse opp av arbeidsgrupper hvor interesserte kan delta og dyrke spesifikke interesser. For å støtte opp om dette, skal Styret bli et mer overordnet organ som møtes sjeldnere enn nå og tar større beslutninger og avklaringer mens daglig drift og prosjektoppfølgning gjøres av Sekretariatet og Forretningsutvalget. Sekretariatet har ansvar for operativ drift og for å aktivt følge opp alle arbeidsgrupper samt tilrettelegge for deres arbeid. KANDU MENER KANDU samler over datainteressert ungdom i en landsomfattende organsiasjon. Våre medlemmer er en Side 2 av 3

39 Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Nettside: Adresse: Koldstagata 1, N 0652 Oslo Org.nr.: NO MVA E post: kontoret@kandu.no Generalforsamlinga 2015 viktig samfunnsgruppe og står for både fremtidens IT håp, fremtidens innovasjonsskapere og fremtidens utfordrere til det etablerte. 1. Digital kultur har rett på anerkjennelse som tradisjonell kultur Hvilket medium en kunstner bruker, og hvor et kunstverk blir lansert har ingenting å si om kvaliteten eller den anerkjennelsen det har krav på. KANDU mener at kreative bidrag lansert på datatreff har rett til lik anerkjennelse som maleri lansert på kunstutstillinger. I tråd med dette krever vi at datatreff anerkjennes som en arena for utøving av samfunnsaktuell digital kultur. 2. Spill er kultur Samfunnet må anerkjenne at verden har beveget seg videre fra tiden uten datamaskiner. Ungdom nå til dags har varierte interesser, og dataspill er en av de få interessene som omtrent alle ungdommer på en eller annen måte har interesse for. Spilling krever hånd øye koordinasjon, sosiale ferdigheter, øvelse og innovasjon. Vi krever at dataspill anerkjennes som en viktig karakterbyggende ferdighet for ungdom, og at arena som dyrker disse interessene anerkjennes som kulturarenaer. 3. Ytringsfrihet er en selvfølge, også digitalt Et av fundamentene for Norge er ytringsfrihet for alle. Tiden har dog gått forbi det stadiet hvor ytringsfrihet likestilles med trykking av det skrevne ord. Vi lever i en digital tidsalder hvor det er stadig viktigere å forsvare ytringsfrihet for alle, i alle medier. Vi krever at det offentlige anerkjenner ulike former for ytring, også utenfor de tradisjonelle fremføringsmetodene som kronikker, artikler og leserinnlegg i aviser. For at ytringsfriheten på nett kan være reell, kan det ikke finnes systematiske hindre, som for eksempel sensur av informasjon og holdninger som samfunnet som helhet ikke støtter oppom. En sann debatt kan heller ikke skje dersom det offentlige eller private aktører kan overvåke informasjonsstrømmer på Internett. KANDU mener at både sensur og systematisk og vidtdekkende overvåkning ikke hører hjemme i et moderne og fritt samfunn. 4. Rammevilkårene må styrkes Datatreff er en viktig arena for ungdoms utfoldelse av interesser. Det arrangeres årlig datatreff over hele landet, fra store til små. Felles for disse er at ungdom arrangerer for ungdom, og man skaper et sted med god takhøyde ungdomsaktivitet på egne premisser. Vi krever at det offentlige anerkjenner den viktige arenaen datatreff er, og legger til rette for likebehandling på nasjonalt, regionalt og kommunalt nivå. Særskilt skal datatreff få tilretteleggelse for lett bruk av offentlige lokaler, herunder idrettshaller, og at støtteordninger skal åpnes opp for datatreff. Det skal tas høyde for at datatreff arrangeres av dataungdom for dataungdom. Informasjon og rettledning skal være lett tilgjengelig. 5. KANDU mener at dataspill og datakultur er viktig for ungdommers utfoldelse i dagens samfunn. KANDU skal forsvare dette standpunktet og bidra til en nyansert debatt knytta til avhengighet og vold i dataspill. Side 3 av 3

40 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 09 - vedtektsendringer Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Vedtektsendringsforslag 1 Kontrollkomiteen har fremmet et helhetlig forslag for endring av vedtektene. Forslaget kan leses i sin helhet i vedlegg 2 - Forslag til nye vedtekter for Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom. Forslag 1.1 Forslag til nye vedtekter vedtas i sin helhet. Forslag 1.2 Forslaget faller hvis 1.1 faller, og stilles ikke opp mot 1.1. Kontrollkomiteen innvilges rett til å innkorporere eventuelle andre vedtektsendringer slik at de passer inn i de nye vedtektene. Styret innstiller på at 1.1 og 1.2 vedtas. Vedtektsendringsforslag 2 Det er fremmet forslag on vedtektsendringer for å opprette forretningsutvalg i KANDU. Bakgrunnen for dette forslaget er at med ansettelse av generalsekretær og delegering av en del fullmakter til sekretariatet, vil det være naturlig å ha et organ som kan godkjenne visse økonomiske disposisjoner uten at det kalles inn til styremøte. Forslag 2.1 Endringstype: Ny paragraf under 4-2 Nye paragrafer under 4-3 Stryk og erstatt i dagens 4-4 Stryk i dagens 5-1 Legg til i dagens 5-8 Ny paragraf under 9-3 Omhandler: Opprettelse av forretningsutvalg Forslagsstiller: Styret Side 1 av 3

41 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 09 - vedtektsendringer Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no Tillegg markert med gult, stryk markert med gjennomstreking. 4 X Organisasjonen skal ha et forretningsutvalg som er ansvarlig for organisasjonens økonomi, drift og politikk mellom hvert styremøte. Styret vedtar forretningsorden for forretningsutvalget. Forretningsutvalget rapporterer til Styret. Forretningsutvalget innehar signaturrett og prokura, og kan delegere dette videre. Forretningsutvalget består, med mindre annet vedtas av Styret, av styrets leder og nestleder samt organisasjonens kasserer. Generalsekretæren er sekretær for utvalget og har møte, tale og innstillingsrett i alle utvalgsmøter Generalforsamlingen Styret kan vedta at personer som har tillitsverv i organisasjonen skal ha økonomisk godtgjørelse for sitt arbeid. 4 X Organisasjonen skal ha et sekretariat som er ansvarlig for daglig drift. Sekretariatet ledes av en generalsekretær i åremål ansatt av styret. Sekretariatet ved Generalsekretæren rapporterer til styret og forretningsutvalget. Sekretariatet har generell taushetsplikt. 4 X, A Styret oppretter stillinger i Sekretariatet etter innstilling fra Forretningsutvalget. Ansettelse av generalsekretær gjøres av Styret, andre ansettelser foretas av Forretningsutvalget etter innstilling fra Generalsekretæren. Arbeidsgiveransvar ligger hos Generalsekretæren. 4 X, B Forretningsutvalget oppretter stillinger i Sekretariatet etter innstilling fra Generalsekretæren. Ansettelse av generalsekretær gjøres av Styret, andre ansettelser foretas av Forretningsutvalget etter innstilling fra Generalsekretæren. Arbeidsgiveransvar ligger hos Generalsekretæren. 4.4 Sekretariatet har koordineringsansvar for andre organer og arbeidsgrupper, og skal bidra til at det gjennomføres oppstartsmøte, bistå med møtelokaler, reiser og annet praktisk for å lette organenes/arbeidsgruppenes arbeide. Side 2 av 3

42 Nettside: Org.nr.: NO MVA (VAT) Generalforsamlingen 2015 Sak 09 - vedtektsendringer Kolstadgata 1 N-0652 Oslo E-post: kontoret@kandu.no 5. 1 Et styre bestående av 7 personer (leder, nestleder, 5 styremedlemmer, pluss 3 varamedlemmer) leder organisasjonens virksomhet og daglige virke i henhold til vedtektene. Styret kan engasjere nødvendig bistand dersom situasjonen krever det. Styret sørger for at organisasjonens regnskaper revideres om nødvendig Møterett på alle styremøter har styrets medlemmer, Styrets varamedlemmer, Sekretariatet, Kontrollkomiteens medlemmer og Valgkomiteens medlemmer. Stemmerett på alle styremøter er forbeholdt Styrets medlemmer. I saker som omhandler KANDUs organer har medlemmer av organets ledelse møterett og talerett. 9 X Ansatte i Sekretariatet kan ikke inneha roller som gir stemmerett i organer og arbeidsgrupper. Alternativ med linjestart 4 X, A 4 X, B settes opp mot hverandre, før endringsforslaget stilles som helhet. Styret innstiller på at forslag 1.1 vedtas med alternativ A. Side 3 av 3