INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2013) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2013) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA"

Geir Halvorsen
8 år siden
Visninger:

1 SAMEIET BASSENGTOMTEN Rev.dato INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2013) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA i KEF s lokaler, 4 etg Portalen Torsdag 11.april 2013 kl 1800 Beboerforeningen er et utvalg underlagt Styret i Sameiet (bolig og næring). Det avholdes derfor ikke ordinært årsmøte i Beboerforeningen, men et beboermøte som kan betraktes som en årsavslutning for året. Det avholdes også årsmøte i Sameiet samme tid og sted.

2 Følgende saker skal behandles Godkjenne møteinnkalling Godkjenne saksliste for møtet Valg av møteleder Godkjenning av styrets årsberetning Godkjenning av årsregnskap og revisors beretning Innkomne forslag Forslag fra styret Forslag fra medlemmene Fastsette styrets og revisors honorar Valg av formann og styre Valg av revisor Valg av valgkomité med 3 medlemmer

beretning Innkomne forslag Forslag fra styret Forslag fra medlemmene Fastsette styrets og

3 Saksliste Styrets beretning Regnskap m/noter og balanse 2012, budsjett 2013 Valg av nytt styre i Beboerforeningen (leder og nestleder foreslås oppnevnt som representanter i Sameiestyret - jfr.vedtak.) Innkomne forslag (se vedlegg) 1) FRA STYRET : Styrets honorar 2) FRA STYRET : Forslag om oppgradering av inngangsparti og trapper 3) FRA STYRET : Forslag maling i garasjen 4) FRA INGRID ANTHUN : Forslag om vedtektsendring Andre saker som ønskes drøftet, behandles under det påfølgende beboermøtet. Styret vil orientere om planer for oppgradering av innvendige korridorer og etablering av 7 stk boder for utleie. Det vil bli foreslått at utleieboder leies ut når de er ledige, og at ansiennitetsprisipp mht bo- og eietid vil bli fulgt. Boder skal ikke følge seksjonen ved utleie eller salg.

Forslag om vedtektsendring --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Andre saker som ønskes drøftet, behandles

4 SAMEIET BASSENGTOMTEN, Beboerforeningen BEBOERUTVALGET i SAMEIET BASSENGTOMTEN STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2012 Styret i har bestått av: Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vararepresentant Trond Buchmann Odd Ovesen Anne Marie Melan Elisabeth Rystad Rune Vikvald Geir Riseth Sven Erik Almaas Valgkomité Kjell Talmo, Sven Hvidsand, Eivind Stav

Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vararepresentant Trond Buchmann Odd Ovesen Anne Marie Melan

5 ÅRET SOM HAR GÅTT Året 2012 har vært preget av stor aktivitet. Det er brukt mye tid på å planlegge oppgraderinger. Styret/KEF har utarbeidet en skriftlig vedlikeholdsplan som ble presentert i ekstraordinært årsmøte i januar. Planen skal ikke være statisk og vil bli justert ettersom nye oppgaver identifiseres Planen fremlegges på nytt for beboerne som orienteringssak etter det ordinære årsmøtet. Flere større og kostbare tekniske vedlikeholdsoppgaver har vært gjennomført. Det henvises til regnskapskommentarer for detaljer. I henhold til tidligere drøftelser vedr regnskapsføring og disponering av vedlikeholdsfondet er dette nå forsøkt synliggjort bedre. Det henvises til regnskapet for detaljerte opplysninger. Vedlikeholdsfondet skal benyttes til de tyngre og mest kostnadskrevende oppgavene. Vårt vedlikeholdsfond vil komme godt med i årene fremover. Det må kunne sies at arbeidsbelastningen på styret siste år har vært over normalt, og antallet møter har vært høyere enn tidligere år. Styret har tro på at beboerforeningen skal få glede av det arbeid som er nedlagt.

Planen skal ikke være statisk og vil bli justert ettersom nye oppgaver identifiseres Planen fremlegges på nytt for beboerne som orienteringssak etter det ordinære årsmøtet.

6 Det har ikke vært identifisert særskilte tyngre reparasjons- eller vedlikeholdsoppgaver utover de som fremgår av notene til regnskapet. Her vil man kunne se at det har vært nødvendig med en del påkostninger som ikke var budsjettert, noe som igjen har ført til et forholdsvis stort underskudd for året Styret anser underskuddet som beklagelig, men ikke dramatisk. Styret anser at det vil ikke være behov for økning av felleskostnader i 2013 utover normal indeksregulering. KEF (vårt forvaltningsselskap vaktmester ) kan kontaktes for hjelp og rettleding i vedlikeholdssaker. Det er likevel viktig at beboerne er klar over hva en må betale selv og hva som dekkes av fellesskapet. Henvendelser om tekniske problemer kan gjøres direkte til KEF. Beboere og eiere kan finne svar på de fleste praktiske problemer i hverdagen ved å gå inn på våre hjemmesider Sidene har fått en ansiktsløftning i 2012 og vi har fått en redaktør som fungerer godt. Henvendelsene direkte til styret har gått ned som følge av at beboerne har gjort seg bedre kjent med web-sidene. Regnskapet viser et underskudd på kr Underskuddet er forklart i notene og kommentarer. Vår balanse viser egenkapital pr 3112 på kr Ang vedlikeholdsfondsavsetninger henvises til note 2 til regnskapet. Forøvrig henvises til regnskapet for detaljer.

Styret anser underskuddet som beklagelig, men ikke dramatisk. Styret anser at det vil ikke være behov for økning av felleskostnader i 2013 utover normal indeksregulering.

7 Omsider har vi fått orden på våre web-sider. Styremedlem Anne har påtatt seg oppgaven som web-redaktør og dette fungerer utmerket. Nå legges alle nyheter og meldinger rutinemessig ut på web. Intill videre har vi fortsatt praksisen med å sende direkte meldinger til beboerne på e-post. Denne praksis vil bli gradvis endret, og vil etter hvert kun gjelde svært viktige meldinger som haster. Endringen innføres fordi vi ønsker at beboerne skal bruke våre web-sider for å oppdatere seg selv mht hva som skjer på Bassengtomta. På web-en finnes også vedtekter, ordensregler og skjema som eiere måtte ha behov for. Alle skjema kan lastes ned. Skjema for bestilling av postkasse- og utvendige dørskilt kan lastes ned fra webén. Feil merking av postkasser blir fjernet samtidig som det blir lagt skjema for bestilling av postkasseskilt i den enkeltes kasse. Gule lapper og lignende godtas ikke. Postkasseskilt bestilles hos Jernia (i Trenery s gate) og betales av den enkelte. Utvendig skilting ved ringeapparat rekvireres direkte fra KEF og koster ingenting. Utleie av ledige boder administreres av styret.

Endringen innføres fordi vi ønsker at beboerne skal bruke våre web-sider for å oppdatere seg selv mht hva som skjer på Bassengtomta.

8 STYRETS ARBEID OG MØTEVIRKSOMHET Styret har siste år avviklet flere styremøter enn tidligere år. Men fortsatt gjøres mange beslutninger via E-post. I det daglige er det E-post som gjelder. Styret finner denne arbeidsmåten hensiktsmessig og tidsbesparende. Samarbeidet internt i styret fungerer godt, og det har ikke vært noen form for konflikter eller uenighet. I alle saker som har vært drøftet er det fremkommet felles standpunkter som hele styret kunne stille seg bak. Styret praktiserer vanligvis ikke avstemming, men forsøker å drøfte seg frem til felles standpunkter som alle kan enes om. Styret har ikke kapasitet til å orientere om alle saker i rundskriv til de enkeltes postkasser. Det er derfor påkrevet at alle melder sine e-postadresser til styret hvis de ønsker å motta informasjon Fra Bassengtomta. Innkalling til årsmøter sendes oppgitte eierpostadresser, i tillegg til at de bekjentgjøres pr e-post og på web.

I alle saker som har vært drøftet er det fremkommet felles standpunkter som hele styret kunne stille seg bak.

9 VERDIUTVIKLING KOSTNADSUTVIKLING Verdiutviklingen for seksjonene er fortsatt svært god. Oppnådde priser dokumenterer dette forhold. Bassengtomta er unik, ikke bare i Trondhjem, men i landssammenheng. FELLESKOSTNADER Som vanlig fremlegger styret et budsjett der det er budsjettert med påslag for kostnadsindeks når det gjelder felleskostnadene. Praksisen begrunnes med at det ikke er ønskelig å bli liggende etter og at man senere da må legge på en mye større sum for å klare økte kostnader. Denne praksis har vært gjennomført i alle år. EIERFORHOLD OG ADRESSER, INFORMASJON TIL BEBOERE Styret benytter fortsatt e-post til å sende ut informasjon til beboerne. Oppslagstavlene blir benyttet i liten grad. Alle eiere og beboere oppfordres til å melde sine e-adresser til styret. På kan man finne svar på mange praktiske spørsmål.

Praksisen begrunnes med at det ikke er ønskelig å bli liggende etter og at man senere da må legge på en mye større sum for å klare økte kostnader. Denne praksis har vært gjennomført i alle år.

10 AVTALEFORHOLD Revisjon Forretningsførsel Drift / Vaktmester Kabel-TV Forsikring Statsautorisert revisor Deloitte AS Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Canal Digital as QBE Insurance

Deloitte AS Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF)

11 RESULTAT og EGENKAPITAL Årets resultat ble et underskudd på kr Egenkapital pr 3112 er kr Underskuddet er forklart under styrets beretning og foreslås regulert mot EK. Opparbeidet vedlikeholdsfond kr Disse midlene er avsatt på egen kto. Renteinntekter for vedlikeholdsmidlene føres til samme konto. Bankvilkår blir jevnlig gjennomgått og reforhandlet hver 3dje mnd. Midler er fordelt på fastrentekonto og driftsmidler på vanlig driftskto. Ifm med fremleggelse av årsregnskap foreslår styret rutinemessig disponering av fremkommet over/underskudd. Styret foreslår at opparbeidet underskudd reguleres mot EK. Kommentarer til avvik for regnskap 2012 Beboerforeningen Bassengtomta Konto Budsjett Regnskap Avvik Kommentar til avvik 4312 Driftsmateriell kr kr kr Kr Innkjøp av nye rammer 4428 Porter/bommer kr - kr kr Kr gjelder nye porter samt rep av gamle porter 4420 Rør, sanitær, varme kr kr kr Kr er relatert til tappevannspumpe 4424 Elektro og automatikk, internkontroll kr kr kr Kr er relatert til defekte nødlys Kr rep Dørpumpe TR 4. Kr Rep Portelefon, resten nødv Låssystemer kr kr kr Vedl Bygningsmessig vedlikehold fellesareal kr kr kr Kr gjelder vannsjekk. Kr gjelder ARC-arkitekter 4223 Forsikringsskader kr - kr kr Pågående forsikringssaker. Ikke tilbakebetalt fra fors.selskap.

Bankvilkår blir jevnlig gjennomgått og reforhandlet hver 3dje mnd. Midler er fordelt på fastrentekonto og driftsmidler på vanlig driftskto.

12 ÅRSREGNSKAPET OG VILKÅR FOR FORTSATT DRIFT Årsregnskapet for 2012 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Styret har ingen kommentarer utover det vedlagte regnskapet med noter og balanse. ANSATTE og ARBEIDSMILJØ Beboerforeningen har ingen ansatte. Styret anser arbeidsmiljøet (i styret) som godt. MILJØ Beboerforeningen driver ingen virksomhet som forurenser det ytre miljø. Man tilstreber ellers å oppnå likestilling i sameiets styrende organer.

ANSATTE og ARBEIDSMILJØ Beboerforeningen har ingen ansatte. Styret anser arbeidsmiljøet (i styret) som godt.

13 For styret i BEBOERFORENINGEN I SAMEIET BASSENGTOMTEN Trondheim 16/ Trond Buchmann (sign.) Elisabeth Rystad (sign.) Rune Vikvald (sign.) Odd Ovesen (sign.) Anne Marie Melan (sign.) Geir Riseth (sign.) Sven Erik Almaas (sign.)

Like dokumenter

INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2014) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA på hotell Scandic Nidelven

SAMEIET BASSENGTOMTEN Rev.dato 170315 INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2014) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA på hotell Scandic Nidelven Onsdag 29.april 2015 kl 1800 Beboerforeningen er et utvalg underlagt Styret