INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2014) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA på hotell Scandic Nidelven

Transkript

1 SAMEIET BASSENGTOMTEN Rev.dato INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2014) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA på hotell Scandic Nidelven Onsdag 29.april 2015 kl 1800 Beboerforeningen er et utvalg underlagt Styret i Sameiet (bolig og næring). Det avholdes derfor ikke ordinært årsmøte i Beboerforeningen, men et beboermøte som kan betraktes som en årsavslutning for året. Det avholdes også årsmøte i Sameiet samme tid og sted. Dette organiseres av Sameiets styreformann.

2 Følgende saker skal behandles Godkjenne møteinnkalling Godkjenne saksliste for møtet Valg av møteleder Godkjenning av styrets årsberetning Godkjenning av årsregnskap og revisors beretning Innkomne forslag Forslag fra styret Forslag fra medlemmene Fastsette styrets og revisors honorar Valg av formann og styre Valg av revisor Valg av valgkomité med 3 medlemmer

3 Saksliste Årsmøtet Styrets beretning Regnskap m/noter og balanse 2014, budsjett 2015 Valg av nytt styre i Beboerforeningen - (leder og nestleder foreslås oppnevnt som representanter i Sameiestyret - jfr.vedtak.) Innkomne forslag (se vedlegg) 1) FRA STYRET : Styrets honorar 2) FRA STYRET : Forslag fullmakt til oppgradering/oppussing korridorer Trenery 3) FRA STYRET : Forslag fullmakt oppgradering/miljøtiltak i garasjen 4) FRA STYRET : Forslag vedr vedtektsendring/elektroninsk innkalling 5) FRA Trygve Raaen Nilsen/STYRET : vedtektsendring vedr pliktig rapportering av navn på leietakere 6) FRA VALGKOMITEEN : forslag nytt styre Andre saker som ønskes drøftet kan taes opp under det påfølgende beboermøtet.

4 SAMEIET BASSENGTOMTEN, Beboerforeningen BEBOERUTVALGET i SAMEIET BASSENGTOMTEN STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2014 Styret i har bestått av: Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vararepresentant Trond Buchmann Sven Erik Almaas Anne Marie Melan Astrid Bersvendsen Harald Madsen Tore Wigtil Eirik Furset Valgkomité Kjell Talmo, Odd Ovesen, Trude Opsal

5 ÅRET SOM HAR GÅTT I året 2014 har det i hovedsak vært gjennomført flere mindre vedlikeholdsprosjekter, samt et større oppussing- og oppgraderingsprosjekt i innvendige korridorer i TK2. Korridorene er malt opp, det er lagt nytt gulvbelegg og det er kjøpt inn bilder fra gamle TMV/omegn som dekor. Dette dreier seg om kun 3 korridorer i hele sameiet. Styret fant det derfor ikke naturlig at alle skulle betale. Seksjonseiere som sogner til korridorene har derfor selv bestemt at de ønsket å ta kostnadene ved å gjennomføre et felles spleiselag, (med ett enkelt unntak / nærmere orientering om dette i årsmøtet). Det kan bemerkes at dette er samme fremgangsmåte som ble benyttet den gang utvendige svalganger ble flislagt for mange år siden. Av øvrige saker som styret har arbeidet med kan i stikkords form nevnes ; - Div forsikringssaker - Ventilasjonsproblemer - Åpen nattkiosk i TK6 - Vask & renholdsproblematikk - Vedlikehold av hagen - Etablering av utleie garasjeplasser - Etablering av utleieboder (kansellert pga økonomi og liten interesse) - Sykkelparkering - Tetting av vegger i garasje (energitiltak) (se egen sak/forslag) - Nye navnetavler inngangspartier - Drøftelser vedr etablering av a/c i de enkelte seksjoner - Generell oppfølging av vedlikeholdsplan og kontakt med KEF - Generell forretningsførsel i samarbeid med KEF - Styremøtedeltagelse i Sameiet (sammen med Aberdeen)

6 WEB-sidene for Bassengtomta Det er bestemt at alle nyheter og meldinger skal legges rutinemessig ut på web. Styremedlem Anne Melan har påtatt seg oppgaven med å være være webredaktør. Dessverre fungerer ikke denne meldingstjenesten optimalt. Dette kan vi se av alle henvendelser styret mottar om dagligdagse forhold. Hvis seksjonseierne hadde benyttet våre web-sider som forutsatt ville man i stor grad ha funnet svar på sine spørsmål her. Men styret tar selvkritikk på at vi kanskje overinformerer ved fortsatt å sende parallelle e-poster til alle. Dette gjør vi for å forsikre oss om at informasjon når ut til den enkelte. Et fremtidig styre vil kanskje velge å gjøre dette annerledes. På vår web kan ledige P-plasser annonseres, noe styret ofte får forespørsler om. Som en service til eierne har vi valgt å kunngjøre slike separat da vi av erfaring har sett at utleie på denne måte er svært effektivt. Alle andre forhold av felles interesse for fellesskapet kan bekjentgjøres på vår web.

7 Det er ønskelig at beboerne aktivt bruker våre web-sider for å oppdatere seg selv mht hva som skjer på Bassengtomta. På web-en finnes også vedtekter, ordensregler og andre praktiske opplysninger. Skjema for bestilling av postkasse- og utvendige dørskilt kan lastes ned. På kan man finne svar på mange praktiske spørsmål. Alle postkasser skal merkes likt. Feil merking av postkasser blir fjernet samtidig som det blir lagt skjema for bestilling av postkasseskilt i den enkeltes kasse. Gule lapper og lignende godtas ikke. Postkasseskilt bestilles hos Jernia (i Trenery s gate) og betales av den enkelte. Priser ca 200 kr pr skilt. Kun en type skilt og en skrifttype godkjennes. Utvendig skilting ved ringeapparat rekvireres direkte fra KEF og koster ingenting

8 LADING AV EL-kjøretøy HC-scootere og lignende godkjennes ladet over felleskontaktene, uten ekstra belastning. Det samme er tilfelle for batterilading og tilfeldig bruk av el-verktøy etc. El-biler tillates ladet over fellesanlegget mot en avgift på 1000 kr pr mnd. Beløpet er besluttet med grunnlag i innhentede opplysninger om gjennomsnittspris for lading av Tesla (50 kr pr full lading). Det er trukket fra litt for å være sikker på at vi ikke overfakturerer. Ladeavgift faktureres rutinemessig sammen med felleskostnader for øvrig (via KEF). Det er den enkelte bileiers ansvar å varsle styret når el-bil er anskaffet. Hvis det skulle komme mange el-biler kan styret senere beslutte at hver enkelt må etablere (og bekoste) egen strømkurs til sin p-plass. Pr i dag kjenner ikke styret til at det finnes elbiler hos oss. Problemet anses derfor lite aktuelt.

9 STYRETS ARBEID OG MØTEVIRKSOMHET Styret har siste år avholdt ca 5 styremøter og flere uformelle møter og befaringer. Daglig saksbehandling gjøres via via E-post. Styret finner arbeidsmåten hensiktsmessig og tidsbesparende. Samarbeidet internt i styret fungerer godt. Det har ikke vært noen form for konflikter eller uenighet. I alle saker som har vært drøftet er det fremkommet felles standpunkter som hele styret kan stille seg bak. Styret praktiserer vanligvis ikke avstemming, men forsøker å drøfte seg frem til felles standpunkter alle kan enes om. MELDINGER TIL BEBOERE OG EIERE Styret benytter web og e-post for informasjon til beboerne. Oppslagstavlene er utgått på dato og blir benyttet i liten grad. Styret har ikke kapasitet til å orientere i rundskriv til de enkeltes postkasser. Vanlig post benyttes ikke til informasjon. Det er opprettet et e-postregister der ca 98% av aktuelle navn er registrert. Det er påkrevet at alle melder sine e-postadresser til styret hvis de ønsker å motta informasjon fra styret i Beboerforeningen Bassengtomta. Alle eiere og beboere oppfordres til å melde sine e-adresser til styret Innkalling til årsmøter sendes oppgitte eierpostadresser, i tillegg til at de bekjentgjøres pr e-post og på web. Seksjonseiere som ikke er registrert med e-postadresse får disse dokumentene tilsendt sin postadresse.

10 VERDIUTVIKLING KOSTNADSUTVIKLING De seksjoner som er solgt siste år har oppnådd gode priser. Eiendomsmarkedet i Norge er fortsatt hot, og vi kan fortsatt konstatere at verdiutvikling på våre leiligheter er god. Styret anser det svært viktig å opprettholde et godt vedlikehold for å sikre høy standard og god verdiutvikling. FELLESKOSTNADER Styret hadde i utgangspunktet planer om å fremlegge et budsjett uten forhøyde kostnader ift i fjor. Imidlertid konstateres at alle priser på innkjøpte tjenester stiger noe og styret besluttet derfor å fremlegg et budsjett med noe påslag for kostnadsøkning vedr felleskostnadene. Påslaget i prosent er dog lavere enn det vi har vært vant med tidligere. Styrets begrunnelse for noe økning er at det ikke er ønskelig å bli liggende etter, slik at man senere år må øke felleskostnadene med en mye større sum for å klare økte kostnader. Det henvises for øvrig til budsjettbehandlingen.

11 AVTALEFORHOLD Revisjon Forretningsførsel Drift / Vaktmester Kabel-TV Forsikring Statsautorisert revisor Deloitte AS Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Canal Digital as QBE Insurance

12 RESULTAT og EGENKAPITAL Årets resultat ble et overskudd på kr ,- Egenkapital pr er kr ,-. Opparbeidet vedlikeholdsfond kr ,- Totalkapitalen pr er kr ,- Disse midlene er avsatt på egen kto. Renteinntekter føres samlet. Bankvilkår blir jevnlig gjennomgått og reforhandlet. Vedlikeholdsmidler er fordelt på 2 ulike kontoer med forskjellig rente- og oppsigelsesvilkår. Driftsmidler er plassert på vanlig driftskto. Ifm med fremleggelse av årsregnskap foreslår styret rutinemessig disponering av fremkommet over/underskudd. Styret foreslår at opparbeidet overskudd reguleres mot EK.

13 KOMMENTARER TIL DE VESENTLIGSTE AVVIK I REGNSKAPET Budsjett 2014 Regnskap 2014 Avvik 4423 Ventilasjonsanlegg / Kjøling Problemer med ventilasjonsanlegg i 4-5 etg Trenery. Ny innregulering kr Komprimatorer / løftebord / porter / bommer reparasjoner på porter kr Elektro og automatikk / Internkontroll Utbedret avvik nødlys. Byttet nødlys og nødlyssentral. Kr Heiser og rulletrapper Årsavtale kr Utbedring pga hærverk og utrykning kveld/helg. Kr Avfallshåndtering drift søppelrom Timer kr Driftsmateriell, ekstra rydding, avtale luftrenser kr Fasaderengjøring/Vindusvask Vindusvask, vask av glasstak og rekkverk kr Avtale taggefjerning kr Låssystem / adgangskontroll fellesarealer Årsservice porttelefon kr Reparasjon kamera kr Øvrig relatert til reparasjoner 4372 Gartnerarbeid Årsavtale kr Ekstra vanning på grunn av tørr sommer 2014 kr

14 Vedlikeholdsplan Beboerforeningen Bassengtomten Rev Vedlikeholdsobjekt Tiltak Total kostnad Innvendig korridorer Maling tak og vegger Parkeringsplasser Vedlikehold merking Rekkverk, utvendig Rustbehandling og maling Pusset fasade utvendig Maling Leiligheter Vannsjekken Svalganger Maling tak og vegger Innganger/innvendige trapper Maling tak og vegger Vegger og søyler p-hus Maling vegger og søyler Ventilasjonsanlegg Skifte styring (2 anlegg i 2015 og 3 anlegg de neste 3 år) Kostnader totalt og pr. år Indeksregulert 2,50 % Kostnader pr boenhet

15 ÅRSREGNSKAPET OG VILKÅR FOR FORTSATT DRIFT Årsregnskapet for 2014 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Styret har ingen kommentarer utover det vedlagte regnskapet med noter og balanse. ANSATTE og ARBEIDSMILJØ Beboerforeningen har ingen ansatte. Styret anser arbeidsmiljøet (i styret) som godt. MILJØ Beboerforeningen driver ingen virksomhet som forurenser det ytre miljø. Man tilstreber ellers å oppnå likestilling i sameiets styrende organer.

16