Rådmannsutvalget 27. januar 2012

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 27. januar 2012 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:00 MØTELEDER: Jon G Pedersen referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 001/12: Referatsaker...3 Sak 002/12: Valg av leder...3 Sak 003/12: Forstudier landbruk / plan og bygg / økonomifunksjoner...4 Sak 004/12: Helseløft i Kongsbergområdet...5 Sak 005/12: Etablering av regionale IKT-løsninger Sak 006/12: Utredning av modell for videre IKT-drift samarbeid...6 Sak 007/12: Rammeavtale barnevern...10 Sak 008/12: Sluttrapport prosjekt ERP-avrop...10 Sak 009/12: Implementering av ERP Sak 010/12: Oversikt over sekretariatet...15 Sak 011/12: Kollektivtransportplan Buskerud - Høring...15 Sak 012/12: NTP prosess...17 Sak 013/12: Uttalelse vedr. utbygging av mobilnett dekning, kvalitet og beredskap...18 Sak 014/12: Skjønnsmidler - orientering...20 Sak 015/12: Arrangements- og aktivitetskalender...22 Sak 016/12: Regionalt næringsfond...22 Sak 017/12: IKT strategisk ledelse...24 Sak 018/12: Mulighetsstudie framtidig togtilbud i Telemark...24 Sak 019/12: KID Telemark Sak 020/12: Regionale planstrategier...26 Sak 021/12: Eventuelt...28 Sak 022/12: Informasjonssikkerhet Personvern- og sikkerhetsansvarlig i kommunene...28 Mulig flere saker Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift til sak 006/12 2. Vedl 2 Sluttrapport prosjekt ERP-avrop til sak 008/12 3. Vedl 3 Detaljert kostnadsoversikt ERP implementering og kostnadsoversikt for Numedalskommunene til sak 009/12 unntatt offentlighet! 4. Vedl 4 Høringsutkast kollektivtransportplan Buskerud til sak 011/12 5. Vedl Kongsbergregionens uttalelse til NTP til sak 012/12 6. Vedl 6 NIBR rapport 2010:24 til sak 014/12 7. Vedl 7 NIVI rapport 2011:3 til sak 014/12 8. Vedl 8 Brev fra BFK datert til sak 016/12 9. Vedl 9 Rapport mulighetstudie des 2011 til sak 018/ Vedl 10 SD om søknad KID 2012 til sak 019/ Vedl 11 Statusrapport KID Telemark 2011 til sak 019/ Vedl 12 Utkast prosjektspesifikasjon KID Telemark 2012 til sak 019/ Vedl 13 Utkast til prosedyre Sikkerhetsorganisasjon til sak 022/12 2

3 Til stede: Rune Lødøen / Tinn Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Magnus Mathisen / Notodden Astrid Sommerstad / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Halvor Rostad / Kongsbergregionen under flere av sakene Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen under flere av sakene Kristin Wåle / Kongsbergregionen under flere av sakene Petter Hoen / Kongsbergregionen under sak 007/12 Odd J Resser / Kongsbergregionen under sak 022/12 Odd Helgesen, Bjørn Brox, Tor Dølvik / Agenda Kaupang under sak 003/12 Sak 001/12: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 001/12: Referatsaken tas til orientering Sak 002/12: Valg av leder Gjeldende vedtekter Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget velger selv sin leder med en virketid på 1 år. Utvalget har tidligere lagt til grunn en praksis der leder velges i første møte i kalenderåret og nåværende leder Jon G Pedersen ble valgt i møte den

4 Rådmannsutvalget velger ny leder Rådmannsutvalgets konklusjon sak 002/12: Rune Engehult velges til leder for rådmannsutvalget for en periode på 1 år Sak 003/12: Forstudier landbruk / plan og bygg / økonomifunksjoner Prosjektbeskrivelse Tidligere behandlinger Utkast til rapporter AgendaKaupang gjennomfører for tiden de igangsatte forstudier i regionen og skal etter planen levere rapport i februar. Det var opprinnelig planlagt at AgendaKaupang som del av arbeidet skulle besøke rådmannsutvalget i starten av januar då, men ettersom dette møtet ble avlyst fremmes saken i dette møtet. AgendaKaupang vil forsøksvis forsøke ferdigstille et utkast til / foreløpig rapport som da evt vil sendes rådmannsutvalgets medlemmer forut for møtet. Uansett vil saken presenteres i møtet med fokus på utsjekk av aktuelle faktiske forhold / foreløpige inntrykk og vurderinger. AgendaKaupang deltar i møtet. Endelig rapport planlegger sekretariatet å fremme for utvalget i februar Saken tas til orientering Behandling i møte: Odd Helgesen, Bjørn Brox og Tor Dølvik fra Agenda Kaupang deltok. Og gjorde rede for foreløpig status og vurderinger. Endelig avlevering forventes medio februar. Det ble enighet om frist for kommunene for innspill/korrigeringer mv på 3. febr.. Agenda Kaupang avleverer til PA 10 februar regional koordinator distribuerer videre da. Sak fremmes til behandling 24 februar men da med tilråding om at rådmannsutvalget fastsetter videre arbeid. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 003/12: Saken tas til orientering 4

5 Sak 004/12: Helseløft i Kongsbergområdet Ingen Tidligere behandlinger Rådmann Astrid Sommerstad har bedt om at saken settes på agendaen. Ole Bjørn Herland deltar Saken fremmes uten forslag til konklusjon Behandling i møte: Ole Bjørn Herland deltok og redgjorde for status. Legevaktsamarbeid Aktuell samarbeidsform i Helseløft Kommunehelsesamarbeidet i Vestre Viken Revidert fastlegeforskrift Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 004/12: Saken tas til orientering Høringsutkast fra Vestregionen distribueres av sekretariatet når det foreligger Sak 005/12: Etablering av regionale IKT-løsninger 2012 Ingen Saksbehandler Britt Inger Kolset Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget vedtok i møte av oppstart av hovedprosjekt "Meldingsløftet" og oppstart av hovedprosjekt "Etablering av felles ERP-løsning for 4 kommuner". Tidligere har utvalget gjennom behandlingen av budsjettforslaget fra SuksIT vedtatt å flytte lokale Familialøsninger som benyttes av barnevernstjenesten til en regional Familia-løsning. Kostnader og kostnadsfordeling mellom kommunene i forbindelse med etableringen av felles IKT-løsninger knyttet til disse aktivitetene/prosjektene er vedtatt gjennom behandlingen av ovennevnte saker. Det er imidlertidig et behov for å koordinere IKT-aktivitetene mellom de ulike prosjektene og det er derfor utarbeidet utkast til en framdriftsplan som omfatter etableringen av felles IKTløsninger i alle ovennevnte tiltak/prosjekter. Framdriftsplanen er behandlet og tilsluttet av SuksIT i møte

6 For å kvalitetssikre videre arbeidet legges framdriftsplanen fram til for rådmannsutvalget til orientering. Koordinator for SuksIT vil delta i møtet og presentere innholdet i planen. Saken tas til orientering Behandling i møte: Britt Inger Kolset orienterte om framdrift/planer Rådmannsutvalgets konklusjon sak 005/12: Saken tas til orientering Sak 006/12: Utredning av modell for videre IKT-drift samarbeid Saksbehandler Halvor Rostad/Jan Erik Innvær Prosjektplan for forlengelse av prosjekt IKT Drift Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Rådmannsutvalget sak 114/11 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift (vedlegg 1) Opplysninger i saken/vurderinger: Kort om prosessen Prosjekt IKT Drift har pågått i perioden Den overordnete målsettingen for prosjektet har vært følgende: Prosjektet har som mål å gradvis samordne driften av IKT i Kongsbergregionens kommuner. En av leveransene i sluttfasen av prosjektet har skullet omfatte et forslag til beslutning vedr. "rammene for videre regionalt samarbeid om IKT-driftstjenester på permanent basis" og forberedelser til overgangen fra prosjekt til ordinær drift. Plan for prosessen med å utrede og anbefale en modell for det videre IKT driftssamarbeidet ble godkjent av Rådmannsutvalget i møtet Prosjektgruppa for IKT Drift også vært prosjektgruppe for dette utredningsarbeidet. Kommunene hver for seg har hatt ansvar for den løpende medinnflytelsen gjennom å opprette lokale arbeidsgrupper bestående av alle kommunens IKT-ansatte, samt tillitsvalgte. De lokale arbeidsgruppene har til sammen vært en referansegruppe for prosjektgruppa. Rapporten fra arbeidet legges nå fram for Rådmannsutvalget for behandling og oppfølging. Rapporten skal være underlag for en administrativ høring og forberedelse av en sak til beslutning i kommunestyrene. 6

7 Når kommunestyrene har fattet beslutning om videre samarbeidsmodell, må det planlegges og gjennomføres en etablering av det nye samarbeidsopplegget. Deretter går en over i en ordinær driftsfase. Mål og basisforutsetninger Utviklingen av det videre IKT driftssamarbeidet mellom kommunene vil være en kontinuerlig prosess over tid, hvor rapporten i kapittel 2 angir følgende hovedmål (effektmål) for prosessen: Gjennom samarbeid sette kommunene bedre i stand til å dekke dagens og morgendagens behov for IKT-løsninger På en optimal måte støtte kommunenes behov i forhold til tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester Tilby IKT-løsninger som muliggjør at kommunene kan utnytte de samlede ressursene optimalt og samarbeide om å løse kommunale primæroppgaver. Ambisjonen bør være at IKT driftssamarbeidet skal bidra til at kommunene i Kongsbergregionen er blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av kommunale IKT-løsninger. Rapporten angir delmål for å oppnå dette med følgende overskrifter: 1. Økt profesjonalitet, kvalitet og sikkerhet 2. Redusert sårbarhet 3. Økt oppfyllelse av krav og forventninger 4. Bedre brukeropplevelser 5. Økt attraktivitet for IKT-ansatte 6. Økte samordningsgevinster I tillegg angir rapporten en del basisforutsetninger som foreslås lagt til grunn for utviklingen av det videre samarbeidet. Dette omfatter personalmessige forutsetninger, forutsetninger knyttet til konkurranseregelverket og en del øvrige forutsetninger. Blant de øvrige forutsetningene kan nevnes kravet om at kommunene skal være likeverdige partnere i det framtidige IKT driftssamarbeidet, basert på medvirkning, tillit og gjensidige forpliktelser. Omfang og avgrensning Rapportens kapittel 3 angir hva det videre IKT driftssamarbeidet bør omfatte og hva det ikke bør omfatte. Oversikten over hva samarbeidet bør omfatte er beskrevet i form av en struktur for en tjenestekatalog. Kapitlet innledes med en beskrivelse av aktuelle begreper og roller og avsluttes med en vurdering av hvem som er IKT-driftspersonell og som blir omfattet av samarbeidsopplegget. Her er det en utfordring at noen personer har flere roller og oppgaver i den stillingen de innehar. Organisasjonsmodeller Kapittel 4 innledes med å skissere en faglig styringsmodell som anbefales lagt til grunn for samarbeidet. Denne modellen er anbefalt av KS og ligger nært opp til den modellen som ligger til grunn for styringen av IKT-samarbeidet i Kongsbergregionen i dag. Modellen synliggjør rollen til kommunestyrene som premissleverandører, Rådmannsutvalget og SuksIT i samspill med kommunale fagenheter og regionale faggrupper i kunde/bestillerrollen og en IKT driftsenhet i leverandørrollen. Styring og ledelse av selve leveransene av IKT driftstjenester i henhold til tjenestekatalog med tilhørende tjenestenivåavtaler vil være avhengig av valgt organisasjonsmodell for IKT driftsamarbeidet. I kapittel 4.2 redegjøres det for alternative organisasjonsmodeller og i kapittel 4.3 gjøres det en samlet vurdering av modellene i henhold til utvalgte kriterier. Allerede 7

8 her framkommer det at prosjektgruppa vurderer at et 27-samarbeid eller et IKS er de modellene som i størst grad kan oppfylle de mål og forutsetninger som er angitt for det videre samarbeidet. Noen organisasjonsmodeller innebærer, eller gir mulighet for, at det gjennomføres en såkalt virksomhetsoverdragelse. Det betyr at virksomheten, eller deler av virksomheten, overdras til en annen arbeidsgiver. De ansattes rettigheter ved en virksomhetsoverdragelse reguleres i Arbeidsmiljøloven kap. 16. Her har kommunene mulighet til å bli enige om forutsetninger som kan bidra til å beholde kompetent personell og sikre framtidig rekruttering. Suksessfaktorer I det daglige vil det videre IKT driftssamarbeidet i Kongsbergregionen bli målt etter i hvilken grad IKT-løsningene fungerer, er tilgjengelige og hvor god hjelp brukerne får når det oppstår problemer. I kapittel 5 i rapporten er det omtalt en del faktorer som prosjektgruppa mener må være på plass for å lykkes med å oppnå dette: 1. Felles, formell driftsorganisasjon 2. Felles daglig ledelse 3. Fokus på kompetanseutvikling og -forvaltning 4. Klar ansvarsdeling 5. Attraktivitet for ansatte 6. Tilrettelegge for lokale arbeidsplasser 7. Tilfredsstillende økonomiske rammebetingelser 8. Tilfredsstillende tilgang på personressurser Kost/nyttevurdering De samlede IKT-kostnadene for kommunene i Kongsbergregionen i 2011 var i størrelsesorden 72 mill. kroner. Tilsvarende tall fra forrige utredning i 2004 lå rundt 43 mill. kroner. Den gjennomsnittlige årlige kostnadsstigningen i perioden har da vært på 9,5 %, herav 4,1 % økning i investeringskostnadene og 11,7 % økning i driftskostnadene pr. år. Gjennomsnittlig årlig prisstigning i samme periode har vært 2,3 %. Siden det er grunn til å tro at IKT vil bli tatt i bruk på stadig nye områder også i årene framover, vil det ved dagens samarbeidsmodell dvs. 0-alternativet, være grunn til å anta utviklingen vil fortsette omtrent som tidligere, med en årlig prisstigning i størrelsesorden 2 % og en årlig økning på grunn av økt ambisjonsnivå på 3 % i investeringskostnadene og 9 % i driftskostnadene. Ved å gjennomføre den påbegynte byggingen av en ny felles IKT-plattform og etablere en felles regional IKT driftsenhet, vil dette ha representere en ekstra kostnadsøkning i en tidlig fase, men i løpet av 2-3 år forventes det en samordnings- og effektiviseringsgevinst som medfører at IKT-kostnadene må forventes å stige vesentlig mindre en ved 0-alternativet videre framover. Dette bildet er framstilt i figuren i kap. 6.3 i rapporten. I tillegg til den nevnte samordnings- og effektiviseringsgevinsten, kan det oppnås en rekke andre gevinster som for eksempel økning av kvaliteten på IKT driftstjenesten. Her henvis det for øvrig til effektmålene i kap Her må en imidlertid minne om at IKT er en administrativ støttefunksjon. Selv om det kan oppnås betydelige gevinster innenfor IKT-driften, vil likevel det største gevinstpotensialet være knyttet til kommunenes evne til å hente ut gevinster gjennom smart bruk av IKT, for å effektivisere sine arbeidsprosesser og samarbeide om å løse de kommunale primæroppgavene. 8

9 Behovet for avtaler I rapportens kapittel 7 er det listet opp avtaler som en mener bør inngås i forbindelse med etableringen av en videre modell for samarbeid om IKT-drift i Kongsbergregionen. Prosjektgruppas vurdering og anbefaling Ut fra en helhetlig vurdering anbefaler prosjektgruppa å opprette en felles driftsenhet, som et eget rettsubjekt, med en tilhørende virksomhetsoverdragelse. Anbefalingen begrunnes ut følgende momenter: Best mulig ressursutnyttelse Hensiktsmessig sett i forhold til utviklingen av felles IKT-plattform og felles fagsystemer Optimale forutsetninger for ledelse og styring Utvikle fellesskap og tilhørighet hos de ansatte Enhetlig arbeidsgiverpolitikk Større fagmiljø som gir økt attraktivitet og utviklingsmuligheter for de ansatte Likeverdighet mellom kommunene som samarbeidspartnere og tjenestemottakere Basert på anbefalingen ovenfor, anser prosjektgruppa det slik at det er et 27-samarbeid som eget rettsubjekt, eller et IKS, som best ivaretar behovene for å få driftssamarbeidet til å fungere optimalt. Valget mellom de to alternative modellene kan avhenge av andre forhold enn de mer IKT-faglige vurderingene. Prosjektgruppa tar således ikke stilling til hvilken av disse som bør foretrekkes. Hensynet til attraktiviteten for de IKT-ansatte og behovet for å bevare lokale arbeidsplasser, ivaretas best mulig gjennom de vedtekter og avtaler som opprettes i tilknytning til valgt modell. Regional koordinator har bedt om en juridisk betraktning i tilknytning til vurdering av valg av organsiasjonsmodell. Denne foreligger ikke enda men vil kunne bidra i videre diskusjoner senere. Rådmannsutvalget tar inntil videre rapporten til orientering og beslutter følgende oppfølging: Det gjennomføres en administrativ høringsprosess i kommunene i perioden Det utarbeides et utkast til felles saksframlegg for politisk behandling, som legges fram i Rådmannsutvalget i møtet Videre prosess besluttes av Rådmannsutvalget i møtet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 006/12: Rådmannsutvalget besluttet å utsette behandlingen av saken til neste møte. Kongsbergregionens sekretariat utarbeider en henvendelse til kommunene ved rådmannen, inkl. et notat som beskriver bakgrunnen for utsettelsen av saken, med forespørsel å organisere en prosess med de lokale tillitsvalgte. Formålet er å gi en ny mulighet til å komme med synspunkter/innspill til prosjektrapporten. De aktuelle synspunktene må være avgitt til regionens sekretariat innen 20. februar De aktuelle synspunktene skal innarbeides i et eget kapittel i rapporten før saken fremmes på nytt i Rådmannsutvalget 24. februar for videre behandling og oppfølging. 9

10 Sak 007/12: Rammeavtale barnevern Ingen Saken har vært gjenstand for diskusjoner regionalt ved flere anledninger. Barnevernlederforum har fulgt opp saken. Og det har vært arbeidet med mulig kravspesifikasjon i regionen knyttet til evt rammeavtaleutlysning mht advokattjenester. Samtidig er det pågående initiativ knyttet til BTV-innkjøp. Pt kan det se ut til at BTV-innkjøp fokuserer på mulige rammeavtaler knyttet til sakkyndig/psykolog. Barnevernlederforum er representert på møte i Drammen torsdag 19 januar med BTV innkjøp om dette tema. Og vår regionale innkjøpskoordinator følger saken i nær kontakt med barnevernlederforum og BTVinnkjøp. Vi regner med å ha grunnlag for å orientere rådmannsutvalget nærmere om saken i møte den og evt kunne bringe saken nærmere en beslutning. Rådmannsutvalget orienteres og drøfter/fastsetter videre oppfølging i møte Behandling i møte: Regional innkjøpskoordinator gjorde rede for saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 007/12: Det iverksettes arbeid med å etablere felles regionale rammeavtaler for anskaffelse av advokattjenester Regional innkjøpsfunksjon sender ut forespørsel til kommunene om deltagelse Sak 008/12: Sluttrapport prosjekt ERP-avrop Prosjektplan Tidligere behandlinger Sluttrapport prosjekt ERP-avrop (Vedlegg 2) Prosjektet ERP-avrop er nå avsluttet. Regional koordinator undertegnet 19. desember kontrakt med VISMA som leverandør av nye ERP-system til de 4 kommunene. Prosjektleder har avlevert sluttrapport, som prosjektansvarlig med dette legger fram til rådmannsutvalget for orientering 10

11 Gevinstpotensialet knyttet til valgt løsning: Ved etablering av regional løsning vil behovet for drift omhandle drift av servere og vedlikehold av applikasjonene. Slik drift kan utføres av en av kommunene eller ekstern driftspartner. En slik felles IKT infrastruktur vil også kunne benyttes av Numedalskommunene dersom de på sikt ønsker å ta i bruk den regionale ERP-løsningen. Numedalskommunene og Tinn kommune (økonomi) er gitt opsjon til å gjøre avrop på ett senere tidspunkt. Gevinstpotensiale knyttet til fremtidig regionalt tjenestesamarbeid Etablering av en felles ERP-løsning gir de 4 kommunene muligheter til å etablere et tjenestesamarbeid innen økonomi og HR. Gevinstene ved tjenestesamarbeid er vanskelige å måle. Vurderingen må baseres på erfaringer som andre kommuner/regioner har gjort. Numedalskommunene har for flere år siden etablert felles regnskapssystem og gjennom dette blant annet etablert felles økonomifunksjon for kommunen. Blant de gevinstene som kommunene vil kunne oppnå gjennom slikt samarbeid er: redusert sårbarhet sterkere fagmiljø og tilgang til mer fagkompetanse enklere å beholde og rekruttere ønsket fagkompetanse mer effektiv tjenesteproduksjon Innholdet i et tjenestesamarbeid må diskuteres og konkretiseres nærmere (Jfr også pågående forstudie). Dette valget av en felles løsning er imidlertid en forutsetning for å oppnå ønsket fleksibilitet i tverrkommunalt samarbeid. Rådmannsutvalget tar sluttrapport prosjekt ERP-avrop til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 008/12: Rådmannsutvalget tar sluttrapport prosjekt ERP-avrop til orientering Sak 009/12: Implementering av ERP 2012 Saksbehandler Kristin Wåle/Jan Erik Innvær Diverse dokumentasjon i forbindelse med pågående anskaffelsesprosess Rådmannsutvalget sak 019/11 Rådmannsutvalget sak 027/11 Rådmannsutvalget sak 037/11 Rådmannsutvalget sak 083/ Rådmannsutvalget sak 095/11 Detaljert kostnadsoversikt ERP implementering og kostnadsoversikt for Numedalskommunene, (Vedlegg 3) - unntatt off. * Unntak fra offentlighet (off.l. 23) Innholdet i vedlegg 3 er av betydning for kommunenes egen situasjon i fht videre prosess med leverandører. Denne informasjonen kan derfor ikke offentliggjøres. 11

12 Rådmannsutvalget behandlet i møte sak knyttet til anskaffelse av ERP-løsninger 1 for 4 av kommunene i regionen. Etter gjennomført avrop er det nå laget en detaljert kostnadsoversikt for hele prosjektet (vedlegg 3). Det er også laget oversikt med fordeling per kommune som presenteres her. Det blir presentert flere modeller for fordeling av kostnadene som rådmannsutvalget må behandle. Kostnader knyttet til prosjektledelse er tatt med i fordelingen. Dette er fordelt med 60% prosjektleder og 40% til ledelse av faggrupper. I kostnadsfordelingen er det tatt hensyn til evt. opsjoner i avtalen, og dette er satt opp med en egen kostnadsfordeling. Opsjonene for kommunene er; E-handel, Fakturabehandling, FDV løsning og Innfordringsløsning. I kostnadsfordelingen er alle opsjoner tatt med for samtlige kommuner, men dette vil sannsynligvis endres da ikke alle opsjonene er aktuelle å ta i bruk for alle. Det må ved avrop vurderes hva som er mest hensiktsmessig for den enkelte og kostnadene ved enkelt eller felles avrop. For å legge tilrette for et eventuelt tjenestesamarbeid, bør kommunene i størst mulig grad enes om anskaffelse av opsjoner. Det er tatt høyde for at Tinn kommune velger å sette i drift økonomiløsningen samtidig med de 3 andre kommunene. Ved å gjøre dette økes totalinvesteringen med kun kr, og fordeles på alle 4 kommunene. Dersom Tinn kommune skulle velge å gjøre avrop senere, vil de få en større investeringskostnad som må dekkes av Tinn kommune alene. Det vil være mulig for Numedalskommunene å gå over til samme regionale ERP-løsning gjennom realisering av opsjon. Tidsfrist for å ta beslutning for Numedalskommunene er satt til Det er derfor laget en egen kostnadsoversikt som tar hensyn til dette, se vedlegg 3. Dersom det blir tatt en beslutning innenfor den gitte frist vil også Numedalskommunene ha mulighet til å bli med i implementeringsprosjektet og realisere gevinstpotensialet på lik linje med de 4 andre kommunene. Prisene som er oppgitt i kostnadsoversikten/fordelingene er de tallene som er gjeldende til Prisene indeksreguleres årlig med konsumprisindeksen, og det vil bli utarbeidet ny kostnadsoversikt innen budsjettbehandlingen for Kostnadsfordeling: Grunnlaget for de kostnadene som presenteres, finnes i vedlegg 3. Fordelingen er gjort på følgende modeller; 50/50; 50% av kostnadene fordeles likt mellom kommunene og 50% av kostnadene fordeles ut i fra folketall. 30/70; 30% av kostnadene fordeles likt mellom kommunene og 70% av kostnadene fordeles ut i fra folketall. 40/60; 40% av kostnadene fordeles likt mellom kommunene og 60% av kostnadene fordeles ut i fra folketall. Alternativene viser marginale forskjeller for kommunene Notodden og Tinn. For kommunene Kongsberg og Hjartdal gir det større utslag. Uansett valg av modell vil alle kommunene oppnå store besparelser sammenlignet med individuelle anskaffelser. 1 ERP, Enterprise Resource Planning er et integrert verktøy for økonomistyring og personaladministrasjon 12

13 UTEN OPSJONER: MED OPSJONER: 13

14 Kostnadene av hovedprosjektet «Implementering av ERP 2012» fordeles etter modell 40/60 mellom kommunene Kongsberg, Notodden, Tinn og Hjartdal. Behandling i møte: Prosjektleder Kristin Wåle orienterte om bakgrunn for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 009/12: Kostnadene av hovedprosjektet «Implementering av ERP 2012» fordeles etter modell 40/60 mellom kommunene Kongsberg, Notodden, Tinn og Hjartdal. 14

15 Sak 010/12: Oversikt over sekretariatet Rådmannsutvalget Opplysninger i saken/vurderinger: I rådmannsutvalget i november ble det bedt om en oversikt over medarbeidere med tilknytning til sekretariatet. Nedenfor er status pt: regional koordinator Jan Erik Innvær 100% koordinator SuksIT Britt Inger Kolset 100% regional LMS koordinator Bård Ribe 60% regional innkjøpskoordinator Petter Hoen 70% Kongsberg kommune vertskap prosjektleder IKT-drift Halvor Rostad 60% engasjement i sekretariatet prosjektleder Informasjonssikkerhet og Telefoni Odd Resser 60% avtale med Kongsberg kommune prosjektleder Meldingsløftet Sissel Dahlskås 50% avtale med Kongsberg kommune prosjektleder ERP Kristin Wåle 60% avtale med Hjartdal kommune I tillegg til dette er følgende konsulenter/firma pt tilknyttet som PL på kontrakt: Invida AS (Hytteutvikling) Halvor Rostad (Bygdeutvikling og Nettverk) AgendaKaupang (3 forstudier) Rambøll AS (Renovasjon) Mimir AS (mindre oppdrag knyttet til reiseliv) Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 010/12: Saken tas til orientering Sak 011/12: Kollektivtransportplan Buskerud - Høring Høringsbrev Høringsutkast til kollektivtransportplan Buskerud (Vedlegg 4) Fylkesutvalget har vedtatt å legge fram forslag til Kollektivtransportplan for Buskerud til offentlig ettersyn og høring. Høringsfristen er satt til 1. februar

16 Kollektivtransportplanen er en langsiktig strategisk plan for utvikling av kollektivtransporten i Buskerud. Planen er utarbeidet som en del av vedtatt regional planstrategi for Buskerud og med bakgrunn i planprogram vedtatt i fylkesutvalget 9. juni 2010 Kommunene/regionen har vært invitert til deltagelse på aktuelle arbeidsseminar mv undervegs i prosessen. Målsettingene for kollektivtransporten i planforslaget er offensive og gode. Planforslaget viser sammenhenger mellom målsettinger og virkemidler. Forslaget inneholder imidlertid forslag om innføring av trafikkbetaling. Dette mener saksbehadler må ses i sammenheng med at Buskerudbyen har satt igang et arbeide med å utrede dette tema. Bla må dette, og evt konsekvenser av dette, ses i sammenheng med planlagt innføring av bompenger i/gjennom Kongsberg. Arbeidsreiser er et svært viktig anliggende i vår region. Og det må være en målsetting å finne fram til kollektivløsninger som faktisk konkurrerer med privatbil. Dette gjelder kanskje spesielt mellom Kongsberg og Drammen/Oslo men er viktig internt i Kongsbergregionen også til/fra Telemark og Numedal. Evt forslag om at kommuner i regionen skal bidra til tilleggsfinansiering synes lite realistiske. Og det syns være riktig å påpeke fylkeskommunens økonomiske ansvar for kollektivtransport, og at dette ansvaret bør prioriteres som økende i tiden framover. Planretningslinjer kan anses være viktig i arbeid med å lykkes med utvikling innenfor planområdet, men setter også store krav til fylkeskommunens vilje og evne til å delta aktivt i arbeid som ivaretar kommunenes utbyggings- og utviklingsbehov. Saken fremmes for regionrådet 31 januar 2012 Kongsbergregionen støtter hovedtrekkene i forslag til kollektivtrafikkplan for Buskerud ved å todele målsettinger og virkemidler i forhold til byer/tettsteder og distrikter Regionen har merknader til noen punkter i forslaget og forutsetter at disse vektlegges: 1. Buskerudbyens arbeide med utredning av trafikantbetaling må legges til grunn for kollektivtrafikkplanen for Buskerud. Det forutsettes at det finnes løsninger som er akseptable og som tar hensyn til situasjonen med bompenger i/gjennom Kongsberg til ny E134 og trafikantbetaling for å finansiere kollektivtrafikksatsing 2. Det er nødvendig å ha et godt kollektivtransporttilbud for arbeidsreiser i og til/fra regionen. Særlig peker Kongsbergregionen på behov mellom Kongsberg og Drammen/Oslo, som må være konkurransedyktig med privatbil inntil jernbanen kan tilby dobbeltspor. Dette med en form for ekspressbusstilbud. 3. Planen bør vektlegge arbeidsreiser med buss mellom til/fra byer/tettsteder sterkere enn i det foreliggende forslag 4. Buskerud fylkeskommune har et stort ansvar for kollektivtrafikk og bør delta med økende økonomisk ansvar også ved evt innføring av tilleggsfinansiering. Kongsbergregionen anser det som lite aktuelt at kommunene deltar med finansiering utover evt ansvar som veiholder 5. Kongsbergregionen støtter innføring av planretningslinjer. Dette forutsetter imidlertid at fylkeskommunen deltar aktivt innenfor sine ansvarsområder med å finne løsninger og løse målkonflikter slik at kommunene får løst sine utbyggingsbehov. Behandling i møte: Regional koordinator gjorde rede for saken. Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 011/12 (innstilling til regionråd): Kongsbergregionen støtter hovedtrekkene i forslag til kollektivtrafikkplan for Buskerud ved å todele målsettinger og virkemidler i forhold til byer/tettsteder og distrikter Regionen har merknader til noen punkter i forslaget og forutsetter at disse vektlegges: 16

17 1. Buskerudbyens arbeide med utredning av trafikantbetaling må legges til grunn for kollektivtrafikkplanen for Buskerud. Det forutsettes at det finnes løsninger som er akseptable og som tar hensyn til situasjonen med bompenger i/gjennom Kongsberg til ny E134 og trafikantbetaling for å finansiere kollektivtrafikksatsing 2. Det er nødvendig å ha et godt kollektivtransporttilbud for arbeidsreiser i og til/fra regionen. Særlig peker Kongsbergregionen på behov mellom Kongsberg og Drammen/Oslo, som må være konkurransedyktig med privatbil inntil jernbanen kan tilby dobbeltspor. Dette med en form for ekspressbusstilbud. 3. Planen bør vektlegge arbeidsreiser med buss mellom til/fra byer/tettsteder sterkere enn i det foreliggende forslag 4. Buskerud fylkeskommune har et stort ansvar for kollektivtrafikk og bør delta med økende økonomisk ansvar også ved evt innføring av tilleggsfinansiering. Kongsbergregionen anser det som lite aktuelt at kommunene deltar med finansiering utover evt ansvar som veiholder 5. Kongsbergregionen støtter innføring av planretningslinjer. Dette forutsetter imidlertid at fylkeskommunen deltar aktivt innenfor sine ansvarsområder med å finne løsninger og løse målkonflikter slik at kommunene får løst sine utbyggingsbehov. Sak 012/12: NTP prosess Kongsbergregionens uttalelse til NTP (Vedlegg 5) Nasjonal transportplan (NTP) presenterer hovedtrekkene i regjeringens transportpolitikk, og legger grunnlaget for helhetlige politiske vurderinger, effektiv virkemiddelbruk og styrking av samspillet mellom transportformene. Det er Statens vegvesen, Jernbaneverket, Kystverket og Avinor AS som utarbeider grunnlagsmateriale basert på retningslinjer fra Samferdselsdepartementet og Fiskeri- og kystdepartementet. NTP fremmes så i form av stortingsmelding. NTP rulleres hvert fjerde år. Gjeldende NTP er St meld 16 ( ) og beskriver plan for perioden Planen utgis også i en kortversjon. Ny NTP skal legges fram våren 2013, og skal i hovedsak videreføre gjeldende transportplan, men skal også fange opp nye utviklingstrekk og utfordringer som gjelder utslipp av klimagasser fra transportsektoren. Ny NTP presenteres som en plan for perioden Forut for arbeidet med forslag til ny NTP er det en utredningsfase. De fire nevnte etater utarbeider en hovedrapport fra dette arbeidet. Denne rapporten ble overlevert departementene 1. februar I de fire etatenes arbeid med å forberede forslag til ny NTP er det mange aktiviteter. Feks: Jerbaneverket utarbeider strekningsvise utviklingsplaner, vegvesenet arbeider med sine KVU er og kvalitetssikring av disse. Det gjennomføres reisevaneundersøkelser og ulike seminarer, feks om fremtidens byer og godstransport. Høyhastighetsutredningen legger fram sin endelige rapport i slutten av januar og er også ment for å danne grunnlag til endrelig NTP. De fire fremmer stamnettutredninger og sektorplaner sammen (lagt fram i april 2011). Kongsbergregionen deltar og er representert i alle de delutredninger og prosesser som er viktig/relevant for vårt område. Og fremmer uttalelser undervegs i prosessene både administrativt og politisk. Når forslag til NTP presenteres i mars, vil den bli lagt ut til høring. I fylkene er det fylkeskommunene som har rolle i forhold til å samordne høringsuttalelser. En lang rekke aktører vil dog fremme sine innspill/uttalelser både til fylkenes uttalelser, men også direkte til departement og NTP sekretariat mv. 17

18 Prosess i Buskerud fylke: Fylkeskommunen vil distribuere høringsforslaget til kommunene så snart dette foreligger BFK melder at de ikke pt har avklart alle deler av prosessen, men NTP vil bli tema på Buskerudtinget (møte mellom alle ordførerne, fylkespolitikere og stortingsbenk) den 5. mars i år Prosess i Telemark fylke: Fylkeskommunen vil distribuere høringsforslag når det foreligger Det er nedsatt en administrativ arbeidsgruppe der de 4 regionene er representert sammen med ledelse for samferdsel i fylkeskommunen. Det er pt planlagt 2 møter i denne gruppen (9 mars og 17 april) Det arbeides med å etablere et politisk «stormøte» i fylke med representanter for fylkeskommune, kommuner og regionen mfl den 28 mars 2012 Kongsbergregionen har ved tidligere anledninger avgitt uttalelser knyttet til NTP. Og sekretariatet regner med at hovedfokusområdene fra tidligere vedtak ligger fast. Disse har vært: Økt ramme til investering og vedlikehold, spesielt på veg og jernbane Jernbane: hovedfokus på frekvens og kortere reisetid Drammen Kongsberg Her har dobbeltspor og innlemming i IC-strategi vært aktuelle innspill Flytog til Kongsberg er mulig dersom dobbeltspor realiseres Lyntog: Kongsbergregionen har uttalt støtte til utredningen, og krevd at trase der minimum Kongsberg som aktuelt stoppested utredes og prioriteres Veg: ny E134 Vedlagt saken ligger regionens høringsuttalelse ved forrige rullering kopi av brev datert til orientering. Vi må anta at det i år må kunne komme innspill fra fylkeskommunene knyttet til ramme til fylkesveger. Noe regionen antagelig vil/bør støtte. Sekretariatet ber regionale organ drøfte aktuelle hovedpunkter forut for kommende prosess -og legger fram saken i regionrådets møte den 31 januar Saken drøftes og tas til orientering Behandling i møte: Regional koordinator gjorde rede for saken som ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 012/12 (innstilling til regionråd): Saken drøftes og tas til orientering Sak 013/12: Uttalelse vedr. utbygging av mobilnett dekning, kvalitet og beredskap Ingen Saksbehandler Olaf Steff-Pedersen/Halvor Rostad 18

19 Telenor, Netcom, Ice.net og Mobile Norway eier og driver mobilnett i Norge. Øvrige mobilselskaper (virtuelle mobiloperatører) tilbyr sine tjenester ved å leie kapasitet i disse nettene. Telenor, Netcom og Ice.net har egne mobilnett i kommunene i Kongsbergregionen. Ice.net tilbyr bare mobilt bredbånd og ikke samtaletrafikk over sitt nett. Mobile Norway er i ferd med å bygge sitt mobilnett og skal dekke 75 % av befolkningen innen årsskiftet 2012/13. Det er mobildekning de fleste steder, men det finnes fortsatt en del mindre områder som mangler dekning, også i hytteområder. Hovedproblemet er mangelfull kvalitet på grunn av manglende oppgradering av utstyret på basestasjonene og at det ikke bygges nok basestasjoner. Det er god dekning med 2G (2. generasjons teknologi) inkl. EDGE, mens 3G-dekningen (i alle fall de siste 3G-variantene med høyere hastigheter) er nokså mangelfull. Dette skaper problemer for de som er avhengig av mobilt bredbånd og mer krevende mobile tjenester, for eksempel ved bruk av mobile løsninger i kommunale hjemmetjenester. Også lokalt næringsliv opplever dårlig dekning og kvalitet som en begrensende faktor. Problemet er manglende tilgang til produktivitetsfremmende tjenester og mangelfull tilgjengelighet i forhold til kunder og leverandører. På grunn av topografi og avstand fra basestasjonen kan det i mange områder bli svake signaler, særlig inne i bygninger og i bil. 3G benytter høye frekvenser som har liten rekkevidde og er derfor lite egnet i distriktene da det kreves mange basestasjoner. Konsekvensen er begrenset tilgang til de nyere og stadig mer omfattende mobile tjenestene og løsningene. Dette gjør området mindre attraktivt for ungdom og andre grupper som ønsker å ta i bruk slike tjenester til nytte og adspredelse. Videre begrenser det offentlige og private virksomheters muligheter til å bruke mobile tjenester for å øke kvalitet og effektivitet i sin produksjon. Dårlig dekning og mangelfull kvalitet er en utfordring sett fra et beredskapsmessig ståsted. Vi har hatt flere alvorlige hendelser i 2011 hvor mobilnettet ikke har fungert, eller har fungert svært dårlig for mobilbrukere. Dette gjelder 2 utfall i Telenors nett i mai og juni, samt under terroraksjonen 22. juli. Nye muligheter 9. juni 2011 vedtok Stortinget at Nødnett skal bygges ut i hele landet. Det er stilt strenge dekningskrav til nødnettet: Det forutsettes nær 100 prosent geografisk dekning. Det skal være nødnettdekning også i områder der de vanlige mobilnettene ikke har dekning. Nødnettsendere vil bli matet via fibertilknytning og radiotilknytning. Det analoge TV nettet ble slått av i 2009, og de frekvensene som ble ledige er blitt kalt Den Digitale Dividende. Samferdselsdepartementet har invitert til en auksjon over den digitale dividende i 2. kvartal Den Digitale Dividende består av frekvenser i 800Mhz båndet, men det er nå blitt gjort kjent at også 900 og 1800Mhz båndene vil bli auksjonert ut da lisensperioden er gått ut. Disse lave frekvensene passer spesielt godt for distriktene, da de har lang rekkevidde, og god evne til å trenge igjennom bygninger. En vil da kunne nå flere med færre basestasjoner. Ser man Nødnett og den Digital Dividende i sammenheng, åpnes det nye muligheter for at distriktene kan få bedre mobildekning. Dersom Samferdselsdepartementet bestemmer at mobiloperatører som vinner auksjonen om den Digitale Dividende skal benytte Nødnetts master for montering av mobilsendere, så vil mobilsendere i de lave frekvensområdene gi nærmere 100 % geografisk dekning. Dette vil spesielt komme distriktene til gode, da de vil få både god teknisk kvalitet og god dekning i grisgrendte områder. Utbygging vil bli mindre kostbart da Nødnetts master, strøm og fibertilknytning i deler av landet allerede er etablert og for resten av landet pågår utbyggingsplanlegging. 19

20 Departementet kan også bestemme at mobiloperatørene skal bruke Nasjonal Roaming (gjesting i en annen mobiloperatørs nett, slik som vi opplever bruk av mobiltelefon i utlandet). Dette vil innebære at mobiltelefonen alltid knytter seg til den sterkeste sender. Dette er teknologi som eksisterer og benyttes i dag. Fra et beredskapssynspunkt er dette en meget viktig beslutning. Mobiltrafikken i distriktene er lavere enn i tettbygde strøk og fra et samfunnsøkonomisk ståsted kan det derfor vanskelig forsvares at det er nødvendig å bygge 3 parallelle mobilnett. Nasjonal Roaming vil bety lavere utbyggingskostnader for mobiloperatørene og gi bedre dekning for mobilbrukeren. Neste generasjons mobilnett (4G / LTE) bør bygges med lavere frekvenser i distriktene og høyere frekvenser i tettbebygde strøk. Staten kan gripe muligheten nå, når 800Mhz, 900Mhz og 1800Mhz båndene skal legges ut for tildeling til mobiloperatørene. Samferdselsdepartementet har sagt at den Digitale Dividende skal brukes til mobile kommunikasjonstjenester over hele landet og spesielt komme distriktene til gode. En samordnet beslutning om bruk av Nødnetts master, bruk av den Digitale Dividende, tildeling av lave frekvenser til distriktene og Nasjonal Roaming for utbygging i distriktene, vil sikre vesentlig bedre mobildekning for distrikts-norge. Da dette vil være betingelser for deltagelse i auksjonen, vil det kunne gjennomføres uten kostnader for Staten. Saken fremmes for regionrådet 31. januar 2012 Kongsbergregionen ber Samferdselsdepartementet legge til rette for en samordnet beslutning om bruk av Nødnetts master, bruk av den Digitale Dividende, tildeling av lave frekvensområder og Nasjonal Roaming for utbygging av nye generasjoner mobilnett i distriktene. Dette for å sikre vesentlig bedre dekning og kvalitet i mobilnettene i distrikts-norge. Vi ber Staten stille dette som betingelser for deltagelse i auksjonen om den digitale dividende, samt at muligheten for å tildele de laveste frekvensområdene til distriktene også blir utnyttet ved de seinere auksjonene i 900 og MHz båndene. Behandling i møte: Regional koordinator og Halvor Rostad orienterte kort om bakgrunn for saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 013/12 (innstilling til regionråd): Kongsbergregionen ber Samferdselsdepartementet legge til rette for en samordnet beslutning om bruk av Nødnetts master, bruk av den Digitale Dividende, tildeling av lave frekvensområder og Nasjonal Roaming for utbygging av nye generasjoner mobilnett i distriktene. Dette for å sikre vesentlig bedre dekning og kvalitet i mobilnettene i distrikts-norge. Vi ber Staten stille dette som betingelser for deltagelse i auksjonen om den digitale dividende, samt at muligheten for å tildele de laveste frekvensområdene til distriktene også blir utnyttet ved de seinere auksjonene i 900 og MHz båndene. Sak 014/12: Skjønnsmidler - orientering NIBR rapport 2010:24 (Vedlegg 6) NIVI rapport 2011:3 (Vedlegg 7) 20