Gruppearbeid tredje samling

Transkript

1 Gruppearbeid tredje samling

2 Kasus 1: Oppstart ny avtale og ny leverandør Firma Tut og Kjør AS har akkurat vunnet en anbudskonkurranse for levering av kollektivtjenester med Solglad kommune. Løsningene Tut og Kjør skal levere krever en innkjøringsperiode fordi: Nye ruteløsninger og nytt materiale krever tilpassing fra dagens løsning da det tar tre til fire måneder før Tut og Kjør kan levere løsningen i normalt omfang p.g.a. opplæring av personale/sjåfører. Solglad kommune har noe usikre tall over trafikk for tidligere år som Tut og Kjør kan bruke som anslag for å beregne trafikkgrunnlaget og sesongvariasjoner. Løsningen fra Tut og Kjør forutsetter innstallering av el.ladeløsninger på en av rutene. Dette er inkludert i kontrakten men må installeres før løsningen kan tas i bruk. Det er noe endring i ruteløsningene fra tidligere løsning. Det er derfor mange trafikanter som må informeres. Kommunens kontaktperson er usikker på hvordan hun bør gå frem for en best mulig iverksetting av avtalen.? Leverandøren er usikker på hvordan de bør gå frem for best mulig iverksetting av avtalen

3 Kasus 2: Iverksettelse / Implementering I henhold til avtalen så skal Tut og Kjør AS installere en el ladeløsing på en av rutene. El bussen er forsinket fra leverandøren og ladeløsingen for elbussen må flyttes til et annet sted en der det opprinnelig var avtalt. Dette skaper frustrasjon både hos Tut og Kjør og Solgløtt kommune og de er uenig om hvordan dette skal løses. Det er også knyttet noe usikkerhet til hvem som skal søke om etableringen av ladestasjonene, om ENOVA kan støtte etableringen, samt om det er nok effekt tilgjengelig til å lade alle bussene samtidig. De øvrige rutetraseene ser ut til å fungere tilfredsstillende med få avvik, bortsett fra tilbakemeldinger fra sjåførene på sentrumsrutene, som klager på at de ikke har fått nok informasjon om det nye opplegget. Deres nærmeste leder har også fått utvidet ansvarsområde og synes det er vanskelig å prioritere tid på å samle sjåførene til enda flere informasjonsmøter. Hvordan bør situasjonen håndteres?

4 Kasus 3: Kontraktsoppfølging 8 måneder etter avtaleinngåelse er el bussen levert og ladeløsningen installert og tatt i bruk. Det er dessverre fortsatt noen driftsproblemer pga. økt trafikkvekst, som Tut og Kjør ikke klarer å håndtere tilfredsstillende med hyppige forsinkelser på morgen og ettermiddagsrutene i til og fra sentrum. Det begynner å oppstå en del misnøye omkring kontrakten, bl.a. fordi; Leverandøren Tut og Kjør har høyere driftskostnader enn forventet p.g.a. stor turnover blant sjåførene og høyere kostnader knyttet til opplæring av sjåfører. En av rutetraseene har også blitt endret pga. langvarig veiarbeid, noe som også har ført til forsinkelser og høyere kostnader. Kommunen ser at Tut og Kjør benytter annet materiale en avtalt på enkelte av rutetraseene Hva må gjøres for å redusere misnøyen

5 De neste 16 månedene går situasjonen seg til med positive erfaringer for både kommunens og leverandøren. Begge parter opplever imidlertid fortsatt utfordringer; Leverandøren har vanskeligheter med å levere i henhold til kommunens krav punktlighet/forsinkelser på enkelte ruter. Kommunen har mottatt en henvendelse fra firma «Innovasjon As». Innovasjon AS har en helt ny type løsning for å løse transportbehovet til innbyggerne sør i kommunene, som ikke ligger innenfor området i den opprinnelige avtalen. Kommunen er usikre på hvordan de håndtere dette. Kommunen har fått henvendelse fra politisk hold da det er kommet en ny kommuneplan og fylkesplan som har svært ambisiøse klima- og miljømål for de neste 4 årene. Kollektivtjenestene er utpekt som et satsningsområde for å redusere utslippene fra transport, ved å ta av for det økte transportbehov og privatbilismen. De er usikre hvordan dette kan løses innenfor den eksisterende avtalen. Hvordan kan man unngå at disse ulike problemstillingene eskalerer? Hvor ofte er det hensiktsmessig å ha statusmøter? Hvilken agenda bør statusmøtene ha..?

6 Kasus 4: Avslutning Det er 12 måneder igjen av kontraktsperioden og Solglad kommunene skal igjen avholde anbudskonkurranse for kjøp av kollektivtjenester. Tut og kjør har levert en bra løsning i kontraktsperioden og ønsker å delta i den kommende konkurransen. Tut og Kjør har investert og modernisert sin bussflåte i perioden og har også investert i service fasiliteter for sjåfører, vaske og serviceløsninger for bussene. I bransjen er det også tatt i bruk enkelte avtaler med nye forretningsmodeller hvor det er incentivløsninger i avtalen som ivaretar både kvalitet og inntekter fra billettsalget. Solglad ønsker å undersøke om dette kan benyttes i den kommende kontrakten og om det finnes andre innovative løsninger som kan benyttes. Hvordan kan dialog med nåværende leverandør gjøre det kommende anbudet «best» mulig?

7